Algemene Leden Vergadering vereniging Rexona 31 januari 2016, 17.00, Thalassa, IJ-pier, NDSM-Plein.

Transcriptie

1 Algemene Leden Vergadering vereniging Rexona 31 januari 2016, 17.00, Thalassa, IJ-pier, NDSM-Plein. Agenda: 1) Opening voorzitter 2) Financieel jaarverslag Vereniging tot behoud van de Rexona 3) Financieel jaarverslag Vaarvereniging 4) Evaluatie Hellingbeurt Urk 5) Klussen Februari- April 6) Zeilen Mei - November 7) Restauratie dek en restauratie onderwaterschip 8) Denemarken 9) PR en fondswerving 10) Ingebrachte punten en suggesties (via vereniging.rexona@gmail.com) 11) Rondvraag Afwezig: Arno Pronk (Finland) Aanwezig: Erik d Ailly, Arne van Alten, Victor van Dalen, Roland Dassen, Simon van Ede, Aage Hollander, Maarten Koning, Ruud Verbokkem, Nils Voskuil, Hermanda van der Wilk Marjolein van de Thalassa biedt iedereen bij binnenkomst iets te drinken aan van het huis, de salon is behaaglijk. Afspraak om te gaan eten in de eetzaal beneden. 1) Opening In afwezigheid van Arno (voorzitter.) leidt Maarten de vergadering, die verder informeel verloopt. De agenda en financiële stukken zijn rondgestuurd. Losse kopieën zijn beschikbaar in de salon. De agenda wordt in vogelvlucht besproken. Punt 5 klussen: schimmelvrij maken, inrichting, veiligheid, schiemanswerk. Vrijdag en zaterdag zijn vaak klusdagen, dat is te vinden op Facebook (Simon). Punt 8 kan vervallen omdat er weinig nieuws te melden is over Denemarken en aangenomen. Punt 7 volgt na overleg met Kuperus Gardeniers (met Victor en Arno). Ruud heeft de volgende suggesties (10): revisie logboek motor, checklist veiligheid, protocol opzetten en naleven, op papier aan boord en op de computer. Zorgen voor waterdichte opbergplaats. Ook alle documenten moeten kloppen: aanwezigheid vaarbewijs bijvoorbeeld. Maarten: logboek klein en groot onderhoud ook van Urk. 2) Financieel jaarverslag Vereniging Behoud Rexona (VBR) Over 2) Verzekeringen: of hiermee nu ook de 'bestuursaansprakelijkheid' is gedekt. In feite is de vereniging als eerste aansprakelijk, ook voor de normale handelingen van het Bestuur (zolang dit zich behoorlijk gedraagt). De verzekering dekt schade waarvoor de vereniging aansprakelijk is tot een bedrag van 5 miljoen euro. We moeten de veiligheid bevorderen, o.a. door de veiligheidsmiddelen op orde te brengen, de opvarenden te trainen in het gebruik ervan (protocollen), en het bijhouden van verslagen zoals een motorlogboek voor de Scania-Vabis D Het is een goed idee om verslagen centraal beschikbaar te maken, online via Wiki of Google Docs, maar ook op schrift aan boord. In februari is er een cursus voor veiligheid aan boord. Simon heeft in ieder geval belangstelling. De vereniging betaald de cursus voor max. 3 leden die interesse hebben maat te worden. Ook moeten alle relevante documenten aan boord zijn. Over 3) lidmaatschappen zijn o.a. Kamer van Koophandel, Deense vereniging Træskibs- Sammenslutning (TS), ANBI en Stichting Kotterzeilen (SKZ). Over 4) Administratiekosten zijn boetes wegens te laat aangegeven/afgedragen BTW. De reden hiervoor ligt in de wisseling van bestuursleden.

