Hoe werk je slimmer, niet harder?

Transcriptie

1 *Bron: publicatie/ decemberraming economischevooruitzichten-2018 De economische vooruitzichten voor 2018 zien er goed uit. Volgens het CPB zet de economische groei door en gaat het dit jaar uitkomen op meer dan 2,5% 1. Het planbureau ziet dat de economische groei breed wordt gedragen: consumptie van huishoudens, investeringen door overheid, maar juist ook bedrijfsinvesteringen dragen bij aan die groei. Uiteraard is dit goed nieuws voor organisaties. Voor het eerst in 10 jaar zit de economie weer in de lift en is er optimisme over het behalen van meer winst en omzet. Bovendien zijn bij een groeiende economie de randvoorwaarden beter om de continuïteit van je organisatie te waarborgen en om de organisatie te laten groeien. Aan de andere kant brengt het ook zeker uitdagingen met zich mee. Hoe voorkom je te hoge werkdruk bij je medewerkers? Eén van die uitdagingen is om ervoor te zorgen dat de werkdruk op je medewerkers niet teveel wordt als gevolg van de groeiende, steeds veeleisendere klantvraag en tekorten op de arbeidsmarkt. Met andere woorden, meer bereiken met gelijke of zelfs minder medewerkers, betekent dat de productiviteit van je medewerkers moet verbeteren. Dat ze meer uit hun werkdag moeten gaan halen. Alleen hoe bereik je dat? Hoe kun je dit jaar nog duidelijke verbeteringen realiseren op dit gebied?

2 We hebben 10 quickwins samengesteld om de productiviteit van de werkomgeving en je organisatie te verbeteren. 1. Vervang verouderde ICT systemen Volgens generatie-expert Aart Bontekoning is één van de energieslurpers binnen organisaties het werken met verouderde ICT systemen. Het werkt traag, medewerkers kunnen niet werken zoals ze thuis ook gewend zijn. Bovendien zijn verouderde systemen vaak kostbaar in onderhoud, zeker naar mate ze ouder worden. Eén van de acties die je nu kunt doen, is het vervangen van deze systemen voor moderne technologie. Bijvoorbeeld een digitale werkomgeving zoals Office 365 of een Hosted communicatie oplossing, waarmee je vaste telefonie en mobiele telefonie met elkaar integreert voor optimale bereikbaarheid van medewerkers 2. Effectiever vergaderen Hoeveel reistijd kost het je per week om een vergadering of bijeenkomst bij te wonen? Hoe zou het zijn als je die tijd kunt besparen door bijvoorbeeld op afstand met elkaar te vergaderen en dat mensen dat ook eenvoudig kunnen opzetten zonder tussenkomst van IT? Met videoconferencing kun je elkaar toch zien, zonder fysiek bij elkaar op locatie te zijn. Gebruik je een complete communicatie oplossing, dan kun je ook je beeldscherm delen of documenten delen, chatten om je vergadering nog interactiever te maken. Dankzij Online Werken en Skype for Business kunnen we overal overleggen en zijn we efficiënter gaan samenwerken. In één week heb ik al minimaal 6 uur reistijd bespaard. - Martijn van Aarssen, Directeur IF Technology *Bron: Customer Case IF Technology into.nu/klanten/zowerkt-online-werken-iftechnology/ Martijn Aarssen, directeur van IF Technology, bespaart hiermee 6 uur reistijd per week. 2 Bovendien gaat het vergaderen sneller, de sociale praatjes blijven achterwege, waardoor je sneller to-the-point komt. Zo bespaar je dus niet alleen op je reistijd, maar ook op je vergadertijd.

3 3. Ga anders, en vooral beter, samenwerken Het is tijd om op een andere manier samen te werken binnen de organisatie. Stap uit het hokje van je afdeling en ga op zoek naar een connectie met andere disciplines. Zoek elkaars sterke punten op, zo werken Young Professionals vandaag de dag ook. Denk niet meer hiërarchisch. Als een medewerker een goed idee heeft, ga er dan samen mee aan de slag in plaats van stuur maar een mail en dan pak ik het verder op. Hoe kun je dan beter samenwerken? Bijvoorbeeld door applicaties (zoals Microsoft Teams) te gebruiken die dit mogelijk maken. Bestanden kun je delen en tegelijkertijd online bewerken, waardoor o.a. de doorlooptijden van projecten aanzienlijk verkleind kunnen worden. Manage een compleet project door met elkaar te chatten, documenten te bewerken en op te slaan, een notitieblok bij te houden. 4. Creëer de juiste werkomgeving Je kunt stellen dat er meerdere werkomgevingen zijn binnen je organisatie: A. Fysieke werkomgeving B. Digitale werkomgeving A) Fysieke werkomgeving Een praktische en fijne werkomgeving is cruciaal voor medewerkers om zich comfortabel te voelen op het werk. Simpele dingen zoals het decoreren van de werkruimte kan een wezenlijk verschil maken en werk meer als een thuis laten voelen. Natuurlijk zonlicht voegt ook enorm toe aan de productiviteit en denk ook aan een open deur policy, zodat iedereen zich welkom voelt om ergens binnen te stappen. B) Digitale werkomgeving De andere werkomgeving is je digitale werkomgeving; de systemen, applicaties en processen die je dagelijks gebruikt. Wat we regelmatig zien, is dat er in de loop der tijd een wildgroei ontstaat van documenten, bestanden en applicaties. Mensen zijn veel tijd kwijt met het zoeken naar informatie en naar inlogcodes. Hoe zorg je dan nog dat je productief blijft? Inderdaad, dat is heel moeilijk. Er zijn oplossingen waar alles wat je nodig hebt online staat en te benaderen is via één digitaal bureaublad. Je hebt dan nog maar één locatie nodig, met één wacht-

