Silver Dome. 1 punt kaartverkoop; 1 punt horecaopbrengsten 1 punt overige opbrengsten 3 punten aanknopingspunten

Transcriptie

1 A 1a 1b Relevantie (40 punten) Typeer Silver Dome BV volgens de betrouwbaarheidstypologie en geef de aanknoppingspunten voor de volledigheid van de opbrengsten en juistheid van de kosten.(6 punten) Typeer Silver Dome BV volgens de relevantietypologie. Geef een onderbouwing van de door u gekozen type aan de hand van de individuele factoren uit het Tolmodel. (14 punten) Betrouwbaarheidstypologie (Typologie van Starreveld): Mede organiseren van een evenement: dienstverlening De opbrengsten bestaan uit kaartverkoop (dienstverlening: reservering niet specifiek ruimte) en verkoop van horecaproducten (dienstverlening: doorstroming eigen goederen). Alsmede overige dienstverlening: vergoeding voor het opbouwen van het podium, beschikbaar stellen van de ruimte, gereed maken van de ruimte en ter beschikking stellen van personeel. Derhalve aandacht voor de primaire vastlegging van de contracten. Volledigheid van de opbrengsten vaststellen op basis van het aantal verkochte kaartjes maal de prijzen die contractueel zijn afgesproken. Wat betreft horeca is er sprake van dienstverlening met doorstroming van eigen goederen. Aandacht voor de goederenbeweging met als sluitstuk de inventarisatie van de voorraad horecaproducten. Het contract is de basis om te bepalen hoeveel er wordt meebetaald aan het opbouwen van het podium, ter beschikking stellen ruimte, gereed maken ruimte en ter beschikking stellen van personeel. Vastleggen van de uren van de medewerkers voor beheersing van de personeelskosten. Voor- en nacalculatie met verschillenanalyse van de (schoonmaak-, bewaking-) kosten per evenement. 1 punt kaartverkoop; 1 punt horecaopbrengsten 1 punt overige opbrengsten 3 punten aanknopingspunten Doelen Doelen expliciet (klanttevredenheid, flexibiliteit, ijskwaliteit, akoestiek, veiligheid, omzetgroei, etc.), zowel financieel als niet-financieel. De verschillende perspectieven van de Balanced Scorecard zijn volledig uit te werken.

2 Structuur Processen Individueel Cultuur Basisstructuren Product/klantgericht, zie strategieparagraaf Wijze van coördineren en beheersing Adhocratie: er wordt gewerkt in projecten in telkens wisselende samenstellingen van de kennisgebieden per medewerker. Medewerkers vervullen ook verschillende functies gedurende de werkdag. De coördinatie van de projecten en het wisselen van de functies vindt plaats door middel van overwegend informele afstemming. Soorten organisatieonderdelen Kleine staf (Planning, Human Resources, Facilitaire Dienst, Kaartverkoop, Inkoop en Administratie). Soorten verantwoordelijkheden De projectleider is resultaatverantwoordelijk voor een evenement. Horeca is opbrengstencentrum Stafdiensten: onafhankelijke kostencentra Functionele processen De evenementen worden georganiseerd als projecten Organisatietypen Dienstverlening; reservering niet specifieke ruimte, dienstverlening met doorstroming eigen goederen wat betreft horeca en overige dienstverlening wat betreft ter beschikking stellen ruimte en personeel alsmede opbouwen podium. Besturing en beheersing t.b.v. de functionele processen Samengesteld proces: De behoeften van de klant staan centraal maar binnen vooraf gedefinieerde mogelijkheden tot differentiatie. Mate van beheersing Evenementen/processen zijn beheerst Standaard en maatwerkprocessen Individueel Ondernemers en teammanagers: management is gericht op nieuwe kansen in de markt en faciliteert de medewerkers om in projectteams samen te werken. Collectief De dynamiek van de markt alsmede het gegeven dat de organisatie voornamelijk uit professionals bestaat maakt losse delegatie noodzakelijk. Functionele cultuur Er heerst duidelijkheid. De eigen positie in de markt is helder. Organisatie is gericht op nieuwe marktkansen en is flexibel en werkt klantgericht. Besluitvorming vindt interactief plaats. Conclusie: Maatschappelijk Netwerk. 2 Welke managementinformatie is nodig voor het besturen en beheersen van de organisatie volgens het door u in 1b gekozen relevantietype? Geef gemotiveerd de rapportageset. (20 punten)

