Vragen en antwoorden met tips voor scholen

Transcriptie

1 Vragen en antwoorden met tips voor scholen Inhoudsopgave Koppelingen... 2 Met Magister, SOMtoday en AFAS... 2 Koppeling MMP... 4 Koppeling Vensters/Scholenopdekaart... 4 Koppeling Schoolklimaat en Veiligheid inspectie... 5 Koppeling AFAS... 5 Inloggen... 6 QR-code... 6 Registreren FA... 9 Autoriseren Onderzoek inrichten Domeinen Uitzetten Respondenten selecteren en Groepen maken Resultaten Benchmark Bekwaamheidsdossier Rol teamleider Teams inrichten Gesprekkencyclus Evaluatieformulieren Onderzoek in Bekwaamheidsdossier Opleidingsscholen Algemeen Overzicht van de vragen in de FAQ (stand ) Overzicht van de handleidingen (stand ) Overzicht van de (excel)downloads (stand ) Overzicht van de toelichtingen (stand )... 39

2 Koppelingen Met Magister, SOMtoday en AFAS Wanneer draaien de updates van Magister/SOMtoday/AFAS? AFAS vanaf vrijdag uur, Magister vanaf zaterdag uur, SOMtoday vanaf maandagavond en verder. Dat gebeurt elke week. Zitten er rechten aan bepaalde medewerkers? Elke medewerker heeft automatisch recht op het Bekwaamheidsdossier. Een teamleider heeft als leidinggevende van een team automatisch toegang tot de Bekwaamheidsdossiers van teamleden. Worden rechten ingelezen uit Magister? Nee, rechten worden vastgelegd met de koppeling in Kwaliteitscholen. Je kunt in de Connector Koppeltabellen wel een rol toekennen aan een functie, je kunt bijvoorbeeld instellen dat de docenten allemaal de rol Prognosetool invullen krijgen toebedeeld. Bij ons staan medewerkers er twee keer in, hoe kan dat? Dat zou alleen nog kunnen met oude data. In de nieuwe applicatie staat elke medewerker er 1 keer in, men is werknemer bij het bestuur. Men kan wel meerdere profielen hebben, als men werkzaam is bij meerdere locaties van een bestuur. Worden vakken uit Magister gehaald? Ja. Als je bij het beheer van een onderzoek het filter vak selecteert bij Respondenten of Beoordeelden, dan worden alle leerlingen en docenten geselecteerd die dat vak geven / krijgen. Om alleen leerlingen te selecteren die een vak krijgen, filter je bij persoonstype leerlingen. Wil je alleen docenten filteren die het vak geven, dan filter je bij persoonstypen docenten. Worden ouders ingelezen uit Magister/SOMtoday? Alleen adressen worden ingelezen. Elke kind is gekoppeld aan 1 ouder, net zoals in de historie. In Magister moest ik het IP-adres doorgeven, klopt dat? Ja, dat klopt. Docenten die uit dienst zijn worden nog steeds ingelezen, hoe kan dit? Dat kan niet. Als dat wel zo is, dan ligt dat aan de einddatum die niet is ingesteld in Magister of SOMtoday. Is er verschil in functionaliteit tussen Magister en SOMtoday? In Magister heb je wat meer mogelijkheden om zaken zelf in te richten. Het zelf ophalen van data kan bij SOMtoday alleen tussen uur en 7.00 uur. Daar heeft Kwaliteitscholen geen invloed op. Ontvang je een over de Magister synchronisatie? Bij Connector Inrichten kun je ook een -adres opgeven, zodat je een krijgt na een update. 2

3 Bij de Connector Status worden de updates gelogd. Daar staat wanneer de updates hebben plaatsgevonden en welke inhoud precies is opgehaald. Klik op de groene knop, dan weet je precies welke persoonsgegevens zijn ingelezen (AVG). Klik op de opsommingslijst om de laatste update te bekijken, zoals: Hoe weet Kwaliteitscholen welke functies er zijn op een school? Dat weten we niet, dat stelt elke applicatiebeheerder zelf in. De gegevens worden twee keer ingelezen uit Magister, AFAS of SOMtoday. De eerste keer dat de connector draait, worden de functies opgehaald. Deze moet je koppelen aan die van Kwaliteitscholen. De tweede keer (en elke keer daarna) worden de gebruikers opgehaald. De Connector - Rapportage koppelingen geeft een overzicht van de koppelingen en DUO-instellingen. Worden niet actieve personen automatisch opgeschoond? Ja, dit gebeurt met de wekelijkse synchronisatie Magister/SOMtoday/AFAS. Iedereen die niet meer wordt opgehaald kan dan niet meer inloggen. Een docent kan niet inloggen, hebben jullie enig idee wat er aan de hand is? Vaak gebruikt men het verkeerde -adres. Dat kun de applicatiebeheerder zelf controleren bij autoriseren, dan zoek je op haar naam en dan zie je met welk adres ze bekend is in Kwaliteitscholen / ingelezen is uit Magister of SOM of AFAS. Als je deelnemers selecteert bij een onderzoek, bv alle leerjaren 1 en 2, wordt dit ook ververst als zij naar een andere klas gaan? Of als er een nieuwe leerling is? Er is 1 keer per week een update uit Magister. Als je in week 40 leerlingen selecteert bij een onderzoek, dan worden díe leerlingen uitgenodigd. Als er daarna wijzigingen zijn, dan worden die niet in de geselecteerde groep verwerkt. Daarom kun je die selecties van respondenten het beste dicht tegen de afname van een onderzoek doen. Let op: een personentemplate is wel onafhankelijk van een schooljaar, maar als leerlingen eenmaal zijn geselecteerd voor een onderzoek, dan worden die leerlingen ook uitgenodigd. Als je iets aanmaakt voor over 3 weken en er is in de tussentijd een leerling weggegaan, blijft deze leerling dan toch staan in de selectie? 3

4 Nee, deze leerlingen worden niet meer opgenomen in de selectie. Deze persoon kan ook niet meer inloggen. Advies is om alles zo dicht mogelijk klaar te zetten bij de afname van het onderzoek. Koppeling AFAS/Magister liep vorig jaar niet soepel. Is er iets aan veranderd? Stamnummers van Magister kunnen nu in AFAS ingelezen worden, zodat er geen dubbele komen. Als een medewerker er niet bijzit, kan deze dan handmatig toegevoegd worden of moet dit vanuit Magister? Dit moet vanuit Magister. Als je in Magister staat, word je ingelezen in Kwaliteitscholen. Je moet wel horen bij een locatie, anders ben je niet zichtbaar in Kwaliteitscholen. Handmatig is geen goede optie, omdat dat eenmalig is. Bij de volgende update uit Magister wordt de handmatige toevoeging niet herkent en verwijderd uit Kwaliteitscholen. Worden clusters ingelezen en waar zie ik dit? Ja, die worden ook ingelezen. Die staan in de lijst bij beheer onderzoek bij Respondenten en ook bij Groepen maken. Kan je via Excel nog externen inlezen? Ja, dat kan. Dat gaat op dezelfde manier als voorheen. Koppeling MMP Is de koppeling met MMP nog hetzelfde? Ja, het enige wat veranderd is aan de koppeling met MMP is dat de resultaten automatisch verstuurd gaan worden. En het veiligheidsniveau om resultaten te verzenden wordt verhoogd. Wat moeten we doen om koppeling met MMP te maken? Voor de koppeling met MMP is een Pluslicentie nodig, MMP is daar onderdeel van. Is er een koppeling met Cum Laude? Cum Laude zegt dat er geen belangstelling voor is bij de scholen, het heeft voor hen geen prioriteit. Koppeling Vensters/Scholenopdekaart Gaan resultaten van leerlingen automatisch naar Scholenopdekaart? Bijna vanzelf, er vindt wel een gegevensvalidatie plaats. Als het domein van Scholenopdekaart is geselecteerd, dan moet je aanvinken Versturen als Venster VO. Met deze optie vinden allerlei validaties plaats: Valt de periode binnen de onderzoeksperiode van 1-11/30-4? Wordt het afgesloten voor 15 mei? Is het type po of vo? Staan de DUO-controles aan? 4

5 Zijn alle vragen geselecteerd? Klopt het type respondent? Is het anoniem? Als alles klopt, worden de resultaten ( s nachts) naar Vensters gestuurd als u het onderzoek afsluit. Wanneer worden gegevens doorgestuurd naar Vensters? Dat kan vanaf begin november. Wat als je de Venster-vragen niet via Kwaliteitscholen doet? Dan kun je het domein weghalen bij Tevredenheid leerlingen. Als je een onderzoek buiten de benchmark wil, kan dat? Er zijn geen periodes meer. De enige restrictie is Vensters, dat moet vallen binnen de periode van 1 november tot 30 april. Welke onderzoekstemplates zijn er voor Vensters? De Venster-domeinen maken onderdeel uit van de gevalideerde vragenlijsten naar tevredenheid. Er zijn meerdere onderzoekstemplates van de vragenlijsten Tevredenheid Leerlingen: Tevredenheid Leerlingen - Andere Leerjaren Tevredenheid Leerlingen - Brugklas (periode 1 en periode 2) Tevredenheid Leerlingen - Examenklas Tevredenheid Leerlingen Totaal (lijst van alle domeinen) Tevredenheid Leerlingen ISK * Tevredenheid Leerlingen VSO * En er zijn meerdere onderzoekstemplates van de vragenlijsten Tevredenheid Ouders: Tevredenheid Ouders - Andere Leerjaren Tevredenheid Ouders - Brugklas (1 ste periode / 2 de periode) Tevredenheid ouders - Examenklas Tevredenheid Ouders Totaal (lijst van alle domeinen) Daarnaast zijn er aparte onderzoeken voor Vensters als men dat wil (Vensters VO/PO). Koppeling Schoolklimaat en Veiligheid inspectie Moet Schoolklimaat en veiligheid ieder jaar afgenomen worden? Ja, scholen zijn wettelijk verplicht om jaarlijks Schoolklimaat en Veiligheid te monitoren onder leerlingen. Gebruik daarvoor de Representativiteit bij Beheer onderzoek. Hoe worden resultaten doorgestuurd naar de inspectie? Daarover zijn we nog in overleg met Vensters en Inspectie om dit automatisch te versturen. We willen het beheer van wel of niet verzenden bij de scholen zelf leggen. Koppeling AFAS Moet je ook registreren als je AFAS hebt? Ook als je de single sign on van Afas gebruikt? Ja, je moet eerst aangemerkt worden als persoon X in Kwaliteitscholen die dan wordt gekoppeld aan persoon X in AFAS. En hoe zit dat met 2FA? 5

