Verslag KIVI Informele Ledenraad 24 september 2015, Den Haag

Transcriptie

1 Verslag KIVI Informele Ledenraad 24 september 2015, Den Haag

2 Aanwezigheid Aanwezig: Robert Berg Gijs Breedveld William Buil Bram Dees Pieter Dijkshoorn Ronald Duijvenvoorde Machiel van Es, Peter Florijn Raymond Godderij Rietta Julemont-Gerssen Arjan van Krimpen Job Kruyswijk Marc Lambriks Ernst Mak Edwin Miltenburg Koos Mulder Veronica van Nederveen Johan Riezebos Rob Schouten Agnes van Uitert Bart Velde Henk Uijttenhout Agnes van Uitert Bart Velde Jan Wind, Afmeldingen: Jasper Flapper Coen Groen Jaqueline de Putter Ronald Smith Wim de Boom

3 Samenvatting van wat besproken is, per onderwerp, volgens de agenda: 1. Vernieuwing van bestuur Inleiding: Het KIVI 3.0 programma brengt vernieuwing binnen KIVI, dit zou ook doorgetrokken kunnen/moeten worden naar de besturen. Dit wordt besproken aan de hand van de stellingen die naar aanleiding van de mailing van 10 augustus bij de ledenraadscommissie zijn binnengekomen. Bestuurstermijnen Stelling: Afdelingen moet overschrijdingen van statutaire zittingstermijnen en achtergrond hiervan toelichten aan HB of LR. Met onvoldoende redenen of opvolgingsactiviteiten zou HB of LR bestuursleden van functie kunnen ontheffen. Moet dit via statuten afgedwongen of op een alternatieve manier? Er is bovenal een tekort in aanwas van jeugd en dit treft bovenal bestuursleden van afdelingen. Moet er een eis gesteld gaan worden dat minstens van 15% jonger dan 3 termijnen? Moet dit in de gaten gehouden worden; is dat een rol voor het HB? Zoek positieve tegenvoorbeelden op; de oorzaak moet weggenomen (best practices, etc.). Deze opmerkingen wordt met instemming onthaald. Actie(i): Actie(ii): De ledenraadsleden vinden het belangrijk dat er op tijd wordt gestart met het op niveau houden van afdelingsbesturen. Daar kunnen en willen de andere bestuurders bij helpen. Dan is er wel inzicht nodig in welke afdelingen nieuwe bestuursleden kunnen gebruiken en met wie contact kan worden gezocht. Als start informatie kan het document - Agendapunt 3e Overzicht zittingstermijnen afdelingsbesturen van de Ledenraad van Mei worden gebruikt. Deze kan 2x per jaar door het ureau worden gecontroleerd en bijgewerkt en aan de afdelingsbesturen worden verstrekt. Verzoek aan het HB om dit in te richten. Afdelingen dienen aan het hoofdbestuur te motiveren waarom een bestuurslid langer dan de statutaire termijnen aanblijft. Op voordracht van het HB kan de ledenraad bij onvoldoende argumenten een bestuurslid van zijn functie ontheffen. Verzoek aan het HB om dit in te richten. Bestuursstijl Stelling: Afdelingen en hoofdbestuur vergaderen nu in beslotenheid; notulen en agenda s worden niet verspreid naar leden. Is het in het kader van een grotere openheid niet beter deze stukken standaard te publiceren en verspreiden (via website)? Inhoud en doel stelling zijn prima, maar formulering te negatief. Alternatief: 'in het kader van grotere openheid is het beter...' Het belang van een meer open bestuursstijl wordt gedeeld, maar eerst moet de achterban geraadpleegd. Gaat het hier om een verplichting? Stelling moet positiever geformuleerd, geen dwang, een "JA, tenzij". 10% vertrouwelijke informatie is geen valide reden om 90% niet-vertrouwelijke informatie niet te willen delen. Maak dan eenvoudig een vertrouwelijke pagina die apart kan worden opgeslagen. Verzoek aan HB om de voor- en nadelen van een meer open bestuursstijl te bespreken met de afdelingsbesturen, bijvoorbeeld op de besturendag.

