Vrijwilligersbeleid. Onderdeel van het algemene beleidsplan vv Hooglanderveen. Voetbalvereniging Hooglanderveen

Transcriptie

1 Vrijwilligersbeleid Onderdeel van het algemene beleidsplan vv Hooglanderveen Voetbalvereniging Hooglanderveen betrokken, met oog voor ontwikkeling op ieders niveau

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Voorwoord... 3 Activiteiten... 4 Toekomstvisie... 6 Vrijwilligers groeperingen... 8 Recente initiatieven... 9 Invulling per groepering Senioren Selectie teams Overige actieve senioren A + B Junioren C Junioren + D Pupillen E + F Pupillen World League, Euro League en Kabouters Oud leden en andere vrijwilligers Contactmomenten en werving Registratie Organisatie

3 Voorwoord Medio 2013 is door de werkgroep Ambitie vv Hooglanderveen, in opdracht van het bestuur van de voetbalvereniging een nieuwe ambitie vastgesteld. De volgende speerpunten zijn benoemd : Technisch beleid, Vrijwilligersbeleid, Financiën, Sponsoring en geldwerving en Communicatie Ook onze vereniging draait voor het overgrote deel op de vrijwilligers. In 2012 is er een onderzoek geweest onder een aantal leden. Dit onderzoek staat bekend onder de naam Go with the flow or Back to basics De volgende stellingen zijn besproken : Ik vind dat iedereen iets moet doen voor de club. Niet vrijwillig, dan verplicht Reactie: Dit wordt ervaren als een te harde stelling. Iedereen MOET iets doen gaat te ver, maar je kunt aan bepaalde voorrechten ook bepaalde verplichtingen koppelen. Ik wil hier alleen werken met gemotiveerde mensen Reactie: De voorkeur is dat men overwegend met gemotiveerde mensen wenst te werken. Indien niet op voorhand dan moeten wij ze als club weten te enthousiasmeren. Probeer eerst back to basics. Neem de tijd. Reactie: Overwegend mee eens. Twijfel over de bijzin neem de tijd. We kunnen ook wel acties ondernemen zonder deze cultuur slag en dat moeten we niet laten liggen. Helaas, maar we moeten NU regels + verplichten. Geen tijd meer voor iets anders Reactie: Overwegend is de groep van mening dat dit echt nog een stap te vroeg is. Nu werken aan een plan voor regels + verplichten is zinvol. Reactie: Duidelijk we moeten nu al een plan klaar hebben voor het geval back to basics niet aanslaat. Uit deze sessies kwam naar voren dat wij nog steeds een vereniging zijn waarbij we proberen om met behulp van vrijwilligers de vereniging draaiende te houden om de meest voorkomende problemen zelf op te kunnen lossen en nog niet de leden te verplichten tot vrijwilligerswerk. 3

4 Activiteiten De activiteiten van de vrijwilligers binnen de vereniging kan je vanuit verschillende invalshoeken benaderen. Een indeling kan zijn op basis van de nieuwe organisatie structuur: Werving & communicatie. Accommodatie gebruik Voetbaltechnisch Facilitaire zaken Waarderen & (ver)binden Financiële administratie & sturing Gedrag & respect Werving en communicatie Voor dit cluster denk je aan vrijwilligers die nodig zijn om extra geld voor de vereniging binnen te halen: Oliebollen actie Oud papier actie Potgrond actie Grote Clubactie Lotto en toto Medewerkers voor de NoppenNewz Bezorging door vrijwilligers ( bespaard heel veel geld) Accommodatie gebruik Voor dit cluster denk je aan vrijwilligers voor: Kantine bezetting ( trainingsavonden, oefenwedstrijden, wedstrijddagen) Entree gelden bij thuiswedstrijden van het eerste Organiseren sport- en overige activiteiten op ons complex. Voetbaltechnisch Voor dit cluster denk je aan vrijwilligers voor: Leiders en trainers selectieteams Leiders en trainers overige jeugdteams Scheidsrechters voor zowel de jeugd als voor de senioren Coördinatoren per leeftijdscategorie 4

