Profielschets organisaties

Transcriptie

1 AANVRAAG VOOR BEGELEIDING EN COFINANCIERING VAN INNOVATIEVE OVERHEIDSOPDRACHTEN Profielschets organisaties 1 TITEL PROJECT Profielschets voor organisaties 2 CONTACTGEGEVENS Organisatie: Departement CJM Adres: Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Verantwoordelijke : Luc Delrue, Secretaris-generaal Contactpersoon: Yanick Bos Functie: Projectleider Departement CJM adres: yanick.bos@cjsm.vlaanderen.be Tel: /

2 3 PROJECTVOORSTEL 3.1 KORTE OMSCHRIJVING Diverse overheidsorganisaties beoordelen dossieraanvragen (ifv erkenningen of subsidies) op het inhoudelijke en het zakelijke luik. Dit laatste om na te gaan of de aanvrager een bepaalde maturiteit heeft om het inhoudelijk vooropgestelde tot een goed einde te kunnen brengen. Door het uitwerken van een profielschets voor organisaties, gebaseerd op een algoritme dat de zakelijke maturiteitsniveaus kan onderscheiden voor non-profitorganisaties is het mogelijk de zakelijke beoordeling én ontvankelijkheid te automatiseren en de tijdsinvestering voor de aanvrager en de beoordelaars terug te brengen tot een minimum. Het projectvoorstel betreft het ontwikkelen van een digitale tool onder het label van de profielschets voor organisaties, alsook het verder testen van de resultaten uit het vooronderzoek (i.f.v. het verder verfijnen van het algoritme). 3.2 OPERATIONELE EN STRATEGISCHE UITDAGINGEN WAARAAN HET VOORSTEL EEN OPLOSSING TRACHT TE BIEDEN Huidige situatie/problematiek Het Departement CJM voert een 90-tal subsidielijnen uit waarbij jaarlijks meer dan 3000 actoren betrokken zijn. Veel van deze subsidieprocessen zijn geen geparametriseerde processen waarbij louter geturfd moet worden om aanspraak te maken op een subsidie. Vaak bestaat de beoordeling uit een combinatie van het beoordelen van geparametriseerde voorwaarden en te interpreteren inhoudelijke criteria. Omdat dit type subsidies (type 4 subsidies cf. het traject van Slimme Subsidies) vaak belangrijk is om een beleid te kunnen voeren naar specifieke doelgroepen in de samenleving is het ook belangrijk om hier op een efficiënte proportionele manier procedures en e instrumenten op te organiseren. Net zoals vele andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid (bv. Departement WVG, LNE, MOW ) gaat het departement CJM bij dit type subsidieaanvragen de zakelijke slagkracht van de aanvrager, naast de inhoudelijke ambities, beoordelen. Het inhoudelijke luik wordt afgemeten op de inhoudelijke criteria terwijl het zakelijke of organisatorische luik eerder uitgaat van het inschatten van de operationele haalbaarheid van die ambities: is men in staat om die ambities uit te voeren vanuit de organisatie, is men matuur genoeg, hoe groot of klein is het risico dat men zal falen bij het nastreven van de ambities op zakelijk vlak, enz. De VTE-inzet die voor het zakelijke luik ingezet wordt door de administraties is niet besteedbaar aan de inhoudelijke beoordeling of opvolging van de erkende of gesubsidieerde initiatieven. De vraag hoe kan pagina 2 van 10 Kerntakenplan B - Procesoptimalisaties 2016

