Opdrachtformulering overdracht machinaal veegwerk

Transcriptie

1 Opdrachtformulering overdracht machinaal veegwerk van: Gerard van Os (extern adviseur namens Openbare Werken; OW) aan intern OW: Hans Janssens (afdelingshoofd OW), Ewald Rutjes en Jolanda Klijmeij (uitvoerders buitendienst), John te Grotenhuis (wegbeheerder) en Wilco Krist (planner/werkvoorbereider buitendienst) aan extern: Erik Schürmann en Marcel Krosenbrink (Reinigingsdienst De Liemers; RDL) datum: 22 september 2014 onderwerp: opdrachtformulering beoogde overdracht machinaal veegwerk naar RDL referte: overleg van 11 september 2014 met intern geadresseerden 1. Inleiding Deze opdrachtformulering heeft betrekking op de beoogde overdracht van het machinale veegwerk 1 in Montferland naar de RDL. Vanuit OW is input geleverd tijdens het in referte genoemde overleg. In deze opdrachtformulering worden de kaders toegelicht waarop de RDL en de gemeente Montferland tot besluitvorming kunnen komen over de beoogde overdracht en aansluitend passende vervolgmaatregelen kunnen treffen. Aan deze opdrachtformalisering kunnen pas rechten worden ontleend wanneer alle beslissingsbevoegde instanties binnen de RDL (dagelijks bestuur) en de gemeente Montferland (portefeuillehouder, college van B&W en/of gemeenteraad) hebben ingestemd met de overdracht van het veegwerk in Montferland. 2. Overwegingen achter de beoogde overdracht van het veegwerk Al jarenlang draagt OW met een eigen veegwagen zorg voor het veegwerk in Montferland. Voordat op 6 augustus 2014 het full service onderhoudscontract op de huidige veegwagen afliep, is besloten om te onderzoeken welk toekomstig alternatief voor het veegwerk uitkomst zou kunnen bieden. Daarvoor zijn de volgende alternatieven onderzocht: Veegwerk met de huidige veegwagen in eigen beheer blijven voortzetten; 1 Hierna kortheidshalve veegwerk genoemd. 1

2 Via koop, lease of huur een nieuwe veegwagen verwerven en het veegwerk in eigen beheer blijven voortzetten; Veegwerk uitbesteden aan een marktpartij; RDL benaderen om het namens de gemeente Montferland uitgevoerde veegwerk (wijken in Didam) uit te breiden met het veegwerk wat momenteel door de buitendienst wordt uitgevoerd. Tijdens het onderzoek zijn kostenreductie, in stand houden van een acceptabele veegkwaliteit en beperken van de kwetsbaarheid rondom het veegwerk (inzetbaar houden van de veegmachinist en veegwagen) als criteria doorslaggevend geweest. Op grond van deze criteria vormde het inbesteden van het veegwerk bij de RDL een uitstekend alternatief om nader te verkennen. Het managementteam van de gemeente Montferland heeft daarmee ingestemd. In hoofdstuk 3 worden beknopt de argumenten toegelicht waarop de keuze voor de RDL is gebaseerd. 3. Waarom overdracht van het veegwerk naar de RDL Kostentechnisch is de uitvoering van het veegwerk door de RDL qua manuurtarief voor de inzet van een veegmachinist 2 en de inzet van een veegwagen interessant ten opzichte van andere alternatieven 3. Verder waren de volgende overwegingen doorslaggevend om de RDL te benaderen voor de uitvoering van het Montferlandse veegwerk: Acceptabele kwaliteit van het door de RDL uitgevoerde veegwerk in de Didamse wijken (geringe klachten van burgers) wat een goede uitgangspositie vormt om meer veegwerk bij de RDL in te besteden; Tevredenheid dat RDL bij gebrek of tekort aan capaciteit bij de buitendienst regelmatig -binnen haar mogelijkheden- bereid is te assisteren bij het veegwerk; RDL als verbonden partij via de gemeenschappelijke regeling minder aannemer is en daardoor niet vanuit een winstoogmerk handelt en minder sprake is van een zakelijke klant/leverancier relatie (ligt bij marktpartijen anders); RDL door haar werk voor de gemeente Montferland de omgeving goed kent; RDL een herkenbare partij is voor (een deel van) de Montferlandse burgers; De gemeenschappelijke regeling inbesteden mogelijk maakt en een langdurige en arbeidsintensieve en afbreukgevoelige Europese aanbesteding met marktpartijen voorkomt; RDL mogelijkheden biedt ten opzichte van marktpartijen om de huidige veegmachinist met behoud van zijn ambtenarenstatus over te nemen of daar te detacheren om zijn favoriete veegwerk te blijven uitvoeren; In tegenstelling tot gunning aan marktpartijen met social return, RDL als verbonden partij gemakkelijker ruimte kan creëren voor inzet van reeds beschikbare WSW-ers (voor o.a. het handblazen van afval rondom de veegwagen). Dit vormt vanuit maatschappelijk verantwoord ondernemen voor OW een belangrijk onderwerp. 2 Mits de RDL een veegmachinist hoeft te leveren. 3 Op basis van de RDL begroting 2015 moet rekening worden gehouden met een manuurtarief van 32,20 en een uurtarief voor de veegwagen van 33,90 (indicatie Erik Schürmann per mail van 7 mei 2014). 2