2 Over 5) Reis- en verblijfskosten: De vereniging is vertegenwoordigd op bijeenkomsten met o.a. de zustervereniging en TS als onderdeel van het beleid om in Denemarken belangstelling te kweken. Over 6) Klein onderhoud: Aanschaf en vervanging onderdelen en materialen, maar niet de diesel. Over 7) PR: Oproepen voor zeilbeurten en de nieuwsbrief. Dit punt wordt nog uitgebreid behandeld, maar er zou een budget moeten komen om veel actiever op verschillende niveaus in te zetten: nieuwsbrief, soc. media, aanplak. Fondswerving moet ook worden opgezet, o.a. crowdfunding en oude sponsors op basis van plan Kuperus Gardeniers. Over 8) Urk was succesvol. Wel ging veel extra tijd zitten in het verwijderen van de rubberen laag en de aanpak van de daaronder verborgen gebreken. Diverse leden hebben de handen uit de mouwen gestoken; de breeuwploeg uit Spakenburg hebben goed werk gedaan en Kuperus en Gardeniers hebben waardevol advies uitgebracht over schimmel en herstel onderwaterschip. De contacten met de werf waren prettig en constructief. De meerkosten van het langere verblijf op de helling zijn bestreden met de opbrengsten van crowdfunding, met achtergestelde leningen en met een korte termijn lening. Over 9) Onder de vaarkosten neemt de diesel een belangrijke plaats in ( 10 per uur naar schatting, 40 al voor afstand naar en van het IJsselmeer). Wellicht moet hiervoor de vaarprijs worden aangepast: een hoger vast bedrag (bijv. naar 35) of een vast bedrag met variabele brandstoftoeslag. Dit laatste wordt bezwaarlijk genoemd. Een vaste prijs is duidelijker bij werving/pr. Zouden de aanloopkosten verminderen bij gebruik van een andere thuishaven? Contacten zijn er met IJburg (Arno houdt het warm, reken op 500 liggeld), Levanthaven (KNSM) en Museumhaven Den Helder, dat ons graag terugziet als we gaan varen op de Waddenzee. Er ligt een uitnodiging voor een bezoek in het voorjaar (Maarten). NB: ook aan NDSM wordt liggeld betaald, direct door Arno, en er wordt verwacht dat de Rexona voor extra bedrijvigheid zorgt. Havengeld bij overnachting kan over de gebruikers worden omgeslagen, makkelijker dan brandstofkosten. Klein onderhoud: schema via een uitnodiging, die Simon beheert. Over 10) Kasopname: Gespecificeerd onder Kasboek. Betreft voorgeschoten kosten van klein onderhoud, ook in verband met de hellingbeurt op Urk en BTW. Het groot onderhoud is betaald uit donaties, contributies, achtergestelde leningen en een lening, en uit vaarinkomsten. Zelfs dit jaar nog een positief saldo van ruim 2000 (zeldzaam). Veel zeildagen gehad, moeten we goed volhouden. NB: we betalen btw over de contributies en het vaargeld. Daarover hebben we een afspraak met de fiscus. Een kleine correctie: op eerste blad onder 'Inkomsten'.. 'Totaal' moet worden gewijzigd in , oftewel 20 in ons voordeel. De aanwezigen gaan verder akkoord met het financieel verslag. Dan de opstelling van de VR, vereniging Rexona. De VBR (Maarten) doet alle uitgaven en de VR (Simon) int de contributies en vaarbijdragen. De VR kent drie soorten kosten: 'bankkosten', 'diverse kosten' (vaarmiddelen; havengeld) en 'huur Rexona'. De VR 'huurt' de Rexona dus van de VBR voor een variabel bedrag (aantal opvarenden) gedurende vaartochten en houdt enkele directe kosten in (geen diesel). Deze opzet is ontworpen om niet als charter te worden aangemerkt. De VR is niet BTWplichtig. Contributies zijn gedaald. Begroot was 1500, 1480 gerealiseerd. Er zijn leden afgehaakt en nieuwe bijgekomen. Jaarlijks haken 5-10 mensen af, de aanwas trekt weer aan (12 vaste leden), maar van ca. 100 leden drie jaar geleden naar ca. 62 leden nu, om twee redenen: leden op de leeftijd dat ze gezin stichten en carrière maken; het schip is lang niet in de vaart geweest. Ook veel aanwas bij donaties (crowdfunding), maar dus niet bij contributies. Eerste contributie geeft recht op een (enkele) vaardag, daarbij wordt dit bedrag als contributie, niet als vaarbijdrage genoteerd.

