Boekhouder (m/v) Hulpverleningszone Centrum - diverse diensten

Transcriptie

1 Selectieprocedure voor de functie: Boekhouder (m/v) Hulpverleningszone Centrum - diverse diensten Contractuele functie, voltijds, onbepaalde duur Graad: consulent (B1-B3) Standplaats: Gent Diverse diensten 1. Functiecontext De Hulpverleningszone Centrum is een brandweerzone die gevormd wordt door 8 korpsen. Hulpverleningszone Centrum groepeert de voormalige korpsen van Assenede, Deinze, Gavere, Gent, Lochristi, Melle, Merelbeke en Zelzate. De Hulpverleningszone Centrum vormt een netwerk van 11 posten en de hoofdkazerne ligt in Gent. Zo n kleine duizend brandweermannen en -vrouwen, waarvan de helft beroepsbrandweerlieden en de helft vrijwilligers, beschermen samen achttien gemeenten: Assenede, Deinze, De Pinte, Destelbergen, Evergem, Gavere, Gent, Lochristi, Lovendegem, Melle, Merelbeke, Moerbeke, Nazareth, Oosterzele, St.-Martens-Latem, Wachtebeke, Zelzate en Zulte. De boekhouding van de Hulpverleningszone Centrum wordt verzorgd in samenwerking met het Gezamelijk Dienstverleningscentrum (GDC) Financiën van Stad Gent. Dit GDC verzorgt ook de boekhouding van Stad Gent, de Politie Gent, AGB Kunsten en AGB Erfgoed. Zo kom je terecht in een team van gemotiveerde, professionele collega s waar samenwerking en collegialiteit gevestigde waarden zijn. Als boekhouder (m/v) kan u tewerkgesteld worden in diverse diensten binnen de Brandweerzone en/of het Gezamenlijk Dienstverleningscentrum Financiën en/of stad Gent. Er zijn momenteel twee vacatures: Boekhouder ontvangsten (dienst Invordering bureau niet fiscale ontvangsten) Boekhouder financieel dagboek en lonen (Gezamenlijk Dienstverleningscentrum financiën) Boekhouder Hulpverleningszone Centrum 1

2 2. Takenpakket Boekhouder ontvangsten Als boekhouder ontvangsten - van de Hulpverleningszone centrum zorg je voor de boekhoudkundige verwerking van de inkomende betalingen, het opvolgen van de aanmaanprocedure, het overmaken en opvolgen van niet-betaalde facturen aan de gerechtsdeurwaarder, het opmaken en verwerken van de minwaarden, het verwerken van terugbetalingen, het opvolgen van juridische dossiers en tal van andere control taken. Je doet dit in nauwe samenwerking met het team niet-fiscale ontvangsten van Dienst Invorderingen zodat de kennis en knowhow optimaal kan benut worden en wederzijdse ondersteuning voorhanden is. Boekhouder financieel dagboek en lonen Als boekhouder financieel dagboek en lonen zorg je voor de financiële verwerking van de lonen van de zone (betalingen, boekingen, aangiften BV). Je doet dit in nauwe samenwerking met het team lonen van het GDC Financiën zodat de kennis en knowhow optimaal kan benut worden en wederzijdse ondersteuning voorhanden is. Je zorgt voor de boekhoudkundige verwerking van alle inkomende en uitgaande betaalstromen van de zone, inclusief de thesaurieverrichtingen. Je doet dit in nauwe samenwerking met het team financieel dagboek van het GDC Financiën zodat ook hier de kennis en knowhow optimaal kan benut worden en wederzijdse ondersteuning voorhanden is. De administratieve opvolging van het personeel en de bepaling van het bruto loon hoort niet tot uw takenpakket. Dit gebeurt door de personeelsdienst. Generieke resultaatsgebieden Als boekhouder neem je de verantwoordelijkheid voor het toegewezen deel van de boekhouder. Opdrachten die van toepassing zijn binnen alle diensten: u controleert de documenten die u door de diverse medewerkers worden bezorgd, zowel op kwaliteit als op tijdigheid en volledigheid u zorgt ervoor dat de financiële gegevens (bv. uitgaven en ontvangsten) tijdig en correct in de financiële software (bv. SAP) ingevoerd worden volgens de afspraken u staat in voor het correct toepassen van de wetgeving en de afspraken binnen de hulpverleningszone. U informeert en adviseert uw collega s waar nodig hierover en helpt problemen op te lossen. u vertaalt nieuwe financiële richtlijnen naar uw eventuele rechtstreekse medewerkers en/of contactpersonen u voert ondersteunende administratieve taken uit die gelinkt zijn aan uw financiële opdracht, zoals het schrijven van brieven, het opstellen van documenten en bestanden, enz. u werkt mee aan acties ter verbetering van de reguliere werking van de dienst. Boekhouder Hulpverleningszone Centrum 2