3 Vanzelfsprekend kunnen ook aandachtspunten worden verbonden aan de overdracht van het veegwerk naar de RDL waarmee voor de toekomst rekening kan worden gehouden. Onderstaand een opsomming: Kan weerstand oproepen bij buitendienst medewerkers vanwege het loslaten van jarenlang in eigen beheer uitgevoerde veegwerk; Vegen wordt het domein van de RDL en niet langer van de eigen medewerkers, wat kan leiden tot verlies aan betrokkenheid en deskundigheid; OW bij calamiteiten afhankelijk is van de reactietijden van RDL, wat met een eigen veegwagen minder aan de orde is. 4. Omvang over te dragen machinaal veegwerk Naast het gedurende 5 veegrondes blijven vegen van de Didamse wijken en sporadisch ondersteunen van het vegen van evenemententerreinen binnen de overeengekomen 230 uur per jaar, zal sprake zijn van de volgende uitbreiding van het veegwerk voor de RDL: 5 veegrondes waarbij de goten van de doorgaande wegen en aangrenzende parkeerplaatsen, pleinen, etc. volgens de vastgestelde veegroutes worden geveegd (zie bijlage 1); 3 veegrondes op de industrieterreinen; 1 keer per 2 weken vegen van de kernen in Didam en s-heerenberg; Bloesemvegen in week 18 en 19 en week 38 en 39; Bladvegen van week 43 tot en met 50; Opheffen van klachten en meldingen over vervuilingen op verhardingen; Vegen naar aanleiding van calamiteiten. Wenselijk is dat de RDL ook buiten de reguliere werktijden daarvoor beschikbaar is; Waar noodzakelijk vegen van evenemententerreinen 4. Bovenstaande frequenties zijn enigszins bijgesteld vanwege gemeentelijke bezuinigingen en het terugbrengen van de (te) hoge veegkwaliteit naar acceptabele proporties. Voor de beeldvorming hebben de volgende aanpassingen plaatsgevonden: 3 in plaats van 5 veegrondes op de industrieterreinen; 1 keer per 2 weken in plaats van wekelijks vegen van de kernen in Didam en s- Heerenberg; Stoppen met het wekelijks vegen van het marktterrein in s-heerenberg 5. Op basis van beschikbare normtijden kan buiten de inspanningen die RDL momenteel al levert (230 uur per jaar) bij benadering rekening worden gehouden met de volgende beslaglegging op de veegmachinist en veegwagen: 4 Montferland profileert zich als evenementengemeente wat voor de toekomst effect kan hebben op de omvang van het aantal te vegen evenementen. Andersom vormen de evenementen onderdeel van de kerntakendiscussie wat ook kan leiden tot een bijstelling naar beneden. 5 Met de reconstructie van het nieuwe Stadsplein in s-heerenberg kan machinaal vegen de nieuwe bestrating beschadigen en is vooralsnog voor handmatig vegen gekozen. 3

