Herijking vastgoedbeleid

Transcriptie

1 Bijlage 2 bij raadsvoorstel inzake aanvulling gemeentelijk vastgoedbeleid. Herijking vastgoedbeleid Een visie op het beleid en de organisatie van vastgoed en grondbeleid van de gemeente de Bilt Advies, plan van aanpak uitwerking vastgoedbeleid GEMEENTE DE BILT, BILTHOVEN, 3 SEPTEMBER 2017

2

3 Colofon Project FCL.code Document Versie Datum Status Adviesnotitie / eindrapportage Opgesteld door Henk Savelkoul Datum 3 september 2017 Paraaf Geaccordeerd door Datum Paraaf Karel van Leeuwen Vastgesteld door Datum besluit College van burgemeester en wethouders 3 BEHEER & EXPLOITATIE GEMEENTELIJKE ACCOMMODATIES, GEMEENTE DE BILT

4 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 4 1 Inleiding 9 2 De bestaande vastgoedportefeuille Definities en afbakening De gemeentelijke vastgoedportefeuille Relatie maatschappelijk vastgoed en subsidiebeleid 12 3 Visie op gemeentelijk vastgoed Kernpunten gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid Relatie nota grondbeleid Hoofdlijnen gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid Afbakening grond- en vastgoedexploitatie Grondprijsbeleid Accommodatie-, subsidie- en vastgoedbeleid Uitgangspunten exploitatie gemeentelijk vastgoed Inzet juridisch instrumentarium Samenvatting beleidsvoorstellen 23 4 De portefeuillestrategie De portefeuillestrategie De portefeuille uitgewerkt naar deelportefeuilles Huisvesting gemeentelijke organisatie Maatschappelijk vastgoed Overig vastgoed Herontwikkelingsobjecten Effecten op exploitatie en beheer 28 5 Organisatie gemeentelijke vastgoedtaken Betekenis regie en generalistisch voor vastgoedtaken Vastgoedtaken Afbakening vastgoedtaken Zelf doen, uitbesteden of samenwerken Positionering structurele taken binnen de organisatie Besturingsmodel Rollen en benodigde structurele capaciteit Benodigde capaciteit Relaties met systemen 37 6 Implementatie Uitwerking stappen implementatieproces Besluitvormingsproces Inrichten systemen Inrichten organisatie Onderhoudsplanning en duurzaamheid Uit portefeuille te lichten gronden en gebouwen Overdracht beheer en exploitatie Opstellen financiële haalbaarheidsanalyse herontwikkelingslocaties 43 Bijlage HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

5 Managementsamenvatting Transparantie en eenduidigheid/uniformiteit zijn sleutelbegrippen voor de werkwijze van de nieuwe gemeentelijke organisatie. Daarnaast wil de gemeente een professionele partner zijn voor anderen, die een optimaal rendement met de beschikbaar gestelde middelen weet te leveren. In de aan dit adviesrapport ten grondslag liggende analyse van de bestaande situatie van het beheer en exploitatie van de gemeentelijke vastgoedportefeuille is geconcludeerd dat de uitvoering van het gemeentelijk vastgoedbeleid niet op orde is. Gebrek aan eigenaarschap, de afwezigheid van de condities om op een professionele wijze inhoud te kunnen geven aan de uitvoering van de vastgoedtaken en gebrek aan voldoende financiële middelen zijn daar in belangrijke mate mede debet aan. In de afgelopen maanden heeft een uitgebreide inventarisatie van de gemeentelijke vastgoedportefeuille plaatsgevonden. Als gemeentelijk vastgoed zijn aangemerkt alle niet openbare gronden (geen straten, plantsoenen en water) en gebouwen, die eigendom zijn van de gemeente of waar de gemeente op basis van een overeenkomst over kan beschikken. Daarin zijn opgenomen gebouwen ten behoeve van de eigen bedrijfsvoering, het maatschappelijk vastgoed, overige gebouwen en herontwikkelingslocaties, de gronden ten behoeve van de buitensportaccommodaties, private terreinen, maar ook de onderwijsgebouwen, die na verlies van de onderwijsfunctie weer eigendom van de gemeente worden. Verder zijn ook gronden en gebouwen van derden, waarover de gemeente via erfpacht of huur beschikt, in kaart gebracht. Die inventarisatie vormt het fundament waarop de toekomstige uitvoering van vastgoedtaken kan plaatsvinden. Die portefeuille wordt in hoofdstuk 2 beschreven. Die is omvangrijker dan de oorspronkelijk genoemde ca. 70 bouwkundige objecten. Die beschrijving vormt het vertrekpunt voor de formulering van de visie op het gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid. De gemeenteraad zal zich over deze visie moeten uitspreken. Deze visie wordt in hoofdstuk 4 uitgewerkt naar een portefeuillestrategie, die ter besluitvorming aan het college van burgemeester en wethouders zal worden voorgelegd.. Hoofdstuk 5 definieert op basis van de afbakening van vastgoedtaken welke taken de gemeente blijft uitvoeren en welke taken door derden uitgevoerd kunnen worden. Daarnaast beschrijft dit hoofdstuk de sturingsprincipes van de vastgoedportefeuille in de nieuwe organisatie en de wijze waarop de vastgoedtaken in de nieuwe organisatiestructuur kunnen worden ingepast. Besluitvorming hierover zal primair door de directie moeten plaatsvinden. In hoofdstuk 6 bevat een implementatieplan voor de periode na 1 september 2017 en het volgend jaar. Visie op gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid Door het formuleren van een beleidsvisie en strategie worden kaders geformuleerd, die aan de organisatie als geheel, maar ook aan de individuele medewerkers richting geven om in een muurloze organisatie met elkaar en met andere maatschappelijke partners samen te kunnen werken. De basis voor de visie op het gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid ligt verankerd in de door de gemeenteraad in 2013 vastgestelde nota Grondbeleid. Gewijzigde regelgeving, de realisering van een aantal herontwikkelingslocaties, de noodzaak om verantwoordelijkheden bij de uitvoering van grond- en vastgoedbeleid in de nieuwe organisatie transparant te definiëren en verbeteren van de financieel-economische sturing liggen ten grondslag aan de geformuleerde visie op het grond- en vastgoedbeleid. De belangrijkste aanbevelingen zijn: 1. Nuancering van de voorkeur voor een faciliterend grondbeleid door de inzet van actieve grondbeleidinstrumenten voor de herontwikkelingslocaties om gemeentelijke beleidsdoelen op terrein van wonen, maar ook financieel rendement te kunnen behalen. 2. Het bezit van gronden en gebouwen wordt alleen nagestreefd als het strategisch belang van de gemeente niet op een andere wijze kan worden verzekerd. 3. Als strategisch bezit worden aangemerkt gronden en gebouwen, die worden ingezet voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie en gebouwen en gronden ten behoeve van gesubsidieerde maatschappelijke activiteiten. 4. Een transparante afbakening tussen grond- en vastgoedexploitatie en verbeteren van de financieeleconomische sturing van de herontwikkelingslocaties via de vaststelling van een of meerdere grondexploitaties voor die locaties door de gemeenteraad. 5. Het formuleren van een grondprijsbeleid voor de levering van bouwrijpe gronden ten behoeve van (niet commerciële) maatschappelijke functies en ten behoeve van sociale woningbouw. 6. Het uitspreken van een voorkeur voor een faciliterende opstelling van de gemeente bij de exploitatie van maatschappelijk vastgoed en in samenhang daarmee met het inbouwen van prikkels in het subsi- 5 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

6 diebeleid, die efficiënt gebruik van maatschappelijk vastgoed moeten bevorderen. Daarmee wordt een basis gelegd om aan de gemeenteraad naar aanleiding van motie 23 juni 2016 (M34) een voorstel voor harmoniseren van gemeentelijk accommodatiebeheer te doen. 7. Het formuleren van uitgangspunten die een zo efficiënt en effectief mogelijk (tijdelijk) beheren en exploiteren van gemeentelijk bezit mogelijk maken. Door de tijdelijke exploitatie beter af te stemmen op de planning voor herontwikkeling is het mogelijk naast antikraak ook tijdelijke verhuur toe te passen bij de tijdelijke exploitatie van bezit. Daarmee wordt invulling gegeven aan het in motie 85, opgenomen verzoek van de gemeenteraad om voor tijdelijk leegstaande gemeentelijke gebouwen ook andere beheeropties dan antikraak in te zetten. De portefeuillestrategie Het vertrekpunt voor het formuleren van de portefeuillestrategie vormen de gronden en gebouwen waarover de gemeente thans beschikt. De gemeentelijke vastgoedportefeuille is opgesplitst in vier deelportefeuilles. Per deelportefeuille zijn kritische succesfactoren geformuleerd, die college van B&W en de gemeentelijke organisatie sturing geven bij de verdere ontwikkeling van de portefeuille. De per deelportefeuille uitgewerkte strategie is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: 1. Gronden en gebouwen, die geen of onvoldoende bijdrage leveren aan de gemeentelijke beleidsdoelen worden zo snel mogelijk afgestoten of herontwikkeld. 2. Sturen op waardebehoud door de voor planmatig onderhoud, duurzaamheid en verbeteren bereikbaarheid van maatschappelijk vastgoed beschikbaar zijnde gemeentelijke middelen alleen in te zetten voor gebouwde vastgoedobjecten met een strategisch belang of cultuurhistorische waarde. 3. Nadat de randvoorwaarden voor een adequaat beheer en exploitatie van maatschappelijk vastgoed zijn gecreëerd, het beheer en exploitatie overgedragen aan een professionele organisatie. Realisering van de voorgestelde visie en portefeuillestrategie resulteert in een omvangrijke incidentele inspanning, die bestaat uit de herontwikkeling van gemeentelijke locaties, afstoten van bezittingen, het wegwerken achterstallig onderhoud, voorbereiden van overdracht van beheer en exploitatie van maatschappelijk vastgoed aan derden. Voorgesteld wordt bij de overdracht van maatschappelijk vastgoed aansluiting te zoeken bij het proces met betrekking tothet nieuwe zwembad, Kees Boekehal en MFA Vierstee. Condities en moment waarop moeten in samenhang met dat proces nog nader worden bepaald. Maar vergroting van het aantal objecten kan de haalbaarheid verder doen toenemen. Ten behoeve van die eenmalige inspanning zullen incidentele middelen beschikbaar moeten worden gesteld. Voor de herontwikkelingslocaties kunnen die middelen beschikbaar komen via de in de grondexploitatie(s) te ramen plankosten. Het wegwerken van de achterstand in onderhoud, inclusief de daarvoor benodigde capaciteit, zal t.l.v. de beschikbaar komende MJOP-middelen en duurzaamheidsmiddelen worden gebracht. Het voorbereiden van het in exploitatie en beheer overdragen van gemeentelijk vastgoed is voorshands PM geraamd. Een raming van de kosten kan pas worden gemaakt als meer inzicht in dat proces bestaat. Het afstoten en/of overdragen van bezittingen zal via de eigen organisatie moeten worden uitgevoerd. Organisatie Vastgoed is slechts een middel voor het bereiken van beleidsdoelen. De Bilt positioneert zich als regiegemeente en streeft naar minder specialistische functies. Daarom is kritisch beoordeeld welke vastgoedtaken de gemeente zelf moet blijven uitvoeren en welke taken uitbesteed kunnen worden. De kerntaken die op basis van deze benadering door de gemeentelijke organisatie zelf uitgevoerd moeten blijven worden zijn gericht op regievoering van de totale portefeuille, bestaande uit de volgende kerntaken: formuleren en (laten) realiseren portefeuillestrategie; beheren portefeuille, incl. contract- en administratief beheer portefeuille; financieel-economische advisering met betrekking tot deelportefeuilles gemeentelijke huisvesting en overig vast- goed; uitvoering van de commerciële taken 1 (afstoten bezit, verhuur objecten, herziening contracten, etc.); juridische advisering met betrekking totvoornoemde taken. 1 Voor de deelportefeuille maatschappelijk vastgoed kan het overdragen van exploitatie en beheer ook inhouden dat uitvoering van commerciële taken overgedragen worden. 6 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

7 Geadviseerd wordt om de totale vastgoedportefeuille in een matrix in te richten waarbij geldt dat: de verschillende gebiedsteams verantwoordelijk worden voor de gebiedsportefeuille, die is gedefinieerd als alle gronden en gebouwen die zijn gelegen binnen de gebiedsbegrenzing; op gemeentelijk niveau één functionaris verantwoordelijk wordt voor de ontwikkeling van de totale gemeentelijke vastgoedportefeuille. Vastgoed Gemeentelijke vastgoedportefeuille Gebiedsportefeuilles Central De Bilt Bilthoven Groene Support Deelportefeuilles Kernen Gemeentelijke huisvesting Gemeentewerf gemeentehuis Maatschappelijk Vastgoed X X X Overig Vastgoed X X X Herontwikkelingslocaties X X X Tabel 0 Gemeentelijke vastgoedportefeuille als matrix Voorgesteld wordt om: 1. De Eenheid Gebieden verantwoordelijk te laten zijn voor de deelportefeuilles maatschappelijk vastgoed, overig vastgoed, herontwikkelingslocaties en gemeentewerf 2. De binnen de Eenheid Gebieden te onderscheiden teams verantwoordelijk te laten zijn voor: het exploitatieresultaat van de gebiedsportefeuille (Mens & Leefomgeving); contract- en administratief beheer van de gebiedsportefeuille (team Mens & Leefomgeving); uitoefening van de regierol met betrekking tothet technisch beheer van de vastgoedportefeuille (team Mens & Leefomgeving); het signaleren en agenderen van gewenste ontwikkelingen met betrekking tot functionaliteit, gebruik en kwantiteit van maatschappelijke voorzieningen ten behoeve van het periodiek formuleren van grond- en vastgoedbeleid alsmede de herijking van de portefeuillestrategie (team Mens & Leefomgeving); de realisatie van de herontwikkelingslocaties (team Sociale & Ruimtelijke Ontwikkeling) en door derden te beheren (en exploiteren) maatschappelijk vastgoed (Team Mens & Leefomgeving) 3. De eenheid Centrale Dienstverlening verantwoordelijk te laten zijn voor de tot de deelportefeuille gemeentelijke huisvesting behorende locatie gemeentehuis en op basis van de principes van facilitymanagement inhoud te geven aan de dienstverlening aan bestuur en ambtelijke organisatie. 4. Het gemeentelijk belang van verbetering van de kwaliteit van beheer en exploitatie van de vastgoedportefeuille tot uitdrukking te brengen door de directeur Strategie en Ontwikkeling aan te wijzen als opdrachtgever (eigenaar) voor de exploitatie en het beheer van de gemeentelijke vastgoedportefeuille en aan die rol van eigenaar de volgende inhoud toe te kennen: verantwoordelijk voor het periodiek laten formuleren van het grond- en vastgoedbeleid; sturing geven aan de jaarlijkse actualisatie van de portefeuillestrategie; laten vertalen van die gemeentelijk portefeuillestrategie naar de gebiedsportefeuille inclusief de toewijzing van de daarvoor beschikbare budgetten. Ten behoeve van de uitvoering van de taken is bepaald hoeveel capaciteit de komende drie jaren is benodigd. Na die periode zal in samenhang met de mate waarin de vastgoedportefeuille daadwerkelijk is afgebouwd, opnieuw bepaald moeten worden welke capaciteit is benodigd. De benodigde capaciteit is bepaald op: 1. advisering vastgoedmanagement 1,0 fte 2. financieel economische advisering 0,3 fte 3. portefeuillebeheer 1,0 fte 4. commerciële taken 1,0 fte 5. juridische advisering 1,0 fte 6. administratieve ondersteuning 0,5 fte 7. ondersteuning GIS/CAD 0,2 fte 8. facilitymanagement 1,0 fte Ten opzichte van de huidige capaciteitsinzet is sprake van een verhoging gedurende de komende drie jaren met ca. 1,0 fte. Die toename ontstaat ook doordat vastgoedtaken bij andere functionarissen (sport, 7 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