6 Als je 2FA van AFAS gebruikt, dan kun je dat van Kwaliteitscholen onderdrukken. Dat kan degene die de koppeling met AFAS beheert instellen. Waarom is de synchronisatie met AFAS niet elke dag? Dat kan niet, er vinden elke nacht updates plaats van Magister, SOMtoday en AFAS. Is er een koppeling met AFAS? Ja, maar daar is wel een Pluslicentie voor nodig met AFAS-module. Kan je de oude teamindeling weggooien als de nieuwe uit AFAS komt? Ja, met de knop Verwijder team Kunnen documenten uit Kwaliteitscholen rechtstreeks naar AFAS gestuurd worden? Ja, dat kan. Met de knop stuur naar AFAS. Kan je teamindeling aan AFAS koppelen? Andersom niet, we halen de teamindeling op uit AFAS. Inloggen Hoe krijg ik Kwaliteitscholen op mijn mobiel, als app? Via een snelkoppeling naar je scherm. Ik ben ingelogd geweest, maar dat lukt nu niet meer. Hoe komt dat? Dan ben je de eerste keer ingelogd met een account dat daarna niet weer geüpdatet is uit Magister, SOMtoday of AFAS. Hoe lang blijf je ingelogd? Dat is gesteld op 3 uur. Kan inloggen ook nog steeds met leerlingnummer/geboortedatum? Nee, dan kan niet meer, dat was te onveilig geworden. Inloggen leerlingen: kinderen vergeten vaak hun wachtwoord van hun . Je kunt ook de QR-code gebruiken. Als iemand niet meer in kan loggen, wat doe ik dan? Opnieuw uitnodigen om te registreren. Klik daarvoor op het blauwe envelopje bij die persoon. Hoe lang moet een wachtwoord zijn? Moet er ook een teken in? Minimaal 6, met hoofletter en leesteken. QR-code Als leerling inloggen gebruiken ze dan nog leerlingnummer en geboortedatum? Nee dit is voor de veiligheid niet meer mogelijk. De drie opties voor inloggen zijn: met de directe link, met de QR-code (scannen of intypen), met Microsoft-/Google-account. Hou kun je de QR-code intypen? Er staan naast de afbeelding een invulcode en een validatiecode. De URL om dat in te voeren staat erboven. Zijn QR-codes individueel of per klas? QR-codes zijn individueel, per onderzoek. Bij een volgend onderzoek worden er nieuwe QR-codes gemaakt. 6

7 Hoe kom je aan een QR-code? Dat is één van de opties als je respondenten gaat uitnodigen. Je kiest dan voor printen en print de QR-code uit. De uitdraai begint met een klasaanduiding, daaronder staan de namen van de leerlingen. Het zijn er 8 per pagina. Het opvragen van de QR-codes werkt alleen als ze worden opgevraagd in Chrome. Als u alleen de codes wilt zonder de afbeelding, dan vraagt u dat op in bv Edge. Hoe gebruik je die QR-code? Een leerling kan die scannen met een QR-code scanner of de code kan worden ingetikt. Deze link staat op onze website en ook op het veld van de codes: Hoe kom je aan een QR-scanner? Een QR scanner app kan je downloaden in de playstore. De meeste leerlingen zullen wel een QRscanner op hun mobiel hebben. Wat doen we met leerlingen die én geen telefoon hebben én geen adres, hoe loggen die in? Die kunnen de QR-code intypen. Heb je de QR-code nodig om leerlingen een onderzoek in te laten vullen? Dit is één van de mogelijkheden. Inloggen kan ook met Microsoft- of Google-account of via de directe link in de uitnodiging per . Als een leerling inlogt met QR-code gaat hij hem scannen, moet hij dan nog valideren? Nee, na het scannen van de QR-code kan de leerling direct het onderzoek invullen. Ouders uitnodigen via een link op de website, kan dat nog? Je kunt ouders uitnodigen per . Als je ze op school in wilt laten loggen dan kan dat ook (!) met een QR-code. Deze kunnen worden uitgedraaid en uitgedeeld aan ouders. Ouders kunnen die ter plekke scannen op hun telefoon. U kunt wellicht ook een qr-scanner gebruiken van een i-pad. Kun je de QR-code combineren met ? Je kunt iemand eerst uitnodigen met en dan qr, of andersom. De oude link blijft gehandhaafd, zolang het onderzoek open staat!! Registreren Moeten alle collega s zich registeren om gebruik te kunnen maken van Kwaliteitscholen of doe ik dat als super-user? De super-user (of in elk geval degene die rechten heeft op die pagina) kan met de knop alle docenten in één keer uitnodigen op de pagina Autoriseren / Registreren. Daarna moeten de collega s een wachtwoord opgeven en zijn ze ingelogd. Móeten docenten geregistreerd worden? 7

8 Iedereen die je rechten toe wilt kennen moet geregistreerd worden. Iemand die alleen een onderzoek invult, hoeft niet geregistreerd te worden. Docenten die het Bekwaamheidsdossier willen gebruiken moeten geregistreerd worden en 2FA inschakelen. Ook als zij resultaten van onderzoek willen inzien is registreren en 2FA verplicht, omdat je persoonsgegevens van derden kunt inzien. Op die manier is dat veilig volgens de AVG. Als iemand een uitnodiging krijgt ter registratie, is dan duidelijk wat die persoon moet doen? Dat staat in de . Advies: stuur vooraf aan personeel een dat de uitnodiging voor registeren Kwaliteitscholen er aan komt. Is de uitnodiging om te registreren standaard of kan je de tekst aanpassen? De uitnodiging om te registeren is standaard. Kan personeel ook inloggen via een Microsoft-account? Dat kan zeker. Zij moeten zich eenmalig registreren. Dat kan ook met G Suite van Google. Moeten ouders zich ook registeren? Nee, ouders worden niet geregistreerd. Moet een leerling zich verplicht registeren? Nee, dat hoeft niet. Het kan wel handig zijn om te registreren met Office 365 of Google. Als een leerling dit eenmalig gedaan heeft, kan de leerling hier de hele schoolloopbaan mee inloggen. Hoe moet een leerling zich registeren? Dat gaat net als bij alle andere gebruikers: ze krijgen een mailtje en geven een wachtwoord op. Als leerlingen geen account hebben aangemaakt, hoe weet een docent die zelf een onderzoek uitzet dan dat hij een moet verzenden of laat inloggen via qr? De wijze waarop leerlingen inloggen moet wel bekend zijn. En anders weten de leerlingen dat zelf wel. Men kan ook als men geregistreerd is, inloggen met een qr-code of via een link in een . Hoe logt een leerling in die zich niet registreert? Dat kan via QR of een linkje in een . Wij hebben in ons adres het leerlingnummer opgenomen? Kan dit dan geen kwaad voor de veiligheid? Niet meer of minder als een ander adres. Dit staat los van het inloggen in Kwaliteitscholen. Moet er een uitnodiging verstuurd worden voordat iemand wat kan invullen? Nee, als je een onderzoek activeert, kun je een uitnodiging sturen. Of men weet hoe men in kan loggen. Iemand kan per uitgenodigd worden. Of men kan met een code inloggen. Kan je uitnodigingen om te registeren via het berichtencentrum van Magister sturen? Geen idee, wellicht dat een ict-deskundige op een school daar een idee voor heeft. Als je iedereen in een keer wilt uitnodigen om te registeren, krijgen degenen die al ingelogd zijn ook weer deze ? Ja, maar men kan dat negeren. Hoe lang worden gegevens bewaard? Als iemand niet meer ingelezen wordt, gaan we de gegevens maximaal 2 jaar bewaren, daarna wordt iedereen automatisch geanonimiseerd. Scholen hebben daar geen beheerlast in. Hoeveel tijd neemt het in beslag om alles draaiende te krijgen? 8

