Auditdienst Rijk 2015

Transcriptie

1 Ontwikkelingen Bedrijfsvoering ICT TeamM vaste HRM- en opleidingsbeleid Aans Defensie Producten Urenallocatie Budgetr Ontwikkelingen Bedrijfsvoering ICT TeamM Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2015 vaste HRM- en opleidingsbeleid Aan Defensie Producten Urenallocatie Budget Ontwikkelingen Bedr ICT TeamMate Box v RM- en opleidingsbeleid Aansluiting Defen roducten Urenallocatie Budgetrealisatie ntwikkelingen Bedrijfsvoering ICT TeamM aste HRM- en opleidingsbeleid Aans efensie Producten Urenallocatie Budgetr ntwikkelingen Bedrijfsvoering ICT TeamM aste HRM- en opleidingsbeleid Aans 1 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2015 ADR: rijk in audit en advies efensie Producten Urenallocatie Budgetr

2 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2015 Versie 1.0 Datum September 2015 Status Concept ter bespreking in SG-commissie 17/9/2015 Inlichtingen Auditdienst Rijk

3 Inhoud 1 Voorwoord 4 2 Ontwikkelingen ADR 5 3 Opgeleverde producten, urenallocatie en budgetrealisatie 9 3 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2015 ADR: rijk in audit en advies

4 1 Voorwoord Voor u ligt het Voortgangsbericht 2015 van de Auditdienst Rijk (ADR) waarin wij u informeren over de ontwikkelingen van de ADR in het eerste halve jaar van We gaan daarbij in op kwalitatieve ontwikkelingen binnen de ADR en leggen beheersmatige verantwoording af. Duidelijk is dat de ADR zich ontwikkelt in een dynamische omgeving. De dynamiek is zichtbaar in de grote veranderingen binnen de rijksdienst, ons controleobject, en in de toenemende eisen waaraan wij vanuit vaktechnisch perspectief moeten voldoen. Voorwoord De dynamiek van de rijksdienst is onmiskenbaar. De beleidsstukken zijn complex en de bedrijfsvoering die de ambities van het Rijk moet faciliteren, is navenant complex. Verdergaand gebruik van ICT-voorzieningen, bundeling van diensten, decentralisatie van taken van Rijk naar gemeenten en het belang van privacy zijn enkele voorbeelden. Deze veranderingen hebben invloed op ondermeer de governance binnen de rijksdienst, op processen in de organisaties en op beveiliging van data in ICT-systemen. De dynamiek leidt onvermijdelijk tot verandering in de betrokken organisaties. De uitdaging voor de rijksdienst is om deze veranderingen in goede banen te leiden en ervoor te zorgen dat gedrag en cultuur binnen die rijksdienst leiden tot effectief en efficiënt handelen. Vaktechnische eisen zijn voor auditors van alle dag. De afgelopen jaren is in de maatschappij heel nadrukkelijk aandacht geweest voor het feit dat goed onderzoek ook een goede vastlegging (dossiervoering) en onderbouwing (keuze van de juiste instrumenten) t. De ADR is zich bewust van zijn rol in dezen en streeft er naar om aan alle kwaliteitsstandaarden te blijven voldoen. Hierbij is specifiek aandacht voor opleidingen, vaktechnische bijeenkomsten, reviews en inzet van IT-tooling in onderzoek. Dit alles t om een constante alertheid van de medewerkers bij de ADR: doen we nog de goede dingen, hebben we de juiste competenties in huis en overzien we de ontwikkelingen in de rijksdienst? En juist de dynamiek die dat met zich meebrengt, maakt het een uitdaging om met ons onderzoek een bijdrage te blijven leveren aan de kwaliteit van de rijksdienst. J.M. van Zanen-Nieberg RA Algemeen directeur ADR 4 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2015 ADR: rijk in audit en advies