8 onderwijs) worden geïntegreerd in deze functies. De inzet van deze capaciteit is gespreid over de drie gebieden. Voorgesteld wordt om deze functies met uitzondering van facilitymanagement in één gebiedsteam organisatorisch te plaatsen. Vandaar uit zullen zij de taken ook ten behoeve van de andere teams kunnen uitvoeren. Om kwaliteit en samenhang van werkzaamheden te bewaren wordt voorgesteld om aan de rol van advisering vastgoedmanagement voorlopig ook de rol van sterrolhouder te koppelen. Ten behoeve van de verdere ontwikkeling van de herontwikkelingslocaties wordt geadviseerd een apart team in te stellen, dat in opdracht van de Eenheid Gebieden verantwoordelijk wordt voor de realisatie van alle herontwikkelingslocaties. Binnen de structuur van de organisatie lijkt een pop-up team dan het meest voor de hand liggend. Met betrekking totde vastgoedtaken zal dit team uitgerust moeten worden met in te huren planeconomische capaciteit. De daaraan verbonden kosten zullen t.l.v. de nog op en vast te stellen grondexploitatie herontwikkelingslocaties worden gebracht. De adviseur vastgoedmanagement zal als lid van dit team zorgen voor de verbinding met het gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid en inzet van instrumenten. Implementatie Met de implementatie van de voorgestelde maatregelen zal geruime tijd zijn gemoeid. De implementatie van de in dit rapport voorgestelde maatregelen zal de komende periode, waarin de gemeentelijke organisatie ook in een ombouwfase verkeert toch de nodige aandacht vragen. De ervaringen in de afgelopen jaren, waarin diverse pogingen zijn ondernomen delen van de portefeuille af te bouwen als de professionaliteit van de uitvoering van vastgoedtaken te verbeteren, hebben geleerd dat dit een zeer hardnekkig traject is. Het vraagt om aansturing van dit proces door een functionaris die over zowel voldoende mandaat als gezag bij zowel bestuur als organisatie beschikt. Zeker in een periode waarin de organisatie ingrijpend wordt gewijzigd. De uitstroom van medewerkers uit de organisatie maakt het noodzakelijk overdracht van vastgoedtaken naar de voorgestelde functies zo spoedig mogelijk te laten plaatsvinden. Anders ontstaat het risico dat kennis en ervaring verloren gaat. Geadviseerd wordt om de ingestelde projectgroep tot einde van het jaar onder leiding van een aan te wijzen interne projectleider te belasten met het verder inrichting van de systemen. Een voorstel voor de inrichting van de structuur t.b.v. besturing en beheersing van de vastgoedbudgetten is in bijlage A opgenomen. Om de slaagkans van de uitvoering van de overige maatregelen vanaf 2018 kansrijk te laten verlopen blijft, naast de rol van de directeur Strategie en Ontwikkeling als eigenaar, aanvullend stevig coördinerende capaciteit noodzakelijk. De ervaring leert dat zonder die speciale aandacht de waan van de dag snel overheerst. De kans, ook in het licht van de ingrijpende reorganisatie, is groot dat de focus op de uitvoering maatregelen daarbij verloren gaat. Met als resultaat dat er feitelijk niets verandert en verbetert. Onder leiding van de directie zal de inrichting van de organisatie moeten plaatsvinden. Er is al een start gemaakt met de voorbereiding van de uitvoering van planmatig onderhoud en duurzaamheid. Na vaststelling van de programmabegroting 2018 en beschikbaar stellen van middelen uit de verkoopopbrengst van de vm. v. Everdingenschool zal die voorbereiding verder worden uitgewerkt en resulteren in een onderhoudsprogramma Geadviseerd wordt om eerst de organisatie en systemen in te richten en dan pas over te gaan tot afstoten van bezit en onderzoeken hoe en in welke vorm de overdracht van beheer en exploitatie van maatschappelijk bezit kan plaatsvinden. 8 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

9 1 Inleiding Vanaf medio mei 2017 is een projectteam onder leiding van de kwartiermaker vastgoed gestart met de uitvoering van het door het MT d.d. 26 april 2017 vastgestelde plan van aanpak. Dit plan van aanpak kent drie sporen: 1. Visie op vastgoed formuleren, waarbij aandacht wordt besteed aan de relatie met het gemeentelijk grondbeleid, wordt geformuleerd waarom gemeentelijk vastgoed ingezet moet worden voor de realisering van gemeentelijke doelen en vastgesteld wordt welke vastgoedtaken de gemeente zelf en welke door derden uitgevoerd kunnen worden. 2. De visie vertalen naar een portefeuillestrategie, waaruit blijkt welke objecten behouden, afgestoten of verworven moeten worden en op welke wijze de eigenaars, - exploitatie- en beheerrol in de nieuwe gemeentelijke organisatie ingebed kunnen worden. 3. De boel op orde brengen door alle objecten op te nemen in GIS en financieel systeem, de financiële sturing te verbeteren en contractbeheer op orde te brengen. De activiteiten van de projectgroep hebben geresulteerd in dit adviesrapport waarin de visie, de portefeuillestrategie en het advies over de inbedding van taken in de nieuwe gemeentelijke organisatie staan beschreven. Verder heeft de projectgroep in de afgelopen maanden gewerkt aan: de inventarisatie van alle gemeentelijke eigendommen, gronden en gebouwen, die niet als openbare ruimte zijn aangemerkt; het inventariseren van de contracten die de gemeenten met derden met betrekking totgronden en gebouwen heeft gesloten; het beschrijven van die gronden en gebouwen in kadastrale gegevens, pand- en adresgegevens alsmede verblijfsobjecten ten behoeve van presentatie van het gemeentelijk vastgoed in een GIS-omgeving (Geo- Web); vast te stellen op welke wijze deze gegevens in het nieuw in te richten zaaksysteem kunnen worden vastgelegd; aansluiting tussen contractgegevens en de gemeentelijke debiteurenadministratie aan te brengen en te controleren; voorstellen ontwikkelen voor de inrichting van de programmabegroting 2018; uitgangspunten formuleren voor de inzet van beschikbaar komende middelen voor planmatig onderhoud, duurzaamheid en toegankelijkheid van gebouwen. Het zal ook de komende tijd nog veel energie van de organisatie kosten om de boel niet alleen verder op orde te brengen, maar ook te houden. Dit rapport biedt daarvoor kaders aan, maar vaststelling alleen van dit rapport is onvoldoende. Belangrijker is uitvoering te geven aan de maatregelen die worden voorgesteld. 9 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

10 2 De bestaande vastgoedportefeuille De basis voor het kunnen formuleren van een gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid is inzicht in de omvang en samenstelling van het huidige bezit en het kennen van de motieven waarom het vastgoed in bezit van de gemeente is gekomen. Via de uitvoering van het spoor De boel op orde is het gemeentelijk vastgoed in kaart gebracht. De vastgoedportefeuille in enge zin bestaat uit 70 bouwkundige objecten. Bij de inventarisatie is bewust een brede definitie gehanteerd en zijn alle objecten, maar ook contractuele verplichtingen en zakelijke rechten waardoor de gemeente het gebruik van gronden of gebouwen, in eigendom van derden, heeft verkregen. Daardoor ontstaat een beter inzicht in de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot het gemeentelijk vastgoed. 2.1 Definities en afbakening Gemeentelijk vastgoed wordt veelal gedefinieerd als het vastgoed, bestaande uit gronden en gebouwen, in eigendom van de gemeente. Gronden en gebouwen die de gemeente in gebruik heeft, huurt of pacht van derden worden normaliter niet tot het gemeentelijk vastgoed gerekend. In dit rapport is die verbreding wel gezocht, omdat ook de tweede categorie vastgoed wordt ingezet ten behoeve van het realiseren van gemeentelijke doelen en om sturing en beheersing door bestuur en ambtelijke organisatie vraagt. De openbare ruimte (wegen, groen en water) wordt in deze benadering echter niet tot het gemeentelijk vastgoed gerekend. Vastgoed kan ten behoeve van eigen gebruik (bestuur en ambtelijke organisatie) worden ingezet of op basis van een overeenkomst aan maatschappelijke instellingen of andere partijen beschikbaar worden gesteld. In het eerste geval is de gemeente De Bilt zowel eigenaar als gebruiker. In het tweede geval is een externe partij gebruiker en is de gemeente als eigenaar ook verantwoordelijk voor de exploitatie en het beheer van dit vastgoed. In een aantal gevallen zet de gemeenten eigendom van derden in t.b.v. de realisering van maatschappelijke doelen. Voorbeelden zijn Het Lichtruim en de erfpachten gronden Weltevreden en Kees Boekehal. Om een zo volledig mogelijk inzicht in het karakter en de samenstelling van de bestaande gemeentelijke vastgoedportefeuille te krijgen, is een lagenbenadering gehanteerd. De volgende lagen zijn onderscheiden: 1. Alle kadastrale percelen in eigendom van de gemeente binnen en buiten de gemeentegrens van de gemeente De Bilt. 2. De op basis van de gemeentelijke beheersystemen voor wegen, groen en water als openbare ruimte aan te merken gronden. 3. De percelen waarop onderwijsgebouwen zijn gevestigd, die na beëindiging van de onderwijsfunctie om niet of tegen een bepaalde vergoeding aan de gemeente terug worden geleverd. 4. De percelen die vallen binnen door de gemeenteraad vastgestelde grondexploitaties. 5. De percelen, waarop buitensportaccommodaties zijn gevestigd. 6. De percelen waarop de tot de bestaande vastgoedportefeuille van de gemeente behorende gebouwen zijn gevestigd ten behoeve van de volgende doelen: gemeentelijke bedrijfsvoering; gebouwen ten behoeve van maatschappelijke doelen (met name brandweer, cultuur, sport, welzijn en zorg); Achterblijvende Locaties Gemeentelijke Accommodaties (de zogenaamde ALG-locaties ); overige gebouwen (woningen, woonwagens, kerktorens). 7. Van alle dan nog resterende, in eigendom van de gemeente zijnde gronden en gebouwen is nagegaan ten behoeve van welk (oorspronkelijk) doel deze gronden en gebouwen zijn aangekocht, respectievelijk ten behoeve van welke doel(en) deze gronden en gebouwen nu worden ingezet. Dat heeft geresulteerd in: a. gronden welke alsnog (na kadastrale splitsing) moeten worden opgenomen in de gemeentelijke beheersystemen; 10 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

11 b. gronden en gebouwen, die ten behoeve van bestaande of nieuwe gemeentelijke doelen kunnen worden ingezet; c. gronden en gebouwen, waarvan thans onbekend is voor welk gemeentelijk doel zij nog ingezet kunnen worden. 8. Gronden en gebouwen, waarvan de gemeente niet juridisch eigenaar is, maar via huur (Lichtruim) of (erf)pacht (Weltevreden) wel het beschikkingsrecht heeft over delen van het gebouw en de grond. Van al deze objecten is vastgesteld welke contractuele verplichtingen met betrekking totde tot de lagen 3, 5, 6,7 en 8 behorende gronden en gebouwen met derden heeft gesloten. De bewaarplaats van deze contracten is vastgesteld, de relatie met de debiteurenadministratie en voor zover aanwezig, ook met het zaaksysteem. Bij die inventarisatie zijn de kortlopende verhuringen van gym- en sportzalen buiten beschouwing gelaten. Deze worden gerekend tot de exploitatie van de sportaccommodatie en niet tot de vastgoedexploitatie gerekend. Deze inventarisatie vormt de basis voor het op te bouwen contractregister. 2.2 De gemeentelijke vastgoedportefeuille Op basis de in paragraaf 2.1 gehanteerde uitgangspunten is de bestaande gemeentelijke vastgoedportefeuille in kaart gebracht. De omvang van de bestaande portefeuille is in tabel 1 weergegeven. Bij de beschrijving zijn de volgende definities gehanteerd: Locatie: een verzameling van gronden en/of gebouwen die ten behoeve van dezelfde activiteit (bijv. gemeentewerf of sportcomplex) of project (ruimtelijke ontwikkeling) worden ingezet. Pand: is de kleinste bij de totstandkoming functioneel en bouwkundig-constructief zelfstandige eenheid. Kadastraal perceel: een virtuele eenheid van zakelijk recht, in het terrein af te bakenen door middel van uit te zetten en omsluitende rechtsgrenzen, en voorzien van een unieke kadastrale aanduiding volgens de identificatie van het Kadaster Vastgoedcontract: Overeenkomst tussen de gemeente en een natuurlijk- of rechtspersoon, waarmee de gemeente het recht van eigendom, gebruik en/of genot van het vastgoed aan die natuurlijk of rechtspersoon gedurende een (on)bepaalde tijd tegen een bepaalde vergoeding verleent of verwerft. De in tabel 1 weergegeven gegevens zijn bepaald aan de hand van in de Basisadministratie Gebouwen (BAG) opgenomen gegevens. Het aantal m2 gbo (gebruiksoppervlakte) geeft een indruk van het volume van de gebouwde objecten. Het aantal m2 terrein is voor de gebouwen niet aangegeven omdat als gevolg van onvolledig splitsen van kadastrale percelen dit in onjuiste hoeveelheden resulteert. Ook is aangegeven hoeveel contracten voor de verschillen categorieën zijn gesloten en beheerd moeten worden. Naast deze contracten sluit de gemeente in het kader van de realisatie van de ruimtelijke ontwikkeling anterieure overeenkomsten, aan- en verkoopovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten. Deze overeenkomsten zijn niet opgenomen in tabel HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