4 Ledenraad Stelling: De president is tevens voorzitter van de LR, dit is statutair voorgelegd. De vraag is in hoeverre dit wenselijk is (De afdeling mijnbouw heeft hier in een mail aangegeven dit niet correct te vinden). Een alternatief zou een onafhankelijk voorzitter (al dan niet ingehuurd) zijn. Is hier een wijziging van de statuten voor nodig? Antwoord: Ja. Onderscheid huidige situatie vs structuur; is dit niet een probleem door de huidige poppetjes? In hoeverre is de onafhankelijkheid een issue? Stelling klinkt als motie van wantrouwen? Argument tegen stelling: Als er andere voorzitter is, dan kan president (en andere HB leden) weg blijven of niet echt aanwezig zijn Argument voor: Onafhankelijke voorzitter is normale constructie (zie 2e kamer, andere clubs) Kan het HB tijdens een ledenraad ook van het podium? Dit bevordert een open dialoog. De leden waren van mening dat de op dit moment gevoelde problemen niet leidend mogen zijn voor de toekomst. De in de statuten vastgelegde structuur hoeft niet te worden aangepast. Geen aktie Commissies Stelling: Er bestaan in de statuten en huishoudelijk reglement diverse commissies: Het is onduidelijk of deze commissies nog bestaan en wie daarvan de leden zijn. Kunnen de leden daarvan bekend worden gemaakt op de website? Oproep aan HB om de bestaande commissies, de taak, de leden en de benoemingsprocedure op de website te publiceren. Openheid besturen Stelling: Tijdens de inleiding blijkt dat deze stelling dubbelt met die over bestuursstijl' Stelling moet geherformuleerd naar 'zouden moeten overwegen' (minder dwang) Maar communicatie bij voorkeur wel via de website (minder s) Acties: Stelling samenvoegen met 'bestuursstijl, positiever en zonder dwang formuleren en indienen op LR. Dialoog HB met afdelingsbesturen Stelling: Vragen vanuit het HB en het Bureau naar afdelingen toe blijven vaak onbeantwoord. Hoe kunnen we dit verbeteren? De oproep moet twee kanten op worden geformuleerd; vragen aan HB of Bureau worden ook niet altijd beantwoord. Kleine bloemlezing van voorbeelden van ongelukkige communicatie en gebrek aan reacties van Bureau, HB of anderzijds. Er wordt gesteld dat een belangrijke oorzaak de communicatiestijl is, stukken zouden meer eigentijds opgemaakt en geformuleerd kunnen worden: Starten met wat je wilt, ipv huidige opzet waarbij verzoeken onderaan lap tekst komen). Anderzijds moeten afdelingen en hun besturen alerter zijn op dit soort verzoeken. Acties: Oproep om communicatie te verbeteren: HB zou concreter vragen moeten stellen, deze beter formuleren en plaatsen in bericht en niet meerdere vragen in een bericht/mail stellen. Anderzijds wordt er gewezen op de morele verplichting tot reactie en response van afdelingen vanuit de LR.

