De breedte van de bibliotheek in kaart Gegevensverzameling via het Bibliotheekonderzoeksplatform

Transcriptie

1 De breedte van de bibliotheek in kaart Gegevensverzameling via het Bibliotheekonderzoeksplatform

2 In juli 2015 heeft de Koninklijke Bibliotheek het Bibliotheekonderzoeksplatform (BOP) gelanceerd. Dit is het nieuwe portaal voor onderzoek en gegevensverzameling van de openbare bibliotheken in Nederland. Voor het goed functioneren van BOP is het essentieel dat alle bibliotheken hun steentje bijdragen. Waarom, wat je er aan hebt en hoe je mee kunt doen, lees je in deze brochure. De bibliotheeksector is volop in beweging. We worden geconfronteerd met allerlei ontwikkelingen van buitenaf: de digitalisering, de 24-uurs economie, een groeiende druk op overheidsbudgetten en de toenemende nadruk op burgerparticipatie en -verantwoordelijkheid. Maar ook in de periferie van de bibliotheek zelf speelt er van alles: bezuinigingen, nieuwe spelers op de bibliotheekmarkt, en na veertig jaar hebben we een weer een echte bibliotheekwet (Wsob), waarin de vijf kernfuncties van openbare bibliotheken worden bestendigd. Ook het adviesrapport van de commissie Cohen, Bibliotheek van de toekomst, geeft vanuit dezelfde visie een blik op de bibliotheek van straks. Dit betekent dat de koers naar de verbreding van de bibliotheeksector definitief is gezet. De vijf kernfuncties 1. Ter beschikking stellen van kennis en informatie. 2. Bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie. 3. Bevorderen van lezen en het laten kennismaken met literatuur. 4. Organiseren van ontmoeting en debat. 5. Kennis laten maken met kunst en cultuur.

