Brochure voor vrijwilligers

Transcriptie

1 Brochure voor vrijwilligers 1

2 Inleiding Beste vrijwilliger, Vzw De Witte Berken hecht al jaren veel belang aan het samenwerken met vrijwilligers en wenst deze samenwerking in de toekomst nog verder uit te bouwen. Een eerste stap in dit proces is het uitwerken van een degelijke informatiebrochure voor onze vrijwilligers. Naast het geven van een algemene schets van de organisatie Vzw De Witte Berken zelf, is het hoofddoel van deze brochure de kandidaat vrijwilliger wegwijs te maken in het organiseren van het vrijwilligerswerk binnen De Witte Berken. Zoals u in de inhoudstafel kan zien, komen de soorten vrijwilligerswerk, de selectie van de vrijwilligers, de begeleiding van de vrijwilligers, wederzijdse rechten en plichten, in de brochure aan bod. Ook de contracten die gebruikt worden om het vrijwilligerswerk te officialiseren, kan u in de brochure terugvinden. We hopen alvast dat deze informatie kan bijdragen tot een vruchtbare samenwerking. Vzw De Witte Berken 2

3 Inhoudsopgave 1. KORTE VOORSTELLING VAN DE WITTE BERKEN INFORMATIE OVER DE ORGANISATIE CONTACTGEGEVENS MISSIE EN VISIEVORMING OVER HET VRIJWILLIGERSWERK WAAROM WERKEN WIJ MET VRIJWILLIGERS? MEERWAARDE VAN DE VRIJWILLIGERS IN DE ORGANISATIE ALGEMEEN PROFIEL VAN DE VRIJWILLIGER DE POSITIE VAN HET VRIJWILLIGERSWERK BINNEN DE ORGANISATIE ORGANISATIESTRUCTUUR OP WELK NIVEAU WORDEN VRIJWILLIGERS ACTIEF? WIE GAAT HET VRIJWILLIGERSWERK BEGELEIDEN EN COÖRDINEREN? WORDT ER GEWERKT MET EEN VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST? DE WERVING VAN VRIJWILLIGERS WORDT ER PLANMATIG GEWORVEN? WORDT ER DOELGROEPGERICHT GEWORVEN? IS ER EEN PROTOCOL GEMAAKT HOE DE VRIJWILLIGER GEÏNFORMEERD WORDT OVER DE AANNAME OF DE AFWIJZING? 8 5. INWERKEN EN BEGELEIDEN VAN VRIJWILLIGERS BESTAAT ER EEN INLOOPPERIODE VOOR VRIJWILLIGERS EN WIE IS DAAR VERANTWOORDELIJK VOOR (PETER EN METER)? INFORMATIE EN COMMUNICATIE HOE INFORMEREN WE VRIJWILLIGERS? ARBEIDSVOORWAARDEN EN REGELINGEN VOOR VRIJWILLIGERS ZIJN ER VERZEKERINGEN AFGESLOTEN VOOR VRIJWILLIGERS? WAT ZIJN DE RICHTLIJNEN VOOR ONKOSTEN EN REISONKOSTENVERGOEDING? TAKEN, RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE VRIJWILLIGER TAKEN URENINZET WELKE RECHTEN EN PLICHTEN ZIJN ER VOOR VRIJWILLIGERS? Ten opzichte van de organisatie Ten opzichte van de vrijwilliger EVALUATIEFORMULIER VOOR VRIJWILLIGERS VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST

4 1. Korte voorstelling van De Witte Berken 1.1 Informatie over de organisatie De vzw De Witte Berken bestaat uit 2 afdelingen, OOOC Centrum De Wijzer en het begeleidingstehuis De Witte Berken. Centrum De Wijzer is een onthaal-, oriëntatie- en observatiecentrum binnen de bijzondere jeugdzorg. Er worden twintig jongens en meisjes van 0 tot 18 jaar begeleid die in een problematische opvoedingssituatie verzeild zijn geraakt. Het centrum richt zich ook tot het gezin of andere opvoedingsomgevingen van deze kinderen/jongeren. Om onze jongeren en hun gezin zo goed mogelijk te kunnen helpen, wordt een kortdurende begeleiding/opvang aangeboden. Het hoofddoel van deze begeleidingsvorm is een deskundig advies te formuleren voor verdere hulpverlening. Het begeleidingstehuis De Witte Berken biedt residentiële opvang aan 23 kinderen en jongeren van 0 tot 18 jaar, die omwille van een problematische opvoedingssituatie niet langer kunnen verblijven in het vroeger opvoedingsmilieu en waar een (tijdelijke) plaatsing door de Jeugdrechtbank of het Comité voor Bijzondere Jeugdzorg noodzakelijk is. Via het begeleiden van zowel het kind als het gezin, beoogt het begeleidingstehuis een terugkeer naar het thuismilieu of het ontplooien van zelfstandigheid bij deze kinderen en jongeren. 1.2 Contactgegevens Speiestraat WERVIK Tel.: Fax: info@dewitteberken.be Algemeen directeur: Lieve Demyttenaere Dagelijks verantwoordelijke Begeleidingstehuis: Ann Devoldere Pedagogisch verantwoordelijke Centrum De Wijzer: Judith Kerckhoven 4

5 2. Missie en visievorming over het vrijwilligerswerk 2.1 Waarom werken wij met vrijwilligers? Binnen de bijzondere jeugdzorg hebben pedagogische vrijwilligers en stagiairs altijd al een grote rol gespeeld. Deze stagiairs zijn studenten die binnen hun opleiding VSPW hun praktijkuren op vrijwillige basis komen vervullen. Deze mensen zijn een belangrijke hulp voor de vaste medewerkers van De witte Berken. Naast deze pedagogische vrijwilligers ondervindt de organisatie meer en meer de nood aan andere medewerkers, vrijwilligers die bepaalde deelaspecten op zich kunnen nemen ter ontlasting van de vaste begeleiders. 2.2 Meerwaarde van de vrijwilligers in de organisatie Doordat vrijwilligers deelaspecten van het takenpakket van de beroepskrachten opnemen (bv. kinderen naar hun vrijetijdsactiviteiten/therapie brengen, autorijlessen geven aan de jongeren, meehelpen in de tuin, ), krijgen de beroepskrachten meer ruimte om hun resterende taken op een goede manier uit te voeren. Sommige vrijwilligers (bv. onthaalgezinnen, vrijwilligers met grootouder-functie, ) kunnen een grote meerwaarde bieden voor kinderen en jongeren die weinig tot geen contact meer hebben met hun gezin van oorsprong. Af en toe bij een onthaalgezin op bezoek kunnen gaan, samen met een vrijwilliger een leuke activiteit doen, kan heel betekenisvol zijn voor de desbetreffende kinderen/jongeren. Tot slot zijn er ook vrijwilligers die ten aanzien van onze jongeren een aanbod doen naar een vorm van tewerkstelling, denk maar aan de landbouwers of zelfstandigen waar we intensief mee samenwerken (het Buitenhuis Arbeidsproject). Via opvang in bv; een landbouwersgezin krijgen onze jongeren de kans tot het ontwikkelen van hun sociale vaardigheden en een sociaal netwerk, 5

6 2.3 Algemeen profiel van de vrijwilliger Hieronder wordt een algemeen profiel van de vrijwilliger in De Witte Berken weergegeven. Deze profielgegevens gelden voor alle vrijwilligers binnen de organisatie. Verder in deze brochure, bij de beschrijving van de taken van de vrijwilliger, komen de meer specifieke profieleisen aan bod. De vrijwilliger is meerderjarig. De vrijwilliger kan een recent bewijs van goed gedrag en zeden voorleggen (model 2). De vrijwilliger van wie het takenpakket aansluit bij begeleidingswerk: o Heeft affiniteit met de doelgroep (kinderen/jongeren van 0-21j). o Heeft een gepast verantwoordelijkheidsgevoel ten aanzien van kinderen/jongeren. De vrijwilliger is uiterst discreet met betrekking tot de informatie waar hij/zij naar aanleiding van het uitvoeren van zijn taak kennis van neemt. Verder verwachten we wel dat onze vrijwilligers capabel zijn om hun taken op regelmatige basis en naar behoren uit te voeren. Onze organisatie gaat dus bij voorkeur uit naar mensen die bereid zijn om hun vrijwilligerswerk voor een redelijke termijn bij ons uit te voeren. 6

