Concept notulen Ledenraadsvergadering

Transcriptie

1 Concept notulen Ledenraadsvergadering Datum/tijdstip: Plaats: Voorzitter: Aanwezig: Afwezig: Geïnteresseerde Leden: Gasten: Hoofdbestuur: Bureau: 15 juni 2017, 18:00 uur 21:00 uur KIVI gebouw Den Haag Gerald Schotman Gijs Breedveld*, Jac van den Broek, Jan Joris van Diepen, Eras Draaijers, Machiel van Es, Peter Florijn, Gert van den Heuvel**, Erik Kemp, Arjan van Krimpen*, Cuno Langeveld, Marc Lambriks, Ernst Mak, Jan Meissen, Paul Marinissen, Paul van Moerkerken, Koos Mulder, Jacqueline de Putter**, Johan Riezebos, Egbert Teunissen**, Rob de Vries, Antoinette Vietsch, Jan Weerts, Jan Wind*, Reinier Abdoelrahiman, Robert van den Berg, William Buil, Jan Botman, Wim de Boom, Mario Borst, Hein Brat, Bram Dees, Jan van Dalen, Steven Delfgaauw, Oskar Diergaarde, Pieter Dijkshoorn**, Ronald van Duijvenvoorde, Rudolf Gerritsma, Raymond Godderij, Rietta Julemont-Gerssen, Hans Kardol, Peter Hoogkamer, Ger Kupers, Job Kruyswijk, Gert Jan Luijendijk, Rens Melsen, Ben- Jaap Pielage, Joop de Rooij, Eelco Schrik, Ronald Smith, Kaj Valk, Bart van der Velde, Han Vossen, Wilco Wingelaar, Abdoul Yousufi Hans van der Velden Pieter Swart, Dennis Schipper Gerald Schotman (president), Joliene Brouwer (vicepresident), Michel Ruesen (penningmeester), Jan-jaap Aué, Michaël Lansbergen Micaela dos Ramos (directeur), Yvonne Gijseman (notulen), André van de Sande * lid Ledenraadscommissie ** lid Financiële Commissie 1. Opening en mededelingen De president opent de vergadering om uur en heet iedereen van harte welkom. 2. Vaststellen agenda Antoinette Vietsch vraagt om agendapunt 12 eerst te doen zodat nieuwe ledenraadsleden zich alvast kunnen voorstellen. De president vindt dit een goed voorstel. Er volgt een voorstelronde en ook de gasten stellen zich voor. De president geeft aan dat er een verzoek is binnengekomen van de ledenraadscommissie om agendapunt 4: "het opheffen en samenvoegen van afdelingen" en regio s te verplaatsten naar het besluitvormende blok. De president gaat hiermee akkoord. 3. Notulen vergadering Ledenraad 1 december 2016 Koos Mulder merkt op dat de mededelingen van de directeur n.a.v. het verdwijnen van het Technisch Weekblad niet zijn opgenomen in de notulen van 1 december Deze worden alsnog toegevoegd. De notulen worden met deze wijziging vastgesteld. Besluit. Concept notulen Ledenraadsvergadering 15 juni

2 N.a.v. de actiepunten geeft de president aan dat het uitwerken van het speerpunt maatschappelijke relevantie te maken heeft hoe we vorm en gestalte gaan geven aan de volgende stap die we gaan maken met onze vereniging. De actie blijft staan. De overige acties zijn uitgevoerd of komen in de vergadering aan bod. 4. Mutaties Afdelingen a. Opheffen afdeling Hoger Onderwijs Techniek De ledenraad stemt in met het opheffen van de afdeling Hoger Onderwijs Techniek. Besluit. b. Opheffen afdeling Regio Amsterdam en t Gooi De ledenraad stemt in het met het opheffen van de afdeling Regio Amsterdam en 't Gooi. Besluit. c. Samenvoegen Regio's Den Haag, Leiden en Zuid-Holland Zuid Jan Meissen geeft aan voor regio Zuid-Holland Zuid nog eerst zaken netjes te willen afronden met een ALV. Daar was hij nog niet aan toe gekomen. Paul van Moerkerken geeft aan dat voor de regio Leiden geen ALV meer nodig is. De Ledenraad stemt in met het voorstel om bovengenoemd regio's samen te voegen. De naam van de fusie regio wordt Regio Zuid Holland. Besluit. Bij het besluit wordt aangetekend dat dit gerealiseerd wordt nadat de regio Zuid-Holland Zuid en eventueel ook de Regio Den Haag in de komende maanden en in ieder geval vóór het eind van het jaar, een afsluitende ALV hebben gehouden. 