3 Verbreding Wij zijn meer dan boeken, een veelgehoorde uitspraak binnen de sector. En het is waar: bibliotheken bieden een groeiende groep zzp ers onderdak, zijn podium voor debatten over tal van actuele onderwerpen, organiseren tal van leesbevorderingsactiviteiten (in samenwerking met de kinderopvang en het onderwijs), geven cursussen voor laaggeletterden, helpen met het invullen van formulieren, of faciliteren de plaatselijke genealogie- of leesclub. Allemaal activiteiten die passen bij onze identiteit, die ervoor zorgen dat mensen zich kunnen ontplooien en ontwikkelen, en dat op een laagdrempelige manier. Dát is waarom we als bibliotheken ooit het levenslicht zagen en dát is waarom we ook vandaag de dag worden betaald uit gemeenschapsgeld. Wij bieden een waardenvrije, neutrale en veilige plek voor lezen, leren, informeren, kunst & cultuur en ontmoeting & debat. Meer dan boeken dus. Toch ligt het accent, zeker in de communicatie, bij de meeste bibliotheken nog altijd primair op het uitlenen van boeken, wat ook naar voren komt in onderzoek naar het gebruik en de opinie van mensen over de bibliotheek. Vraag aan een willekeurige voorbijganger naar zijn associatie met de bibliotheek en negen van de tien keer is dat boeken lenen. Hoe maken we duidelijk aan de buitenwereld, vooral ook aan onze subsidiegever dat we meer doen en wat dat oplevert? Die vraagt dringt zich steeds meer op. De uitdaging is om een beter beeld te krijgen van hoe bibliotheken invulling geven aan die verbreding. Wat is precies ontmoeting, wat verstaat de bibliotheek binnen haar dienstverleningspakket onder leren en wat onder kunst? Hier zijn geen scherpe definities voor, juist doordat die functies vaak sterk lokaal gebonden zijn. Met BOP bieden we bibliotheken de mogelijkheid om de brede invulling van de functies in kaart te brengen en te monitoren. Daarnaast kunnen we ook op landelijk niveau monitoren hoe de invulling en maatschappelijke betekenis van het bibliotheekwerk zich ontwikkelt. Belangrijk bijvoorbeeld in het kader van door OCW ondersteunde programma s als Kunst van Lezen om het ministerie, provincies, gemeenten maar ook de bibliotheeksector regelmatig te informeren over het bereik en de invulling van deze programma s. Verantwoording In onze jaarverslagen zien onze opdrachtgevers uitleningen en lenersaantallen teruglopen, ieder jaar opnieuw. Tegelijkertijd staat er een nieuwe generatie wethouders op die steeds vaker geluiden laten horen dat het allemaal wel digitaal kan en dat de bibliotheek zijn langste tijd heeft gehad. We komen in onze jaarverslagen niet meer weg met zinnen als De lezing van Arnon Grunberg was een groot succes, of: We organiseren tal van activiteiten in het sociaal domein. Dit geeft geen helder beeld van wat de bibliotheek precies is, voor wie, waarom en wat het oplevert. Uit een beknopte analyse van een aantal willekeurige jaarverslagen en beleidsplannen blijkt dat bibliotheken niet vaak de koppeling leggen tussen de beoogde doelen in het beleidsplan en de resultaten daarvan in het jaarverslag. De behaalde resultaten en de gevoerde activiteiten worden zelden gerelateerd aan de maatschappelijke waarde die deze voort zouden moeten brengen. Gemeenten stellen hogere eisen aan bibliotheken als het gaat om verantwoording en legitimering. Onder druk van bezuinigingen willen zij een helder beeld hebben van de wijze waarop wij onze subsidie besteden en wat de gemeenschap daarvoor terugkrijgt. Kortom niet alleen harde cijfers op het gebied van leners en uitleningen, maar ook met betrekking tot het maatschappelijk nut van de bibliotheek. Termen als evidence based policy, contractfinanciering en opbrengstgericht werken zijn ook in de bibliotheeksector niet meer weg te denken. Manieren van werken waarmee we antwoord krijgen op vragen als: wat bereiken we met onze maatschappelijke inspanningen? Hoe laat je die zien, en wat is het verhaal dat je daarbij vertelt? Zo n verhaal is niet alleen bruikbaar voor verantwoording naar buiten toe, maar ook voor een gesprek met collega s over resultaten, en over wat werkt en wat niet. Goed onderbouwde rapportages met relevante gegevens stellen ons in staat die bredere rol ook waar te maken. De bredere rol die we overal, en op allerlei manieren al hadden opgepakt en die ons met de komst van de bibliotheekwet ook nog eens formeel is toebedeeld.