9 Dat verschilt erg per bestuur. Soms duurt het even voordat de koppeling met Magister goed werkt. Daarna moet iedereen geautoriseerd worden. Dan ben je klaar. Moeten ouders toestemming geven bij leerlingen onder de 16? Dat zijn lastige vragen met wellicht juridische consequenties. Wellicht is het handig om die voor te leggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Kan je ook 10 docenten uitnodigen, i.p.v. 1 of alles? Ja, dat kan, kies dan als filter Medewerkers. Waarom staat er een zwart poppetje? Zwarte poppetje: profiel gekoppeld aan account. Kan je iemand waar problemen mee zijn verwijderen bij het autoriseren en opnieuw uitnodigen? Ja, hiervoor klik je op het rode pijltje en dan nodig je deze persoon opnieuw uit. Kunnen collega s de handleiding Registreren inloggen. Gebruiken om te registreren? Ja, iedereen die ingelogd is kan via Help naar de Handleidingen. Als een teamleider een onderzoek uit wil zetten, moet hij/zij dan registeren? Ja, dat is verplicht, en hij moet 2FA inschakelen omdat gewerkt wordt met persoonsgegevens. Moet je leerlingen registreren als je ze voor het eerst uitnodigt voor een onderzoek? Je kunt registreren en voor het eerst een vragenlijst in laten vullen combineren. Dan registreert een leerling zich en dan kan die daarna direct een onderzoek invullen. Moeten alle leerlingen ieder jaar opnieuw ingelezen worden? Dat gaat gewoon via de koppeling met Magister of SOMtoday. Is het handig om alle leerlingen te registreren of kijk je naar de onderzoeken die je gaat doen? Als je leerling (nog) geen onderzoek uit laat zetten, is het niet nodig om te registreren. Het is wellicht handig om dat te combineren. Kwaliteitscholen heeft op de pagina Registreren een optie toegevoegd om één klas te selecteren, dan kun je een klas uitnodigen om zich te registreren en dan kan men direct daarna een onderzoek invullen. Dan moet je dat onderzoek wel klaarzetten. Hoe lang is de link geldig om je te registreren? Die is zeven dagen geldig. 2FA Moet een docent inloggen als hij/zij resultaten wil zien? Zeker, en 2FA moet ook geactiveerd zijn. Als een docent een onderzoek zelf wil uitzetten, moet hij dan geregistreerd zijn? Ook dat moet. En hij moet 2FA activeren, omdat hij met persoonsgegevens gaat werken. Dit is verplicht gesteld door de AVG. Ik krijg een melding: vul de sleutel in. Wat is de sleutel? De sleutel die je in moet vullen om 2FA te activeren. Als je geen smartphone hebt, hoe kan je dan 2FA gebruiken? Dat kan in de browser, zie bijvoorbeeld Google Authenticator. (zorg er wel voor dat Chrome gesynchroniseerd wordt met al uw devices) 9

10 Moet een leerling ook met 2FA activeren? Zeker niet, het is wel makkelijk als leerlingen zich registreren, dan kunnen ze voortaan inloggen met hun office of google-account. Waarom moet iemand inloggen met 2FA bij het Bekwaamheidsdossier? Wij willen dat niet. Als je omgaat met persoonsgegevens van derden dan verplicht de AVG om met een hoger beveiligingsniveau in te loggen. Als je het Bekwaamheidsdossier niet gebruikt, dan heb je geen 2FA nodig, tenzij je resultaten wilt inzien. Dan is dat veiligheidsniveau, voor eigen bestwil, wel nodig. Hoe kom je aan de recovery-code? Klik op profiel en kies links voor 2FA. Daar staat een knop [nieuwe recovery codes genereren]. Zie handleiding Registreren Inloggen - Profiel beheren. Wat is het nut van die recovery-codes? Die heeft u nodig om in te loggen als u een nieuwe telefoon hebt of uw telefoon kapot gaat. Autoriseren In welke handleiding staan de rechten? Onder Help / Handleidingen staan meerdere bestanden die informatie geven over de rechten. Autorisatie rechten en rollen overzicht: bevat een overzicht van de menu-items de worden geactiveerd als er een recht wordt gegeven. Autorisatie rechten in Kwaliteitscholen: geeft achtergrondinformatie in het algemeen Autorisatie rechten toekennen: how-to-do, stappenplan uitdelen rechten. Autorisatie registratie: legt uit hoe u registraties kunt uitzetten, per persoon of voor een hele groep. Autorisatie Registreren Inloggen Profiel beheren: uitleg over alle opties in het Profiel. Onder Help / Downloads vindt u een Autorisatieschema. Daarmee kunt u noteren wie welke rechten krijgt. Begin je helemaal blanco? Moet je iedere docent apart openen om rechten te geven? Iedereen wordt ingelezen met een rol, zoals docent, leerling, oop. Bij deze rollen horen standaardrechten. Docenten, oop en kader hoef je geen extra rechten te geven om een vragenlijst in te kunnen vullen of om gebruik te maken van het Bekwaamheidsdossier. Is er een overzicht van toegekende rechten? Deze komt nog, staat op ons verlanglijstje. Waarmee bepaal je wat iemand kan zien? 10

11 Er zijn aparte rechten en er zijn rollen, dat is een verzameling van rechten. Daarnaast krijgt iemand die direct leidinggevende wordt van een team extra rechten en kan men ook rechten toevoegen per onderzoek. Zijn de rechten overgenomen uit de vorige applicatie? Nee, er viel niets over te nemen, want het is voor het eerst dat de rechten op het niveau van personen worden vastgelegd. Er staan bij ons op de pagina van Autorisatie personen die niet meer op school zijn, hoe kan dit? Met de wekelijkse update van Magister/SOMtoday/AFAS worden personen met een einddatum ontkoppeld van het profiel. Als dit niet zo is, dan moeten wellicht de lijsten worden vernieuwd. Kan je iemand meerdere rollen toekennen? Dat kan, je deelt dan in feite meerdere rechten uit. Dat kan op zowel locatie- als bestuursniveau zijn. Hoe noem je nu de rol light beheerder die je in de oude applicatie had? Diegene kan de rol Onderzoek inrichten krijgen. Dat is een verzameling rechten (zie hieronder). Er kunnen ook bepaalde rechten verwijderd worden uit deze rol, zie prullenbakje: Een overzicht van de rollen staat in de handleiding Rechten en rollen overzicht. Kan je via Profiel checken wat een docent ziet? Nee, dat kan niet. Je kunt wel op de pagina Autoriseren zijn rechten bekijken. Hoe kom ik aan een profiel? Iedereen die zich laat registreren heeft een profiel. Kan ik ook een extra profiel instellen? Dat kan, je kunt meerdere profielen hebben die aan één adres ophangen. Het moet wel functioneel zijn, zoals een leidinggevende van twee locaties. Hoe kan ik van profiel wisselen? Het kan zijn dat u meerdere profielen hebt, bijvoorbeeld als docent van school X en van school Y. Dan kunt u met 1 login switchen van het ene naar het andere profiel. Dat doet u door op Selecteren --> te klikken. De meeste gebruikers zullen één profiel hebben en zien deze optie dan ook niet. U voegt een profiel toe door aan een account een bestaand adres toe te voegen bij Autoriseren. 11

12 Kan je op schoolniveau een applicatiebeheerder bepaalde rechten geven. Ik kan dat alleen op bestuursniveau, anders ziet men niets? We kunnen dit niet reproduceren. Je kunt, als je het recht op het hoogste niveau hebt, een school selecteren, dan vraag je die persoon op, dan klik je op de persoonskaart van die persoon, dan geef je diegene rechten op schoolniveau. Dat moet gewoon kunnen. Kan ook op lager niveau. Andersom kan niet, iemand met recht op locatieniveau kan geen rechten geven op bestuursniveau. Kan je iemand van een locatie super-user maken? Dat kan, je kunt op laag van bestuur school locatie autoriseren. Het is raadzaam om twee personen het recht te geven op het hoogste niveau. Wat als iemand een nieuwe telefoon krijgt? Dan moet je de app opnieuw installeren, daar zijn ook de herstelcodes (recovery) voor om dan toch in te kunnen loggen en de nieuwe telefoon te registreren. Dat is niet expliciet iets van Kwaliteitscholen, dat is voor alle applicaties waarvoor je een Authenticator gebruikt. Is er een overzicht van alle rollen en rechten? Wat is de betekenis achter de rollen en rechten? Ja, dat heet Autorisatie - rechten en rollen overzicht Als je een rol uitgeeft zitten er rechten aan vast, anderen kan je meer rechten geven, wordt het dan geen rommeltje? Dat heeft met organisatie te maken? Als iemand een P&O-rol heeft, moet je dan nog rechten toevoegen? Alleen als daar vraag naar is. Iemand met de rol P&O kan de taken uitvoeren die horen bij die rol. Het is mogelijk bepaalde rechten te verwijderen of toe te voegen. Hoe geef ik iemand (extra) rechten? Klik hiervoor op het persoonskaartje bij het menu-item autorisatie. Dan kom je in het scherm Autorisatie voor profiel. De naam van de persoon staat dan bovenin. Kun je zien wie welke rechten heeft? Nee, dat rapport moet er nog komen. Hoe weet ik dat ik als super-user ingelogd ben? Dan heb je alle functionaliteiten die zijn genoemd in de handleiding Rollen en Rechten. Wat gebeurt er als ik op het blauwe envelopje klik? Dan kun je iemand persoonlijk uitnodigen om zich te laten registreren. Kan een kaderlid een standaard rol krijgen? Dat kan. Dat moet dan wel bij de eerste import gebeuren. Ik zie alleen menu-items bij onderzoek invullen en bekwaamheidsdossier, hoe kan dat? Dat ligt aan de rechten die je toegekend heb gekregen door de super-user. Kan je twee super-users maken? Je kunt zelf iemand anders ook super-user maken. Sterker: dat is aan te raden. Welk recht krijgt iemand die alleen onderzoeken klaarzet? Zie hierboven de uitleg over light-beheerder. Wie moeten er extra rechten krijgen? Het ligt voor de hand dat een P&O-functionaris de rechten krijgt van P&O. Kader mag wellicht alle resultaten zien bij Vrije Rapportage. 12