3 dit efficiënter of anders dringt zich dan ook op in een context van efficiëntiewinsten en performantieverhogingen vanuit de overheid. In de praktijk wordt vaak, bij de afweging van de VTE-inzet, voorrang gegeven aan het inhoudelijk beoordelen op het zakelijk beoordelen. Dit houdt natuurlijk risico s in: bv. quid match tussen de hoge inhoudelijke ambities en de organisatorische backbone om dit operationeel tot een goed einde te brengen? Daarom investeert het Departement CJM nog steeds in de zakelijke beoordeling maar is het op zoek naar een valabel alternatief. Vandaar dat een alternatieve oplossing voor de zakelijke beoordeling gezocht moet worden die: - Risico s voldoende afdekt (slaagkansen voor het realiseren van de beleidsambities verhogen) - VTE-efficiënt werkt (inzet van VTE i.f.v. de beleidsgerichte taken (inhoudelijke focus)) - Efficiëntiewinsten inhoudt voor de aanvrager én de administratie - Digitaal werkt - Bijdraagt aan een oplossing voor een gemeenschappelijke uitdaging van de Vlaamse overheid Een goed alternatief zou een herallocatie van om en bij de 10 VTE en een respectievelijke personeelskost van per jaar kunnen betekenen voor het Departement. Dit zijn heel wat middelen die dan op de inhoudelijke beoordeling, andere beleidsuitvoerende of beleidsvoorbereidende processen ingezet kunnen worden. Daarnaast zou de personeelskost voor het voorbereiden van een aanvraagdossier aanzienlijk kunnen dalen voor de aanvragende organisatie en dit met een geschatte verhouding van 1/8 e tot 1/2 e, ( afhankelijk van de aanvragende partij en de betreffende subsidielijn) op de totale tijd die nodig is om een dossier voor te bereiden. Het Departement denkt dat de ontwikkeling van een profielschets dit valabele alternatief is. De profielschets organisaties is een digitale omgeving/tool die diverse (digitale) bouwstenen van de Vlaamse overheid samenbrengt om: - Informatie uit authentieke bronnen direct te ontsluiten naar (potentiële) subsidie-aanvragers - Informatie uit eerdere rapportering aan de Vo of andere entiteiten direct ontsluit naar (potentiële) subsidie-aanvragers - Geparametriseerde gegevens uit die bronnen visueel weer te geven over de tijd - De mogelijkheid te bieden aan de administratie om de beleidsdoelgroepen te segmenteren op basis van zakelijke maturiteit - De mogelijkheid te bieden aan aanvragers om op basis van bepaalde maturiteitsnormen toegang te krijgen tot bepaalde beleidsmaatregelen (subsidies/erkenningen/vergunningen, etc.) - De mogelijkheid te bieden om aanvragers toe te leiden naar bepaalde beleidsinstrumenten waarvoor men in aanmerking komt (automatische toeleiding) - In te spelen op het verwachtingsmanagement door de visuele weergaven in combinatie met de weergegeven normen per beleidsinstrument De huidige situatie is dat er in een eerste fase een conceptuele brainstorm plaatsgevonden heeft waaruit, door insteken vanuit het management, staffuncties en de IT-experten binnen het Departement, een eerste conceptueel idee uitgewerkt werd. In een tweede fase werd aan de hand van een vooronderzoek BCM-plan Departement CJSM pagina 3 van 10