12 Tabel 1 Overzicht gemeentelijk vastgoed 2.3 Relatie maatschappelijk vastgoed en subsidiebeleid Er is in de huidige situatie geen sprake van een alomvattend gemeentelijk accommodatiebeleid voor maatschappelijk vastgoed. Voor het beleidsveld sport is de rolverdeling tussen verenigingen en gemeente, inzet van juridische instrumenten en tarievenbeleid uitgewerkt. Voor het beleidsveld onderwijs hebben wet- en regelgeving het speelveld gedefinieerd. Binnen die kaders kiest De Bilt vanwege zeggenschap en fiscale aspecten voor het vervullen van de rol van bouwheer bij de nieuwbouw en renovatie van scholen. Onderwijsinstellingen zijn volledig verantwoordelijk voor beheer en exploitatie van de gebouwen tot het moment dat het gebouw aan zijn onderwijsfunctie wordt onttrokken. Via de door de gemeenteraad en het college van B&W genomen besluiten met betrekking totexploitatie en beheer van het nieuwe zwembad, de Kees Boekehal en de MFA Vierstee zijn de richting waarbinnen deze voorzieningen in de toekomst worden geëxploiteerd bepaald. Wel moet de vorm nog verder worden uitgewerkt. Voor andere maatschappelijke voorzieningen is thans geen sprake van een eenduidig accommodatiebeleid. Zowel de rolverdeling tussen gemeente en instellingen, de verhuurcondities als de kwaliteit van de voorzieningen zijn vooral historisch bepaald. Het Lichtruim is het enige vastgoedobject dat de gemeente gedeeltelijk langdurig heeft gehuurd ten behoeve van diverse maatschappelijke functies. Daarnaast huren gesubsidieerde maatschappelijke functies zelfstandig delen van het Lichtruim. Voor de Bibliotheek heeft de gemeente een garantie verstrekt aan de verhuurder. Als laatste wordt maatschappelijk vastgoed, dat zijn oorspronkelijke functie heeft verloren op tijdelijke basis ten behoeve van maatschappelijke activiteiten beschikbaar gesteld, Deze objecten zijn vanwege hun gunstige huurstelling als broedplaats (bijvoorbeeld voormalige Theresiaschool) gewild. Het maatschappelijk vastgoed wordt met name ingezet ten behoeve van de huisvesting van door de gemeente gesubsidieerde activiteiten. Een aantal door de gemeente gesubsidieerde instellingen is in particulier bezit gehuisvest. Bij de subsidiëring van welzijnsinstellingen wordt een onderscheid gemaakt in instelling met en zonder een uitvoeringsovereenkomst. Bij een uitvoeringsovereenkomst bestaat de subsidie uit een loongevoelige- en een prijsgevoelig component. Maar een aantal welzijnsinstellingen met budgetsubsidie, die in particulier bezit zijn gehuisvest, ontvangt een aanvullende subsidie voor huisvesting. De hoogte van de subsidie is afhankelijk van specifieke factoren. Bij de subsidieverlening aan welzijnsinstellingen zonder uitvoeringsovereenkomst wordt de huisvestingscomponent wel afzonderlijk benoemd. De welzijnsinstellingen, die zijn gehuisvest in gemeentelijke panden ontvangen een aanvullende subsidie, die is gebaseerd op de historische huurprijs, gecorrigeerd voor prijsstijging. Daardoor ontstaat rondpompen van geld en een verwevenheid tussen subsidie- en vastgoedbeleid van de gemeente. De gemeenteraad heeft het college bij vaststelling van motie 23 juni 2016 (M34) verzocht om met een voorstel te komen om de systematiek van het gemeentelijk accommodatiebeheer te harmoniseren. Via deze nota wordt invulling aan deze motie gegeven door uitgangspunten voor zowel beheer, exploitatie als huurprijsstelling voor het gemeentelijk (maatschappelijk) vastgoed te definiëren. In tabel 2 is aangegeven hoe de gesubsidieerde instellingen met een (aanvullende) subsidie zijn gehuisvest. De dorpshuizen in Groenekan en Maartensdijk vormen een bijzondere categorie. De exploitatie van deze dorpshuizen (huisvesting en activiteiten) verloopt via de gemeentebegroting. Bij de muziek- en toneelverenigingen neemt de KBH een bijzondere positie in. Deze vereniging is de enige vereniging die een gemeentelijk pand heeft gehuurd. De andere muziekverenigingen gebruiken in andere accommodaties oefenruimten. 12 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

13 Programma Gemeentelijk Vastgoed Particulier Vastgoed Jeugd en Educatie 1. Centrum voor Jeugd en Gezin Lichtruim 2. Stichting Kinderopvang De Bilt Aeolusweg 14 De Bilt 3. Jongerencentrum W4 Weltevreden 4 De Bilt 4. Jongerencentrum Sojos Erfpacht aan SSW Dorpsweg 51, Maartensdijk Maatschappelijke Ondersteuning 1. Stichting MENS De Bilt 2. Vitras 3. Vereniging voor Samenlevingsopbouw WVT 4. Stichting Speelgoedleenderij 5. Steunpunt Vluchtelingen De Bilt Diverse locaties Tallinglaan 10 Bilthoven (in erfpacht van gemeente) Onderhuur bij MENS Kometenlaan 39a Bilthoven 2 Kunst, cultuur en cultuurhistorische waarden 1. Openbare Bibliotheek 2. Het Kunstenhuis De Bilt/Zeist 3. Historische Kring d Oude School 4. Koninklijke Biltse Harmonie 5. Stichting Dorpshuis Westbroek 6. Stichting Dorpshuis Hollandsche Rading 7. Stilob Exploitatie gemeente 8. Dorpshuis Groene Daan 9. Dorpshuis de Vierstee Vierstee Podium Lichtruim (huurder gemeente) Jasmijnstraat 6 De Bilt Prinses Christinastraat2 Westbroek ( 1 contract) Dennenlaan 57 Hollandsche Rading Grothelaan 3 Groenekan (gemeentelijke exploitatie) Nachtegaallaan 30 Maartensdijk (gemeentelijke exploitatie) Lichtruim Lichtruim Kometenlaan 399a Bilthoven Grote Beer 33a in Bilthoven 2 Sport en sportaccommodaties 1. Sporthal De Bilt 2. SV Irene 3. BZC Brandenburg 4. Werkplaats Henri Dunantplein 4a De Bilt Kees Boekelaan 18 Bilthoven (Kees Boekehal) Oude Brandenburgerweg 67 Bilthoven (zwembad) Kees Boelelaan 18 Bilthoven (Kees Boekehal) Tabel 2 Huisvesting gesubsidieerde instellingen 2 Verhuist naar Het Lichtruim 13 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

14 3 Visie op gemeentelijk vastgoed Het is veelal gebruikelijk om bij gemeenten een onderscheid te maken in het grond- en het vastgoedbeleid. Het grondbeleid is gericht op het formuleren van de condities waaronder de grondbeleidsinstrumenten (o.a. verwerving en beheer, uitgiftebeleid, samenwerking en kostenverhaal) worden ingezet ten behoeve van de ruimtelijkeen economische ontwikkeling van de gemeente. De gemeenteraad heeft in 2013 de Nota Grondbeleid vastgesteld. In dit rapport wordt niet beoogd om deze nota volledig te actualiseren. Wel worden de gevolgen van de belangrijkste wijzigingen in wet- en regelgeving behandeld en samenhang tussen grond- en vastgoedexploitatie aangebracht (paragraaf 3.1). De invoering van de Omgevingswet en daarmee samenhangende wijzigingen in wet- en regelgeving met betrekking toteen aantal grondbeleidsinstrumenten worden in dit rapport buiten beschouwing gelaten. In paragraaf 3.2 wordt op basis van drie perspectieven beschreven op basis van welke uitgangspunten de samenhang tussen accommodatie-, subsidie- en vastgoedbeleid kan worden ingericht. De gemeenteraad heeft het college (motie 34, ) gevraagd om een voorstel te doen om de systematiek van het gemeentelijke accommodatiebeheer te harmoniseren. Ook is het college verzocht (motie 85, ) om voor tijdelijk leegstaande gemeentelijke gebouwen ook andere beheeropties dan antikraak in te zetten. In paragraaf 3.3 worden de uitgangspunten voor beheer en exploitatie van het gehele gemeentelijk vastgoed beschreven. 3.1 Kernpunten gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid In de nota grondbeleid 2013 is vastgelegd dat de gemeente de Bilt een faciliterend grondbeleid als voorkeursstrategie hanteert bij de ruimtelijke ontwikkeling. Een actief grondbeleid, en daarmee de inzet van grondeigendom als sturingsinstrument voor ruimtelijke ontwikkeling, wordt volgens die nota ingezet wanneer het maatschappelijke en/of financiële rendement daartoe aanleiding geeft. Een aantal panden van de gemeentelijke vastgoedportefeuille heeft al of zal in de komende tijd zijn bestaande functie verliezen. Het realiseren van gemeentelijke beleidsdoelen (sociale woningbouw), financieel rendement (grondopbrengst en mogelijkheid tot verevenen) legitimeren voor die locaties de toepassing van een actief grondbeleid. Door deze ontwikkeling ontstaat meer verwevenheid tussen grond- en vastgoedbeleid van de gemeente. Dit maakt noodzakelijk heldere financiële grenzen tussen grond- en vastgoedbeleid te definiëren. De in 2013 geformuleerde beleidsuitgangspunten voor het gemeentelijk grondbeleid blijven de basis vormen voor de wijze waarop de gemeente in de komende jaren de grondbeleidinstrumenten wil inzetten Relatie nota grondbeleid 2013 Sinds de vaststelling van de nota grondbeleid 2013 is een aantal belangrijke wijzigingen in de wet- en regelgeving doorgevoerd, die eerder al in kadernota s of programmabegroting zijn benoemd. Een aantal zijn inmiddels doorgevoerd door de gemeente. De belangrijkste wijzigingen worden hierna toegelicht. Fiscalisering grondbedrijf Op 26 mei 2015 is door de Eerste Kamer het wetsvoorstel Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen aangenomen. Deze wet is met ingang van 1 januari 2016 in werking getreden. De belangrijkste uitgangspunten van de herziene regeling zijn het bevorderen van een gelijk speelveld (level playing field) en het voorkomen van concurrentieverstoringen. Een belangrijk gevolg van de herziene regeling is dat gemeentelijke grondbedrijven gedeeltelijk dan wel volledig met een Vpb-plicht zullen worden geconfronteerd. Het grondbedrijf hoeft daarbij overigens geen organisatorische eenheid te zijn, maar moet worden gezien als een verzameling van uitgevoerde activiteiten in relatie tot grondexploitaties op een bepaald moment. 14 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

15 De gemeente heeft t.a.v. de Vpb-plicht jegens de fiscus het standpunt ingenomen dat de gemeente zich niet manifesteert als ondernemer. Het handhaven van dit standpunt is alleen mogelijk als de gemeente bij de herontwikkeling van de in de komende jaren vrijkomende vastgoedlocaties (ALG) zou blijven vasthouden aan een faciliterend grondbeleid. Maar dat zou betekenen dat de locaties as it is worden verkocht en de gemeente bereid is planologisch medewerking te verlenen aan het realiseren van de gewenste bestemming. Wijzigingen BBV (notitie grondexploitaties 2016) Door een aantal wijzigingen van het Besluit Begroting en Verslaglegging (BBV) zijn de condities en de wijze waarop kosten worden toegerekend aan grondexploitaties en de financiële verslaglegging over met de uitvoering van grondbeleid samenhangende kosten gewijzigd. Looptijd grondexploitatie en toerekening kosten a. De investeringshorizon van grondexploitaties is in beginsel beperkt tot tien jaar. b. Er is aansluiting van aan grondexploitaties toe te rekenen vervaardigingskosten gezocht bij de kostensoortenlijst, zoals opgenomen in artikel van het Besluit Ruimtelijke Ordening. c. Het activeren van voorbereidingskosten voor grondexploitaties als kosten van onderzoek en ontwikkeling onder voorwaarden is toegestaan onder de immateriële vaste activa. d. De toegestane toe te rekenen rente aan grondexploitaties moet worden gebaseerd op de daadwerkelijk te betalen rente over het vreemd vermogen. e. De lasten en baten verband houdende met grondexploitaties worden in de exploitatie verantwoord en via een tegenboeking (onderhanden werk) naar de balans gemuteerd. Verplichting tot herziening en actualisatie Gemeenten zijn verplicht om jaarlijks de grondexploitatie te herzien (actualiseren). Van herziening is sprake wanneer de programmatische uitgangspunten worden bijgesteld. Actualisatie beperkt zich tot het bijstellen van parameters, kosten- en opbrengstenramingen en fasering. Faciliterend grondbeleid (2016) Er zijn voorwaarden geformuleerd waaronder bij de uitvoering van een faciliterend grondbeleid te verhalen kosten en voorbereidingskosten op de balans mogen worden verantwoord Hoofdlijnen gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid De basis voor één gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid vormt de Nota Grondbeleid 2013, aangevuld met beleidsuitgangspunten voor het gemeentelijk Vastgoedbeleid. Wijzigingen en aanvullingen t.o.v. de Nota Grondbeleid 2013 zijn afzonderlijk aangegeven. De belangrijkste beleidsuitgangspunten van deze nota zijn: 1. De Bilt kiest voor een zakelijke werkwijze bij ruimtelijke ontwikkeling. Met andere partijen worden afspraken vastgelegd in contracten en in financiële zin wordt gekozen voor volledig kostenverhaal en zekerheid vooraf. 2. De Bilt kiest waar mogelijk voor een faciliterend grondbeleid als voorkeursstrategie bij grondontwikkeling. Een actief grondbeleid kenmerkt zich normaliter door het actief minnelijk en zo nodig via onteigening verwerven van gronden, die daarna worden ontwikkeld. Bij de herontwikkeling van een aantal gemeentelijke locaties is een meer actieve opstelling van de gemeente wenselijk om beleidsdoelen (wonen) en een financieel resultaat te kunnen realiseren. Dat financieel resultaat wordt ingezet om bij te dragen in het planmatig onderhoud van permanent gemeentelijk bezit. Omdat de gemeente reeds eigenaar is van deze locaties, hoeven geen grondposities actief te worden verworven, maar de wijze van realisatie sluit wel aan bij een actief grondbeleid. De aanvullingen op de Nota Grondbeleid 2013 zijn gericht deze ontwikkeling binnen een door de gemeenteraad vastgesteld beleidskader plaats te laten vinden. Aanvulling Nota Grondbeleid Actief (traditioneel) grondbeleid, en daarmee de inzet van grondeigendom als sturingsinstrument voor ruimtelijke ontwikkeling, wordt toegepast bij de herontwikkeling van gemeentelijk vastgoed, en/of wanneer het maatschappelijke en/of financiële rendement daartoe aanleiding geeft. 4. Het startpunt van het toepassen van een actieve grondpolitiek bij de ontwikkeling van een locatie vormt een raadsbesluit met de vaststelling van het grondexploitatiecomplex, inclusief grondexploitatiebegroting. 15 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

16 5. In bezit zijnde gemeentelijke gronden en gebouwen, die geen bijdrage meer leveren aan gemeentelijke beleidsdoelstellingen worden afgestoten of herontwikkeld. De overige beleidsuitgangspunten bij toepassing van een actief grondbeleid uit de Nota Grondbeleid 2013 blijven van toepassing. Door de samenvoeging van grond- en vastgoedbeleid is het wel noodzakelijk een aantal aanvullende beleidsuitspraken te formuleren. Aanvulling Nota Grondbeleid i.v.m. combinatie met Vastgoedbeleid 6. Gemeentelijk eigendom van gronden en gebouwen wordt alleen nagestreefd wanneer aan dit bezit een strategisch belang ten behoeve van uitoefening van gemeentelijke taken of de realisering van gemeentelijke beleidsdoelen is verbonden en dit strategisch belang niet op andere wijze kan worden verzekerd. 7. Er is sprake van een strategisch belang wanneer via het verkrijgen van eigendom voorkomen kan worden dat toekomstige beleidsontwikkelingen onmogelijk worden of alleen door het in eigendom hebben het realiseren van maatschappelijke- of organisatiedoelstellingen tegen maatschappelijk aanvaardbare lasten mogelijk is. 8. Beheer en exploitatie van vastgoed met een strategisch belang is gericht op waardebehoud. Relatie met accommodatiebeleid De verbinding tussen enerzijds het accommodatie- en anderzijds het grond- en vastgoedbeleid wordt gevormd door het benoemen bij welk vastgoed sprake is van een strategisch belang voor de realisering van maatschappelijke beleidsdoelen van de gemeente. Van strategisch belang is sprake bij: de gronden die beschikbaar zijn ten behoeve van de buitensportaccommodaties; de binnensportaccommodaties; de dorpshuizen en het Lichtruim, inclusief de daarin aanwezig muziekoefenruimten 3. Het strategisch belang van dit vastgoed komt tot uitdrukking in: de voorkeur voor gemeentelijk eigendom; de noodzaak het onderhoud van deze objecten in overeenstemming te houden en/of brengen met het strategisch belang dat ze voor de gemeente hebben. beheer en exploitatie op een professionele wijze in te vullen. De panden waarin het jeugd- en jongerenwerk zijn gehuisvest (Sojos en W4) vormen vanuit de optiek van het vastgoed weliswaar geen strategisch belang, maar bieden wel huisvesting aan gesubsidieerde maatschappelijke activiteiten, die anders niet gehuisvest kunnen worden Afbakening grond- en vastgoedexploitatie In de nota grondbeleid 2013 is bepaald dat: gronden die reeds in eigendom zijn van de gemeente worden ingebracht in een project (lees grondexploitatie) tegen de waarde waarvoor ze op het moment van overdracht worden getaxeerd; vastgoed dat binnen een project is aangekocht en tijdelijk moet worden beheerd, valt onder verantwoordelijkheid van het project. Het bestaand beleid vraagt om een aanscherping van dit beleid omdat daarin onvoldoende rekening wordt gehouden met de situatie dat bij start van de planontwikkeling van in gemeentebezit zijnde ALG-locaties geen grondexploitatie(s) zijn vastgesteld. Met name de sturing en beheersing van plankosten, tijdelijk beheer en vroegtijdige sloop vragen daarom. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met de voorwaarde uit het BBV, dat vanwege beperking van het risico de looptijd van een grondexploitatie maximaal tien jaar mag bedragen. Ook wordt voorgesteld om vastgoedobjecten, in tegenstelling het uitgangspunt van de nota Grondbeleid 2013 tegen boekwaarde en niet tegen marktwaarde in te brengen. Toepassen van marktwaarde vraagt om nadere aanscherping van de grondslag van die marktwaarde (bestaande functie als basis, hoe om te gaan met verwachtingswaarde, etc.). Omdat her om interne administratieve verrekening gaat, een hanteren van de boekwaarde eenvoudiger 3 In de nota Cultuurbeleid is als uitgangspunt geformuleerd dat de verenigingen met betrekking totoefenruimtes en amateurkunst zelf verantwoordelijk zijn voor hun huisvesting maar de gemeente hen hierin zal steunen. 16 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

