Document Kwaliteitszorg Berséba conceptversie

Transcriptie

1 Document Kwaliteitszorg Berséba conceptversie Kwaliteitszorg op school en in het SWV 1.1. Inleiding Elk kind zijn talent, elk kind zijn onderwijs. Daar willen we kwaliteit voor leveren, kwaliteitszorg is daar voor nodig! Alle regio s en scholen dienen te beschikken over een instrument van kwaliteitszorg. Dat instrument moet er voor zorgen dat er systematisch aandacht besteed wordt aan kwaliteitszorg. Van scholen mag verwacht worden dat ze beschikken over een systeem van interne kwaliteitszorg, waarmee ze zelf de prestaties die ze leveren beschrijven, beoordelen en verbeteren (of borgen). Vanwege het subjectieve van karakter van een zelfbeoordeling mag ook een externe beoordeling niet ontbreken. De interne en de externe kwaliteitsbeoordeling zijn elkaar van dienst Doelen en uitgangspunten We stellen ons tot doel om enerzijds te waarborgen dat scholen en besturen aan de basiskwaliteit en - ondersteuning voldoen en anderzijds de verbetercultuur te stimuleren. Op SWV-niveau hebben we een opdracht om aan zelfevaluatie te doen en we willen ook antwoorden vinden op problemen die zich op SWVniveau kunnen voordoen. De Auditvragenlijst (AVL), ook wel ons auditkader genoemd, is gebaseerd op het onderzoekskader van de inspectie en is het instrument waarmee we de kwaliteitszorg op de scholen en in het SWV vormgeven. Het onderzoekskader van de inspectie met daarin de verschillende waarderingskaders hebben als doel om te: bewaken dat onderwijsinstellingen ten minste voldoen aan de deugdelijkheidseisen die de (zorg voor) onderwijskwaliteit en het financieel beheer betreffen; interveniëren bij onderwijsinstellingen waar de onderwijskwaliteit en/of de kwaliteitszorg onvoldoende is en/of de continuïteit in gevaar is, zodat zij dit zo snel mogelijk herstellen; stimuleren dat voldoende en goed presterende instellingen de onderwijskwaliteit blijven verbeteren en hun ambities daarop aan laten sluiten; rapporteren over de staat van ons onderwijs communiceren met belanghebbenden over toezichtinformatie betreffende prestaties van het samenwerkingsverband en de afzonderlijke onderwijsinstellingen. Bovengenoemde taken zijn na de stelselwijziging van Passend Onderwijs een gezamenlijke verantwoordelijkheid geworden. Het samenwerkingsverband Berséba stemt daarom de eigen zelfevaluatie af op de zelfevaluatie die door de scholen zelf wordt uitgevoerd. Dat doen we door te gaan werken met één auditkader. Dit gezamenlijk auditkader omvat precies die kwaliteitsgebieden en uitwerkingen waarop de school wordt bevraagd door de inspectie. Scholen die in 2015 of 2016 inspectiebezoek hebben gehad, weten inmiddels hoe het werkt. De standaarden uit ons gezamenlijke auditkader zijn uitgewerkt in een aantal vragen of stellingen in een zogenaamde auditvragenlijst (AVL). Deze auditvragenlijst dient drie doelen: Scholen kunnen de AVL in een cyclisch proces gebruiken voor de zelfevaluatie. Scholen kunnen de AVL gebruiken om verantwoording af te leggen aan eigen bestuur of toezichthouder, aan inspectie en samenwerkingsverband. Het samenwerkingsverband gebruikt deze AVL voor de externe auditing. Elke regio kent een vorm van externe auditing om in een cyclisch proces de eigen kwaliteit te meten en die van de scholen. Zo doet het samenwerkingsverband aan zelfevaluatie en zo organiseert de school haar externe kritische vriend (zie KA). Externe auditing in de regio dient daarom een dubbel doel. We willen dit meer laten aansluiten bij de nieuwe werkwijze van de inspectie. Sommige scholen hebben hier over gesproken met de inspec-