4 Een goed verhaal Het wordt dus tijd dat we onze maatschappelijke betekenis vaker en beter gaan uitdragen. Daarvoor is het nodig om meer te weten. Uitleencijfers, leden, omvang van de collectie, vestigingen zijn allemaal gemakkelijk uit het bibliotheeksysteem te halen. Deze getallen vertellen slechts een deel van het verhaal. Om dit vollediger te kunnen vertellen, zullen we ook andere informatie boven tafel moeten halen en registreren: wat gebeurt er op het gebied van ontmoeting en debat? Hoe brengen we mensen precies in contact met kunst en cultuur? Hoe ondersteunen we hen in een leven lang leren? Hoe hebben we educatieve ondersteuning ingericht? En hoe groot is het bereik onder verschillende doelgroepen? Een vraag die daar op volgt is natuurlijk: wat levert die dienstverlening dan uiteindelijk op? Welke effecten brengen we teweeg bij de mensen die we bereiken? Draagt een boekenfeest of een cursus werkelijk bij aan leesbevordering, ontwikkeling, ontplooiing of goed burgerschap? Voordat we ons verhaal echter kunnen verrijken met informatie over deze zogenaamde outcomes of effecten is het belangrijk eerst de basis op orde te hebben, want zonder output geen outcome. BOP in het kort Het Bibliotheekonderzoeksplatform (BOP) is hét nieuwe platform voor onderzoek en gegevensverzameling onder de openbare bibliotheken in Nederland. BOP is de centrale plek waartoe iedere bibliotheek toegang heeft, waar bibliotheekonderzoeken worden uitgezet en resultaten worden gepubliceerd BOP stroomlijnt onderzoeken die voorheen versnipperd werden uitgevoerd. BOP is gekoppeld aan bestaande systemen zoals o.a. G!ds en Datawarehouse. Gegevens die we al hebben, zoals vestigingen, leden en uitleningen, worden gekoppeld en automatisch ingevuld in de vragenlijst. Voor elk onderzoek krijgt de bibliotheek een eigen persoonlijke rapportage van de resultaten met daarin een provinciale en landelijke benchmark. De analyse van de verzamelde gegevens kan men goed gebruiken in de beleidscyclus. Door mee te doen voldoe je aan de nieuwe wet- en regelgeving waarin gegevenslevering door bibliotheken verplicht is gesteld. Gegevensverzameling en de beleidscyclus De gegevens die met BOP worden verzameld, geanalyseerd en gerapporteerd zijn toepasbaar in de beleidsvorming. Er zijn tal van eenvoudige managementmodellen die kunnen helpen bij het opzetten en uitvoeren van een volwassen beleidscyclus. Een bekende managementtool onder bibliotheken is bijvoorbeeld de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act). BOP levert een belangrijke bijdrage aan de derde stap: een check op resultaten en vorderingen van plannen en activiteiten, ten behoeve van de verbetering van organisatieprestaties. De verzameling en analyse van gegevens over diensten en activiteiten helpt bij het beoordelen en bijsturen van beleid, verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en het afwegen van de return on investment (is het geld goed besteed?). Ook als landelijke sector profiteren we daarvan. De verzamelde gegevens helpen bij de verantwoording van besteed geld aan landelijke programma s, het bijsturen en verbeteren van programma s, belangenbehartiging, kennisontwikkeling en de verbinding met de wetenschap. PLAN plan/doel formuleren ACT actualiseren/bijsturen DO uitvoeren van het plan CHECK check plan met uitvoering

