7X24.NL. Herziene druk december X24.NL BV Postbus AV Heerenveen. INTERNETBOEKHOUDEN 1

Transcriptie

1 Herziene druk december X24.NL BV Postbus AV Heerenveen INTERNETBOEKHOUDEN 1

2 Gebruik uw boekhouding bij het ondernemen Voor mijn werk spreek ik veel ondernemers omdat zij hun boekhouding willen overzetten naar internetboekhouden. Steeds weer blijken de ondernemers die zich actief met de boekhouding van hunbedrijf bezig houden de betere ondernemers. Zij kennen de cijfers van hun bedrijven zijn in staat adequaat te reageren op veranderende omstandigheden. Zelfboekhouden maakt betrokken. En betrokken ondernemers zijn betere ondernemers. Willem de Vos INTERNETBOEKHOUDEN 2

3 Boekhouden in 3 stappen 1.Verzamelen Verzamel de boekstukken. Dat zijn de inkomende en de uitgaande facturen, deafschriften van bank en giro en de kasbonnen. Neem 5 ordners. FACTUREN IN De inkomende facturen doet u alfabetisch op naam van de leverancier in eenordner. FACTUREN UIT De uitgaande facturen doet u op factuurnummer in een ordner. KAS De kasbonnen doet u op datum in een ordner. BANK De afschriften van de bank doet u op nummer in een ordner. GIRO De afschriften van de giro doet u op nummer in een ordner. 2. Invoeren Ga naar log in en kies Boekhouden en Mutaties. Bij Mutaties invoerenvoert u één voor één de stukken in. Begin zoveel mogelijk met de facturen, dankunnen betalingen op bank en giro direct worden afgeboekt. 3. De jaarrekening Heeft u alle stukken van een jaar ingevoerd kies dan Boekhouden en VirtueleAccountant en laat de software van 7x24.nl de jaarrekening van uw bedrijfsamenstellen. U ontvangt de jaarrekening online, in Word-formaat. Geef deze aanuw accountant en hij kan direct beginnen met de aangifte. INTERNETBOEKHOUDEN 3

4 Inhoud Hoe u dit boek leest Handig Afschrijvingen BTW-aangiftes Virtuele Accountant Maandrapport Jaarrekening Bedrijfsanalyse Benchmark Debiteurenbeheer =Notatie Datum zonder streepje Online met KvK Online boekhouden of internetboekhouden Boekhouden is geen hogere wiskunde Bespaar op uw accountant Een nieuw bedrijf Het bedrijf maakt kosten Eén-mutatie-systeem We re in business Het bedrijf gaat goederen verhandelen Eerst inkopen Dan verkopen Er kan niets fout gaan Bestanden Mutaties Mutaties invoeren Mutaties wijzigen Mutaties verwijderen Rekeningen Rekeningen toevoegen Rekeningen wijzigen INTERNETBOEKHOUDEN 4

5 4.2.3 Rekeningen verwijderen Relaties Relaties invoeren Relaties wijzigen Relaties verwijderen Overzichten Activa Balans Balansvergelijking BTW-aangifte Facturen in Facturen uit Facturen op nummer Grafieken Grootboek Liquiditeitsprognose MKB-rapport Mutaties Open posten Rekeningschema Relaties Resultaat Resultaatbestemming Saldilijst relaties Verlies en winst Verlies en winst per maand Verlies en winst vergelijking Debiteurenbeheer Werkwijze Termijnen Acties Actie 1 - Herinnering Actie 2 - Aanmaning INTERNETBOEKHOUDEN 5