2 tie tijdens een bezoek en deze werkwijze werd positief ontvangen. Elke school kan de eigen AVL in een digitale omgeving actueel houden. Schoolbesturen en samenwerkingsverband kunnen dan de zelfevaluatie eenvoudig monitoren, evenals een aantal ken- en stuurgetallen. Het schoolondersteuningsprofiel, met daarin opgenomen de kengetallen, willen we voor onze scholen graag in deze digitale omgeving onderbrengen zodat deze actueel kan blijven en eenvoudig gevuld kan worden. We sluiten met deze werkwijze aan bij de ontwikkelingen in het onderwijsveld en de functie die het toezicht heeft voor de samenleving. Dit laatste betreft in eerste instantie de waarborg dat alle leerlingen onderwijs volgen dat van voldoende kwaliteit is. Daar ligt onze kerntaak. Tegelijkertijd wil de samenleving dat scholen méér leveren dan een voldoende en binnen onze stimuleringsfunctie willen we daar actief aan bijdragen. Het zorgen voor kwaliteit gaat niet vanzelf. Het vraagt om een systeem. Het permanent borgen en verbeteren van kwaliteit van de school en het SWV en de medewerkers vindt plaats als er sprake is van een methodische aanpak. De kwaliteitsgebieden die minimaal aan bod moeten komen in een goed kwaliteitszorgsysteem worden gehaald uit het meest recente onderzoekskader voor school en SWV. Ze zijn hieronder opgenomen en worden indien nodig weer herzien. Het kwaliteitszorgsysteem is gebaseerd op de systematiek die bekend staat als de PDCA-cyclus. To Plan (P) Vaststellen van de doelen van de school To Do (D) De doelen in de praktijk realiseren To Check (C) Controle of de doelen in voldoende mate gerealiseerd worden To Act (A) Wat goed gaat vasthouden (borgen) en verbeteringen realiseren 1.3. Afspraken Elke school van ons samenwerkingsverband hanteert een systeem van registratie van alle gemaakte afspraken. De medewerkers van de school kennen deze afspraken en weten waar deze te vinden zijn. Ze zijn betrokken (geweest) bij de totstandkoming van genoemde afspraken, zijn hiervan op de hoogte gesteld en worden geacht deze afspraken in de praktijk te realiseren want kwaliteit is doen wat je belooft. De proceseigenaar is hier verantwoordelijk voor. Wat op schoolniveau geldt, geldt ook op het niveau van het samenwerkingsverband en de regio. Alle medewerkers en de kwaliteitszorgcoördinatoren (directies) van de aangesloten scholen weten dat de bovenschoolse afspraken zijn vastgelegd in een Kwaliteitshandboek-Berséba (KH-B). Ook zijn ze bekend met de inhoud ervan. Het KH is als bijlage opgenomen en op onze website te vinden en wordt beheerd door het MT De domeinen die aan bod komen in een goed kwaliteitszorgsysteem OP ONDERWIJSPROCES OP1 Aanbod /programma OP2 Zicht op ontwikkeling OP3 Didactisch handelen OP4 (Extra) ondersteuning OP6 Samenwerking OP8 Toetsing en afsluiting SK SCHOOLKLIMAAT SK1 Veiligheid SK2 Pedagogisch klimaat OR ONDERWIJSRESULTATEN (idem swv) 2