5 Gebruik expertise van leden Stelling: Het HB zou bij het ontwikkelen van beleid een zichtbaar beroep op de leden van het KIVI moeten doen. Dit zou in plaats van de inhuur van externen kunnen. Daar wordt tegen ingebracht dat uitbesteding contractuele (resultaat)garanties biedt (mits juist gedaan). Wel zouden leden ingeschakeld kunnen worden voor zaken als het beoordelen van opdrachten; het bureau zou hiermee versterkt kunnen worden. Er is een overvloed van kennis op het gebied van ict, gebouwenbeheer, communicatie en tal van onderwerpen beschikbaar; deze wordt zelden gebruikt. Een positief voorbeeld waar dit wel gebeurde is bij de ontwikkeling van het kivi 3.0 programma. Maar: uitvoering aan de (gecontracteerde) uitvoerenden laten! Bijdrage van leden juist op beleid, maar beperkten tot consultatie! Een bonus voor bijdragen door leden is dat de betrokkenheid van leden bij de vereniging wordt versterkt. Leden zouden in klankbordgroepen HB en bureau kunnen helpen en versterken. Als de database/website gereed zijn, kan eenvoudig gezocht worden naar de juiste expertise. Deze stelling moet ingebracht worden in de LR Slapende afdelingen Stelling: Binnen de vereniging bestaan afdelingen die geen activiteiten organiseren of uitvoeren. Moet hier een controle op worden ingevoerd? Verplicht opheffen of nieuw bestuur injecteren? Wat zijn de minimum kpi s voor een afdeling? Afdelingen zijn wel heel verschillend (hoe verschillende zaken te beoordelen). Toch behoefte aan een set van kpi's. Afdelingen zouden (jaarlijks) naar het HB of LR moeten rapporteren aan de hand van deze kpi s. Er wordt gesteld dat het Buro deze controle af en toe uitvoert; is dit een taak voor het Buro? Uiteindelijk wordt gekozen deze stelling niet in te brengen naar LR of HB, maar voor te stellen als onderwerp voor de Besturendag. Ingebrachte stellingen vanuit de afdeling Commerciële Ingenieurs CI 1: Meer samenhang in structuur/minder afdelingen Stelling: Het idee is om afdelingen opnieuw in te delen zodanig dat een meer samenhangende en heldere structuur ontstaat. Gaat dat werken, botst met culturen! Er wordt geen consensus gevonden over een aanpak. Wel is men het eens dat de huidige structuur nadelen kent. In de Regio Zuid wordt een koepelstructuur gebruikt om af te stemmen tussen afdelingen. Oproep om deze best practice te presenteren in LR of op besturendag Uitnodiging aan Regio Zuid om best practice te presenteren op LR of Besturendag. CI 2: betere clusterindeling Stelling: De clusters zijn nu een tijdje in gebruik, maar CI en andere afdelingen zijn niet gelukkig met de indeling. Is het niet tijd voor een herindeling/evaluatie? De clusters zijn een praktische overleg structuur voor het HB. De afdelingen en regio s lijken vaker negatief dan positief over de overleggen. CI 3: zittingstermijn (al behandeld) CI 4: bestuurlijke vernieuwing (al behandeld) CI 5: functioneren bureau (wordt verplaatst naar agendapunt 4) CI 6: feedback op bestuur van afdeling Stelling: Behoefte van afdelingsbestuur om te weten hoe goed men functioneert. Moet er een verplichting komen voor besturen om te rapporteren? CI bestuur wil graag feedback, van LR, bureau of HB, is allemaal welkom. Zou er rapportage op kpi s en/of doelstellingen moeten komen? (Herhaling eerdere discussie)

6 2. Profiel van de nieuwe president (19:30) Inleiding: Het profiel is ondertussen van de website verdwenen. Zijn er zaken die wij vanuit de LR willen meegeven aan de sollicatiecommissie? Stelling: Kandida(a)t(en) moeten de LR schriftelijk visie geven over hun ideeën en plannen met/voor het KIVI. Een dergelijke motivatiebrief wordt in vergelijkbare situaties/verenigingen vaak toegepast. De vraag is wat de waarde is van zo n schrijven; wat is de kans dat een kandidaat een afwijkende mening geeft? Is het mogelijk om een debat of gesprek te hebben met de kandidaat en (een afvaardiging van) de LR? Op die manier komt ook de persoonlijkheid naar boven, is dit de man/vrouw die onze vereniging gaat vertegenwoordigen? Of zouden er zelfs meerdere kandidaten kunnen zijn, heeft voorkeur boven huidige praktijk van één kandidaat. Vanuit de LR kunnen we criteria ( wat verwachten wij van de president ) opstellen en inbrengen. Actie (1): Voorstel aan HB voor debat/gesprek van kandidaat met (afvaardiging van) LR Actie(2): Leden van de ledenraad worden opgeroepen om wat verwachten wij van de president op te stellen ie in te sturen. Reacties(ii): Er wordt opgemerkt dat het vreemd en risicovol is dat de vice voorzitter tegelijkertijd vertrekt. Hoe is het inwerken/overdracht geregeld? Zou een jongere voorzitter (60-65 jr) niet een betere uitstraling naar buiten hebben? Er was geen duidelijke consensus over dit voorstel.

