Beheerdershandleiding Compleet

Transcriptie

1 Beheerdershandleiding Compleet mijn.compleet.nl Dit document is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. dean one streeft voortdurend naar verbetering van haar diensten. Specificaties kunnen daarom tussentijds en zonder aankondiging wijzigen. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend. Dean one aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele weglatingen, drukfouten of onregelmatigheden. Afbeeldingen zijn niet contractueel. Versie

2 Inhoud 1. Jouw organisatie: optimaal bereikbaar Vaststellen inrichting bedrijfstelefonie Starten met inrichting bedrijfstelefonie Introductie Compleet Dagelijks gebruik: Compleet beheer Dagelijks gebruik: Compleet gebruikers Compleet (technische) ondersteuning Aan de slag met je Compleet portal Inloggen en startscherm Bedrijf: Bedrijfsgegevens invoeren en beheren Beheerder: gegevens beheerder invoeren en beheren Handleidingen Gebruikers aanmaken en beheren Gebruikers aanmaken Gebruikers beheren Gebruikers verwijderen Gebruikers wijzigen Gebruikers: Gebruikersprofiel Gebruikers: Toestelbeheer Gebruikers: Wachtwoordbeheer Gebruikers: Instellingen Groepen Standaard belgroepen aanmaken Standaard belgroepen beheren Groepen verwijderen Groepen wijzigen Groepen: Instellingen Groepen: Instellingen Welkomstbericht instellen Groepen: Instellingen- Oproepverdeling Groepen: Instellingen Doorschakelen Volgorde groepsleden Groepen: Groepsleden Groepen: volgorde groepsleden veranderen Wachtrij toevoegen aan een standaard belgroep Aanmaken belgroep met Wachtrij Belgroepen met een wachtrij beheren Groepen met wachtrij verwijderen Groepen met wachtrij: instellen en wijzigen Compleet Beheerdershandleiding Pagina 2

3 5.3.5 Groepen met wachtrij: Instellingen Groepen met wachtrij: Instellingen- Oproepverdeling Groepen met wachtrij: Instellingen Doorschakelen Volgorde groepsleden Groepen: Groepsleden Groepen met wachtrij: volgorde groepsleden veranderen Wachtrij toevoegen aan een standaard belgroep Tijdschema Groepen met wachtrij: Welkomstbericht Groepen met een wachtrij: Wachtbericht Groepen met een wachtrij: Geschatte wachttijd Groepen met een wachtrij: Wachtmuziek Inrichten van een groep met wachtrij tips en voorbeelden Inrichten van de wachtrij Voorbeeld: Wachtrij met beurtmelding Voorbeeld: Wachtrij met wachtbericht en melding geschatte wachttijd Voorbeeld: Wachtrij met Wachtbericht Belmenu Een Belmenu aanmaken Belmenu beheren Belmenu verwijderen Belmenu wijzigen Belmenu: Instellingen Belmenu: Tijdens Kantooruren Belmenu: Buiten Kantooruren Belmenu: Tijdschema Extra Wachtmuziek Fax Bedrijfstelefoonboek Belverkeer blokkades Contact Voorbeeldsituaties De telefonie voor uw algemene telefoonnummer inrichten De telefonie voor uw verkoopafdeling inrichten Type licenties en voorwaarden Type licenties Voorwaarden Prijsoverzicht Toestellen in gebruik nemen Compleet Beheerdershandleiding Pagina 3

4 1. Jouw organisatie: optimaal bereikbaar Nu je toegang hebt tot Compleet kun je je telefonie inrichten. Voordat je aan de slag gaat met de Compleet portal zijn er een paar belangrijke keuzes te maken in relatie tot jullie bereikbaarheid. Deze worden toegelicht in dit hoofdstuk. Compleet biedt je vervolgens alle ruimte om het naar wens in te richten. 1.1 Vaststellen inrichting bedrijfstelefonie De invulling van je telefonie heeft zowel een menselijk als een praktisch aspect. Om optimaal bereikbaar te zijn is het essentieel om voor ogen te hebben hoe dit voor jouw organisatie vorm zou moeten krijgen. In Hoofdstuk 9 staan een paar voorbeeld situaties omschreven. Ook de volgende vragen zou je voor jouw organisatie kunnen uitwerken. Hoe wil je het hoofdnummer inrichten? En welke opties heb je daarvoor nodig? Wil je een belmenu? Wil je een welkomstbericht? Hoe wil je de oproepen onder de medewerkers verdelen? Hoe wil je de openingstijden van het kantoor inrichten? Wil je een wachtmuziekje? Wat gebeurt er met de oproepen als het hoofdnummer niet wordt beantwoord? Wil je een voic aanzetten? Welke belgroepen dien je in te richten? Welke afdelingen of werkgroepen dienen als belgroep benaderd te kunnen worden? Wil je een welkomstbericht? Hoe wil je de oproepen onder de groepsleden verdelen? Hoe wil je de openingstijden van de groep inrichten? Wat gebeurt er met de oproepen als het groepsnummer niet wordt beantwoord? Wil je je faxen digitaal ontvangen? 1.2 Starten met inrichting bedrijfstelefonie Als je in kaart hebt hoe je jullie bedrijfstelefonie in wilt richten en welke structuur daarvoor nodig is dan kun je aan de slag in de Compleet portal. Het is raadzaam om te beginnen met: Het invullen van de bedrijfsgegevens en van de beheerder. De beheerder wordt per op de hoogte gebracht van wijzigingen. De inrichting van de overkoepelende bereikbaarheid van het bedrijf. Dus; het hoofdnummer en indien gewenst de fax. Indien van toepassing: de inrichting van de verschillende belgroepen In deze handleiding worden alle verschillende onderdelen op volgorde van de Compleet portal uitgelegd. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 4

5 2. Introductie Compleet Met Compleet heb je alle mogelijkheden voor handen om optimaal bereikbaar te zijn, altijd en overal. Hierbij heb je de volledige controle over de telefonie binnen jullie organisatie. Zo zijn jullie compleet bereikbaar. Er zijn binnen de Compleet portal twee rechtenniveaus: één voor het overkoepelende beheer en één voor algemene eindgebruikers; je medewerkers. Zodra je als beheerder toegang hebt tot de portal, kun je vervolgens gebruikers aanmaken die inloggegevens krijgen voor mijn.compleet.nl. 2.1 Dagelijks gebruik: Compleet beheer Als klant van Compleet kun je binnen de portal jullie telefonie naar wens inrichten, in de breedste zin van het woord. Je kunt eenvoudig gebruikers toevoegen of wijzigen, maar ook het verloop van het telefonieverkeer inregelen. Zo kun je bijvoorbeeld een belmenu toevoegen, belgroepen samenstellen of jullie openingstijden instellen. Alle wenselijke mogelijkheden zijn binnen handbereik en in eigen beheer. In dit document vindt je alle benodigde informatie om dit voor jullie organisatie te bewerkstelligen. Je kunt inloggen op mijn.compleet.nl. 2.2 Dagelijks gebruik: Compleet gebruikers Gebruikers hebben alleen toegang tot informatie en functionaliteiten van hun eigen telefoonnummer. Groepsbeheer of algemene instellingen zoals de openingstijden of de receptioniste zijn alleen toegankelijk voor de beheerder. Gebruikers kunnen inloggen op mijn.compleet.nl 2.3 Compleet (technische) ondersteuning Met de Compleet portal heeft u vrijwel alle mogelijkheden om zelf je telefonie te beheren. Mochten er zich onverhoopt toch andere vragen of uitdagingen voordoen, neem dan contact op met de partij die Compleet bij u heeft geïnstalleerd; Is de installatie verzorgd door dean one; dan kunt u contact opnemen met dean one klantenservice (tel ); Wanneer Compleet is geïnstalleerd door je telecom partner dan dient u met hen contact op te nemen om je verder te helpen. Contact informatie staat onder het tabblad Extra ; Indien je Compleet gebruikt via een eigen internet verbinding, kun je voor vragen over die verbinding contact op te nemen met je eigen internetprovider. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 5

6 3. Aan de slag met je Compleet portal Nu kun je je Compleet portal inrichten. In de volgende onderdelen worden de instellingen van de verschillende mogelijkheden stap voor stap uiteen gezet. Tevens kun je hoofdstuk 9 raadplegen voor een aantal voorbeeldsituaties en de bijbehorende instellingen. In dit hoofdstuk wordt het inloggen en het startscherm behandeld. De andere menuopties en mogelijkheden worden in aparte hoofdstukken toegelicht. Voor de Compleet portal ga je naar mijn.compleet.nl 3.1 Inloggen en startscherm Je hebt per de login gegevens ontvangen voor de beheerderaccount van jouw organisatie. Bewaar deze op een veilige plek. Eenmaal ingelogd krijg je het volgende scherm te zien Compleet Beheerdershandleiding Pagina 6

7 Boven het startscherm zie je het menu met daarin de volgende onderdelen: Mijn gegevens Gebruikers Groepen Belmenu Extra Contact Rechts bovenin kun je jouw account afmelden Mijn gegevens is het startscherm van de Compleet portal. Hierop vindt je: Bedrijf: voor jullie bedrijfsgegevens Beheerder: voor de gegevens van de beheerder Handleidingen: voor de beschikbare handleidingen van Compleet en de additionele producten en diensten Applicaties: om de beschikbare applicaties te downloaden In de volgende paragrafen wordt uitgelegd hoe je de bovengenoemde opties kunt wijzigen en gebruiken. 3.2 Bedrijf: Bedrijfsgegevens invoeren en beheren De eerste optie onder Mijn gegevens is Bedrijf. Onder dit kopje beheer je de gegevens van jullie organisatie. Als je de eerste keer inlogt op Compleet zijn deze gegevens uiteraard leeg. Je kunt de gegevens invullen of wijzigen met het potloodje naast Bedrijf. Zodra je hier met je muis op komt wordt het potloodje groen. Als je hier vervolgens op klikt worden de invulvelden beschikbaar. Zie voor een toelichting de volgende afbeeldingen. Figuur 1: Zet je muis op het potloodje naast "Bedrijf". Deze wordt dan groen. Figuur 2: Als je op het potloodje klikt worden de invulvelden beschikbaar Je kunt vervolgens de gegevens van jullie organisatie invoeren door: De bedrijfsgegevens in te voeren Bij hoofdnummer een telefoonnummer te kiezen waarmee medewerkers zonder extern nummer uitbellen (figuur 3) Compleet Beheerdershandleiding Pagina 7

8 Toelichting: Medewerkers kunnen ook alleen een intern nummer toegewezen krijgen omdat ze bijvoorbeeld niet gebeld hoeven te worden vanaf externe nummers. In dat geval wordt dit gekozen hoofdnummer getoond bij de partij die de oproep ontvangt. Er kan hierbij gekozen worden voor ieder Compleet telefoonnummer dat in het bezit is van jullie organisatie. Doorgaans kiezen bedrijven hier voor het algemene bedrijfsnummer zodat de bellers uitkomen bij een algemeen aanspreekpunt zoals de receptie. Te klikken op de groene knop met > Bewaar De bedrijfsgegevens zijn vervolgens opgeslagen (figuur 4) Figuur 3: het gekozen hoofdnummer wordt getoond wanneer medewerkers zonder extern telefoonnummer 'uit bellen' Figuur 4: De bedrijfsgegevens zijn nu opgeslagen 3.3 Beheerder: gegevens beheerder invoeren en beheren De volgende stap is om de beheerdersgegevens in te voeren. Als je dit zelf bent kun je je eigen gegevens invullen. Zoals gezegd beschikt de beheerder over rechten om zowel de algemene bedrijfstelefonie, als de instellingen voor individuele gebruikers te beheren. Het belangrijkste onderdeel van deze gegevens is het adres omdat dit wordt gebruikt om alle meldingen van wijzigingen en updates naar toe te zenden. Als er bijvoorbeeld een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt of wanneer iemand zijn wachtwoord heeft gewijzigd, dan wordt de beheerder daarover per geïnformeerd. Als je geen adres hebt ingevuld kun je sommige opties, zoals het aanmaken van nieuwe gebruiker, niet uitvoeren. Het is dus belangrijk dat je het adres direct invult zodra gebruik wilt gaan maken van Compleet. Kies bij voorkeur een adres dat niet (te) persoonsgebonden is zodat jullie organisatie te allen tijden toegang heeft tot de updates. Er kan momenteel slechts één beheerder worden aangesteld. Als je meerdere mensen toegang wilt verlenen zal je de beheergegevens moeten delen. Jouw Compleet Servicepartner kan toegang krijgen tot Compleet Beheerdershandleiding Pagina 8

9 de beheerportal, als je hen hier toestemming voor gegeven hebt bij de initiële bestelling. Als je dat niet hebt gedaan en hen alsnog toegang wilt verlenen kan dat door contact op te nemen met dean one support of je Compleet Servicepartner. Je Compleet Servicepartner kan dan op afstand helpen op het moment dat je vragen hebt. Om de gegevens van de beheerder in te voeren of te wijzigen klik je op het potloodje achter Beheerder. Vervolgens worden de invulvelden beschikbaar. Figuur 5: Als je op het potloodje klikt worden de invulvelden beschikbaar Je kunt de gegevens van de beheerder invoeren door: De contactgegevens in te voeren Te klikken op de groene knop met > Bewaar De contactgegevens van de beheerder zijn vervolgens opgeslagen Figuur 6: De gegevens van de beheerder zijn nu opgeslagen Naast het adres van de beheerder zie je de optie Wachtwoord wijzigen. Hier kun je als beheerder jouw wachtwoord wijzigen. Als je hier op klikt kom je in een nieuw scherm waar je het gewenste nieuwe wachtwoord in kunt vullen in de twee getoonde velden. Figuur 7: als je klikt op Wachtwoord wijzigen komt je in een nieuw scherm waar je het gewenste wachtwoord in kunt vullen Je kunt je wachtwoord wijzigen door: Compleet Beheerdershandleiding Pagina 9