4 nagegaan welke elementen in aanmerking kunnen komen voor het bepalen van de zakelijke maturiteit (criteria voor de elementen waren: algemeen aanvaarde informatie, vlot beschikbaar, vlot toetsbaar). Er werd tevens in dit vooronderzoek een steekproef genomen om de haalbaarheid te toetsen van het werken met de geselecteerde elementen voor de zakelijke beoordeling. Om de afzetbaarheid van dit idee optimaal te krijgen werden het concept, en de resultaten van dit vooronderzoek al gedeeld met diverse entiteiten van de Vlaamse overheid: - Het Departement CJM engageert zich i.f.v. het optimaliseren van de subsidieprocessen in het traject Slimme Subsidies (stuurgroep en projectgroep) van Informatie Vlaanderen. In dit forum werd dit idee al herhaaldelijk afgetoetst en het enthousiasme om hiervan gebruik te maken is groot - Het Departement CJM werkt aan een digitalisering van de subsidieprocessen en stemt dit ITmatig af op de bouwstenen van de Vlaamse overheid (principes van Vlaanderen Radicaal Digitaal). Het idee van de profielschets werd afgetoetst op de Vlaanderen Radicaal Digitaaldag en werd door een brede waaier aan entiteiten in 2 van de 3 sporen weerhouden als prioritair te ontwikkelen. Het idee heeft namelijk potentieel voor erkenningen, vergunningen en andere subsidieprocessen en dus ook een hele waaier aan entiteiten binnen de Vlaamse overheid. Zo wordt ondertussen een samenwerking opgezet met Veerle De Bock, projectleider voor het e-loket voor ondernemingen. Het idee van de profielschets voor organisaties bevind zich nu in een fase om de eerdere resultaten uit het vooronderzoek/de haalbaarheidstoets verder te testen op een bredere schaal. En dit zowel in het Departement CJM als binnen andere entiteiten van de Vlaamse overheid Strategische en operationele uitdagingen De strategische uitdagingen waarvoor een oplossing gezocht wordt zijn dan ook: - Het beperken van planlast bij aanvragers van erkennings- en/of subsidiedossiers - Het verregaand digitaliseren van de dienstverlening van de Vlaamse overheid (zie bijdrage aan principes van Vlaanderen Radicaal Digitaal in bijlage). - Het heralloceren van de tijdsinvestering van medewerkers van de zakelijke beoordeling naar de inhoudelijke beoordeling en andere kernopdrachten die bijdragen tot de beoogde beleidsdoelstellingen. - Het heralloceren van de tijdsinvestering in het zakelijke bij aanvragers te reduceren i.f.v. het inhoudelijke werk. De operationele uitdagingen zijn vervolgens: - Informatie uit authentieke bronnen herbruiken via digitale oplossingen - Via die digitale oplossingen de zakelijke maturiteit waarheidsgetrouw kunnen beoordelen - Het beoordelen voor de beoordelende actoren te vereenvoudigen m.b.t. het zakelijke luik - Het automatiseren van die vereenvoudigde beoordeling van het zakelijke luik - Het sensibiliseren binnen de diverse (sub)sectoren omtrent deze wijze van zakelijke beoordeling pagina 4 van 10 Kerntakenplan B - Procesoptimalisaties 2016

5 3.2.3 Gewenste functionaliteiten Zoals eerder gesteld zijn de diverse behoeften divers. De gewenste functionaliteiten vergen voornamelijk een IT-matige inspanning maar vertrekken wel van uit de vaststellingen over de zakelijke maturiteit van organisaties. De gewenste functionaliteiten kunnen dan ook als volgt omschreven worden: De profielschets organisaties is een digitale omgeving die diverse (digitale) bouwstenen van de Vlaamse overheid samenbrengt om: - Informatie uit authentieke bronnen direct te ontsluiten naar (potentiële) aanvragers van subsidies/erkenningen - Informatie uit eerdere rapportering aan de Vo of andere entiteiten direct ontsluit naar (potentiële) aanvragers van subsidies/erkenningen - Geparametriseerde gegevens uit die bronnen visueel weer te geven over de tijd - De mogelijkheid te bieden aan administraties om de beleidsdoelgroepen te segmenteren op basis van zakelijke maturiteit - De mogelijkheid te bieden aan aanvragers om op basis van bepaalde maturiteitsnormen toegang te krijgen tot bepaalde beleidsmaatregelen (subsidies/erkenningen/vergunningen, etc.) - De mogelijkheid te bieden om aanvragers toe te leiden naar bepaalde beleidsinstrumenten waarvoor men in aanmerking komt (automatische toeleiding) - In te spelen op het verwachtingsmanagement door de visuele weergaven in combinatie met de weergegeven normen per beleidsinstrument Om een voorbeeld te geven hoe de profielschets in het bouwstenenverhaal van de Vo past hierbij enkele slides uit een overleg over de inpasbaarheid van de profielschets in het bouwstenenverhaal van de Vo (bron & auteur: Kris Le Bacq, Cronos): BCM-plan Departement CJSM pagina 5 van 10

