GEDRAGSMANAGEMENT. Inleiding. Het model. Poppe Persoonlijk Bas Poppe:

Transcriptie

1 GEDRAGSMANAGEMENT Dit kennisitem gaat over gedrag en wat er komt kijken bij gedragsverandering. Bronnen: Gedragsmanagement, Prof.dr. Theo B. C. Poiesz, 1999; Samenvatting boek en college, A.H.S. Poppe, Inleiding In de meeste organisaties is verandering een constante. Er moet continu ingespeeld worden op de steeds sneller veranderende omgeving. De meeste organisaties hebben al in de gaten dat de belangrijkste verandering zit in het gedrag van hun mensen. Maar hoe realiseer je nou een blijvende gedragsverandering? Wat komt daar allemaal bij kijken? Theo Poiesz heeft een model, het triade-model, ontwikkeld dat hij kenmerkt als een eenvoudig, praktisch en breed toepasbaar systeem voor de verklaring, beïnvloeding en voorspelling van gedrag. Ik heb zelf ervaren dat het een goed te hanteren model is dat erg helpend kan zijn bij veranderprocessen. Bij veel (vrijwel alle) verandertrajecten die ik heb meegemaakt, is de verandering van het gedrag de belangrijkste factor voor het succes van de verandering. Dit model helpt om de factoren in kaart te brengen die nodig zijn om die verandering tot stand te brengen. Het model Poiesz heeft ontdekt dat voor het veranderen van gedrag drie factoren bepalend zijn: Motivatie, Capaciteit en Gelegenheid. Motivatie en Capaciteit hebben betrekking op de persoon zelf, Gelegenheid heeft betrekking op de omstandigheden waarin de persoon verkeert. Triade factor 1: Motivatie Gedrag willen vertonen: Motivatie is de mate waarin de persoon een doel wenst te bereiken, of interesse heeft in het vertonen van gedrag X. De combinatie van datgene wat aantrekt en afstoot, vormt motivatie. De optelsom van wat iemand aantrekkelijk vindt aan bepaald gedrag en datgene wat hem daaraan afstoot, bepaald samen de mate waarin iemand gemotiveerd is om bepaald gedrag te vertonen. Triade factor 2: Capaciteit Gedrag kunnen vertonen: Capaciteit is de mate waarin de persoon zelf over eigenschappen, vaardigheden of instrumenten beschikt om gedrag X uit te voeren. Ook hier gaat het om een combinatie van factoren die samen de totale Capaciteit bepalen. Poeisz onderscheidt vier soorten Capaciteiten: mentale (bijv. kennis), fysieke (bijv. kracht), financiële en materiële capaciteit (capaciteit door hulpmiddelen of instrumenten).