3 Inhoud: De informatieverzorging bij Silver Dome als maatschappelijk netwerk heeft een sterk informeel karakter en is gericht op evenementen en de resultaten per evenement. Omtrent het functioneren van de projectmedewerkers wordt per evenement gerapporteerd. In de managementrapportages wordt ingegaan op de mate waarin de in de Balanced Business Scorecard geformuleerde doelen en doelstellingen worden gerealiseerd. Er is sprake van informatie per projectleider/evenement waarin informatie wordt verstrekt omtrent de mate waarin doelen en doelstellingen worden gerealiseerd. Per evenement is er een projectleider aangesteld. Vorm: Er is sprake van losse delegatie, derhalve in een relatief beperkte frequentie periodiek formele rapportages over de voortgang van projecten en een aantal indicatoren voor het management. Veel via de wandelgangen en vergaderingen. Rapportage Informatie ten opzichte van verleden per periode en cumulatief en ten opzichte van begroot. Financiële informatie Inhoud Omzet totaal Omzet kaartverkoop Omzet horeca Brutomarge totaal Brutomarge kaartverkoop Brutomarge horeca Onderhoudskosten Kosten per evenement Resultaat per evenement en analyse van verschillen Subsidie Rubricering en frequentie kwartaal kwartaal kwartaal kwartaal Per evenement/ projectleider, Uitputting Innovatie, flexibiliteit en akoestiek Effect onderhoud, verbouwingen en renovatie op de flexibiliteit, IJskwaliteit en akoestiek ijskwaliteit Per verbouwing, per evenement, per jaar per evenement, kwartaal per

4 Nieuwe soorten evenementen jaar per evenement, kwartaal per jaar Markt Geplande evenementen % gestarte onderhandelingen dat tot contracten leidt Kwaliteit dienstverlening uitbesteding Kwaliteit personeel Publiciteit Klanttevredenheid Markaandeel Concurrerende locatie Per maand en per projectleider Per maand en per projectleider Per evenement, per maand Per evenement, per maand maand maand Per type evenement, per jaar Per kwartaal / per jaar Intern Verschillenanalyse begroting t.o.v. de realisatie hiervan Aantal functies die de medewerkers op een dag vervullen Aantal klachten Uren besteed aan relevante nieuwe ontwikkelingen Uren besteed aan relevante nieuwe ontwikkelingen Personeelsverloop Gemiddelde tevredenheid van het personeel Percentage ziekte en ander verzuim Computerstoringen Incidenten

5 Voorgaande informatie is een voorbeeld. Kandidaten kunnen meer of andere informatie hebben. Van belang is dat de informatie aansluit op de typologie en de case. Gebruik van de balanced scorecard is mogelijk Beheersing (40 punten) 3 Silver Dome BV wil het verkrijgen van klanten voor innovatieve evenementen beheersen met behulp van het model van Simons. Werk de componenten van dit model uit voor dit doel. (16 punten) Belief systems (4 punten) In het belief system komen de normen en waarden waar een organisatie voor staat tot uitdrukking (the do s). De missie is een onderdeel van het belief system. Deze is: Bij Silver Dome kom je graag terug voor een evenement. Waarden als het met overtuiging steunen van de bestaande missie zijn belangrijk. De aspecten veiligheid, kwaliteit, flexibiliteit, akoestiek en gastvrijheid moeten dan ook gedragen worden door de medewerkers. Boundary systems (4 punten) In het boundary system worden de grenzen aan het gedrag aangegeven (the dont s). Zo zal het niet zijn toegestaan gedrag te vertonen of plannen te ontwikkelen die strijdig zijn met de normen en waarden in het belief system. Er dienen duidelijke grenzen te worden gesteld aan wat niet mag. Voorbeelden: er mag niet bezuinigd worden zodat de kwaliteit van akoestiek, veiligheid of ijskwaliteit van onvoldoende niveau worden. Ook gasten lang laten wachten op bestellingen is not done. Interactive control systems (4 punten) In het interactive control system gaat het om doing the right things, voor het behalen van de strategie, uiteraard binnen de kaders die op grond van de missie worden gesteld. De interactive control systems stellen het management in staat om tijdig van strategie te veranderen als dit nodig mocht zijn. Het management wil tijdig geïnformeerd zijn over nieuwe technische mogelijkheden op het gebied van akoestiek en ijs, nieuwe wensen van klanten en wat de concurrentie doet. Hiertoe dient er een gestructureerde informatie-uitwisseling te zijn met de belangrijkste stakeholders om de strategische richting te toetsen aan de behoeften die bij klanten en medewerkers leven. Concreet valt te denken aan het signaleren van nieuwe trends door bezoek van andere evenementen en volgen van informatie over evenementen op internet. Tijdig moeten de signalen uit de veranderende omgeving op worden gepikt. Diagnostic control systems (4 punten)