6 6.3.3 Actie 3 - Zwarte lijst bedrijven Actie 4 - Incassobureau Wat bedoelt uw accountant Verlies Winst Activa Passiva Vermogen Debiteuren Debiteurensaldo Crediteuren Crediteurensaldo Liquiditeit Solvabiliteit Rentabiliteit Kruisposten Boekjaar Boekstuknummer Kruisposten Uw accountant Online met uw accountant Instellingen Accountant Afschrijvingen Basisinstellingen herstellen Boekstuknummer doornummeren BTW-percentages Incassobureau Keuzes meenemen Logmutaties Meekijken Memomutaties Nieuwsbrief INTERNETBOEKHOUDEN 6

7 9.12 Nulrelaties Restwaarde afschrijvingsmodule Saldo weergeven Velden meenemen Voortelling Waarschuwen voor boekdatum in de toekomst Relatie selecteren Helpdesk Wat doet u met een belastingaanslag? Wat doet u met een belastingaangifte? actuele vragen en antwoorden INDEX Padnamen INTERNETBOEKHOUDEN 7

8 Hoe u dit boek leest Direct beginnen met boekhouden U kunt direct beginnen met uw boekhouding. Internetboekhouden van 7x24 is alingericht. Er is een compleet rekeningschema aanwezig. U kunt direct beginnen methet invoeren van de stukken. Ga naar hoofdstuk 4.1 Mutaties. De bijzondere mogelijkheden van 7x24.nl Wat Internetboekhouden van 7x24.nl zo bijzonder maakt. Ga naar hoofdstuk 1. Handig. Echt of omgebouwd De verschillen tussen een omgebouwd pakket en originele internetsoftware. Ga naar hoofdstuk 2. Online software of internetboekhouden. U weet niets van boekhouden U weet niets van boekhouden of u heeft het nooit echt begrepen? Als u dit hoofdstuk heeft gelezen kunt u ook boekhouden via internet. Ga naar hoofdstuk 3. Boekhouden is geen hogere wiskunde. Bestanden Bij boekhouden gaat het om 3 bestanden. Lees hoe u records kunt toevoegen,wijzigen en verwijderen. Ga naar hoofdstuk 4. Bestanden. Overzichten Dit is waar u het voor doet. Een hele reeks overzichten die de software maaktnadat u de stukken heeft ingevoerd. Ga naar hoofdstuk 5. Overzichten. Debiteurenbeheer In veel bedrijven in het MKB wordt het belang van goed debiteurenbeheer onderschat. Met Internetboekhouden van 7x24 kunt u uw debiteurenbeheer uitbesteden. 7x24 zorgt voor herinneringen, aanmaningen en incasso. U kuntkiezen of dat zonder uw tussenkomst gebeurt, of dat u steeds eerst wilt zien wat ergaat gebeuren, of dat u het toch liever zelf doet. Ga naar hoofdstuk 6. Debiteurenbeheer. Wat bedoelt uw accountant Nu u zelf kunt boekhouden kunt u zich ook de terminologie van uw accountanteigen maken. Ga naar hoofdstuk 7. Wat bedoelt uw accountant. INTERNETBOEKHOUDEN 8

9 Instellingen U kunt Internetboekhouden van 7x24 door gebruik van een reeks instellingen naaruw hand zetten. Standaardsoftware op maat. Ga naar hoofdstuk 9. Instellingen. Vragen Alle vragen en antwoorden staan per onderdeel bij elkaar op de site. Ga naar hoofdstuk 10. Vragen. Accountants Informatie voor accountants, administrateurs en boekhouders. Automatische dossieropbouw, de jaarrekening in Word, XBRL. Ga naar hoofdstuk Accountants. INTERNETBOEKHOUDEN 9

