Auteur: E.O. Bouwman Telefoonnummer: (0316) Onderwerp: Raadsbrief Datum:

Transcriptie

1 RAADSBRIEF Aan: Gemeenteraad Montferland Auteur: E.O. Bouwman Telefoonnummer: (0316) Onderwerp: Raadsbrief Datum: Portefeuillehouder: Wethouder van Leeuwen Registratienummer: 18INT01784 Geachte gemeenteraad, Aanleiding Openbare Werken heeft -in lijn met uw besluit van 27 november per 1 januari 2017 de omslag van frequentiegestuurd naar beeldgericht werken in de openbare ruimte afgerond. In december 2016 bent u via een raadsbrief daarover geïnformeerd en is toegezegd om u over de vorderingen te informeren. Via deze raadsbrief en bijlage informeren wij u over de schouwresultaten van 2017 en ontwikkelingen die vanaf 2018 aandacht vragen. Consequenties Beknopt samengevat is 2017 op de volgende gronden succesvol gebleken: binnen Openbare Werken is veel ervaring opgebouwd met beeldgericht werken; zijn omvangrijke schouwresultaten vergaard (> schouwobjecten); beschikking over erkend instrument om onderhoud adequaat te beoordelen; schouwresultaten hebben de sturing richting aannemers en buitendienst verbeterd; schouwresultaten bieden aanknopingspunten om pro actief klachten voor te zijn; Obsurv ondersteunt het volledige schouwproces, waarmee aansluiting is gevonden bij de principes van de digitale overheid; digitale schouwresultaten vergroten de analyse- en rapportagemogelijkheden. In 2018 is de schouwmethodiek (werk-, algemene- en toezichtschouwen) om de volgende redenen vervangen door beleids- en bestekschouwen: legt beslag op minder schouwers, waardoor tijd vrijkomt voor andere taken (zonder concessies te doen aan de schouwkwaliteit); minder schouwers verkleint de kans op wisselende schouwresultaten; extern uitgevoerde beleidsschouwen geven een onafhankelijk schouwbeeld; via beleidsschouwen wordt kritischer getoetst op beleidsuitgangspunten en kunnen management en bestuurders beter op hoofdlijnen worden geïnformeerd; via bestekschouwen en daarbij behorende, nieuwe beeldmeetlatten, kunnen aannemers en de buitendienst beter worden aangesproken op hun prestaties. In 2018 zijn 6 schouwers gestart met de opleiding inspecteur beeldkwaliteit om de betrouwbaarheid van schouwen en sturing te vergroten. Na 1,5 jaar kan worden gesteld dat de beeldschouw een uitstekend instrument vormt om werk van aannemers en buitendienst te beoordelen, te verantwoorden en waar noodzakelijk daarop bij te sturen. Vervolgtraject Inmiddels zijn vanuit OW de eerste bestekschouwen van 2018 uitgevoerd. Daaruit is gebleken dat de onkruiddruk en ondersteunende capaciteit vanuit de groenploeg een onbalans veroorzaakt tussen de onderhouds- en schouwtaken van de voormannen. Het hoofd Openbare Werken heeft daarop besloten om voor de voormannen prioriteit te geven aan bijdrage aan het onderhoud en voor de bestekschouwen tot eind september - 1 RAADSBRIEF

2 2018 een beroep te doen op externe ondersteuning. In geval van onvoldoende dekking op de beschikbare budgetten, zal dit via de P&C cyclus worden gemeld. Vanzelfsprekend bestaat de bereidheid om u in een bijeenkomst of presentatie nader te informeren over alle aspecten rondom beeldgericht werken en toekomstige ambities. Indien niet noodzakelijk, zullen wij u volgens de P&C cyclus blijven informeren. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Montferland de secretaris, de burgemeester, T.M.J.M. Evers mr. P. de Baat MPM - 2 RAADSBRIEF