3 u bouwt een professionele werkrelatie uit met uw collega s, uw verantwoordelijke, enz. u onderhoudt contacten met diverse stadsdiensten en (externe) organisaties met oog op het uitbouwen van expertise en van een netwerk. U stelt uw expertise ten dienste van wie er binnen de organisatie behoefte aan heeft u neemt deel aan interne vergaderingen en overlegt met collega s om tot een positieve werksfeer te komen. U benadert behoeften, tekorten en problemen rondom de werking van uw dienst/departement proactief en stelt mogelijke oplossingen voor U bent de centrale contactpersoon voor de dossierbeheerders die documenten opmaken die onder uw bevoegdheid vallen. Dit houdt onder meer in dat u: o een goed zicht heeft op wie welk dossier behandelt, en de stand van zaken van het dossier, met betrekking tot financiën, kent o zowel pro-actief als in geval van een probleem of onduidelijkheid contact met hen opneemt en de financiële aspecten van een dossier bespreekt o de door hen opgemaakte documenten controleert op kwaliteit, volledigheid en tijdigheid en hen hierover feedback geeft o de aan u toegewezen financiële activiteiten coördineert U volgt de verwerking van financiële transacties op, identificeert problemen als die zich voordoen en neemt initiatief om de problemen op te lossen in overleg met de betrokken collega s. Indien u binnen de hulpverleningszone werkt u coördineert de financiële activiteiten binnen de eigen dienst. Dit betekent dat u instaat voor de opmaak van de voorstellen van de begroting en de begrotingswijziging. u vertaalt de inhoudelijke wensen van uw leidinggevende in technisch correcte begrotingsvoorstellen u bouwt een actieve werkrelatie uit met het GDC en werkt mee in het netwerk van de contactpersonen en/of coördinatoren financiën u staat in voor het verzamelen van de nodige gegevens voor de financiële rapportering met betrekking tot gesubsidieerde projecten binnen uw diensten zorgt voor een tijdige en correcte afrekening ervan u bent eindverantwoordelijke voor alle facturaties van uw dienst. U waakt erover dat alles tijdig en correct wordt betaald en dat de facturaties doorgerekend worden naar de noodzakelijke instanties Indien u meewerkt in het GDC Financiën: u werkt in één van de teams van het departement t. Dit betekent dat u zich toespitst op een deel van de boekhouding en in dat deelaspect expert bent. U voert zelf zeer specifieke boekhoudkundige verwerkingen uit binnen uw materie u ondersteunt en adviseert uw leidinggevende over de u toegewezen boekhoudkundige materie, en vervangt hem/haar bij afwezigheid. u beheerst en hebt inzicht in de financiële software voor uw deelaspect, zodat u alle mogelijkheden ervan voor u en uw collega s tot nut kan maken Boekhouder Hulpverleningszone Centrum 3