4 woord (Single Sign On) om al je applicaties en bestanden veilig en eenvoudig te benaderen. Op welk device je werkt, en waar je ook aan het bent. Je hebt altijd dezelfde gebruikerservaring én je hebt de mogelijkheid om altijd en overal te werken. Dubbel zo productief dus. 5. Leer van elkaar, vier successen Vooral bij grotere organisaties zie je dat er vaak eilandjes ontstaan, dat afdelingen los van elkaar opereren binnen de organisatie. Zonde, want wie weet heeft de afdeling Financiën een werkwijze die voor Marketing ook goed kan werken, en vice versa. Je hoeft niet het wiel opnieuw uit te vinden, leer van elkaar. In het verlengde daarvan is het ook belangrijk om successen te vieren. Dat doen we collectief veel te weinig. Wat goed gaat, wordt voor normaal aangenomen. Wat niet helemaal goed gaat, wordt juist benadrukt. Uiteraard goed om te leren van elkaars verbeterpunten, maar neem ook de tijd om successen te vieren. Geef elkaar een compliment, leer van wat goed is gegaan en neem dat mee naar het volgende project. Daarmee start je productiever het volgende project en houd je de doorlooptijd beter onder controle. 6. Houd controle op informatiebeveiliging: zakelijke communicatietools Al jaren is de overvolle mailbox één van de grootste ergernissen binnen organisaties. Het behandelen van kost je onnodig veel tijd, omdat je vaak geneigd bent om overal op te reageren wat binnenkomt. Je gaat reactief te werk: je pakt op wat als eerste binnenkomt, en verliest daardoor het grotere geheel uit het oog. Je werkdag laten bepalen door je is waarschijnlijk één van de meest inefficiënte manieren om te werken. Hoe zorg je dat je die tijd weer terug pakt? Als je de mail binnen je organisatie wilt verminderen, betekent dat je deels op een andere manier moet gaan communiceren. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een moderne intranet oplossing, instant messaging technologie, en Yammer als je de hele organisatie, teams of juist individuen wilt bereiken. Door dit als organisatie aan te bieden, voorkom je dat medewerkers zelf (vaak gratis) applicaties gaan gebruiken die de data privacy niet waarborgen of gevoelig zijn voor cybercrime.

5 7. Zorg dat medewerkers altijd en overal kunnen werken De vrijheid van mobiel werken is voor organisaties vaak juist een belemmering: de controle verdwijnt, denkt men. Maar een medewerker is juist productiever als hij of zij de vrijheid krijgt om te bepalen waar en wanneer ze werken. Laat avondmensen bijvoorbeeld later beginnen of ochtendmensen juist vroeger. Bied de mogelijkheid om een dag thuis te werken als dat beter werkt voor de concentratie. Of bij uitzonderlijke situaties, zoals extreme sneeuwval, treinstakingen of een verkeersinfarct om op die manier zo min mogelijk kostbare tijd te verspillen. Hoe realiseer je dat op een veilige manier? Met een digitale werkomgeving op basis van schaalbare, veilige cloud technologie. Al je apps, bestanden en documenten worden ontsloten via één digitaal bureaublad, waardoor je overal kunt werken, op elk device alsof je op kantoor zit. Veilig in de cloud, zodat medewerkers ook geen USB sticks meer hoeven te gebruiken en je hun output altijd inzichtelijk hebt. 8. Vind de balans tussen verschillende generaties op de werkvloer Binnenkort werken er vier generaties naast elkaar op de werkvloer. De oudsten zijn de babyboomers, de jongsten Generatie Z (ook wel de on-demand generatie genoemd). Iedere generatie heeft zijn eigen normen, waarden en manier van werken. Belangrijk om een balans te vinden tussen ervaring van de zittende generatie en het jeugdige enthousiasme van nieuw, jong talent die ook de continuïteit van je organisatie moeten garanderen. Wil je dat medewerkers zoveel mogelijk uit hun werkdag halen? Bied iedereen de ruimte om zichzelf te ontwikkelen, om (samen) te werken op de manier die het beste bij hem of haar past. Zo haal je het beste uit je medewerkers naar boven. Op de langere termijn voorkom je dat medewerkers teveel van zichzelf vragen om zich aan te passen aan de organisatie. Met in de ergste gevallen het risico op een burn-out of een uitstapregeling tot gevolg, inclusief de bijbehorende financiële risico s. 9. Automatiseren van processen Wil je de productiviteit van je hele organisatie verbeteren, kijk dan ook waar je processen (verder) kunt automatiseren. Kun je in plaats van Excel een boekhoudprogramma of Power BI gebruiken? Bewaar je documenten nog lokaal op een computer of online in de cloud zodat je er altijd bij kunt, waar je ook bent en vanaf welk device je aan het werk bent.