17 Het BBV volgend zal voor de ALG-locaties afzonderlijk of voor de ALG-locaties als een geheel één grondexploitatiecomplex, opgebouwd uit een aantal locaties, moeten worden geopend. Daaraan ligt ten grondslag een grondexploitatieopzet met daarin in elk geval opgenomen: a. een kaart van het grondexploitatiecomplex (begrenzing grondexploitatie) b. een beschrijving van de bouwkavels, de bestemming en toegestane bouwvolumes (programma) c. de omschrijving van de werken en werkzaamheden voor het bouwrijp maken van het grondexploitatiecomplex, de aanleg van nutsvoorzieningen en het inrichten van de openbare ruimte in het grondexploitatiecomplex (bouw- en woonrijpmaken op basis van stedenbouwkundig plan); d. een grondexploitatiebegroting (grondexploitatiebegroting). Het activeren van voorbereidingskosten voor grondexploitaties als kosten van onderzoek en ontwikkeling onder de balanspost immateriële vaste activa is toegestaan onder de volgende voorwaarden: 1. de kosten moeten passen binnen de kostensoortenlijst van het Bro (o.a. tijdelijk beheer en sloop); 2. de kosten mogen maximaal 5 jaar geactiveerd blijven staan onder de immateriële vaste activa. Na maximaal 5 jaar moeten de kosten hebben geleid tot een actieve grondexploitatie dan wel worden afgeboekt t.l.v. het jaarresultaat; 3. plannen tot ontwikkeling van de grond waarvoor de voorbereidingskosten worden gemaakt, moeten bestuurlijke instemming hebben, blijkend uit een raadsbesluit of indien gedelegeerd een collegebesluit. Binnen de kaders van de voorschriften wordt voorgesteld het planvormingsproces als volgt te stroomlijnen: 1. De gemeenteraad delegeert aan het college om vast te stellen welke panden en gronden in de gemeentelijke vastgoedportefeuille voor (her)ontwikkeling in aanmerking komen. 2. Jaarlijks stelt het college de strategie voor de vastgoedportefeuille vast. Voor panden en gronden, waarvoor (her)ontwikkeling wordt voorzien, neemt het college een besluit op basis waarvan activeren van voorbereidingskosten gedurende maximaal vijf jaren mogelijk is (bestuurlijke toestemming). 3. Bij panden en gronden die worden aangewezen als herontwikkelingslocatie wordt permanent beheer en exploitatie beëindigd en worden de kosten van tijdelijk beheer en vroegtijdige sloop geactiveerd. 4. De boekwaarde van de panden, alsmede de geactiveerde voorbereidingskosten (zie punt 2) worden na vaststelling van de grondexploitatie door de gemeenteraad ingebracht in de grondexploitatie. Figuur 1 Vastgoed- en grondexploitatieproces Grondprijsbeleid In de nota Grondbeleid 2013 is met betrekking totde verkoop van onroerend goed bepaald dat dit gebeurt tegen de marktwaarde. Daaraan wordt voldaan doordat ofwel middels een openbare procedure wordt verkocht, ofwel (enkelvoudig of meervoudig) onderhands verkoop na voorafgaande onafhankelijke taxatie plaatsvindt. Geen 17 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

18 uitspraken doet de nota met betrekking tothet grondprijsbeleid dat wordt gehanteerd met betrekking totde (her)ontwikkeling ten behoeve van sociale woningbouw en maatschappelijk vastgoed, zoals onderwijs, binnensportaccommodaties of andere maatschappelijke voorzieningen, waarvoor het prijsmechanisme op de markt niet (volledig) functioneert. De gemeente wil tot 2030 ca. 450 nieuwe sociale huurwoningen aan de woningmarkt toevoegen. Om de bouw van sociale huurwoningen te stimuleren zullen vaste prijzen voor sociale huurwoningen worden gehanteerd, die aansluiten bij het niveau dat in de regio wordt gehanteerd. De grondprijs is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: 1. hoogte van het huurniveau, liberalisatiegrens (in 2017 maximaal 710,68); 2. de voorwaarde dat de woning minimaal voor een periode van 20 jaar als sociale huurwoning wordt geëxploiteerd; 3. vaste grondprijs van 210/m2 per m2 kavel excl. btw prijspeil 2018 uitgeefbaar terrein, gebaseerd op een kavelgrootte van 125 m2 voor een eengezinswoning 4. Door een grondprijs per m2 te hanteren ontstaat meer keuzevrijheid bij de wijze waarop de doelstelling om sociale huurwoningen te realiseren wordt voldaan. Kleine woningen met kleine kavels, gestapeld of grotere woningen zijn mogelijk. Omdat de marktwaarde van woningbouwgrond voor andere categorieën substantieel hoger is, is maximeren van de kavelgrootte wel een substantieel element van deze prijsstelling. Toepassen van het voorgestelde grondprijsbeleid voor maatschappelijke voorzieningen en interne leveringen is gebaseerd op het principe van levering van bouwrijpe grond ten behoeve van die voorzieningen. Bij de bepaling van de grondprijzen voor maatschappelijke voorzieningen wordt een onderscheid gemaakt in: 1. de gronduitgifte ten behoeve van voorzieningen die worden aangewend om onder marktwerking maatschappelijke diensten te verlenen (o.a. kinderopvang, medische voorzieningen, zorg, etc.) tegen marktwaarde; 2. de gronduitgifte ten behoeve van maatschappelijke voorzieningen aan andere (semi-)overheden (bijvoorbeeld scholen) alsmede interne leveringen tegen een grondprijs van 150/m2 kavel excl. btw prijspeil De grondslag voor de grondprijs voor maatschappelijke voorzieningen is gebaseerd op de comparatieve methode van grondprijsbepaling (vergelijking met grondprijs elders voor vergelijkbare functies). 3.2 Accommodatie-, subsidie- en vastgoedbeleid Door bij het toekennen van subsidies de werkelijke huisvestingskosten als uitgangspunt te hanteren ontstaat een verwevenheid tussen vastgoed- en subsidiebeleid en bepaalt de historisch gegroeide situatie de hoogte van de subsidie. In zijn algemeenheid gelden bij het subsidiëren de volgende principes: 1. Subsidie is per definitie aanvullend. 2. Het verstrekken van een subsidie is gericht op het realiseren van een gemeentelijk beleidsdoel. 3. Doelstellingen worden in prestaties en effecten vertaald. 4. Subsidies zijn per definitie activiteit gebonden. 5. De mate van verantwoording (professionaliteit aanvrager) bepaalt de mate van sturing op de prestaties. Onder welke condities vastgoed beschikbaar wordt gesteld, is afhankelijk vanuit welk perspectief de gesubsidieerde activiteit wordt beoordeeld. In de studie Maatschappelijk Vastgoed in Verandering (PBL, 2017) worden drie perspectieven onderscheiden. Die perspectieven geven ook een handvat om de relatie tussen subsidie- en vastgoedbeleid te definiëren. Voorzieningenlogica Vastgoed wordt vooral bezien vanuit het perspectief van de behoefte aan uitoefening van de maatschappelijke activiteit. Waar behoefte bestaat aan deze activiteit, daar moet een gebouw staan om deze activiteit uit te kunnen voeren. Nabijheid en evenwichtige spreiding van voorzieningen is belangrijk. Er wordt vooral gereageerd en geanticipeerd op demografische veranderingen. Bij dit perspectief sluit de huidige werkwijze van het kostendekkend subsidiëren van de huisvesting aan. Verwevenheid van subsidie- en vastgoedbeleid is kenmerkend. 4 Komt overeen met een grondprijs van ca excl. btw voor een standaardkavel 18 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

19 Dienstverleningslogica Vastgoed is in de eerste plaats een randvoorwaarde voor het kunnen uitvoeren van de activiteit: het proces van de activiteit staat centraal. De huisvesting moet dit proces faciliteren door zijn opzet, uitstraling en ligging in een gebied waar er vraag is. Ruimtelijke aspecten zoals als spreiding en buurtfunctie zijn nog steeds belangrijk, maar komen op de tweede plaats. Bij dit perspectief wordt veel aandacht geschonken aan het keuzevraagstuk om panden in eigendom te behouden om een optimaal product aan te bieden, of juist te kiezen voor alleen nog maar huur om van het vastgoed geen risico te ondervinden. Dit perspectief is op dit moment nog niet van toepassing in de Bilt, maar sluit wel aan bij de benadering om subsidie primair te richten op de activiteit, efficiënt gebruik van beschikbare, adequaat onderhouden en functioneel geschikte gebouwen te bevorderen, het vergroten van de keuzevrijheid van gesubsidieerde instellingen en het toepassen van een normatieve huurcomponent bij de subsidiebepaling. Daarmee worden prikkels voor zowel de gesubsidieerde instelling als voor de gemeente als huisbaas van gesubsidieerde instellingen ingebouwd. Het leidt tot ontvlechting van subsidie- en vastgoedbeleid. Rendementslogica Overwegingen van efficiency van de exploitatie, de alternatieve aanwendbaarheid van grond en gebouwen, de keuze tussen huur en koop, een juiste combinatie van activiteit en doelgroep spelen bij dit perspectief een belangrijkere rol, in plaats van de nabijheid en spreiding van het aanbod van de dienst. Maatschappelijke activiteiten, waar maatschappelijk rendement zich niet (volledig) vertaalt in economisch rendement, zoeken in dit scenario naar huisvesting op locaties die ze wel kunnen betalen. De gemeente stuurt in dit scenario alleen via subsidie. Scenario s Beschikbaarheid en locatie, functionele geschiktheid en huurniveau zijn de knoppen waaraan bij accommodatieen vastgoedbeleid, in relatie tot het gemeentelijk subsidiebeleid kan worden gedraaid. Op basis van die variabelen zijn drie basisscenario s gedefinieerd. Deze basisscenario s op de volgende combinaties tussen subsidie en accommodatie. Scenario Subsidie activiteit Accommodatie 1. Accommoderen JA JA 2. Faciliteren JA Mogelijk 3. Particulier JA Nee Tabel 3 Basisscenario's relatie subsidie- en vastgoedbeleid 1. Accommoderen Dit scenario is een voortzetting van het huidige beleid, waarbij de gemeente het als kerntaak beschouwd maatschappelijk vastgoed beschikbaar te stellen ten behoeve van gesubsidieerde activiteiten. Sturen op gesubsidieerde activiteiten is mogelijk door toepassen budgetsubsidie voor activiteiten en aanvullend subsidiering van huisvesting. In beginsel zou de gemeente, zolang er geen concurrentievervalsing ontstaat, de gebouwen ook om niet beschikbaar kunnen stellen. Daarmee wordt rondpompen van geld voorkomen. Het heeft veel kenmerken van het perspectief van de voorzieningenlogica. De hoogte van de subsidie is afgestemd op de hoogte van de huisvestingslasten. Ontvlechting van subsidie en vastgoedbeleid vindt niet plaats. 2. Faciliteren In dit scenario richt het subsidiebeleid van de gemeente zich op het subsidiëren van activiteiten, maar aanvullend, vergelijkbaar met de buitensportaccommodaties, worden gebouwde voorzieningen tegen genormeerde prijzen beschikbaar gesteld aan gesubsidieerde instellingen. De grondslag voor die genormeerde prijs kan zijn: de lange termijn kostprijs/m2 van de relevante voorzieningen; een genormeerde prijs/m2. Dit model sluit het meest aan bij de dienstverleningslogica. In dit model hoeft geen sprake meer te zijn van gedwongen winkelnering. Instellingen kunnen zich ook buiten de gemeentelijke objecten huisvesten. Zeker bij toepassing van de genormeerde prijs/m2 hoeft dat geen effect op de hoogte van de subsidie te hebben. Die is immers activiteit georiënteerd. Anderzijds zal de gemeente, indien instellingen geen of onvoldoende gebruik maken van beschikbaar gestelde ruimten of panden, deze ook aan derden kunnen verhuren of vervreemden. 3. Particulier 19 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

20 In dit scenario richt het subsidiebeleid zich alleen op het subsidiëren van de activiteiten en is het beschikbaar stellen van accommodaties geen kerntaak van de gemeente. Uitgangspunt is dat de gesubsidieerde instellingen op de vrije markt waar nodig ruimten kunnen huren. Bij de bepaling van de hoogte van de subsidie wordt voor activiteiten die gebruik maken van huisvesting een normatieve huisvestingscomponent opgenomen. De hoogte zal zodanig moeten zijn, dat daarvoor op de vrije markt huisvesting mogelijk is. Dit scenario sluit het meest aan bij de rendementslogica. De Rekenkamercommissie vraag het college in het in april 2017 opgestelde onderzoeksrapport Subsidies in De Bilt de subsidie te splitsen in een huurcompensatiedeel en een inhoudelijke subsidiedeel. Daarmee wil men bereiken dat duidelijker te wordt gemaakt wat er werkelijk aan subsidie wordt uitgekeerd (voor de activiteit). Ook wordt gepleit voor het verkennen van alternatieve vormen van subsidieverstrekking en het ondersteunen van innovatieve werkwijzen van subsidie ontvangende instanties. Wanneer de drie scenario s in het perspectief van die aanbevelingen wordt geplaatst, sluiten de scenario s 2 en 3 daar meer bij aan dan het eerste scenario. Scenario 1 bevat weinig prikkels om efficiënte huisvesting van gesubsidieerde activiteiten te bevorderen. Harmoniseren is lastig omdat de historisch bepaalde situatie maatgevend is. Dat geldt in het bijzonder voor de dorpshuizen, die aanbodgestuurd zijn gerealiseerd. Effectuering van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie betekent bij toepassing van scenario 1: ontvlechting van exploitatie dorpshuis en gesubsidieerde activiteit (Groenekan en de Vierstee); differentiatie in huurniveaus via huurcompensatiedeel. Scenario 3 bevat de grootste prikkel voor efficiënte huisvesting, maar is wel erg afhankelijk van het functioneren van de vastgoedmarkt. Dit model lijkt voorshands niet realiseerbaar. In dit model vertegenwoordigen de tot het maatschappelijk vastgoed behorende gebouwen overigens ook geen strategisch belang meer. Scenario 2 is een tussenmodel, dat wel prikkels bevat voor instellingen om naar een zo goed mogelijk passende en efficiënte huisvesting te zoeken, medegebruik te optimaliseren en legt ook meer verantwoordelijkheid bij de instellingen. Toepassing van normhuren leidt impliciet tot inzicht in welk deel van de subsidie gericht is op het inhoudelijk deel. In met name scenario 2 en op korte termijn ook bij scenario 3 ontstaat voor de gemeente een groter leegstandsrisico. Dat vraagt om een alerter reageren vanuit het vastgoedmanagement op verwachte ontwikkelingen. Transformatie van de bestaande naar de gewenste situatie vraagt, vergelijkbaar met de harmonisatie van de tarieven bij de buitensportaccommodaties, om goed overleg met de maatschappelijke partners. Maar ook zal de aanbodgestuurde wijze van ontwikkeling van maatschappelijk vastgoed plaats moeten maken voor een vraaggestuurde, op participatieve ontwikkelingsprocessen steunende, werkwijze. 20 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