13 Hebben docenten wel inzicht in hun Bekwaamheidsdossier als ze geen (extra) rechten hebben? Ja, ieder personeelslid heeft een Bekwaamheidsdossier. Leerlingen en ouders hebben dat niet. Kan ik ergens zien welke rol of functie ik heb? Er zijn geen functies, alleen rechten op bepaalde functionaliteiten. Als je alles ziet bij de menu s, waaronder autorisatie, dan heb je alle rechten. Als je de pagina Autorisatie hebt, kun je jezelf namelijk ook alle rechten geven. Kan je een groep mensen in een keer bepaalde rechten geven? Dat kan als je die bij de import koppelt aan een rol. Hebben afdelingsleiders de rechten om rapportages in te zien? De direct leidinggevende van een team heeft inzage in resultaten van het team, niet op de resultaten onder het menu-item resultaten, tenzij je hem/haar daar rechten op geeft. De koppeling wordt bij ons door de administratie verzorgd, welke rechten dat zijn? Connectoren. Onderzoek inrichten Ik mis een to do list hoe ik moet starten, is die er? Zie de handleiding Onderzoek uitzetten en het bestand Checklisten. Waar staan de standaard onderzoeken? Hoe kan ik die vinden? Die staan bij Template Explorer. Daar vind je ook informatie over het onderzoek. Staan er ook eigen vragenlijsten bij Template Explorer? Ja, je kunt filteren op eigen templates. Dit is voor mijn helemaal nieuw. Als ik de stappen volg aan de linkerkant, doe ik het dan goed? Ja. Kijk ook naar de handleiding Onderzoek uitzetten, hierin staat omschreven hoe een onderzoek uitgezet moet worden. En op de eerste pagina van het bestand Checklisten staat een stapsgewijze uitleg. Als ik één locatie eigenaar maak van het onderzoekstemplate, kan ik dit onderzoek voor de andere scholen niet aanzetten. Als ik als het bestuur mezelf eigenaar maak, kan ik het onderzoek voor geen enkele locatie aanzetten. Dat is inderdaad niet handig. Dit wordt aangepast. Kan je vooraf zien wat de representativiteit is van een onderzoek? Ja, dat kan van onderzoeken voor ouders en leerlingen. Zijn percentages zowel bij ouders als leerlingen hetzelfde? (representativiteit) Ja, alleen voor leerlingen is het bij Schoolklimaat en Veiligheid verplicht dat je voldoet aan de representativiteit, in die zin dat je voldoende respondenten hebt per schooltype. Kun je twee persoonstypes selecteren en dan kiezen voor pagina representativiteit? Nee, dat kan alleen met 1 persoonstype tegelijk. Kan ik een eigen vragenlijst in twee perioden afnemen? Ja, de periode maakt niet meer uit. Er zijn geen perioden meer. (m.u.v. Scholen op de kaart/vensters) Als je een vragenlijst bij zowel ouders als leerlingen af wilt laten nemen, kan je dan kiezen dat alleen ouders een mailtje ontvangen en leerlingen niet omdat ze het onderzoek in de klas invullen? Nee, dan moet je twee aparte onderzoeken maken. 13

14 Wanneer gebruik je de knop [afsluiten]? Als je genoeg respons hebt, klik je op de knop [afsluiten]. Daarna kun je vanuit het beheer van dat onderzoek een rapport opvragen. Is er nog een jaarplanning? Dat is er niet meer want er zijn geen verplichte perioden meer. Je kunt bij het onderzoek de beginen eindtijd kiezen, dan wordt dat keurig op datum getoond in het overzicht van beheer onderzoeken. Als je brugklas apart uitzet, kan je dan rapporten genereren van gekozen domeinen? Ja, dat kan. Kan je Brugklasonderzoeken en Examenklas tegelijk uitzetten? Ja, dat is geen probleem. Als je de gemeenschappelijke domeinen één rapport wilt opvragen dan kan dat bij Vrije Resultaten. Dan hoef je alleen die domeinen te selecteren. Kan je een onderzoek kopiëren en nogmaals uitzetten via snel? Zeker, misschien is het wel slim om een nieuwe naam te geven aan een onderzoek. Bij snel uitzetten kan je niet een stap terug, dat zou wel handig zijn. Je kunt wel gewoon terug met de backspace-knop van de browser. Kan de verzendmethode bij Snel uitzetten ook uitgesteld worden? Ja, na de presentaties in oktober is stap 3 van Snel uitzetten aangepast: er zijn nu 4 opties in plaats van 3 en de opties van de knoppen zijn ook duidelijker. Zie de Handleiding Onderzoek uitzetten. In stap 3 is ook een Terug-knop toegevoegd. Wat is het verschil tussen snel onderzoek uitzetten en geavanceerd? Snel uitzetten kies je als je weet wat je wilt: welk onderzoekstemplate, welk personentemplate, hoe respondenten gaan inloggen. Je kunt altijd twee stappen via Snel uitzetten doen en dan kiezen voor Geavanceerd. Dan kun je de representativiteit controleren, de voortgang, non-respondenten selecteren. Sowieso ga je, als het onderzoek afgesloten moet worden, naar de Geavanceerde instelling van het onderzoek dat je snel uitzet, want je moet het onderzoek wel afsluiten om resultaten te kunnen zien en om die te verzenden naar Vensters. Vorig jaar waren er problemen met snelheid van de server, duurde heel lang voordat leerlingen onderzoek in konden vullen, is dit nog? Een enkele keer was het erg druk met importeren, rapporten opvragen e.d. De performance wordt de komende maanden wekelijks gemonitord door ict ers. We hopen ook dat als rapporten na afsluiten s nachts automatisch worden klaargezet er overdag minder belasting is op de server. 14

15 Kan je nog respondenten toevoegen als een onderzoek al loopt? Nee dat kan niet. Toevoegen kan zolang het onderzoek nog niet wordt afgenomen. Het beste kun je respondenten selecteren zo dicht mogelijk tegen de afnameperiode aan. Waar vind ik mijn eigen onderzoeken terug? Die vraag heeft twee kanten. Als het gaat om uitgezette onderzoeken, dan vind je die terug bij Beheren/Geavanceerd, bij Filter kun je selecteren op vrijgegeven onderzoek, daar staat de geschiedenis van de uitgezette vragenlijsten. Als het gaat om zelf ontwikkelde vragenlijsten, die vind je bij het menu-item onderzoekstemplates. Deze templates kun je vervolgens selecteren bij het kiezen van een template, dan heb je de keuze tussen Kwaliteitscholen en eigen onderzoeken. Hoe kan ik een onderzoek verwijderen? Zie Help / Handleidingen / Onderzoek uitzetten, hoofdstuk Testonderzoek uitzetten. Domeinen Heeft het weghalen van een domein invloed op de benchmark? Nee, want de benchmark wordt nu per domein bepaald. Kan je zelf domeinen maken? Dat kan. Advies: kijk eerst naar de domeinen van Kwaliteitscholen voordat je zelf een domein gaat maken. Er staan een heleboel domeinen in Kwaliteitscholen. Zijn de eigen schooleigen onderzoeken en domeinen meegenomen vanuit de historie? Ja, alle onderzoeken zijn overgenomen van de oude applicatie. Echter, als oude stellingen nog geen domeinen hebben, moeten deze toegevoegd worden. Alle stellingen kan je onder één domein hangen. Of je hangt de stellingen aan meerdere domeinen. Als ik mijn onderzoeken van vorig jaar ophaal en wil exporteren en ze hebben geen domein, wat dan? Dan moeten er domeinen toegevoegd worden. Van de oude resultaten zullen nog geen domeinresultaten beschikbaar komen, omdat de domeinscores in de nieuwe applicatie direct opgeslagen worden bij de antwoorden. Op die manier kan de inhoud van een domein in de loop van de jaren ook worden aangepast, ook bij eigen domeinen. Hoe voeg je (school)eigen vragen toe aan een onderzoek? Voor elke eigen vraag moet een domein gemaakt worden. Een domein kan uit meerdere vragen bestaan. Domeinen kunnen bij een vragenlijst verwijderd worden en toegevoegd. Je kunt de vragen zoeken bij Vragen, dan type je een deel van de vraag in en dan krijg je de vragen met die tekst. Kan je eigen domeinen aanmaken die afwijken van de domeinen van de inspectie? Je kunt een eigen onderzoekstemplate maken met de verplichte domeinen, daarnaast eigen domeinen met vragen die je zelf belangrijk vindt. Het is aan de school dan om de kwaliteit van dat eigen domein te onderzoeken. De domeinen van de kwaliteitsgebieden van de inspectie van Kwaliteitscholen zijn gevalideerd. Kan je ook een deel van de vragen binnen een domein verwijderen? Dat kan niet. Dan moet je een eigen domein maken. 15