4 aard machinaal veegwerk frequenties normuren per ronde manuren draaiuren veeguren vegen doorgaande wegen vegen industrieterreinen vegen kern Didam vegen kern Bergh bloesemvegen (weken) bladvegen (weken) evenementen wekelijks onderhoud calamiteiten Totaal De manuren hebben betrekking op de tijd dat een veegmachinist o.a. beschikbaar is voor het vegen, lossen van veegafval, innemen van brandstof, aanvullen van water en plegen van klein onderhoud. Draaiuren zijn de uren dat de veegwagen in gebruik wordt gesteld (zoals rijden tussen de kernen en de gemeentewerf) en veeguren zijn de uren dat er daadwerkelijk wordt geveegd. Bij bovenstaande uren is op basis van ervaringscijfers uit het onderzoek rekening gehouden met respectievelijk 26% en 58% aan productieverlies tussen de inzet van de veegmachinist (manuur), het in beweging zetten van de veegwagen (draaiuur) en daadwerkelijk vegen (veeguur). Aan bovenstaand overzicht kunnen geen rechten worden ontleend. Het is slechts een indicatie op basis van de door de werkvoorbereider/planner aangeleverde uren uit het tijdschrijfsysteem. Frequenties of het tijdstip waarop het veegwerk is gepland, kan in overleg worden aangepast wanneer (onvoorziene) omstandigheden daarom vragen. Daarbij kan worden gedacht aan extreme weersomstandigheden die het geplande veegwerk en het realiseren van frequenties onmogelijk maken en/of noodzakelijke bestrijding van onkruid op verhardingen (bij verhoogde onkruiddruk) vraagt om bijstelling van de frequenties. Ook veranderingen in wetgeving of door andere bestuurlijke keuzes kunnen aanleiding geven tot bijstelling van frequenties of de beeldkwaliteit. 5. Verwerving nieuwe veegwagen door de RDL Tijdens besprekingen met RDL medewerkers is aangegeven dat de huidige veegwagen van de RDL over onvoldoende restcapaciteit beschikt om het totale Montferlandse veegwerk erbij te doen. Derhalve zal een nieuwe veegwagen moeten worden verworven. OW laat de RDL vrij in welke vorm een nieuwe veegwagen wordt verworven (koop, huur, lease of anderszins) en wil daarmee nauwelijks bemoeienis hebben. Wel stelt OW dat de RDL bij verwerving de (Europese) aanbestedingsregels in acht neemt. Het niet naleven van de aanbestedingsregels kan immers een negatieve uitstraling hebben op de gemeente Montferland waarvoor de veegwagen wordt verworven. 4

