HOOFDSTUK 2 Het jaarverslag primair onderwijs

Transcriptie

1 HOOFDSTUK 2 Een goed jaarverslag is niet het einde van de jaarcyclus. Het is het begin van een discussie. 2.1 Inleiding en definitie Regelmatig wordt in de media aangekondigd Morgen komt Philips met zijn jaarcijfers, of Beurs kijkt gespannen uit naar resultaten Unilever. Eén keer per jaar moet niet alleen elk beursgenoteerd bedrijf, maar ook elke door de overheid gesubsidieerde instelling met zijn resultaten naar buiten komen. Er wordt verantwoording afgelegd aan de relevante omgeving. Directe belanghebbenden, zoals aandeelhouders en beurswatchers, kijken elk jaar met spanning uit naar de jaarcijfers van grote ondernemingen. Het gaat daarbij niet alleen om dividend, maar ook om prestaties en resultaten. Op grond van de cijfers en beleidsuiteenzettingen heeft men wel of geen vertrouwen in de toekomst en in de leiding van het bedrijf. Vertrouwen werkt niet alleen door op de beurs-, maar ook op de werkvloer. Het jaarverslag is daarom voor allerlei direct of indirect betrokkenen een heel belangrijk informatief document Het jaarverslag Het maken van een jaarverslag is een wettelijke verplichting, ook in het (primair) onderwijs, maar hopelijk ziet de sector het niet in de eerste plaats als een plicht. Een onderwijsinstelling ontleent haar bestaansrecht aan de onderwijsbehoeften van de gemeenschap en de bijdragen die deze gemeenschap en overheid daarvoor ter beschikking stelt. Deze positie brengt met zich mee dat men aan die gemeenschap verantwoording moet afleggen, niet als plicht maar als oprechte uiting van de wens om helderheid te verschaffen over wat met die bijdragen is gedaan en gepresteerd. Het gaat om het afleggen van verantwoording aan de subsidieverstrekkers (verticale verantwoording) maar ook aan de omgeving, de ouders, de medewerkers, de inspectie, de gemeente en allerlei andere spelers in het onderwijsveld (horizontale verantwoording). Het jaarverslag geeft, als het goed is, antwoord op vragen als: 7

2 2.1 Waar staan we als organisatie (gevoerd beleid, behaalde resultaten)? Wat vinden wij daarvan (wat gaat goed, wat kan beter)? Wat zijn de gevolgen hiervan voor het beleid (wat blijft ongewijzigd, wat passen we aan)? Volgens het woordenboek is de definitie van het jaarverslag: verslag over het afgelopen jaar. Een informatief document, waarin duidelijk staat aangegeven welke middelen worden ingezet voor de verwezenlijking van welk beleid. Waar mogelijk worden de kenmerken en resultaten van de eigen instelling met behulp van kengetallen in perspectief gezet, bijvoorbeeld in de vorm van interne vergelijkingen (tussen de eigen scholen) of externe vergelijking (met andere schoolbesturen). Het jaarverslag bestaat binnen het primair onderwijs altijd uit twee delen: de jaarrekening en het bestuursverslag De jaarrekening De jaarrekening geeft een jaarlijks overzicht van de financiële situatie van de onderwijsinstelling. De jaarrekening bestaat uit een balans, een overzicht (staat) van baten en lasten over het afgelopen jaar, een toelichting op beide, het kasstroomoverzicht en een accountantsverklaring. De jaarrekening wordt opgenomen in het jaarverslag en daarmee bekendgemaakt (zie verder paragraaf 3.2.1) Het bestuursverslag Het bestuursverslag beschrijft enkele algemene kenmerken van de instelling (organisatiestructuur, omvang, kernactiviteiten, werkgebied) en geeft daarnaast uitvoerig informatie over het beleid (missie en visie), de voor het verslagjaar geldende doelstellingen en de behaalde resultaten. Het gaat bij dit alles uitdrukkelijk niet alleen om financieel beleid, maar ook om het beleid en de resultaten op het gebied van bijvoorbeeld onderwijs, personeel, huisvesting, kwaliteitszorg, enz. Het gaat om informatie over de instelling waarbij telkens nadrukkelijk de koppeling wordt gemaakt tussen de plannen en de resultaten. De inhoud van een compleet jaarverslag ziet er op hoofdlijnen als volgt uit: 8