5 Facilitaire zaken Voor dit cluster denk je dan aan vrijwilligers voor accommodatie en complex beheer Schoonmaakploeg van de maandagmorgen Klussendag Diverse onderhoudswerkzaamheden tijdens het seizoen. Beheer en onderhoud van de materialen en doelnetten Beheer en uitgifte van de kleding aan de teams (senioren en jeugd) Waarderen & (ver)binden Voor dit cluster denk je dan aan vrijwilligers voor: Werven van nieuwe vrijwilligers voor de vereniging Registratie van de vrijwilligers en bijhouden bestand Financiële administratie & sturing Voor dit cluster denk je aan vrijwilligers voor: Budgettering Inning contributie Verrichten van betalingen Ledenadministratie Gedrag & Respect Voor dit cluster denk je aan vrijwilligers voor: Vertrouwenscommissie Convenant binnen Amersfoort Klachtencommissie 5

6 Toekomstvisie Om de algehele ambities van de vereniging mogelijk te maken zullen we ten aanzien van het werven van vrijwilligers flinke stappen moeten maken in een gerichte benadering van potentiële vrijwilligers. Een afwachtende houding zal de knelpunten en nieuwe behoeften niet oplossen. Er zullen zich altijd vrijwilligers aan melden, maar om onze ambities waar te maken moeten we een actievere benadering van de leden/ouders/verzorgers en bewoners van de directe omgeving van de vereniging ontwikkelen. Van Wachter naar Haler Een direct gevolg van de tijdsgeest is de vrijwel directe vraag: what s in it for me?. Er moet een duidelijk beeld geschapen worden van de mogelijkheden en voordelen van een vrijwillige functie. Daarbij is aantoonbare waardering ook een integraal onderdeel van de visie en werkwijze. Voor wat hoort wat. Dit is ook een essentieel onderdeel van het vasthouden van onze huidige vrijwilligers. Naar schatting heeft onze vereniging al 350 vrijwilligers en grofweg zou je kunnen zeggen dat je voor elke verloren vrijwilliger je er 2 moet werven. Dit blijft dus een kerntaak. Om dit te halen moet je op de juiste momenten op de juiste plek zijn en op de juiste manier communiceren. Dit is per doelgroep/cluster verschillend. Bestaande media als de website, NoppenNewz en de publicatieborden zijn niet noodzakelijkerwijs de beste manier om gericht vrijwilligers te benaderen. Gerichte initiatieven dienen ontplooid te worden om specifieke behoeften in te vullen. Het lijkt het bestuur essentieel om voor de werving meer gebruik te maken van voortrekkers / de spreekbuis van groeperingen binnen de vereniging m.a.w. meer gebruik maken van de netwerken binnen de vereniging. De vrijwilligers-coördinatie is vaak meer faciliterend dan daadwerkelijk het resultaat realiserend. Basis blijft echter dat de leden, hun partners en hun ouders de club waarderen en er trots op zijn erbij te horen. Dit gevoel van de leden en ouders heeft een sterk wervende kracht die leidt tot vrijwilligerswerk. Dit wordt door het hele bestuur in al haar activiteiten in gedachten gehouden. Van een vrouwvriendelijke kantine; positieve PR; tot een persoonlijke benadering van wanbetalers: overal wordt de basis gelegd voor een toekomstige vrijwilliger. Het vrijwillige karakter voor vooral de leden is wel enigszins aan het verdwijnen, gedwongen door de omstandigheden. Belangrijk is om door een juiste coördinatie een dwingende toon 6