10 1. Handig 1.1 Afschrijvingen Eén van de zaken waarom ondernemers de boekhouding soms maar aan een externe deskundige overlaten is het afschrijven. Machines, gebouwen, inventaris encomputers die worden gekocht mogen niet in één keer als kosten worden geboekt. Zodra het bedrijf zoiets koopt en het kost 454 euro of meer dan wordt het gezienals een bezitting van de onderneming. Goedkopere zaken kunnen, ook als het ommachines, inventaris en computers gaat geboekt worden op een kostenrekeningzoals kantoorartikelen. Het voordeel daarvan is dat het bedrag van de aanschafdirect van de winst afgaat. Vanaf 454 euro wordt uw aanschaf een actief of bezit van de onderneming en mager elk jaar een deel van de winst worden afgetrokken. Zodra u bij het invoeren van mutaties van het soort geld uit of factuur in eenbedrag van 454 euro of meer boekt op een activa-rekening (dat is eenbezitsrekening zoals b.v. inventaris of machines) worden u enkele extra vragengesteld, zoals merk en type. Daarna kiest u de afschrijving die hoort bij het nieuwebezit, bijvoorbeeld computers. Het nieuwe bezit wordt opgenomen op de lijst vanactiva en elke maand zal automatisch het juiste bedrag worden afgeschreven. Uw boekhouding toont op deze manier een beter beeld dan wanneer de afschrijvingen eens per jaar en/of achteraf worden geboekt. De lijst activa toont dejuiste waardes, ook tijden het boekjaar. In de jaarrekening die u nu de laatste mutatie in een boekjaar kunt laten makenverschijnt een gedetailleerd over van de alle activa van de onderneming, met denieuwwaarde, de afschrijvingen en de boekwaarde. 7x24.nl>Boekhouden>Overzichten>Activa 7x24.nl>Boekhouden>Mutaties>Mutaties invoeren keuzes Geld uit of Factuur in 1.2 BTW-aangiftes De btw-aangifte nooit meer vergeten of te laat. U kunt de software van 7x24 zoinstellen dat de btw-aangifte altijd op tijd bij de belastingdienst terecht komt. Onder Abonnement>Bedrijfsgegevens vult u uw btw-nummer in en geeft aan of uper maand, per kwartaal of per jaar aangifte doet. Onder 7x24.nl>Boekhouden>Instellingen>Btw-aangifte kunt u kiezen uit 3 mogelijkheden. 1. U doet zelf de aangifte. 2. U laat zich waarschuwen, maar doet zelf de aangifte. 3. U laat zich waarschuwen en als u niet reageert doet 7x24 aangifte. INTERNETBOEKHOUDEN 10

11 Waarschuwingen ontvangt u vanaf de 5e dag voor de laatste dag waarop u aangiftekunt doen. Kiest u ervoor 7x24 de aangifte te laten doen, dan wordt deze op delaatste dag gedaan. U ontvangt dan een dat de aangifte is gedaan. 7x24.nl>Abonnement>Bedrijfsgegevens 7x24.nl>Boekhouden>Instellingen>Btw-aangifte 1.3 Virtuele Accountant De Virtuele Accountant controleert uw administratie boekhoudkundig en fiscaal. Vanuit het kennis- en expertisecentrum van 7x24 wordt de Virtuele Accountantvoortdurend voorzien van de laatste inzichten en richtlijnen op het gebied vancontrole door accountants, fiscalisten en de Belastingdienst. Door de VirtueleAccountant te gebruiken bent u zeker van een correcte boekhouding. 7x24.nl>Boekhouden>Virtuele Accountant 1.4 Maandrapport Als u de laatste mutaties van een maand heeft verwerkt en uw administratie is inorde bevonden door de Virtuele Accountant kunt u het MKB-rapport aanvragen. Ditzeer uitgebreide rapport bevat alle bedragen, cijfers, percentages en indexen overuw bedrijf, zo mogelijk met vergelijkingen met vorige periodes. Het rapport wordt uin Word aangeboden. 7x24.nl>Boekhouden>Virtuele Accountant>MKB-rapport 1.5 Jaarrekening Direct na de laatste mutaties van een boekjaar, als uw administratie is gecontroleerd en in orde bevonden door de Virtuele Accountant, kunt u de jaarrekening aanvragen. De jaarrekening is compleet, op het bedrag dat u aanbelasting moet betalen na. Dit belastingbedrag kan de Virtuele Accountant niet vooru bepalen omdat dit mede afhankelijk is van andere persoonlijke en zakelijkeachtergronden die niet uit uw boekhouding blijken. Maar met de jaarrekening die uin Word wordt aangeboden, is elke administrateur, accountant of fiscalist in staatdirect uw aangifte te verzorgen. 7x24.nl>Boekhouden>Virtuele Accountant>Jaarrekening 1.6 Bedrijfsanalyse De Virtuele Accountant maakt op elk gewenst moment een analyse van uw bedrijfen rapporteert de belangrijkste cijfers, met een aanduiding of aan de norm wordtvoldaan of niet. 7x24.nl>Boekhouden>Virtuele Accountant>Analyse 1.7 Benchmark De Virtuele Accountant vergelijkt de prestaties van uw bedrijf met collega s indezelfde branche. U ziet direct waarin u beter bent en wat nog beter kan. 7x24.nl>Boekhouden>Virtuele Accountant>Benchmark INTERNETBOEKHOUDEN 11