3 Richtlijnen Tot en met 2007 had elke sector (PO, VO, BVE, en HO) zijn eigen regeling voor de jaarverslaggeving. Deze regelingen verschilden op een aantal punten van elkaar, wat vooral voor grotere organisaties die binnen meerdere onderwijssectoren actief zijn, als bezwaarlijk werd ervaren. Een tweede nadeel was dat de jaarverslaggeving voor onderwijsinstellingen op een aantal onderdelen afweek van wat bij andere non-profit organisaties gebruikelijk was. Een derde punt was dat behoefte bestond aan meer transparantie in de jaarverslaggeving. Deze behoeften en bezwaren leidden ertoe dat na twee jaar van voorbereiding er één uniforme regeling is die voor alle onderwijssectoren, van primair tot en met hoger onderwijs, geldt. Met de invoering van de nieuwe richtlijnen moeten alle instellingen een volledig bestuursverslag opstellen. In het verleden was het jaarverslag voor de sectoren PO, BVE en VO beperkt tot het financiële gedeelte. In het jaarverslag legt het bestuur verantwoording af van het gevoerde beleid op het terrein van financiën, personele zaken, onderwijsprestaties, onderwijskundige en onderwijsprogrammatische zaken, kwaliteitszorg, samenwerkingsverbanden, governance, externe ontwikkelingen (politiek of maatschappelijk), ontslaguitkeringen, klachtenbehandeling, huisvesting, toelatingsbeleid, internationalisering en onderzoeksbeleid (indien van toepassing). Ook moet de onderwijsorganisatie in het jaarverslag algemene informatie opnemen betreffende de rechtspersoon (de overkoepelende stichting, of vereniging), zoals haar doelstelling, kernactiviteiten, juridische 9

4 2.2 structuur, interne organisatiestructuur en personele bezetting. Een ander nieuw fenomeen is dat in het jaarverslag een zogeheten in control statement kan worden opgenomen, maar dit is niet verplicht. Een dergelijk statement houdt in dat het bevoegd gezag aangeeft hoe het systeem van interne beheersing en controle functioneert. De richtlijnen bevatten ook enkele nieuwe voorschriften van meer financieeltechnische aard. De belangrijkste veranderingen zijn: Consolidatieplicht Een onderwijsinstelling zal een geconsolideerde jaarrekening moeten opstellen als sprake is van een economische en een organisatorische verbondenheid tussen verschillende rechtspersonen, waarbij de instelling overheersende zeggenschap heeft over die andere rechtspersoon, of de centrale leiding uitoefent. Consolidatie betekent dat de financiële cijfers van de verbonden partijen worden samengevoegd met die van de instelling tot één overzicht, als ware partijen en instelling één. Er is overigens een vrijstelling voor consolidatie als de gezamenlijke betekenis van de verbonden partijen te verwaarlozen is, gelet op de omvang van de instelling Indeling van het eigen vermogen Binnen het eigen vermogen moet onderscheid gemaakt worden tussen algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen. Een bestemmingsreserve is een door het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling afgezonderd deel van het eigen vermogen waaraan het bestuur zelf een specifieke bestemming heeft gegeven. Een bestemmingsfonds is een fonds waaraan door derden een beperking in de besteding is aangebracht. Denk hierbij aan een legaat waaraan door de erflater een specifiek bestedingsdoel is gegeven. De algemene reserve is dat deel van het eigen vermogen waaraan door het bestuur noch door derden geen specifieke bestemming is gegeven. De richtlijnen schrijven daarnaast ook voor om binnen het eigen vermogen onderscheid te maken tussen reserves die uit private en die uit publieke middelen zijn verkregen (zie verder paragraaf ) Het vormen van voorzieningen De voorwaarden waaronder een instelling een voorziening mag vormen zijn strikter dan onder de oude regelingen. Er moet sprake zijn van een feitelijke 10