7 richting andere vrijwilligers (leiders met name) en potentiële vrijwilligers te voorkomen. De toon is essentieel. Het opzetten van een goede administratie is een essentieel onderdeel om gericht mensen te kunnen benaderen, een potentiële pool voor specifieke taken te creëren en voor eventuele waarderingsmomenten niemand over te slaan. We willen komen tot een situatie waarbij de verschillende commissies binnen de vereniging kunnen vragen om een vrijwilliger voor een functie en dat we een goede vrijwilligers organisatie hebben met een goede en Up-to-Date bestand van vrijwilligers. De gegevens worden dan aangereikt en de commissie moet dan zelf op korte termijn de vrijwilligers uit het bestand kunnen benaderen. 7

8 Vrijwilligers groeperingen Alle leden en ouders van jeugdleden van de vereniging zijn potentiële vrijwilligers. Deze vrijwilligers kan je als volgt indelen, dit heeft dan te maken met de manier waarop je deze groep gaat benaderen. en ook voor welke activiteiten ze geschikt zijn. Senioren selectie teams Overige actieve senioren (vrouwen en mannen) A Junioren B Junioren C Junioren D Pupillen E Pupillen Ouders van de jeugdleden Oud leden en de vrijwilliger die zich verbonden voelt bij v.v. Hooglanderveen 8

9 Recente initiatieven In het recente verleden zijn alle ouders en spelers persoonlijk benaderd per huisadres. Dat heeft destijds zo n 45 nieuwe vrijwilligers opgeleverd en wat complimenten van de al aanwezige vrijwilligers. Dit mag een succes genoemd worden, maar slechts ten dele. De respons was grotendeels uit de groep ouders van leden. De respons uit de groep senioren, A- en B-junioren was nihil. Hiervoor was dit niet het juiste medium. In de NoppenNewz is regelmatig geschreven over de vrijwilligers binnen de vereniging. Hoewel dit misschien een onderdeel kan zijn van de waardering van bestaande vrijwilligers heeft dit niet een echt wervend karakter gehad. De Kick Off dag wordt gebruikt als wervingsevenement. Hoewel dit een aantal vrijwilligers heeft opgeleverd blijft het lastig om op de dag zelf mensen te benaderen. Er worden elk jaar wel stappen gezet in de uitvoering, en dit evenement zal zeker behouden dienen te blijven als activiteit. De jeugd is gevraagd meer betrokken te raken op verschillende manieren. In een avond ten behoeve van de B-junioren is geluisterd naar hun eigen ideeën, wensen en problemen. Deze benadering van de jeugd zullen we vaker gebruiken Bij de potgrond-actie is een geheel ander uitgangspunt gekozen: nog net geen verplichting, maar wel een zachte dwang. Door de korte voorbereidingstijd en het urgente karakter heeft dit initiatief wel het gewenste financiële effect gehad. Wij hebben deze actie binnen het dorp nu wel gekoppeld aan de vereniging en zullen dit met de jeugd verder uitbreiden. 9

10 Invulling per groepering Senioren Selectie teams Tot dit seizoen heeft men de eerste selectie verplicht gesteld een aantal zaterdagmiddagkantinediensten op zich te nemen. Niet als individu, maar als groep. Doel was met name de band tussen jeugd en selectie te vergroten, de selectie zichtbaarder te maken binnen de vereniging; en ook een moeilijk tijdvak binnen de zaterdag in te vullen. Door diverse problemen, is dit in het huidige seizoen gestopt. De selectie draait wel vrijwillig op de donderdagavonden de kantinediensten. We weten uit ervaring dat de leiding van een team essentieel is voor een goede invulling van deze vrijwillige taak. Voorstel is dan ook om via de leiding van de selectieteams van de senioren te communiceren dat de donderdagkantinedienst een verplichting voor iedere speler is geworden. De vereniging heeft de eerste selectie om voetbaltechnische redenen vrijgesteld van verplichtingen op zondag. Vanuit het voetbaltechnisch cluster zouden meerdere activiteiten ontwikkeld moeten worden waarbij de seniorenselectie een actieve rol moet vervullen. Overige actieve senioren Deze leden hebben alleen een team verplichting om gemiddeld 6x per seizoen kantinedienst te draaien op een zondagmiddag. Dit loopt in grote lijnen zeer goed, hoewel het besluit om alle wedstrijden naar de ochtend te verplaatsen geen positief effect zal hebben op de aantrekkelijkheid van de middagdienst. Eventuele toppers binnen deze groep kunnen gericht benaderd worden of zij bij bepaalde evenementen niet van additionele dienst kunnen zijn. Bij grote evenementen is de kwaliteit van de bardienst bepalend voor de omzet en daar kunnen zij zeker bij helpen. Om de betrokkenheid bij de vereniging te vergroten of te behouden zijn het organiseren van sociale activiteiten een goed middel. Dit is ook een ideaal platform om te netwerken voor gerichte vacatures. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een meer aangeklede versie van de laatste trainingsavond, herintroductie van een toernooi aan het eind van het seizoen met barbecue etcetera. Netwerk-momenten, maar ook goed voor verenigingsgevoel en omzet. 10