10 Het gewenste wachtwoord in te vullen bij Wachtwoord (Het wachtwoord moet minstens 6 en maximaal 60 karakters bevatten en minimaal 1 cijfer en 1 hoofdletter. Bovendien mag het niet de gebruikersnaam bevatten) Hetzelfde wachtwoord nog eens in te vullen bij Bevestig wachtwoord Te klikken op de groene knop met > Bewaar Je nieuwe wachtwoord is vervolgens opgeslagen. Je kunt vanaf nu hiermee inloggen. 3.4 Handleidingen Aan de rechterkant van de pagina zie je een overzicht van de beschikbare handleidingen voor Compleet en additionele producten en diensten. Je kunt deze downloaden of openen door er op te klikken. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 10

11 4. Gebruikers aanmaken en beheren De tweede menuoptie is Gebruikers. Hier kun je gebruikers aanmaken en beheren. Hoe je dit kunt doen wordt toegelicht in de volgende paragrafen van dit hoofdstuk. Het scherm ziet er in eerste instantie als volgt uit. 4.1 Gebruikers aanmaken In eerste instantie is het scherm leeg. Je kunt direct starten met het aanmaken van nieuwe gebruikers door op het plusje te klikken achter Gebruikers. Je komt vervolgens op een nieuwe pagina die er als volgt uit ziet: Deze pagina bevat de volgende onderdelen: Gebruiker aanmaken Extern telefoonnummer: Op dit nummer is de gebruiker bereikbaar voor inkomende gesprekken. Je selecteert hier een beschikbaar telefoonnummer uit het overzicht. Je krijgt een overzicht van de beschikbare nummers. Intern telefoonnummer: Met dit (verkorte) interne telefoonnummer is de gebruiker bereikbaar voor inkomende gesprekken binnen de organisatie. Er wordt een suggestie gedaan voor dit nummer. Over het algemeen zijn dit de laatste vier cijfers van het Compleet Beheerdershandleiding Pagina 11

12 externe telefoonnummer. Het snelkiesnummer dient te allen tijden uit vier cijfers te bestaan. Type: Hier kun je het type licentie aan de gebruiker toekennen. Dit kan je dagelijks wijzigen. Voor de verschillen tussen de licenties kun je hoofdstuk 10 erop naslaan. Compleet Gebruikersnaam: De gebruikersnaam die je hier invoert is voor de toegang tot mijn.compleet.nl en de applicaties die je kunt gebruiken in combinatie met Compleet. Compleet Wachtwoord: Het wachtwoord dat hier staat is automatisch gegenereerd. Het is in combinatie met de bovengenoemde gebruikersnaam, voor de toegang tot mijn.compleet.nl en de applicaties die je kunt gebruiken in combinatie met Compleet. Je kunt er voor kiezen om het wachtwoord naar de gebruiker toe te zenden per . De gebruiker ontvangt dan alleen het wachtwoord. De gebruikersnaam ontvangt hij om veiligheidsredenen niet. Deze kunt je, als beheerder, naar de gebruiker communiceren. Het wachtwoord moet op een veilige plek worden opgeslagen. Zodra de gebruiker inlogt kan hij zelf het wachtwoord opnieuw aanpassen. Profiel Aanhef: Hier geef je aan of de gebruiker een man of een vrouw is. Voornaam: Hier vul je de voornaam in van de gebruiker Achternaam: Hier vul je de achternaam in van de gebruiker Hier vul je het adres in van de gebruiker Mobiel nummer: Hier vul je mobiele telefoonnummer in van de gebruiker Afdeling: Hier kun je gebruikers bij een afdeling of locatie onderbrengen. Als je deze nog niet hebt aangemaakt zie je hier geen locaties terug. Taal: Hier vul je de gewenste taal in van het toestel van de gebruiker. Bij Polycomtoestellen zal de taal automatisch veranderen wanneer je deze in Compleet verandert. Bij de andere toestellen dient dit handmatig te gebeuren. Hoe je het toestel instelt vindt je terug in de toestelhandleiding. Tijdzone: Hier vul je de tijdzone in waarin de gebruiker zich bevindt. Bij Polycomtoestellen zal de tijdzone automatisch veranderen wanneer je deze in Compleet verandert. Bij de andere toestellen dient dit handmatig te gebeuren. Hoe je het toestel instelt vindt je terug in de toestelhandleiding. Toestelinstellingen Toesteltype: Hier selecteer je het type toestel dat de gebruiker gebruikt in combinatie met Compleet. De type toestellen waarvan de instellingen gelijk zijn worden gezamenlijk opgesomd. Andere toestellen staan onder elkaar. Toestel gebruikersnaam: De gebruikersnaam van het toestel kun je niet zelf selecteren. De gebruikersnaam wordt automatisch ingevuld als je de overige bovenstaande gegevens hebt ingevuld. De gebruikersnaam is gelijk aan het externe telefoonnummer, wanneer deze internationaal uitgeschreven staat. Een voorbeeld. Met een extern nummer van zou het internationale nummer zijn: Dit maakt de toestel gebruikersnaam Deze gebruikersnaam is voor het toestel. Deze hoeft slechts ingevoerd te worden bij het instellen van het toestel. Hoe je het toestel instelt vindt je terug in de toestelhandleiding. Toestel wachtwoord: Het wachtwoord dat hier staat is automatisch gegenereerd. Het wordt gebruikt in combinatie met de bovengenoemde gebruikersnaam voor de toegang tot het toestel. Deze gegevens hoef je alleen in te voeren bij de eerste installatie van het Compleet Beheerdershandleiding Pagina 12

13 toestel. Hoe je het toestel instelt vindt je terug in de toestelhandleiding. Bewaar de login gegevens voor het toestel op een veilige plaats. Je kunt vervolgens een gebruiker aanmaken door: De telefoonnummers te selecteren Het type licentie te selecteren Een gebruikersnaam in te vullen De persoonlijke gegevens in te vullen van de gebruiker De gewenste taal en tijdzone van de gebruiker te selecteren Het toesteltype te selecteren Te klikken op de groene knop met > Bewaar De nieuwe gebruiker is vervolgens opgeslagen. Deze verschijnt ook direct in het gebruikersoverzicht bij Gebruikers. Figuur 8: Onder "Gebruikers" zie je nu de zojuist aangemaakte gebruiker terug Je krijgt bij het aanmaken van gebruikers een overzicht van de beschikbare telefoonnummers. Als je geen telefoonnummers meer beschikbaar hebt kun je extra telefoonnummers aanvragen bij jullie Compleet Servicepartner. Zie hiervoor ook hoofdstuk 13. In dit overzicht zie je bij de betreffende gebruiker ook de optie Wachtrij. Dit geeft aan of de betreffende gebruiker is opgenomen in een wachtrij van een belgroep. Je kunt alleen wachtrijen aanmaken voor een belgroep. Dit wordt later in de handleiding toegelicht. 4.2 Gebruikers beheren Als je de gewenste gebruikers hebt aangemaakt kunt u deze onder menuoptie Gebruikers ook beheren. Je krijgt onder deze menuoptie een overzicht van alle gebruikers van Compleet binnen jullie organisatie. In het ondersteunende beeldmateriaal hebben we vier fictieve gebruikers aangemaakt om Compleet nader te demonstreren Gebruikers verwijderen Figuur 9: Onder menuoptie "Gebruikers" vindt je een overzicht van alle Compleet gebruikers binnen jullie organisatie Je kunt gebruikers verwijderen met het prullenbakje achter de naam van de betreffende gebruiker. Zodra je hier met je muis op komt wordt het prullenbakje groen. Als je hier vervolgens op klikt krijg je een Compleet Beheerdershandleiding Pagina 13

14 controlebericht of je de gebruiker daadwerkelijk wilt verwijderen. Als je hier op OK klikt wordt de gebruiker verwijderd. Figuur 10: zet je muis op het prullenbakje naast de naam van de betreffende gebruiker. Het prullenbakje wordt dan groen Figuur 11: als je op het prullenbakje klikt zie je eerst een controlebericht of je de gebruiker echt wilt verwijderen. Als je dan op "OK" klikt wordt de gebruiker verwijderd. Klik je op annuleren? Dan wordt de gebruiker niet verwijderd Gebruikers wijzigen Als je voor specifieke gebruikers de instellingen wilt inregelen of wilt wijzigen dan kun je hieronder lezen hoe dat moet. Wanneer je een specifieke gebruiker wilt wijzigen kun je dat doen via de gebruikersnaam. Zodra je met de muis op de naam komt verschijnt er een streepje onder de gebruikersnaam. Als je hier vervolgens op klikt komt u in het menu van de betreffende individuele gebruiker. Figuur 12: zet je muis op de gebruikersnaam van de gebruiker die je wilt wijzigen. Onder de gebruikersnaam verschijnt dan een streepje Als je klikt kom je vervolgens op een nieuwe pagina die er als volgt uit ziet: Compleet Beheerdershandleiding Pagina 14

15 Dit scherm bevat de volgende onderdelen in het submenu aan de linkerkant: Gebruikersprofiel Toestelbeheer Wachtwoordbeheer Instellingen Belverkeer blokkades We leggen het gebruikersmenu uit op chronologische volgorde van het submenu, te beginnen met het eerste menu-item: Gebruikersprofiel Gebruikers: Gebruikersprofiel Het eerste menu-item, Gebruikersprofiel, geeft bovenaan de pagina de gebruikersnaam van de betreffende gebruiker weer. Daarnaast bevat deze pagina de volgende onderdelen: Gebruikersnaam: Geeft de gebruikersnaam weer Aanhef: Geeft aan of de gebruiker een man of een vrouw is Voornaam: Is de voornaam van de gebruiker Achternaam: Is de achternaam van de gebruiker Is het adres van de gebruiker Compleet Beheerdershandleiding Pagina 15

16 Mobiel nummer: Is het mobiele nummer van de gebruiker Afdeling: De afdeling of locatie waaronder een gebruiker ingedeeld is Taal: Is de taal waarin de gebruiker de Compleet telefoon gebruikt Tijdzone: Is de tijdzone waarin de gebruiker zich bevindt. Licenties Type: Geeft het type licentie weer van de gebruiker Integrator Express: biedt de gelegenheid om de dienst Integrator Express aan- en uit te zetten. Om de gegevens te wijzigen klik je op het potloodje achter Gebruikersprofiel. Alle gegevens worden vervolgens bewerkbaar. Je kunt vervolgens de gegevens van de gebruiker wijzigen door: De informatie naar wens in te vullen Te klikken op de groene knop met > Bewaar De nieuwe gegevens vervolgens opgeslagen Om het licentietype te wijzigen klik je op het groene knopje wijzig achter Type. Vervolgens kun je het gewenste licentietype selecteren in het drop-down menu door op het pijltje achter de licentie te klikken. Als je vervolgens op opslaan klikt wordt de licentie gewijzigd en heeft de betreffende gebruiker direct andere opties. Tot slot is het nog mogelijk om op deze pagina Integrator Express aan- en uit te zetten. Met deze oplossing kun je de krachten van je computer en telefonie optimaal bundelen. Integrator biedt onder andere uitgebreide contactmogelijkheden zoals bellen vanaf internetpagina s of je klembord, maar biedt ook inzicht in de beschikbaarheid en bereikbaarheid van collega s. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 16

17 Je zet Integrator Express aan door op het schuifje te klikken. Deze wordt groen als het aan staat. Je dient de software van Integrator vervolgens te downloaden op Er zijn aparte handleidingen beschikbaar voor de installatie en het gebruik van Integrator. Integrator Express is te gebruiken in combinatie met alle Compleet licenties en alle kantoortoestellen die officieel ondersteund worden in combinatie met Compleet Gebruikers: Toestelbeheer Het menu-item, Toestelbeheer, geeft bovenaan de gebruikersnaam van de betreffende gebruiker weer. Daarnaast bevat deze pagina de volgende onderdelen: Extern telefoonnummer: Is het externe telefoonnummer waarop de betreffende gebruiker bereikbaar is voor inkomende oproepen. Het gebruik van een extern nummer is niet verplicht. Intern telefoonnummer: Is het verkorte nummer waarop de betreffende gebruiker bereikbaar is voor gesprekken binnen de organisatie. Dit nummer dient altijd uit vier cijfers te bestaan. Toestel Type: Is het type toestel dat de betreffende gebruiker gebruikt in combinatie met Compleet Om het toestel of de telefoonnummers te wijzigen klik je op het potloodje achter Gebruikersprofiel. Alle gegevens worden vervolgens bewerkbaar. Je kunt vervolgens de toestelinstellingen van de gebruiker wijzigen door: De telefoonnummers naar wens te selecteren Het type toestel naar wens te selecteren Compleet Beheerdershandleiding Pagina 17