5 2.3 verplichting, in recht afdwingbaar en het moet mogelijk zijn om een goede schatting te maken van de noodzakelijke bedragen. Voor sommige personele verplichtingen is het zelfs voortaan verplicht om een voorziening te vormen (BAPO, jubilea). Er mogen naast de genoemde voorziening voor personele verplichtingen ook voorzieningen worden gevormd voor claims, juridische geschillen, reorganisaties (onder voorwaarden) en groot onderhoud. Over de wijze waarop de verplicht te vormen BAPO-voorziening moet worden berekend is inmiddels een landelijke discussie ontstaan. In afwachting van de uitkomsten van deze discussie is het besturen voorlopig toegestaan om het oude beleid ten aanzien van eventuele BAPO-voorzieningen voort te zetten Het melden van de bezoldiging van bestuurders en toezichthouders In het jaarverslag moet het bedrag van de bezoldigingen van bestuurders en toezichthouders worden vermeld in de toelichting op de staat van baten en lasten. Dit met inbegrip van pensioenlasten en van andere uitkeringen voor de gezamenlijke (gewezen) bestuurders en afzonderlijk voor de gezamenlijke (gewezen) toezichthouders. 2.3 Verankering in wet- en regelgeving Bij besluit van de Minister van OCW is met ingang van 2008 de Regeling Jaarverslaggeving Onderwijs van kracht geworden. In deze regeling is bepaald dat Titel 9 Boek 2 BW, met uitzondering van enkele afdelingen, en de algemene Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving zoals deze zijn uitgebracht door de Raad voor de Jaarverslaggeving (hierna genoemd de richtlijnen ), van toepassing zijn op onderwijsinstellingen. In de richtlijnen is een specifieke richtlijn opgenomen voor onderwijsinstellingen: RJ 660 onderwijsinstellingen. Deze richtlijn regelt de uitzonderingen en aanvullingen op de algemene richtlijnen. Er zijn enkele onderdelen van de algemene richtlijnen niet van toepassing op het onderwijs, maar daartegenover staat dat in aanvulling op de algemene richtlijnen andere punten zijn toegevoegd. Eén van de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de algemene richtlijnen en Titel 9 Boek 2 BW, is dat de vrijstellingen en de specifieke richtlijnen voor kleine rechtspersonen voor onderwijsinstellingen niet van toepassing zijn. Alle onderwijsinstellingen, of ze nu groot of klein zijn, dienen daardoor aan dezelfde richtlijnen te voldoen. Een nadere toelichting op enkele belangrijke richtlijnen. 11

6 RJ algemene informatie Hierin staat te lezen: Mede teneinde de jaarrekening zinvol te kunnen interpreteren dient in het jaarverslag algemene informatie over de rechtspersoon en de eventueel daaraan verbonden ondernemingen te worden verschaft. Deze informatie omvat in ieder geval: doelstelling van de organisatie (missie en visie); aanduiding van het beleid en de kernactiviteiten met de belangrijkste producten en diensten, geografische gebieden en afnemers; juridische structuur, interne organisatiestructuur en personele bezetting; belangrijke elementen van het gevoerde beleid, met tenminste aandacht voor: zaken met een behoorlijke personele betekenis; onderwijsprestaties; onderwijskundige en onderwijsprogrammatische zaken; ontwikkelingen als gevolg van interne en externe kwaliteitszorg; ontwikkelingen bij of in relatie tot verbonden partijen (waaronder samenwerkingsverbanden); governance ontwikkelingen (interne beheersing en toezicht); zaken met een behoorlijke politieke of maatschappelijke impact; het gevoerde beleid betreffende de beheersing van uitkeringen na ontslag; afhandeling van klachten. Een volledig jaarverslag bevat dus niet alleen cijfers, tabellen en specificaties RJ over beleggen en belenen Op basis van de Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek wordt ten minste verslag gedaan van: het beleid en de uitvoering ten aanzien van het beleggen en belenen; de soorten en omvang van de beleggingen en beleningen; de looptijden van de beleggingen en beleningen RJ over de begroting Er moet in het jaarverslag een begroting voor het jaar volgend op het verslagjaar in samenvattende vorm worden opgenomen. 12