16 Kan ik bij het maken van een eigen domein uit de vragen van Kwaliteitscholen putten? Ja, dat is zelfs wenselijk, dan heb je in elk geval een benchmark op die stellingen. Als je een eigen domein hebt met 5 vragen, waarvan 3 vragen van Kwaliteitscholen, dan krijg je ook een domeinscore, die is dan wel gebaseerd op die drie stellingen. Bij twee stellingen krijg je geen domeinscore meer, maar wel een benchmark van de 2 stellingen die van Kwaliteitscholen zijn. Is het nog mogelijk om vragen uit een domein te verwijderen? Dat kan bij eigen domeinen altijd. Bij een domein van Kwaliteitscholen niet. Dan moet je een eigen domein maken en de vragen die je wel wilt uit het domein van Kwaliteitscholen toevoegen aan het eigen domein. Moet je bij open vragen ook een domein aanmaken? Ja Kan ik domeinen toevoegen aan een standaard template van Kwaliteitscholen? Ja, dat is geen probleem. Zitten de TTO-domeinen er nog in? Ja. Kan je rapportage alleen RI&E eruit halen? Ja, dat kan, u kunt alleen een domeinresultaat opvragen. Hoe moet ik de codes die voor de domeinen staan interpreteren? Een code maakt een domein uniek. Deze codes kunnen nog gerestyled worden. Als je domeinen kiest, kan je dan zien op hoeveel vragen je uitkomt? Het aantal vragen vind je als je klikt op voorbeeld, bovenaan staat het aantal vragen. Waarom zijn er bij het voorbeeld vragen doorgestreept? Dit zijn stellingen die al eerder gevraagd zijn. De doorgestreepte stellingen tellen wel mee bij de domeinscore. Kan je de volgorde van de domeinen bepalen? Ja, door te slepen kan je zelf de volgorde van de domeinen bepalen. Kan je bij snel onderzoek uitzetten ook domeinen toevoegen/verwijderen? Nee, dit kan alleen bij geavanceerd. Maakt het voor de domeinen uit dat onderzoeken op verschillende momenten worden uitgezet? Dit maakt niet uit. Als je een eigen domein maakt met eigen vragen en je hangt dit in een template, als je dan een wijziging aanbrengt in de vraag, verandert dan ook het domein? Nee, dat blijft hetzelfde. Vragen kan je verwijderen uit een domein, de oude domeinscore blijft bewaard. Domeinscores worden niet meer berekend, maar tegelijk met de antwoorden van de vragen vastgelegd. Wat is een relevantievraag? Daarmee kun je een heel domein overslaan als respondent. Zie voor uitleg de handleiding Domeinen. Maakt het voor resultaten uit of je tekst/smileys kiest? Dit heeft geen invloed op de resultaten. Waar vind ik de antwoordensets van Kwaliteitscholen? 16

17 Als je een vraag gaat maken, komt er een keuzelijst. Van de meest gebuikte antwoordensets (oneens eens; ontevreden tevreden etc) zijn de opties uitgewerkt van 2 tot 5 keuzes: Zie de handleidingen Antwoordenset inrichten en Antwoordensets - tips. Wat houdt multiselect in? Dat is een mooie nieuwe optie, daarmee kunnen respondenten meerdere antwoorden kiezen in een antwoordenset. (zie voor de uitleg de FAQ: Hoe stel ik een antwoordenset in voor multiselect (=meerdere antwoorden aanvinken)? Als je een domein maakt, is die dan beschikbaar voor de hele school? Een domein van een onderzoek is beschikbaar voor diegenen die over dezelfde rechten beschikken. Dus als iemand het maakt voor locatie X, dan is dat domein niet vanzelfsprekend ook te gebruiken door locatie Y. We zijn nog aan het onderzoeken, dat als je een domein inricht op het niveau van een bestuur, dat de scholen en locaties eronder dat ook kunnen gebruiken. Maar het beheer zit dan op bestuursniveau. Hetzelfde geldt voor een school, dan kunnen de locaties eronder dat domein gebruiken. En het bestuur dat erboven zit. Als een locatie een domein inricht, dan moet de school en het bestuur dat ook kunnen gebruiken. Kan ik een domein maken met verschillende antwoordensets? Dat raden we af, omdat respondenten dan moeten kiezen uit meerdere antwoordensets. Het zal ook bij het berekenen van het kengetal fout kunnen gaan. Staat anonimiteit standaard aan of moet je dit zelf aan- of uitzetten? Dat beheer je zelf, behalve bij Vensters (anders kun je geen resultaten naar Vensters sturen) en ook niet als je een onderzoek dat anoniem is ingesteld door docenten laat uitzetten. Uitzetten Kan een klas nog steeds een onderzoek in de mediatheek invullen? Ja, dat kan, de codes kunnen geprint worden per klas. Een leerling kan een vragenlijst op elk device invullen, ook op zijn telefoon. De pagina wordt automatisch geresized naar het soort scherm. Ben ik het overzicht van respondenten helemaal kwijt? Bij anonieme vragenlijsten zie je niet meer wie er respondent is. Er is wel een overzicht van de voortgang per klas. Dat staat bij Voortgang. Daar kun je de non-respondenten ook r en. Kan ik voor ouders meerdere inlogmethodes naast elkaar gebruiken? Je kunt bij het ene onderzoek ouders in laten loggen met qr-codes en het andere met link in . Kan de datum te gebruiken tot en met tijdens invullen onderzoek nog gewijzigd worden? Dat kan, zo lang je niet hebt afgesloten, is deze aanpasbaar, ook al is datum voorbij. 17

18 Kan je net als in de oude applicatie aangeven dat dit alleen overdag kan worden ingevuld? Dat hebben we inmiddels toegevoegd. Ook de respondent ziet tot hoe laat hij het kan invullen. Kan je zelf een personentemplate inrichten? En moet dit elk jaar opnieuw? Dat kun je zelf en het is juist de kracht van dat template dat dat niet elk jaar opnieuw hoeft. Waarom zie ik bij een onderzoek over ouders ook personentemplates van bijvoorbeeld leerlingen? U ziet in principe alle personentemplates, zodat u zelf een keuze kunt maken. Wat is een personentemplate precies? Dat is een sjabloon van filters op respondenten, die, als je dat template selecteert, respondenten selecteert die op dat moment zijn ingelezen in Kwaliteitscholen. Hoe kan een docent een eigen vragenlijst uitzetten als dat niet via het Bekwaamheidsdossier gaat? Via het Bekwaamheidsdossier kunnen alleen X-over-Y-vragenlijsten worden uitgezet. Andere vragenlijsten, bijvoorbeeld over Huiswerk, kunnen worden geactiveerd door de beheerder en bij Rechten onderzoek kan het beheer en ook inzage van resultaten overdragen worden aan een docent. Daar kunnen nog allerlei keuzes in gemaakt worden, zie hieronder. Zijn de vragen niet te lastig voor vmbo-leerlingen? Wordt dit vaker gemeld door scholen? Dit betreft vooral een paar Venster-vragen. Daar zal Vensters t.z.t. vast verbetering in gaan aanbrengen. Kan je nog wel een herinnering sturen om onderzoek in te vullen? Zeker, je kunt de non-respondenten een herinneringsmail sturen. Dat doe je op de pagina Voortgang. Hoe lang blijft de link voor onderzoek invullen geldig? Zo lang als onderzoek open staat. Is het mogelijk dat 3 onderzoeken dezelfde naam hebben? Ja, dat kan. Kan je als school zelf onderzoeken uitzetten of moet dit via het bestuur? Dat kan op elke laag: bestuur, school, locatie. Kan je zien of iemand een onderzoek heeft ingevuld? Dat kan alleen nog van niet-anonieme onderzoeken. 18

19 Kan je ook één docent selecteren? Dat kan, bij beoordeelden kun je 1 docent, of 2 docenten, selecteren: Kan je nog steeds leerlingen deselecteren / eruit halen die je hebt geselecteerd? Ja, dat kan, er staat een prullenbakje achter elke naam. Komt er een logo bij te staan, bij uitzetten onderzoek? Ja, bij het uitnodigen wordt het logo meegestuurd. Wat is de prognosetool? Dat is een heel mooi instrument dat we bijzonder willen aanbevelen. Dit kan gebruikt worden als voorbereiding van een rapportvergadering. Deze vragenlijst bestaat uit 3 delen, van elk twee vragen: 1. peiling (twee tekstvakken: opzet: hoe doet deze leerling het - voor sturing en ondersteuning); 2. advies (welk advies geef je de leerling (= schooltypen / profielkeuze] en waarom) 3. voorspelling (voorspelling van leerjaar en schoolniveau, vooral voor export MMP) Zie voor de uitleg de handleiding Prognosetool. Vroeger kon je Prognose na 2 weken pas opnieuw invullen, is dit nog steeds zo? Nee, dit kan na afsluiten van het onderzoek direct weer de dag na afsluiting. Ik word gestoord tijdens beheer van een onderzoek, wordt dit automatisch opgeslagen? Als er een Opslaan-knop is onderaan, dan moet je opslaan, anders is dat niet nodig. Kan ik CW docent uitzetten als ik geen Bekwaamheidsdossier gebruik? Als je rechten hebt om dat onderzoek uit te zetten dan kan dat. Als je het uitzet voor een docent dan ziet diegene niet zelf de resultaten als er geen gebruik wordt gemaakt van het Bekwaamheidsdossier, dan moet de applicatiebeheerder het rapport opvragen en verspreiden. CW docent: wat is het juiste moment om dat af te nemen? Januari/februari. Moet ik een nieuwe periode aanvragen als ik een extra CW docent door leerling wil doen? Als het onderzoekstemplate is uitgezet, dan moet je een nieuw onderzoek activeren, want je kunt niemand meer toevoegen. Er zijn geen periodes meer. Ik wil graag overgaan op het CW-360-graden-onderzoek. Alleen moeten dan de resultaten van de leidinggevende over de docent niet anoniem zijn. Nu kan ik eenmalig kiezen voor het aan of uitzetten van de anonimiteit. Hoe voorkom ik dit, zonder toch weer drie onderzoeken uit te moeten zetten? Als collega s elkaar evalueren, dan is dat meestal niet anoniem. Je kunt de drie collega s in 1 keer koppelen aan de docent die wordt geëvalueerd, dat hoef je dat niet drie keer apart te doen. Wel inderdaad het vinkje op niet anoniem zetten. De docent kan dit ook zelf doen, overigens. Als ik een onderzoek heb uitgezet voor ouders van een bepaalde locatie, kan ik dit dan nog een keer gebruiken? Je kunt opnieuw een onderzoek uitzetten met dezelfde domeinen of hetzelfde template. 19