3 OR1 OR2 OR3 KA KA1 KA2 KA3 FB FB1 FB2 FB3 Resultaten Sociale en maatschappelijke competenties Vervolgsucces KWALITEITSZORG EN AMBITIE (idem swv) Kwaliteitszorg Kwaliteitscultuur Verantwoording en dialoog FINANCIEEL BEHEER (idem swv) Continuïteit Doelmatigheid Rechtmatigheid 1.5. Kwaliteitszorg op het niveau van het SWV Het kwaliteitshandboek (KH-B) van het samenwerkingsverband vormen samen met de kwaliteitsgebieden uit het onderzoekskader voor scholen en het school-ondersteuningsprofiel (SOP) de basis voor de externe auditing. Voor de school vormen de bovenstaande kwaliteitsgebieden (zie 1.4) minimaal de basis voor de zelfevaluatie. Hier is een Auditvragenlijst (AVL) voor opgesteld welke dient als ons gezamenlijke auditkader. Aanbevolen wordt in het kwaliteitszorgsysteem een verwijzing naar relevante (borgings)documenten op te nemen. Naast externe auditing door het SWV op de scholen wordt jaarlijks verantwoording afgelegd over de besteding van de ondersteuningsmiddelen. Verder vindt er gedurige monitoring plaats van het gezamenlijk vastgestelde beleid door middel van het school-ondersteuningsprofiel (SOP) met een aantal ken- en stuurgetallen. Tenslotte leveren de contacten tussen school en Loket ons een beeld op over hoe het is gesteld met de ondersteuning en de dekkendheid in elke regio. 2. Zelfevaluatie 2.1. Inleiding De zelfevaluatie vindt plaats op basis van afspraken en processen. Dit gebeurt inventariserend en constaterend. Het richt zich op borging van het beleid van de school en het SWV. De zelfevaluatie is er op gericht om informatie te verzamelen over de werking en de doeltreffendheid van de organisatie. Het richt zich op de uitvoering van het beleid van de school en het SWV, NIET op de kwaliteit van de individuele medewerkers. De zelfevaluatie richt zich op vastgesteld beleid dat bij alle medewerkers bekend is en door alle teamleden gepraktiseerd wordt c.q. gepraktiseerd kan of behoort te worden. Voorwaarden voor zelfevaluatie: Het onderwerp is beschreven en geborgd (bijv. in een Kwaliteitshandboek) Zelfevaluatie vindt zowel breed als diep plaats Er is een duidelijk profiel van de verantwoordelijke KZ-medewerker(s), bijv. van interne en/of externe auditoren Zelfevaluatie op school Inhoud Zelfevaluatie op school, bijvoorbeeld door intern auditeren, is een vorm van interne kwaliteitsmeting. Aan de hand van de in school aanwezige documenten (WMK, BAS, Kwaliteitshandboek, Schoolmap of anders) worden 3

4 kijklijsten gemaakt waarmee in een aantal groepen de lessen bekeken wordt of dat wat op papier staat ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Daarnaast vinden er met collega's gesprekken plaats en worden de in de groep en/of op school aanwezige documenten onderzocht. Dit alles gebeurt door medewerkers die zijn aangesteld en/of opgeleid om dit werk uit te voeren. De resultaten van deze zelfevaluatie worden gepresenteerd aan de proceseigenaar of directie, die op basis daarvan kan zien of de onderzochte zaken volgens afspraak verlopen en of er op onderdelen actie ondernomen moet worden. Geadviseerd wordt om deze zelfevaluatie in een cyclisch proces vorm te geven. Binnen de regio kan tussen de scholen al dan niet van één bestuur uitwisseling plaats vinden van vragenlijsten, auditlijsten, observatielijsten, observatie-instrumenten en vergelijkbare middelen die gebruikt kunnen worden bij de zelfevaluatie. Keuze van een functionaris of verantwoordelijke Zelfevaluatie Bij de keuze van genoemde functionaris kan gebruik gemaakt worden van het (Competentie-) Profiel Functionaris Zelfevaluatie (zie bijlage B), dat destijds door een aantal scholen is vastgesteld. Indien de keuze van geschikte functionarissen bijvoorbeeld door de schoolgrootte op moeilijkheden stuit, kan er desgewenst voor gekozen worden in dezen met andere scholen al dan niet van één bestuur met elkaar samen te werken. Geadviseerd wordt per school één of enkele personen aan te wijzen die verantwoordelijk zijn voor de organisatie van het zelfevaluatieproces in de school. Een proceseigenaar kan uit principe geen functionaris zelfevaluatie zijn. De proceseigenaar (slager) mag niet zijn eigen proces (vlees) controleren. De school (bestuur en/of directie) bepaalt zelf wie de proceseigenaren zijn. Proceseigenaren zijn zij die eindverantwoordelijk zijn voor het formuleren en implementeren van het beleid van de school en de borging en bewaking van de uitvoering van dat beleid. Om verantwoordelijk te zijn voor de zelfevaluatie op school, is het aan te bevelen hiervoor scholing te hebben gevolgd. Dit kan op verzoek in en door de regio worden georganiseerd, mits er voldoende nieuwe mensen geschoold moeten worden. Het opzetten van een netwerk voor functionarissen Zelfevaluatie is aan de regio. Door middel van dit contactmoment kan op collegiaal consultatieve wijze gewerkt worden aan de verdere ontwikkeling van de kwaliteit van de zelfevaluatie van de school, maar ook aan de borging of ondersteuning en versterking van de kwaliteit van de zelfevaluatie. Tevens kan er input geleverd worden voor de ontwikkeling van beleid op het gebied van de kwaliteitszorg op school-, regio- of SWV-niveau. Rapportage De uitkomst van de zelfevaluatie wordt in feitelijke zin teruggekoppeld naar de betreffende afdeling of de individuele leerkracht. Dat wil zeggen: degene die de zelfevaluatie uitvoert (bijv. de interne auditor) geeft afdeling of leerkracht de bevindingen terug. Er is echter geen sprake van beoordelen. Elke activiteit wordt vastgelegd op een door de organisatie vastgestelde en/of gebruikelijke wijze. Elke ronde wordt afgesloten met een presentatie en een bespreking van het Eindverslag in het team. De presentatie ervan wordt verzorgd door de proceseigenaar. De bespreking van de uitkomst van de zelfevaluatie in het team mag nooit gevoerd worden op het niveau van de individuele leerkracht(en). De proceseigenaar komt binnen zes schoolweken na de presentatie van het Eindverslag in het team, met een voorstel voor een vervolg. 4