5 2 Ontwikkelingen ADR Bijeenkomsten SG-commissie ADR en SG-overleg Op 8 december 2014 besprak de SG-commissie ADR het jaarplan van de ADR voor 2015, dat vervolgens op 10 december 2014 aan de orde kwam in het SG-overleg. Op 31 maart 2015 sprak de SG-commissie over de uitkomsten van fase I van het externe kwaliteitsonderzoek bij de ADR (zie hierna) en de maatregelen die de ADR naar aanleiding hiervan neemt het transparantieen jaarverslag van de ADR over 2014 en over de inzet van IT-tooling bij control en controle (Taskforce IT). Op 1 april 2015 presenteerde de ADR de notitie hoofdlijnen samenvattende auditrapporten 2014 in het SG-overleg en op 15 april 2015 stond het transparantie- en jaarverslag 2014 op de agenda van het SG-overleg. In het najaar zullen SG-commissie en het SGO nog spreken over de opdracht voor de evaluatie, het tussentijds beeld, de rijksbrede risico-analyse en de uitkomsten van fase 2 (bestaan en werking) van het externe kwaliteitsonderzoek. Op 1 juli 2015 is in het SG-overleg gesproken over de samenstelling van de diverse commissies die zijn ingesteld. Daarbij is besloten dat de SG-commissie ADR per 1 juli 2015 bestaat uit de SG s van Financiën (eigenaar ADR, voorzitter), VWS, BZK en SZW. Ontwikkelingen ADR Extern kwaliteitsonderzoek ADR De ADR heeft begin 2015 opdracht verleend aan een extern bureau voor het verrichten van een onderzoek naar opzet, bestaan en werking van het stelsel van maatregelen van kwaliteitsbeheersing bij de ADR. Eind maart 2015 zijn de uitkomsten van fase I (beoordeling van de opzet van het stelsel) afgerond. Het rapport bevat een positieve conclusie met aanbevelingen voor enkele aanscherpingen in de beschrijving van de procedures in het handboek van de ADR. Het rapport over fase II (toetsing van het bestaan en de werking aan de hand van 16 geselecteerde dossiers) volgt in het najaar. Daarna zal de ADR besluiten welke verbetermaatregelen nodig zijn. Hierop vooruitlopend heeft het MT van de ADR, naar aanleiding van de uitkomsten van fase 1, al wel een aantal maatregelen getroffen. Zo zijn inmiddels centraal de opdrachtgerichte kwaliteits - beoordelaars aangewezen voor de wettelijke taak, agentschappen met een eigen controleverklaring, grote projecten en Europese middelen. Voorts is, als direct gevolg van het rapport fase I, een beschrijving opgesteld van de eisen die uit het oogpunt van kwaliteitsbeheersing moeten worden gesteld aan de leden van het MT van de ADR en zijn afspraken gemaakt over de procedures en verantwoordelijkheden voor het aanvaarden van opdrachten. 5 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2015 ADR: rijk in audit en advies