6 In het diagnostic control system gaat het om doing the things right. De organisatie dient te bewaken in welke mate de activiteiten van de organisatie worden beheerst in het licht van doelen en doelstellingen die binnen de kaders van de strategie zijn geformuleerd. Dit is uitgewerkt in de rapportage set zoals deze is uitgewerkt bij vraag 2. 4 Silver Dome BV wil met behulp van het COSO Integrated Framework for Internal Control de compliance beheersen. Het bedrijf wil zich houden aan de wet- en regelgeving en subsidievoorwaarden. Werk de componenten van het model uit voor deze compliance doelstelling. (24 punten) Integrated Framework Er zijn meerdere dan het hierna genoemde stelsel van beheersmaatregelen denkbaar. Doel: Compliance; houden aan de wet- en regelgeving en subsidievoorwaarden Control environment (6 punten) Integriteit Management draagt uit dat medewerkers zich moeten houden aan wet- en regelgeving alsmede Opleiding en competenties van medewerkers Voorbeeldgedrag van de leiding Kwaliteit van toezicht Risk assessment (7 punten) Risico 1 Risico 2 Risico 3 subsidievoorwaarden. Er is personeelsbeleid gericht op scholing zodat medewerkers weten aan welke regels en voorwaarden zij zich moeten houden Voorbeeldgedrag van de leiding en heldere communicatie in de vorm van een code of conduct waarin medewerkers wordt gevraagd zich te houden aan de regels. De leiding geeft het voorbeeld en doet het ook. De gemeente Zoetermeer en Silver Dome B.V. houden toezicht op het interne beheersingssysteem met betrekking tot subsidies. Het niet kennen van de subsidievoorwaarden. Aangetrokken personeel heeft niet de gewenste kwalificaties. Zij kennen de regels dan ook niet. Personeel wordt niet tijdig goed geschoold. Er wordt personeel aangetrokken waarvan de kennis omtrent regelgeving onvoldoende is gewaarborgd. De leiding vertoont gedrag dat haaks staat op de regels. Medewerkers nemen dat over omdat zij denken dat zij dat dan ook wel mogen doen. Een zwaar accent op een enkel aspect zoals akoestiek wat op gespannen voet kan staan met de regels inzake toegestaan geluidsniveau. Geluid te hard zodat het schadelijk is en het publiek vindt het prima. Control activities (7 punten) Onderstaand is een uitwerking. Mag ook met preventieve en repressieve maatregelen Top level reviews De leiding gaat na of subsidieregels worden nageleefd.

7 Direct functional or activity management Performance indicators Projectleiders beoordelen naleven van de subsidieregels. Bij het werven van personeel wordt vastgesteld dat bepaalde diploma s zijn behaald. Projectleiders beoordelen het geluidsniveau op basis van de richtlijnen hiervoor. Indicatoren die het deskundigheidsniveau van de medewerkers meten, bijvoorbeeld % medewerkers dat een cursus heeft gevolgd op het terrein van de nieuwste regels en subsidievoorwaarden. Information & communication (2 punt) Verzorgen van periodieke rapportages aan de leiding en aan de medewerkers over de naleving van regels en subsidievoorwaarden. Monitoring (2 punt) Periodiek laat het management een onderzoek doen naar de naleving van de subsidieregels. C Automatisering (20 punten) 5 De directie wenst te stoppen met de verkoop van kaartjes via het externe bureau. Er zal een nieuw systeem worden ontwikkeld. Besloten is om aan de hand van Prototyping en Dynamic Systems Development zelf een nieuw kaartreserveringssysteem te bouwen. U wordt gevraagd om de verschillende stappen van Dynamic Systems Development nader in te vullen en duidelijk aan te geven wat de verschillende stappen inhouden. (8 punten, 4 keer 2 punten) Stap 1 Feasibility & Foundations In een haalbaarheidsonderzoek van twee weken wordt verkend of het plan een kans van slagen heeft. Tevens worden de uitgangspunten bepaald in termen van strategie, doelstellingen, processen en de daaruit voortvloeiende informatiebehoefte. Stap 2 Funtional Model Iteration Vaststellen met welke functionaliteit bedrijfsprocessen zullen worden ondersteund oftwel wat het systeem moet gaan doen. Stap 3 Design and Build Iteration Op basis van funktionaliteit vindt het ontwerp en bouw plaats. Dit leidt tot een werkend geautomatiseerd informatiesysteem. Stap 4 Implementation Invoering. De ontwikkelde documentatie wordt voltooid, gebruikers opleiden, en formele acceptatie door gebruikers. Evaluatie van de resultaten. Er bestaat voortdurende interactie tussen de stappen van ontwikkeling.