5. Schriftelijke mededelingen a. Jaaroverzicht afdelingen Dit is ter informatie. b. Ledenstand en ledenaantallen per afdeling per 1 juni 2017 Dit is ter informatie. c. In de media en social media cijfers Dit is ter informatie. Arjan van Krimpen vraagt naar het beleid met betrekking tot social media. De directeur meldt dat in de toolbox meer over de achtergrond van het beleid is te vinden. Op dit moment wordt gewerkt aan een handboek voor social media, dat ook in de toolbox zal worden geplaatst. Actie. 6. Afwikkeling aanbevelingen rapport Berenschot a. Rollen, taken en bevoegdheden Cuno Langeveld geeft een korte toelichting. Zowel in de vorige ledenraadsvergadering als in het overleg wordt breed erkend dat het huidige besturingsmodel aan veranderingen onderhevig is. De Ledenraad besluit dat een werkgroep conform het aangeleverde voorstel zal worden geformeerd om tot een concreet voorstel te komen. Besluit. Antoinette Vietsch, Marc Lambriks, Jan Wind en Jan Weerts geven aan hiervoor belangstelling te hebben. Het Hoofdbestuur is opdrachtgever en zorgt voor een heldere en compacte opdrachtformulering. Actie. Rapportage vindt plaats aan het Hoofdbestuur met een kopie aan de ledenraadsleden. b. Ledenraadscommissie Gijs Breedveld stelt dat de doelstellingen van de ledenraadscommissie nog steeds dezelfde zijn als vijf jaar geleden, maar we met elkaar moeten nadenken of de ledenraadscommissie nog wel van deze tijd is. Dit onderwerp wordt meegenomen in de werkgroep die zich gaat bezig houden met het nieuwe besturingsmodel. Actie. Concept notulen Ledenraadsvergadering 15 juni

3 7. Terugkoppeling mbt advies werkgroepen a. Werkgroep 1: Hervorming financieel model voor activiteiten Jan Weerts geeft een korte toelichting op de notitie, waarin een mogelijk model is uitgewerkt. Cuno Langeveld voegt toe dat het model uit de notitie echt voor de toekomst is. We moeten eerst voor inkomsten zorgen pas daarna zou bijvoorbeeld de hoogte van het voorgestelde basislidmaatschap omlaag kunnen. Opgemerkt wordt dat het fijn zou zijn als we voor zowel de registratie als betaling een eenvoudige app kunnen ontwikkelen. Michel vindt het als lid een goed idee, maar als penningmeester maakt hij zich grote zorgen of dit niet heel veel geld gaat kosten. Er wordt gevraagd te kijken naar quick wins, zoals bijvoorbeeld omgaan met gratis activiteiten. De afdelingspenningmeesters zouden hier een rol in kunnen spelen. Er wordt afgesproken dat over het onderwerp nu breder in de vereniging zal worden doorgesproken zodat we een goede visie hierover kunnen ontwikkelen. Actie. Het proces zal leiden tot een voorstel dat aan de ledenraad zal worden voorgelegd. b. Werkgroep 2: Vernieuwing activiteiten Jan Wind geeft een korte toelichting op dit onderwerp. Zijn indruk was dat werd aangegeven dat de kwaliteit van alle georganiseerde activiteiten beneden peil is. De directeur wil hier graag een nuance in aanbrengen. Het gaat erom dat er een groep ingenieurs is die zegt dat een deel van de activiteiten die wij doen onvoldoende onderscheidend zijn en onvoldoende meerwaarde opleveren. Daar moeten we wat mee. De directeur geeft als voorbeeld van een nieuwe aanpak een project dat de afdeling Informatica samen met het bureau heeft opgestart: het KIVI-0070Lab. Bij de Gemeente Den Haag is een startsubsidie verkregen om een high tech lab te maken op de 3 e etage van het voorgebouw, dat gericht is op big data en cyber security en een unieke en inspirerende leeren testlocatie zal zijn. Diverse bedrijven hebben sponsoring in materialen en menskracht toegezegd. Ook dit onderwerp zal nu breder in de vereniging besproken worden. De president stelt dat de aanbevelingen van de werkgroep hierbij worden meegenomen en onder de aandacht gebracht zullen worden bij de afdelingen. Actie. 