7 3. De positie van het vrijwilligerswerk binnen de organisatie 3.1 Organisatiestructuur Het organogram van de organisatie wordt momenteel herwerkt. Indien er medewerkers zijn die klachten hebben over geweldplegingen, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag van collega s, kunnen zij steeds terecht bij de contactpersoon voor de vrijwilligers, Mevr. Devoldere. 3.2 Op welk niveau worden vrijwilligers actief? De vrijwilliger is actief op het uitvoerend niveau en voert zijn taken uit zoals overeengekomen in het vrijwilligerscontract. Indien de vrijwilliger om bepaalde redenen aanpassingen wil van zijn taken, de uren waarop hij/zij vrijwilligerswerk doet, dan kan het contract in samenspraak tussen de vrijwilliger en de verantwoordelijke voor de vrijwilligers, aangepast worden. De beslissingen op bestuurlijk, organisatorisch en coördinerend vlak liggen bij de directie. Dit neemt echter niet weg dat de organisatie steeds openstaat voor zinvolle suggesties van vrijwilligers. 3.3 Wie gaat het vrijwilligerswerk begeleiden en coördineren? Vrijwilligers worden opgevolgd door de dagelijks verantwoordelijke en tevens contactpersoon voor de vrijwilligers, Mevr. Devoldere. De coördinatie en begeleiding van de onthaalgezinnen gebeurt door de gezinsverantwoordelijke ism. de individueel begeleider van het kind/de jongere. De coördinatie en begeleiding van de gezinnen binnen het Buitenhuis Arbeidsproject worden opgevolgd door mevr. Claudine Mylle en Dhr. Tony Den Hollander of door de individueel begeleider van de jongere. Voor bepaalde opdrachten kan een meter of peter onder het vast personeel aangesteld worden die de vrijwilliger in concrete opdrachten begeleid. 7

8 3.4 Wordt er gewerkt met een vrijwilligersovereenkomst? Onze organisatie werkt met een vrijwilligersovereenkomst die u achteraan in deze brochure kan terugvinden. 4. De werving van vrijwilligers 4.1 Wordt er planmatig geworven? Om onze vrijwilligers te selecteren, wordt niet planmatig gewerkt. Het is niet zo dat we regelmatig of op bepaalde tijdstippen acties opzetten om vrijwilligers aan te trekken. Onze organisatie gaat pas echt op zoek naar vrijwilligers als er nood aan is. De werving van vrijwilligers gebeurt aan de hand van mond - aan - mond - reclame. Verder worden er folders verspreid in de regio (deze zijn nog steeds in alle openbare instanties terug te vinden) en af en toe wordt er een zoekertje of een artikel in een streekkrant geplaatst. De Witte Berken legt steeds een database aan met namen en adressen van vrijwilligers die hun interesse lieten blijken voor een vrijwillig engagement in de organisatie. 4.2 Wordt er doelgroepgericht geworven? Bij het werven van vrijwilligers richt De Witte Berken zich niet tot een bepaalde doelgroep. Het profiel van de vrijwilliger kwam in het stuk hierboven al aan bod. 4.3 Is er een protocol gemaakt hoe de vrijwilliger geïnformeerd wordt over de aanname of de afwijzing? Als een vrijwilliger zich aanmeldt, neemt de verantwoordelijke zo vlug mogelijk contact op. Er wordt in een gesprek of indien nodig, meerdere gesprekken, nagegaan of de wensen van de vrijwilliger en de noden van de voorziening op elkaar kunnen inspelen. Er wordt nagegaan uit wat de motivatie van de aangemelde vrijwilliger bestaat. Vervolgens wordt nagegaan of de vrijwilliger kan voldoen aan de voorwaarden door onder andere een bewijs van goed gedrag en zeden voor te leggen. De verantwoordelijke bespreekt de verkregen informatie met haar team. Na dit overleg wordt de potentiële vrijwilliger er zo vlug mogelijk persoonlijk of schriftelijk van op de hoogte gebracht of zijn kandidatuur al dan niet aanvaard wordt. 8

