FourPoints Online BI-IntroScan

Transcriptie

1 FourPoints Online BI-IntroScan Aanwijzingen bij het gebruik 14 augustus 2013 Bij vragen, neem gerust contact op: Tel Verdere informatie:

2 FourPoints Online BI-IntroScan Doel van de BI-IntroScan Introductie Doel van de scan Overzicht analyseproces De schermen De startpagina. Het hoofdmenu. De behoeftevragen. De inventarisatievragen. Het spider-diagram. De archetype-scores. Gebruikte terminologie Overzicht archetypes

3 Doel van de BI-IntroScan Primair doel van de BI-IntroScan is jou een eerste indruk te geven over de mate waarin de (eventueel) bestaande BIomgeving voldoet aan de behoefte aan management-informatie. Het resultaat van de BI-IntroScan laat in een spider-diagram de verschillen zien op acht inrichtingsaspect-assen (zie linksonder) tussen benodigd, to-be en bestaand, as-is. Met behulp hiervan kan je in een oogopslag zien voor welke inrichtingsgebieden, jouw BI-omgeving meer of minder biedt dan minimaal benodigd is om de behoefte aan managementinformatie te kunnen invullen. Aan de BI-IntroScan ligt een uitgebreid logisch model ten grondslag, gebaseerd op onze langjarige kennis en ervaring met BI-omgevingen. Dit model wordt door ons voortdurend getoetst en eventueel uitgebreid als zich nieuwe ontwikkelingen in de BI-markt voordoen. De BI-IntroScan is een professioneel hulpmiddel dat echt iets zegt over jouw omgeving. Het is daarom raadzaam om de onderzoeksvragen zo zorgvuldig mogelijk te beantwoorden en en zo veel mogelijk rekening te houden met alle belanghebbenden rond management-informatie. Techniek 1. Data Integratie tooling 2. Data warehouse setup 3. BI Tooling 4. Analytical applications Organisatie 5. BI-Support 6. BI-Change 7. BI-Maintenance 8. BI-Professionals

4 Overzicht analyseproces Online vragenlijsten. De gebruiker voert online antwoorden in voor de twee vragenlijsten (MI-Behoefte en BI-Inventarisatie). 2. Bepaling van het benodigde archetype. Aan de hand van antwoorden op de behoefte-vragen wordt via een door ons ontwikkeld logisch model direct automatisch vastgesteld welke van de negen archetypes het best overeenkomt met de behoefte. De negen archetypes zijn oplopend in zwaarte, dus daarom selecteren we degene die minimaal nodig is in het licht van jouw MI-behoefte. We noemen dat het minimaal benodigd archetype (MRA, minimal required archetype). 3. Bepaling benodigde inrichting van de BI-omgeving. Voor elk van de archetypes is vooraf bepaald wat de benodigde inrichting van de BI-omgeving is. Wij hebben de inrichting van een BI-omgeving gemodelleerd door middel van een achttal inrichtingsaspect-gebieden. Vier daarvan gaan over techniek en technische hulpmiddelen. De overige vier gaan over de organisatie van de BI-omgeving. Aan de hand van de MRA kunnen we nu vaststellen welke inrichting jij nodig hebt. 4. Bepaling verschillen huidige en benodigde inrichting BI-omgeving. Jouw antwoorden op de inventarisatievragen geven ons de mogelijkheid om de benodigde inrichtingsaspecten te vergelijken met de inrichting van de bestaande BI-omgeving d.m.v. een spiderdiagram met de acht genoemde aspectgebied-assen.

5 Schermen: StartPagina 1. Bij de start van de Online IntroScan krijg je de keuze om ofwel een nieuwe BI-IntroScan in te vullen ofwel een reeds bestaande te openen en aan te passen (zie voorbeeld scherm rechtsonder). a. Bij het maken van een nieuwe BI-IntroScan krijgt de gebruiker automatisch een uniek BI-ScanId, waaraan de gebruiker dan een eigen identificatie (= adres) koppelt, zodat deze BI-IntroScan alleen door hem- of haarzelf te openen is. NB uw -adres is alleen bedoeld voor identificatie bij het gebruik van de BI-IntroScan, wij gebruiken dit niet om u ongevraagd te kunnen benaderen. b. Bij het openen van een bestaande BI- IntroScan (of omdat de sessie is verlopen), vul je het BIScanId in dat is uitgedeeld door ons tijdens de eerste aanmaak van jouw BI-IntroScan. Gecombineerd met jouw -adres fungeert het BIScanId als toegangsbewijs voor jouw eigen BI-rapport en maakt het je mogelijk om jouw antwoorden achteraf nog aan te passen.

