COMMUNICATIEPLAN Golfclub De Kurenpolder

Transcriptie

1 COMMUNICATIEPLAN Golfclub De Kurenpolder Golfbaan Landgoed De Kurenpolder Kurenpolderweg 31 tel

2 Communicatieplan GC De Kurenpolder Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Communicatiedoel 3. groepen 4. en per doelgroep 5. Communicatie 5.1 Communicatiemiddelen 6. Organisatie en samenwerking 6.1 Organogram 6.2 Verantwoordelijkheden 7. Communicatieplanning 8. Budget 9. Evaluatie

3 1. Inleiding Ontspannen golfen in een natuurlijke omgeving Golfclub De Kurenpolder is gelegen in de natuurlijke omgeving van nationaal park De Biesbosch. Bij de aanleg van deze baan, met A-status, is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de bestaande begroeiing en waterpartijen. De golfbaan biedt leden en gasten een goed onderhouden en zéér uitdagende 9 holes wedstrijdbaan met een par van 68. De golfbaan is uitgebreid met een par- 3 baan. Golfclub De Kurenpolder is opgericht op 21 september Na jaren van voorbereidingen en overleg is in 1996 de officiële erkenning gekomen van de Nederlandse Golf Federatie. Onze baan is aangelegd tussen de Bergse Maas en de Kurenpolder recreatie. Tegenwoordig zijn we in het bezit van de A status. De Algemene ledenvergadering van Golfclub De Kurenpolder stelde op 17 maart 2014 een beleidscommissie in, die onderzoek en voorstellen aan de ALV heeft voorbereid naar de mogelijkheden voor GCDK om beleid te maken op diverse onderdelen van de golfsport in het algemeen en de GC DK in het bijzonder. Aan de hand van gesprekken met bestuur en commissies heeft de beleidscommissie gegevens verzameld. De input uit deze gesprekken vormde de basis om de goede lijn door te zetten en verbeterpunten in kaart te brengen en uit te voeren. Een van de verbeterpunten die naar voren kwam, was de communicatie: zowel binnen de club (leden, golfschoolleden, commissieleden) als naar buiten toe (profileren via media). Op het gebied van communicatie verandert er veel. Er is een duidelijke verschuiving van schriftelijke naar online communicatie. Dit communicatieplan is een aanzet om de interne en externe communicatie te verbeteren en geeft concrete voorstellen.

4 2. Communicatiedoel Intern communicatiedoel De betrokkenheid van leden, golfschoolleden, bezoekers, golfschool, baaneigenaar, sponsoren en adverteerders verbeteren door een duidelijke en structurele informatie uitwisseling. De informatie uitwisseling kan via diverse communicatiekanalen, Extern communicatiedoel GC De Kurenpolder sterker profileren als een leuke, gezellige en professionele golfclub door beter en regulier gebruik te maken van diverse mediakanalen, Gewenst imago GC De Kurenpolder wil gezien worden als een golfvereniging met een mooie verzorgde accommodatie en veel betrokken en goed opgeleide vrijwilligers. GC De Kurenpolder wil voor alle leden (en andere doelgroepen) een gezellige (familie)vereniging zijn, waar iedereen zich thuis en betrokken voelt. Men gaat respectvol en sportief met elkaar om op een golftechnisch zo hoog mogelijk niveau, dat past bij de club.

5 3. groepen GC De Kurenpolder is een vereniging met xx leden, waarvan 15 jeugdleden. Naast de spelende leden heeft de club onder meer te maken met de baaneigenaar, de golfschool, de golfprofessional (golfleraar), golfschoolleden, greenfeeërs, sponsors en adverteerders. Deze groepen hebben allemaal behoefte aan informatie, maar onderscheiden zich in de mate van betrokkenheid bij de club. De informatie die verstrekt wordt, moet correct, tijdig en afgestemd zijn op de informatiebehoefte van de betreffende groep. Binnen GC De Kurenpolder onderscheiden we de volgende doelgroepen: Spelende leden Dit zijn alle spelers die lid zijn van GC De Kurenpolder, zowel jeugd- als seniorleden. Daarnaast kent GC de Kurenpolder een aantal Goldleden en businessleden. Golfschoolleden zijn lid van de Golfschool. Zij mogen onder bepaalde voorwaarden deelnemen aan een aantal wedstrijdactiviteiten. Dit zijn de vrijwilligers die de eindverantwoordelijkheid dragen en het beleid uitzetten en bewaken. Commissieleden Dit zijn alle vrijwilligers die betrokken zijn bij het beleid en uitvoer van de diverse commissies. Hierbij onderscheiden we: - de wedstrijdcommissie - de handicap- en regelcommissie - de jeugdcommissie - de redactiecommissie, waaronder websitebeheerder - de sponsorcommissie Ouders Dit zijn de ouders van de jeugdleden Greenfeespelers Dit zijn de mensen met een EGA Handicap die GC de Kurenpolder bezoeken en tegen (greenfee)betaling een ronde lopen. Golfschool Dit is Golfschool De Kurenpolder, waar de golfprofessionals privélessen, groepslessen of clinics verzorgen voor de startende golfer en voor de geoefende speler. Baaneigenaar Dit is de eigenaar van Golfbaan Landgoed De Kurenpolder, gelegen temidden van recreatiepark De Kurenpolder.