9 Wanneer er niet onmiddellijk nood is aan een bepaald soort vrijwilliger, kan de organisatie met de vrijwilliger afspreken om hem terug te contacteren van zodra het wel mogelijk is. Vrijwilligers met een werkeloosheidsuitkering dienen een aanvraag in te dienen bij de RVA voor het behoud van de uitkering zodat ze vrijwillige activiteit(en) kunnen verrichten in dienst van de Witte Berken. Vrijwilligers met een ziekte-uitkering dienen toestemming te vragen aan de geneeskundig adviseur voor het behoud van de ziekte-uitkering zodat de vrijwilliger activiteit(en) kan verrichten in dienst van de Witte Berken. 5. Inwerken en begeleiden van vrijwilligers 5.1 Bestaat er een inloopperiode voor vrijwilligers en wie is daar verantwoordelijk voor (peter en meter)? We werken met een inloopperiode binnen onze organisatie. Na deze inloopperiode houden we een gesprek met de vrijwilliger om na te gaan hoe de uitvoering van de taken loopt, hoe hij zich voelt binnen onze organisatie en of er eventueel problemen, opmerkingen of vragen zijn. 9

10 6. Informatie en communicatie 6.1 Hoe informeren we vrijwilligers? Op de website van De Witte Berken is al heel wat informatie over de organisatie terug te vinden. De informatie met betrekking tot het vrijwilligerswerk, is terug te vinden in de infobrochure voor vrijwilligers die ook op de website gedownload kan worden. Wanneer nog onduidelijkheden zijn, kunnen vrijwilligers steeds terecht bij de medewerkers of de contactpersoon voor de vrijwilligers.arbeidsvoorwaarden en regelingen voor vrijwilligers 6.2 Zijn er verzekeringen afgesloten voor vrijwilligers? Voor de vrijwilligers zijn verzekeringen afgesloten voor de burgerlijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Naam maatschappij : KBC polis nr : Z9/ Aangifte: An Vandenberghe of Marjan Bulcke Meer informatie: An Vandenberghe. 6.3 Wat zijn de richtlijnen voor onkosten en reisonkostenvergoeding? Voor het uitvoeren van zijn taken krijgt een vrijwilliger geen vergoeding, maar eventuele gemaakte onkosten in functie van de opdracht worden in overleg wel vergoed. Reisonkosten naar en van de voorziening worden niet vergoed. Reisonkosten gemaakt in opdracht van de voorziening wel. Onze organisatie werkt met een variabele kostenvergoeding. Dit houdt in dat de vrijwilliger bewijsstukken van zijn kosten ten aanzien van de organisatie moet kunnen voorleggen om terugbetaling te bekomen. Deze kosten moeten aanvaardbaar zijn bv. voor een km - vergoeding bestaat een standaard formulier en een vaste vergoeding. Uiteraard gaan we er vanuit dat we op voorhand op de hoogte worden gebracht van de kosten die de vrijwilliger wenst te maken ten voordele van de organisatie. 10