2 Triade factor 3: Gelegenheid Omstandigheden die gedrag mogelijk maken: Gelegenheid betreft de mate waarin de buiten de persoon gelegen omstandigheden bevorderend of remmend inwerken op gedrag X. De elementen die Poiesz onderscheidt met betrekking to gelegenheid zijn fysieke (bijv. de grootte van een ruimte), materiële (de kwaliteit van instrumenten), weers- en maatschappelijke en sociale omstandigheden en de hoeveelheid beschikbare tijd. De formule Het model dat door Theo Poiesz is ontwikkeld, komt voort uit de behoefte aan een denksysteem, een handleiding, om beslissingen te kunnen nemen over te verwachten toekomstig gedrag van mensen (in een organisatie) en over eventuele ingrepen om dit gedrag in een gewenste richting te veranderen. Voor het voorspellen van gedrag kan gekozen worden voor een impliciet of een expliciet model. Het impliciete model gaat uit van intuïtieve, globale, oppervlakkige, impressionistische en vaak wat slordige voorstelling van gedragsoorzaken. In het expliciete model wordt een inventarisatie gemaakt va de belangrijkste oorzaken van gedrag en deze worden ook als zodanig aangeduid of benoemd. Ze worden dus beschikbaar gemaakt voor latere controle. Poiesz komt tot een multiplicatief model, waarin de waarden van de Triade factoren met elkaar vermenigvuldigd worden om tot een T-score te komen. De T-score geeft een indruk van de mate waarin een bepaald gedrag X tegelijkertijd scoort op elk van de drie factoren: T-score = M (otivatie) x C (apaciteit) x G (elegenheid) De theorie van dit model gaat er van uit dat elk van de drie factoren tenminste in een redelijke mate aanwezig moet zijn om gedrag te kunnen vertonen dan wel gedrag te kunnen veranderen. Dat betekent dat wanneer één van de factoren laag scoort, de totale uitkomst laag zal zijn. Wanneer één van de factoren 0,0 is, zal het gedrag zeker niet plaatsvinden hoe hoog de andere scores ook zijn. Het Triade model geeft de mogelijkheid om tot een verklaring of voorspelling van bepaald gedrag te komen. Om analyse van gedrag eenvoudig te houden wordt per Triade-factor een globale inschatting gemaakt van de indicatie of waarde van die factor met betrekking tot het specifieke gedrag waar het om gaat. Je kunt de waarschijnlijkheid van bepaald gedrag uitdrukken in een cijfer tussen 0,0 en 1,0, waarbij 0,0 betekent dat het gedrag zeker niet zal plaatsvinden, en een 1,0 dat het gedrag zeker wel zal plaatsvinden. Deze enkele score is de Triade score, of T-score. Voor alle drie de Triade Factoren geldt dat deze een waarde kunnen hebben tussen 0,0 en 1,0. Poiesz stelt dat als van gedrag X ( ) sprake wil zijn, moet aan elk van de voorwaarden (lees: Triade factoren) op z n minst tot op zekere hoogte zijn voldaan. Ook stelt hij dat het noodzakelijk is de Triade factoren tegelijkertijd in beschouwing te nemen en niet ieder afzonderlijk.

3 Nadere analyse Een nadere analyse van de T-score kan nuttig zijn. Wanneer alle factoren hoog zijn, of één van de factoren erg laag, dan is een nadere analyse niet nodig, maar wanneer de verdeling minder duidelijk is kan het voorspellen lastiger zijn. Om een verdere analyse te kunnen maken, is het handig de Triade-factoren uit te zetten op drie assen en in een figuur weer te geven. Op de assen kunnen e verschillende waarden worden aangegeven (M, C en G) en wanneer deze met elkaar verbonden worden ontstaat een geometrische figuur, een tetraëder, waarvan de het volume de waarschijnlijkheid van het gedrag aangeeft. Figuur 1: T-score = 1 Figuur 2: T-score = 0.1 Figuur 3: T-score = 0.32