18 De gebruikersnaam van het toestel kun je niet zelf selecteren. De gebruikersnaam wordt automatisch ingevuld als je de overige bovenstaande gegevens heeft ingevuld. De gebruikersnaam is gelijk aan het externe telefoonnummer, wanneer deze internationaal uitgeschreven staat. Een voorbeeld. Met een extern nummer van zou het internationale nummer zijn: Dit maakt de toestel gebruikersnaam Deze gebruikersnaam is voor het toestel. Deze hoeft slechts ingevoerd te worden bij het instellen van het toestel. Hoe je het toestel instelt vindt u terug in de toestelhandleiding. Het wachtwoord dat hier staat is automatisch gegenereerd. Het is in combinatie met de bovengenoemde gebruikersnaam, voor de toegang tot het toestel. Deze hoeft slechts ingevoerd te worden bij het instellen van het toestel. Hoe je het toestel instelt vindt je terug in de toestelhandleiding. Bewaar de login gegevens voor het toestel op een veilige plaats. Vervolgens klikt u op de groene knop met > Bewaar. De nieuwe toestelgegevens worden dan opgeslagen. Indien je het telefoonnummer hebt gewijzigd is de gebruiker daar direct op beschikbaar (als het toestel niet eerst aangepast hoeft te worden) Gebruikers: Wachtwoordbeheer Het menu-item, Wachtwoordbeheer, geeft bovenaan de gebruikersnaam van de betreffende gebruiker weer. Daarnaast bevat deze pagina de volgende onderdelen: Compleet wachtwoord Toestel wachtwoord Voic wachtwoord (deze is afhankelijk van de licentie van de gebruiker. De voic is alleen beschikbaar bij een Pro licentie) Achter de verschillende wachtwoorden zie je: Sterretjes: Het gebruikerswachtwoord is om veiligheidsredenen niet zichtbaar Reset: Door op de resetknop te klikken kan je als beheerder de wachtwoorden van de betreffende gebruiker resetten. Als je op de resetknop klikt kan je vervolgens de verschillende wachtwoorden van de gebruiker wijzigen door: Het nieuw gegenereerde wachtwoord dat in beeld komt op een veilige plaats te bewaren Te klikken op de groene knop met opslaan De nieuwe gegevens vervolgens opgeslagen. Het wachtwoord wordt per naar de gebruiker gestuurd als je het vinkje laat staan. Deze kun je wijzigen in een kruisje door erop te klikken. De gebruiker ontvangt dan het wachtwoord niet. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 18

19 Het wijzigen van wachtwoorden gaat per wachtwoord. Ieder wachtwoord kan op dezelfde manier worden gewijzigd Gebruikers: Instellingen In dit menu-item kun je als beheerder de bereikbaarheid instellen van de betreffende gebruiker. De gebruiker kan dit zelf ook instellen in de Compleet portal, of met de beschikbare smartphone applicaties. Het is voor de beheerder handig om dit te kunnen doen als de gebruiker bijvoorbeeld door ziekte niet in de gelegenheid is om dit zelf in te stellen. Let er wel op dat, wanneer een gebruiker in een groep zit, de instellingen van de verschillende groepsleden zo staan dat de inkomende oproep niet dood loopt omdat bijvoorbeeld alle leden hun telefoonnummer op Niet storen hebben staan. Dan zou het gesprek, door verkeerde instellingen, nergens uit komen. Het menu-item, Instellingen, geeft bovenaan de gebruikersnaam van de betreffende gebruiker weer. Daarnaast bevat deze pagina de volgende onderdelen, de beschikbare mogelijkheden variëren per gebruikerslicentie. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 19

20 Extern telefoonnummer: Is het externe telefoonnummer waarop de betreffende gebruiker bereikbaar is voor inkomende oproepen. In deze menuoptie kan dit telefoonnummer niet worden gewijzigd. Intern telefoonnummer: Is het verkorte nummer waarop de betreffende gebruiker bereikbaar is voor gesprekken binnen de organisatie. In deze menuoptie kan dit telefoonnummer niet worden gewijzigd. Uitgaand telefoonnummer: Hier kun je het uitgaande telefoonnummer van de gebruiker wijzigen in ieder nummer binnen jullie Compleet omgeving. Als hij of zij uitbelt ziet de ontvanger dan het nummer dat je hebt gekozen. Er zijn hierbij twee dynamische telefoonnummers : het hoofdnummer en het gebruikersnummer. Als je kiest voor het hoofdnummer en deze wordt gewijzigd, dan wordt automatisch het nieuwe hoofdnummer aangehouden. Hetzelfde geldt voor het gebruikersnummer, wat zijn/ haar eigen telefoonnummer is. Doorschakelen (Standaard en Pro): hier kun je de doorschakelingen voor dit telefoonnummer instellen. Zodra je één van de opties selecteert krijg je direct de gelegenheid om het nummer in te voeren waarnaar je wilt doorschakelen. Dit kan een mobiel nummer zijn, maar ook een groepsnummer of een verkort intern nummer. Altijd doorschakelen: Hierbij worden alle inkomende oproepen direct doorgeschakeld naar het ingevoerde telefoonnummer. Doorschakelen bij bezet: Hierbij worden alle inkomende oproepen doorgeschakeld naar het ingevoerde telefoonnummer, wanneer de betreffende gebruiker in gesprek is. Vertraagd doorschakelen: Hierbij worden inkomende oproepen doorgeschakeld naar het ingevoerde telefoonnummer, wanneer de betreffende gebruiker niet opneemt. Niet storen (Standaard en Pro): Zolang deze optie aan staat krijgt de gebruiker in kwestie geen oproepen binnen. Dit kan wenselijk zijn wanneer hij of zij bijvoorbeeld in een vergadering zit. De inbellende partij krijgt in dit geval een ingesprektoon te horen. Als deze gebruiker onderdeel is van een groep, moet er op gelet worden dat er minimaal één groepslid bereikbaar is en/ of dat de doorschakelingen zo zijn ingeregeld dat een inkomende oproep nooit dood loopt. Onderdruk mijn nummer: Hierbij belt de gebruiker privé, zonder nummerweergave, naar externe telefoonnummers. Kantoor op Afstand (Pro): Hiermee belt de gebruiker uit met zijn vaste nummer vanaf zijn privé telefoon of een ander willekeurig toestel, zonder vanaf dit toestel kosten te maken. De gesprekspartner ziet dan ook het vaste zakelijke telefoonnummer binnen komen. Voic (Pro): Om gesprekken ook in geval van afwezigheid goed op te vangen kan er per gebruiker een voic worden aangezet. Zo kan de bellende partij een boodschap achter laten. Anywhere (Pro): Bij deze optie kunnen er meerdere locaties worden ingesteld met telefoonnummers waarop de gebruiker bereikbaar moet zijn. Hij kan er bijvoorbeeld voor Compleet Beheerdershandleiding Pagina 20

21 kiezen om inkomende oproepen op zijn vaste nummer gelijktijdig binnen te laten komen op zijn thuistelefoon of mobiel. Als de gesprekken mobiel worden aangenomen kan het eenvoudig en naadloos worden verplaatst, bijvoorbeeld naar of van de carkit. Busy Lamp Field (Pro): Met Busy Lamp Field kan de gebruiker contacten selecteren waarvan hij, door middel van een lampje, de beschikbaarheid kan zien op zijn toestel. Met één klik op de knop kan hij hen ook direct bellen. Met de schuifjes achter de opties kun je deze eenvoudig aan- of uitklikken. Let wel op het feit dat de bovenstaande mogelijkheden niet worden ondersteund bij alle licenties en door alle hardware. Bij Uitgaand telefoonnummer kun je een ander telefoonnummer kiezen door op wijzig te klikken en dan het gewenste nummer te selecteren. Je kiest het nummer door te klikken op opslaan. Doorschakelingen Bij Doorschakelen krijg je bij alle drie de opties direct de gelegenheid om het nummer in te voeren waarnaar je de gesprekken voor deze gebruiker wilt doorschakelen. Dit ziet er als volgt uit. Figuur 13: als je op het schuifje voor de doorschakeling klikt, zie je de mogelijkheid om een telefoonnummer in te voeren om de oproepen voor de betreffende gebruiker naar door te schakelen. Als je "opslaan" klikt worden de oproepen doorgeschakeld naar het ingevulde telefoonnummer Je kunt doorschakelingen voor de gebruiker aanzetten door: te klikken op het schuifje van de doorschakeling naar keuze het gewenste telefoonnummer in te vullen waarnaar je de oproepen van de betreffende gebruiker wilt doorschakelen op opslaan te klikken om de doorschakeling aan te zetten Het schuifje gaat naar rechts en wordt groen van kleur. De doorschakeling staat dan aan en de oproepen worden doorgeschakeld op basis van de door u geselecteerde doorschakeling. Als je de doorschakeling uit wilt zetten hoef je slechts één keer op het schuifje de doorschakeling te klikken die aan staat. Het schuifje gaat dan uit, weer naar links en wordt weer wit van kleur. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 21

22 Niet storen (Do Not Disturb) Om de oproepen van inkomende bellers tijdelijk te blokkeren kun je de Niet storen optie aanzetten. De bellers krijgen dan een ingesprektoon te horen. Je zet deze optie aan door op het schuifje te klikken. Deze gaat dan naar rechts en wordt groen van kleur. Als de gebruiker weer inkomende gesprekken wilt ontvangen hoef je wederom slechts op het schuifje te klikken. Deze gaat dan weer naar links en wordt dan weer wit van kleur. Figuur 14: In deze afbeelding staat de Niet Storen optie aan. Inkomende bellers krijgen hierbij een ingesprektoon te horen Anoniem uitbellen Als de gebruiker anoniem wilt bellen en dus zijn nummer wilt onderdrukken, dan kun je op het schuifje klikken bij Onderdruk mijn nummer. Deze gaat dan naar rechts en wordt groen van kleur. Als de gebruiker zijn nummer mee wilt sturen hoef je wederom slechts op het schuifje te klikken. Figuur 15: In deze afbeelding staat de optie om het nummer te onderdrukken aan. Bij uitgaande gesprekken ziet de andere partij het telefoonnummer niet Kantoor op Afstand De eerstvolgende optie is Kantoor op Afstand. Als je deze optie aan vinkt kan je vervolgens het telefoonnummer invoeren dat je wilt gebruiken als kantoor op afstand. Op dit telefoonnummer zullen de oproepen van je vaste telefoonnummer binnen komen. Ook kan je vanaf dit telefoonnummer kunnen uitbellen met je vaste telefoonnummer met dean remote. Je kunt het gewenste telefoonnummer opslaan door te klikken op > Ok. Zodra je het nummer hebt ingesteld kan de optie eenvoudig aan- en uitgezet worden met het schuifje. Ook kan je het wijzigen, door op wijzig te klikken. Voic Ook de voic kan je per gebruiker aan- en uitzetten door op het schuifje te klikken. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 22

23 Bij het gebruik van de voic kunnen er diverse instellingen worden gepersonaliseerd. Dit kun je doen door op instellingen te klikken, achter het schuifje van de voic . Je komt dan op een nieuwe pagina die er als volgt uit ziet. Dit scherm bevat de volgende onderdelen: Voic hier kun je de voic voor de betreffende gebruiker eveneens aan- en uitzetten Altijd doorschakelen: als hier een vinkje staat wordt iedere oproep doorgeschakeld naar de voic Doorschakelen bij bezet: als hier een vinkje staat wordt de oproep doorgeschakeld als de betreffende gebruiker in gesprek is Vertraagd doorschakelen: als hier een vinkje staat betekent dit dat de oproep wordt doorgeschakeld na het ingestelde aantal keer rinkelen Aantal x rinkelen: na dit aantal keer rinkelen worden oproepen doorgeschakeld naar de voic kopie van bericht: door deze optie aan te zetten kan er een adres worden ingesteld waarop de betreffende gebruiker een geluidsbestand (.WAV) ontvangt van het ingesproken voic bericht. Bij het instellen van de voorkeur om een kopie van het bericht te ontvangen per krijg je direct de gelegenheid om het adres in te vullen. Door op opslaan te klikken wordt dit opgeslagen. Welkomstbericht: Compleet Beheerdershandleiding Pagina 23

24 Welkomstbericht indien bezet: hier kan je een bericht uploaden van maximaal 1,8 MB dat bellers te horen krijgen wanneer zij bij de voic uitkomen omdat de gebruiker in gesprek is. Welkomstbericht bij geen antwoord: hier kan je een bericht uploaden van maximaal 1,8 MB dat bellers te horen krijgen wanneer zij bij de voic uitkomen omdat de gebruiker de telefoon niet beantwoordt. Anywhere Om Anywhere in te stellen klik je allereerst op het plusje achter Locaties. Je komt dan op een nieuwe pagina die er als volgt uit ziet. Hier kan je de telefoonnummers invullen die je wilt gebruiken voor je vaste telefoonnummer. Dit kan je dan opslaan door op >Bewaar te klikken. Een Anywhere locatie zou bijvoorbeeld kunnen zijn: Deze locatie wordt dan toegevoegd aan de Anywhere instellingen van de gebruiker en kan vanaf dan eenvoudig worden aan- en uitgevinkt. Let op! Een Anywhere locatie (telefoon nummer) dient uniek te zijn. Een nummer kan niet door meerdere gebruikers worden toegevoegd aan een Anywhere locatie. Wil je dat meerdere gebruikers bereikbaar zijn via hetzelfde nummer, gebruik dan de groep-functionaliteit. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 24

25 Busy Lamp Field De laatste optie onder de gebruikersinstellingen is Busy Lamp Field. Hier kun je voor de betreffende gebruiker de contacten instellen die hij ziet bij het Busy Lamp Field op zijn vaste toestel. Met deze optie kan hij van zijn Busy Lamp Field-contacten zien of zij in gesprek zijn en kan hij hen direct bellen met één druk op de knop. De Busy Lamp Field-contacten kun je instellen door allereerst op het plusje te klikken achter Busy Lamp Field-contacten. Je komt dan op een nieuwe pagina die er als volgt uit ziet. Hier kun je de contacten toewijzen die de betreffende gebruiker graag terug wil zien in zijn Busy Lamp Field door op het plusje achter de naam te klikken. Zij komen vervolgens in de rij onder Toegewezen. Gebruiker 1 Gebruiker 2 Indien je de volgorde van de Busy Lamp Field-contactpersonen wilt wijzigen kun je dit doen bij de gebruikersinstellingen door met de muis op de streepjes te gaan staan voor de naam van de persoon die je wilt verplaatsen, en deze dan te slepen naar de positie waar je hem of haar wilt hebben. Gebruiker 1 Gebruiker 2 Compleet Beheerdershandleiding Pagina 25