12 1.8 Debiteurenbeheer Na het versturen van een factuur bent u als ondernemer niet klaar. U moet er inveel gevallen nog het een en ander aan doen om de betaling te ontvangen. Debiteurenbeheer van 7x24 onderscheidt 4 acties: de herinnering, de aanmaning,eventuele voordracht voor de zwarte lijst bedrijven en eventuele overdracht van uwvordering naar een incassobureau. Bij debiteurenbeheer kunt u er voor kiezen alle actie zelf te initiëren of het heledebiteurenbeheer door 7x24 te laten verzorgen. In het laatste geval geeft ueenmalig de termijnen in waarna een actie moet plaatsvinden en zorgt 7x24 er voordat op de juiste dag de juiste actie wordt uitgevoerd. 7x24.nl>Debiteurenbeheer 1.9 =Notatie Maak een factuurnummer identificeerbaar. Zet voor het factuurnummer een =teken.factuurnummer wordt dan = Vraag op uw facturen of uw relaties bij de betaling het factuurnummer inclusief het =-teken opnemen. Wij doendit zelf jaren en onze cliënten zijn er aan gewend. De meeste betalingen worden nuvoorzien van het complete factuurnummer. De =notatie (spreek uit isnotatie) maakt het voor de software van 7x24.nl mogelijkom de mutaties van bank-en girorekeningen niet alleen te kunnen importeren (watde meeste pakketten tegenwoordig kunnen), maar de mutaties ook te boeken. Vanmutaties met een =-teken in de omschrijving is het factuurnummer te herkennen. Als van dat factuurnummer een open post bekend is en het bedrag klopt wordt demutatie zonder uw tussenkomst geboekt. Het is snel werken als u van bijvoorbeeld100 mutaties er aan meer dan 90 niets hoeft te doen. Bij inkomende facturen en de betalingen daarop staat het u natuurlijk ook vrij omdaar voortaan altijd een =-teken voor te zetten. Dan zullen ook de uitgaandebetalingen met zekerheid herkend kunnen worden en direct worden geboekt. Bij mutaties die u op de rekening Kruisposten boekt kunt u een factuurnummer inde omschrijving ook noteren met het =-teken. Bij het zoeken naar mutaties meteen bepaald factuurnummer komen deze mutaties dan ook in beeld. Vooral handigals u een betaling niet direct kunt thuisbrengen of boeken en deze even opkruisposten parkeert Datum zonder streepje Bij elke mutatie moet u de datum invoeren. Dat kan bij 7x24 snel. Omdat hetboekjaar bekend is hoeft u het jaartal niet in te voeren, en tussen dag en maandhoeft geen streepje. Dus in plaats van in te toetsen tikt u U ziethet streepje direct verschijnen Online met KvK U kunt relaties (debiteuren en crediteuren) toevoegen door online de gegevens vande bedrijven in te lezen uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Ugebruikt dan direct de juiste spelling en de juiste juridische benaming van eenbedrijf, en u het inschrijfnummer van de KvK wordt vastgelegd. INTERNETBOEKHOUDEN 12