20 Komt er nog een zoekfunctie in lijst leerlingen? Als dat nodig zou blijken te zijn, maar vooralsnog kun je zoeken met [CTR]-F. Moet je iemand machtigen om een docent in de klas een onderzoek uit te laten zetten? Als het een onderzoek is over het eigen functioneren dan kan de docent dat zelf. Is het een onderzoek als Huiswerk, dan kun je een docent voor dat ene onderzoek rechten geven. Respondenten selecteren en Kan je een export maken van respondenten? Nee, dat kan niet. Kan ik leerlingen ook per klas uitnodigen? Dat kan, dan nodig je ze per klas uit via Snel uitzetten. Dat worden dan onderzoeken per klas. Je kunt ook meerdere klassen selecteren. Ook bij een docent bij een xy-vragemlijst. Ik heb bij een xy-onderzoek respondenten geselecteerd. Ik wil een andere groep kiezen. Hoe kan ik de huidige groep verwijderen? Ga naar selectie en klik op Vrij. Je krijgt de vraag om de huidige selectie te verwijderen. Kan je nog een onderzoek uitzetten met een directe link? Ja dit gaat nog hetzelfde d.m.v. een uitnodiging via . Als je een uitnodiging verstuurt, kan je dan ook nog een berichtje naar jezelf versturen? Als je een test- wilt sturen naar jezelf, dan maak je even een nieuw onderzoek aan. Zie Help / Handleidingen / onderzoek uitzetten, pagina 4. Je kan ook kiezen voor de preview-knop. Je ziet dan hoe de eruit komt te zien (what you see is what you get). Zitten er nog standaard tekstsjablonen in? De teksten die je gebruikt bij het verzenden van een kun je hergebruiken door het oude onderzoek te openen en te gaan naar Verzenden. Dan kun je die tekst kopiëren. Je kunt ook in de historie kijken, ook daar staat bij de uitnodiging van een onderzoek de tekst. Is er geen persoonlijke aanhef meer in de ? Je kunt je eigen tekst toevoegen, het deel met informatie over de link is standaard. Het voordeel is dat dat in elke browser nu hetzelfde is. Je kunt wel het Reply-to adres aangeven en de displayname: 20

21 Bij het sturen van een herinnering, krijgt dan iedereen weer een ? Alleen de non-respondenten zullen een herinnering ontvangen. Degenen die het onderzoek al hebben ingevuld ontvangen geen . Kan je programmeren wanneer de verstuurd wordt? Nee, dat kan niet meer, omdat we niet kunnen garanderen wanneer een precies aankomt. Soms liep de mailqueue van een school vol. Het moment van ontvangt van een is niet te voorspellen. Kun je s ook op termijn verzenden per klas. Nee, dat is er niet. We overwegen eerder een optie dat een docent d.m.v. een schuifje een onderzoek kan activeren voor een klas, daar moeten we nog goed over nadenken hoe dat precies kan. Verzenden per klas is erg intensief en ook kan het gebeuren dat een niet op tijd aankomt, dat willen we liever voorkomen. Is ons logo nog zichtbaar, waar kan je dat zien? Het logo is overgenomen en wordt meegestuurd in de mail. Dat zie je als je een test naar jezelf mailt. Deze schoolinstelling is nog niet zichtbaar, dat komt t.z.t. Ik zie 916 uitnodigingen terwijl er maar 378 leerlingen zijn, hoe kan dat? Als je bij evaluaties over docenten een leerling koppelt aan 4 of 5 docenten evalueert, dan krijgt die leerling 2 uitnodigingen, want een leerling kan op zijn mobiel maar 3 docenten tegelijk evalueren, worden dat er meer, dan wordt dat in twee stukken geknipt. Als je dat niet wilt, dan moet het op de pc + dan moet je op pagina Algemeen aangeven dat ze meer dan 3 kolommen invullen. Een ouder heeft geen ontvangen, kan dat? Dat kan. Er zijn drie opties: 1. De ouder heeft geen adres (vraag laatste opgehaalde data op bij Connector-status). De adressen van de ouders staan in een aparte kolom. 2. De ouders hebben een verkeerd adres. Ook dat kunt u controleren bij Toon laatst opgehaalde data. 3. Eén van de 21

22 twee ouders heeft een ontvangen en men weet dat niet van elkaar. Ook dat kunt u controleren bij Toon laatst opgehaalde data. Groepen maken Kun je ook op docent selecteren? Kan je bij groepen aanmaken ook een gedeelte kiezen? Dat kan op team, fase van gesprekkencyclus en alle. Je kunt een docent verwijderen uit de geselecteerde groep. Als je bij groepen genereren een leerling verwijdert bij een docent, wordt die dan toegevoegd bij een andere docent? Nee, die heeft dan 1 docent minder om te evalueren. Kan je klassen verwijderen bij groepen maken? Ja, dat kan per docent. Kan je ook docenten uitsluiten? Ja, klik op de knop selecteer niets. Je hebt een groep nieuwe docenten die je vroeg in het jaar wilt laten evalueren. Kun je dan andere leerlingen bv 3 maanden later laten evalueren? Gaat dit dan ook goed voor de benchmark? Ja, dat zet je het onderzoek twee keer uit. Kan de tweede keer ook met dezelfde leerlingen. Kan je het template bij groepen genereren volgend jaar weer gebruiken? Dat kan niet, omdat de koppeling leerling-klas elk leerjaar anders is. Als je groepen generen gaat doen, kan je er dan nog bepaalde mensen uithalen? Dat kan, docenten bij leerlingen en leerlingen bij docenten. Maak je bij groepen inrichten gebruik van personentemplates? Nee, groepen inrichting is gebonden aan een schooljaar. Een personentemplate werkt langlopend. Kan je met groepen maken ook kiezen voor externen? Nee, je kunt alleen leerlingen koppelen aan docenten. Kun je invallessen uitsluiten bij Groepen maken? Het is aan school om lestabellen goed bij te houden in Magister, dan komt het weer goed in Kwaliteitscholen. Resultaten Is het nog steeds zo dat je eerst een onderzoek moet afsluiten om resultaat op te kunnen vragen? Dat klopt, bij het beheer staat op pagina Algemeen van een onderzoek een knop [Afsluiten]. Kun je een rapport opvragen van een onderzoek dat meerdere keren in het jaar is uitgezet? Ja, resultaten kun je in één rapport opvragen door de domeinen te selecteren. Kan je vergelijken met een concurrerende school in dezelfde plaats? Nee, dat was en is niet mogelijk. Waar zie ik de resultaten van een onderzoek? Bij Mijn documenten en Vrije rapportage en de drie Exporteer-opties van domein, vraag, antwoord. Ook in het Bekwaamheidsdossier van een medewerker. Waar vind ik het overzicht met uitleg over het rapport? 22

23 Dat staat in de handleidingen die beginnen met Resultaten. Bijvoorbeeld: Resultaten - Vrije rapportage en Resultaten - Rapport opvragen / Resultaten - Rapport inhoud. Kan je resultaten samenvoegen van meerdere onderzoeken? Ja, dat kan over meerdere onderzoek en meerdere jaren zelfs, als de domeinen maar hetzelfde zijn. Resultaten van domeinen kun je samenvoegen. Zijn alle vragen en domeinen overgenomen uit de oude applicatie, ook van eigen onderzoeken? Ja, die zijn overgenomen, maar controle is wel noodzakelijk. U ziet ze staan bij Onderzoekstemplates. Bewerken kan door op het potloodje te klikken. Als je een eigen domein maakt, kun je daar dan ook resultaten van opvragen? Zeker, dat is mogelijk. Waarom kan ik niet zien wat het percentage deelnemers is van een onderzoek? Dat kun je wel zien, namelijk voor afsluiten van het onderzoek zie je precies het aantal respondenten van het onderzoek. Het wordt niet overgenomen in het rapport, omdat we nu anders omgaan met anonimiteit en de logica die daar wordt opgebouwd anders werkt. Ten eerste worden alle uitgenodigde deelnemers verwijderd en de antwoorden worden anoniem opgeslagen. We weten dus niet meer wie wat heeft ingevuld. Dus ook niet of iemand deelnemer was of niet. Dit was een grote wens van veel gebruikers. Maar als je van een onderzoek wilt weten wat exact de respons was, dan moet je dat vooraf vastleggen. Ten tweede: bij het opvragen van resultaten vraagt je in feite, ook in de benchmark, alle resultaten op per domein, dat is anders dan voorheen. Het voordeel is dat je van meerdere onderzoeken waarin dat domein voorkomt resultaten kunt opvragen, ook in de benchmark. Dat kon voorheen niet, nu wel. Kan je met vrije rapportage terug naar onderzoeken die je vorig jaar gedaan hebt? Ja, je kunt over meerdere jaren een onderzoek opvragen. Kan je de resultaten van bijv. domein veiligheid voor zowel ouders, personeel en leerlingen in één rapport zien? Dat klopt, dat is juist een sterk punt van de nieuwe opzet. Kan je de locaties t.o.v. elkaar nog benchmarken? Dat kan niet in de zin dat je locatie X kan gebruiken als benchmark voor locatie Y. Je kunt wel een uitsplitsing opvragen van de resultaten van alle locaties. Het is ook mogelijk om alle resultaten naar Excel te dumpen. Kan ik resultaten ook op bestuursniveau zien? Ja, dat kan, bijvoorbeeld van bestuur X t.o.v. andere besturen. Als ik een rapport van alleen havo wil, krijg ik dan als benchmark alle havo s in Nederland? 23