5 Verbeterplan De status en de functie van het vastleggen op de door de organisatie gebruikelijke manier is, dat het in algemene zin input voor beleid geeft. De proceseigenaar ontwikkelt op basis van de uitslag van de zelfevaluatie beleid c.q. een verbeterplan. De proceseigenaar weegt af of de geconstateerde bevindingen of afwijkingen aanleiding zijn tot het opstellen van een algemeen verbeterplan op het geëvalueerde onderdeel van het onderwijs en stelt prioriteiten. Het in gang zetten van het ontwikkel- of verbetertraject geschiedt volgens de daarvoor in school geldende procedure. Tevens wordt de informatie die wordt verkregen uit de zelfevaluatie, gebruikt om de Auditvragenlijst (AVL) in een digitale omgeving actueel te houden Zelfevaluatie in het SWV Inhoud Naast het monitoren van de informatie en kengetallen uit o.a. School-ondersteuningsprofielen, Auditvragenlijsten en Loketgegevens, vindt er in elke regio auditing plaats. Dit voor de school extern auditeren vindt plaats op basis en aan de hand van het auditkader of auditvragenlijst (AVL) van het SWV dat is afgestemd op het onderzoekskader van de Inspectie. Ook bovenschoolse afspraken uit het Kwaliteitshandboek van Berséba kunnen geauditeerd worden. Kern van het extern auditeren is het proces; er worden geen klassenbezoeken afgelegd; wel kunnen er bijvoorbeeld leerkrachtinterviews afgenomen worden. Per jaar worden relevante kwaliteitsgebieden uit het onderzoekskader van de inspectie en het kwaliteitshandboek van het SWV gekozen. Het gaat om de volgende domeinen: (onderdelen van) Onderwijsproces (onderdelen van) Schoolklimaat (onderdelen van) Onderwijsresultaten (onderdelen van) Kwaliteitszorg en ambitie (onderdelen van) Financieel beheer Elk jaar wordt een kwart van de scholen van de regio geauditeerd. In een periode van vier jaar zijn dan alle scholen geauditeerd. Jaarlijks worden de scholen at random gekozen. Ook de RC, Het Loket en de BAD worden vierjaarlijks geauditeerd. Na afloop van elk schooljaar wordt de auditronde op de scholen geëvalueerd met alle scholen. Tevens zal dan nagegaan worden of het SWV of de regio voldoende input voor beleid krijgt uit de scholen per regio die dat schooljaar geauditeerd zijn. Externe Auditoren Iedereen binnen het SWV die voldoende kennis van zaken heeft, behalve proceseigenaren (RVT, RVB, MT en Het Loket) kan externe auditor worden. Mensen kunnen zich aanmelden of solliciteren bij de Regiomanager. Dit is een open procedure. Het 'competentieprofiel auditor op het niveau van het SWV' (bijlage A) en de kwaliteitscriteria spelen een belangrijke rol. Als er te weinig personen solliciteren, kan de Regiomanager actief werven. Eventueel worden er externe deskundigen benoemd. De Regiomanager doet een voorstel voor bekostiging. De opleiding tot externe auditor wordt gegeven door externe opleiders. Auditoren moeten leren goed en adequaat te rapporteren. Er moet aandacht zijn voor de inhoud: auditoren zijn goed op de hoogte van de afspraken binnen het SWV (het kwaliteitshandboek Berséba) en ze weten om te gaan met de documenten binnen de 5