5 Verder moet een nieuwe veegwagen vergelijkbare prestaties kunnen leveren als de veegwagens die de RDL en OW momenteel gebruiken. Desgewenst kan het programma van eisen worden aangeleverd op basis waarvan de huidige veegwagen ooit is aangeschaft, eventueel aangevuld met technische suggesties van deze tijd (zoals track & trace om het veegwerk te kunnen volgen, gebruik milieuvriendelijke motor en ergonomische bediening). Alvorens de RDL start met de verwerving van een nieuwe veegwagen is het wenselijk dat OW in de gelegenheid wordt gesteld om het programma van eisen te beoordelen en waar noodzakelijk in goed overleg aan te vullen. In tegenstelling tot het huidige gebruik van een derde veegborstel ziet OW bij de overdracht van het machinaal veegwerk aan de RDL daarvan af. Overweging achter deze keuze is om het capaciteitsverlies door te manoeuvreren met de derde borstel te voorkomen. 6. Input voor rapportages Binnen haar bedrijfsvoering toetst de buitendienst of gepland en uitgevoerd werk in overeenstemming is en rapporteert daarover in haar kwartaal- en jaarrapportages. De buitendienst doet ook een beroep op de RDL om over het over te dragen veegwerk tijdig verantwoording af te leggen op de volgende onderwerpen: Man-, draai- een veeguren (voorwaarde dat draai- en veeguren uitgelezen kunnen worden); Welke kernen en evenemententerreinen zijn geveegd; Ontvangen en afgehandelde klachten en meldingen over vervuiling op verhardingen; Andere vermeldenswaardige zaken die het veegwerk hebben beïnvloed (denk aan uitval door extreme winters, afgesloten veegroutes door opbrekingen, etc.); 7. Randvoorwaarden bij overdracht van het machinaal veegwerk a. OW wil de uitvoering van het veegwerk door de RDL bij voorkeur per 1 januari 2015 formaliseren. OW onderkent dit ambitieuze tijdpad. Wellicht biedt de winter door beperktere mogelijkheden om een veegwagen in te zetten nog ruimte om de startdatum bij te stellen. b. Om de deskundigheid van de veegmachinist niet verloren te laten gaan, wil OW de veegmachinist via een formele overgang of detachering het veegwerk laten voortzetten. Daarover moeten de RDL en OW nog nadere afspraken maken wanneer de veegmachinist zich heeft uitgesproken over het wel/niet accepteren van een van beide opties. Wanneer de veegmachinist van beide opties afziet kan OW overwegen om een andere veegmachinist voor te dragen of een beroep te doen op de RDL voor de inzet van een veegmachinist. In het laatste geval zal de RDL daarvoor een manuurtarief in rekening brengen. Bij detachering van de veegmachinist betaalt OW de loonkosten en berekent de RDL geen manuurtarief door. Over de resturen van de veegmachinist kunnen bij detachering met de RDL afspraken worden gemaakt dat deze worden ingevuld bij de buitendienst of tegen vergoeding worden afgenomen door de RDL. 5

6 c. Ongeacht de organisatievorm waarop de huidige veegmachinist wordt ingezet, draagt de RDL zorg voor de inzet en aansturing van de veegmachinist en ziet toe dat deze zich houdt aan de voorgestelde veegfrequenties of beeldkwaliteit. d. OW zit in de omslag om over te gaan naar beeldgericht werken. Naar verwachting krijgt dit in 2015 gestalte. Daarvoor wordt van de RDL de bereidheid gevraagd om op termijn frequentie-afspraken los te laten en het vegen volgens beeldmeetlatten te accepteren. e. Ruimschoots voor aanvang van ieder nieuw kalenderjaar worden tussen de RDL en OW (uitvoerder grijs) afspraken gemaakt over de te leveren veegprestaties welke worden vastgelegd in een planning. Nieuwe ontwikkelingen, voortschrijdend inzicht of extreme weersomstandigheden 6 kunnen ertoe leiden dat veegfrequenties of de beeldkwaliteit worden bijgesteld. De prestaties die daarvoor worden geleverd, worden op basis van de in hoofdstuk 6 genoemde rapportages inzichtelijk gemaakt en op nacalculatorische basis afgerekend. f. Zowel de RDL als OW hebben gemeenschappelijke belangen dat het veegwerk adequaat wordt uitgevoerd. Dienaangaande zal er periodieke afstemming plaatsvinden tussen de RDL en OW (uitvoerder grijs) om de verwachtingen en uitvoering zo goed op elkaar af te stemmen. g. RDL wordt in de gelegenheid gesteld om gebruik te maken van de voorzieningen op de gemeentewerf in Loerbeek (zoals het bijvullen van water, storten van veegafval, plegen van onderhoud en/of stationeren van de veegwagen buiten werktijden). Afhankelijk van de veeglocaties wordt de RDL ook de ruimte geboden om te opereren vanaf de oude gemeentewerf in s-heerenberg, onder voorwaarde dat de voorzieningen daar aan de juridische en wettelijke bepalingen voldoen (zoals een milieuvergunning voor het bergen en afvoeren van veegafval). Vanzelfsprekend wordt bij de afweging om gebruik te maken van bovenstaande werven gekeken naar het meest effectieve scenario om inefficiënte reistijd van, naar en tussen de kernen en de werven te voorkomen. h. OW vindt het wenselijk dat de RDL openstaat voor assistentie vanuit de buitendienst wat het veegwerk ten goede komt. Daarbij kan worden gedacht aan assistentie van WSW-ers bij het vegen van evenemententerreinen en de inzet van serviceteams om het handmatig vegen van hoeken en kanten op te pakken vanwege het niet langer vegen met een derde borstel. i. OW verwacht van de RDL dat zij tijdens het veegwerk de ogen en oren vormt in de openbare ruimte en opmerkelijke en vermeldenswaardige zaken direct terugkoppelt aan de uitvoerder grijs van de buitendienst. j. De uitvoerder grijs coördineert het toezicht op de veegkwaliteit. Daarvoor is het noodzakelijk dat de RDL tijdig de start en beëindiging van het veegwerk aankondigt, 6 Bij vorst is de veegwagen vanwege kans op bevroren leidingen en daarmee kans op schades niet inzetbaar, wat effect kan hebben op de veegfrequenties en/of beeldkwaliteit. 6