8. Financieel a. Jaarverslag 2016 De penningmeester geeft een korte toelichting op de jaarrekening. KIVI bevindt zich nog steeds in een stabiele situatie. We zijn positiever uitgekomen dan bij de behandeling van de begroting 2017 verwacht werd. We hebben een positief exploitatieresultaat van behaald. Het eigen vermogen is met toegenomen. Antoinette Vietsch vraagt voor wie de bedrijfsauto is, deze is voor de medewerker Sales. Gijs Breedveld heeft met de ledenraadscommissie geconstateerd dat in de jaarrekening in sommige gevallen ten opzichte van de begroting posten zijn verschoven en er andere bedragen staan. Hij vraagt zich af of er goed geadministreerd wordt en zou graag zien dat de begroting, die goedgekeurd is door de ledenraad, hetzelfde blijft. De penningmeester verzekert dat de administratie uitstekend op orde is en door de accountant ieder jaar wordt doorgelicht en goedgekeurd. Voor de volgende ledenraadsvergadering zal er een uitlegnotitie komen om toe te lichten hoe het proces verloopt en de cijfers tot stand komen. Actie. Pieter Swart feliciteert de penningmeester en de vereniging met het mooie resultaat. De Ledenraad stemt in met de jaarrekening 2016 en verleent décharge aan het hoofdbestuur en directie. Besluit. b. Investeringen en onderhoud websites en ledenadministratie Dit is ter informatie. De penningmeester heeft een overzicht gemaakt van de investerings- en onderhoudskosten van de website en ledenadministratie. Dit is ook in de Financiële Commissie besproken. Concept notulen Ledenraadsvergadering 15 juni

4 c. Advies Financiële Commissie Gert van der Heuvel licht het advies van de Financiële Commissie toe. De Financiële Commissie heeft de jaarrekening 2016 per kostenpost doorgelopen en uitvoerig besproken. De Financiële Commissie is blij met het evenwichtige resultaat. Daarnaast heeft de Financiële Commissie uitvoerig stil gestaan bij de financiële continuïteit van de vereniging. De Financiële Commissie heeft de concept Business Case voor het Chartered Engineer project uitgebreid doorgenomen en heeft verbetersuggesties doorgegeven aan de directeur. Gert van der Heuvel is blij te zien dat de suggesties voor verbetering door de directie zijn meegenomen. Dit is een voorbeeld van goede samenwerking/communicatie. 9. Business Case Chartered Engineer project De directeur biedt ruimte voor het stellen van vragen. Cuno Langeveld vraagt of de post van subsidie intern of extern is. De directeur antwoordt dat uit het PATO fonds komt (extern) en van de afdeling YKE (intern). Daarnaast merkt hij op dat we de vorige keer bij de goedkeuring van de jaarrekening hebben afgesproken dat er ook door KIVI zou worden geïnvesteerd. De directeur meldt dat de investering van KIVI zit in personeel en in de online tool. Cuno Langeveld wil de vakafdelingen oproepen om ook bij te dragen en te investeren in dit project. De president geeft aan vanuit het Hoofdbestuur erg te geloven in het Chartered Engineer project. Belangrijk is om de risico's die zijn opgenomen in de business case te analyseren. Hij vindt het belangrijk dat we voldoende momentum houden. Jan Weerts meldt namens de regio's in Limburg dat zij geen tegenstander zijn van het Chartered Engineer Project, maar van mening zijn dat dit een kostenpost is voor KIVI en deze regio's staan er sceptisch tegenover. Zij zijn van mening dat er zo min mogelijk KIVI geld ingestopt moet worden en dat het project zichzelf moet bedruipen. De directeur geeft aan dat dit precies is wat de business case aangeeft. Opgemerkt wordt dat het bijzonder is dat we een activiteit hebben die straks zelfvoorzienend wordt. Dat hebben we nog niet eerder gehad. Er wordt gevraagd om 1x per jaar een update te geven over de business case om te kijken hoe deze zich ontwikkelt. De president vindt dit een goed voorstel. Actie. 