6 Om bovenstaande te realiseren is het nodig om de steekproefresultaten verder te verfijnen tot meerdere maturiteitsniveau s. Hiervoor is het nodig om vanuit de geselecteerde elementen voor de zakelijke beoordeling verder te testen met gegevens van meer en andere actoren. Zo kan de soliditeit van de benadering vanuit het profiel van de organisatie versterkt en/of geoptimaliseerd worden Beoogde resultaten Het beoogde resultaat is een profielschets voor organisaties die gebruikt kan worden door het Departement in eerste plaats en in tweede plaats ingebed of ontwikkeld kan worden als een bouwsteen van/voor de Vlaamse overheid. Dit houdt concreet in dat, om van het idee naar de tool te evolueren, er diverse resultaten beoogd worden: - Een testcase voor de verdere en bredere testing van de eerder in het vooronderzoek onderzochte zakelijke elementen (incl. de testing op diverse dossiers van het Departement CJM in eerste plaats en andere Vo-entiteiten in tweede plaats) - Een IT-instrument dat voor de digitale en geautomatiseerde realisatie zorgt, alsook de mogelijkheid heeft om normen voor de zakelijke maturiteit te implementeren pagina 6 van 10 Kerntakenplan B - Procesoptimalisaties 2016

7 3.2.5 Van een efficiëntievraagstuk naar meerwaarde Door een profielschets te ontwikkelen wordt er natuurlijk een efficiëntievraagstuk opgelost maar het biedt tevens veel potentieel om meer dan operationele meerwaarde (efficiëntere VTE-besteding) te leveren. Zo kan door te werken met resultaten van deze maturiteitstoetsingen en het digitaliseren ervan vlotter ingespeeld worden op diverse zaken. Omdat het Departement CJM zich als een partner opstelt wordt de meerwaarde dan ook beschreven vanuit een holistische invulling: De meerwaarde van de profielschets is dus divers: 1. Inzicht in de bepalende factoren van de organisatiematuriteit kan bijdragen tot de afstemming over de zakelijke benadering van klanten van de Vlaamse overheid over entiteiten heen 2. Inzicht in de bepalende factoren van de organisatiematuriteit zorgt voor meer inzicht over de noden van klanten aan flankerend beleid (bv. professionaliseringsmaatregelen) 3. Het traject van de zoektocht naar maturiteitsniveaus van diverse organisaties (van diverse entiteiten) zorgt voor meer toenadering tussen entiteiten om complementair en flankerend beleid te ontwikkelen (Vo als samenwerkend geheel naar klanten toe) 4. Het ontwikkelen van maturiteitsniveaus zorgt voor verbeteringen in landschapstekeningen van sectoren en subsectoren. Dit maakt het mogelijk voor beleidsmakers om gericht beleidsmaatregelen uit te werken (bv. wat werkt wel en niet voor bepaalde actoren). Dit draagt ook bij tot een efficiëntieverhoging van de inzet van de middelen. 5. Het ontwikkelen van maturiteitsniveaus zorgt voor een toetsingskader voor (potentiële) klanten om zich te benchmarken. Dit is van belang i.f.v. verwachtingsmanagement. 6. Het ontwikkelen van maturiteitsniveaus creëert een stimulans om verder te gaan met gegevensuitwisseling over bestuursniveau s heen. 7. Het ontwikkelen van een algoritme dat de maturiteitsinschatting automatiseert zorgt voor een aanzienlijke tijdswinst. 8. Het ontwikkelen van een algoritme stimuleert het onderzoek over de organisatie-eigen elementen en zorgt voor nieuwe beleidsopportuniteiten. 9. Het ontwikkelen van een algoritme zorgt voor meer transparantie over de zakelijke beoordeling 10. Het ontwikkelen van een algoritme dat geautomatiseerd toegepast kan worden per beleidsmaatregel zorgt voor een proportionele invulling van erkennings- en subsidieprocessen 11. Het ontwikkelen van een algoritme dat geautomatiseerd toegepast kan worden zorgt voor een daling van de werkingskosten voor meerdere entiteiten van de Vlaamse overheid 12. Het ontwikkelen van maturiteitsniveaus en een algoritme dat geautomatiseerd toegepast kan worden zorgt voor een herleiding van de planlast tot een minimum voor de aanvrager BCM-plan Departement CJSM pagina 7 van 10