6 school bijvoorbeeld het School-ondersteuningsprofiel. Er wordt in het competentieprofiel grote aandacht besteed aan het aspect integriteit. Tijdens de jaarlijkse evaluatiebijeenkomst worden afspraken nader gepreciseerd en bijgesteld. Desgewenst wordt jaarlijks bekeken of aanvullende scholing noodzakelijk is. Rapportage Van elke audit(-bezoek) wordt een verslag gemaakt. Deze verslaggeving wordt niet geanonimiseerd. Het resultaat van de audit en elke afwijking van het vastgestelde beleid van het SWV dienen in het verslag vermeld te worden. Elke auditronde resulteert dus in meerdere auditverslagen. Deze verslagen per school (waar de school zelf ook een exemplaar van ontvangt) worden samengevat in één eindverslag. Dit wordt als het Eindverslag Auditeren aan de regiomanager aangeboden. Er wordt in dit verslag met o.a. de weergave van afwijkingen niet gewerkt met percentages, maar met absolute aantallen. Voor dit verslag is een standaard-format ontwikkeld, zie bijlage E. Zodra het Eindverslag Auditeren aan de proceseigenaar aangeboden is, worden de auditverslagen per school bewaard door de proceseigenaar (Regiomanager). Verbeterplan De status en de functie van het Eindverslag Externe Auditing is, dat het in algemene zin input voor beleid geeft. De proceseigenaar (Regiomanager) ontwikkelt op basis van het Eindverslag Auditeren beleid c.q. een verbeterplan. De proceseigenaar weegt af of de geconstateerde afwijkingen aanleiding zijn tot het opstellen van een algemeen verbeterplan. Het in gang zetten van het ontwikkel- of verbetertraject geschiedt volgens de daarvoor in school, regio of SWV geldende procedure. Eventuele beleidsvoornemens worden opgenomen in de reguliere beleidscyclus van het SWV. Terugkoppeling vindt plaats via het reguliere traject. Deze presentatie van het verbeterplan sluit de auditronde af en markeert tevens de start van een nieuw traject te weten: de ontwikkeling van beleid op basis van de uitkomsten van het Eindverslag Externe Auditing. De resultaten van de auditronde worden daarmee overgebracht naar een beleidstraject Zelfevaluatie in een diagram Uit onderstaand diagram blijkt de verbinding tussen de verschillende lagen van kwaliteitszorg in ons SWV. De inspectie houdt toezicht op het samenwerkingsverband en op de scholen. Alle geledingen gebruiken een vorm van zelfevaluatie om verantwoording af te leggen aan de inspectie maar ook aan elkaar. School en SWV spreken daarom dezelfde taal door het auditkader. De inspectie houdt toezicht met gebruikmaking van de onderzoekskaders en verwacht van school en SWV dat ze met behulp van deze kaders ook naar zichzelf kijken. We stellen ons tot doel om enerzijds te waarborgen dat scholen en besturen aan de basiskwaliteit en - ondersteuning voldoen en anderzijds willen we samen de verbetercultuur stimuleren. 6

7 Document Kwaliteitszorg Berséba conceptversie Dynamisch deel 3.1 Format Verbeterplan versie Planning en uitvoering Nr. actie Omschrijving Kwaliteitsgebied en Indicatoren Planning Actor Status 1. Onderwijsproces Nr. actie Omschrijving Kwaliteitsgebied en Indicatoren Planning Actor Status 2. Schoolklimaat Nr. actie Omschrijving Kwaliteitsgebied en Indicatoren Planning Actor Status 3. Onderwijsresultaten Nr. actie Omschrijving Kwaliteitsgebied en Indicatoren Planning Actor Status 4. Kwaliteitszorg en ambitie Nr. actie Omschrijving Kwaliteitsgebied en Indicatoren Planning Actor Status

8 5. Financieel beheer Nr. actie Omschrijving Kwaliteitsgebied en Indicatoren Planning Actor Status 6. Het Loket 6a 6b Nr. actie Omschrijving Kwaliteitsgebied en Indicatoren Planning Actor Status 7. RC en Regiomanagement 7a 7b Nr. actie Omschrijving Domein en Indicatoren Planning Actor Status 8. BAD 8a 8b 8