11 7. Taken, rechten en plichten van de vrijwilliger 7.1 Taken Vrijwilligers kunnen bij ons terecht voor het uitvoeren van de volgende taken. Deze taken kunnen wijzigen naargelang de nood van het moment zelf. Het onderhouden van de tuin. Dit houdt in dat de vrijwilliger instaat voor het maaien van het gras, snoeien, het wieden van onkruid, het onderhouden van de planten, Fietsherstel. Deze vrijwilliger staat in voor het onderhoud van ons fietsenpark. Hij zorgt dat elk kind/jongere een aangepaste fiets heeft en dat deze in orde is en blijft.. Klein naaiherstelwerk. In een organisatie zoals De Witte Berken is steeds wel klein naaiwerk te doen bv. knopen aannaaien, een scheur herstellen, een nieuwe rits steken,. Voeren van onze kinderen/jongeren naar en van hun hobby s en andere verplichtingen bv. elke week op therapie of naar het revalidatiecentrum. Dit kan gaan om vervoer op regelmatige tijdstippen of op onregelmatige tijdstippen. Het kan ook zijn dat we beroep doen op een vrijwilliger voor eenmalig vervoer bv. voeren en halen van een vakantiekamp. Het spreekt voor zich dat de kinderen/jongeren tijdig opgepikt worden op de afgesproken plaats. We verwachten dan ook dat de vrijwilliger onze organisatie tijdig op de hoogte brengt wanneer er iets tussenkomt. We gaan er van uit dat vrijwilligers die deze taak wensen op te nemen een rijbewijs B hebben en dat ze de verkeersregels respecteren. Een ongeval met de eigen wagen tijdens de uitvoering van de opdracht is opgenomen in de verzekeringspolis. U kan beroep doen op het wagenpark van de Witte Berken maar dit moet tijdig aangevraagd worden. Rijlessen geven aan onze jongeren. Voor de jongeren van De Witte Berken is het een groot pluspunt wanneer ze uit de voorziening kunnen vertrekken met een rijbewijs in hun bezit. Vrijwilligers die de jongeren hierbij begeleiden moeten minstens acht jaar in het bezit zijn van een rijbewijs B. De rijlessen kunnen gegeven worden met de eigen wagen of met de wagens van de Witte Berken. De Witte Berken biedt vrijwilligers ook de mogelijkheid om zicht in te zetten als onthaalouder. Kinderen kunnen in dat geval de weekends of in de vakantieperiodes opgevangen worden bij de vrijwilliger thuis. Hier gelden echter strikte afspraken en het is dan ook aangewezen om hiervoor contact op te nemen met de gezinsverantwoordelijke. Er is niet altijd even veel nood aan onthaalgezinnen. Dit hangt af van de situatie van de kinderen en jongeren die op een bepaald moment opgevangen worden. Buitenhuis arbeidsproject. De Witte Berken werkt al langer met erkende zorgboeren die jongeren tewerkstellen. De tewerkstelling vindt overdag plaats maar in sommige gevallen blijven de jongeren ook bij de zorgboer overnachten. Mensen met een erkenning als zorgboer/ interesse om zorgboer te worden of plaatselijke zelfstandigen die bereid zijn af en toe een jongere van De Witte Berken vrijwillig te werk te stellen, kunnen met De Witte Berken contact opnemen voor meer informatie. Rond dit buitenhuis Arbeidsproject zijn er immers aparte afspraken en documenten. Vrijwilligers die op een andere manier een steentje willen bijdragen, kunnen altijd hun voorstel formuleren. 11

12 7.2 Ureninzet De uren worden besproken met de verantwoordelijke en zijn afhankelijk van de taak die de vrijwilliger uitvoert. De vrijwilliger heeft uiteraard inspraak in de ureninzet. 7.3 Welke rechten en plichten zijn er voor vrijwilligers? Ten opzichte van de organisatie De organisatie moet kunnen rekenen op een correcte houding van de vrijwilliger. Dit houdt het naleven van onderlinge afspraken en het respecteren van de eigen bevoegdheden en verantwoordelijkheden in. Aan elke vrijwilliger wordt een Bewijs van Goed gedrag en Zeden, model 2 gevraagd. Dit document kan na bepaalde tijd opnieuw opgevraagd worden. Er wordt gevraagd om een identificatiefiche in te vullen. Het is vanzelfsprekend dat onze organisatie zich ook respectvol zal opstellen ten opzichte van de vrijwilligers en de gemaakte afspraken naleeft. De organisatie respecteert ieders verantwoordelijkheid en heeft een grote waardering voor de bijdrage van de vrijwilligers aan de werking van de vzw De Witte Berken! Ten opzichte van de vrijwilliger De vrijwilliger heeft recht op informatie over zijn activiteiten, afbakening van zijn werkveld en werktijden, een contactpunt bij conflictsituaties, de noodzakelijke benodigdheden, een goed onthaal, Er wordt een vrijwilligersovereenkomst getekend. Er worden gesprekken voorzien. De voorziening voorziet in de nodige verzekeringen. De voorziening voorziet in een onkostenvergoeding zie 7.2. Indien er zich een conflict voordoet, opteert de organisatie voor een onderlinge oplossing tussen beide partijen. Wanneer dit niet mogelijk is, kan de vrijwilliger steeds de verantwoordelijke aanspreken, die dan bemiddelt om het probleem op te lossen. 12