21 3.3 Uitgangspunten exploitatie gemeentelijk vastgoed Onder welke condities het beheer en de exploitatie van gemeentelijk vastgoed plaatsvindt stelt eisen aan de wijze waarop de vastgoedtaken moeten worden uitgevoerd. In onderstaand schema zijn de principes die voor de exploitatie en het beheer van alle gemeentelijk bezit zullen gelden, weergegeven. Tabel 4 Principes beheer en exploitatie gemeentelijk bezit Strategisch bezit ontleent zijn waarde aan de ligging (positie), niet aan de functie die het vervult. Het vertegenwoordigt daarmee op een andere wijze dan maatschappelijk vastgoed een strategisch belang voor de gemeente. Met uitzondering van de categorie Tijdelijk bezit geldt voor alle andere categorieën dat de exploitatie en het beheer van gebouwen en gronden is gericht op behoud van waarde en functionaliteit van de gebouwde objecten en het zo rendabel mogelijk exploiteren van gronden. De gemeenteraad heeft via aanvaarding van de motie Tijdelijk leegstaande accommodaties beter benutten (10-M1, ) het college verzocht voor toekomstig tijdelijk leegstaande gemeentelijke panden gebruik te maken van andere mogelijkheden dan antikraak waardoor een beleidsinhoudelijk en financieel wenselijker resultaat kan worden bereikt. Effectiever en efficiënter exploiteren van het tijdelijk bezit is mogelijk door: een betere afstemming aan te brengen tussen de exploitatie van het tijdelijk bezit en het beoogde (planvormings)proces met betrekking totde toekomstige functie van het object; het in te zetten juridisch instrumentarium bij de exploitatie van tijdelijk bezit af te stemmen op de resterende exploitatieperiode. Voorgesteld wordt om daarbij in beginsel de volgende instrumenten in te zetten: 1. Tijdelijke verhuur van objecten wanneer een pand langer dan 1 jaar leegstaat. Voor verhuur op basis van de Leegstandwet geldt niet de uitgebreide huurbescherming die bij normale verhuur geldt mits de gemeente op basis van de Leegstandwet een vergunning heeft afgegeven. Zonder deze vergunning worden de huurbeschermingsbepalingen uit het gewone huurrecht niet opzijgezet. Aan het einde van het huurcontract moet de huurder de woning of het bedrijfspand verlaten en is lege oplevering van de woning in geval start planontwikkeling gegarandeerd. 2. Anti-kraak in het geval de resterende verhuurperiode minder dan een jaar bedraagt. In situatie 1 zal onderhoud van het object zoveel mogelijk worden afgestemd op de resterende exploitatieperiode. Bij anti-kraak zal het onderhoud minimaal zijn en wordt alleen voldaan aan de veiligheidseisen. 21 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

22 3.3.1 Inzet juridisch instrumentarium In samenhang met de voorgaande paragraaf is bepaald welke contractvormen de gemeente zal inzetten bij het beschikbaar stellen van gronden en/of gebouwen aan derden. Door zoveel mogelijk met modelcontracten te werken, wordt ook een bijdrage aan de verdere harmonisatie van het gemeentelijke accommodatiebeleid worden geleverd. Tabel 5 Toe te passen contractvormen bij verschillende beheertypes Reguliere overeenkomsten Bij het aangaan van een regulier huurovereenkomst wordt onderscheid gemaakt in 290-bedrijfsruimte (bijvoorbeeld winkelruimte) en 230a-overige bedrijfsruimte (bijvoorbeeld opslagruimte). Bij 7:290 regime is na 2 jaar van rechtswege sprake van huurovereenkomst van 5+5 jaar. Partijen zijn gebonden aan de wettelijke regeling van beëindiging van de huurovereenkomst. Er zijn twee opzeggingsregimes: voor de huurovereenkomsten van vijf jaar of langer maar korter dan tien jaar geldt het stringente regime, en voor huurovereenkomsten van tien jaar of langer geldt het liberale regime. In het stringente regime gelden maar twee verplichte toewijzingsgronden (onbehoorlijke bedrijfsvoering ex artikel 7:296 lid 1 sub a BW en dringend eigen gebruik ex artikel 7:296 lid 1 sub b BW), terwijl in het liberale regime vier verplichte toewijzingsgronden (onbehoorlijke bedrijfsvoering, dringend eigen gebruik, redelijk aanbod ex artikel 7:296 lid 4 sub c BW en tot slot verwezenlijking bestemmingsplan ex artikel 7:296 lid 4 sub d BW) gelden, met daarnaast een belangenafweging op grond van artikel 7:296 lid 3 BW. In de tijd begrensde overeenkomsten Voor herontwikkelingsplannen die op korte termijn worden gerealiseerd wordt als uitgangspunt gehanteerd een kortdurende huurovereenkomst voor maximaal 2 jaar aan te gaan. Hierbij dient uitdrukkelijk de relevante opzeggingsgronden (zoals dringend eigen gebruik en het verwezenlijken van het bestemmingsplan ) te worden opgenomen. In geval van een huurovereenkomst op basis van 7:230a BW geldt dat de ontruimingsbescherming maximaal drie jaar duurt. Bruikleenovereenkomsten (anti-kraak) wordt alleen ingezet als instrument voor beveiliging voor leegstaand vastgoed of wanneer in verband met de herontwikkeling een zeer flexibele huurperiode met zeer korte opzegperiode is gewenst. Door deze benadering ontstaat een nauwe relatie tussen de planning van de herontwikkelingslocatie en de wijze waarop het pand wordt geëxploiteerd en beheerd. 22 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

23 3.4 Samenvatting beleidsvoorstellen Ten opzichte van de bestaande situatie worden in dit hoofdstuk een aantal voorstellen gedaan die moeten bijdragen aan: 1. Integreren van gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid en vergroten samenhang met gemeentelijk accommodatie- en subsidiebeleid. 2. Actualisatie en uitwerken van bestaand beleid nuancering van voorkeur voor faciliterend grondbeleid met betrekking tot gemeentelijke herontwikkelingslocaties; afbakening van grond- en vastgoedexploitatie; formuleren condities waaronder gronden en gebouwen (tijdelijk) worden geëxploiteerd en welke juridische instrumenten bij verhuur van gebouwen worden ingezet; 3. Voorstellen voor wijziging van beleid Het uitwerken van strategisch belang als motief om gemeentelijk eigendom van gronden en gebouwen na te streven; formuleren grondprijsbeleid voor sociale huur en niet-commerciële maatschappelijke voorzieningen; een op het dienstverleningsscenario horende faciliterende positie van de gemeente bij het inhoud geven aan de relatie tussen subsidie- en accommodatiebeleid van de gemeente. 23 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

24 4 De portefeuillestrategie Het vertrekpunt voor het formuleren van de portefeuillestrategie vormen de gronden en gebouwen waarover de gemeente thans beschikt. In hoofdstuk 3 is geformuleerd dat gemeentelijk eigendom van gronden en gebouwen is gewenst wanneer deze een strategisch belang van de gemeente dienen. Vanuit dat perspectief wordt in paragraaf 4.1 de portefeuillestrategie geformuleerd, die daarna wordt uitgewerkt voor de te onderscheiden deelportefeuilles. 4.1 De portefeuillestrategie De portefeuillestrategie beschrijft op welke wijze de in hoofdstuk 3 beschreven visie op het gemeentelijk gronden vastgoedbeleid vertaald kan worden naar maatregelen en handelen. 1. Gronden en gebouwen, die geen bijdrage meer leveren aan gemeentelijke beleidsdoelen worden zo snel mogelijk afgestoten of herontwikkeld. 2. Aan waardebehoud wordt inhoud gegeven door de voor planmatig onderhoud, duurzaamheid en te verbeteren bereikbaarheid van maatschappelijk vastgoed beschikbaar komende gemeentelijke middelen alleen in te zetten voor objecten met een strategisch belang voor de gemeente of cultuurhistorische waarde. 3. Nadat de juiste randvoorwaarden voor een adequaat beheer en exploitatie van maatschappelijk vastgoed zijn gecreëerd, zal beheer en exploitatie worden overgedragen aan een professionele organisatie. Ad 1: Het versneld afstoten of herontwikkelen van gemeentelijke locaties voorkomt dat de gemeente langdurig wordt geconfronteerd met verliesgevende tijdelijke exploitaties, kan bijdragen aan realisering van gemeentelijk beleidsdoelen en aan het realiseren van middelen ten behoeve van planmatig onderhoud voor de wel in portefeuille blijvende objecten. Dat vraagt om een onorthodoxe aanpak, bereidheid om knopen door te hakken en inzet van voldoende (capaciteits)middelen om de opgave te klaren. Ook hier geldt het gezegde: De kosten gaan uit voor de baat. De condities waaronder dat mogelijk is zijn in paragraaf beschreven. Ad 2: Door focus aan te brengen bij de inzet van middelen voor planmatig onderhoud, duurzaamheid en toegankelijkheid neemt de effectiviteit van de inzet van die middelen toe. Voor alle overige objecten geldt het regime voor tijdelijk beheer (zie tabel 3). Ad 3: Het schaalniveau van de gemeentelijke organisatie, de rol van regiegemeente en het streven naar meer generalistische functies verhouden zich niet goed met de eisen die aan het professioneel beheren en exploiteren van vastgoed worden gesteld. Daarom is het overdragen van die verantwoordelijkheid aan een professionele organisatie essentieel. Bij dat proces kan ook worden betrokken om maatschappelijke instellingen een grotere rol en verantwoordelijkheid te geven. Dat wordt verder uitgewerkt in hoofdstuk De portefeuille uitgewerkt naar deelportefeuilles Mede op basis van de hiervoor geformuleerde portefeuillestrategie is de bestaande vastgoedportefeuille ingedeeld in een aantal deelportefeuilles. Voor iedere deelportefeuille zijn kritische succesfactoren geformuleerd. Die vormen de basis voor de besturing van exploitatie en beheer van de gemeentelijke vastgoedportefeuille door bestuur en ambtelijke organisatie. 24 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

25 4.2.1 Huisvesting gemeentelijke organisatie Op basis van de huidige inzichten zullen alleen de objecten die onderdeel zijn van de locatie gemeentehuis op termijn nog tot deze deelportefeuille behoren. De gemeentewerf behoort nu nog wel tot deze portefeuille (zie deelportefeuille herontwikkelingsprojecten), maar zal hier binnen afzienbare termijn naar verwachting grotendeels uit verdwijnen. Voor de locatie gemeentehuis (onderdeel administratiekantoor) geldt dat uitvoeren van planmatig onderhoud, in combinatie met vergroten van de duurzaamheid en het verbeteren van de functionele geschiktheid van het gebouw voor organisatie, om substantiële investeringen vraagt. Het verwachte investeringsvolume vormt creëert een momentum om ook alternatieve opties voor de gemeentelijke huisvesting te onderzoeken. Kritische succesfactoren Flexibiliteit in gebruik Functioneel geschikt Efficiënt beheer en onderhoud Maatschappelijk vastgoed Tot deze deelportefeuille worden gerekend de dorpshuizen, binnensportaccommodaties, Lichtruim, de gronden en velden ten behoeve van de buitensportaccommodaties, waaronder ook de in erfpacht verkregen gronden Weltevreden en de brandweerkazernes- en garages. Brandweerkazernes en -garages De in de VRU deelnemende gemeenten hebben besloten het eigendom van de brandweerkazernes te behouden. Wel heeft de VRU aan alle deelnemende gemeenten onderhoudspakketten aangeboden, waarover dit najaar de besluiten moeten worden genomen. Het afnemen van deze onderhoudspakketten past in de lijn van deze nota. Daarom wordt er voorshands vanuit gegaan dat met de VRU overeenstemming kan worden bereikt over de condities waaronder die pakketten worden afgenomen. Kritische succesfactoren Functionele geschiktheid Efficiënt beheer en onderhoud Begraafplaatsen De gemeente wil het beheer en exploitatie van de begraafplaatsen uitbesteden. In samenhang met die uitbesteding zal ook het beheer en onderhoud van de op deze begraafplaatsen aanwezige opstallen worden overgedragen aan de exploitant. In het kader van de aanbesteding zal een afweging moeten worden gemaakt m.b.t.: voorafgaand aan het in beheer en exploitatie geven, wegwerken van achterstallig onderhoud waardoor sprake is van risicoreductie voor toekomstige exploitant; in beheer en onderhoud geven van panden as it is met onderhoudsplicht waardoor onderhoudsrisico s tot uitdrukking komen in de aanbieding van de inschrijvers. Kritische succesfactoren Functionele geschiktheid Efficiënt beheer en onderhoud Overig maatschappelijk vastgoed Voor het nieuwe zwembad, de sporthal Kees Boekelaan en de MFA Vierstee is besloten het beheer en de exploitatie van deze voorzieningen over te dragen aan een samen met een publiekrechtelijke partner op te richten entiteit. Alle drie de objecten vormen essentiële schakels in de structuur van maatschappelijke voorzieningen in de gemeente. Door middel van deze ontwikkeling moeten continuïteit, professionaliteit en couleur locale worden gewaarborgd. Voor de dorpshuizen in Groenekan, Hollandsche Rading en Westbroek, jongerencentrum W4 en de gerenoveerde of nieuwgebouwde sporthal H.F. Witte is dit ook gewenst. Als huurder en teven onderverhuurder draagt de gemeente ook (mede) verantwoordelijkheid voor beheer en exploitatie van het Lichtruim. Hoewel beheer en onderhoud van het Lichtruim in de eerste plaats een verantwoording van SSW is, vraagt het beheren en exploiteren van de door de gemeente gehuurde ruimten ook om een professionele benadering. Overdracht van exploitatie en beheer (incl. Lichtruim) moet bijdragen aan vergroten van de professionaliteit van beheer en exploitatie van deze voorzieningen. Dat draagt gelijktijdig ook bij aan harmonisatie van exploitatie, beheer en on- 25 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