9 Document Kwaliteitszorg Berséba conceptversie Projectgroep kwaliteitszorg De Regiomanager heeft een projectgroep Kwaliteitszorg ingesteld. Dit kunnen mensen uit het veld zijn of enkele RC-leden. Deze projectgroep is ingesteld om als SWV gezamenlijke de volgende streefdoelen te realiseren: Bereiken dat alle scholen in 2018 werken zoals we hebben afgesproken; De koppeling van kwaliteitszorg met het opgestelde schoolondersteuningsprofiel (SOP) en het ondersteuningsplan (OP) Het actief uitvoering geven aan de verbeterplannen o.b.v. eindrapporten audits; Het proces van KZ op gang houden; scholen enthousiasmeren en motiveren De PRG KZ zorgt ervoor dat beleid en afspraken op een rij worden gezet en dat dit vastgelegd werd in een document Kwaliteitszorg. Tevens zorgt de PRG KZ ervoor dat dit document actueel wordt gehouden. Naar aanleiding van de externe audits wordt een verbeterplan opgesteld. De PRG KZ bewaakt de uitvoering van dit verbeterplan en waar nodig ondersteunt de PRG activiteiten met betrekking tot kwaliteitszorg op het niveau van het SWV, voor een groep van scholen of voor een individuele school.

10 3.3. Externe Commissie Kwaliteitszorg (ECKz) Externe auditors De externe auditoren maken samen deel uit van de Externe Commissie Kwaliteitszorg. Tijdens de jaarlijkse evaluatiebijeenkomst met de externe auditoren worden afspraken nader gepreciseerd en bijgesteld. Tevens wordt op deze bijeenkomst de nieuwe opdracht die wordt vastgesteld door de proceseigenaar (Regiomanager) doorgesproken. De externe auditoren zijn: 10

11 Bijlagen 11

12 Bijlage A: Competentieprofiel Externe Auditor (SWV) In het kader van het kwaliteitszorgtraject is besloten om op het niveau van het samenwerkingsverband zgn. externe auditoren aan te stellen die tot taak hebben om op de scholen audits uit te voeren die zich richten op de afspraken die de scholen gezamenlijk gemaakt hebben en die neergelegd zijn in het Ondersteuningsplan. Het succes van deze opdracht aan deze zgn. externe auditoren, hangt in sterke mate af van de kwaliteit(en) en vaardigheden van de externe auditoren zelf. Het is van belang de keuze van de personen die belast worden met de auditortaak te baseren op een profiel waarin noodzakelijke of gewenste competenties aangegeven staan. Onderstaand (competentie-)profiel is in ontwikkeling. Dit profiel wordt lopende het kwaliteitszorgtraject dat op het niveau van het SWV doorlopen wordt, bijgesteld en aangevuld. Aan de versie-datum kunt u zien of u over de meest recente versie van het competentieprofiel beschikt. Dit competentieprofiel is niet uitputtend. Bijvoorbeeld persoonlijkheidsaspecten, communicatieve vaardigheden, enzovoort, zijn evenzeer relevant en dienen bij de keuze van de auditor een rol te spelen. Competentie Vertrouwen Integriteit Onafhankelijkheid Deskundigheid Luisteren Omschrijving Werken op basis van wederzijds vertrouwen. Integer om kunnen gaan met vertrouwelijk ontvangen informatie. Vertrouwelijke informatie op de juiste plaats inbrengen. Handhaven van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in activiteiten die met de uitvoering van de audit te maken hebben. In staat zijn los van eigen percepties en los van eigen referentie-kader - zonder aanziens des persoons - te kunnen handelen. Beschikken over kennis van zaken betreffende de beleidsonderwerpen en beleidsafspraken die geaudit worden In staat zijn belangrijke informatie op te pikken uit mondelinge mededelingen. Vaardigheid in doorvragen. Vaardigheid om in te gaan op en om te gaan met reacties. Aansluiten bij reacties. 12