6 Met Microsoft Office 365 worden applicaties steeds meer voor je geïntegreerd, zodat je op een slimmere manier kunt werken. Bijvoorbeeld Teams met Skype for Business, zodat je vanuit één applicatie een vergadering kunt inplannen met je hele team. Of tijdens een vergadering gezamenlijk notuleren in OneNote inclusief voicerecording, zodat niemand meer na de vergadering tijd kwijt is met het uitwerken van de aantekeningen. Maar ook legacy applicaties als CRM kun je online integreren, bijvoorbeeld met Skype for Business zodat je in één oogopslag het klantdossier ziet bij een inkomende call. Het lijkt complex en kostbaar om alles te integreren, maar niets is minder waar. Je hoeft geen grote investeringen te doen, je betaalt alleen voor datgene wat je daadwerkelijk gebruikt. Implementeer het wel in één keer goed en zoek eventueel support van een specialist. 10. Investeer in training om medewerkers productiever te laten werken Medewerkers zijn gewend om op een bepaalde manier te werken. Of die nu het meest productief is, maakt niet uit. Het is hun routine en het werkt voor ze. En wat is er moeilijker dan je routine loslaten en iets nieuws te omarmen?

7 Het gros van de organisaties die overstappen op nieuwe technologie, gebruikt hooguit een kwart van de mogelijkheden. Waarom? Omdat ze simpelweg niet weten welke functionaliteiten ze tot hun beschikking hebben én wat de voordelen zijn voor hun dagelijkse werkzaamheden. Een adoptie proces met o.a. training, lesmateriaal en praktische video s helpt om medewerkers de nieuwe technologie te laten omarmen en om ze alles eruit te laten halen. En dit houdt niet op na Go-Live: met Office 365 heb je toegang tot continue innovatie. Zorg ervoor dat je een adoptie programma kiest die zorgt dat de juiste medewerkers geïnformeerd worden als nieuwe technologie beschikbaar komt die voor hen relevant is, zodat je ook echt van die continue innovatie gebruik maakt. Op de langere termijn zijn je medewerkers productiever en zijn ze in staat om meer uit de moderne technologie, én dus uit hun werkdag, te halen. Conclusie: Wil je de productiviteit van je organisatie te verbeteren, dan kun je vandaag de dag niet meer zonder moderne technologie. Om je concurrentiekracht te behouden, is het van belang om vandaag te starten met de quickwins. Naast het verbeteren van de productiviteit, heeft moderne technologie ook invloed op de financiële balans van je organisatie. Zeker als je kiest voor een schaalbare, veilige oplossing, waarbij je alleen licenties koopt die je nodig hebt en kunt op- of afschalen als de situatie daar om vraagt. Server capaciteit on demand dus. Bovendien hoef je niet meer in één keer flink te investeren in een server op locatie die relatief snel verouderd en veel onderhoud (dus tijd) vraagt van je medewerkers.

8 Werk slimmer, niet harder! INTO s consultants weten als ondernemer als geen ander hoe belangrijk productiviteit voor organisatie is. Zij denken graag met je mee om te bepalen wat de beste oplossing is voor jouw organisatie. Neem contact met ons op voor online demo van maximaal 30 minuten. wvw.into.nu/contacteer-mij/ marketing@into.nu Over INTO INTO is de grootste B2B leverancier van Nederland voor Telecom en Cloud Based werkomgevingen. Wij begeleiden je organisatie in het digitale transformatieproces voor vandaag en morgen. Dat doen we door bouwblokken aan te bieden voor een digitale werkomgeving voor telecom en IT, inclusief de bijbehorende infrastructuur. Samen met jou gaan we op zoek naar innovatieve oplossingen, waarbij transparantie en toegankelijkheid centraal staan. Simplicity as a Service noemen we dat. INTO kan je medewerkers nog slimmer laten samenwerken dankzij onze nauwe samenwerking met Triple A partners en 45 krachtige franchiseondernemers. Zij zijn verspreid over heel Nederland zodat zij ervoor kunnen zorgen dat je organisatie zich kan concentreren op waar je goed in bent: ondernemen! Disclaimer: Aan de inhoud van deze publicatie kunnen geen rechten worden ontleend. Wijzigingen op de inhoud zijn altijd voorbehouden.