11 A + B Junioren Tot op heden geen verplichting binnen de vereniging. Tijdens de bijeenkomst van B-junioren heeft de groep duidelijk aan gegeven best wel wat te willen doen, maar niet met een terugkerend karakter en afhankelijk van studiedruk. Er zijn een aantal activiteiten die met name geschikt zijn voor deze groep, zoals het ophalen van oud papier, onder begeleiding klussen, potgrond-actie-activiteiten, en het assisteren van de bestuursdienst op zaterdag. De groep heeft zelf aangegeven een soort klussenbank waar je je kan inschrijven als goede mogelijkheid te zien. Gerichte communicatie via een relevant middel kan dit mogelijk maken. Er is een grote wens om op een zaterdag na het voetballen nog lang een eigen middag en begin van de avond te kunnen hebben een aangeklede dartavond is ook een mogelijkheid. Dit moet samen met deze groep nader ingevuld kunnen worden. De leeftijdsgroep is ook ideaal om te betrekken bij het jaarlijkse jeugdkamp. Een mogelijkheid die meer aandacht moet krijgen en een heel duidelijk voordeel voor de vrijwilliger heeft is een school-stage. Dit kan zowel voetbaltechnisch als ondersteunend (kantine) zijn. Als deze stages goed begeleid worden (een must) dan kan dit goede vrijwilligers opleveren, die ook na hun stage aan de club verbonden blijven. Je zou kunnen overwegen om dit ook mogelijk te maken voor niet-leden uit de directe omgeving. De vrijwilligerscoördinatie moet borgen dat de begeleiding plaats vindt. C Junioren + D Pupillen De D-pupillen is de belangrijkste doelgroep voor het werven van nieuwe scheidsrechters. De basis staat stevig, ook door de ondersteuning van rapporteurs en alle andere activiteiten die ons het certificaat hebben opgeleverd. Ook in de C-junioren moet hier aandacht voor zijn met een soort herhalingsactie, deze groep wordt nu ingezet om de NoppenNewz rond te brengen De vereniging zou duidelijke doelstellingen over het aantal scheidsrechters uit de jeugd moeten bepalen en communiceren. Op die manier kunnen teams die geen bijdrage leveren ook makkelijker aangesproken worden. Eenmalige activiteiten als het rondbrengen van de bestelde oliebollen op 31 december moeten natuurlijk blijven bestaan, maar dragen niet bij aan onze doelstellingen. Tweedejaars C-junioren kunnen ook betrokken worden bij de klussenbank van de oudere jeugd; zodat ze groeien naar meer verantwoordelijkheid. Voorafgaand aan de overgang van C naar B zou er een voorlichtingsavond moeten zijn waarin wordt uitgelegd, dat met de overgang naar de B- 11