13 Competentie Sensitiviteit Flexibel gedrag Kwaliteitsgerichtheid Probleemanalyse Oordeelsvorming Objectiviteit Mondelinge en schriftelijke communicatie Plannen en organiseren Voortgangsbewaking Omschrijving Gedrag laten zien dat getuigt van het onderkennen van de gevoelens en behoeften van de anderen. Ingesteld zijn op en om kunnen gaan met de verschillende situaties waarin de audit wordt uitgevoerd. Eigen gedrag kunnen afstemmen op deze verschillen. Hoge eisen stellen aan kwaliteit van de eindproducten. Herkennen van belangrijke informatie. Herkennen van de essentie van informatie. Verbanden kunnen leggen tussen kwantitatieve gegevens. In staat kwantitatieve gegevens op een beschrijvende en objectieve wijze te analyseren. Op basis van beschikbare informatie juiste en realistische conclusies kunnen trekken. In staat een objectief oordeel, zonder aanzien des persoons uit te brengen. Ideeën en meningen zowel schriftelijk als mondeling aan anderen duidelijk kunnen maken. Taal en terminologie aanpassen aan de ander. Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties en middelen aangeven om de doelen te kunnen bereiken. Specifiek de doelen van de kwaliteitszorg van de school, inclusief die van interne auditing, voor zover aan de interne auditor opgedragen zijn. Beschikken over de vaardigheid om het auditproces adequaat te plannen en te organiseren. Effectief om kunnen gaan met de voor interne auditing beschikbaar gestelde tijd. Opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van de eigen taken en verantwoordelijkheden en die van anderen te bewaken en zeker te stellen. 13

14 Bijlage B: Competentieprofiel Functionaris Zelfevaluatie (School) In het kader van het kwaliteitszorgtraject wordt geadviseerd dat op elke school interne verantwoordelijken (functionaris zelfevaluatie) de eigen kwaliteit van de school volgens een vastgesteld kader in beeld brengen. Het succes van deze opdracht aan deze functionarissen, hangt in sterke mate af van de kwaliteit(en) en vaardigheden van deze personen zelf. Het is van belang de keuze van de personen die belast worden met de taak te baseren op een profiel waarin noodzakelijke of gewenste competenties aangegeven staan. Onderstaand (competentie-)profiel is in ontwikkeling. Dit profiel wordt lopende het kwaliteitszorgtraject dat met de scholen doorlopen wordt, bijgesteld en aangevuld. Dit competentieprofiel is niet uitputtend. Bijvoorbeeld persoonlijkheidsaspecten, communicatieve vaardigheden, enzovoort, zijn evenzeer relevant en dienen bij de keuze van de KZ-functionaris een rol te spelen. Competentie Plannen en organiseren Voortgangsbewaking Probleemanalyse Oordeelsvorming Mondelinge en schriftelijke communicatie Competentie Luisteren Sensitiviteit Omschrijving Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties en middelen aangeven om de doelen te kunnen bereiken. Specifiek de doelen van de kwaliteitszorg van de school, inclusief die van zelfevaluatie (bijv. door interne auditing), voor zover aan deze functionaris opgedragen zijn. Beschikken over de vaardigheid om het audit- of evaluatieproces adequaat te plannen en te organiseren. Effectief om kunnen gaan met de voor interne zelfevaluatie of -auditing beschikbaar gestelde tijd. Opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van de eigen taken en verantwoordelijkheden en die van anderen te bewaken en zeker te stellen. Herkennen van belangrijke informatie. Herkennen van de essentie van informatie. Verbanden kunnen leggen tussen gegevens. Opsporen van mogelijke oorzaken van problemen. Zoeken naar ter zake doende gegevens. Op basis van beschikbare informatie juiste en realistische conclusies kunnen trekken. Ideeën en meningen zowel schriftelijk als mondeling aan anderen duidelijk kunnen maken. Taal en terminologie aanpassen aan de ander. Omschrijving In staat zijn belangrijke informatie op te pikken uit mondelinge mededelingen. Vaardigheid in doorvragen. Vaardigheid om in te gaan op en om te gaan met reacties. Aansluiten bij reacties. Gedrag laten zien dat getuigt van het onderkennen van de gevoelens en behoeften van de anderen. 14