4 Tussen de drie factoren spelen steeds terugkerende effecten: 1. Het primaire balanseffect: Capaciteit en Gelegenheid hebben de neiging zich aan te passen aan de Motivatie. Dus hoewel Motivatie geen andere waarde in de formule heeft dan de andere twee, is motivatie wel leidend. Een hoge motivatie om te willen veranderen is dus vrijwel steeds een sterk punt bij gewenste gedragsverandering. Echter, ook de factor Gelegenheid wordt in arbeidssituaties vaak onderschat als het gaat om het realiseren van gewenst gedrag bij medewerkers! Gelegenheid is vaak een stimulerende of juist remmende factor. 2. Het secundaire balanseffect: Als capaciteit en gelegenheid allebei erg laag scoren, heeft Motivatie de neiging zich daarnaar te voegen en neemt dus af. Meer in het algemeen geldt: Een lage waarde op één van de factoren heeft grote invloed op het totale volume, ook bij hoge waarden van de twee andere factoren; Als het gaat om beïnvloeden van gedrag, dan is het interessant te constateren dat het verhogen van een waarde meer invloed heeft wanneer de twee andere factoren een hogere score hebben; Er is een bepaalde mate van compensatie mogelijk, bijvoorbeeld een verhoging van één of twee factoren kan tot op zekere hoogte een daling van de andere factor compenseren; Soms kan een verhoging van de ene factor leiden tot het dalen van een andere factor. Toepassing Bij toepassing van het model op arbeidssituaties gaat het erom het gedrag van partijen te diagnosticeren op de 3 factoren van het gedrag. Vaak zal blijken dat de Motivatie best hoog is, maar dat een van de andere factoren uitermate laag scoort. Bij Burn-out is bijvoorbeeld de motivatie vaak nog best hoog (te hoog zelfs) terwijl de capaciteit (fysiek / mentaal) vrijwel nul is! Het is dan zaak motivatie te verlagen ter ondersteuning van herstel van de balans tussen de 3 factoren. Met een lagere motivatie, gekoppeld aan bijvoorbeeld bijscholing, of tijdelijk werk elders om de capaciteit te vergroten, kan dan vaak een terugkeer worden voorbereid. Dat kan ondersteund worden door sommige werkzaamheden van de betrokken medewerker tijdelijk door een ander (vervanger) te laten doen. Op die manier wordt ook bijgedragen vanuit de Gelegenheid (in dit geval om tijdelijk minder last te hebben van de hoeveelheid werk). Het nut van scholing/opleiding van medewerkers is vaak niet groot omdat de Gelegenheid om met het geleerde in de eigen werksituatie iets te doen vaak ontbreekt. Kans dat geleerde weer verdwijnt en dat zelfs de motivatie op grond van die twee omstandigheden lager wordt dan voordat de opleiding werd gevolgd!

5 Lange termijn gedragsverandering Gedrag op lange termijn is vaak niet als enkelvoudig gedrag op te vatten. Het gaat om meerdere gedragsfasen. Het Triademodel moet dan op elk van die fasen worden losgelaten. Belangrijke voorwaarden om tot gedragsverandering te komen zijn: Niet denken in termen van eindresultaten, maar in termen van gedrag dat mensen moeten vertonen om een bepaald doel te bereiken (de prestatie in het realisatiemodel; Kleinere sprongen zijn vaak makkelijker dan een grote sprong ineens: kleine tussenresultaten motiveren, terwijl falen bij een grote stap aanzienlijk demotiveert; Er is altijd de reële mogelijkheid dat mensen de relevantie van een beoogde verandering (doel) niet zien; Ook al onderschrijven mensen de beoogde verandering, dan is het daarmee niet direct ook nieuw concreet gedrag (zie hiervoor ook Effectieve gespreksvoering; Eenmaal geïnstalleerd nieuw gedrag vraagt onderhoud; Het is aan te bevelen een fase die niet goed gelukt is over te doen alvorens door te gaan naar een volgende fase; Ook bij reorganisaties is de factor gelegenheid er een die ernstig verwaarloosd wordt (tijdsdruk bijvoorbeeld!). Interessant onderwerp? Over dit onderwerp verzorg ik ook workshops en themasessies. Bel me op of stuur een mail naar voor meer informatie. Over Bas Poppe Een betrokken, gedreven vernieuwer die gericht is op het realiseren van de volle potentie van mensen en organisaties, zo zie ik mezelf. Mijn basishouding kenmerkt zich door de vraag: wat kan ik nu voor jou of je organisatie betekenen?. Mijn kracht is om de complexiteit van een veranderproces te vertalen in concrete acties. De juiste interventie op het juiste moment, daarmee faciliteer ik een succesvolle transitie. Mijn missie Ik geloof dat de manier waarop we samenwerken een belangrijke sleutel is naar een nieuwe samenleving. Een samenleving die gebaseerd is op het nemen van verantwoordelijkheid voor jezelf én voor de ander. Samen duurzame waarde creëren voor de klant, jezelf en de omgeving. Dat is mijn ideaal.