12 junioren er ook een stap richting volwassenheid wordt gezet. Tevens een goed moment om deze groep te binden. E + F Pupillen De E pupillen worden elk jaar ingezet om de loten voor de grote clubactie te verkopen. De coördinaties per team gebeurt door de leider en sponsor en geldwerfcommissie. Bij de overstap naar de F pupillen wordt niet alleen voor de speler het voetbal serieus, maar wordt het trainers- en leiderschap ook een echte functie. Dit is de oudergroep waarbij de meeste leiders en trainers nodig zijn. Hierop kan dus ook gericht actie worden ondernomen. Ook bij deze groep geldt dat er niet alleen een beroep moet worden gedaan op hun verantwoordelijkheidsgevoel, maar je moet ook wat bieden: gerichte ondersteuning vanuit het Technisch Cluster, zodat ook onze begeleiding de beste in de regio is. Goed opgeleide en begeleide ouders zijn eerder bereid om ook op langere termijn actief te blijven op dit gebied. Cruciaal is ook om tijdig te beginnen met inventarisatie van de situatie richting het eind van het seizoen: wat wil je, wat kan er beter; hoe kunnen we je beter maken. Natuurlijk bepaalt de indeling welke begeleiding mogelijk en nodig is, maar door vroegtijdige toetsing kan je vrijwilligers makkelijker vast houden. Natuurlijk is door de grootte van de groep dit ook een relevante groep ouders voor kantinediensten en dergelijke. Benadering via de Kick Off dag, mailing en andere media blijft hier noodzakelijk, maar ook via de sociale netwerken. World League, Euro League en Kabouters Vaak is dit de eerste kennismaking voor ouders met de vereniging. Een ideaal moment dus om te delen wat voor (mooie) club wij zijn en hoe we dat zo kunnen houden. Op de Kick Off dag sneeuwt deze groep echter onder in het geheel. Voor deze groep is een separate Kick Off veel geschikter: kleinere groep, meer aandacht en gerichte communicatie. Bijvoorbeeld bij de eerste training na de start van het nieuwe schooljaar. Maar ook later in het seizoen kan je extra aandacht geven aan deze groep, door bijvoorbeeld een evenement met de selectie op een woensdag of zaterdag. Niet elke ouder zal na een eerste benadering gelijk tot actie over gaan. Als je de groepen extra aandacht geeft is dit een grote vijver om uit te vissen. Oud leden en andere vrijwilligers De mensen met een geel-blauw hart moeten natuurlijk gekoesterd worden. Zaken als de super-vrijwilliger van het jaar helpen daarbij: iedereen heeft waardering nodig. Bij deze groep spelen vaak 2 zaken mee: 12

13 - Overbelasting door betrokkenheid. Dat doe ik wel. Dit moet vanuit de commissies goed in de gaten worden gehouden. Juist door overbelasting kan op termijn de interesse af nemen. Voer hiervoor waarderings-gesprekken met de vrijwilligers tijdens het seizoen. - Niet aanpassen aan een veranderende club. Het is een heel normaal verschijnsel en komt bij bijna elke club voor. Maar correctie is heel moeilijk en vaak pijnlijk voor betrokkenen. Toch zal er vanuit het cluster of vanuit de vrijwilligerscommissie actie moeten zijn als deze situatie zich voordoet. Altijd met respect voor het individu en het gedane werk, met als doel de vrijwilliger te behouden in een aangepaste functie. Maar ook met maar 1 doelstelling: zorgdragen voor een goede organisatie, die de ambities niet aanpast aan de bestaande situatie. Bij deze groep is de meer traditionele manier van waarderen via een Vrijwilligersavond een positief fenomeen. Kunst is om dit te verenigen met een initiatief die ook een bredere groep van de vrijwilligers aanspreekt. Voorbeeld hiervan kan zijn om de vrijwilligersavond te combineren met een voetbalevenement, zoals de Champions League Finale maar dit wordt verder opgepakt door de evenementencommissie. 13