3 Elke volgende vaardag levert een vaarbijdrage op, ook bij voortzetting van de (jaarlijkse) contributie. PR: Het verdient aanbeveling om eenmalige leden ook op de mailinglijst te houden, als zij er geen bezwaar tegen hebben. Leden die afhaken zou om hun reden moeten worden gevraagd, en een vrijblijvender relatie kunnen worden aangeboden (informatie, bijz. evenementen). De VR is in saldo achteruitgegaan, van ca. 800 naar 382 en dat komt door Urk. De VR heeft het liefst een werkkapitaal van ca is een jaar geweest met veel extra uitgaven, en ook met extra inkomsten. De begroting voor 2016 wordt na deze vergadering opgesteld aan de hand van de plannen op onderhoudsgebied. Naast de contributies en de vaarbijdragen kunnen we met activiteiten zoals trainingen (breeuwen, navigatie) en overdracht (visserijhistorie, zeemansliedjes) inkomsten aanboren en gelijk de aantrekkingskracht van de vereniging vergroten. Ook kunnen we evenementen bedenken voor verschillende doelgroepen (chillen voor kansarme jongeren, klussen met MTS-ers, zilveren stedentrip, havenbarbecue met ouders met jonge kinderen). Het zou ons voor de NDSM interessanter maken als we meer buurtgerichte activiteiten aanbieden, en het zou ons netwerk versterken. In Rotterdam zouden we voor de tuigage korvijnagels en blokken kunnen aankloppen bij een technische opleiding (Simon). Doelgroepen Wie en waar is de doelgroep? De NDSM-stichting is onze gesprekspartner om mensen in Noord te bereiken. Een ander centraal aanspreekpunt is bijv. de Tolhuistuin. Het Houtcollege heeft een scheepvaart/scheepsbouwafdeling. Bram van de blauwe en grijze kotter bij de veerpontsteiger doet aan scheepsbouw. Daar zit ook een winkel ('klein Balein'?). Wij zouden een projectleider (uit de buurt van Amsterdam) moeten hebben om die contacten te coördineren. Elien van Riet is een goed aanspreekpunt van Stichting NDSM en andere initiatieven in Noord. Wie is onze projectleider? Hermanda wil zich daar voor inzetten samen met iemand anders (Elien van Riet, Nils zendt adres?) en met een slag om de arm. De vergadering wordt voortgezet onder het diner, dat is verzorgd door Marjolein van de Thalassa. Terug naar de Agenda, punt 9) PR en fondsenwerving: Arne wil onze doelgroepen helderder hebben, ook de mensen die eerder hebben afgehaakt en die ons zijn ontglipt. Arne werkt als projectleider bij een groot reclamebureau in Eindhoven. Een van de dingen die zij daar doen, en die hij op persoonlijke titel voor de vereniging zou kunnen doen, is adverteren via Facebook. Zo bereik je de mensen die je wilt bereiken, mits je de doelgroep goed kunt omschrijven (meevaarders, donateurs). Facebook adverteren is niet duur. Voor 5 per dag potentieel bereik van 3000 echt geïnteresseerde personen. Facebook maakt de filters en brengt alleen clicks in rekening. Daar kun je een budget aan hangen. VBR heeft enkele geldschieters gehad voor groot onderhoud en restauratie. Leden brengen de lopende kosten op. Ook crowdfunding gaan organiseren. Nieuwe leden bereiken we nu vooral via mond-tot-mond reclame (Facebook) en You tube, filmpje maken, via Martin van den Oever (Maarten) voor vaartochten. Tot nu toe geen mankracht en PR om de werving van opstappers efficiënt aan te pakken, maar ook: het schip is nog niet optimaal, denk veiligheidsmiddelen en voorzieningen, en er is een tekort aan schippers en maten. Er kan niet met het schip gecharterd worden, het is avontuur, je loopt risico, je wordt vies en je hebt geen luxe. Opstappers moeten hierop voorbereid zijn. Arno, Victor, Jan Huisman incidenteel schippers; Simon en Ruud eventueel Maten. We kunnen zelf een pool opkweken door te trainen. Wellicht zijn er charterschippers te vinden die hun charterrondjes 'om de kerk' beu zijn, maar die zijn duur hoeveel is niet bekend. In april beginnen met professionele aankondigingen van vaardagen vanaf mei. Schema maken, inclusief bijvoorbeeld Oerol.