10. Overige voorstellen uit de ledenraad a. Beleid over hoogte financiële buffer De penningmeester heeft in de vorige ledenraadsvergadering aangegeven dat we voldoende financiële buffer hebben. Hij heeft hierover gesproken met de Financiële Commissie. Er is daar afgesproken dat bij de toelichting op de begroting voor 2018 onze kaders voor de hoogte van de financiële buffer meegenomen toegevoegd zullen worden. Deze zullen vooraf worden afgestemd met de accountant. Actie. De penningmeester meldt dat er voor het eerst een cashflowprognose is gemaakt die ook met de Financiële Commissie is besproken. b. Vacatures hoofdbestuurder en verdeling hoofdbestuursleden naar opleiding De president heeft samen met de directeur nagedacht over de uitbreiding van het Hoofdbestuur. Zij hebben vier kandidaten gevonden die uit de werkende praktijk komen, waarvan twee met een sterke verenigingsachtergrond. De president wil het Hoofdbestuur nog meer uitbreiden en daarbij de diversiteit goed in de gaten houden. Hij vindt het belangrijk om vorm en gestalte te geven aan de verschillende elementen van de vereniging, de verschillende elementen van de technische beroepsuitvoering zodat KIVI aantrekkelijk is voor de werkende ingenieur, en om maatschappelijk relevant te worden. De president wil transparant zijn als het gaat om vacatures in het Hoofdbestuur. Het gaat daarbij niet om simpel een vacature op de website te zetten, omdat er met het oog op de diversiteit juist veel verschillende aspecten zijn. Het gaat om teamwerk en of je complementair bent aan elkaar. Met betrekking tot de discussie ing/ir wordt aangegeven dat dit aspect vandaag minder belangrijk is dan dat deze voorheen was. De president geeft aan nadrukkelijk wel oog te blijven houden voor het betrekken van de beide groepen. Bij het invullen van de posten kan het zijn dat op enig moment de precieze verhouding tijdelijk wat anders ligt, omdat er ook Concept notulen Ledenraadsvergadering 15 juni

5 met zoveel andere aspecten rekening moet worden gehouden. Dit zou moeten kunnen zolang alle belangen goed in het vizier gehouden worden en worden geborgd. Jan Weerts geeft aan dat de regio's in Limburg zich goed kunnen vinden dit voorstel. Het bezwaar over de verdeling ing/ir. wordt zo op een goede manier weggenomen. N.a.v. een vraag van Antoinette Vietsch over het plaatsen van vacatures voor afdelingen meldt de directeur dat afdelingen niet verplicht zijn om hun vacatures op de website te plaatsen. De mogelijkheid om vacatures op de website te plaatsen was destijds wel juist een vraag vanuit de ledenraad geweest. c. Algemeen Reglement Afdelingen De vraag gaat over de ruimte die afdelingen moeten hebben om slagvaardig te kunnen zijn, terwijl ook bevoegdheden en de aansprakelijkheid wordt geborgd. De Wet- en Regelgeving hieromtrent is veel scherper geworden de afgelopen jaren. De directeur meldt dat het daarnaast ook gaat om het beheren van contracten: soms gaan afdelingen toch overeenkomsten aan met externe partijen zonder dat het bureau dit weet en weten we niet altijd als vereniging