6 Evaluatie ADR Bij de oprichting van de ADR is in het Organisatie- en Formatiedocument opgenomen dat de dienst na 2 jaar zou worden geëvalueerd. Gezien de ontwikkelfase waarin de ADR na 2 jaar nog verkeerde, werd een evaluatie na 2 jaar te vroeg bevonden. In overleg met de SG-commissie is besloten om in het najaar 2015 de evaluatie van de ADR uit te laten voeren. Voor de evaluatie is een periode van 4-5 maanden voorzien. De evaluatie richt zich niet alleen op het terugkijken naar de afgelopen jaren maar vooral ook op de doorontwikkeling van de ADR. De belangrijkste die in de evaluatie beantwoord moet worden, is of de ADR zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld conform de verwachtingen bij aanvang en welke suggesties er zijn om aan de veranderende vragen van onze opdrachtgevers te kunnen blijven voldoen. Ontwikkelingen ADR HRM-, opleidings- en mobiliteitsbeleid De ADR heeft op HRM-gebied forse stappen gezet. Voor 2015 zijn vier HRM-speerpunten vastgesteld die de basis vormen voor de doorontwikkeling op HRM-gebied: - mens staat centraal; - flexibel en gericht op verandering; - opereren in een bestuurlijke omgeving; - IT verbreden en verdiepen. Mens staat centraal onderstreept het belang dat de ADR hecht aan zijn professionals. In dit kader heeft, naast de normale aandacht voor functioneren, ontwikkeling en welbevinden in functioneringsgesprekken, het accent gelegen op werkplanning en mobiliteit en is doorgezet op het thema talentontwikkeling (met het TOP-traject en MD-traject en de start met verdere professionalisering voor management en senior staff). Flexibel en gericht op verandering is ingezet vanuit het kwaliteitsstreven van de ADR: iedere medewerker beweegt mee met en loopt waar mogelijk vooruit op ontwikkelingen en is in staat vanuit een brede basis (vakinhoud, kennis van de klant en IT-systemen) het werk te doen. In 2015 ligt in dit verband het accent op mobiliteit. Door mobiliteitsmarkten krijgen de ADRprofessionals de gelegenheid om binnen de ADR nieuwe ervaringen op te doen bij andere opdrachten en onderling kennis uit te wisselen. Dit draagt bij aan de brede inzetbaarheid van onze medewerkers. 6 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2015 ADR: rijk in audit en advies

7 Opereren in een bestuurlijke omgeving versterkt het vermogen van de ADR om niet alleen kwalitatief goede onderzoeken te doen, maar ook onderzoeken te doen die inspelen op en aansluiten bij stukken die leven bij opdrachtgevers. Zo heeft in onze wervingsprocedures het accent gelegen op het aantrekken van medewerkers met deze competentie en heeft netwerken een plaats gekregen in ons professionaliseringsaanbod. IT verbreden en verdiepen is in het kader van vakontwikkeling een essentieel thema. IT-ontwikkelingen leiden tot grote verschuivingen in de auditprofessie. Hiervoor is een Taskforce IT in het leven geroepen. In 2015 is specifiek geworven voor IT-audittrainees en technical IT-auditors. Daarnaast zijn er in het eerste halfjaar weer twee IT-auditing masterclasses georganiseerd, heeft een groot aantal medewerkers de opleiding Zicht op IT-auditing gevolgd en hebben er specifieke opleidingen op het gebied van IT-systemen en tooling plaats gevonden. Tevens zijn in het eerste halfjaar twee masterclasses georganiseerd waar auditors verdiepende kennis opdoen op de gebieden verandermanagement en gedrag en cultuur. Deze kennis wordt vervolgens ADR-breed beschikbaar gesteld. Ontwikkelingen ADR Inzet IT-tooling In het eerste halfjaar heeft de ADR een groot aantal activiteiten uitgevoerd om de inzet van IT-tooling ten behoeve van zowel controle- als beheersingsstukken verder te vergroten. Dit is noodzakelijk om de onderzoeken op een kwalitatief hoogwaardig niveau te blijven doen. De omgevingen waarin de onderzoeken plaatshebben kennen immers een steeds hogere graad van automatisering. De ADR is gestart met de ontwikkeling van een aanpak om risico s in de IT-infrastructuur inzichtelijk te maken voor IT-systemen die relevant zijn voor de financial audit. Op basis van deze geïdentificeerde risico s worden bijbehorende passende tools ingezet om hier onderzoek naar te doen. Deze aanpak wordt de komende maanden verder uitgewerkt. Gezien de toenemende digitalisering van bedrijfsvoeringsprocessen heeft de ADR verder geïnves teerd in het toepassen van tools om de processen te toetsen; dit heet process mining. Zo wordt binnen EZ process mining toegepast op het inkoop- tot en met het betaalproces van het kerndepartement bij Oracle EBS. Deze aanpak wordt momenteel verder uitgerold bij het kerndepartement VenJ. Tevens is de SAP-workflow van de inkoopfacturen bij IenM met behulp van process mining geanalyseerd en zijn bij Defensie stappen gezet om process mining toe te passen op de logistieke en financiële keten in SAP. 7 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2015 ADR: rijk in audit en advies