6 Schermen: Hoofdmenu Vanuit het hoofdmenu heb je toegang tot alle onderdelen van de BI-IntroScan. Rechtsboven staat jouw eigen BIScanId. Er staan vier knoppen onderaan het hoofdmenu waarmee je door de BI-IntroScan kunt navigeren. a. Vragenlijst MI Behoefte. Middels deze knop krijg je de mogelijkheid om de vragen rond de behoefte aan management-informatie te beantwoorden of als dit al hebt gedaan, om deze aan te passen. b. Vragenlijst BI-Inventarisatie. Door middel van deze knop heb je de mogelijkheid om de vragen rond de inrichting van jouw huidige BI-omgeving te kunnen beantwoorden of aan te passen. c. Mijn IntroScan rapport. Via deze knop kun je naar de rapportage pagina s gaan. Daar vind je zowel de spiderdiagram voor jouw situatie als de scores per archetype. d. Terug naar startpagina. Hiermee kom je terug bij het start-scherm waarin je een nieuwe scan kunt beginnen of een bestaande IntroScan kunt openen.

7 Schermen: Behoefte-vragen De behoefte-vragenlijst bestaat uit ruim 20 vragen met betrekking tot de behoefte aan management-informatie binnen jouw organisatie. Kies vooraf zorgvuldig een scope, bijvoorbeeld de hele organisatie of één enkele specifieke afdeling. Beantwoord de vragen zoveel mogelijk vanuit het beeld van de eindgebruiker (de manager of analist). Je beweegt je volgordelijk door de vragenlijst heen, door middel van de volgende en vorige knoppen onderaan. Je kunt altijd teruggaan naar het hoofdmenu, maar houd er rekening mee dat alle vragen moeten zijn beantwoord voordat je het BI-rapport kunt inkijken.

8 Schermen: Inventarisatie-vragen De inventarisatie-vragenlijst bestaat uit 8 multi-optie vragen, zoals in het voorbeeld hieronder te zien. Deze vragen behelzen inrichtingsaspect-gebieden en vragen een aantal inrichtingsaspecten uit die relevant zijn voor een BI-omgeving. Het is waarschijnlijkst het best als een ICT-manager, BI-Manager of BI-architect of ontwikkelaar deze vragen beantwoordt, aangezien deze functies vaak het meeste inzicht hebben in de huidige opzet van de BI-omgeving. Ook als u vrijwel geen BI heeft, blijft het zinvol om de vragenlijst in te vullen. Dat er dan weinig opties zijn aangevinkt is geen probleem. Je beweegt je volgordelijk door de vragenlijst heen, door middel van de volgende en vorige knoppen onderaan. Je kunt altijd teruggaan naar het hoofdmenu, maar houd er rekening mee dat alle vragen moeten zijn beantwoord voordat je het BI-rapport kunt inkijken.

9 Schermen: Spider-diagram De Spider-diagram van de BI-IntroScan bestaat uit een aantal onderdelen. Rechts bovenaan zie je je BIScanId aangegeven. Linksboven staat de gehanteerde afkapvoet. De afkapvoet is een soort strengheidsbril waarmee we de toepasselijkheid van een archetype afmeten tegen iedere separate behoefte. Bij een afkapvoet van bijv. 60% moet het archetype voor minimaal 60% aan elk van de geformuleerde behoeften voldoen om te worden geaccepteerd. Bovenaan staan ook nog drie andere knoppen: Spider-diagram; opent dit spider diagram scherm Archetype-scores; opent het scherm met scores per archetype. Hoofdmenu: terug naar hoofdmenu Body: Het spider-diagram laat per inrichtingsaspect gebied grafisch zien hoe de benodigde en de bestaande BIomgevingen zich verhouden. Boven de spider is de tabel opgenomen met daarin de werkelijke scores per inrichtingsgebied bestaan, as-is en benodigd, to-be. Een score van bijv. 38% bij as-is wil zeggen dat: in de huidige bestaande omgeving 38% van de benodigde hulpmiddelen voor gebied X beschikbaar is. Een score van bijv. 50% voor to-be houdt in; dat de helft van alle aspecten binnen een aspectgebied benodigd zijn.

10 Schermen: Archetype-scores Dit scherm kent dezelfde bovenkant als het Spider-diagram ( zie aldaar voor uitleg). Archetype-scores. Per archetype wordt aangegeven: Dekking: het gemiddelde van de dekkingspercentages van alle behoeften voor dit archetype. # Oke s: het aantal behoeften waaraan in voldoende mate wordt voldaan door dit archetype. # Fails: het aantal behoeften waaraan NIET of onvoldoende wordt voldaan door dit archetype. Met in voldoende mate wordt bedoeld dat het toepassingspercentage groter of gelijk is aan de afkapvoet (strengheidsnorm). MBA. Het minimaal benodigd archetype in het licht van de gegeven behoeften bij een afkapvoet van 50%. Een MBA is het minst uitgebreide archetype dat nog voldoet aan alle behoeften (= geen Fails kent voor één of meerdere behoeften). Staafdiagram: Een overzicht van de MBA s bij de verschillende afkapvoeten. Dit geeft zicht op de gevoeligheid voor de gehanteerde strengheid. Als één archetype constant als MBA wordt aangewezen ondanks variatie in de strengheidsnorm (in het voorbeeld: van 10% tot 70%) is dat een goede indicatie voor de zekerheid van de MBA-keuze.