7 RJ over risicobeheersing Het bestuur moet in het jaarverslag verslag doen over de aanwezigheid en werking van het interne risicobeheersings- en controlesysteem. Het bestuur geeft daarbij tevens aan welke eventuele wijzigingen zijn aangebracht en welke eventuele belangrijke verbeteringen zijn gepland RJ , RJ , RJ en RJ , en RJ over verantwoording naar alle belanghebbenden (horizontale verantwoording) Het is aan het bestuur om te waarborgen dat ook op deelaspecten met alle betrokkenen zinvol wordt gediscussieerd over de bedrijfsvoering en de behaalde resultaten en te zorgen dat de daarvoor noodzakelijke informatie beschikbaar komt. Dus is het belangrijk dat het bestuur in het jaarverslag melding maakt van de wijze waarop zij de horizontale verantwoording met de omgeving vormgeeft en hoe zij omgaat met de resultaten daarvan RJ c over het sociaal jaarverslag In de RJ-richtlijnen voor de jaarverslaglegging wordt aanbevolen om over sociale aspecten te rapporteren in een afzonderlijk document, namelijk het sociaal jaarverslag. Een apart sociaal jaarverslag heeft als voordeel dat een onderwijsinstelling de informatie met betrekking tot het personeelsbeleid beter kan toespitsen op interne en externe betrokkenen. Denk hierbij aan betrokkenen zoals medewerkers, leden van medezeggenschapsraden, maar ook ouders, sollicitanten en het (lokale) bedrijfsleven. Het apart publiceren van een sociaal jaarverslag biedt een onderwijsinstelling de mogelijkheid dieper en/of uitgebreider in te gaan op de visie en de uitkomst van het sociaal beleid van de organisatie. Een sociaal jaarverslag bevat bijvoorbeeld een uiteenzetting van het doel van het personeelsbeleid en de uitvoering daarvan, personeelsgegevens, regelingen en beleidsanalyses. Tal van organisaties nemen een onderdeel sociaal jaarverslag op als afzonderlijk hoofdstuk van het jaarverslag. Hoewel niet specifiek genoemd in de Regeling jaarverslag, omvat het jaarverslag vanzelfsprekend ook informatie over de huisvesting, de toegankelijkheid van de instelling en het toelatingsbeleid, de eventuele samenwerkingsverbanden en voor zover het voorkomt zaken als internationalisering en onderzoekbeleid. De wijze waarop de horizontale verantwoording wordt ingevuld is ook een belangrijk element in het jaarverslag. 13