5 Doel van BOP Word wijzer: zie hoe je het doet en vergelijk dit met andere bibliotheken. Word beter: leer op basis van dit inzicht waar je bij kan sturen en verbeter je dienstverlening. Wees zichtbaar: laat naar buiten toe zien hoe breed de rol is die je op maatschappelijk vlak vervult. Onderzoeken via BOP Ga naar bop.bibliotheek.nl en log-in. Iedere basisbibliotheek ontvangt via de directeur één algemeen inlogaccount. Op de portal vind je algemene informatie over BOP maar ook toegang tot lopende onderzoeken en de rapportages van afgeronde onderzoeken. Per onderzoek krijgt elke bibliotheek via het platform een eigen persoonlijke rapportage aangeboden van de resultaten waarin het mogelijk is om resultaten te vergelijken met een provinciaal en landelijk gemiddelde. Persoonlijke bibliotheekrapportages zijn niet zichtbaar voor anderen. Als onderdeel van de landelijke digitale infrastructuur kost BOP voorlopig niets. Wel is het belangrijk dat binnen de bibliotheek tijd en capaciteit beschikbaar is om mee te werken aan de onderzoeken. Het registreren van informatie over programma s en diensten is nog niet voor iedereen dagelijkse kost evenals het verzamelen van informatie en het invullen van vragenlijsten, maar ook de interpretatie van informatie vergt altijd tijd. De KB heeft overleg met de PSO s over hoe zij bij deze punten een belangrijke aanjagende en ondersteunende rol kunnen hebben. Iedere bibliotheek kan meedoen, maar de volgende zaken (die allemaal deel uitmaken van de landelijke digitale infrastructuur) maken het wel eenvoudiger om in te stappen: Hoe werkt een onderzoek via BOP? Van elke basisbibliotheek ontvangt een contactpersoon een mail met instructie en link naar de vragenlijst. De contactpersonen worden vooraf aan het onderzoek opgevraagd bij de basisbibliotheken. Men kan de link naar het onderzoek delen zodat (een deel van) de vragenlijst, in onderlinge afstemming, door een collega ingevuld kan worden. De complete vragenlijst wordt tevens als losse bijlage meegestuurd zodat je een overzicht hebt van het aantal en het soort vragen. Dit helpt in de voorbereiding en vergemakkelijkt het invullen van de online versie van de vragenlijst. Ook kan de vragenlijst via het platform (BOP) benaderd worden. Iedere bibliotheek heeft daarvoor één account. Goed om te weten BOP wordt ontwikkeld ter ondersteuning bij het waarmaken van de missie en visie en het bereiken van de doelstellingen van de bibliotheek. Meedoen aan BOP is niet verplicht, maar alleen met steun en medewerking van de bibliotheken kunnen we BOP tot een succes maken. Hoe meer bibliotheken meedoen, hoe beter BOP functioneert. Voor de sector als geheel, én voor de eigen bibliotheek hebben we nu de kans om de maatschappelijke rol op de vijf kernfuncties daadwerkelijk te laten zien. Dit is van levensbelang voor de toekomst van de bibliotheek! De bibliotheek levert gegevens aan het Datawarehouse, zodat de gegevens die daarin zitten automatisch gekoppeld worden met de gegevens in BOP. Op die manier hoef je informatie over bijv. vestigingen en uitleningen niet meer zelf op te zoeken en in te vullen. Indien de bibliotheek mee doet met G!ds worden gegevens automatisch gekoppeld met BOP en hoeft informatie niet dubbel ingevuld te worden. Stapsgewijze ontwikkeling en implementatie In de zomer van 2015 gaat BOP van start. Daarbij volgen we een stapsgewijze aanpak. We beginnen met drie vragenlijstmodules over de educatieve functie van bibliotheken. Deze modules hebben specifiek betrekking op: de samenwerking met het primair onderwijs (zomer 2015) de dienstverlening voor- en vroegschools jaar (winter 2015/ 2016) de dienstverlening basisvaardigheden volwassenen (winter 2015/2016) In de loop van 2015 en 2016 breiden we de modules uit met vragenlijsten over de andere kernfuncties. De indicatoren op basis waarvan we deze kernfuncties meten, worden in samenwerking met het bibliotheekveld gedefinieerd.

6 BOP voor de toekomst van de bibliotheek! Met BOP kunnen we relevante gegevens van alle openbare bibliotheken in Nederland verzamelen en deze samenbrengen in één systeem. Daarmee krijgen we een instrument in handen om de sector op gebied van opbrengstgericht werken naar een hoger niveau te tillen. Dit is niet alleen noodzakelijk, maar ook efficiënt en bruikbaar voor verschillende lokale, bovenlokale en landelijke doeleinden. BOP geeft houvast voor een goed gesprek met stakeholders en collega s. En omdat er met één onderzoeksplatform zicht is op activiteiten van de sector als geheel, kunnen we de verzamelde gegevens ook gebruiken om het diensten- en productenpakket van de bibliotheek op landelijk niveau verder te ontwikkelen, te ondersteunen en te professionaliseren. BOP is nog niet klaar, sterker nog, BOP is nooit klaar en wordt continu doorontwikkeld. De basis daarvoor is dat we als branche goed met elkaar in gesprek blijven over welke informatie we verzamelen, wat we willen weten en wat we daarmee kunnen bereiken. Help de sector én je eigen bibliotheek met gegevensverzameling en doe mee met BOP! Alleen met jullie hulp kunnen we BOP tot een succes maken en komen we een stap dichterbij om de maatschappelijke waarde van de bibliotheek, nu én in de toekomst, écht aan te tonen. Informatie Voor meer informatie en/of vragen kunt u contact opnemen met ons via: bop@kb.nl Colofon Auteurs: Marjolein Oomes, Lysbeth Post Vormgeving: CreaBea Druk: Biblionet, Enschede Uitgegeven door de Koninklijke Bibliotheek Den Haag, oktober 2015