Administratief medewerk(st)er Dienst Inkoop & Partners en Dienst Financiën-Uitgaven contractueel onbepaalde duur - niveau C

Transcriptie

1 Brandweerzone Centrum verenigt 8 brandweerkorpsen: het beroepskorps van Gent en 7 vrijwilligerskorpsen. Samen staan wij in voor de bescherming van 18 gemeenten in Oost- Vlaanderen: Assenede, De Pinte, Deinze, Destelbergen, Evergem, Gavere, Gent, Lochristi, Lovendegem, Melle, Merelbeke, Moerbeke, Nazareth, Oosterzele, Sint-Martens-Latem, Wachtebeke, Zelzate en Zulte. Brandbestrijding is en blijft de kerntaak van de brandweer. Het merendeel van onze medewerkers zijn dan ook brandweermannen en vrouwen, zo n 1000 in totaal. Om alles draaiende te houden, is er naast de operationele inzet ook een goede administratieve ondersteuning nodig. Wil je graag een job met maatschappelijke relevantie, bekijk dan zeker onze vacatures. Bij Zone Centrum zit je goed! Maak ook jij binnenkort deel uit van dit team? Momenteel zijn wij op zoek naar: Administratief medewerk(st)er Dienst Inkoop & Partners en Dienst Financiën-Uitgaven contractueel onbepaalde duur - niveau C Jouw functie: Als administratief medewerker zal u ongeveer 50% werken voor de Dienst Inkoop & Partners en ongeveer 50% voor de Dienst Financiën-Uitgaven. Dienst Inkoop & Partners staat in voor: Contractbeheer: De zone heeft zo'n 600-tal contracten lopen met leveranciers. Deze contracten worden bij deze dienst bewaard en opgevolgd Overheidsopdrachten: Als de zone aankopen wil doen (vb. brandweerwagens, helmen, ), dan moet dit gebeuren volgens strenge wettelijk vastgelegde procedures. Deze dienst zorgt ervoor dat deze procedure correct wordt gevolgd, zodat de zone haar materiaal kan aanschaffen

2 Partnerschappen: Omwille van de strenge regelgeving en moeilijke procedures kunnen niet alle aankopen en werken zelf gedaan worden. Er wordt hiervoor ook beroep gedaan op partners zoals Farys, FOR CMS e.a. Verzekeringen Administratieve en juridische opvolging van verzekeringspolissen Opvolgingen ICT: De zone heeft ervoor gekozen om niet meer alle ICT via Digipolis te laten opvolgen. Zonespecifieke toepassingen zoals Zoneforce, Frontforce, GIS worden nu in de zone opgevolgd. De contracten met de leveranciers hiervan worden door deze dienst beheerd u staat in voor het opstellen, en opvolgen van bestekken en gunningsverslagen van overheidsopdrachten. Dit houdt onder meer in dat u: - planning maakt voor de behandeling van het toegewezen dossier, ontwerp van bestekken, ontwerp van /selectie en gunningsverslagen opstelt - ontwerp van besluit van intekening opstelt voor het intekenen op raamovereenkomst van externe partners - ontwerp van besluiten opstelt in het kader van de dossiers overheidsopdrachten - brieven/ s opstelt voor de uitnodiging van leveranciers tot het indienen van een offerte - brieven/ s opstelt voor de gunning of niet gunning van de opdrachten - brieven opstelt voor de uitnodiging van leveranciers - brieven opstelt voor de gunning of niet gunning van de opdrachten - pv van opening van offertes opstelt - bestekken online publiceert via e procurement en zorgt desnoods voor de online opening van de offertes - de interne diensten informeert over stand van zaken - databestand inzake het overzicht van de opdrachten up to date houdt u rapporteert aan uw diensthoofd over de stand van zaken van de afhandeling van de dossiers, omtrent eventuele moeilijkheden of problemen tijdens de afhandeling van het toegewezen dossiers u behandelt dossiers die aan u worden toegewezen en die vallen onder de taken van de dienst Inkoop & Partners Dienst Financiën-Uitgaven staat in voor: Opmaken en opvolgen bestelbonnen: Eens een contract is afgesloten met een leverancier, moeten er nog bestellingen gebeuren. Verwerken inkomende facturen + betalingen: De facturen van de leveranciers worden verwerkt en doorgestuurd naar de collega's in het GDC Financiën. Zij verwerken deze dan verder en zorgen ervoor dat de betaling kan gebeuren. Vaste kas: In bepaalde gevallen kan je een (klein) kasvoorschot aanvragen voor dringende en onverwachte uitgaven. Boekhouding: Al deze financiële verrichtingen moeten ook geboekt worden. Hiervoor zijn twee boekhouders afgevaardigd naar het GDC Financiën. u verwerkt bestelaanvragen - opmaken en opvolgen van bestelbonnen u verwerkt inkomende facturen