6 Sponsoren en adverteerders Dit zijn leden en niet-leden en/of bedrijven en organisaties die GC De Kurenpolder financieel ondersteunen middels sponsoring van activiteiten, reclameborden en advertenties in het clubblad of op drukwerk NGF Dit is de partner die de competitie regelt en GC De Kurenpolder ondersteuning biedt in bestuurlijke en golftechnische zaken. Regionale pers De regionale kranten die persberichten en artikelen over GC De Kurenpolder plaatsen.

7 4. en per doelgroep Om de communicatiedoelen te halen, kunnen we per doelgroep doelen formuleren. De verschillende informatiebehoefte van de doelgroepen, vraagt ook om een verschillende boodschap. De communicatielijnen moeten kort en bondig zijn. Spelende leden Het plezier in golf van de spelende leden vergroten dan wel waarborgen door hun betrokkenheid te vergroten op een zo hoog mogelijk niveau. Spelende leden duidelijk, tijdig en structureel informeren over bestuursbesluiten, wedstrijden, activiteiten, actuele baangegevens, plaatselijke regels, enz. Commissieleden Maximaliseren van de inzet van bestuursleden door alle bestuursleden optimaal te betrekken. Open communicatie tussen alle (bestuurs)leden, inzicht in beslissingen en beleidswijzigingen. Taken en verantwoordelijkheden toewijzen aan bestuursleden. Commissieleden Om de commissieleden van GC De Kurenpolder optimaal te laten functioneren, zorgen voor een sterke betrokkenheid bij het beleid en uitvoer daarvan; Het plezier en enthousiasme in de werkzaamheden voor en binnen de club waarborgen, door commissieleden optimaal te waarderen, ondersteunen en faciliteren. 4 keer per jaar structureel overleg tussen bestuur en (een afvaardiging van) alle commissies; Commissieleden duidelijk en tijdig informeren over relevante zaken zoals beleidsafspraken. Commissieleden

8 Ouders van jeugdleden Maximaliseren van de inzet van ouders bij de (sportieve) ontwikkeling van het kind binnen GC De Kurenpolder. Ouders bewust maken van het nut en de noodzaak van hun betrokkenheid bij het kind en zijn sport. Ouders informeren over de verschillende jeugdactiviteiten en de jeugdopleiding van GC De Kurenpolder. Tevens verwacht de club van iedere ouder een actieve, meewerkende rol. Jeugdcommissie Golfprofessional Greenfeespelers Een goede klimaat realiseren, waardoor greenfeespelers zich welkom voelen op Golfbaan Landgoed De Kurenpolder Het aanbieden van aantrekkelijke (maand)aanbiedingen Het organiseren van open dagen om zowel nieuwe golfers als greenfeespelers te laten kennis maken met de baan., baaneigenaar Golfschool Het optimaliseren van een goede samenwerking tussen Golfschool, Baaneigenaar en vereniging. 4 keer per jaar overleg tussen (een afvaardiging van het) bestuur en de Golfschool, te weten de manager van de golfschool en de golfprofessionals; 2 keer per jaar overleg tussen Golfschool, Baaneigenaar en vereniging. Het wederzijds toesturen van nieuwsbrieven. Het afstemmen van wederzijdse activiteiten en wedstrijden. Het zichtbaar ophangen van affiches met activiteiten en wedstrijden Commissieleden