13 2. Online boekhouden of internetboekhouden Internetboekhouden is meer dan online boekhouden. En het maakt nogal wat uit ofu kiest voor online boekhouden of voor internetboekhouden. Als producenten vansoftware een oud boekhoudpakket ombouwen voor online gebruik, spreken wij vanonline boekhouden. Als een boekhoudpakket speciaal is ontwikkeld voor internetgebruik, is er sprakevan internetboekhouden. De meeste aanbieders in Nederland hebben oude softwaregeschikt gemaakt om via internet te gebruiken. 7x24 is speciaal geschreven voorinternet. Dat merkt u in het gebruik. De verschillen Wilt u nog ouderwets werken in periodes? Of werken met dagboeken? Wilt u eerst de stukken invoeren om deze later nog eens apart te boeken? Wilt u foute mutaties alleen met correctiemutaties kunnen wijzigen? Kies dan voor online boekhouden. Wilt u uw mutaties in kunnen voeren wanneer u wilt? Wilt u uw mutaties in kunnen voeren zonder eerst een dagboek te kiezen? Wilt u uw mutaties direct in de boekhouding verwerkt zien? Wilt u uw mutaties direct kunnen wijzigen en zo vaak u wilt kunnen wijzigen? Wilt u optimaal gebruik maken van de mogelijkheden die internet biedt? Kies dan voor internetboekhouden. Internetboekhouden werkt sneller, heeft meer mogelijkheden en groeit met u mee. En met internetboekhouden kunnen u en uw medewerkers, en ook uw accountanttegelijk in dezelfde actuele administratie werken. Voor internetboekhouden heeft ugeen speciale software of een eigen server nodig. Met alleen een PC en internetkunt u werken waar en wanneer u wilt. INTERNETBOEKHOUDEN 13