8 6 Het nieuwe kaartreserveringssysteem is gereed. Via de website kunnen bezoekers een toegangsbewijs kopen en dit zelf uitprinten. Met een geldig toegangsbewijs plus legitimatie kan een bezoeker vervolgens toegang verkrijgen tot het ijsstadiongebouw. Beschrijf vier soorten application controls die van toepassing zijn op het nieuwe kaartreserveringssysteem en geef per soort application control twee voorbeelden. (12 punten) Logische toegangsbeveiliging (boundary control ten opzichte van het kaartreserveringssysteem) (3 punten) Logische toegangsbeveiliging is een noodzakelijke maatregel bij het gebruik van geautomatiseerde informatiesystemen om er voor te zorgen dat alleen de juiste personen toegang hebben tot de bij hun functie passende bestanden en programmatuur. De techniek die meestal wordt gebruikt is het toekennen van gebruikersnamen en passwords aan de medewerkers. Inzicht in de opzet van de logische toegangsbeveiliging verkrijg je door te kijken naar een competentiematrix. In de competentiematrix staat wie, welke bevoegdheid (raadplegen dan wel muteren) heeft tot welk bestand. Om logische toegangsbeveiliging effectief te laten werken, is het noodzakelijk dat: - Medewerkers secuur omgaan met wachtwoord en password en deze niet laten rondslingeren of uitlenen - De bevoegdheden tijdig ingenomen worden wanneer een medewerker van functie verandert of de organisatie verlaat Invoercontroles (3 punten) Met invoercontroles wordt geprobeerd om er voor te zorgen dat de invoer in een programma volledig en juist is. Deze zijn daarom zo belangrijk omdat een foutieve invoer nooit tot een juiste uitvoer zal leiden. De programmatuur heeft veelal diverse mogelijkheden om de ingevoerde gegevens automatisch te laten controleren. Voorbeelden van dit soort geautomatiseerde invoercontroles zijn: - Verplichte invoervelden. Alle velden met een * moeten worden ingevoerd anders kan de gebruiker niet verder - Bestaanscontroles op bijvoorbeeld artikelcode, ordernummer postcode, personeelsnummer etc. - Redelijkheidscontrole op bijvoorbeeld het aantal bestelde kaarten, het kortingspercentage etc. Verwerkingscontroles (3 punten) Door middel van verwerkingscontroles kan de geautomatiseerde verwerking van de gegevens gecontroleerd worden. Deze verwerkingscontroles hebben vooral waarde indien een relatie gelegd wordt tussen de vastleggingen van de

9 ene afdeling en de andere. Denk bijvoorbeeld aan de verschillende stadia die een bestelling doorloopt: -aantal bestellingen geplaatst is toename reserveringsbestand -toename reserveringbestand maal prijzen in prijzenbestand is te ontvangen bedrag -te ontvangen bedrag is betaling bank -aantal bestelde kaarten volgens het reserveringsbestand is aantal te printen unieke toegangsbewijzen Uitvoercontroles (3 punten) Uitvoercontroles dienen om vast te stellen of de uitvoer juist en volledig is. Deze uitvoercontroles worden vaak door de gebruiker zelf uitgevoerd om nog extra zekerheid te verkrijgen dat de uitvoer betrouwbaar is. Voorbeeld van dergelijke controles op de uitvoer: o Komt het aantal geproduceerde toegangsbewijzen overeen met bestelt en betaalt (Uitvoercontrole op volledigheid) o Klopt prijs, datum evenement Data communication controls (3 punten) * Er zijn voldoende waarborgen getroffen dat de verbindingen van het kaartreserveringssysteem betrouwbaar en continue verlopen. * Gegevens zijn voorzien van encryptie in kader wet bescherming persoonsgegevens. * Meting van het serviceniveau door de interne automatiseerders (SLA) Beveiliging tegen hacken.