11 FourPoints Online BI-IntroScan Gebruikte termen 14 augustus 2013 Bij vragen, neem gerust contact op: Tel Verdere informatie:

12 Terminologie Afkapvoet. De afkapvoet kun je het beste zien als de mate van strengheid waarmee je beoordeelt of een archetype wel of niet in voldoende mate in een specifieke behoefte voorziet. De afkapvoet wordt uitgedrukt in een minimum percentage. Voorbeeld: stel je voor dat een specifieke behoefte X voor 40% wordt afgedekt door archetype 4 en voor 60% wordt afgedekt door archetype 5. Bij een afkapvoet van 50%, zal archetype 4 dus worden afgekeurd ( Fail ) en archetype 5 ( Oke ) worden goedgekeurd. Als de afkapvoet op 70% wordt ingesteld, dan zullen beide archetypes niet meer voldoen. De afkapvoet wordt gehanteerd bij het beoordelen van individuele behoeften, NIET op het totaal. Archetype. Een archetype is een basismodel voor een bepaalde inrichting van een BI-omgeving die veel voorkomt in de praktijk en/of een volgende stap vormt in de ontwikkeling van BI in het algemeen. Net als voor alle modellen geldt, zijn ook archetypes natuurlijk niet meer dan modellen van de werkelijkheid en niet de werkelijkheid zelf. Het is dus volstrekt zinloos om te proberen om een bestaande BI-omgeving in een dergelijk archetype te vangen. Ze zijn echter wel heel zinvol om te gebruiken als passend model voor een geformuleerde MIbehoefte. Elk archetype kent namelijk een goed omschreven set van capabilities en met elk archetype kunnen dus in meer of mindere mate behoeften worden afgedekt. Elk archetype kent als model een set van benodigde inrichtingsaspecten. En juist die benodigde inrichtingsaspecten kunnen we gaan vergelijken met de inrichtingsaspecten die al dan niet in een bestaande BI-omgeving aanwezig zijn. Deze werkwijze is structureel anders dan de werkwijze waarbij je probeert om een werkelijke, bestaande BI-omgeving uit te drukken in een archetype en deze dan te vergelijken met het minimaal benodigde archetype. In dat laatste geval ga je namelijk modellen met elkaar vergelijken en mis je de waardevolle nuance van de variëteit aan inrichtingen die in de werkelijk bestaat. Zie voor een overzicht en beschrijving van de archetypes onze knowledge-base Archetype-scores. Dit zijn een aantal cijfers die weergeven hoe goed een archetype in jouw MI-behoefte kan voorzien. Gebruikte cijfers zijn: Dekking: het gemiddelde van de dekkings-percentages van alle behoeften voor dit archetype.

13 Terminologie # Oke s: het aantal behoeften waaraan in voldoende mate wordt voldaan door dit archetype. # Fails: het aantal behoeften waaraan NIET of onvoldoende wordt voldaan door dit archetype. Met in voldoende mate wordt bedoeld dat het toepassingspercentage groter of gelijk is aan de afkapvoet (strengheidsnorm). Inrichtingsas. FourPoints heeft een BI-omgeving getypeerd door gebruik te maken van een achttal inrichtingsassen, vier op het gebied van techniek en vier op het gebied van organisatie: Data Integratie: behelst de tools bedoeld voor het verzorgen van de data-logistiek in de BI-omgeving. Data warehouse setup: de wijze waarop het data warehouse in de BI-omgeving is ingericht BI-tooling: omvat de tools die nodig zijn om management informatie te tonen, analyseren en distribueren naar eindgebruikers. Analytical Applications: dit omvat applicaties die ontworpen zijn om de processen binnen specifieke managementdisciplines te ondersteunen (denk aan Marketing of Finance) BI-support: Het effectief ondersteunen van de eindgebruikers-populatie. BI-change: Het vermogen van organisatie om formele projectmatige veranderingen aan te kunnen brengen in hun BI-omgeving. BI-Beheer: De mate waarin een organisatie in staat is om een BI-omgeving effectief en efficiënt te kunnen beheren. BI-professionals: De beschikbaarheid van BI-professionals binnen de BI-omgeving. Met behulp van deze inrichtingsassen meten we de benodigde inrichting versus de bestaande inrichting van de BI-omgeving. MBA. Het minimaal benodigd archetype in het licht van de gegeven behoeften bij een gegeven afkapvoet. Een MBA is het minst uitgebreide archetype dat nog voldoet aan alle behoeften (= geen Fails kent voor één of meerdere behoeften).

14 Overzicht archetypes (1-5)

15 Overzicht archetypes (6a - 8)