4 Afhankelijk van de dienst/departement waar u werkt, vervult u één of meer van volgende aanvullende opdrachten: u maakt zonecollege- en raadsvoorstellen op die betrekking hebben op uw opdrachten u staat, in het kader van de wetgeving overheidsopdrachten, in voor de correcte administratieve afhandeling van bestekken u screent mogelijke subsidiekanalen, staat in voor de opmaak en de opvolging van subsidiedossiers 3. Formele deelnemingsvoorwaarden Op datum van uiterste inschrijving voldoe je aan onderstaande formele deelnemingsvoorwaarden: A. deelnemingsvoorwaarden voor kandidaten via de procedure van interne mobiliteit (conform art. 111 tot 117 van de rechtspositieregeling van de hulpverleningszone centrum): minstens 1 jaar graadanciënniteit hebben; gelet op de specificiteit van de functie van boekhouder (m/v) is het noodzakelijk dat de kandidaten beschikken over een bachelordiploma bedrijfsmanagement afstudeerrichting accountancy-fiscaliteit (zie bijlage 8 van de RPR). Kandidaten die menen over een gelijkwaardig diploma te beschikken dienen dit te staven met de nodige documenten. B. deelnemingsvoorwaarden voor kandidaten via de bevorderingsprocedure (conform art. 100 tot 107 van de rechtspositieregeling van de hulpverleningszone centrum): een minimale niveauanciënniteit hebben naar gelang de betrekking waarvoor men zich kandidaat stelt (cfr. Art ) gelet op de specificiteit van de functie van boekhouder (m/v) is het noodzakelijk dat de kandidaten beschikken over een bachelordiploma bedrijfsmanagement afstudeerrichting accountancy-fiscaliteit (zie bijlage 8 van de RPR). Kandidaten die menen over een gelijkwaardig diploma te beschikken dienen dit te staven met de nodige documenten. C. deelnemingsvoorwaarden voor kandidaten via de aanwervingsprocedure (conform art. 10 tot 19 van de rechtspositieregeling van de hulpverleningszone centrum): voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de betrekking gesitueerd is, met name in het bezit zijn van een bachelordiploma; gelet op de specificiteit van de functie van boekhouder (m/v) is het noodzakelijk dat de kandidaten beschikken over een bachelordiploma bedrijfsmanagement afstudeerrichting accountancy-fiscaliteit (zie bijlage 8 van de RPR). Kandidaten die menen over een gelijkwaardig diploma te beschikken dienen dit te staven met de nodige documenten. Op datum van aanstelling voldoe je aan onderstaande toelatingsvoorwaarden: een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Boekhouder Hulpverleningszone Centrum 4

5 de burgerlijke en politieke rechten genieten; medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen betrekking of functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat moet vaststaan op het ogenblik bepaald in de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk. voldaan hebben aan de wetgeving met betrekking tot de leerplicht. voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; slagen voor de selectieprocedure (zie verder). Indien je deelneemt aan de procedure via interne mobiliteit of bevordering, dien je een gunstig evaluatieresultaat te hebben voor de laatste evaluatie. 4. Profiel Technische competenties: boekhouder Als boekhouder beschik je over de volgende technische competenties: Grondig kennis en inzicht heeft in de basis filosofie van boekhouding. In staat verantwoordelijkheid te nemen voor de hem/haar toegewezen deelaspecten van de boekhouding. Vlot kunnen werken met moderne software toepassingen : Excel, Word, agendabeheer,.. Voorafgaande kennis van specifieke regelgeving voor brandweer is een pluspunt, maar niet vereist. Je moet uiteraard bereid zijn je deze regelgeving eigen te maken. Voorafgaande kennis van SAP is een pluspunt, maar niet vereist. Je moet uiteraard bereid zijn je in de SAP opzet van groep Gent in te werken. Je hebt inzicht in fiscaliteit en haar gevolgen, zowel BTW, roerende voorheffing als fiscale fiches. Je kan zelfstandig werken. Dit houdt in dat je: Procedures kan uitwerken, uitschrijft en opvolgt rekening houdend met de regelgeving. De diverse taken in een jaarplanning kan opnemen, rekening houdend met diverse timingen, de nodige stappen voorziet, inplant en uitvoert. Problemen in de boekhouding en invorderingsprocedure identificeert en ze aanpakt. Rekening houdend met de traditionele en afgesproken afsluitmomenten van een entiteit de nodige stappen voorziet, inplant en uitvoert. Je staat er niet alleen voor. Je kan steeds terecht bij je leidinggevende om bezorgdheden en aandachtspunten te bespreken. Je kan ook je actieplannen af toetsen en verfijnen. Je krijgt uiteraard de nodige informatie en opleiding rond de specifieke regelgevingen, computersystemen en processen. Persoonsgebonden competenties klantgericht handelen Boekhouder Hulpverleningszone Centrum 5