26 5. Groepen Onder Groepen kun je belgroepen aanmaken voor bijvoorbeeld afdelingen of werkgroepen. Hierbij kun je kiezen voor standaard belgroepen of groepen met een wachtrij. Ook de groepen hebben een eigen telefoonnummer. Let hierbij dus op of je voldoende telefoonnummers beschikbaar heeft voor zowel de gebruikers, als de belgroepen. Eindgebruikers van Compleet hebben geen rechten om groepen aan te maken of te beheren. Deze opties zijn dan ook alleen beschikbaar voor de beheerder. Hoe je groepen kunt inrichten wordt toegelicht in de volgende paragrafen van dit hoofdstuk. Het scherm ziet er in eerste instantie als volgt uit. 5.1 Standaard belgroepen aanmaken Omdat de algemene belgroep en de groep met wachtrij verschillen in het beheer wijden we hier aparte paragrafen aan. Dit paragraaf beschrijft het aanmaken van een standaard belgroep, zonder wachtrij. Om een groep aan te maken klik je eerst op het plusje bovenin de pagina, achter Groepen. Je komt vervolgens op een nieuwe pagina, die er als volgt uit ziet. Dit scherm bevat de volgende onderdelen: Naam: Deze naam wordt in Compleet gebruikt voor de belgroep in kwestie Extern telefoonnummer: Is het externe telefoonnummer waarop de betreffende belgroep bereikbaar is voor inkomende oproepen. Intern telefoonnummer: Is het verkorte nummer waarop de betreffende belgroep bereikbaar is voor gesprekken binnen de organisatie. Dit nummer dient altijd uit vier cijfers te bestaan. CLIP Voornaam: CLIP staat voor Calling Line Identification Presentation en is nodig voor de nummerweergave. De groepsnaam is voor het beheer van Compleet, de CLIP namen zijn voor de benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden uit de groep. In dit geval zou de voornaam bijvoorbeeld Verkoop kunnen zijn. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 26

27 CLIP Achternaam: De groepsnaam is voor het beheer van Compleet, de CLIP namen zijn voor de benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden uit de groep. In dit geval zou de achternaam bijvoorbeeld Makelaardij de Vries kunnen zijn. Meer er zou ook verwezen kunnen worden naar de locatie van de afdeling, in het geval van een organisatie met meerdere locaties. Taal: Hiermee kies je de taal voor standaard meldingen die worden afgespeeld bij meldingen die je niet zelf kunt beheren (zoals doorschakeling naar de voic ) of als je zelf geen bericht hebt geüpload. Wachtrij: Als je deze optie aan zet creëer je een belgroep waarbij inkomende oproepen in een wachtrij komen als alle deelnemers van de groep in gesprek zijn. Dit kan interessant zijn voor groepen of afdelingen die veel oproepen afhandelen. Je kunt vervolgens een belgroep aanmaken door: Een groepsnaam in te vullen De telefoonnummers te selecteren De CLIP benaming in te vullen De gewenste taal te selecteren Te besluiten of je een wachtrij wilt op deze groep Om de belgroep op te slaan klik je tenslotte op > Bewaar. De groep is nu opgeslagen en wordt weergegeven onder menuoptie Groepen. Het onderstaande voorbeeld toont één groep en één groep zonder Wachtrij. 5.2 Standaard belgroepen beheren Omdat de algemene belgroep en de groep met wachtrij verschillen in het beheer wijden we hier aparte paragrafen aan. Dit paragraaf beschrijft het beheer van een standaard belgroep, zonder wachtrij. Als je de gewenste belgroepen hebt aangemaakt kan je deze onder Groepen ook beheren. In dit menu krijg je een overzicht van alle groepen binnen jullie organisatie. Je kan dan op de naam van een groep klikken om deze aan te passen. In het ondersteunende beeldmateriaal hebben we een fictieve belgroep aangemaakt om Compleet nader te demonstreren Groepen verwijderen Compleet Beheerdershandleiding Pagina 27

28 Je kunt belgroepen verwijderen met het prullenbakje achter de naam van de betreffende groep. Zodra je hier met je muis op komt wordt het prullenbakje groen. Als je hier vervolgens op klikt krijg je een controlebericht of je de groep daadwerkelijk wilt verwijderen. Als je hier op OK klikt wordt de groep uit de portal verwijderd. Klik je op Annuleren dan wordt de groep niet verwijderd Groepen wijzigen Als je voor specifieke groepen de instellingen wilt inregelen of wilt wijzigen dan kunt je hieronder lezen hoe je dat doet. Als je een belgroep wilt wijzigen kun je dat doen met de gebruikersnaam. Zodra je hier met de muis op komt verschijnt er een streepje onder de groepsnaam. Als je hier vervolgens op klikt komt u in het menu van de betreffende groep. Als je klikt kom je vervolgens op een nieuwe pagina die er als volgt uit ziet: Compleet Beheerdershandleiding Pagina 28

29 Dit scherm bevat de volgende onderdelen in het submenu: Instellingen Groepsleden We leggen het gebruikersmenu uit op chronologische volgorde van het submenu, te beginnen met het eerste menu-item: Instellingen Groepen: Instellingen Het eerste menu-item, Instellingen bevat diverse onderdelen. Omdat een aantal extra uitleg vereisen worden de onderdelen in stukjes opgedeeld, per subkopje. Bovenaan de pagina wordt de naam van de betreffende belgroep weergegeven, daaronder vindt je de algemene groepsinformatie: Naam: deze naam wordt in Compleet gebruikt voor de belgroep in kwestie Extern telefoonnummer: is het externe telefoonnummer waarop de betreffende belgroep bereikbaar is voor inkomende oproepen. Intern telefoonnummer: is het verkorte nummer waarop de betreffende belgroep bereikbaar is voor gesprekken binnen de organisatie. Dit nummer dient altijd uit vier cijfers te bestaan. CLIP Voornaam: CLIP staat voor Calling Line Identification Presentation en is nodig voor de nummerweergave. De groepsnaam is voor het beheer van Compleet, de CLIP namen zijn voor de benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden uit de groep. In dit geval zou de voornaam bijvoorbeeld Verkoop kunnen zijn. CLIP Achternaam: de groepsnaam is voor het beheer van Compleet, de CLIP namen zijn voor de benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden uit de groep. In dit geval zou de achternaam bijvoorbeeld Makelaardij de Vries kunnen zijn. Meer er zou ook verwezen kunnen worden naar de locatie van de afdeling, in het geval van een organisatie met meerdere locaties. Als je groepsgegevens wilt wijzigen kun je op het potloodje klikken naast de groepsnaam. Alle gegevens worden vervolgens bewerkbaar. Je kunt vervolgens de gegevens van de groep wijzigen door: De informatie naar wens in te vullen Te klikken op de groene knop met > Bewaar De nieuwe gegevens vervolgens opgeslagen. Het volgende subkopje is Instellingen. Bij deze optie kun je een tweetal instellingen beheren die voor de hele groep van toepassing zijn: Welkomstbericht: Hierbij kun je een bandje inspreken dat mensen te horen krijgen wanneer ze naar de groep bellen. Dit kan bijvoorbeeld zijn: Welkom bij de afdeling verkoop van Makelaardij de Vries. U wordt zo spoedig mogelijk te woord gestaan. Oproepverdeling: Hierbij kun je instellen hoe de inkomende oproepen worden verdeeld onder de verschillende groepsleden. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 29

30 Deze twee instellingen hebben beide een afzonderlijk menu. Hieraan worden vanwege de uitgebreide toelichting afzonderlijke paragrafen aan gewijd Groepen: Instellingen Welkomstbericht instellen Onder Instellingen kun je welkomstberichten instellen voor de betreffende belgroep. Hierbij kun je een bandje inspreken dat mensen te horen krijgen wanneer zij naar het groepsnummer bellen. Wanneer je gebruik wil maken van een Welkomstbericht klikt je deze eerst aan, door op het schuifje te klikken. Daarna komt je in een nieuw scherm. Ook wordt de optie Welkomstbericht beschikbaar in het submenu, aan de linkerkant van de pagina. Het nieuwe scherm ziet er als volgt uit: Dit scherm bevat de volgende onderdelen: Welkomstbericht: De eerste optie die je kunt instellen is het Welkomstbericht zelf. Hier kun je een bestand uploaden dat je als welkomstbericht wil gebruiken. Dit moet een wav- of mp3- bestand zijn en mag niet groter zijn dan 1.8 MB. Tijdschema: Daarna kun je kiezen uit drie verschillende tijdschema s, om de openingstijden en/ of beschikbaarheidstijden te duiden voor inkomende oproepen: 24/7, Vereenvoudigd en Gedetailleerd: Tijdschema type 24/7: bij dit tijdschema krijgen bellers altijd eerst het welkomstbericht als zij de betreffende groep bellen. Tijdschema type Vereenvoudigd: bij dit tijdschema kun je onder Kantooruren invullen wanneer deze groep bereikbaar is. Het welkomstbericht wordt dan afgespeeld tijdens de ingevulde kantoren. Bij dit type tijdschema kun je één tijdschema invullen en daarbij de dagen selecteren waarop deze tijden gelden. Hoe je dit kunt instellen wordt hieronder getoond in de volgende afbeeldingen. Tijdschema type Gedetailleerd: bij dit tijdschema kun je per dag de tijden aangeven, maar ook verschillende tijdsloten per dag indelen zodat je bijvoorbeeld ook jullie openingstijden kunt specificeren tijdens lunchtijd of in geval van een koopavond. Het welkomstbericht wordt afgespeeld tijdens de ingevulde kantooruren. Hoe je dit tijdschema kunt instellen wordt hieronder in afbeeldingen getoond. Kantooruren: Hier kun je de kantoortijden, de bereikbaarheid, van de belgroep invullen. De mogelijkheden daarbij zijn afhankelijk van het gekozen tijdschema. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 30

31 Dagen: Hier selecteer je de dagen waarop de kantooruren van toepassing zijn. De mogelijkheden daarbij zijn afhankelijk van het gekozen tijdschema. Het vereenvoudigde tijdschema ziet er als volgt uit: Je kunt het vereenvoudigde tijdschema als volgt instellen: Selecteer bij het type tijdschema Vereenvoudigd door erop te klikken. Er komt nu een groen vinkje voor te staan. Er staan standaard kantooruren ingevuld voor de dagen dat jullie open zijn. Dit zijn de dagen met de vinkjes ervoor. Als deze informatie klopt hoef je niets te wijzigen. Als je andere tijden in wilt vullen klikt u op de groene knop met wijzig. De tijden worden vervolgens bewerkbaar. Vul de juiste tijden in en klik op de groene knop met opslaan. De tijden worden dan opgeslagen. Selecteer aan de rechterkant de dagen waarop de ingegeven bereikbaarheid van toepassing is. Je selecteert de dagen door erop te klikken. Als er een zwart kruisje voor de dag staat wordt deze dag niet meegenomen in het tijdschema en wordt er geen bericht afgespeeld. Als er een groen vinkje voor de dag staat wordt deze dag wel meegenomen in het tijdschema en wordt het bericht afgespeeld op de ingegeven kantoortijden. Figuur 16: In deze weergave zie je dat de kantoortijden bewerkbaar zijn. Ook zie je dat de kantooruren gelden voor de dagen maandag tot en met vrijdag Compleet Beheerdershandleiding Pagina 31

32 Het gedetailleerde tijdschema ziet er als volgt uit (weergegeven tot en met maandag): Je kunt het gedetailleerde tijdschema als volgt instellen: Selecteer bij het type tijdschema Gedetailleerd door erop te klikken. Er komt nu een groen vinkje voor te staan. Bij alle dagen staan voor ingestelde tijden. Als deze ook voor jullie organisatie kloppen hoef je niets doen. Wil je de tijden wijzigen, dan kun je op het potloodje klikken achter het betreffende tijdslot. De tijden worden vervolgens bewerkbaar. Als de tijden naar wens zijn ingevuld sla je deze op door op het vinkje te klikken achter het tijdslot. Deze zijn dan voor deze specifieke dag en dit specifieke tijdslot opgeslagen. Als je extra tijdsloten toe wilt voegen klik je op Nieuw Tijdslot Vervolgens kun je de gewenste tijden voor het tweede tijdslot invoeren en opslaan met het vinkje. Je hebt dan voor deze dag twee tijdsloten. Je kunt naar wens tijdsloten toevoegen. Je moet de tijdsloten per dag instellen. Je kunt tijdsloten ook eenvoudig verwijderen door op het vuilnisbakje te klikken, naast het tijdslot. Dit tijdslot wordt dan direct verwijderd, zonder controlebericht. Figuur 17: Als je op het potloodje klikt achter een tijdslot, worden de betreffende tijden bewerkbaar Figuur 18: Als je op "+ Nieuw Tijdslot" klikt krijgt je bij de betreffende dag direct de mogelijkheid om de tijden van het tijdslot in te vullen. Je slaat deze op met het vinkje. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 32