8 Verticale en horizontale verantwoording De overheid voert een terughoudend beleid waar het gaat om het afleggen van verantwoording richting het ministerie. De overheid moet toezicht houden op de rechtmatige besteding van de overheidsgelden, gebruikt jaarcijfers en kengetallen voor de evaluatie van haar beleid en voor het krijgen van inzicht in de continuïteit. Zij gebruikt de jaarcijfers en jaarverslagen dus vooral voor die doeleinden. Onverlet de wettelijke verantwoordingsvoorschriften zoals die voor alle organisaties gelden, richt zij haar informatiebevraging op de voor de uitvoering van haar taken noodzakelijke gegevens. Met het jaarverslag legt de onderwijsorganisatie verticale verantwoording af aan de overheid. De verantwoording over het gevoerde beleid, over de gang van zaken binnen de instelling, over de behaalde resultaten en de inzet van middelen moet vooral ook geschieden richting de interne en externe betrokkenen en belanghebbenden. Dat is de horizontale verantwoording. Denk aan medewerkers binnen de instelling, de MR-leden, de ouders, de gemeente(n), toeleverende of afnemende scholen, bedrijven, banken en alle andere personen of instellingen die ieder voor hun deel een belang hebben bij de gang van zaken. Deze horizontale verantwoording bestaat uit het verstrekken van informatie, het voeren van discussies en het maken van afspraken. Deze discussie met de omgeving kan uiteraard alleen goed worden gevoerd als de gesprekspartners beschikken over tijdige en transparante gegevens, waarbij het jaarverslag een cruciale rol kan spelen. Omdat het jaarverslag wordt opgesteld op bestuursniveau, is dit document niet op alle punten of op elk moment geschikt voor een discussie op lokaal niveau. Daarom wordt van het bestuur verwacht dat zij het jaarverslag zodanig inricht dat dit een volledig beeld schetst, informatie bevat die voldoende is gesegmenteerd naar opleidingen en/of vestigingen en gericht op de behoeften van de gebruikers, tijdig beschikbaar komt en vlot toegankelijk is. Kortom: het jaarverslag schetst een zo volledig mogelijk beeld van de gang van zaken gedurende het verslagjaar en beschrijft alle daarbij van invloed zijnde interne en externe ontwikkelingen. Hoewel al deze zaken een plaats in het jaarverslag krijgen, verwacht niemand een uitvoerig en dik jaarverslag. De omvang is uiteraard afhankelijk van de omvang en complexiteit van de instelling. Niet elke ontwikkeling of gebeurtenis vraagt om een uitvoerige behandeling. In de beperking herkent men de meester. 14

9 2.5 Is het jaarverslag een goed nieuws-show? Het jaarverslag is een document dat ook naar buiten gaat, dus zal er de neiging zijn om niet alle vuile was buiten te hangen. Dat is begrijpelijk, maar sommige zaken zijn zo duidelijk dat ze beter maar gewoon verteld kunnen worden. Ouders zien op scholen dat dingen soms niet goed gaan. Wanneer het bestuursverslag alleen maar succesverhalen vertelt, verliest het aan geloofwaardigheid. Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Daar is ook begrip voor, mits men laat zien wat fout ging en wat de instelling daaraan gaat doen. Een voorbeeld: Een schoolbestuur heeft heldere doelen geformuleerd en moet bij het opstellen van het jaarverslag vaststellen dat enkele belangrijke targets niet gehaald zijn. Dat is niet leuk, maar belangrijker is: wat gaat het bestuur doen, wat is er geleerd? Het bestuursverslag moet antwoorden geven op enkele vragen. Wanneer werd duidelijk dat het doel niet gehaald zou worden? Wat is de oorzaak? Zijn er interventies gepleegd om het tij te keren? Wees transparant. En geef altijd aan hoe een en ander opgelost gaat worden. Sommige vervelende gebeurtenissen kunnen gewoonweg niet worden voorzien. Maar men wil wel weten welke acties worden ondernomen om alsnog doelen te behalen of vervelende gevolgen op te vangen. 2.5 Relatie met de bedrijfsvoering Een school is niet op winst gericht, het wil een maatschappelijk doel realiseren: het verzorgen van onderwijs. Nagenoeg alle inkomsten van scholen in het primair onderwijs komen van het Rijk. In die zin is een school niet economisch zelfstandig. Toch zijn financiële en economische overwegingen en afwegingen van groot belang voor de besturing van een school. Het is goed voor de school als de beschikbare middelen doelmatig worden ingezet. Het is noodzakelijk voor de continuïteit doelbewust een voordelig saldo tussen baten en lasten na te streven om op die manier noodzakelijke reserves te kweken. Het gaat er in eerste instantie niet om zoveel mogelijk te sparen of winst te boeken. Winst maken (= rentabiliteit) kan wel helpen bij het blijvend realiseren van de doelstellingen. Sinds de invoering van lumpsumbekostiging is het ook in het onderwijs van toenemend belang om een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering te hebben. Het gaat ook in de onderwijssector om een doelmatige inzet van de beschikbare middelen. Er zijn onderwijsorganisaties die zich niet graag zien als een bedrijf ; ze vinden dat een misplaatste typering. Anderen zien wel degelijk de parallel, 15