3 Bijlage behorende bij raadsbrief voortgang beeldgericht werken <31 mei 2018> 1. Omslag naar beeldgericht werken in 2017 In 2017 is de openbare ruimte volgens de volgende methodiek geschouwd: wekelijks: werkschouw door voormannen van de buitendienst; per 4 weken: toezichtschouw door toezichthouders; per kwartaal: algemene schouw door beheerders groen en grijs; meerdere gezamenlijke schouwen door bovengenoemde medewerkers om eenduidig schouwen te bevorderen. Het schouwproces wordt volledig ondersteund door het beheersysteem Obsurv. Schouwopdrachten worden (random) aangemaakt en resultaten worden geautomatiseerd op locatie verwerkt en zijn daardoor direct voor analyses en rapportages beschikbaar. De voormalige projectgroep komt maandelijks bijeen om de voortgang te bespreken en/of zaken bij te sturen. Op de volgende gronden kan 2017 als een succesvol leerjaar worden gezien: binnen Openbare Werken is veel ervaring opgebouwd met beeldgericht werken; zijn omvangrijke schouwresultaten vergaard (> schouwobjecten); beschikking over erkend instrument om onderhoud adequaat te beoordelen; schouwresultaten hebben de sturing richting aannemers en buitendienst verbeterd; schouwresultaten bieden aanknopingspunten om pro actief klachten voor te zijn; Obsurv ondersteunt het volledige schouwproces, waarmee aansluiting is gevonden bij de principes van de digitale overheid; digitale schouwresultaten vergroten de analyse- en rapportagemogelijkheden. 2. Schouwresultaten 2017 Uit onderstaand overzicht blijkt de in 2017 opgebouwde schouwroutine binnen Openbare Werken. Maand/kwartaal Aantal Verklaring geringere schouwen schouwobjecten januari 2017 geen winter (geringe onkruiddruk op groenvoorzieningen) februari maart e kwartaal april Obsurv upgrade beperkte schouwmogelijkheden mei juni e kwartaal juli augustus geringere inspanningen door zomervakantie september e kwartaal oktober november december winter en start voorbereidingen andere schouwmethodiek 4 e kwartaal Totaal De spreiding van geschouwde objecten per structuurgebied 1 ziet er als volgt uit: 1 Zoals woonwijken, bedrijventerreinen, winkelgebieden en hoofdinfra.

4 schouwobjecten per structuurgebied over A Historisch centrum A Winkelgebied B Hoofdinfra / Bovenwijkse voorzieningen B Woonwijk C Bedrijventerrein / Buitengebied 80% 60% 40% 20% 0% % schouwobjecten per structuurgebied over % 3% 24% A Historisch centrum A Winkelgebied B Hoofdinfra / Bovenwijkse voorzieningen 63% 8% B Woonwijk C Bedrijventerrein / Buitengebied Uit bovenstaand overzicht blijkt dat 63% van de schouwen zijn uitgevoerd in woonwijken. Daarmee wordt kritisch gekeken naar een structuurgebied, dat als woon- en werkgebied van burgers een belangrijk onderdeel uitmaakt van de openbare ruimte (met grote diversiteit aan elementen) en ook de meeste klachten en meldingen voortbrengt waarop geanticipeerd moet worden. Hieronder worden de schouwresultaten per ambitiethema/beeldmeetlat weergegeven over de kwartalen van 2017, uitgedrukt in een cumulatief percentage of de vastgestelde beeldkwaliteit voldoet aan de 90% CROW 2 norm. In groen wordt uitgedrukt wanneer dat het geval is, geel wanneer in geringe mate daarvan wordt afgeweken, in rood wanneer de afwijking aanzienlijk is. 2 CROW is een kennisorganisatie op het gebied van infrastructuur, openbare ruimte, verkeer en vervoer en werk en veiligheid, die ten behoeve van beeldgericht werken een kwaliteitscatalogus heeft opgesteld, met erkende beeldmeetlatten. De CROW norm betekent dat 90% van de schouwresultaten moeten voldoen aan het vastgestelde beeldniveau.