33 5.2.5 Groepen: Instellingen- Oproepverdeling Zodra je het tijdschema van het welkomstbericht hebt ingesteld kunnen we weer verder met de groepsinstellingen, onder Groep en vervolgens Instellingen. We zijn gebleven bij Oproepverdeling. Bij Oproepverdeling kun je aangeven hoe je wilt dat inkomende oproepen binnenkomen bij de groepsleden en of de afzonderlijke leden meerdere inkomende oproepen moeten kunnen ontvangen. Je hebt bij de oproepverdeling de keuze uit de volgende opties: Cyclisch: Als je de oproepen cyclisch laat binnenkomen worden deze in een vaste volgorde binnen de groep doorlopen. De leden van de groep zijn op een bepaalde volgorde ingedeeld en de oproep komt bij deze oproepverdeling binnen bij het groepslid dat op één staat. Als deze niet opneemt, na het door jouw ingestelde aantal keer rinkelen, gaat de oproep door naar het tweede groepslid. En zo verder. De volgorde van de groep wordt later toegelicht in de paragraaf over het submenu Groepsleden. Vast hoofd: Bij deze oproepverdeling komen de oproepen standaard eerst binnen bij de eerst beschikbare persoon, op basis van de groepsvolgorde. Hierbij wordt altijd eerst de eerste persoon bovenaan de lijst benaderd. Simultaan: Wanneer de oproepen simultaan binnen de groep worden verdeeld, gaan alle toestellen binnen de groep tegelijkertijd over. Lange rusttijd: Bij deze oproepverdeling wordt er gekeken wie er het langst geen oproep heeft beantwoord. Zodra een oproep is afgerond wordt het groepslid die deze beantwoordt heeft onderaan de lijst van volgorde geplaatst. De eerstvolgende oproep gaat dan naar degene die het langst geen oproep heeft beantwoord. Als je een oproepverdeling hebt gekozen krijgt je daaronder de vraag na hoeveel keer rinkelen je door wilt schakelen naar de volgende persoon. Dit is optioneel. Als er een kruisje voor deze optie staat wordt er op een gegeven moment automatisch doorverbonden. Staat er een vinkje voor, dan wordt er doorverbonden na het aantal keer rinkelen dat door jou is ingesteld. Je kunt hierbij kiezen van één tot twintig keer rinkelen. Tot slot kun je instellen of je wilt dat de groepsleden meerdere inkomende oproepen kunnen ontvangen. Hiermee zouden zij hun eerste gesprek in de wacht kunnen zetten en een tweede gesprek kunnen beantwoorden. Je kunt deze optie eenvoudig aan- en uitklikken voor de tekst Meerdere inkomende oproepen per groepslid. Als er een kruisje voor staat is deze optie uit en zullen de groepsleden één oproep tegelijkertijd kunnen ontvangen. Als er een vinkje voor staat kunnen zij meerdere inkomende oproepen ontvangen. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 33

34 5.2.6 Groepen: Instellingen Doorschakelen De volgende instellingen die je voor de betreffende belgroep kunt beheren zijn de doorschakelingen. Hier kun je de gewenste omleidingen instellen voor de desbetreffende groep. Je kunt de omleidingen aan- en uitzetten en direct het gewenste telefoonnummer instellen waar je de oproepen naar wilt omleiden. Dit kan een mobiel nummer zijn, een vast nummer en een (verkort) intern telefoonnummer. Ook kun je de oproepen in voic uit laten komen. Onder Groepen, Instellingen en vervolgens Doorschakelen ziet je de volgende opties, met daarachter schuifjes: Doorschakelen buiten kantooruren: Hierbij worden de oproepen doorgeschakeld buiten de door jou ingestelde kantooruren. Doorschakelen bij bezet: Hierbij worden de oproepen doorgeschakeld als alle groepsleden in gesprek zijn. Vertraagd doorschakelen: Hierbij wordt de oproep doorgeschakeld als de groepsleden deze niet beantwoorden. Je kunt een doorschakeling aanzetten door: Op het schuifje te klikken van de gewenste doorschakeling Het schuifje gaat dan naar rechts en wordt groen van kleur Het telefoonnummer naar keuze in te vullen of te kiezen voor optie Voic Klik op > Ok om de doorschakeling op te slaan of op > Annuleren om dat niet te doen Bij een doorschakelingen naar een telefoonnummer kom je in een nieuw scherm, waar je het tijdschema van de doorschakeling in kunt vullen. Hoe je een tijdschema invult ziet ook onder paragraaf op pagina 58, waar we het tijdschema van het welkomstbericht hebben toegelicht. Er komt dan ook een extra optie in het submenu; Tijdschema. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 34

35 Als je kiest voor Voic kom je in een nieuw scherm, waar je het tijdschema van de doorschakeling in kunt vullen. Hoe je een tijdschema invult ziet ook onder paragraaf 5.2.4, waar we het tijdschema van het welkomstbericht hebben toegelicht. Er komt dan ook twee extra opties in het submenu; Tijdschema en Voic . Om de voic s te kunnen beluisteren ga je vervolgens naar de optie Voic in het submenu. Hier kun je een adres invullen waarop de berichten wilt ontvangen. Ook kun je hier een bestand uploaden dat je als welkomstbericht wilt gebruiken voor de groep. Als je vervolgens klikt op >Bewaar worden de instellingen gewijzigd. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 35

36 Als je kiest voor vertraagd doorschakelen en het nummer hebt opgeslagen zie je onder het telefoonnummer het aantal seconden staan waarna er wordt doorgeschakeld. Dit aantal seconden kun je wijzigen door op het groene knopje er achter met wijzig te klikken. Als je vervolgens het gewenste aantal seconden invult en klikt op het groene knopje met opslaan, dan worden de inkomende oproepen voor de groep na dat aantal seconden doorgeschakeld naar het ingevulde telefoonnummer Volgorde groepsleden Het laatste kopje onder de groepsinstellingen ( Groepen, Instellingen ), is Volgorde groepsleden. Hier staat nu nog niets, omdat er nog geen groepsleden aan de betreffende groep zijn toegevoegd. Dit gebeurt onder het laatste menu-item uit het submenu van Groepen : Groepsleden. Deze wordt in de volgende paragraaf behandeld. Zodra er groepsleden aan de groep zijn toegevoegd zal je op deze pagina de eerste leden van de groep terug zien Groepen: Groepsleden Het laatste menu-item dat nog niet aan bod is gekomen is, is Groepsleden. Op deze pagina zie je: Niet toegewezen: Onder Niet toegewezen zie je een overzicht van de Compleet-gebruikers binnen jullie organisatie. Deze zijn gesorteerd op basis van hun achternaam. Uit deze lijst kun je eenvoudig gebruikers toevoegen als lid van de betreffende groep door op het plusje achter de naam te klikken. De gebruiker verplaatst vervolgens naar het kopje Toegewezen, aan de rechterkant. Toegewezen: Gebruikers die hier staan maken onderdeel uit van de betreffende groep. Als je gebruikers uit de groep wilt verwijderen doe je dat door op het minteken achter hun naam te klikken. De gebruiker in kwestie zal dan weer verplaatsen naar de lijst Niet Toegewezen en is dan direct uit de groep gehaald. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 36

37 LET OP! Als je alle groepsleden uit de groep verwijderd is de groep nog steeds actief. Dit betekent dat er nog steeds kosten in rekening worden gebracht voor de groep Groepen: volgorde groepsleden veranderen Zodra je leden aan de belgroep hebt toegevoegd zullen deze ook verschijnen in het overzicht bij de instellingen van de belgroep ( Groepen, Instellingen, Volgorde groepsleden ). In dit overzicht kun je de volgorde van de groepsleden aanpassen. Als je je muis op de streepjes voor de naam van een groepslid zet, ziet u dat deze groen worden. Je kunt vervolgens de volgorde wijzigen door: Te klikken op de streepjes voor de naam van de betreffende gebruiker en de muis ingedrukt te houden de naam te slepen naar een andere positie in de volgorde van de groep De volgorde van de groep is dan gewijzigd Wachtrij toevoegen aan een standaard belgroep Het is niet mogelijk om een wachtrij toe te voegen aan een standaard belgroep. Als je dit wilt doen dien je de huidige belgroep te verwijderen en een nieuwe wachtrij aan te maken waarbij je de optie Wachtrij aanvinkt. 5.3 Aanmaken belgroep met Wachtrij Omdat de algemene belgroep en de groep met wachtrij verschillen in het beheer wijden we hier aparte paragrafen aan. Dit paragraaf beschrijft het aanmaken van een belgroep met wachtrij. Om een groep aan te maken klik je eerst op het plusje bovenin de pagina, achter Groepen. Je komt vervolgens op een nieuwe pagina, die er als volgt uit ziet. Dit scherm bevat de volgende onderdelen: Naam: Deze naam wordt in Compleet gebruikt voor de belgroep in kwestie Extern telefoonnummer: Is het externe telefoonnummer waarop de betreffende belgroep bereikbaar is voor inkomende oproepen. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 37

38 Intern telefoonnummer: Is het verkorte nummer waarop de betreffende belgroep bereikbaar is voor gesprekken binnen de organisatie. Dit nummer dient altijd uit vier cijfers te bestaan. CLIP Voornaam: CLIP staat voor Calling Line Identification Presentation en is nodig voor de nummerweergave. De groepsnaam is voor het beheer van Compleet, de CLIP namen zijn voor de benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden uit de groep. In dit geval zou de voornaam bijvoorbeeld Verkoop kunnen zijn. CLIP Achternaam: De groepsnaam is voor het beheer van Compleet, de CLIP namen zijn voor de benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden uit de groep. In dit geval zou de achternaam bijvoorbeeld Makelaardij de Vries kunnen zijn. Meer er zou ook verwezen kunnen worden naar de locatie van de afdeling, in het geval van een organisatie met meerdere locaties. Taal: Hiermee kies je de taal voor standaard meldingen die worden afgespeeld bij meldingen die je niet zelf kunt beheren (zoals doorschakeling naar de voic ) of als je zelf geen bericht hebt geüpload. Wachtrij: Als je deze optie aan zet creëer je een belgroep waarbij inkomende oproepen in een wachtrij komen als alle deelnemers van de groep in gesprek zijn. Dit kan interessant zijn voor groepen of afdelingen die veel oproepen afhandelen. Je kunt vervolgens een belgroep aanmaken door: Een groepsnaam in te vullen De telefoonnummers te selecteren De CLIP benaming in te vullen De gewenste taal te selecteren Te besluiten of je een wachtrij wilt op deze groep Om de belgroep op te slaan klik je tenslotte op > Bewaar. De groep is nu opgeslagen en wordt weergegeven onder menuoptie Groepen. Het onderstaande voorbeeld toont één groep en één groep zonder Wachtrij Belgroepen met een wachtrij beheren Omdat de algemene belgroep en de groep met wachtrij verschillen in het beheer wijden we hier aparte paragrafen aan. Dit paragraaf beschrijft het beheer van een belgroep met een wachtrij. Als je de gewenste belgroepen hebt aangemaakt kan je deze onder Groepen ook beheren. In dit menu krijg je een overzicht van alle groepen binnen jullie organisatie. Je kan dan op de naam van een groep klikken om deze aan te passen. In het ondersteunende beeldmateriaal hebben we een fictieve belgroep aangemaakt om Compleet nader te demonstreren. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 38

39 5.3.2 Groepen met wachtrij verwijderen Je kunt belgroepen verwijderen met het prullenbakje achter de naam van de betreffende groep. Zodra je hier met je muis op komt wordt het prullenbakje groen. Als je hier vervolgens op klikt krijg je een controlebericht of je de groep daadwerkelijk wilt verwijderen. Als je hier op OK klikt wordt de groep uit je klantomgeving verwijderd. Klik je op Annuleren dan wordt de groep niet verwijderd. LET OP! De functie Wachtrij wordt niet automatisch gedeactiveerd bij de gebruiker die je uit de wachtrij verwijdert. De betreffende gebruiker kan immers deel uitmaken van meerdere wachtrijgroepen. Om de functie te verwijderen bij de betreffende gebruiker, kies je in het hoofdmenu Gebruikers. In het menu aan de linkerkant kies je Gebruikersprofiel. Door het schuifje voor Wachtrij naar links te klikken deactiveer je de functie Wachtrij. De gebruiker wordt nu automatisch uit alle groepen met wachtrij verwijderd Groepen met wachtrij: instellen en wijzigen Als je voor specifieke groepen de instellingen wilt inregelen of wilt wijzigen dan kunt je hieronder lezen hoe je dat doet. Als je een belgroep wilt wijzigen kun je dat doen met de gebruikersnaam. Zodra je hier met de muis op komt verschijnt er een streepje onder de groepsnaam. Als je hier vervolgens op klikt komt u in het menu van de betreffende groep. Als je klikt kom je vervolgens op een nieuwe pagina die er als volgt uit ziet: Compleet Beheerdershandleiding Pagina 39

40 Dit scherm bevat de volgende onderdelen in het submenu: Instellingen Groepsleden Welkomstbericht Wachtbericht Geschatte wachttijd Wachtmuziek We leggen het gebruikersmenu uit op chronologische volgorde van het submenu, te beginnen met het eerste menu-item: Instellingen. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 40