7 3. Evaluatie ledenraadscommissie (20:00) Inleiding: Er zijn vier stellingen/punten ingebracht over het functioneren van de LRC. Samenwerking met de Financiële commissie (FiCo) Inleiding: Hoewel de stelling misschien te stellig is geformuleerd, kan de samenwerking tussen deze twee LR commissies beter. Vanuit de FiCo wordt gereageerd dat zij open staan voor contact. Er zal een gesprek tussen LRC en FiCo leden worden georganiseerd. Hoe kan afstand tussen beide commissies verkleind? Tijdens de discussies wordt vast gesteld dat er vanuit de ledenraad geen dringende behoefte bestaat voor verandering in de werkwijze van beide commissies. Er komt op korte termijn een gesprek tussen beide commissies Advies van LRC ook naar HB versturen Inleiding: De LRC stuurt haar advies voorafgaand aan LR vergadering naar alle LR leden. Het uitblijven van response hierop ervaart de LRC als positief/instemmend. Echter het effect in de zin van behandeling in LR van voorstellen uit advies bleef uit. Daarom de vraag: Wat vinden LR leden van het LRC advies? Het advies wordt als nuttig beoordeeld; geeft handvat om kern/samenvatting te krijgen voor de honderden pagina s notulen en andere stukken voor de LR. Wel wordt de toon soms als te negatief/hard/confonterend ervaren. Het advies zou ook als input voor voorbesprekingsuur voorafgaand aan LR kunnen dienen. Door stellingen daar al af te tikken of vooraf electronisch te peilen zouden onderwerpen al afgetikt kunnen worden. Ook om de agenda van de LR zelf efficiënter te maken. Hoe zou het advies en besluitvorming meer effect kunnen hebben? - Timing van de stukken, het zou mooi zijn als de agenda van de LR (deels) al eerder bekend zou zijn - Stemming over adviezen vooraf elektronisch ophalen Het advies is zonder peiling vooraf onder de leden van de ledenraadonvoldoende uitgekristalliseerd om naar HB te sturen. Na een (elektronische) peiling kan dat wel. Strategie Ledenraad Inleiding/reacties: Stelling wordt persoonlijk toegelicht. Het gevoel na 1 jaar lidmaatschap LR is teleurgesteld. De (ver)houding LR/LRC en HB is vijandig en negatief, twee kanten op. Daarnaast is er in de LR een lakse houding met weinig commitment. vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend'. Er zou een volledige reset moeten komen van gevoelens en gevoeligheden om te komen tot een meer opbouwende houding. Verder is er geen eenduidige strategie vanuit de LR. Er worden ad hoc onderwerpen ingebracht vanuit vakgroepen zonder samenhang. Is het een idee vanuit LR of subcommissies alternatieven te presenteren (ipv af te keuren)? Moet voor de LR een opkomstplicht voor leden (of hun vervanger) komen? Er wordt besloten om het bureau in te schakelen bij het aanmoedigen van LR leden die nooit op komen dagen. Oproep aan HB om bureau te vragen LR leden aan te moedigen de LR te bezoeken. Opgemerkt wordt dat het ledenraadswerk moeilijk is, juist de eerste jaren. Discussie loopt naadloos over in volgend onderwerp.) Positievere onderlinge communicatie Inleiding: Hoe kan de communicatie en verhouding tussen LR en HB verbeterd worden? Zou een inbreng van nieuwe gezichten en/of student leden hierbij kunnen helpen? In kleine groepen discussie over strategie bundelen en resultaat hiervan naar HB? Dit koppelen aan HB portefeuille verdeling; vanuit expertise helpen bij onderwerpen vanuit expertise. Ook rechtstreeks en informeel communiceren met HB-leden naast formele LR. Dit lijkt te botsen met controlerende taak van LR. Maar HB heeft aangegeven ook input te willen vooraf. Formeel kan dit niet onder LR vlag, maar met andere pet wel en ook door andere leden. Het LR ziet elkaar te weinig om gemeenschappelijke visie op te stellen? Ook door reacties anders te formuleren, positief en rekening houden met gevoeligheden kan LR input op beleid geven. Juist met voortijdige communicatie. Leden LR gaan informeel contact opzoeken met HB leden