8 Voor de inzet van tooling is het van belang dat de noodzakelijke data beschikbaar zijn en op eenvoudige en betrouwbare wijze uit de systemen kunnen worden gehaald. Onze ervaring is dat dit niet altijd het geval is als gevolg van specifieke systeeminrichtingkeuzes alsmede complexiteit en omvang van de datastromen. Voor SAP-systemen hebben we een standaardaanpak ontwikkeld om data op eenvoudige en betrouwbare wijze uit deze systemen te halen, zodat de ontsloten data in meerdere tools kunnen worden gebruikt. In het 2e halfjaar 2015 geven we invulling aan de ontwikkeling van de zogenaamde standaard rule-books. Deze rule-books bevatten standaard auditanalyses voor het inkoop- tot en met het betaalproces die door verschillende ERP-omgevingen (Exact, Oracle EBS en SAP) binnen de rijksdienst worden ondersteund. Daarnaast werken we aan een aantal randvoorwaardelijke acties zoals het ontwikkelen van richtlijnen voor het zorgvuldig verkrijgen en bewerken van data en het verder professionaliseren van het beheer van de verschillende tools. Naar aanleiding van specifieke beheersingsvragen van ministeries hebben wij stappen gezet om process mining toe te passen op het subsidieplein van VWS. Daarnaast voert de ADR samen met Defensie een pilot uit om de toegevoegde waarde van de inzet van tooling binnen het financieel domein te onderzoeken. Deze pilot wordt in het 3e kwartaal 2015 afgerond. De ADR heeft in het 1 e halfjaar 2015 samen met DGRB bijeenkomsten georganiseerd voor zowel de hoofden van de financiële administraties als de directeuren FEZ om kennis over te dragen over het concept van de IT-ondersteunende Management Control benadering. Hierbij zijn praktische voorbeelden getoond op welke wijze deze benadering wordt ondersteund met de inzet van tooling. In het 2e halfjaar 2015 geven we gezamenlijk met departementale FEZ s invulling aan de verdere verkenning in hoeverre de inzet van tooling kan ondersteunen bij controle- en beheersingsstukken. Ontwikkelingen ADR Interne IT-ondersteuning (TeamMate) In het afgelopen halfjaar is hard gewerkt om de performance van TeamMate verder te verbeteren. Inmiddels is ook een grotere gewenning van de medewerkers te constateren in het gebruik van TeamMate. Net als in 2014 zijn in 2015 TeamMate-trainingen voor gebruikers georganiseerd aan de Rijksacademie. De trainingen zijn bedoeld om de kwaliteit van onze dienstverlening met behulp van TeamMate te borgen en harmonisering in werkwijze te bevorderen. 8 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2015 ADR: rijk in audit en advies

9 3 Opgeleverde producten, urenallocatie en budgetrealisatie Opgeleverde producten eerste halfjaar 2015 In de periode tussen 1 januari en 1 juli 2015 heeft de ADR in totaal 441 producten opgeleverd (eerste halfjaar 2014: 447). In onderstaande tabel is dit per ministerie aangegeven. Ministerie Aantal opgeleverde producten box vaste variabele EU Totaal Algemene Zaken Buitenlandse Zaken, incl. Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Veiligheid en Justitie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, incl. Wonen en Rijksdienst Ontwikkelingen ADR Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Financiën Defensie Infrastructuur en Milieu Economische Zaken Sociale Zaken en Werkgelegenheid Volksgezondheid, Welzijn en Sport Onderzoeken op interdepartementaal verzoek Totaal Toelichting Voor de producten is uitgegaan van eindrapportages. 9 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2015 ADR: rijk in audit en advies