8 3.2.6 Potentiële markt/gebruikers Het potentieel gebruik van de profielschets is breed en divers. Het potentieel ligt in eerste instantie bij subsidiërende en erkennende entiteiten van de overheid (1. Vlaams, 2. Lokaal, 3 Federaal) maar heeft ook een meerwaarde voor intermediaire organisaties en zelfs organisaties met een eerder commercieel oogpunt: - Subsidiërende overheden kunnen op de profielschets verder bouwen om een eigen of gemeenschappelijke normering te ontwikkelen - Overheidsorganisaties kunnen de inzichten herbruiken om op maat van hun diensten beleid te ontwikkelen - Intermediaire organisaties kunnen hun dienstverlening afstemmen op de inzichten uit het traject naar en de profielschets - Onderzoeksgroepen gericht op specifieke of algemene (sub)sectoren kunnen een aanknopingspunt vinden voor verder onderzoek - Commerciële organisaties kunnen de profielschets gaan gebruiken voor het optimaliseren van hun dienstverlening en het ontwikkelen van dienstverlening op maat - Commerciële organisaties kunnen baat hebben bij de open data-resultaten van de profielschets - Enz. Zoals eerder al gesteld wordt er met veel enthousiasme en leergierigheid naar de profielschets gekeken vanuit de entiteiten betrokken bij Slimme Subsidies en Vlaanderen Radicaal Digitaal. Zo zijn er maar liefst meer dan 40 (sub)entiteiten van de Vlaamse overheid die direct of indirect baat hebben bij deze profielschets. Daarnaast mag gezegd worden dat de interesse groot is van de partijen die kandideerden voor het vooronderzoek aangezien zij meer en meer, naast bedrijven, ook non-profitorganisaties onder hun klanten kennen. Dergelijke profielschets heeft het potentieel om in te spelen op de beperkingen van bv. Graydon en zo de non-profit organisaties van gelijkwaardig model te voorzien. 3.3 BESCHIKBARE INFORMATIE OVER AANBOD EN KENNIS INZAKE THEMATIEK Beschikbare kennis, onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten in uitvoering of recent afgerond, in de publieke of private sector? Het Departement heeft al diverse initiatieven genomen om meer informatie te verzamelen i.f.v. de profielschets. Zelf heeft het Departement al een eigen onderzoek laten lopen: pagina 8 van 10 Kerntakenplan B - Procesoptimalisaties 2016

9 Het Departement CJM heeft een vooronderzoek en haalbaarheidstoets laten uitvoeren om te verkennen wat het potentieel is van een geautomatiseerd algoritme voor de zakelijke beoordeling via een profielschets. Uit deze opdrachten is enerzijds een longlist van zakelijke elementen voortgekomen op basis waarvan een eerste onderzoek uitgevoerd werd op een beperkt aantal aanvraagdossiers van het Departement CJM. Dit onderzoek hield in dat men op basis van formele normeringen op het zakelijke luik een beoordeling uit zou spreken. Hieruit bleek dat in meer dan 90% van de gevallen een gelijkaardig resultaat bekomen werd t.o.v. de oorspronkelijke beoordeling. Naast deze oefening heeft het Departement CJM zich geïnformeerd bij diverse onderzoeksinstellingen over het bestaan van onderzoeken naar de zakelijke maturiteit van organisaties (meer specifiek non-profit organisaties). Tot op heden heeft dit weinig opgeleverd. Het Departement heeft als gevolg daarvan contact gelegd met Graydon om na te gaan in welke mate zij tegemoet kunnen komen aan de behoeften om de zakelijke maturiteit van (non-profit)organisaties in te schatten. Dit blijkt echter te beperkt te zijn of onvoldoende kwaliteitsgaranties te bieden om bv. de link te maken met subsidiëren of erkennen. Ten slotte heeft het Departement gepolst bij diverse entiteiten van de Vo of zij iets gelijkaardig hebben of er naar op zoek zijn en hoe zij naar het concept van de profielschets kijken. Daaruit bleek dat er meerdere entiteiten potentieel zien in de tool. Bv. het Departement WVG en Agentschap Informatie Vlaanderen hebben concreet aangegeven dat zij gebruik willen maken van het resultaat en zoals hierboven gesteld zal het projectteam rond het e-loket voor ondernemingen in samenwerking met het Departement aan kennisontwikkeling doen voor het opzetten en uitwerken van de profielschetstool Beschikbare oplossingen op de commerciële markt? Graydon beschikt over een algoritme om de performantie van profitorganisaties in te schatten. Er bestaan dus oplossingen op de commerciële markt maar deze komen, na herhaaldelijk overleg met hen, niet tegemoet aan de noden gesteld voor de profielschets. Graydon beschikt vaak niet over de meest recente gegevens van non-profitorganisaties. Uit overleg met Graydon blijkt namelijk dat hun algoritme/beoordelingsmechanisme van de zakelijke performantie gebaseerd wordt op data die niet steeds de meest actuele is, of die zelfs niet als authentieke info beschouwd kan worden. Het algoritme gaat ook vooral uit van bepaalde profitstandaarden waardoor het oordeel over organisaties, vaak non profit, vertekend is. De beschikbare oplossing op de commerciële markt is dus voorlopig onvoldoende op maat van de behoeften van de overheid. In een verkennend gesprek met Graydon werd duidelijk dat zij hun algoritmes en berekeningen niet verder wensen af te stemmen i.f.v. de non profitsectoren BCM-plan Departement CJSM pagina 9 van 10