26 derhoud van voorzieningen. De rol van de gemeente verschuift daardoor naar opdrachtgever en contractbeheerder. Bij het beheer en exploiteren van de buitensportaccommodaties kan een onderscheid worden gemaakt in de navolgende taken: het via erfpacht of verhuur, eventueel aangevuld met opstalrechten voor in eigendom van de vereniging zijnde bouwkundige voorzieningen, beschikbaar stellen van velden; het beheren en onderhouden van de sportvelden. Geadviseerd wordt om in het kader van de overdracht van beheer en exploitatie van maatschappelijk vastgoed ook te onderzoeken of en welke taken overgedragen kunnen worden. Het in erfpacht geven of verhuren van gemeentelijke gronden ligt daarbij overigens minder voor de hand dan het beheren en onderhouden van de accommodaties. Kritische succesfactoren Professioneel beheer en exploitatie Vergroten alternatieve en gemeenschappelijke aanwendbaarheid Verminderen afhankelijkheid exploitatie van subsidiebeleid Overig vastgoed Tot het overig vastgoed worden de objecten gerekend die hun huidige functie behouden, maar die (niet langer) een strategisch belang voor de gemeente vertegenwoordigen. Een onderscheid moet worden gemaakt in objecten, die in eigendom kunnen worden overgedragen en objecten, waarvan de verwachting is dat overdracht van eigendom niet mogelijk zal zijn. Woningen Het eigendom van de woningen wordt zo snel mogelijk afgestoten. In de eerste plaats zullen ze worden aangeboden aan de zittende huurder. Als die geen belangstelling heeft, zal de woning in verhuurde staat worden verkocht. Niet opbrengstmaximalisatie, maar afstoten is het primaire doel. Woonwagens Maartensdijk Onderzocht zal worden of verhuur en beheer van de woonwagens in Maartensdijk gecombineerd kan worden met de verhuur van de standplaatsen van de woonwagenstandplaatsen in De Bilt. Gymzaal De gymzaal aan de van Dijcklaan 4 is bouwkundig geïntegreerd in het schoolgebouw. Daarom zal in overleg met de Stichting Delta De Bilt worden onderzocht onder welke condities overheveling van het eigendom van de gymzaal de Stichting mogelijk is. Monumentale objecten De gemeente is eigenaar van een aantal objecten met grote cultuurhistorische waarde. Het betreft rijksmonumenten (kerktorens, duifhuis) en gemeentelijke monumenten. Onderzocht zal worden in hoeverre maatschappelijke instellingen bereid zijn om verantwoordelijkheid te willen nemen voor het beheer en onderhoud. Dit heeft alleen slagingskans als de gemeente daarvoor ook middelen beschikbaar stelt. Inzicht in de meerjarige onderhoudskosten is een essentiële voorwaarde. Volkstuinen Volkstuinen leveren een belangrijke bijdrage aan het welzijn van mensen doordat ze bijdragen aan beleving van de natuur en afhankelijk van de locatie aan rust en stilte. De gemeente is eigenaar van vijf volkstuincomplexen, waarbij er twee in zijn geheel worden verhuurd aan stichtingen (Kloosterpark en Tuinmaar). Bij de andere complexen is sprake van individuele verhuur door de gemeente aan tuinders. Ondanks het belang van volkstuinen wordt de verhuur van moestuinen niet als een kerntaak van de gemeente beschouwd. De bestaande verenigingen Kloosterpark en Tuinmaar hebben geen belangstelling voor het beheer van de andere drie locaties. De locatie Noorderkroon fungeert als groenvoorziening voor de bewoners uit de naastgelegen bebouwing. Overdracht aan SSW zou een optie kunnen zijn. Voor de twee andere locaties (Tolakkerweg in Maartensdijk en Leijenseweg in Bilthoven) wordt een uitsterfbeleid, respectievelijk opheffing geadviseerd. 26 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

27 Gronden landelijk gebied en binnen bebouwde contouren Uit de inventarisatie van gronden is gebleken dat zowel binnen de kernen als in het landelijk gebied van de gemeente gronden zijn gelegen, die hun eindbestemming nog niet hebben bereikt of waarvan de eindbestemming niet is verwerkt in de gemeentelijke administraties. De eindbestemming van die gronden kan zijn: overdragen aan natuurbeheerorganisatie en RWS (o.a. Beukenburg, gronden buiten gemeente); inbreng in toekomstige projecten (project Twisslaan, ontwikkeling v.d. Valklocatie); overdragen aan beheerder openbare ruimte (o.a. groene contouren Larenstein of natuurbeheerders) van gemeentelijk eigendom dat zijn eindbestemming heeft bereikt en nog niet in beheersysteem is opgenomen; gronden waar nieuwe bestemming aan moet worden gegeven (o.a. voormalige Ploegersgronden, die nu als tijdelijk gronddepot door de gemeente wordt gebruikt). Kritische succesfactoren Verkooptempo woningen Snelle overdracht verantwoordelijkheid beheer en exploitatie aan derden Tijdige overdracht gronden aan derden of opname in beheersystemen gemeente Herontwikkelingsobjecten De herontwikkelingsobjecten worden gevormd door panden die hun bestaande functie hebben verloren of gaan verliezen. Daarbij is een nadere indeling gemaakt in drie categorieën objecten: objecten binnen bestaande grondexploitaties; objecten waarvan inmiddels tot herontwikkeling is besloten locaties die binnen enkele jaren hun huidige functie verliezen en waar herbestemming aan de orde is. 1. Objecten, gelegen binnen reeds door de gemeenteraad vastgestelde grondexploitaties. Op de locaties van de voormalige onderwijsgebouwen Poolster en Jan Ligthartschool is in het plan Melkweg ontwikkeling van woningbouw geprojecteerd. Beiden locaties worden per 31 december 2017 ingebracht in de grondexploitatie Melkweg. Voor die tijd eventueel te maken sloopkosten zullen t.l.v. de grondexploitatie worden gebracht. 2. Herontwikkelingslocaties De herontwikkeling van de Regenboogschool, wordt in 2017 gesloopt waarna wordt gestart met het op dezelfde locatie realiseren van de nieuwbouw voor de Regenboogschool. De ALG-locaties voormalige v. Everdingenschool, Werkschuit en Akoteh. De nog te ontwikkelen ALG-locaties Burg. De Wittstraat, voormalig Buurtcentrum t Hoekie, locatie vm. Thijssenschool e.o., locaties Jan Steenlaan en voormalige Theresiaschool. De locatie Aeolusweg 14 (BSO Bonte Kraai), die na verhuizing van de Bonte Kraai naar de nieuwbouw Regenboog beschikbaar komt. 3. Toekomstige herbestemmingslocaties Huidige locatie gemeentewerf, die naar verwachting haar huidige functie grotendeels verliest na uitbesteding van een aantal gemeentelijke taken. Op basis van het bestaande dekkingsplan van de VRU alsmede het in 2020 vast te stellen nieuwe dekkingsplan van de VRU is de verwachting dat van de thans vijf brandweerlocaties twee of drie locaties overbodig worden. Het betreft de locaties in de Bilt, Groenekan en Westbroek. De gemeenteraad heeft het college bij motie verzocht nog dit jaar de planvorming voor renovatie of nieuwbouw van de sporthal H.F. Witte te willen starten Gymzaal Marie Curieweg (benodigde capaciteit kan na renovatie of nieuwbouw in de sporthal H.F. Witte worden ingevuld). 27 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

28 4.3 Effecten op exploitatie en beheer Op basis van de voorgestelde portefeuillestrategie zal de omvang van de gemeentelijke portefeuille aan gebouwen en gronden de komende jaren sterk afnemen. Wel zal rekening moeten worden gehouden met het transformatieproces dat daarvoor noodzakelijk is. Ook geeft de portefeuillestrategie richting aan de wijze waarop de komende periode inhoud kan worden gegeven aan het beheer en de exploitatie van het gemeentelijk vastgoed. Figuur 2 Beheermatrix gemeentelijk vastgoed 28 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

29 5 Organisatie gemeentelijke vastgoedtaken De Bilt definieert zich als een regiegemeente en wil meer generalistische functies. Uit de beschrijving van de portefeuillestrategie in hoofdstuk 4 ontstaat het beeld van een forse, maar eenmalige transformatieopgave. Samenhangende met de vermindering van de omvang van de vastgoedportefeuille resteert een relatief kleine structurele opgave met betrekking tothet gemeentelijk vastgoed. In dit hoofdstuk wordt uitgewerkt wat dit betekent voor de positionering van vastgoedtaken in de nieuwe gemeentelijke organisatie, die als belangrijkste kenmerk de geografische oriëntatie naar drie gebieden heeft. Als eerste wordt uitgewerkt welke effecten het principe van regiegemeente heeft voor de rolopvatting van de gemeente bij de verschillende deelportefeuilles. Daarna wordt beschreven welke taken bij het beheren van de vastgoedportefeuille zijn te onderscheiden. Op basis van die uitgangspunten wordt uitgewerkt welke taken de gemeente zelf moeten blijven doen en welke taken voor samenwerking of uitbesteding in aanmerking komen. Als laatste wordt beschreven op welke wijze de gemeentelijke taken in de nieuwe organisatie van de gemeente ingepast kunnen worden. 5.1 Betekenis regie en generalistisch voor vastgoedtaken Regie voeren is geen synoniem voor uitbesteden of privatiseren van taken, maar beoogt in de eerste plaats het managen van complexe netwerken binnen de samenleving waarbij ook aandacht bestaat voor de dialoog met de burgers, sprake is van interactieve beleidsvorming, coproductie en maatwerkoplossingen. De gemeente heeft bij het uitvoeren van haar regierol de keuze om de andere actoren strak te sturen of meer te faciliteren. Binnen die keuze kan een onderscheid worden gemaakt tussen een rol als opdrachtgever (afdwingen), coproducent (samen doen) of faciliteren (laten doen door). Vastgoed is slechts een middel voor het bereiken van beleidsdoelen. Een principiële vraag, die een regiegemeente moet beantwoorden, is hoe de vastgoedstrategie aansluit bij de strategische doelstellingen en verschillende regievormen. De conclusie zou kunnen zijn dat vastgoedtaken per definitie niet aan een (regie)gemeente, die enkel stuurt en beslist, toe behoren. Tegelijkertijd kan worden geconstateerd dat een belangrijk deel van het maatschappelijk vastgoed (zie paragraaf 2.3) eigendom van de gemeente is of door de gemeente wordt gehuurd. Kenmerken voor zich als regiegemeente ontwikkelende gemeenten is het: streven naar een kleine, flexibele, professionele gemeentelijke organisatie; vergroten efficiency en effectiviteit gemeentelijke organisatie door uitbesteden niet-kernactiviteiten; vergroten bestuurskracht door sturing op hoofdlijnen en niet op details/uitvoering; samenwerken en beperken taken en verantwoordelijkheden van de gemeente om interventiefuik 5 te voorkomen. Meer generalisten en minder specialisten in de organisatie sluit aan bij die ontwikkeling. Het beheren, exploiteren en (her)ontwikkelen van vastgoed vraagt juist om specifieke kennis en kunde. Kennis waar de bestaande organisatie in onvoldoende mate over beschikt. Gezien de bestaande situatie en de gewenste ontwikkelingsrichting is de conclusie gerechtvaardigd dat het streven naar een professionele uitoefening van alle vastgoedtaken door de ambtelijke organisatie geen voor de hand liggende keuze is. Daarom wordt in dit hoofdstuk de focus gelegd op de beantwoording van de vraag welke taken de gemeente met betrekking tot vastgoedtaken wel moet blijven uitoefenen, hoe die worden ingebed in de gemeentelijke organisatie en welke taken door derden uitgevoerd kunnen worden. In tabel 6 is per deelportefeuille aangegeven welke rolopvatting van een regiegemeente daarbij het meest aansluit. 5 Wanneer beleidsmakers klem zitten tussen hoge verwachtingen van burgers aan de ene kant, en (te) weinig middelen om tegemoet te komen aan die verwachtingen aan de andere kant 29 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

30 Huisvesting gemeentelijke organisatie Regierol: opdrachtgever Overig Vastgoed Regierol: Opdrachtgever (afstoten) Samen Doen (beheer monumentale objecten) Maatschappelijk Vastgoed Regierol: Facilitator Herontwikkeling Regierol: Samen doen Tabel 6 Rolopvatting deelportefeuilles 5.2 Vastgoedtaken Afbakening vastgoedtaken Vastgoedmanagement betreft het geheel aan beheer- en ontwikkelactiviteiten van gronden en gebouwen, die worden ingezet ten behoeve van het realiseren van organisatie- en beleidsdoelstellingen. Aard en omvang van de activiteiten worden beïnvloed door het karakter van de deelportefeuilles. Vastgoedmanagement kent drie sturingsniveaus: strategisch, tactisch en operationeel management. Per niveau zijn de producten of diensten benoemd. Vastgoedmanagement Het op een samenhangende wijze op strategisch-, tactisch- en operationeel niveau coördineren van de vastgoedtaken. Financieel-economische taken Het ondersteunen van het afwegingsproces over de optimale allocatie van beschikbare middelen over de verschillende deelportefeuilles en individuele objecten en/of locaties en het vertalen van de portefeuillestrategie naar investeringsanalyses en -programma s. Bij de deelportefeuilles huisvesting gemeentelijke organisatie en maatschappelijk vastgoed heeft deze functie het karakter van controlling. Bij de deelportefeuilles overig vastgoed en herontwikkeling is het een combinatie van plan- en vastgoedeconomische taken. Technische taken Tot dit takenpakket worden gerekend het opstellen van meerjarige onderhoudsplannen, deze vertalen naar een jaarlijks onderhoudsprogramma en uitvoeren van dit gepland onderhoud, klachten- en calamiteitenonderhoud, toezicht op uitvoerende werkzaamheden en het bijhouden van wijzigingen in wet- en regelgeving en adviseren van de organisatie over deze aspecten. Ook het laten beheren van de gronden, niet zijnde openbare ruimte alsmede het tijdig laten amoveren van gebouwen in het kader van het bouwrijp maken van uit te geven gronden wordt tot dit takenpakket gerekend. Tot de technische taken behoort ook de bouwadvisering ten behoeve van renovatie en nieuwbouw van zowel gemeentelijk vastgoed als onderwijsgebouwen (o.a. opstellen van pve s en/of bouwkundige advisering) Commerciële taken Binnen de kaders van het (accommodatie)beleid en de portefeuillestrategie behoren tot dit takenpakket het aanen verkopen van gronden en gebouwen, aan- en verhuren, verpachten of in gebruik geven van gronden en gebouwen en adviseren van de organisatie over deze aspecten. Ook de in het kader van faciliterend grondbeleid in verband met kostenverhaal te sluiten anterieure- en eventueel posterieure overeenkomsten worden daartoe gerekend. De uitvoering gebeurt bij voorkeur op basis van modelcontracten en wordt waar nodig door juridische advisering ondersteund. Het afstemmen tussen vraag (gebruikerswensen) en aanbod en het in samenhang met financieel-economische en technische aspecten analyseren daarvan wordt ook tot deze taak gerekend. Contractmanagement, contractbeheer- en administratieve taken Onder contractmanagement wordt in dit kader verstaan het faciliteren van het contracteringsproces door middel van standaardisatie van en beheren van contractvormen. Contractbeheer behelst het bewaken van nakoming van de verplichtingen in de overeengekomen contracten en het verder beheren van contracten. Tot het admini- 30 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