41 5.3.5 Groepen met wachtrij: Instellingen Het eerste menu-item, Instellingen bevat diverse onderdelen. Omdat een aantal extra uitleg vereisen worden de onderdelen in stukjes opgedeeld, per subkopje. Bovenaan de pagina wordt de naam van de betreffende belgroep weergegeven, daaronder vindt je de algemene groepsinformatie: Naam: deze naam wordt in Compleet gebruikt voor de belgroep in kwestie Maximaal aantal wachtende oproepen: hier stel je in hoeveel oproepen je maximaal in de wachtrij wilt hebben staan. Dit kunnen er maximaal 25 zijn. Als dit aantal bereikt wordt, wordt de volgende beller doorgeschakeld zoals ingesteld bij de optie Doorschakelen bij bezet op deze zelfde pagina. Extern telefoonnummer: is het externe telefoonnummer waarop de betreffende belgroep bereikbaar is voor inkomende oproepen. Intern telefoonnummer: is het verkorte nummer waarop de betreffende belgroep bereikbaar is voor gesprekken binnen de organisatie. Dit nummer dient altijd uit vier cijfers te bestaan. CLIP Voornaam: CLIP staat voor Calling Line Identification Presentation en is nodig voor de nummerweergave. De groepsnaam is voor het beheer van Compleet, de CLIP namen zijn voor de benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden uit de groep. In dit geval zou de voornaam bijvoorbeeld Verkoop kunnen zijn. CLIP Achternaam: de groepsnaam is voor het beheer van Compleet, de CLIP namen zijn voor de benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden uit de groep. In dit geval zou de achternaam bijvoorbeeld Makelaardij de Vries kunnen zijn. Meer er zou ook verwezen kunnen worden naar de locatie van de afdeling, in het geval van een organisatie met meerdere locaties. Taal: Hiermee kies je de taal voor standaard meldingen die worden afgespeeld bij meldingen die je niet zelf kunt beheren (zoals doorschakeling naar de voic ) of als je zelf geen bericht hebt geüpload. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 41

42 Als je groepsgegevens wilt wijzigen kun je op het potloodje klikken naast de groepsnaam. Alle gegevens worden vervolgens bewerkbaar. Je kunt vervolgens de gegevens van de groep wijzigen door: De informatie naar wens in te vullen Te klikken op de groene knop met > Bewaar De nieuwe gegevens vervolgens opgeslagen. Het volgende subkopje is Instellingen. Bij deze optie kun je de oproepverdeling beheren die voor de hele groep van toepassing. Hierbij kun je instellen hoe de inkomende oproepen worden verdeeld onder de verschillende groepsleden. In de volgende paragraaf wordt toegelicht hoe dit werkt Groepen met wachtrij: Instellingen- Oproepverdeling Bij Oproepverdeling kun je aangeven hoe je wilt dat inkomende oproepen binnenkomen bij de groepsleden en of de afzonderlijke leden meerdere inkomende oproepen moeten kunnen ontvangen. Je hebt bij de oproepverdeling de keuze uit de volgende opties: Cyclisch: Als je de oproepen cyclisch laat binnenkomen worden deze in een vaste volgorde binnen de groep doorlopen. De leden van de groep zijn op een bepaalde volgorde ingedeeld en de oproep komt bij deze oproepverdeling binnen bij het groepslid dat op één staat. Als deze niet opneemt, na het door jouw ingestelde aantal keer rinkelen, gaat de oproep door naar het tweede groepslid. En zo verder. De volgorde van de groep wordt later toegelicht in de paragraaf over het submenu Groepsleden. Vast hoofd: Bij deze oproepverdeling komen de oproepen standaard eerst binnen bij de eerst beschikbare persoon, op basis van de groepsvolgorde. Hierbij wordt altijd eerst de eerste persoon bovenaan de lijst benaderd. Simultaan: Wanneer de oproepen simultaan binnen de groep worden verdeeld, gaan alle toestellen binnen de groep tegelijkertijd over. Lange rusttijd: Bij deze oproepverdeling wordt er gekeken wie er het langst geen oproep heeft beantwoord. Zodra een oproep is afgerond wordt het groepslid die deze beantwoordt heeft onderaan de lijst van volgorde geplaatst. De eerstvolgende oproep gaat dan naar degene die het langst geen oproep heeft beantwoord. Als je een oproepverdeling hebt gekozen krijgt je daaronder de vraag na hoeveel keer rinkelen je door wilt schakelen naar de volgende persoon. Dit is optioneel. Als er een kruisje voor deze optie staat wordt er op een gegeven moment automatisch doorverbonden. Staat er een vinkje voor, dan wordt er doorverbonden na het aantal keer rinkelen dat door jou is ingesteld. Je kunt hierbij kiezen van één tot twintig keer rinkelen. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 42

43 Tot slot kun je instellen of je wilt dat de groepsleden meerdere inkomende oproepen kunnen ontvangen. Hiermee zouden zij hun eerste gesprek in de wacht kunnen zetten en een tweede gesprek kunnen beantwoorden. Je kunt deze optie eenvoudig aan- en uitklikken voor de tekst Meerdere inkomende oproepen per groepslid. Als er een kruisje voor staat is deze optie uit en zullen de groepsleden één oproep tegelijkertijd kunnen ontvangen. Als er een vinkje voor staat kunnen zij meerdere inkomende oproepen ontvangen Groepen met wachtrij: Instellingen Doorschakelen De volgende instellingen die je voor de betreffende belgroep kunt beheren zijn de doorschakelingen. Hier kun je de gewenste omleidingen instellen voor de desbetreffende groep. Deze doorschakelingen kun je instellen voor oproepen buiten kantoortijden en als de groep bezet is. Hier is sprake van wanneer het maximum aantal oproepen in de rij is bereikt. Dit aantal oproepen heb je bovenaan de pagina ingesteld. Je kunt de omleidingen aan- en uitzetten en direct het gewenste telefoonnummer instellen waar je de oproepen naar wilt omleiden. Dit kan een mobiel-, vast- en een (verkort) intern telefoonnummer zijn, maar ook een voic . Onder Groepen, Instellingen en vervolgens Doorschakelen ziet je de volgende opties, met daarachter schuifjes: Doorschakelen buiten kantooruren: Hierbij worden de oproepen doorgeschakeld buiten de door jou ingestelde kantooruren. Doorschakelen bij bezet: Hierbij worden de oproepen doorgeschakeld als het maximum aantal wachten in de rij is bereikt. Je kunt een doorschakeling aanzetten door: Op het schuifje te klikken van de gewenste doorschakeling Het schuifje gaat dan naar rechts en wordt groen van kleur Het telefoonnummer naar keuze in te vullen Klik op > Ok om de doorschakeling op te slaan of op > Annuleren om dat niet te doen Compleet Beheerdershandleiding Pagina 43

44 Bij een doorschakelingen naar een telefoonnummer kom je in een nieuw scherm, waar je het tijdschema van de doorschakeling in kunt vullen. Voor meer informatie over het invullen van een tijdschema kun je paragraaf Groepen: Instellingen Welkomstbericht instellen raadplegen Volgorde groepsleden Tot slot het laatste kopje onder de groepsinstellingen ( Groepen, Instellingen ) Volgorde groepsleden. Hier staat nu nog niets, omdat er nog geen groepsleden aan de betreffende groep zijn toegevoegd. Dit gebeurt onder het laatste menu-item uit het submenu van Groepen : Groepsleden. Deze wordt in de volgende paragraaf behandeld. Zodra er groepsleden aan de groep zijn toegevoegd zal je op deze pagina de eerste leden van de groep terug zien Groepen: Groepsleden Het laatste menu-item dat nog niet aan bod is gekomen is, is Groepsleden. Op deze pagina zie je: Niet toegewezen: Onder Niet toegewezen zie je een overzicht van de Compleet-gebruikers binnen jullie organisatie. Deze zijn gesorteerd op basis van hun achternaam. Uit deze lijst kun je eenvoudig gebruikers toevoegen als lid van de betreffende groep door op het plusje achter de naam te klikken. De gebruiker verplaatst vervolgens naar het kopje Toegewezen, aan de rechterkant. Toegewezen: Gebruikers die hier staan maken onderdeel uit van de betreffende groep. Als je gebruikers aan de belgroep toe wilt voegen klik je op plusteken achter hun naam. De gebruiker verschuift dan naar de rechterkolom onder Toegewezen. Hierbij krijg je een melding omdat er extra kosten aan het gebruik van de wachtrij zijn verbonden. Hiervoor betaal je een vast maandbedrag per gebruiker. Je Compleet Servicepartner kan je over deze kosten informeren. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 44

45 Als je gebruikers uit de groep wilt verwijderen doe je dat door op het minteken achter hun naam te klikken. De gebruiker in kwestie zal dan weer verplaatsen naar de lijst Niet Toegewezen en is dan direct uit de groep gehaald. Je krijgt hierbij wederom een melding. Deze wordt getoond omdat het belangrijk is om te weten dat je de gebruiker alleen uit deze specifieke groep haalt. Als deze gebruiker uit alle groepen met een wachtrij gehaald moet worden dien je dit bij de betreffende gebruiker apart nog uit te vinken. LET OP! Als je alle groepsleden uit de groep verwijderd is de groep nog steeds actief. Dit betekent dat er nog steeds kosten in rekening worden gebracht voor de groep. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 45

46 Groepen met wachtrij: volgorde groepsleden veranderen Zodra je leden aan de belgroep hebt toegevoegd zullen deze ook verschijnen in het overzicht bij de instellingen van de belgroep ( Groepen, Instellingen, Volgorde groepsleden ). In dit overzicht kun je de volgorde van de groepsleden aanpassen. Als je je muis op de streepjes voor de naam van een groepslid zet, ziet u dat deze groen worden. Je kunt vervolgens de volgorde wijzigen door: Te klikken op de streepjes voor de naam van de betreffende gebruiker en de muis ingedrukt te houden de naam te slepen naar een andere positie in de volgorde van de groep De volgorde van de groep is dan gewijzigd Wachtrij toevoegen aan een standaard belgroep Het is niet mogelijk om een wachtrij toe te voegen aan een standaard belgroep. Als je dit wilt doen dien je de huidige belgroep te verwijderen en een nieuwe wachtrij aan te maken waarbij je de optie Wachtrij aanvinkt Tijdschema Als je een doorschakeling hebt aangezet krijg je links het menu ook de optie Tijdschema te zien. Voor meer informatie over hoe je een tijdschema instelt kun je paragraaf Groepen: Instellingen Welkomstbericht instellen raadplegen Groepen met wachtrij: Welkomstbericht De volgende optie in het menu is Welkomstbericht. Zodra bellers een groep bellen, of wanneer zij worden doorverbonden naar de groep met een wachtrij krijgen zij een Welkomstbericht te horen. Je kunt het bericht zelf inspreken en uploaden (.wav of.mp3). Je kunt hiermee de beller laten weten dat hij/zij het juiste nummer heeft gebeld. Bijvoorbeeld: Welkom bij de service afdeling van Janssen Informatica. Je kunt er ook voor kiezen dit bericht niet te laten horen, de beller komt dat zonder aankondiging in de wachtrij. Wanneer je er voor kiest wél een Welkomstbericht te laten horen maar je upload geen bericht, krijgt de beller de standaardmelding te horen. Dit is echter niet aan te bevelen. Wanneer je gebruik wil maken van een Welkomstbericht klikt je deze eerst aan, door op het schuifje te klikken. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 46

47 Groepen met een wachtrij: Wachtbericht De volgende optie in het linker menu is Wachtbericht. Met het Wachtbericht kun je bellers in de wachtrij laten weten dat ze zo spoedig mogelijk worden geholpen. Je kunt het bericht zelf inspreken en uploaden (.wav of.mp3). Bijvoorbeeld: Nog een moment geduld alstublieft, wij staan u zo spoedig mogelijk te woord. Wanneer je er voor kiest wél een Wachtbericht te laten horen maar je upload geen bericht, krijgt de beller de standaardmelding te horen. Dit is echter niet aan te bevelen. Je kunt er voor kiezen om het Wachtbericht te herhalen tijdens het wachten. Je kunt ook de tijd tussen twee meldingen instellen (in seconden). Wanneer je gebruik wil maken van een Welkomstbericht klikt je deze eerst aan, door op het schuifje te klikken. Ook zie je hier: Herhaal bericht iedere 10 seconden: hier kun je het gewenste aantal seconden invullen waarna de beller het wachtbericht te horen krijgt Geluidsbestand: hier kun je het gewenste geluidsbestand uploaden voor het wachtbericht Het aantal seconden staat standaard op 10 seconden. Dit kun je wijzigen door: te klikken op wijzig het gewenste aantal seconden te selecteren en tenslotte te klikken op opslaan Groepen met een wachtrij: Geschatte wachttijd De volgende optie in het linker menu is Geschatte wachttijd. De melding van de geschatte wachttijd is een bericht dat door Compleet wordt gegenereerd. Je kunt dit niet wijzigen. Je kunt ervoor kiezen om deze berichten in het Nederlands of in het Engels te laten horen. Je kunt de taal bij de instellingen van de groep wijzigen. Dit kun je doen bij de algemene instellingen van de groep. Voor meer informatie hierover kun je paragraaf 5.3 Aanmaken belgroep met Wachtrij raadplegen. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 47

48 De geschatte wachttijd kan op twee manieren te horen worden gebracht: Als positie: De melding is (Nederlands) U bent beller nummer [positie] in de wachtrij. Blijf alstublieft aan de lijn. Als wachttijd: De melding is (Nederlands): Op dit moment is de gemiddelde wachttijd [aantal] minuten. Blijf alstublieft aan de lijn.. Als je kiest voor de optie wachttijd wordt deze berekend aan de hand van een formule die je zelf kunt beheren. In dit geval wordt de gemiddelde wachttijd berekend door het aantal wachtenden te vermenigvuldigen met de Gemiddelde duur van een gesprek. Dit kun je ingeven bij het menu-item Geschatte wachttijd. Wanneer je als gemiddelde gespreksduur 5 minuten hebt ingegeven en er zijn twee wachtenden, dan krijgt de derde beller te horen dat de gemiddelde wachttijd 10 minuten is. Je kunt er voor kiezen om de Geschatte wachttijd te herhalen tijdens het wachten. Je kunt ook de tijd tussen twee meldingen instellen (in seconden) Groepen met een wachtrij: Wachtmuziek De laatste optie in het linker menu is Wachtmuziek. De Wachtmuziek is de muziek die de beller te horen krijgt tijdens het wachten. Zodra er één van de eerder genoemde berichten wordt afgespeeld, wordt de wachtmuziek onderdrukt. Je kunt de wachtmuziek zelf uploaden (als.wav of.mp3, maximale grootte 1Mb). Wanneer je ervoor kiest om wél wachtziek te laten horen maar je upload geen muziek wordt de standaard wachtmuziek te horen gebracht. Let er bij het kiezen van een eigen wachtbericht op dat je rekening houdt met de auteursrechten van de muziek. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 48