10 2.5 want bedrijfsvoering is niet meer en niet minder dan het exploiteren van een bedrijf en voor bedrijf mag hier alles gelezen worden waar enige bedrijvigheid heerst. De meer bedrijfsmatige besturing van de school is ook niet nieuw en het is ook niet een ontwikkeling die alleen in scholen plaatsvindt. Ook andere sectoren waar not-for-profit diensten worden geproduceerd kennen een vergelijkbare ontwikkeling. Een meer bedrijfsmatige besturing 1 blijkt onder andere uit: het invoeren van meer gedifferentieerde beloningsvormen voor het personeel; het verschuiven van een productgericht denken naar een klantgericht denken; het zoeken naar nieuwe en besparende manieren van produceren; het toenemende gebruik van meetbare en controleerbare prestatiemaatstaven bij de beoordeling van de instellingen; het splitsen van de organisatie in kleine decentrale eenheden met eigen op output gerichte prestatienormen. De verschuivingen in het onderwijs en de toenemende aandacht voor bedrijfsvoering hebben te maken met een veranderde kijk op de relatie tussen overheid en school(bestuur). De groei naar meer autonomie en eigen verantwoordelijkheid voor de scholen en de schoolbesturen leidt tot een verandering in de besturing van de onderwijsinstelling. De veranderde relatie tussen overheid en school(bestuur) is goed zichtbaar geworden door de ontwikkeling van het declaratiestelsel naar een lumpsumstelsel. De onderwijsinstelling krijgt meer vrijheden, maar ook meer verantwoordelijkheden. Bij een gelijk aantal leerlingen en bij een gelijke samenstelling van de leerlingpopulatie ontvangen scholen ook een gelijke bekostiging. 2 De lumpsumbekostiging wordt beschikbaar gesteld in de vorm van geld. Dit maakt het beter mogelijk dat de school zelf beslist in welke verhouding mensen en middelen worden ingezet. De gemaakte keuzes moeten gedekt kunnen worden uit de beschikbare middelen. De kosten van de school bestaan uit in hoofdzaak uit kosten van de personele exploitatie, huisvesting en andere onderdelen van de materiële exploitatie. De kosten van nieuwbouw, verbouwing en een groot deel van de kosten van groot onderhoud zijn voor rekening van de gemeente. De meeste 1 T.L.C.M. Groot en G.J. van Helden, Financieel Management van non-profit organisaties, 5 e druk, Groningen: Wolters-Noordhoff Afgezien van compensatie op basis van de gemiddeld gewogen leeftijd van leerkrachten. 16