5 Q Q Q Q ambitiethema B C B C B C B C zwerfafval in groen 98% 100% 99% 100% 100% 100% 100% 100% natuurlijk afval in groen 86% 98% 96% 100% 93% 99% 82% 98% staat bomen 97% 100% 97% 99% 95% 100% 95% 99% staat rijbaan 93% 99% 88% 100% 82% 100% 90% 99% staat trottoir 89% 99% 84% 98% 82% 98% 82% 99% staat meubilair 97% 100% 93% 99% 90% 99% 91% 99% staat bebordingen 99% 100% 100% 100% 98% 100% 98% 100% zwerfafval verhardingen 100% 100% 99% 100% 99% 100% 99% 100% veegvuil op verhardingen 92% 97% 82% 97% 87% 97% 86% 97% onkruid op verhardingen 98% 100% 63% 97% 64% 99% 91% 98% overgroei langs gras en/of verharding 94% 100% 92% 100% 86% 99% 96% 100% vullingsgraad afvalbakken 100% 100% 97% 98% 96% 96% 98% 100% staat verlichting 99% 100% 97% 100% 95% 99% 98% 100% staat gazon en gras 84% 98% 83% 96% 77% 92% 78% 97% snoeibeeld (blok)hagen 100% 100% 90% 100% 92% 100% 98% 100% onkruid in beplanting en boomspiegels 90% 96% 88% 99% 84% 99% 89% 97% Toelichtingen bij bovenstaand overzicht: natuurlijk afval in groen laat in Q4 een teruglopende score zien wat in 2018 aandacht krijgt van de beheerder groen; veegvuil op verhardingen en onkruid in beplanting en boomspiegels heeft aandacht van de beheerders om niet verder onder het vastgestelde beeldniveau te laten zakken; onkruid op verhardingen laat in het Q2 en Q3 een lage score zien. Aandacht van de beheerder richting de aannemer en verscherpt toezicht, laat in Q4 een verbetering zien; staat gazon en gras krijgt op basis van de lage resultaten bijzondere aandacht van de beheerder groen; via bovenstaand overzicht en toelichtingen wordt duidelijk dat Openbare Werken kan sturen op de kwaliteit in de openbare ruimte, wat voorheen lastiger was. 3. Verbeteringen is op het gebied van beeldgericht werken een leerzaam en succesvol jaar gebleken. Dit laat onverlet dat Openbare Werken voor 2018 ruimte ziet tot verbetering. Daarvoor bestaat de wens om de werk-, algemene- en toezichtschouwen om de volgende redenen te vervangen door beleidsen bestekschouwen 3 : legt beslag op minder schouwers, waardoor tijd vrijkomt voor andere taken (zonder concessies te doen aan de schouwkwaliteit); minder schouwers verkleint de kans op wisselende schouwresultaten; extern uitgevoerde beleidsschouwen geven een onafhankelijk schouwbeeld; via beleidsschouwen wordt kritischer getoetst op naleving van beleidsuitgangspunten en kunnen management en bestuurders beter op hoofdlijnen worden geïnformeerd; via bestekschouwen en daarbij behorende, nieuwe beeldmeetlatten, kunnen aannemers en de buitendienst beter worden aangesproken op hun prestaties. De bestekschouwen worden volledig door Obsurv ondersteund. Voor de beleidsschouwen is een marktpartij verworven die periodiek de schouwen uitvoert en resultaten oplevert, waaraan Obsurv geen ondersteuning hoeft te bieden. Inhuurkosten voor de beleidsschouwen worden binnen de bestaande begroting opgevangen. Het MTOW heeft ingestemd om bij aanvang van het nieuwe groeiseizoen (april/mei 2018) bovenstaande omslag te hebben afgerond. In maart 2018 zijn 2 toezichthouders en 4 voormannen 3 Bestekschouwen worden 1 keer per 4 weken uitgevoerd, beleidsschouwen 3 keer in de periode van mei tot en met oktober.

6 gestart met de opleiding inspecteur beeldkwaliteit om naast hun opgedane ervaring, de aannemers en buitendienst nog beter tegemoet te kunnen treden met betrekking tot de schouwresultaten. De kosten voor deze opleidingen worden gedekt uit het opleidingsbudget van Openbare Werken. Inmiddels zijn in week 15, 18 en 22 de eerste bestekschouwen van 2018 door de toezichthouders en voormannen uitgevoerd. Daaruit is gebleken dat de onkruiddruk en ondersteunende capaciteit vanuit de groenploeg een onbalans veroorzaakt tussen de onderhouds- en schouwtaken van de voormannen. Het hoofd Openbare Werken heeft daarop besloten om voor de voormannen prioriteit te geven aan hun bijdrage aan het onderhoud en voor de bestekschouwen tot eind september 2018 een beroep te doen op externe ondersteuning. In geval van onvoldoende dekking op de beschikbare budgetten, zal dit via de P&C cyclus worden gemeld. Via de reguliere P&C cyclus zal -waar noodzakelijk- verantwoording worden afgelegd over operationele en financiële zaken rondom beeldgericht werken (of om een besluit worden gevraagd om dekking te vinden voor onvoorziene omstandigheden of nieuwe ontwikkelingen). Het gaat te ver om in deze brief alle schouwresultaten over 2017 met u te delen. Vanzelfsprekend bestaat de bereidheid om u via een bijeenkomst of presentatie nader te informeren over alle aspecten rondom beeldgericht werken en toekomstige ambities. Indien de noodzaak daartoe niet aanwezig is, zullen wij u blijven informeren zoals vastgesteld in de P&C cyclus.