15 Onafhankelijkheid In staat zijn los van eigen percepties en los van eigen referentiekader - zonder aanzien des persoons - te kunnen handelen. Flexibel gedrag Integriteit Kwaliteitsgerichtheid Vertrouwen Ingesteld zijn op en om kunnen gaan met de verschillende situaties waarin de zelfevaluatie wordt uitgevoerd. Eigen gedrag kunnen afstemmen op deze verschillen. Handhaven van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in activiteiten die met de uitvoering van de zelfevaluatie te maken hebben. Hoge eisen stellen aan kwaliteit van de eindproducten. Werken op basis van wederzijds vertrouwen. Integer om kunnen gaan met vertrouwelijk ontvangen informatie. Vertrouwelijke informatie op de juiste plaats inbrengen. Door school zelf geformuleerde competentie Door school zelf geformuleerde competentie 15

16 Bijlage C: Kwaliteitshandboek SWV Berséba (versie datum ) CONCEPT-KWALITEITSHANDBOEK BERSÉBA O.B.V. WAARDERINGSKADER INSPECTIE 2017 WAARDERINGSKADER SWV INSPECTIE 2017 RESULTATEN PLAN (doelen) DO (praktijken en afspraken) CHECK (audits en rapportage op indicatoren) ACT (borging/ verbetering) Kwaliteitsaspecten Indicatoren Praktijken Verwijzingen Hoe Wanneer Door wie Bij wie Borging KWALITEITSZORG EN AMBITIE PLAN (doelen) DO (praktijken en afspraken) CHECK (audits en rapportage op indicatoren) ACT (borging/ verbetering) Kwaliteitsaspecten Indicatoren Praktijken Verwijzingen Hoe Wanneer Door wie Bij wie Borging Doelen, evaluatie en verbetering Structuur en cultuur Verantwoording en dialoog 16

17 FINANCIEEL BEHEER PLAN (doelen) DO (praktijken en afspraken) CHECK (audits en rapportage op indicatoren) ACT (borging/ verbetering) Kwaliteitsaspecten Indicatoren Praktijken Verwijzingen Hoe Wanneer Door wie Bij wie Borging Continuïteit Doelmatigheid Rechtmatigheid 17

18 Bijlage D: Format Verbeterplan School Verbeterplan n.a.v. Eindrapport Audit School Kwaliteitszorg Berséba Planning en uitvoering Nr. actie Omschrijving verbetering per Kwaliteitsgebied en of Indicator Planning Actor 18

19 Bijlage E: Format Verbeterplan SWV (n.a.v. externe audit) Verbeterplan n.a.v. Eindrapport Audit SWV Kwaliteitszorg Berséba Planning en uitvoering Nr. actie Omschrijving verbetering per Kwaliteitsgebied en of Indicator Planning Actor 1. 1a 1b 1c 2. 2a 2b 2c 3. 3a 3b 3c 19

20 Bijlage F: Format Eindverslag Zelfevaluatie RAPPORT 1. ALGEMEEN 1.1 Gegevens Datum zelfevaluatie of audit: Auditteam: (voorzitter, secretaris) 1.2 Toepassingsgebied van de zelfevaluatie of audit Domein: (De focus) Breedte van de steekproef: Gekozen vorm: 1.3 Referentiedoc. Handboek: (hoofdstukken vermelden) Documentnummers / namen van documenten: 2. RAPPORTAGE Afwijking en of verbeterpunten Geef bij afwijkingen altijd aan: Welke eis betreft het en waar vind je die in de schoolafspraken of het handboek? Wat is de geconstateerde afwijking? Welke bewijs hebt u gevonden voor die afwijking? (uitspraak van geauditeerde / geconstateerd gedrag / etc. 1 Afspraak: duidelijk aangeven welke procedure / nummering / etc Resultaat: duidelijk omschrijven Bewijs: waar gevonden? 2 20

21 Afspraak: Resultaat: Bewijs: 3 Etc. Wanneer er geen sprake is van een afwijking maar van een suggestie van de geauditeerde om de werking en doeltreffendheid van de schoolorganisatie te verbeteren spreken we van constateringen en verbetersuggesties. Geef bij een constatering en een verbetersuggestie duidelijk aan: Welke procedure? Wat is je constatering? Welke verbetersuggestie heb je? 3. PROCESVERSLAG VAN DE AUDIT OF ZELFEVALUATIE 3.1 Voorbereiding o.a gekozen werkwijze 3.2 Uitvoering 4. Slotopmerking Namens het audit team, Datum: Handtekening: Bijlage: AUDITCHECKLIJSTEN 21