24 Dat klopt, voor zover de scholen aangesloten zijn bij Kwaliteitscholen. Dat is meer dan 60% van alle scholen, dus er is een grote havo-benchmark. Je kunt vergelijken met havo als schooltype en ook met alleen havo-vwo als schooltype. Of alleen mavo. Wat gebeurt er met de benchmark als je Periode kwartaal kiest? De benchmark loop qua periode gelijk met de selectie die je kiest, dus dat is conform de kwartalen. Komen de symbolen in het rapport overeen met de percentielscore? In feite wel ja. Dat staat uitgelegd in het bestand Berekeningen in Kwaliteitscholen. Wat als we de rang niet willen zien, maar wel percentielscore? Kan je dit uitzetten? We gaan bekijken of het mogelijk is om de rang in de benchmark uit te zetten. Je kunt sowieso een export naar Word maken en dan de benchmarkgegevens verwijderen, bijvoorbeeld (eerst afbeelding verwijderen, dan kolom in tabel): Worden schooltypes automatisch geselecteerd in Kwaliteitscholen? Ook in een brede school? Klopt, de benchmark wordt aangepast aan de kenmerken van de school. Is het mogelijk om teams van docenten aan klassen te koppelen? Bv brugklasteam en vwo-team? Je kunt van een docent een uitsplitsing opvragen van klassen of leerjaren of schooltypen. Er zijn geen teams van leerlingen, dus je kunt niet een docententeam koppelen aan een leerlingenteam. Je kunt wel, bij vraagvariant, een rapport opvragen met uitsplitsing van docenten en leerlingen, en dan beperken op bijvoorbeeld leerjaar. 24

25 Kan je nog steeds uitgebreide rapportages en kengetallen opvragen, zo ja waar? Dat kan, alleen is er nu één rapportgenerator. Door alleen domeinresultaten op te vragen kom je in de buurt van het oude overzicht van kengetallen. Zijn er ook vragen over begeleiding werkplekbegeleider? Er zitten veel vragen in over stagebegeleiding. Hoe zit het met de wolkjes en zonnetjes? Kan ik dat uitzetten? Dit was een vraag in de eerste week. Inmiddels is er naar een alternatief gezocht. Uitzetten kan niet, maar de school kan zelf de visuele weergave kiezen. Er komt een optie om de ranking en benchmark niet te selecteren. Alternatief voor zonnetjes en wolkjes: blokjes of klavertje 4: Als u helemaal geen visuele weergave wenst, dan kunt u het rapport exporteren naar Word en handmatig de visuele weergave verwijderen. Kan er niet met absolute scores gewerkt worden, net als bij de inspectie? De inspectie maakt gebruik van resultaten alle scholen, 100% van de markt. Echt absoluut kunnen wij het nooit zeggen. Als je met een percentiel laag scoort, dan zit je in de onderste 20% van de deelnemende scholen. Dan nog kun je voldoen aan de norm van de inspectie. We gaan dit navragen en kijken wat de mogelijkheden zijn. In november-december komt er een optie om een inspectierapportage op te vragen van de kwaliteitsgebieden van de inspectie over meerdere vragenlijsten, wellicht kunnen we daar meer absolute scores in verwerken. Wat betekent een sterretje achter een vraag? Dat betekent dat dat een vraag is met een vraagvariant! Dat staat ook bij een compleet domein of onderzoek als dat het geval is. Wat zie je terug bij een vraagvariant als je het onderzoek uitzet? Je ziet dat aan het sterretje achter de vraag. Dat is dan een vraag met meerdere varianten. Een leerling ziet bijvoorbeeld: Deze docent geeft goed les, de docent ziet Ik geef goed les. Van deze vraagvarianten kun je uitsplitsen op persoonstypen als je een rapport opvraagt. Je kunt dit heel goed gebruiken bij een panelonderzoek, waarbij je als school bijvoorbeeld elke 3 maanden onder een panel van leerlingen, ouders en medewerkers vraagt wat de stand van zaken is voor bepaalde speerpunten van de school. (zie Help / Toelichting / Panelonderzoek) Het is mij nog niet gelukt een rapportage eruit te krijgen? 25

26 Dit soort zaken graag voorleggen aan de servicedesk, liefst per . De docent heeft rechten gekregen om onderzoek te doen, hoe logt hij in? Net als anders. Om resultaten te zien moet 2FA geactiveerd zijn. Hoe lees ik de rapporten/resultaten, standaarddeviaties? (geen spingrafieken meer) Alles over resultaten kun je lezen in Berekeningen in Kwaliteitscholen. Kunnen docenten ook alle filters gebruiken bij de eigen resultaten? Ja, als zij bijvoorbeeld een rapport opvragen van de eigen evaluatie, dan kunnen ze ook kiezen voor een benchmark of een uitsplitsing van de eigen resultaten op schooltype. Kan iemand die je recht geeft om een rapport op te vragen de instellingen wijzigen? Nee, diegene kan alleen resultaten opvragen en geen instellingen wijzigen van domeinen of vragen, tenzij je diegene ook daarvoor rechten geeft. Dan nog is het zo dat domeinscores opgeslagen worden bij de antwoorden, dus die veranderen niet meer. Waarom zijn er geen spingrafieken meer? Er is voor gekozen om de kengetallen op 1 manier te tonen, en niet om 5 verschillende manieren. Dat maakt een rapport overzichtelijker. Zijn alle grafieken uit het rapport? Er zijn grafische weergaven, zoals de zonnetjes en wolkjes bij domeinen en stellingen en de verdieping van stellingen (blokjes). Waar kan ik zien welke labels er aan de scholen hangen? Dat kun je zien als je een kenmerk selecteert uit de benchmark van Vrije Resultaten. Als je bv kijkt bij steden, dan zie je daar Amsterdam staan als je een locatie hebt uit Amsterdam. Als je dat aanvinkt, wordt de benchmark gefilterd op scholen uit Amsterdam: Rapport kengetallen, per team, in oude applicatie kon dat naar Excel. Kan dit nu in een keer? Er is nu één rapportgenerator. U kunt een uitsplitsing opvragen van teams. Of exporteren naar Excel. Kan je resultaten met meerdere filters tegelijk opvragen voor verdieping? Nee, je kunt één filter tegelijk opvragen. Als je meer dan 2 filters wilt, dan moet je MMP gebruiken. Of wellicht zoeken in de Export van data. Kan je met de (vrije) rapportgenerator de rapporten van vorig jaar ophalen en kan je vergelijken met vorig jaar? Ja, dat kan prima. Kan je voor een rapport klassen selecteren? Kan je meerdere klassen naast elkaar zetten? Je kunt kiezen voor Verdieping en dan op kenmerk Klassen. Dan worden de klassen per domein onder elkaar gezet. Zie onderstaand voorbeeld met uitsplitsing op respondenttype: 26

27 Hoe vraag je een resultaat van één docent op? Er zijn twee mogelijkheden: 1. dat kan een beheerder doen vanuit het betreffende onderzoek via Resultaten. Dan komt er in de rapportgenerator een optie bij te staan Individuele beoordeelden: 2. dat kan een medewerker zelf doen in zijn/haar Bekwaamheidsdossier: Wij hebben een rapportage gedraaid via Vrije Rapportage. Bij de domeinen hebben we ons eigen domein toegevoegd: schooleigen vragen. Dit betreffen 2 vragen met combo en 2 vragen met tekst. De twee vragen met tekst worden niet getoond in de rapportage. De 2 vragen met combo (vraag 1 en 4) worden wel getoond. Hoe kan ik dit oplossen? Activeer voor tekstantwoorden de laatste optie bij Weer te geven onderdelen: 27