9 Baaneigenaar Het optimaliseren van een goede samenwerking tussen Golfschool, Baaneigenaar en vereniging. Structureel overleg tussen baaneigenaar en (een afvaardiging van het) bestuur): de commissie van overleg. 2 keer per jaar overleg tussen Golfschool, Baaneigenaar en vereniging. Het overeenkomen van een exploitatieovereenkomst tussen baaneigenaar en vereniging. Commissieleden Sponsoren en adverteerders Het vergroten van de betrokkenheid van bestaande en nieuwe sponsors en adverteerders met GC De Kurenpolder. In een structurele informatie uitwisseling duidelijkheid geven over sponsorcontracten, laten zien waar sponsorgelden voor gebruikt worden en welke exposure de sponsor krijgt., sponsorcommissie NGF Het waarborgen van de samenwerking met en ondersteuning van de NGF met GC De Kurenpolder. GC De Kurenpolder communiceert tijdig en accuraat en neemt regelmatig deel aan bijeenkomsten, symposia of trainingen, geïnitieerd door de NGF., commissieleden Overige externe partijen GC De Kurenpolder waarborgt de ondersteuning van en de samenwerking met overige externe partijen.

10 Waar nodig/uitgenodigd neemt GC De Kurenpolder deel aan bijeenkomsten of vergaderingen waar informatie uitwisseling met externe contacten nodig is. GC De Kurenpolder zoekt ook zelf actief contact. Commissieleden

11 5. Communicatie Alle doelgroepen moeten goed, eerlijk, tijdig en volledig geïnformeerd worden over wat er binnen GC De Kurenpolder speelt, welke activiteiten (gaan) plaatsvinden, wat van mensen verwacht wordt en wat men van de vereniging mag verwachten. Daarnaast moet er eenheid zijn in alle communicatie uitingen: volgens de huisstijl van GC De Kurenpolder. Eenheid in de verschillende communicatie uitingen vergroot de herkenbaarheid bij de doelgroepen van GC De Kurenpolder en dus ook de effectiviteit van het contact met de verschillende doelgroepen. Er zijn verschillende uitingen: Internet: website, facebook, berichten Nieuwsbrieven Drukwerk: Clubblad De Golfkuur, persberichten Informatieborden van de diverse commissies en Golfschool Kleding De huisstijl wordt vastgesteld door het (eventueel in overleg met de PR commissie) en iedereen draag deze huisstijl vervolgens uit. Zowel intern als extern. 5.1 Communicatiemiddelen Website De huidige website wordt onderhouden door één persoon. Inmiddels is besloten dat de redactiecommissie de webbeheerder gaat ondersteunen bij het actueel houden van de pagina. De website de voornaamste bron om alle doelgroepen te informeren. De website vullen met actuele informatie en foto s zorgt ervoor dat doelgroepen de website beter gaan bezoeken. Het moet een gewoonte worden om de website te raadplegen voor nieuws. Actualiteit is een voorwaarde voor het succes van de website. De website kent een open gedeelte en een gesloten gedeelte. Het gesloten gedeelte is alleen toegankelijk voor leden. opbouw van de website: Het open gedeelte, toegankelijk voor leden en niet-leden informeert belangstellenden over de baan, het clubhuis, tarieven, nieuws en agenda. Op de startpagina zijn 2 buttons opgenomen m.b.t. het reserveren van startijden en de baanstatus van alliantiebanen. Het gesloten gedeelte is alleen beschikbaar voor leden. Middels een unieke code kunnen leden inloggen op dit gedeelte van de website. Hier zijn 4 categorieën opgenomen, te weten: Vereniging en Club: Algemeen en Commissies

12 Overig: Algemeen, Clubbladen (PDF), fotoalbums, Notulen en verslagen, Reglementen/Procedures en Wedstrijdverslagen Uitslagen: Algemeen, damesavond, herenavond, mixavond, NGF Competitie en Utslag wedstrijden Nieuwsarchief: hier kunnen leden afzonderlijke maanden selecteren. Via de button Telegolf kunnen leden informatie vinden over baangegevens, handicap, q-kaarten, ledeninfo en wedstrijdagenda. Social Media: Facebook Facebook is tegenwoordig een veelgebruikt (social) medium om te communiceren met je doelgroepen. GC De Kurenpolder heeft een eigen Facebookpagina: Het ontwikkelen van een Facebook pagina stelt GC De Kurenpolder in staat om actuele informatie snel en eenvoudig te plaatsen en te delen met de doelgroepen. De Facebook pagina is gesloten. Binnen GC De Kurenpolder zijn 2 paginabeheerders die berichten posten. De pagina is een aanvulling op de website en heeft een verwijzende functie naar de website. Op de Facebook pagina kan staan: Aankondigingen van toernooien, wedstrijden, vergaderingen e.d. Informatie over GC De Kurenpolder Nieuws over kampioenschappen, toernooien, jubilea, acties Uitslagen van diverse activiteiten Foto s berichten Het bestuur of commissieleden stellen leden middels berichten op de hoogte van activiteiten, aankondigingen van wedstrijden en nieuws. Deze berichten worden via de beheerder van de ledenadministratie die beschikking heeft over de adressen van het totale ledenbestand naar de leden g d. Nieuwsbrieven Het bestuur verzorgt na elke bestuursvergadering een nieuwsbrief, waarin de leden op de hoogte worden gebracht van de zaken waarmee het bestuur zich bezig houdt. Drukwerk: Clubblad De Golfkuur De Golfkuur, het full colorclubblad van GC De Kurenpolder, verschijnt 4 keer per jaar. Jaarlijks worden in een Nieuwsbrief bij aanvang van het nieuwe jaar de data bekend gemaakt voor het aanleveren van copy en de verschijningsdata. De Planning voor 2015 ziet er als volgt uit: Voorjaarseditie: deadline aanleveren copy 29 februari, verschijningsdatum 27 maart