14 Contactmomenten en werving Zoals al aangegeven is er niet één methode om iedereen aandacht te geven. Per doelgroep en behoefte zal een plan van aanpak moeten worden gemaakt. Dit is een van de hoofdtaken van de vrijwilligerscommissie. Een andere hoofdtaak kan zijn om een vertegenwoordiger uit die commissie altijd een gesprek te voeren met een nieuwe senioren lid die tijdens het seizoen lid wordt van de vereniging. Bij de jeugd is de meeste instroom bij de World en Euro League deze ouders worden benaderd bij de aparte kick-off dag voor deze leeftijdscategorie. Onderzocht moet worden of het mogelijk is dat ook de ouders van de overige nieuwe jeugdspelers die tijdens het seizoen instromen extra benaderd kunnen worden. Dit kan dan naast het formulier die men ook al vanuit de vereniging krijgt om zich op te geven voor vrijwilligerswerk. Dan weet de nieuweling dat hij/zij welkom is en de vereniging weet gelijk in welke richting de interesse kan gaan. Een derde hoofdtaak is het borgen van feedback vanuit de vrijwilliger. Dit kan via een enquête (dit kan een mooie stage-opdracht zijn voor jeugdleden), maar ook als controle binnen alle clusters. Daarnaast moet er op wedstrijddagen met grote regelmaat een herkenbare bestuurder langs de velden en in de kantine te vinden zijn, taak voor de vrijgestelde voorzitter, die belangstelling toont. Maar die ook beschikbaar is voor vragen, feedback etc. Een gehoorde klacht is op dit moment dat vrijwilligers te laat of soms niet worden benaderd voor eventuele continuering van hun werkzaamheden. Dat zal vanuit de clusters eventueel met de hulp van de vrijwilligers coördinator opgepakt moeten worden. Dit om onze vrijwilligers te behouden en om potentiële werving te voorkomen. Dit zal ook in de vrijwilligers administratie vastgelegd moeten worden (Vrijwilligers Volg Systeem). Op meer algemeen niveau zal de media, zoals de website en NoppenNewz, gebruikt worden voor aandacht voor de vrijwilliger en voor vacatures. Dit op een consistente en positieve manier. Denk daarbij bijvoorbeeld eens aan een vrijwilliger van de maand-verkiezing; of een andere positieve waardering voor goed gedrag. Ervaringen van SO Soest kunnen hierbij een voorbeeld zijn. Extra evenementen waarvoor veel vrijwilligers nodig zijn (Klussendag, Oliebollen, Potgrond) moeten via website en NoppenNewz tijdig aandacht krijgen. 14

15 Registratie Het goed functioneren van vrijwilligersorganisatie staat en valt bij een goede registratie en vastlegging van de vrijwilligers Opzetten van een vrijwilligers administratie in Sportlink Opzetten en bijhouden van de vacaturebank Opzetten van een Vrijwilligers Volg Systeem Periodiek inventariseren naar de behoeft in de clusters Binnen de vereniging moet het helder en duidelijk zijn waar alle nieuwe vrijwilligers zich kunnen melden. Als men zich elders aanmeld of een brief inlevert moet het goed gewaarborgd zijn dat de formulieren op de juiste plek komen. De vrijwilligerscommissie zal dan altijd contact opnemen met de nieuwe vrijwilliger. 15

16 Organisatie Om de vrijwilligers commissie te borgen binnen het nieuwe bestuur, valt deze samen met de felicitatie-commissie onder het nieuwe cluster Waarderen & (Ver)binden). De functionarissen die voor deze vrijwilligers commissie nodig zijn, zijn dan: Een goede administratieve kracht die zorgt voor de registratie van alle vrijwilligers en het bijhouden van de vacature bank. Een voortrekker die het in zich heeft om nieuw vrijwilligers te zoeken en/of ideeën heeft om leden en ouders te benaderen, en de afstemming heeft binnen de vereniging als het gaat om vraag naar en aanbod van de vrijwilligers. Voorzitter van de vrijwilligerscommissie die ook zitting wil nemen in het bestuur en het vrijwilligersbeleid verder wil uit werken en daarin zijn eigen ideeën verder kan ontwikkelen. 16