6 resultaatgericht werken rapporteren samenwerken zich waardig en integer gedragen nauwkeurig werken technische vaardigheden beheersen team leiden organiseren probleemoplossend werken Indien je bijkomende uitleg wenst, kan je contact opnemen met Nicole Van Remoortere: Tel: 09/ Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Een voltijdse functie en een minimum bruto geïndexeerd maandloon van euro; Tussenkomst woon-werkverkeer en een gunstig verlofstelsel; Je ontvangt maaltijdcheques van 6 euro per gepresteerde dag. Je wordt aangeworven in de graad van consulent met de bijhorende salarisschaal. Je eerste 6 maanden (maximum) vormen een inloopperiode. 6. Hoe kan je solliciteren? Solliciteren kan tot uiterlijk 1 maart 2015 via het online sollicitatieformulier op Als je niet over een computer of internet beschikt, kan je je sollicitatie per post versturen naar Jobpunt Vlaanderen, t.a.v. Sandy Reynaerts, Technologielaan 11, 3001 Heverlee. Als je per post solliciteert, vermeld in het onderwerp van brief duidelijk het selectienummer van de vacature: Boekhouder niet-fiscale ontvangsten (dienst Invordering bureau niet fiscale ontvangsten): Boekhouder financieel dagboek en lonen (Gezamenlijk Dinestverleningscentrum): Sollicitaties per post worden enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt een kopie van je diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 1 maart 2015 naar ons stuurt (de datum van poststempel geldt hiervoor als bewijs) Boekhouder Hulpverleningszone Centrum 6

7 Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Sandy Reynaerts (tel: 016/ ). Online sollicitaties verlopen automatisch via het sollicitatieformulier. 7. Selectieprocedure Om de te meten competenties (zie verder) efficiënt en doelgericht te kunnen beoordelen bestaat de selectieprocedure uit: CV-screening Aan de hand van je sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarde voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Vaardigheidsdeel Het vaardigheidsdeel bestaat uit één of meer opdrachten met betrekking tot het werkveld. De kandidaten worden aan de hand van een gestructureerde vragenlijst bevraagd over o.a. hun kennis, ervaring, technische vaardigheden en motivatie in relatie tot de functie. Men moet slagen om toegelaten te mogen worden tot het volgende selectieonderdeel. Dit gedeelte is eliminerend en staat op 30 punten. De kandidaten moeten 50 % behalen om te slagen in dit onderdeel. De gestructureerde vragenlijst zal op 5 maart (datum onder voorbehoud) bezorgd worden aan de kandidaten die voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden. De kandidaten krijgen 1 week de tijd om de vragenlijst in te dienen. Mondeling deel Het mondeling deel bestaat uit een bevraging van de interesses, eventuele ervaring, motivatie, kennis van de functie-inhoud en competenties. Eventueel dient de kandidaat een presentatie of dergelijke te geven.). Ter ondersteuning van het mondeling deel worden er voor het gesprek psychotechnische proeven afgenomen (dit kan bestaan uit een capacitair onderzoek op het niveau van de functie, aangevuld met een persoonlijkheidsonderzoek.) Dit gedeelte is eliminerend en staat op 70 punten. De kandidaten moeten 50 % behalen om te slagen in dit onderdeel. Op het totaal van alle onderdelen samen moeten kandidaten minstens 60% behalen om geslaagd te zijn voor de selectieprocedure. Het mondeling deel zal doorgaan in de week van 30 maart (data onder voorbehoud). Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Ellen Mertens, consultant Hudson (ellen.mertens@hudson.com). Boekhouder Hulpverleningszone Centrum 7

8 8. Feedback Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen mei Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de formele kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit bij voorkeur per mail naar ellen.mertens@hudson.com. 9. Reserve Conform de rechtspositieregeling en omdat het gaat om een functie die binnen diverse diensten kan voorkomen zal op basis van de hierboven vermelde selectieprocedures een gezamenlijke wervingsreserve met pools aangelegd worden. Boekhouder Hulpverleningszone Centrum 8