4 Rondvraag over onze voorstelling van de doelgroep. Simon: niet jongeren van 22, die zullen het een ouwelullenclub vinden. Wel mensen uit de buurt van Amsterdam, werkend of gepensioneerd, 30+; Ruud: juist jongeren, kijk naar trainees op de wilde vaart, stuk scholing erbij, wel boven 12 jr.; Erik: pensionado's, oude varensgasten, uit de commerciële vaart en de visserij, historische belangstelling; Victor: mensen die het avontuur aan willen gaan, het rauwe, varen, hout schip, schimmels, lekken, wind, storm, mooie luchten, winter, alle leeftijden, romantiek. Twee soorten: gek van varen en gek van klussen; Aage: alle leeftijden en mensen met idealen en tijd om te klussen, quality time voor kinderen (aanpassingen voor veiligheid: reling, luik, motorruimte, extra toezicht); Groep: Wellicht speciale evenementen voor speciale doelgroepen, al heeft het schip beperkingen. Roland: probleemjongeren, met begeleiding erbij, of jongeren die de aansluiting niet kunnen vinden, ze een levensveranderende ervaring laten meemaken, betrokkenheid; Maarten: oude IJsselmeerstedelingen: Spakenburg, Urk, Monnickendam, Hoorn, Enkhuizen, oude vissersgemeenschappen, kleinere plaatsen, roeiverenigingen (Willem III bijvoorbeeld), meer nog dan Amsterdam; Arne: mogelijkheden over het hele land, PR verhaal breder inzetten binnen Nederland. Hermanda: werven in Maartens centra met professioneel informatiemateriaal, alle leeftijden, vooral groepen (roeiverenigingen) die al met varen bezig zijn. Nils: alle leeftijden, mensen verbinden, internationale uitwisselingen (NL-DK-UK-DE), historisch verhaal ontwikkelen bij restauratie (zeilplan!) en delen met publiek, o.a. door informatieborden (postertentoonstelling) op de kade. Groep: Marken? Volendam? Edam? Monnickendam? Tweedaagse vaartochten met overnachting? Varen met een bestemming? Pampus met eilandbezoek? Op/afstappen bij Oranjesluizen? Ankeren bij Durgerdam? PR Arne: er is te weinig geschikt beeldmateriaal over de verbouwingen binnen, terwijl dat een goed beeld kan geven van de omstandigheden aan boord. Nu ligt het binnenschip lekker open, dus nu fotograferen! Misschien mensen van buiten uitnodigen voor een photo opportunity en later een expositie bij de NDSM? Erik kan wellicht fotograferen, onderhoudt contact met Maarten, die meestal vrijdag middag klust. Arne stelt voor Mailchimp te gebruiken voor de nieuwsbrief en demonstreert een omgewerkte versie van de nieuwsbrief van januari. Het mailprogramma is database-driven en werkt met 'snippets', stukjes tekst die uitnodigen tot verder lezen op een andere plaats. Ideaal voor mensen die de site met een smartphone benaderen. De inhoud van de nieuwsbrief wordt geheel meegestuurd, gaat vlot, eventueel kan ook gelinkt worden naar een online site. Buttons kunnen al in het eerste deel interactief gebruik stimuleren, zodat de lezer bijv. meteen kan doneren of lid worden door op een knop te klikken. Items worden door balkjes gescheiden. De opzet van deze brief is helder. Arne wil de nieuwsbrief onder zijn hoede nemen, krijgt daarvoor de kopij bij Maarten en Simon. Simon blijft de sociale media (Facebook) doen, maar kan meer beheerders autoriseren, zodat er vaker en met verschillende invalshoeken kan worden bijgewerkt. Twitter blijft een vlot medium voor korte berichtjes, vooral nieuwswaardige. 90% van de jongeren zitten op SnapChat of Instagram. Een goede website en een goede campagne brengen alle inhoud bij elkaar. In de nieuwsbrief is een rubriekje van de drie meest gelezen Facebookberichten bijvoorbeeld aardig. Er moet worden nagedacht over redactioneel beleid, over privacyregels ( adressen), auteursrechtbeheer (naamsvermelding, intellectuele eigendom), beheersrechten (niet allemaal Twitteren over dezelfde vaartocht, en alles onder de naam van de vereniging). Arne moet de beschikking krijgen over alle adressen en wachtwoorden.

5 Inrichting van het schip hoeft niet binnen twee minuten verwijderbaar te zijn. Dat is ook geen verzekeringseis. Veiligheid ligt meer in compartimentering. Maar ideeën over inrichting en veiligheid, over de drinkwatervoorziening, een vuilwatertank, motorinrichting en onderhoud, etc. kunnen aan Victor worden voorgelegd ten behoeve van de definitieve keuze en de klusplanning. Maarten is als coördinator veiligheid zelf al bezig met een concept. We hebben een uitnodiging voor de cursus "Veiligheid op Zee" a/b van de TX37 (Ton Vaessen en Menno Slegtenhorst). Maarten stuurt deze rond. Victor, Roland en Ruud maken een afspraak over de betimmering. Nils stuurt Ruud filmpje over de Alvilde (Frederikshaven 1897 toe) en gaat achter de kosten aan (Deense website). Victor maakt op korte termijn nog een uitnodiging voor Kuperus Gardeniers in verband met het lege binnenschip, bij voorkeur samen met Arno. Ruud benadrukt nogmaals dat de veiligheidseisen voor het varen met gasten moeten worden nageleefd. Ook de verzekeringseis ten aanzien van het motoronderhoud (revisie voor aanvang van het seizoen, wellicht door de broer van Arno bij de ANWB) en het bijhouden van een motorlogboek moeten gebeuren. Er is geen rondvraag en de vergadering wordt afgerond.