8 4. Diverse onderwerpen (WVTTK) (21.00) Gebruik clubhuis Inleiding: Ingebracht door Ingenieurs zonder Grenzen ; er is een nieuwe regeling die de openingstijden van het KIVI gebouw beperkt. Er zijn meer leden die hier tegen aan zijn gelopen. Gelukkig blijken andere openingstijden mogelijk te zijn. Op zondag 4 okt zijn er tijdens de dag van de wetenschap allerlei activiteiten in het KIVI gebouw Verzoek aan HB voor ruimere openingstijden voor het KIVI gebouw. Jaarverslag Inleiding: Het huidige jaarverslag omvat anderhalve pagina voor het hele KIVI. Er zijn afdelingen met grotere verslagen. Het betreft hier het secretariële verslag, financiële verslag staat in accountantsrapport. Dit accountsrapport is ook aanleiding voor dit beknopte verslag. Financieel verslaglegging geeft geen terugkoppeling beleidsplan of andere verantwoording anders dan financiën. Verzoek aan HB om het jaarverslag uit te breiden met een verantwoording over het gevoerde beleid (Beleidseffect rapportage in relatie tot het goedgekeurde beleidsplan). Chartered engineer project Inleiding:De stand van zaken van dit programma is onduidelijk. Vanuit afdelingsbesturen is er input geleverd; er is ook feedback geweest, maar (nog) niet in alle gevallen. Afdelingen vormen de basis van onze vereniging, hoe is dit programma gekoppeld aan de afdelingen? De website is nog vrij onduidelijk wie er mee kunnen doen. Er lopen nu pilots via bedrijven, programma is (nog) niet beschikbaar voor individu. Houding bureau is wij regelen het. Verzoek aan HB om de status van het programma en hoe gaat dit ingebed worden in de KIVI verenigingsstructuur met de LR te delen. Motie halvering contributie Inleiding: Er is een motie ingebracht waarin HB wordt opgeroepen begroting op te stellen met halvering contributie als uitgangspunt. Er volgt toelichting dat het niet noodzakelijkerwijs een halvering betreft, maar dat dit een indicatie is dat een radicale actie is. Dit gebaseerd op een enquete onder niet leden door de afdeling mijnbouw. Resultaten daarvan waren bedrag is te hoog en veel geld, te weinig terug. De vraag wordt gesteld wat er gebeurt is met het plan voor een cafetaria model contributie (zoals ook in KIVI NIRIA 3.0 was opgenomen)? De aanwas aan de onderkant wordt gehinderd door hoge contributie. In de vorige LR is het voorstel te laat ingediend, maar heeft HB wel toegezegd om een reactie te geven! De afdeling MijnBouw geeft aan een eigen begroting uit te gaan werken. Afdeling Mijnbouw werkt voorstel inclusief financiële onderbouwing voor verlaagde contributie uit De KIVI website Inleiding: De nieuwe KIVI website is (eindelijk) live, maar nog niet op het gewenste niveau. Anderzijds wordt er nog steeds aan gewerkt en is er dagelijks verbetering te bespeuren Een voorstel wordt aangenomen om opmerkingen op te sparen en pas na 15 oktober te reageren. Navragen bij bureau waar na 15 oktober feedback over te website kan worden ingestuurd. WVTTK Mededeling vanuit de Young Engineers: Het aantal jonge leden is met 100 gestegen! Sluiting bijeenkomst (21:45)