13 8. Evaluatieformulier voor vrijwilligers Naam vrijwilliger Functie vrijwilliger Naam verantwoordelijke/peter/meter Datum Reden evaluatiegesprek: A) einde proefperiode B) gedurende vrijwilligersactiviteiten (functioneringsgesprek) C) bij vertrek Zijn de activiteiten naar verwachting? Hoe vind je de begeleiding/samenwerking door/met de andere medewerkers? Word je voldoende geïnformeerd over alles wat betrekking heeft op jouw activiteit? Welke problemen heb je ervaren in je taakuitoefening en kun je eventueel voorstellen tot verbetering geven? 13

14 Alleen voor A en B Zijn er wijzigingen in de eerder gemaakte afspraken? Wat heb je geleerd in de afgelopen periode? Kennis van: Vaardigheden opgedaan met:... Alleen voor C Wat is de datum van vertrek? Wat is de reden van vertrek? Heb je suggesties, op- en/of aanmerkingen op het vrijwilligerswerk binnen De Witte Berken? Handtekening verantwoordelijke: Handtekening vrijwilliger: 14

15 9. Vrijwilligersovereenkomst VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST Vzw De Witte Berken, vertegenwoordigd door Mevr. Lieve Demyttenaere en de heer/mevrouw (naam vrijwilliger), Adres:.. Telefoon/mail: gaan de volgende samenwerking aan: 1. Werkzaamheden De vrijwilliger zet zich in voor de volgende taken: of: gaat de volgende functie vervullen: Daarbij verricht de vrijwilliger de taken die omschreven zijn in de bijbehorende functieomschrijving die bij deze samenwerkingsovereenkomst gevoegd wordt. In overleg kan daarvan afgeweken worden. Het vrijwilligerswerk wordt onbetaald 15

16 verricht. De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de taken die hij/zij op zich genomen heeft. Het is wenselijk dat er continuïteit is in de werkzaamheden van de vrijwilliger. De vrijwilliger stelt in geval van ziekte of verhindering de organisatie zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte. De vrijwilliger handelt gedurende het verrichten van werkzaamheden voor of namens de Witte Berken volgens het beleid van de afdeling en volgens het vrijwilligersbeleid. 2. Aanvang en einde van de overeenkomst De vrijwilliger is bereid zich voor... uur per... in te zetten.. Er dient geen opzegtermijn in acht genomen te worden, maar de coördinator moet wel op tijd verwittigd worden wanneer men stopt met het vrijwilligerswerk. 3. Proefperiode De afdeling begeleidingstehuis / OOOC (omcirkel wat van toepassing is) hanteert een proefperiode om van beide kanten te zien hoe de samenwerking bevalt. De proefperiode duurt... (weken/maanden). Aan het eind wordt een evaluatief gesprek gehouden met Begeleiding en informatie Mocht de vrijwilliger vragen hebben, kan die altijd terecht bij:.. Bij aanvang van de werkzaamheden als vrijwilliger krijgt de vrijwilliger de volgende informatie: exemplaar vrijwilligersbeleid.. 5. Onkostenvergoeding De afdeling het begeleidingstehuis / OOOC ( omcirkel wat van toepassing is) vergoedt de door de vrijwilliger werkelijk gemaakte onkosten op de volgende punten: Vervoerskosten worden enkel terugbetaald wanneer men zijn functie uitvoert (maximaal 0,32 ct per km). Het traject huis-organisatie wordt niet vergoed. Formulier indienen bij: 6. Verzekeringen De afdeling het begeleidingstehuis / OOOC ( omcirkel wat van toepassing is) heeft voor alle vrijwilligers een aansprakelijkheidsverzekering, rechtsbijstand en 16

17 verzekering lichamelijke ongevallen afgesloten. Om een beroep te doen op de verzekeringen neemt u contact op met 7. Geheimhoudingsplicht De vrijwilliger is gebonden aan het beroepsgeheim, als elke andere medewerker en respecteert de privacy van de bewoners.. 8. Bewijs van goed gedrag en zeden De vrijwilliger bezorgt de voorziening zo vlug mogelijk een bewijs van goed gedrag en zeden (model 2). Dit kan na een bepaalde periode opnieuw opgevraagd worden. Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend te op... Namens de vzw, de Algemeen Directeur, De vrijwilliger, 17