49 Je kunt de wachtmuziek aanzetten door te klikken op het schuifje. Deze verschuift dan naar links en wordt groen van kleur. De wachtmuziek staat dan aan. Als je deze uit wilt zetten klik je wederom op het schuifje. Deze gaat dan naar links en wordt wit van kleur. De wachtmuziek staat dan uit Inrichten van een groep met wachtrij tips en voorbeelden Inrichten van de wachtrij Het inrichten van een wachtrij die prettig werkt voor de beller is een kwestie van experimenteren. Je kunt experimenteren met het wel of niet laten horen van diverse typen meldingen, met het wel of niet herhalen en met de interval tussen de herhalingen. Vaak wordt er voor gekozen om óf de Geschatte wachttijd te laten horen, of een Wachtbericht. Indien wordt gekozen voor de Geschatte wachttijd op basis van Wachttijd, is het niet aan te bevelen deze te herhalen. Voorbeeld: Wachtrij met beurtmelding Onderstaand voorbeeld is een wachtrij met een Welkomstboodschap, Wachtmuziek en een Geschatte Wachttijd op basis van Positie dat elke 15 seconden wordt herhaald. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 49

50 Voorbeeld: Wachtrij met wachtbericht en melding geschatte wachttijd Onderstaand voorbeeld is een wachtrij met een Welkomstboodschap, Wachtmuziek, eenmalige melding van Geschatte Wachttijd op basis van Wachttijd en een Wachtbericht dat elke 15 seconden wordt herhaald. Voorbeeld: Wachtrij met Wachtbericht Onderstaand voorbeeld is een wachtrij met een Welkomstboodschap, Wachtmuziek en een Wachtbericht dat elke 15 seconden wordt herhaald. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 50

51 6. Belmenu Onder Belmenu kun je belmenu s aanmaken voor bijvoorbeeld het algemene nummer of verschillende groepen (bijvoorbeeld 1. Voor product A, 2. Voor product B. etc.) Hierbij kun je de instellingen voor de inkomende oproepen inregelen en opties zoals keuzemenu s of doorschakelingen instellen. Eindgebruikers van Compleet hebben geen rechten om Belmenus aan te maken of te beheren. Deze opties zijn dan ook alleen beschikbaar voor de beheerder. Hoe je dit kunt inrichten wordt toegelicht in de volgende paragrafen van dit hoofdstuk. Het scherm ziet er in eerste instantie als volgt uit. 6.1 Een Belmenu aanmaken In eerste instantie is het scherm leeg. Je kunt direct een nieuwe Belmenu aanmaken door op het plusje te klikken achter Belmenu. Je komt vervolgens op een nieuwe pagina die er als volgt uit ziet: Op deze pagina zie je de volgende onderdelen: Naam: Deze naam wordt in Compleet gebruikt voor de Belmenu in kwestie Extern telefoonnummer: Is het externe telefoonnummer waarop de betreffende Belmenu bereikbaar is voor inkomende oproepen. Intern telefoonnummer: Is het verkorte nummer waarop de betreffende Belmenu bereikbaar is voor gesprekken binnen de organisatie. Dit nummer dient altijd uit vier cijfers te bestaan. CLIP Voornaam: CLIP staat voor Calling Line Identification Presentation en is nodig voor de nummerweergave. De naam is voor het beheer van Compleet, de CLIP namen zijn voor de benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden vanuit de Belmenu. In dit geval zou de voornaam bijvoorbeeld Algemeen nummer kunnen zijn. CLIP Achternaam: De naam is voor het beheer van Compleet, de CLIP namen zijn voor de benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden vanuit de Belmenu. In dit geval zou de achternaam bijvoorbeeld Makelaardij de Vries kunnen zijn. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 51

52 Je kunt vervolgens een Belmenu aanmaken door: Een naam in te vullen De telefoonnummers te selecteren De CLIP benaming in te vullen Om de Belmenu op te slaan klik je tenslotte op > Bewaar De Belmenu is nu opgeslagen en wordt weergegeven onder menuoptie Belmenu 6.2 Belmenu beheren Als je de gewenste Belmenu hebt aangemaakt kan je deze onder Belmenu ook beheren. In dit menu krijg je nu een overzicht van alle Belmenus binnen uw organisatie. Je kunt dan op de naam van een Belmenu klikken om deze aan te passen. In het ondersteunende beeldmateriaal hebben we een fictieve Belmenu aangemaakt om Compleet nader te demonstreren Belmenu verwijderen Je kunt de Belmenu verwijderen met het prullenbakje achter de naam van de betreffende Belmenu. Zodra je hier met je muis opkomt wordt het prullenbakje groen. Als je hier vervolgens op klikt krijgt je een controlebericht of je de Belmenu daadwerkelijk wilt verwijderen. Als je hier op OK klikt wordt deze uit de portal verwijderd Belmenu wijzigen Als je voor specifieke Belmenus de instellingen wilt inregelen of wilt wijzigen dan kun je hieronder lezen hoe dat moet. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 52

53 Als je een Belmenu wilt wijzigen kun je dat doen aan de hand van de gebruikersnaam. Zodra je hier met de muis op komt verschijnt er een streepje onder de naam. Als je hier vervolgens op klikt kom je in het menu van de betreffende Belmenu. Als geklikt hebt op de naam kom je vervolgens op een nieuwe pagina die er als volgt uit ziet: Dit scherm bevat de volgende onderdelen in het submenu: Instellingen Tijdens Kantooruren Buiten Kantooruren Tijdschema We leggen het menu van de Belmenu uit op chronologische volgorde van het submenu, te beginnen met het eerste menu-item: Instellingen Belmenu: Instellingen Op deze pagina ziet u de volgende onderdelen: Naam: Deze naam wordt in Compleet gebruikt voor de Belmenu in kwestie Extern telefoonnummer: Is het externe telefoonnummer waarop de betreffende Belmenu bereikbaar is voor inkomende oproepen. Intern telefoonnummer: Is het verkorte nummer waarop de betreffende Belmenu bereikbaar is voor gesprekken binnen de organisatie. Dit nummer dient altijd uit vier cijfers te bestaan. CLIP Voornaam: CLIP staat voor Calling Line Identification Presentation en is nodig voor de nummerweergave. De naam is voor het beheer van Compleet, de CLIP namen zijn voor de Compleet Beheerdershandleiding Pagina 53

54 benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden vanuit de Belmenu. In dit geval zou de voornaam bijvoorbeeld Algemeen nummer kunnen zijn. CLIP Achternaam: De naam is voor het beheer van Compleet, de CLIP namen zijn voor de benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden vanuit de Belmenu. In dit geval zou de achternaam bijvoorbeeld Makelaardij de Vries kunnen zijn. Om het toestel of de telefoonnummers te wijzigen klik je op het potloodje achter de naam van de betreffende Belmenu. Alle gegevens worden vervolgens bewerkbaar. Je kunt vervolgens een Belmenu bewerken door: De gewenste naam in te vullen De telefoonnummers te selecteren De CLIP benaming in te vullen Om de wijzigingen op te slaan klikt je tenslotte op > Bewaar De wijzigingen zijn nu opgeslagen Belmenu: Tijdens Kantooruren Op dit scherm zie je de volgende onderdelen: Geluidsbestand uploaden: Hier kan je een bestand uploaden dat je als gesproken menu wilt gebruiken. Dit moet een wav- of mp3-bestand zijn en mag niet groter zijn dan 1.8 MB. Hierbij spreek je zelf de menuopties en hun doorschakelingen of functionaliteiten in. Dit kun je bijvoorbeeld eenvoudig doen op een smartphone of tablet. ios biedt hiervoor bijvoorbeeld Recorder Free aan in de appstore. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 54

55 Keuzemenu: Hier kan je per menuoptie instellen wat de verschillende keuzetoetsen doen. Dit kan een doorschakeling zijn, maar ook een functionaliteit zoals het menu nog een keer afluisteren. Optie 0 tot en met 9 Optie * Optie # De instellingen die je kan kiezen voor de verschillende menuopties zijn als volgt: Geen actie: Hierbij wordt de beller automatisch doorgeschakeld naar het door jou ingevulde telefoonnummer. Doorverbinden met aankondiging: Hierbij wordt bij de beller aangegeven dat deze doorverbonden wordt. Doorverbinden zonder aankondiging: Hierbij wordt de beller zonder aankondiging doorverbonden. Doorverbinden naar telefoniste: Hierbij worden bellers standaard doorverbonden naar een door jou gekozen nummer. Dit zou de receptie/ telefoniste kunnen zijn. Herhaal menu: Als de beller deze optie kiest wordt het menu herhaald. Stop: Met deze optie wordt de verbinding verbroken. Bij ons fictieve bedrijf ziet het belmenu onder kantoortijden er als volg uit: Compleet Beheerdershandleiding Pagina 55

56 6.2.5 Belmenu: Buiten Kantooruren De Belmenu voor buiten kantooruren werkt hetzelfde als die voor binnen kantooruren. Echter is deze voor de doorschakelingen en functionaliteiten buiten werktijd. Zo kan je bijvoorbeeld doorschakelen naar een extern callcenter voor storingen. De instellingen voor deze optie zijn hetzelfde als bij de voorgaande. Hiervoor kan je dan ook de voorgaande paragraaf raadplegen. Daarnaast kan je buiten kantoortijden ook een voic aanzetten. Dit doe je door: achter Actie de optie Keuzemenu te wijzigen door te klikken op wijzig Je kan deze dan veranderen in Voic door die optie te selecteren en te klikken op opslaan. Vervolgens kan je de voic instellen. Bij vul je het adres in waarop je de voic berichten wilt ontvangen. Bij Welkomstbericht kiest je het bestand dat afgespeeld moet worden als bellers in de voic terecht komen. Als je dit naar wens heeft ingesteld kan je de voic instellingen opslaan door te klikken op >Bewaar. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 56

57 6.2.6 Belmenu: Tijdschema Het laatste menu-item onder Belmenu is Tijdschema. Hier kan je de kantooruren van de Belmenu instellen. Dit stel je net zo in als je hebt heeft gedaan bij Groepen. Voor de uitleg over deze instellingen kan je hoofdstuk 5. over Groepen raadplegen. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 57

58 7. Extra Onder Extra tref je drie opties die te maken hebben met de algemene bereikbaarheid en telefonie van jullie organisatie. Dit betreft de wachtmuziek, de fax-to- en het bedrijfstelefoonboek. Deze mogelijkheden worden in de volgende paragrafen nader toegelicht. 7.1 Wachtmuziek De eerste extra optie is het instellen van een wachtmuziekje. Hier zie je twee onderdelen: Wachtmuziek tijdens wachtstand: Als je hier nu op het schuifje klikt verschuift deze naar rechts en wordt deze groen van kleur. De wachtmuziek staat dan aan. De wachtmuziek is te horen bij de gesprekken van alle Compleet-gebruikers als zij iemand in de wacht zetten. Geluidsbestand Bestand kiezen : Hier kan je het muziekbestand uploaden dat je als wachtmuziekje wilt gebruiken. Dit moet een wav- of mp3-bestand zijn en mag niet groter zijn dan 1.8MB. Als je hier geen wachtmuziekje upload zal er een standaard geluidsbestand worden afgespeeld. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 58

59 Als het wachtmuziekje aan staat kan je een geluidsbestand naar keuze uploaden door: Te klikken op Bestand kiezen Een bestand te selecteren Te klikken op Upload Het muziekbestand wordt opgeslagen en afgespeeld als bellers in de wacht staan 7.2 Fax Faxen kan je digitaal, per , ontvangen. Hier heb je uiteraard een faxnummer voor nodig. Zorg dus dat je over voldoende telefoonnummers beschikt. Als mensen vervolgens een fax sturen naar het door jou gekozen telefoonnummer, dan wordt deze digitaal doorgestuurd naar het door jou ingevulde adres, als Tiff-bestand. Je kunt een fax aanmaken door op het plusje te klikken achter Fax. Vervolgens kom je op een nieuwe pagina die er als volgt uitziet: Je kunt een fax als volgt instellen: Klik op het plusje naast Fax Selecteer het externe nummer waarnaar de faxen verstuurd kunnen worden Vul het adres in waarop je de faxen wilt ontvangen Klik op > Bewaar Je zult nu de faxen van dit faxnummer als Tiff-bestand ontvangen op het door jou ingevoerde adres Als je extra faxnummers in gebruik wilt nemen is dat ook mogelijk. Je kunt deze op dezelfde wijze instellen, nadat je op het plusje hebt geklikt. De functie fax to wordt niet ondersteund in combinatie met buitenlandse telefoonnummers. 7.3 Bedrijfstelefoonboek De laatste optie onder Extra, is het Bedrijfstelefoonboek. Hier kan je telefoonnummers van contactpersonen toevoegen die voor alle Compleet gebruikers binnen jullie organisatie beschikbaar moeten zijn. Deze contacten synchroniseren niet met interne telefoonlijst de toestellen. Wel zie je de naam van contactpersonen terug op het scherm als zij je bellen. Ook worden al deze contacten automatisch toegevoegd aan de interne telefoonlijst van de Remote app van alle medewerkers. Zo kunnen al jullie medewerkers uitbellen met hun vaste telefoonnummer naar belangrijke bedrijfscontactpersonen. Je kunt contactpersonen toevoegen door op het plusje te klikken achter Bedrijfstelefoonboek. Je komt dan op een nieuwe pagina die er als volgt uit ziet. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 59