13 Zomereditie: deadline aanleveren copy 26 juni, verschijningsdatum 17 juli Najaarseditie: deadline aanleveren copy 18 september, verschijningsdatum 9 oktober Wintereditie : deadline aanleveren copy 27 november, verschijningsdatum 18 december. Persberichten Door middel van een persbericht informeren we regionale kranten en websites over GC De Kurenpolder. We sturen persberichten naar aanleiding van: Jubilea Verslagen van wedstrijden eerste team Kampioenschappen van teams Toernooien lijke zaken (bestuurswisselingen,.) Informatieborden/prikborden van de diverse commissies en Golfschool De diverse commissies hebben een eigen prikbord in de hal van het clubhuis, waarop zij leden van informatie voorzien Kleding Het eerste heren- en damesteam worden gefaciliteerd met eenzelfde outfit. Deze kleding is voorzien van het originele clublogo.

14 6. Organisatie en samenwerking 6.1 Organogram sponsors adverteerders 1 Baaneigenaar 2 Commissies Golfschool 3 Leden NGF De vice-voorzitter van de verenging is contactpersoon voor alle commissies. Dit bestuurslid woont minimaal 1 keer per jaar de commissievergaderingen bij. De secretarissen van alle commissies mailen de notulen van hun vergaderingen naar de vice-voorzitter. Deze notulen worden geagendeerd in de bestuursvergaderingen. Dit is een voorwaarde voor optimale informatievoorziening van bestuur en commissies. 6.2 Verantwoordelijkheden De eindverantwoordelijkheid van alle communicatie ligt bij het. Zij stelt het communicatieplan vast en ziet toe op de uitvoering. en commissieleden zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het communicatieplan. Het communicatieplan voorziet in informatieverstrekking: Vanuit het (actiepunten uit de bestuursvergadering) Vanuit de commissies Vanuit de baaneigenaar Vanuit de Golfschool Vanuit de NGF

15 7. Communicatieplanning Voor de communicatieplanning maken we onderscheid tussen enerzijds PR activiteiten en anderzijds communicatie activiteiten die opgepakt moeten worden door de verschillende doelgroepen binnen GC De Kurenpolder. In de communicatieplanning nemen we ook op wanneer bepaalde activiteiten gecommuniceerd dienen te worden, zoals: - Data bestuursvergaderingen - Data commissievergaderingen - Planning nieuwsbrieven - Aanleveren Copy Golfkuur - Verschijningsdata Golfkuur - Data regelcursussen - Data regelexamens - Wedstrijdkalender De wedstrijdkalender wordt aanvang van het nieuwe kalenderjaar op de website geplaatst. De andere data worden per kwartaal via de Nieuwsbrief gecommuniceerd. De data van de regelcursussen- en examens worden eveneens op het publicatiebord van de HR-commissie en bij de Golfschool kenbaar genmaakt. Communicatie/activiteitenplanning. De website geeft altijd veel up-to-date informatie. Maar veel informatie moet ook uitgezet worden via de kaderleden commissieleden. Deze duale benadering moet ervoor zorgen dat de doelgroepen tijdig en compleet geïnformeerd worden. ziet erop toe dat de informatie ook daadwerkelijk bij deze doelgroepen terecht komt. 8. Budget Het Communicatiebudget wordt jaarlijks vastgesteld door het. 9. Evaluatie Het bestuur evalueert regelmatig welke communicatiemiddelen effectief zijn, hoe de PR en Communicatie is verlopen en of de doelstelling wordt gehaald. Waar nodig, volgt bijsturing.