7 zodat de uitvoerder grijs respectievelijk voorafgaand en na afloop van het veegwerk de kwaliteit kan (laten) beoordelen. k. Het veegwerk vindt plaats op werkdagen van maandag tot en met vrijdag binnen de volgende werktijden 7 : o o Winterperiode: maandag tot en met donderdag van 8.15 uur tot uur en vrijdag van 8.15 uur tot uur; Zomerperiode: maandag tot en met donderdag van 7.45 uur tot uur en vrijdag van 7.45 uur tot uur. Bovenstaande werktijden worden -waar mogelijk- aangehouden zodat de RDL gebruik kan maken van de voorzieningen op de gemeentewerf (mits daartoe wordt besloten). Uitzonderingen vormen het vegen van evenemententerreinen en opheffen van calamiteiten dat ook buiten werktijden kan plaatsvinden. l. OW verwacht van de RDL een kwalitatieve uitvoering van het veegwerk en een professionele uitstraling die representatief is voor de taakuitoefening namens OW en geen afbreuk doet aan de beeldvorming van de burgers. m. OW wil om onduidelijkheid of interpretatieverschillen weg te nemen en uit te gaan van gelijkwaardige uitgangspunten de afspraken tussen de RDL en OW vastleggen in een overeenkomst 8. Vanzelfsprekend zal sprake zijn van een overeenkomst die na overleg altijd op basis van voortschrijdend inzicht kan worden aangepast. 7 Winterperiode is van week 45 tot en met week 9. De zomerperiode betreft de overige weken. 8 Daarbij kan het gaan over de te realiseren veegfrequenties of na te streven beeldkwaliteit, prijs voor de inzet van een veegmachinist en/of veegwagen en de wijze waarop jaarlijks daarop een indexatie plaatsvindt, aan te leveren prestatie-indicatoren, reactietijden op calamiteiten, wel of niet gebruik maken van de voorzieningen op de gemeentewerf in Loerbeek, wel of niet scheiden van veegzand van veegafval om de omvang en kosten van het af te voeren veegafval te beperken, etc. 7

8 Bijlage 1 Overzicht reguliere veegroutes Onderstaand de routes van de doorgaande wegen die op jaarbasis gedurende 5 rondes worden geveegd. Voor sommige kernen moet rekening worden gehouden met areaaluitbreiding, welke op onderstaande kaartjes nog niet zijn verwerkt (zoals Kerkwijk). Figuur 1 veegroute Azewijn 8

9 Figuur 2 veegroute Beek Figuur 3 veegroute Braamt 9

10 Figuur 4 veegroute centrum Didam Figuur 5 veegroute De Fluun 1 en 2 en Kollenburg 10

11 Figuur 6 veegroute Kilder Figuur 7 veegroute Loerbeek 11

12 Figuur 8 veegroute Nieuw-Dijk Figuur 9 veegroute 's-heerenberg centrum 12

13 Figuur 10 veegroute 's-heerenberg Noordoost Figuur 11 veegroute 's-heerenberg Noordwest 13

14 Figuur 12 veegroute 's-heerenberg Zuidoost Figuur 13 veegroute 's-heerenberg Zuidwest 14

15 Figuur 14 veegroute Stokkum 15

16 Figuur 15 veegroute Zeddam Noord Figuur 16 veegroute Zeddam Zuid 16