10 3.4 BELANGRIJKSTE RISICO S VOOR DE OPSTART VAN EEN INNOVATIEVE OVERHEIDSOPDRACHT DOOR UW ORGANISATIE MET BETREKKING TOT DEZE THEMATIEK? Beschikt uw organisatie/consortium over voldoende financiële middelen om een deel van de kosten te dragen van de ontwikkeling van de oplossing in een precommercieel project, of van een validatiefase bij de aankoop van een innovatieve oplossing? Het departement investeert jaarlijks in onderzoek (onderzoeksbudget) en ICT (ICT-budget). Door de samenwerking in diverse trajecten van de Vlaamse overheid (Slimme Subsidies/Vlaanderen Radicaal Digitaal/e-loket voor Ondernemers) kan het Departement complementair aan eigen middelen aanspraak en gebruik maken van bijkomende middelen. Daarmee kan het de bij dit voorstel horende inspanningen grotendeels dragen Beschikt uw organisatie over de middelen en/of het principiële engagement om na een precommercieel ontwikkelingsproject over te gaan tot de aankoop van de innovatieve oplossing? De organisatie kan geen voorafname doen op de feiten. Het Departement heeft, om duidelijk te stellen dat het een groot engagement wenst aan te gaan in deze, al sterk ingezet op de voorbereidingen van de profielschets organisaties en wenst dit in de toekomst succesvol verder te kunnen zetten Beschikt uw organisatie over menskracht en expertise om het ontwikkelingsen aankooptraject te trekken? De organisatie beschikt over projectleiders en onderzoeksprofielen die projecten als deze kunnen coördineren, opvolgen en bijsturen. Bovendien beschikt de entiteit over de nodige juridische bagage om (gewone) overheidsopdrachten voor te bereiden. Het departement wil graag gebruik maken van de nodige ondersteuning om een innovatieve overheidsopdracht uit te werken en de innovatie-expertise, aanwezig in het projectteam Innovatieve aanbestedingen, benutten. Het Departement werkt op een projectmatige manier en zal, in afwachting van de beslissing, gestaag verder werken aan de projectplanning van de profielschets organisaties Welke bijkomende menskracht en expertise dient ingeschakeld te worden? Betreffende menskracht zal er op korte termijn minstens een 0,5VTE onderzoeksprofiel en 0,5 VTE Businessanalist bijkomend ingezet moeten worden voor de verdere voorbereiding en uitwerking van de profielschets. Verdere verduidelijking over de inzet van mensen en middelen wordt opgenomen in de projectplanning. Hiervoor wordt nog informatie verwacht vanuit het traject van e-loket Ondernemingen en Slimme Subsidies. Deze zal niet beschikbaar zijn op de deadline van het indienen van het project bij PIO. pagina 10 van 10 Kerntakenplan B - Procesoptimalisaties 2016