wat is afgesproken. Ook kunnen er risico s zijn die over het hoofd worden gezien. Daarom is het belangrijk om samenwerkingsverbanden of -overeenkomsten eerst met het bureau te bespreken. Er volgt een korte discussie, waarna Johan Riezebos voorstelt de wijzigingen aan te nemen met de kanttekening dat het Hoofdbestuur terugkomt met een mandateringsregeling, waarover besluitvorming in de Ledenraad van december kan plaatsvinden. Actie. De ledenraad stemt in met het voorstel voor de wijzigingen van het algemeen reglement afdelingen met 1 stem tegen. Besluit. 11. Nieuwe HB leden De Ledenraad stemt in met de benoeming van dr. ir. Tim van der Hagen, ir. Erik Oostwegel, ir. ing. Dennis Schipper en ir. ing. Pieter Swart als nieuwe leden van het Hoofdbestuur. Besluit. 12. Wijzigingen ledenraad De Ledenraad stemt in met de benoeming van Erik Kemp op een vrije zetel in de Ledenraad. Besluit. 13. Rondvraag N.a.v. de brief aan de afdelingsbesturen m.b.t. het defungeren van bestuursleden vraagt Jan Wind wat de juridische consequenties zijn. De president meldt dat besluiten die worden genomen niet rechtsgeldig zijn. Cuno Langeveld vraagt de president ook een reactie te sturen aan de personen die veel voor de vereniging hebben betekent en voor wie de brief toch pijnlijk aankwam. In zijn vakafdeling was dit beslist het geval. De president geeft aan dat dit absoluut niet de bedoeling was en meldt dat iedereen een passende reactie zal krijgen. 14. Sluiting De president sluit om uur de vergadering en dankt de aanwezigen voor hun bijdrage. Concept notulen Ledenraadsvergadering 15 juni

6 Actie- en besluitenlijst Ledenraadsvergadering 15 juni 2017 ACTIES: Nr. Datum Wie Omschrijving Datum HB Opdracht formuleren aan de werkgroep die een voorstel sep 2017 zal maken voor nieuw besturingsmodel, inclusief visie op ledenraadscommissie President Uitwerken speerpunt maatschappelijke relevantie dec HB Portefeuilleverdeling Hoofdbestuur dec Directie Handboek Social Media in Toolbox plaatsen dec PM+Directie Opstellen uitlegnotitie over proces en tot stand komen dec 2017 cijfers van de jaarrekening PM Kaders voor hoogte financiële buffer meenemen in dec 2017 toelichting begroting HB Opstellen mandateringsregeling voor afdelingen dec Directie Onderwerp Hervorming financieel model voor activiteiten jun 2018 breed uitzetten in de vereniging Directie Onderwerp Vernieuwing activiteiten breed uitzetten in de jun 2018 vereniging Directie Jaarlijkse update met betrekking tot Business Case Chartered Engineer Project jun 2018 BESLUITEN: 1. De notulen van 1 december 2016 worden met de aanvullingen met betrekking tot het Technisch Weekblad vastgesteld. 2. De Ledenraad stemt in met het opheffen van de afdeling Hoger Onderwijs Techniek. 3. De Ledenraad stemt in met het opheffen van de afdeling Regio Amsterdam en 't Gooi. 4. De Ledenraad stemt in met het samenvoegen van de regio's Den Haag, Leiden en Zuid-Holland Zuid. De naam van de fusie regio wordt Regio Zuid Holland. 5. Er wordt een werkgroep ingesteld die een voorstel zal maken voor vernieuwing van het besturingsmodel. 6. De Ledenraad stemt in met de jaarrekening 2016 en verleent décharge aan het hoofdbestuur en directie. 7. De Ledenraad stemt in met de voorgestelde wijzigingen in het Algemeen Reglement Afdelingen. 8. De Ledenraad stemt in met de benoeming van dr.ir. Tim van der Hagen, ir. Erik Oostwegel, ir.ing. Dennis Schipper en ir.ing. Pieter Swart in het Hoofdbestuur. 9. De Ledenraad stemt in met de benoeming van Erik Kemp voor een vrije zetel in de Ledenraad. Concept notulen Ledenraadsvergadering 15 juni