31 stratief beheer worden gerekend het beheren van de gegevens over de gemeentelijke vastgoedportefeuille en zorgen van afstemming van die gegevens met financiële administratie, zaaksysteem en geografisch informatiesysteem. Strategisch niveau De hoofdactiviteit op strategisch niveau is het periodiek (in beginsel eenmaal per vier jaar) opstellen van de beleidskaders voor het gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid. Het definieert met behulp van welke instrumenten en middelen met betrekking totgrond- en vastgoedbeleid gemeentelijke beleidsdoelen gerealiseerd kunnen worden. Het vormt de basis voor de portefeuillestrategie, die jaarlijks wordt herijkt. Investeringsanalyses worden opgesteld om de haalbaarheid en effecten van de beleidsdoelstellingen en portefeuillestrategie te onderbouwen. Producten Nota grond- en vastgoedbeleid; Portefeuillestrategie; Investeringsanalyses. Tactisch niveau Het tactisch niveau is gericht op het vertalen van de portefeuillestrategie naar deelportefeuilles en individuele objecten. Het karakter van de activiteiten verschilt per deelportefeuille. Aspect Financieel-economisch Gemeentelijke huisvesting Maatschappelijk vastgoed Analyse exploitatieresultaat in rela- tie tot maatschappelijk rendement Overig vastgoed Kostenanalyses in relatie tot huisvestingswensen gebruikers Vaststellen opbrengstdoelstellingen (Her)ontwikkeling vastgoed Financiële haalbaarheidsanalyse Technisch MJOP MJOP Beheer- en onderhoudstrategie Commercieel Analyseren en vertalen van gebruikerswensen n.v.t. Huur- en tarievenbeleid Grondprijzenbeleid Contractmanagement Modelcontracten Modelcontracten Beheerstrategie Aan- en verkoopstrategie Modelcontracten Tabel 7 Taken op tactisch niveau Operationeel niveau Op operationeel niveau vindt uitvoering van de administratieve, technische en commerciële activiteiten alsmede beheer en bewaking van beschikbare middelen plaats. 31 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

32 Aspect (her)ontwikkeling Gemeentelijke huisvesting Bouwadvisering ook in relatie tot beheer en exploitatie Technisch Planmatig en dagelijks onderhoud Commercieel juridisch en Contract en administratief beheer (inci- Verhuren denteel) Planmatig dagelijks derhoud Maatschappelijk vastgoed Bouwadvisering ook in relatie tot beheer en exploitatie Aan- en verhuren, vestiging div. rechten, etc. vast- Overig goed n.v.t. en on- Verkopen Verhuur Planmatig en dagelijks onderhoud 1. Beheer gegevens gemeentelijke vastgoedportefeuille 2. Financiële administratie (huurregister, debiteuren, etc.) Tabel 8 Taken op operationeel niveau (Her)ontwikkeling vastgoed n.v.t. Calamiteitenonderhoud en tijdelijk beheer Slopen Aan- en verkopen Tijdelijk verhuren Zelf doen, uitbesteden of samenwerken Bij de uitvoering van de vastgoedtaken heeft de gemeente de keuze tussen zelf doen, uitbesteden of samenwerken. Uitbesteden of samenwerken houdt in dat die taken niet (meer) door de ambtelijke organisatie van de gemeente De Bilt worden uitgevoerd. De keuze tussen uitbesteden of samenwerking met is een nadere uitwerking van die beslissing. Welke taken de gemeente als regiegemeente zelf moet (kunnen) uitvoeren en welke taken door derden uitgevoerd kunnen worden is getoetst m.b.v. de volgende criteria: 1. Is er wettelijke vrijheid om de taak uit te besteden of samen te werken met anderen? 2. Welke gemeentelijke beleidsvrijheid is er? 3. Is de taak los te koppelen van andere gemeentelijke taken? 4. Kosten, kwaliteit en reductie van kwetsbaarheid? 5. Risico s Voor het eerste criterium geldt dat er geen wettelijke beperkingen zijn om taken uit te besteden of samen te werken. Regiegemeente willen zijn en streven naar meer generalistische functies biedt in samenhang met de in paragraaf 5.1 gehanteerde rolopvatting bij de verschillende portefeuilles ruimte om taken door derden uit te laten voeren. Wanneer de gemeente zorgt voor duidelijke beleidskaders en op basis daarvan opereert, zijn de specialistische taken los te koppelen, kunnen risico s worden beperkt en op kosten worden gestuurd. Goed opdrachtgeverschap is hier het sleutelwoord. Daarmee kan worden gestuurd op kosten, kwaliteit en risico s. Uitbesteden van deelportefeuilles Voor de deelportefeuille maatschappelijk vastgoed kan aan de faciliterende rol van de gemeente inhoud worden gegeven door het beheer en mogelijk ook de exploitatie van deze portefeuille volledig uit te besteden of over te dragen aan een samenwerkingsverband. De faciliterende rol van de gemeente uit zich in het verantwoording nemen voor de beschikbaarheid van functioneel en technisch adequaat vastgoed ten behoeve van de uitoefening van in het kader van gemeentelijke beleidsdoelstellingen relevante maatschappelijke activiteiten. Deze benadering sluit ook aan bij het in paragraaf 3.2 gepresenteerde scenario faciliteren. Belangrijke voorwaarden daarvoor zijn dat: het gemeentelijke accommodatiebeleid robuust is; de portefeuille op orde is; geen sprake is van achterstallig onderhoud, dan wel middelen beschikbaar zijn om deze achterstand weg te werken. Voorshands wordt ervan uit gegaan dat bij uitbesteding of samenwerking het exploitatierisico (nog) niet kan worden overgedragen, maar door deze werkwijze wel de professionaliteit van beheer en exploitatie zullen toenemen. De faciliterende rol van de gemeente kan in deze benadering mogelijk nog worden benadrukt door de voor exploitatie en beheer beschikbare budgetten van die voorzieningen (op termijn) over te dragen aan de maat- 32 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

33 schappelijke instellingen. Die kunnen in dat model als (gemandateerd) opdrachtgever namens de gemeente richting de door de gemeente ingeschakelde partij voor beheer en exploitatie optreden. Voor de andere portefeuilles geldt dat uitbesteding van een deelportefeuille als geheel niet mogelijk of wenselijk is. De relatie tussen gemeentelijke huisvesting en de organisatie kent te veel verwevenheid. Maatwerk is belangrijk en maatwerk uitbesteden is duur. De deelportefeuille overig vastgoed is te divers van aard. Bij de deelportefeuille Ontwikkelingslocatie is sprake van een nauwe verwevenheid met het gemeentelijk beleid op het gebied van wonen, ruimtelijk beleid en economie. Voor deze portefeuille zal per locatie de keuze tussen het toepassen van een actief of faciliterend grondbeleid aan de orde zijn. Voorshands is gekozen voor een actief grondbeleid. Uitbesteden van individuele taken Specialistische taken of taken die slechts incidenteel uitgevoerd worden, maar wel om veel expertise vragen, komen vooral voor uitbesteding in aanmerking. Deze specialistische taken sluiten niet aan bij de heersende organisatiefilosofie. Maar daarnaast beperkt het schaalniveau van de gemeente De Bilt ook de financiële ruimte om deze capaciteit structureel in de eigen formatie op te nemen. Tot deze categorie taken behoren: Vastgoedmanagement formuleren van grond- en vastgoedbeleid (gemiddeld eenmaal per vier jaar); Financieel-economische taken plan- en vastgoedeconomische expertise ten behoeve van de financieel-economische begeleiding van herontwikkelingsprojecten en incidentele vastgoedvraagstukken; Technische taken bouwadvies; opstellen van MJOP s; het uitvoeren van planmatig- en calamiteitenonderhoud; het amoveren van opstallen. Commercieel het tijdelijk beheren en exploiteren van gebouwen. Juridische taken juridische expertise ten behoeve van ontwikkelingslocaties. Kerntaken gemeentelijke vastgoedportefeuille De kerntaken die op basis van deze benadering door de gemeentelijke organisatie zelf uitgevoerd worden, zijn gericht op regievoering van de totale portefeuille, bestaande uit de volgende kerntaken: formuleren en (laten) realiseren portefeuillestrategie; beheren portefeuille, incl. contract- en administratief beheer portefeuille; financieel-economische advisering met betrekking tot deelportefeuilles gemeentelijke huisvesting en overig vastgoed; uitvoering van de commerciële taken 6 (afstoten bezit, verhuur objecten, herziening contracten, etc.); juridische advisering met betrekking tot voornoemde taken. 5.3 Positionering structurele taken binnen de organisatie Besturingsmodel Het gebrek aan eigenaarschap, samenhang en eenheid in methoden en processen kenmerken de bestaande situatie. Om die situatie in de nieuwe organisatiestructuur op te kunnen lossen is een besturingsmodel nodig, dat 6 Voor de deelportefeuille maatschappelijk vastgoed kan het overdragen van exploitatie en beheer ook inhouden dat uitvoering van commerciële taken overgedragen worden. 33 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

34 de verantwoordelijkheid van de gebiedsteams combineert met de noodzaak op gemeentelijk niveau op een professionele wijze de gemeentelijke vastgoedportefeuille te beheren. Daarom wordt geadviseerd om de totale vastgoedportefeuille in een matrix in te richten waarbij geldt dat: de verschillende gebiedsteams verantwoordelijk worden voor de gebiedsportefeuille, die is gedefinieerd als alle gronden en gebouwen die zijn gelegen binnen de gebiedsbegrenzing; op gemeentelijk niveau één functionaris verantwoordelijk wordt voor de ontwikkeling van de totale gemeentelijke vastgoedportefeuille. Vastgoed Gemeentelijke vastgoedportefeuille Gebiedsportefeuilles Central De Bilt Bilthoven Groene Support Deelportefeuilles Kernen Gemeentelijke huisvesting Gemeentewerf Gemeentehuis Maatschappelijk Vastgoed 7 X X X Overig Vastgoed X X X Herontwikkelingslocaties X X X Tabel 9 Gemeentelijke vastgoedportefeuille als matrix Voorgesteld wordt om: 5. De Eenheid Gebieden verantwoordelijk te laten zijn voor de deelportefeuilles maatschappelijk vastgoed, overig vastgoed, herontwikkelingslocaties en gemeentewerf 6. De binnen de Eenheid Gebieden te onderscheiden teams verantwoordelijk te laten zijn voor: het exploitatieresultaat van de gebiedsportefeuille (team Mens & Leefomgeving); contract- en administratief beheer van de gebiedsportefeuille (team Mens & Leefomgeving); uitoefening van de regierol met betrekking tothet technisch beheer van de vastgoedportefeuille (team Mens & Leefomgeving); het signaleren en agenderen van gewenste ontwikkelingen met betrekking totfunctionaliteit, gebruik en kwantiteit van maatschappelijke voorzieningen ten behoeve van het periodiek formuleren van grond- en vastgoedbeleid alsmede de herijking van de portefeuillestrategie (team Mens & Leefomgeving); de realisatie van de herontwikkelingslocaties (team Sociale & Ruimtelijke Ontwikkeling) en door derden te beheren (en exploiteren) maatschappelijk vastgoed (Team Kwaliteit Leefomgeving) 7. De eenheid Centrale Ondersteuning verantwoordelijk te laten zijn voor de tot de deelportefeuille gemeentelijke huisvesting behorende locatie gemeentehuis en op basis van de principes van facilitymanagement inhoud te geven aan de dienstverlening aan bestuur en ambtelijke organisatie. 8. Het gemeentelijk belang van verbetering van de kwaliteit van beheer en exploitatie van de vastgoedportefeuille tot uitdrukking te brengen door de kwartiermaker Eenheid Gebieden aan te wijzen als opdrachtgever (eigenaar) voor de exploitatie en het beheer van de gemeentelijke vastgoedportefeuille en aan die rol van eigenaar de volgende inhoud toe te kennen: verantwoordelijk voor het periodiek laten formuleren van het grond- en vastgoedbeleid; sturing geven aan de jaarlijkse actualisatie van de portefeuillestrategie; laten vertalen van die gemeentelijk portefeuillestrategie naar de gebiedsportefeuille inclusief de toewijzing van de daarvoor beschikbare budgetten. De levenscyclus van vastgoed door de organisatie is in figuur 3 aangegeven. 1. Het team Kwaliteit en Leefomgeving is verantwoordelijk voor beheer en exploitatie van het bestaand vastgoed (de vastgoedexploitatie). 2. De in hoofdstuk 3 (figuur 1) getrokken grens, wanneer vastgoed zijn functie verlies en de vastgoedexploitatie overgaat in tijdelijke exploitatie, markeert het moment van overdracht naar het team Sociale en Ruimtelijke Ontwikkeling, Dit team is verantwoordelijk voor de tijdelijke exploitatie en het formuleren van de kaders waarbinnen het object wordt (her)ontwikkeld of wordt afgestoten. 3. De transformatie van vastgoed (herontwikkelingslocaties) vraagt om specifieke capaciteit, die niet in de structurele formatie is opgenomen. Geadviseerd wordt om de daarvoor benodigde externe capaciteit (planeconomie, juridische expertise, maatvoering in combinatie met cultuur- en civieltechnische capaciteit) onder leiding van een projectleider te bundelen in één werkverband. Dit werkverband kan in opdracht van en bin- 7 Overwogen kan worden om gezien de samenhang tussen de brandweerlocaties bestaat, deze te positioneren bij het Team ondersteuning Gebieden. 34 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT Figuur 3 Levenscyclus gemeentelijk vastgoed

35 nen de door de gebieden geformuleerde kaders de herontwikkelingslocaties realiseren. Aansluitende bij de structuur van de nieuwe organisatie lijkt bundeling in een pop-up team het meest voor de hand liggend. 4. Na herontwikkeling wordt, wanneer het vastgoed gemeentelijk eigendom blijft, het weer overgedragen aan het team Mens en Ontwikkeling en is de cirkel weer rond Rollen en benodigde structurele capaciteit Op basis van de spreiding van de vastgoedobjecten over de drie gebieden blijkt dat het zwaartepunt van de gebouwen in Bilthoven te liggen, maar zijn relatief veel gronden gelegen in de Groene Kernen. Clustering van de vastgoedtaken in een beperkt aantal functies versterkt professionalisering en vergroten eenduidigheid van de in werkwijze. Die benadering resulteert in de navolgende functies. Adviseur vastgoedmanagement Het formuleren en realiseren portefeuillestrategie en het adviseren over toepassing van grond- en vastgoedbeleidinstrumenten (aan- en verkoop, anterieure en samenwerkingsovereenkomsten, tijdelijk beheer, bouw- en woonrijpmaken, etc.). Financieel-economische adviseur Advisering met betrekking totexploitatie vastgoedportefeuille en financiële haalbaarheidsanalyses ten behoeve van formuleren van de portefeuillestrategie. Portefeuillebeheerder Het zorgdragen voor beheer en onderhoud van gronden en gebouwen (opdrachtgever voor opstellen en periodiek actualiseren van het MJOP, vertalen naar een onderhoudsplanning, aansturen en laten uitvoeren van calamiteitenonderhoud alsmede daaruit voortvloeiende budgetbeheer voor de vastgoedgoedportefeuille. Het adviseren van de organisatie over deze aspecten. Commercieel medewerker Het (tijdelijk) laten verhuren, verpachten of in gebruik geven van gemeentelijke gronden en gebouwen alsmede afstoten, respectievelijk overdragen van gemeentelijke eigendommen aan derden, uitgezonderd de verhuur van gymzalen en sporthallen. Contractbeheer van de voor gronden en gebouwen met derden gesloten overeenkomsten. Het adviseren over deze aspecten. 35 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