3 u maakt dienstfacturen op terugbetaling(en) aan personeelsleden Voor uw opdrachten werkt u o.m. met volgende software: Excel, SAP, Word, Outlook u verstrekt financiële informatie verstrekken in het kader van visumaanvragen voor zonecollegebesluiten u voert administratieve opdrachten uit in functie van de dienst: -beheer verschillende mailboxen -bestanden/databases opmaakt, aanvult en/of actueel houdt -beantwoorden van interne en externe telefoonoproepen klassement -visum opmakende nodige informatie voor opmaak visum in het kader van opmaken van collegebesluiten Aanvullende opdrachten voor beide diensten: u bouwt een professionele werkrelatie uit met uw collega s, uw verantwoordelijke, de zonecommandant, het directieteam, medewerkers van andere diensten u onderhoudt contacten met de interne diensten met het oog op een correcte behandeling van de dossier u neemt deel aan interne vergaderingen en overlegt met collega s om tot een positieve werksfeer te komen. u neemt deel aan interne en externe opleidingen met betrekking tot uw functie

4 Deelnemingsvoorwaarden Aan deze voorwaarden moet voldaan zijn op de uiterste inschrijvingsdatum voor de selectieprocedure: Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de betrekking gesitueerd is, overeenkomstig artikel 11 3, 1 van de rechtspositieregeling administratief en technisch personeel van de Hulpverleningszone Centrum, met name een HSO-diploma of een diploma hieraan gelijkgesteld gelet op de specificiteit van de functie van administratief medewerker Dienst Inkoop & Partners en Dienst Financiën-Uitgaven is het noodzakelijk dat de kandidaten beschikken over één jaar professionele ervaring in overheidsopdrachten en/of financieel werk. Aan deze voorwaarden moet voldaan zijn op het moment van aanwerving. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; de burgerlijke en politieke rechten genieten; medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen betrekking of functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat moet vaststaan op het ogenblik bepaald in de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk; voldaan hebben aan de wetgeving met betrekking tot de leerplicht; voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; de anti-discriminatie verklaring onderschrijven; slagen voor de selectieprocedure (zie verder); Laatstejaarsstudenten dienen het bewijs te leveren dat zij laatstejaarsstudent zijn op de uiterste inschrijvingsdatum. Ze dienen het bewijs te leveren dat ze voldoen aan de diplomavereisten op het ogenblik van aanstelling. Indien u een buitenlands diploma heeft, moet u voor de uiterste inschrijvingsdatum van de selectieprocedure een gelijkwaardigheidsattest voorleggen of het bewijs leveren dat u de gelijkwaardigheid van uw diploma heeft aangevraagd. De kandidaten dienen het bewijs te leveren dat zij voldoen aan deze algemene aanwervingsvoorwaarden.

5 Programma selectieprocedure Om de te meten competenties efficiënt en doelgericht te kunnen beoordelen bestaat de selectieprocedure uit: 1. Een eliminerend functiespecifiek deel. In dit deel worden een beperkt aantal competenties en motivatie gemeten aan de hand van een interview met de selectiecommissie. De kandidaten moeten 50% behalen om te slagen in dit onderdeel om tot de volgende proeven toegelaten te worden. Met deze punten wordt verder geen rekening gehouden, tenzij op alle overige selectieonderdelen een ex aequo behaald wordt. 2. een niet-eliminerend psychotechnisch deel Dit gedeelte bestaat uit een capacitair onderzoek op het niveau van de functie, aangevuld met een persoonlijkheidsonderzoek op het profiel van de functie. 3. een eliminerend mondeling deel In dit mondeling deel worden competenties en motivatie gemeten door o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases, te bevragen. Eventueel dient de kandidaat een presentatie of dergelijke te geven. Dit gedeelte staat op 100 punten. De kandidaten moeten 50% behalen om te slagen in dit selectieonderdeel. Op het totaal van alle vergelijkende selectieonderdelen samen moeten kandidaten minstens 60% behalen om geslaagd te zijn in de selectieprocedure. Competentieprofiel In overleg met de betrokken partijen en vanuit de inhoud van de functiebeschrijving wordt voorgesteld om volgende competenties, cruciaal voor de uitoefening van de functie te meten: klantgericht handelen resultaatgericht werken rapporteren samenwerken probleemoplossend werken nauwkeurig werken PC-kennis hebben zich waardig en integer gedragen regelgericht werken Ons aanbod: een job in Gent afwisselende functie-inhoud, diverse contacten en autonomie bruto startloon van euro per maand eventueel meerekenen van relevante anciënniteit een contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en hospitalisatieverzekering

6 aantrekkelijke vakantieregeling en heel wat opleidingsmogelijkheden gratis woon-werkverkeer met openbaar vervoer of fietsvergoeding Interesse? stuur ten laatste op 10 december 2017 jouw CV, diploma en motivatiebrief naar of Brandweerzone Centrum t.a.v. Angelique Lippens - Roggestraat Gent - tel opgelet: zorg voor een duidelijk curriculum vitae dat melding maakt van de exacte data van tewerkstelling en van de functie-inhoud. De ervaringsvereiste wordt beoordeeld op basis van uw CV. Zorg ervoor dat u toelichting geeft bij uw ervaring (uitgebreide beschrijving van uw takenpakket), dat u exacte data meegeeft (jaartallen alleen volstaan niet) en dat al uw relevante beroepservaring terug te vinden is in uw CV contactpersoon functie-inhoud: Yeneneh Desta Gebremichael en/of Valerie Gros, Yeneneh.DestaGebremichael@brandweerzonecentrum.be en valerie.gros@brandweerzonecentrum.be of 09/ De Brandweerzone gaat voluit voor gelijke kansen! Wij selecteren kandidaten op basis van hun kwaliteiten ongeacht leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof, handicap, nationaliteit, enz.