11 2.5 exploitatiekosten, voor personeel en voor materiaal, dient de onderwijsinstelling zelf te dekken uit de lumpsumvergoeding en/of andere baten. De lumpsumvergoeding vormt bij dit alles de hoofdmoot van de baten. Onrechtmatige besteding van lumpsumbekostiging voor huisvestingsuitgaven? Soms besteden PO-instellingen gelden verkregen uit de OCW bekostiging aan voor de cofinanciering van nieuwbouw (additionele voorzieningen), wat in principe een verantwoordelijkheid is van de gemeenten. Gemeenten zijn soms niet bereid om de noodzakelijke investering in gebouwen geheel voor eigen rekening te nemen en vragen aan de betreffende instelling om ook zelf een financiële bijdrage te leveren aan die investeringen. Dergelijke uitgaven zijn op dit moment onderwerp van onderzoek en hun rechtmatigheid staat ter discussie. Het is namelijk niet toegestaan om rijksmiddelen in te zetten voor investeringen die eigenlijk door de gemeenten moeten worden bekostigd. Instellingen doen er dan ook verstandig aan om dergelijke (onrechtmatige) uitgaven niet te doen omdat anders terugvordering dreigt. De verandering van de bekostiging maakte een grote omslag in het denken van scholen noodzakelijk. De belangrijkste inkomsten van een onderwijsinstelling (OCW-baten) zijn min of meer een gegeven. Natuurlijk doet een instelling er verstandig aan om ook zelf batenbronnen aan te boren (sponsoring, aanvragen projectgelden, goed beleggingsbeleid). De invloed op de inkomstenstroom blijft echter op korte termijn beperkt. De kostenkant van een onderwijsinstelling vraagt juist daarom om veel aandacht. Of zoals het in de pilots lumpsum zo vaak werd uitgedragen: het beleid volgt niet het geld, maar andersom. De kosten van de school worden bepaald door de manier van werken binnen de instelling. En die manier van werken wordt door de instelling zelf bepaald. Die manier van werken ligt niet meer zoals voorheen vast in de bekostigingsformules en oormerking die kenmerkend waren voor het oude bekostigingssysteem, maar wordt bepaald door allerlei binnen de instelling gemaakte beleidskeuzes en gekozen werkwijzen. Hier liggen dan ook kansen. Het kunnen benutten van die kansen stelt echter eisen aan de instelling. In 2002 heeft Twijnstra Gudde onderzoek gedaan naar de condities voor een goede bedrijfsvoering. Randvoorwaarden voor een goede bedrijfsvoering in het onderwijs (Twijnstra Gudde) Er moet aandacht zijn voor integraal beleid: nadenken over alle aspecten in een organisatie, die vorm kunnen geven en kunnen uitvoeren en dat alles vanuit het besef van de integraliteit van die aspecten. De instelling moet beleidsvoerend vermogen hebben: dit betekent dat bestuur en management het vermogen hebben tot ontwikkelen en uitvoeren van integraal beleid. Daarbij is sprake van afstemming tussen beheersmatig en onderwijskundig beleid. De onderwijsinstelling heeft deskundig management (competenties, kennis en vaardigheden). Er is binnen de instelling duidelijkheid over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op alle niveaus. 17

12 2.5 In een onderwijsinstelling gaat het dagelijks om het nemen van beslissingen over bedrijfsvoering. Financieel management (de planning en beheersing van de financiële handelingen) speelt bij dit alles een grote rol. Het gaat om investeringsbeslissingen, financieringsbeslissingen en beslissingen over de dagelijkse operationele inzet van middelen in de school. Dergelijke beslissingen moet men kunnen en durven nemen: een basiscompetentie voor bestuur en management. Vooral operationele en meer strategische beslissingen over het beleid op het gebied van personeel en organisatie moeten bij dit alles extra aandacht krijgen. Een goed integraal beleid op het gebied van personeel betekent dat men in staat is om personeelsbeleid te ontwikkelen en in te voeren, te vertalen in een meerjaren personeelsplanning en deze planning te toetsen op meerjarige financiële haalbaarheid en wenselijkheid (invloeden van inschaling, functiedifferentiatie (functiemix) en dergelijke) en waar nodig tot bijstelling komt. Financiën zijn bij dit alles in eerste instantie volgend, en niet sturend. Ambities kunnen echter niet verder reiken dan de beschikbaarheid van middelen. Financiën kunnen daarom in tweede instantie wel invloed uitoefenen op beleid of het tempo waarin beleid verwezenlijkt kan worden. Bestuur en directie moeten daarom ook op financieel gebied competent zijn. De volgende vaardigheden zijn dan ook van groot belang: Het kunnen opstellen van meerjarenramingen, begrotingsvoorstellen en dekkingsvoorstellen. Het kunnen toetsen van beleid, prognoses en dekkingsvoorstellen aan vooraf opgestelde financiële kaders. Het kunnen bewaken van begrotingen zowel personeel als materieel. Voor een succesvolle en verantwoorde uitvoering van het beleid is een sluitend systeem van monitoring en informatie nodig. Daarvoor is een goed uitgewerkte planning- & controlcyclus het juiste instrument. Beleidsplanning, uitvoering, bewaking en bijstelling zijn de ingrediënten van de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check & Act) Elke instelling doet er verstandig aan om werk te maken van deze cyclus of een variant ervan. 18