28 Benchmark Moet je de benchmark apart aanklikken bij de resultaten? Nee, dat moet niet, dan wordt de benchmark geselecteerd die overeenkomt met die van de selectie. Als men een uitgebreid overzicht wilt van benchmarks, dan kan men domeinen exporteren. Welke benchmark wordt weergegeven in het rapport? De benchmark past zich aan aan de keuzes c.q. instellingen. Heb je respondenten / leerlingen met havo-vwo, dan wordt dat ook geselecteerd in de benchmark. Wanneer heb je een goede benchmark voor CW-docent? Dat ligt er maar net aan met welk doel je een rapport opvraagt. Gaat het om het evalueren van een docent in een team, dan zou je wellicht al voldoende hebben aan het teamresultaat als benchmark. En als het gaat om het teamresultaat (want alle individuele scores zeggen immers heel veel over het team), dan vergelijk je met de locatie of de school. Een locatie daarentegen heeft meer aan een benchmark. Maar let op: ook de verzameling van Prognose & Ambitie vormen ook een goede interne benchmark. Voor strategische beleidsbepaling is een benchmark belangrijk. Het is geen sinecure hier een absoluut getal op te zetten. Als je respondenten aanhoudt, dan zal de benchmark niet meer significant afwijken. Maar dat kan wellicht ook al het geval zijn bij , daar is geen algemene regel voor te geven. Kan het zijn dat de resultaten van domeinen verschillen met vorig schooljaar? In de oude applicatie heb ik een rapport uitgedraaid van Quickscan medewerkers en ik zie dat de benchmarkresultaten van sommige domeinen iets afwijken t.o.v. de benchmarkresultaten in de nieuwe applicatie? Dat is goed mogelijk. In de nieuwe applicatie worden de resultaten op domeinniveau getoond en de berekening heeft een kleine aanpassing gehad. Zo wordt er in de nieuwe applicatie iets anders omgegaan met n.v.t.-waarde. Nu weegt een domein mee als er bijvoorbeeld 3 stellingen van de 5 stellingen van een domein zijn ingevuld door een respondent. In de nieuwe applicatie worden ook de resultaten van de scholen die een Quickscan hebben destijds werden uitgezet in een extra periode (buiten de benchmark) meegenomen in de berekening van de benchmark van een periode die je selecteert. Tevens wordt nu uitgegaan van het ongewogen in plaats van het gewogen gemiddelde. (zie Berekeningen in Kwaliteitscholen) 28

29 Wanneer heb je een complete benchmark bij bijvoorbeeld Oudertevredenheid? In elk geval eind april, dan sluiten de meeste scholen de lijst af in verband met Vensters. Stel dat ik uitsplits op team, krijg ik dan een aangepaste benchmark of wordt het algemene gepakt? Er wordt bij personeel een vergelijkbare benchmark gekozen op schoolkenmerken. Kan je met de blokjes van de stellingen ook snel scannen om te kijken hoe je het doet vergeleken met de benchmark? Dit omdat de rode/groene balken van de stellingen niet meer getoond worden? Nu veel beter, want je hebt per stelling een score en een visuele weergave. Dat was voorheen niet zo. Daarnaast kun je naar de blokjes kijken, voor verdieping. Kan je nog steeds de benchmark kiezen, bijvoorbeeld eigen school of anders? Ja, dat kan. Er zijn onderzoeken waar de benchmark verandert naarmate de tijd vordert, wat doe je met het standaardrapport? Dat klopt, daar ontkom je niet aan. Vaak heb je voldoende resultaten vanaf 150 scholen, maar je kunt altijd een rapport opnieuw opvragen aan het eind van het schooljaar. Kan je vergelijken met je school en de benchmark in 1 rapport? Dat kon in de oude applicatie niet, in de nieuwe applicatie wel, maximaal op 2 dimensies. Je kan wel een periode selecteren van vorig jaar erbij, uitsplitsen op schooljaar, dan krijg je 2 schooljaren onder elkaar. Bekwaamheidsdossier Heeft iedereen een eigen bekwaamheidsdossier? Ja, alle medewerkers hebben automatisch de beschikking over het Bekwaamheidsdossier. Is het Bekwaamheidsdossier alleen beschikbaar bij een Pluslicentie? Nee, het bekwaamheidsdossier maakt onderdeel uit van de basislicentie. Kan je het bekwaamheidsdossier aan of uitzetten? Nee, het bekwaamheidsdossier staat altijd aan en is voor iedereen beschikbaar. Als je het niet gebruikt en 2FA niet activeert, dan is het niet toegankelijk. Kan je rechten in het Bekwaamheidsdossier uitschakelen? Nee, dat is vooralsnog niet mogelijk. Kan het Bekwaamheidsdossier ook in het Engels? Vooralsnog niet, maar als er ruimte voor is, kunnen we dat onderzoeken. Alle teamleden en leerlingen staan op voornaam, kan dit ook op achternaam? Dit was nog niet klaar met de eerste presentatie, inmiddels is er een oplossing dat je dit zelf kunt instellen bij Profiel / Instellingen. Kan ik een medewerker binnen ons bestuur naar een andere school verplaatsen zonder dat de gegevens van het Bekwaamheidsdossier verloren gaan? En als iemand naar een ander bestuur gaat? Als iemand binnen het bestuur verhuist naar een andere school dan blijft het Bekwaamheidsdossier bij die medewerker, omdat men in dienst is van een bestuur. Buiten het bestuur is een ander verhaal, dan ga je naar een andere werkgever. Blijft het Bekwaamheidsdossier bestaan als een docent uit dienst gaat en na een jaar weer terugkomt? 29

30 Gegevens blijven 2 jaar bewaard, daarna worden ze verwijderd. Een docent geeft les op twee scholen: hebben leidinggevenden toegang tot gegevens van beide scholen? Nee alleen van de school waar hij lesgeeft. Hoe lang blijven resultaten CW docent door leerling bestaan? Dit moet nog uitgezocht worden. Wat willen besture? We denken dat na 7 jaar data wel verwijderd kan worden. We gaan dit voorleggen aan alle klanten, in de enquête medio november. Zet een teamlid via het Bekwaamheidsdossier alleen X over Y-onderzoeken uit? Dat klopt, het gaat om de eigen ontwikkeling. Daarbuiten kan men rechten krijgen om bepaalde vragenlijsten te beheren dan wel resultaten te bekijken. Moet iedere medewerker zelf zijn agenda bijhouden? Dat moet niet, kan wel. Als een teamleider een afspraak maakt in een evaluatieformulier, dan staat dat in het dossier van de medewerker. Hij kan deze agenda synchroniseren met zijn eigen agenda. Docenten vonden het lastig om eigen rapportages uit te draaien, hoe is dat nu? Als er een resultaat wordt vrijgegeven van een docent, dan wordt de rapportage zichtbaar voor de docent in zijn eigen Bekwaamheidsdossier: Wat is de evaluatie voortgangrapportage? Dat is een overzicht van alle uitgezette evaluaties. Wie voegt documenten toe aan het Bekwaamheidsdossier, de medewerker of P&O-er? Dat kan alleen door een teamlid worden gedaan. Van een afgesloten Evaluatie wordt automatisch een document toegevoegd bij Documenten van een teamlid. P&O kan met Documenten beheren wel bepaalde zaken aanpassen en beheren, maar niet zelf toevoegen. Kunnen de gegevens van MijnBardo overgezet worden in Kwaliteitscholen? Nee, dat gaat niet. Kan P&O het Bekwaamheidsdossiers inzien? Nee, vooralsnog alleen de directie leidinggevende. P&O kan de voortgang monitoren en diegene heeft recht op beheer van de Documenten (via Documenten beheren). Er komt begin november ook een extra rol Evaluaties beheren. Ik wilde in kwaliteitsholen een bestand uploaden van 9 MB. Kan die capaciteit vergroot worden? Nee, dat gaan we voorlopig niet doen, want dan krijgen we capaciteitsproblemen. Het is ook echt niet nodig dergelijk grote bestanden op te nemen, er zijn zoveel mogelijkheden om om bestanden te minimaliseren. Maak er een pdf van dan is het vaak al kleiner. En ook pdf kun je resizen bv: Dat is een app van Chrome. 30

31 Rol teamleider Wat ziet een teamleider? De teamleiders hebben twee extra menu-items: Kan je in één keer voor een heel team evaluaties uitzetten? Dat kan een teamleider doen via Evaluaties activeren. Kan een teamleider notities toevoegen in het Bekwaamheidsdossier? Ja, hij kan een notitie toevoegen in het Bekwaamheidsdossier van een teamlid. Kan een teamleider resultaat zien als een docent zelf een onderzoek uitzet? Ja, dat kan via het Bekwaamheidsdossier van die teamleider. Heeft een teamleider zicht op wat docenten doen qua onderzoek uitzetten? Ja, dan kan een teamleider zien in het Bekwaamheidsdossier van dat teamlid. Kan een teamleider een onderzoek uitzetten in het Bekwaamheidsdossier? Dat kan als dat onderzoek geactiveerd is door de applicatiebeheerder met het P&O-recht. Die stelt dat in bij het menu-item Onderzoeken aan- en uitzetten. Teams inrichten Richten wij zelf de teams in of komt dit uit Magister of SOMtoday? De teams richt je zelf in. Als de school een koppeling met AFAS heeft, komt de teamindeling uit AFAS. Zijn de teams overgenomen van vorig jaar? Ja, die staan er nog in. Er zijn geen perioden meer, dus je hoeft het team niet elk jaar te actualiseren. Kunnen oude teamnamen verwijderd of aangepast worden? Ja, dat kan. Als je een team hebt gemaakt, kan daar dan nog een docent bij? Dat kan. Je kunt ook helemaal opnieuw beginnen. Je kunt teams ook verwijderen. Klopt het dat je bij teams inrichten geen 2 leidinggevenden meer kan hebben? Dat klopt. Een team kan maar 1 leidinggevende hebben. Worden nieuwe mensen gelijk in een team gehangen? Alleen als je AFAS hebt. 31