60 Je kan hier de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon invullen en toevoegen aan het adresboek door te klikken op >Toevoegen. Het aangemaakte contact is dan opgenomen in het bedrijfstelefoonboek. Je kan de contactpersoon verwijderen door op het vuilnisbakje te klikken achter het telefoonnummer. Wijzigingen kan je doorvoeren door op de naam te klikken. 7.4 Belverkeer blokkades Onder belverkeer blokkades kun je voor alle medewerkers in één keer beheren naar welke belbestemmmingen zij al dan niet mogen bellen. Je wijzigt dit door op de gewenste bestemming of het teken ervoor te klikken en vervolgens te klikken op Bewaar. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 60

61 8. Contact Figuur 19: In deze afbeelding zie je de contactmogelijkheid met een fictieve Compleet Servicepartner. Als je inlogt zie je hier je persoonlijke Compleet Servicepartner In de portal treft je tot slot ook een contactoptie. Dit formulier wordt toegezonden naar jullie persoonlijke Compleet Servicepartner. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 61

62 9. Voorbeeldsituaties Om de mogelijkheden van Compleet zo tastbaar mogelijk te maken illustreren wij deze door het volgende tweetal veel voorkomende telefoniesituaties te omschrijven: jullie algemene bedrijfsnummer en de verkoopafdeling. 9.1 De telefonie voor je algemene telefoonnummer inrichten Om jullie algemene telefoonnummer in te richten begin je als volgt: Bepaal wie de inkomende oproepen moet beantwoorden: Één specifiek persoon Één bepaalde belgroep Meerdere groepen, op een specifieke volgorde Bepaal hoe je deze oproepen wilt doorzetten: Met een wachtmuziekje Met een welkomstbericht Met een aankondiging Zonder aankondiging Met een keuzemenu Met of zonder wachtrij Bepaal hoe je de bereikbaarheid wilt garanderen: Een voic Doorschakelingen Als je een mooi telefoonnummer hebt uitgezocht en in kaart hebt hoe je het algemene telefoonnummer wilt inrichten kan je deze aanmaken in Compleet. Stel, je kiest voor een algemeen telefoonnummer dat als volgt ingedeeld zou moeten zijn: De oproep komt binnen en.: Er volgt keuzemenu met optie 1 voor Verkoop, optie 2 voor Klantenservice en optie 3 voor overige vragen. Je wilt een wachtmuziekje Je wilt een welkomstbericht bij de betreffende afdeling Je wilt een doorschakeling naar het algemene nummer als deze afdeling niet antwoordt De stappen die je dan zou moeten maken zijn: Een Belmenu inrichten met het algemene telefoonnummer. Dit doe je onder Belmenu Een wachtmuziekje uploaden en aanzetten. Dit doet je onder Extra De groepen inrichten. Hierbij zet je de optie welkomstbericht aan en kies je voor een doorschakeling naar het algemene telefoonnummer. Deze instellingen kan je beheren onder Groepen. Met deze doorschakeling zouden inkomende oproepen niet dood lopen bij de groepen en worden ze netjes door de bedrijfstelefonie geleid. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 62

63 9.2 De telefonie voor je verkoopafdeling inrichten Om jullie algemene telefoonnummer in te richten begin je als volgt: Bepaal hoe de oproepen binnen moeten komen: Zonder aankondiging Met een aankondiging Met een welkomstbericht Met een belmenu of een groep Bepaal wie de inkomende oproepen moet beantwoorden: Eerst één specifiek persoon Degene die het eerst opneemt Een bepaalde volgorde aan personen of oproepen Bepaal hoe je de bereikbaarheid wil garanderen: Een voic Doorschakelingen Als je een mooi telefoonnummer uit jullie nummerlijst in Compleet hebt uitgezocht en in kaart hebt hoe je het telefoonnummer voor de verkoopafdeling wilt inrichten kan je deze aanmaken in Compleet. Stel, je kiest voor de volgende indeling voor de telefonie van jullie verkoopafdeling: De oproep komt binnen en : Er volgt een welkomstbericht Welkom bij de afdeling verkoop. U wordt zo spoedig mogelijk te woord gestaan De oproep komt bij iedereen in de groep tegelijkertijd binnen. Als de oproep te lang niet wordt opgenomen wordt deze doorgeschakeld naar het algemene telefoonnummer De stappen die je dan zou moeten maken zijn: Zorg dat het algemene telefoonnummer is ingericht Maak een belgroep aan voor de afdeling Verkoop onder Groepen Stel het welkomstbericht in onder Groepen, voor de desbetreffende groep Zet de oproepverdeling op Simultaan Zet een doorschakeling aan naar het algemene telefoonnummer Compleet Beheerdershandleiding Pagina 63

64 Pro Standaard Basic 10. Type licenties en voorwaarden Eindgebruikers van Compleet kunnen werken met een Basic, Standaard of een Pro licentie. Deze zijn in eerste instantie gecombineerd met de abonnementsvorm onbeperkt bellen, maar het is ook mogelijk om per minuut af te rekenen. Het is niet mogelijk om beide abonnementsvormen te combineren. In de volgende paragraaf wordt het verschil tussen de licenties toegelicht Type licenties Binnen één virtuele telefooncentrale kunnen beide licenties naar behoefte worden gecombineerd. De licenties bevatten de volgende telefoniefunctionaliteiten: Functionaliteit Omschrijving 3 weg conferentie Stelt de gebruiker in staat om een conferentiegesprek met twee andere gesprekspartners (intern of extern) op te zetten. - Bedrijfstelefoongids De bedrijfstelefoongids bevat alle toegewezen telefoonnummers binnen de organisatie. Call Pickup Stelt de gebruiker in staat om iedere oproep op elk toestel aan te nemen binnen de call pickup groep waartoe hij/zij behoort, door middel van een functiecode (standaard *98). - CLIP Aan- of uitzetten Stelt een gebruiker in staat om het tonen van zijn/haar telefoonnummer (CLIP) aan de gebelde partij te blokkeren. De gebruiker kan via de Compleet Portal of via dean remote het versturen van de CLIP aan- of uitzetten. Indien de CLIP is geblokkeerd dan is deze voor alle gesprekken geblokkeerd. De gebruiker kan echter nog steeds door middel van het intoetsen van een functiecode (standaard * 65) alsnog kiezen om de CLIP voor een individueel gesprek te tonen. Zodra het gesprek is afgelopen, wordt de CLIP blokkering hersteld. Doorverbinden De gebruiker kan een oproep doorverbinden naar een ander nummer. Dit kan zowel met als zonder aankondiging ( blind doorverbinden). - Gesprekkenlijst Per gebruiker worden de laatste 100 nummers per oproeptype bewaard: uitgaande, ontvangen en gemiste oproepen. Deze zijn via de Compleet Portal in te zien. Nummers uit de lijst kunnen (opnieuw) worden gebeld door op het nummer te klikken (Click-to-dial). Compleet Beheerdershandleiding Pagina 64

65 Pro Standaard Basic Functionaliteit Omschrijving Laatste nummer kiezen Stelt de gebruiker in staat om het laatst gebelde nummer opnieuw te bellen door het intoetsen van de Redial toets of -indien deze toets op het gebruikte toestel niet aanwezig is- door het intoetsen van een functiecode (niet beschikbaar bij het Basic Gebruikersprofiel). Busy Lamp Field De gebruiker kan een aantal contacten onder het Busy Lamp Field gedeelte van zijn toestel plaatsen, mits deze dit ondersteunt. Hiermee kan hij van deze contacten de bereikbaarheid zien en hen met één druk kop de knop bellen. - - Niet Storen De gebruiker kan zijn/haar toestel tijdelijk onbereikbaar maken. Niet Storen kan worden in- of uitgeschakeld via de Compleet Portal, via dean remote of op het telefoontoestel (afhankelijk van het type toestel). Zodra Niet Storen is ingesteld worden inkomende oproepen behandeld alsof het toestel in gesprek is. - Omleiden altijd Omleiden van alle oproepen naar een intern of extern nummer, ongeacht de status van het toestel. Omleidingen worden in- of uitgeschakeld via de Compleet Portal, via dean remote of op het telefoontoestel (afhankelijk van het type toestel). - Omleiden bij bezet Omleiden van oproepen naar een intern of extern nummer indien het toestel bezet is. Omleidingen worden in- of uitgeschakeld via de Compleet Portal, via dean remote of op het telefoontoestel (afhankelijk van het toestel). - Omleiden bij geen antwoord Omleiden van oproepen naar een intern of extern nummer indien de oproep niet wordt beantwoord. Omleidingen worden in- of uitgeschakeld via de Compleet Portal, via dean remote of op het telefoontoestel (afhankelijk van het toestel). - Persoonlijke telefoongids In de persoonlijke telefoongids kan de Compleet gebruiker telefoonnummers en namen opslaan van contactpersonen die hij/zij vaak belt. Nummers uit de lijst kunnen worden gebeld door op het nummer te klikken (Click-to-dial). Wachtstand Oproepen kunnen in de wacht geplaatst worden. De gesprekspartner hoort wachtmuziek (indien deze geactiveerd is). Compleet Beheerdershandleiding Pagina 65

66 Pro Standaard Basic Functionaliteit Omschrijving Weergave naam beller Toont de identificatie van de externe beller. De gegevens bestaan uit het telefoonnummer (indien niet door de beller geblokkeerd) en, indien beschikbaar in de telefoongids, ook de naam. Kantoor op afstand Elk willekeurig (direct aankiesbaar) toestel ter wereld kan worden aangewezen als toestel voor Kantoor op afstand. Alle oproepen naar het vaste Compleet telefoonnummer komen dan binnen op het aangewezen toestel. Via dean remote kunnen uitgaande oproepen worden geïnitieerd, zonder dat er op het aangewezen toestel kosten worden gemaakt. De gebruiker kiest met dean remote het te bellen telefoonnummer. Het vaste Compleet toestel belt naar het Kantoor op afstand nummer en zodra de gebruiker aanneemt wordt het gebelde nummer gebeld. De gesprekspartner ziet het vaste Compleet telefoonnummer. - - Anywhere Het is mogelijk om meerdere telefoonnummers (bijvoorbeeld een mobiel nummer of een thuistelefoon) mee te laten rinkelen zodra het Compleet telefoonnummer wordt gebeld. Het inkomende gesprek kan op elk van deze nummers worden aangenomen. Indien het gesprek op een mobiele telefoon wordt aangenomen en de gebruiker komt weer bij het vaste toestel, kan het gesprek middels het intoetsten van een code (*11) op het vaste toestel worden voortgezet. - - Voic Om te garanderen dat een inkomende oproep goed terecht komt, ook in geval van afwezigheid kunt u diverse doorschakelingen instellen. Het is echter ook mogelijk om een voic toe te kennen zodat bellers een bericht kunnen achter laten. - - = beschikbaar - = niet beschikbaar 10.2 Voorwaarden Er is geen contracttermijn voor Compleet of de onderliggende abonnementen. Gebruikers en functionaliteiten zijn per dag aan- en uit te zetten en worden per dag geteld. We stellen als enige voorwaarde dat er per maand voor minimaal 20,- wordt afgenomen aan gebruikerslicenties en bedrijfsfuncties. Nummer- en gesprekskosten worden niet mee gerekend. De 20,- wordt al gehaald met één Basic en één Standaard gebruikerslicentie ( 9, ,50) of met één Standaard gebruikerslicentie en een Belmenu (belmenu) ( 12, ,-). Compleet Beheerdershandleiding Pagina 66

67 Wanneer de klant binnen 24 uur hetzelfde aantal gebruikers toevoegt als verwijdert, worden er geen extra gebruikers berekend. Hij betaalt qua gebruikerslicenties en bedrijfsfunctionaliteiten naar gebruik. Bij de gesprekskosten hangt het af van je abonnementsvorm. 11. Prijsoverzicht Omdat Compleet maandelijks is op te zeggen, en de opties zelfs dagelijks, worden er eenmalige kosten in rekening gebracht. Houd hier als beheerder rekening mee op het moment dat je voor een bepaalde inrichting kiest. Zoals ook in de voorwaarden is uitgelegd wordt er eens per dag gekeken wat er op die specifieke dag is gebruikt. Verwijder je vijf gebruikers en voeg je er weer vijf toe? Dan zit je op hetzelfde aantal als ervoor en worden er geen eenmalige kosten in rekening gebracht. Voor de actuele prijzen kun je contact opnemen met je Servicepartner. 12. Toestellen in gebruik nemen Compleet is te gebruiken in combinatie met een selectie van hoogwaardige telefoonmerken. Voor deze toestellen zijn handleidingen beschikbaar. Je vindt deze in de Compleet portal. Compleet ondersteunt en distribueert een selectie Yealink bureautoestellen, Polycom bureautoestellen en Gigaset draadloze telefoontoestellen. Daarnaast ondersteunt Compleet een aantal Cisco en Panasonic-toestellen. Deze distribueert Compleet niet zelf. Het is ook mogelijk om Compleet met een Softphone te gebruiken, maar hierop wordt geen technische ondersteuning geboden omdat deze niet te beheren zijn door jullie Compleet Servicepartner. Compleet Beheerdershandleiding Pagina 67