10 Urenallocatie eerste halfjaar 2015 In onderstaande tabel is weergegeven wat de voortgang is in de periode tussen 1 januari en 1 juli 2015 bij de realisatie van de in het jaarplan 2015 gemaakte afspraken met de opdrachtgevers in termen van te leveren uren. In de cijfers zijn de uren externe inhuur begrepen. Ter vergelijking zijn ook de uren van 2014 opgenomen. Ministerie Uren Planning voor geheel 2015 Realisatie eerste halfjaar 2015 Planning voor geheel 2014 Realisatie eerste halfjaar 2014 Box vaste (60%) (54%) variabele EU variabele EU variabele EU variabele EU Algemene Zaken Buitenlandse Zaken, incl. Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Veiligheid en Justitie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, incl. Wonen en Rijksdienst Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Financiën Defensie Infrastructuur en Milieu Economische Zaken Sociale Zaken en Werkgelegenheid Volksgezondheid, Welzijn en Sport Onderzoeken op interdepartementaal verzoek Totaal % 100% 41% 51% 100% 100% 38% 42% Opgeleverde producten, urenallocatie en budgetrealisatie Toelichting In het eerste halfjaar lag het accent voor een belangrijk deel op de uitvoering van de wettelijke taak (opstelling samenvattende auditrapporten) en wordt naar verwachting in het tweede halfjaar relatief meer tijd besteed aan de variabele. Daarnaast is er een nogal fors verloop geweest en zijn niet alle medewerkers volledig bij met registreren. Bovendien hebben de inspanningen in het kader van de WNT en de BIR alsmede de afstemming tussen ADR en AR veel tijd gekost, hetgeen ook gezegd kan worden van de performanceproblemen van Teammate. 10 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2015 ADR: rijk in audit en advies

11 Budgetrealisatie eerste halfjaar 2015 De stand van zaken per 1 juli 2015 betreffende de realisatie van het uitgaven- en ontvangstenbudget van de ADR blijkt uit onderstaande tabel. Uitgavenbudget ADR 2015 bedragen in miljoenen Begroting bij jaarplan Aangepaste begroting bij voorjaarsnota Realisatie t/m juni 2015 Loonkosten regulier personeel 56, Kosten personele exploitatie (opleidingen etc.) 3,2 2,1 0,9 Inhuur externen 1,5 3 3,4 Totaal personele uitgaven ADR ,8 63,1 30,3 Uitgaven ICT 0,5 1,1 0,1 Materiële uitgaven 2,3 1,9 0,5 Totaal uitgavenbudget ADR ,6 66,1 30,9 Ontvangstenbudget ADR 2015 bedragen in miljoenen Begroting bij jaarplan Aangepaste begroting bij voorjaarsnota Realisatie t/m juni 2015 Ontvangstenbudget ADR ,8 7,3 1,5 Toelichting De begroting is ten opzichte van het jaarplan naar boven toe bijgesteld, voornamelijk als gevolg van meer betaalde opdrachten EU. Evenals voorgaande jaren komen de meeste ontvangsten in de tweede helft van het jaar binnen. Opgeleverde producten, urenallocatie en budgetrealisatie 11 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2015 ADR: rijk in audit en advies

12 Ontwikkelingen Bedrijfsvoering ICT TeamM vaste HRM- en opleidingsbeleid Aans Defensie Producten Urenallocatie Budgetr Ontwikkelingen Bedrijfsvoering ICT TeamM vaste HRM- en opleidingsbeleid Aans Defensie Producten Urenallocatie Budgetr Ontwikkelingen Bedrijfsvoering ICT Auditdienst Rijk TeamMate Box Postbus va 2500 EE Den Haag (070) HRM- en en opleidingsbeleid Aansluiting Defensie Prod Urenallocatie Budgetrealisatie Ontwikkelin Bedrijfsvoering ICT TeamMate Box vaste vr en opleidingsbeleid Aansluiting defensie Pr Urenallocatie Budgetrealisatie Ontwikkelin Bedrijfsvoering ICT TeamMate Box vaste vr en opleidingsbeleid Aansluiting Defensie P Urenallocatie Budgetrealisatie Ontwikkelin