36 Juridisch adviseur De juridische advisering bij contractvorming met betrekking tothet in gebruik geven, (tijdelijk) verhuren of verpachten van gronden en gebouwen. Administratieve ondersteuner Het verzorgen van het administratief beheer van de portefeuille met betrekking tot vastlegging in zaaksysteem, aansluiting met financiële administratie en geografisch informatiesysteem. Facilitymanagement gemeentelijke huisvesting Verzorgen van huisvesting van de gemeentelijke organisatie het beheer en onderhoud van gebouw, beschikbaarheid werkplekken, ruimtebeheer en hygiëne en beveiligings- en hospitality. Met betrekking tothet (laten) opstellen van MJOP en onderhoudsplanning kan deze functie leunen op portefeuillebeheerder. Bij de toewijzing van de formatie ( Was-wordt-lijst ) is voorshands als uitgangspunt gehanteerd om medewerkers in één gebiedsteam te positioneren. Toepassen van deze strategie voor de positie van vastgoedtaken is gezien de spreiding van het bezit over de gebieden formatief niet mogelijk en ook niet wenselijk. Daarom wordt voorgesteld een model toe te passen waarbij alle vastgoedformatie in één gebiedsteam formatief wordt ondergebracht. Vanuit deze organisatorische positie voeren deze medewerkers dan hun taken in opdracht van alle gebiedsteams uit. Bijkomende voordeel is ook dat de per team benodigde inzet in de tijd, gezien de te verwachten afname van de omvang van de vastgoedportefeuille, flexibel aangepast kan worden. Voor de vastgoedprocessen zal ook sprake moeten zijn van een sterrolhouder. Deze is verantwoordelijk voor de coördinatie van dit proces. Via deze rol kan worden gestuurd op de kwaliteit en samenhang van de werkzaamheden van de medewerkers, die belast zijn met vastgoedtaken. Geadviseerd wordt om deze rol voorshands te koppelen aan de functie adviseur vastgoedmanagement. Dat sluit niet uit dat in een latere fase iemand anders deze rol op zich kan nemen Benodigde capaciteit In tabel 10 is aangegeven welke capaciteit de komende drie jaren noodzakelijk is om de taken uit te kunnen voeren. Bij het bepalen van die capaciteit is als uitgangspunt gehanteerd dat: geen andere functies in de organisatie meer belast zijn met contractvorming en beheer en exploitatie van gemeentelijk vastgoed 8 ; de in tabel 10 opgenomen capaciteit verantwoordelijk is voor het (tijdelijk) beheren en exploiteren van alle gemeentelijke vastgoed (incl. Lichtruim) binnen de vastgestelde kaders; verkopen, verhuren, verpachten, etc. van openbare ruimte niet tot het takenpakket behoort en op andere wijze binnen de teams ingevuld moet worden. Tabel 10 Benodigde capaciteit vastgoed 8 In de huidige situatie vindt contractering ten behoeve van onderwijs, sport en andere objecten plaats onder aansturing van de verschillende beleidsvelden met ondersteuning van juridische capaciteit. 36 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

37 5.3.4 Relaties met systemen Ter ondersteuning van de vastgoedprocessen zullen de navolgende systemen worden ingezet: het zaaksysteem als basis voor contractbeheer; het financieel systeem ten behoeve van budgettering, verwerking financieel-administratieve processen en basis voor verantwoording; het geografisch informatiesysteem als basis voor het beschrijven (ligging, objecten, adressen en functies) van het gemeentelijk vastgoed ten behoeve van gebruik door de hele organisatie (digitale eigendomskaart ). Bij de inrichting van die systemen wordt een aantal principes gehanteerd: eenduidig gegevens beheer (op termijn dient naar eenmalige opslag van gegevens gestreefd te worden, maar daarvoor is een andere gegevensarchitectuur noodzakelijk); de eenheid Gebieden is verantwoordelijk voor het beheer en registratie van de gegevens in het zaaksysteem en Geografisch informatiesysteem de eenheid Gebieden is verantwoordelijk voor een relatietabel (portefeuille), die de in beheer en exploitatie zijnde portefeuille relateert met de gegevens in zaaksysteem, Geografisch informatiesysteem, Financieel Systeem en de relatie met het MJOP beschrijft. de cluster Centrale Support is verantwoordelijk voor beheer van debiteuren en crediteuren en daarmee samenhangend incassobeleid. Figuur 4 Relaties tussen systemen Uitgangspunt van figuur 4 is dat: via gemeentelijke applicatie GeoWeb de medewerkers in de organisatie een actueel inzicht verkrijgen in spreiding gemeentelijke eigendommen en gebruik van die eigendommen via in de systemen aanwezige gegevens periodiek een actueel overzicht van de portefeuille kan worden gemaakt. Hoewel deze handmatige koppeling tussen systemen niet de meest efficiënte werkwijze is, is het in het perspectief van de in omvang afnemende portefeuille en de fase waarin de organisatie verkeert wel de meest logische. Ook sluit het aan bij de huidige informatiearchitectuur van de gemeente. 37 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

38 6 Implementatie De implementatie van de in dit rapport voorgestelde maatregelen zal de komende periode, waarin de gemeentelijke organisatie ook in een ombouwfase verkeert toch de nodige aandacht vragen. De ervaringen in de afgelopen jaren, waarin diverse pogingen zijn ondernomen delen van de portefeuille af te bouwen als de professionaliteit van de uitvoering van vastgoedtaken te verbeteren, hebben geleerd dat dit een zeer hardnekkig traject is. Het vraagt om zowel voldoende mandaat als gezag, bij zowel bestuur als organisatie, zeker in een periode waarin de organisatie ingrijpend wordt gewijzigd. In dit hoofdstuk wordt een voorstel gedaan over de wijze waarop de uitvoering van de maateregelen kan worden gewaarborgd. Daarbij is een onderscheid gemaakt tussen de tijdelijke en structurele taken. Basis voor de uitvoering van die aanbevelingen is besluitvorming door directie, college van B&W en de gemeenteraad. Daarnaast wordt bij de implementatie voorgesteld in eerste instantie prioriteit te geven aan het verder op orde brengen van de systemen. Daardoor ontstaat een stabiele situatie en wordt het inzicht voor de organisatie vergroot. Het implementatieproces op hoofdlijnen is in onderstaand schema weergegeven. Dat is gebaseerd op de aanname dat het besluitvormingsproces dit jaar wordt afgerond. Parallel hieraan vindt de inrichting van de systemen plaats en wordt al gestart met de voorbereiding van de uitvoering van het MJOP. Na vaststelling van de programmabegroting 2018 wordt de voorbereiding verder uitgewerkt. Als uitgangspunt is gehanteerd dat de start van de nieuwe organisatie 1 januari 2018 is, maar dat de inrichting van de nieuwe vastgoedorganisatie pas is afgerond na structurele invulling van alle functies. Met het afstoten en uit portefeuille nemen van bezit alsmede de voorbereiding van overdracht en beheer en exploitatie maatschappelijk bezit wordt gestart als bekend is op welke basis de overdracht van exploitatie en beheer van het nieuwe zwembad, de MFA Vierstee en de Kees Boekehal plaats zal vinden. Figuur 5 Implementatieschema op hoofdlijnen 6.1 Uitwerking stappen implementatieproces Besluitvormingsproces Om de in dit adviesrapport voorgestelde maatregelen te kunnen effectuering is besluitvorming door directie, college van B&W en de gemeenteraad noodzakelijk. 38 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

39 Augustus Besluitvorming directie ambtelijke organisatie m.b.t.: inbedding vastgoedtaken in nieuwe gemeentelijke organisatie; aanbieding visie op grond- en vastgoedbeleid en portefeuillestrategie aan college B&W. September Besluitvorming college B&W aanbieden visie op grond- en vastgoedbeleid aan gemeenteraad; uitgangspunten portefeuillestrategie. 3. Besluitvorming gemeenteraad november 2017 visie op grond- en vastgoedbeleid; kennis nemen van portefeuillestrategie Inrichten systemen De nieuwe organisatie zal naar verwachting 1 januari 2018 starten. Het is zaak dat vanaf september tot en met december 2017 de verdere inrichting van de systemen vormt krijgt. Daarom wordt voorgesteld om de huidige projectgroep onder leiding van een projectleider verantwoordelijk te maken voor die taak. In de afgelopen maanden zijn de gegevens over eigendommen en contracten verzameld en beoordeeld. Het is nu zaak om de verzamelde gegevens adequaat te verwerken in de systemen. September tot december Afronden inrichten Geoweb omgeving om gegevens over eigendommen voor de ambtelijke organisatie te ontsluiten (een voorlopige inrichting is ingericht) 2. Op basis van geïnventariseerde contracten gegevens vastleggen in nieuw ingerichte zaaksysteem waarmee de basis wordt gelegd voor adequaat contractbeheer vanaf Afronden inrichting begroting 2018 op basis van in projectgroep vastgestelde indeling naar projecten budgetten herschikken (zie bijlage 1); conclusies analyses Lichtruim verwerken in begroting 2018; Opbrengsten verhuur openbare ruimte toewijzen aan relevante begrotingsposten; 4. De uit analyses van contractgegevens en gefactureerde posten opgetreden verschillen in 2016/2017 alsnog corrigeren. 5. inbreng voormalige onderwijsgebouwen Poolster en Jan Ligthartschool is in het exploitatiegebied Melkweg; 6. inbreng gemeentelijke eigendommen met openbaar karakter in beheersystemen gemeente. De inbreng van gemeentelijke gronden in de beheersystemen voor de openbare ruimte hebben betrekking op: bermen, groen en verharding met een openbaar karakter, die bij de inventarisatie van het gemeentelijk vastgoed buiten beschouwing zijn gelaten; in het kader van ontwikkeling Larenstein gerealiseerd groenvoorziening; de als openbare ruimte op aangemerkte gronden. Lichtruim Op basis van de analyse van de beheer- en exploitatiecondities van het Lichtruim is geconcludeerd dat de volgende maatregelen noodzakelijk zijn om transparantie en eenduidigheid van beheer en exploitatie van de gemeentelijke ruimtes te verbeteren: op korte termijn opstellen van overeenkomsten met Stichting Delta De Bilt en Stichting Kinderopvang De Bilt over de condities waaronder ruimten ten behoeve van Wereldwijs en Vroeg- en voorschoolse educatie beschikbaar worden gesteld; Lichtruim inrichten als gemeentelijke kostenplaats, waar alle kosten en opbrengsten worden verantwoord; Doorbelasten van kosten Kunstruim naar interne gebruikers (onderwijs, cultuur en Centrum voor Jeugd en Gezin) op basis van eenduidige rekensystematiek. Vertegenwoordiger aan te wijzen, die namens de gemeente zitting neemt in het LT-overleg Lichtruim met als opdracht de gemeentelijke belangen te vertegenwoordigen. 39 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

40 6.1.3 Inrichten organisatie Op basis van de in hoofdstuk 5 geadviseerd inrichting van de organisatie zal voor 1 januari 2018 bepaald moeten worden op welke wijze de functies worden bezet. Geadviseerd wordt om voor de specifieke vastgoedfuncties een nieuw functieprofiel vast te stellen. Daarmee wordt geaccentueerd dat een nieuwe start met een andere werkwijze ontstaat. Nieuwe functieprofielen Advisering vastgoedmanagement (1,0 fte) Portefeuillebeheer (1,0 fte) Commerciële taken (1,0 fte) Bestaande functieprofielen Juridische advisering (1,0 fte) Financieel-economische advisering (0,3 fte) Ondersteuning GIS/CAD (0,2 fte) Facilitymanagement (1,0 fte) Administratieve ondersteuning (0,4 fte) Onderhoudsplanning en duurzaamheid Op basis van de door de gemeenteraad via de kadernota beschikbaar gestelde middelen voor onderhoud, duurzaamheid en vergroten toegankelijkheid van maatschappelijke voorzieningen en reeds beschikbaar gestelde budgetten, zal een onderhoudsplanning voor 2018 worden opgesteld. Er wordt als uitgangspunt gehanteerd dat de noodzakelijke werkzaamheden zoveel mogelijk als pakketten worden aanbesteed. Ook wordt rekening houden met het in kunnen zetten van een deel van de verkoopopbrengst locatie voormalige v. Everdingenschool tot maximaal in 2018, zodat in 2018 een budget van beschikbaar is voor onderhoud. Bij de opstelling van de onderhoudsplanning zal ook inzet van de voor duurzaamheid gebouwen en verhogen toegankelijkheid van maatschappelijk vastgoed worden betrokken. Daarvoor zal globaal de volgende planning worden gehanteerd: e kwartaal: uitvoeren quickscans en ontbrekende MJOP s door derden, opstellen jaarplan 3 e en 4 e kwartaal: definitief maken jaarplan 2018 (na besluitvorming programmabegroting 2018), uitwerken clustering onderhoudsactiviteiten en werkverdeling (personele bezetting). Waar mogelijk kunnen in vierde kwartaal de eerste bouwkundige opnames ten behoeve van planvoorbereiding gedaan worden e - en 2 e kwartaal: planvoorbereiding (bouwkundige opnames, opstellen werkomschrijvingen en aanbestedingsdocumenten grote clusteringen) aanbesteding grote clusteringen + planvoorbereiding overige clusteringen contractvorming aannemers + werkvoorbereiding. 3 e en 4 e kwartaal: aanbesteding overige clusteringen en uitvoering reeds aanbestede onderhoudswerkzaamheden (uitloop werkzaamheden en planvoorbereiding 2019 In tabel 11 is aangegeven voor welke objecten een MJOP beschikbaar is of op korte termijn beschikbaar komt. Voor die objecten zal, in samenhang met het aspect duurzaamheid een uitvoeringsplanning 2018 worden opgesteld. 40 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT

41 Tabel 11 Bij uitwerking MJOP en duurzaamheid te betrekken objecten De voor de voorbereiding, aanbesteding en begeleiding van de uitvoering benodigde capaciteit bedraag 8-10% van de geraamde uitvoeringskosten en worden t.l.v. de beschikbare budgetten gebracht. Tevens kan, zo lang de structurele informatie niet is ingevuld, die vacatureruimte als dekking worden ingezet. Voor de uitvoering is beschikbaar: MJOP Duurzaamheid De in 2018 voor duurzaamheid beschikbare middelen worden ook ingezet ten behoeve van verduurzaming van buitensportaccommodaties. Daarvoor wordt een afzonderlijk voorstel opgesteld. Voorshands kan rekening worden gehouden met een budget van ten behoeve van verduurzaming van buitensportaccommodaties. Ten behoeve van de verbetering toegankelijkheid maatschappelijke gebouwen, waarvoor een budget van in 2018 beschikbaar is, zal een inventarisatie onder maatschappelijke instellingen plaatsvinden. Dat gebeurt via het beleidsveld sport Uit portefeuille te lichten gronden en gebouwen Met uitzondering van de maatregelen waarvoor de beleidskaders al wel uitgekristalliseerd zijn, kan met het uit de portefeuille lichten van gronden en gebouwen pas worden gestart nadat de portefeuillestrategie is gestart. Om de werkdruk, ook in het licht van de transformatie naar de nieuwe gemeentelijke organisatie, te kunnen beheersen, wordt geadviseerd met de uitvoering van deze maatregelen pas vanaf het 1 e kwartaal 2018 te starten. Directe effectuering overdracht gronden a. Overdracht gronden aan RWS. b. Verkoop gronden Beukenburg aan het Utrechts Landschap. Start vanaf 2 e kwartaal 2018 Tabel 12 Af te stoten panden 41 HERIJKING VASTGOEDBELEID GEMEENTE DE BILT