14 3. Boekhouden is geen hogere wiskunde (Dit hoofdstuk werd eerder als artikel in het vakblad De Zaak gepubliceerd) 3.1 Bespaar op uw accountant: bespaar hem het invoeren. Ondernemers in het MBK zijn vaak duizendpoten. Logistiek, in-en verkoop,productie, personeelszaken -overal weten ze wel iets van. Behalve vanboekhouden. Terwijl het zo simpel is. Lees, leer en laat uw accountant alleen datdoen waarvoor u hem echt nodig heeft: de aangifte. Uw accountant heeft een behoorlijke opleiding achter de rug. Hij kan daarmeenatuurlijk uitstekend uw bonnetjes inboeken, maar doet liever wat zinvollers: uwaangiftes verzorgen of u adviseren over uw bedrijf. Veel ondernemers denken datzij niets van boekhouden weten en bijvoorbeeld niet zelf hun stukken kunneninboeken. Boekhouden is veel simpeler dan u denkt, en elke ondernemer kan metde juiste software heel goed zelf zijn stukken inboeken. Zo houdt u controle op degeldstromen, krijgt u meer inzicht in de ontwikkeling van uw bedrijf en bespaart ubovendien nog flink op de factuur van uw accountant. Met een paar vuistregels is de kunst van het boekhouden eenvoudig onder de knie te krijgen. De boekhouding van een bedrijf of organisatie kent twee samenvattingen: debalans en de verlies- en winstrekening. Dit is ook het deel van de boekhoudingwaar de fiscus het meest in is geïnteresseerd. Het verschil tussen de twee is, dat debalans een overzicht geeft van uw bezittingen en schulden, en dat u op de verlies- en winstrekening ziet waarmee geld is verloren en waarmee geld is verdiend. 3.2 Een nieuw bedrijf Een en ander kan worden geïllustreerd met de boekhouding van een nieuw bedrijf. Stel: u begint een adviesbureau en steekt daar 1000 euro in. Op de openingsofbeginbalans van uw bedrijf staan de bezittingen en de schulden waarmee u begint. Dat ziet er dan zo uit: aan de linkerkant staan de bezittingen (met een duur woordde activa) en aan de rechterkant staan de schulden (passiva). Uw balans toont links Kas 1000 euro en rechts hoe het bedrijf aan die 1000 euro is gekomen, in ditgeval Schuld aan oprichter 1000 euro. Op de verlies- en winstrekening staat nogniets, want het bedrijf heeft nog niets gedaan met het geld. 3.3 Het bedrijf maakt kosten In de volgende fase begint uw bedrijf kosten te maken. U bent nog niet aanzakendoen toegekomen maar u bezoekt een aantal bedrijven waarmee u zaken wiltgaan doen. U tankt op kosten van de zaak voor 59,50 euro aan benzine. U boekt ditbedrag op Autokosten. Nu gebeurt er iets op zowel de verlies-en winstrekening alsde balans. Op de balans gaat uw bezit Kas in waarde naar beneden met 59,50 euroen in de verlies- en winstrekening komt aan de verlieszijde (links) bij Autokosten59,50 te staan. Anders gezegd: de linkerkant van de balans gaat 59,50 naarbeneden en de linkerkant van de verlies-en winstrekening gaat 59,50 omhoog. 3.4 Eén-mutatie-systeem Uw boekhouding blijft altijd vanzelf in evenwicht omdat u steeds eenzelfde bedragergens optelt en ergens anders aftrekt. Bij internetboekhouden voert u het bedragmaar één keer in. Bij het ouderwetse boekhouden moest je dat bedrag twee maalinvoeren, waardoor er - als je een keer een fout maakte -een verschil in deboekhouding kon ontstaan. Goede software gebruikt het 1-mutatie-systeem. Dit is het systeem waarbij hetbedrag maar 1 keer wordt ingevoerd, en tegelijk ergens wordt opgeteld en ergenswordt afgetrokken. Zo kunnen er nooit meer verschillen ontstaan. INTERNETBOEKHOUDEN 14

15 De balans ziet er nu zo uit: onder de bezittingen aan de linkerzijde staat dat we nogmaar 940,50 in kas hebben, terwijl de schuld aan de oprichter gelijk is geblevenop 1000 euro. Aan deze balans kunt u zien dat het met het bedrijf niet goed gaat: de schuld is groter dan het bezit. Dit heet een negatief eigen vermogen. En zoals uinmiddels weet, kunt u op de verlies- en winstrekening zien hoe deze schuld isontstaan. Op de verlies-en winstrekening staat dan ook aan de linkerzijde (verlies)59,50 euro op de rekening Autokosten. Nadat u getankt heeft krijgen zowel de balans als de verlies- en winstrekening ereen saldo bij. Op de balans komt dit om de zaak in evenwicht te houden aan delinkerkant, daar komt achtereenvolgens te staan Kas 940,50 euro en Eigenvermogen 59,50 euro, samen weer precies 1000 euro. Aan de rechterzijde van debalans blijft alleen de schuld aan de oprichter staan van 1000 euro. Op de verlies-en winstrekening staat links (verlies) Autokosten 59,50 en rechts het saldo verlies59,50 euro. Ook in evenwicht dus. Aan de verlies-en winstrekening ziet u dat het verlies is veroorzaakt door de Autokosten. Op de balans leidt dit tot een negatiefeigen vermogen van hetzelfde bedrag. 3.5 We are in business Nu beginnen de bezoeken aan de mensen met wie u zaken wilt gaan doen vruchtenaf te werpen; er is een bedrijf dat uw adviesbureau inschakelt. U besteedt eenaantal uren aan het opstellen van uw advies. Het bedrijf betaalt daar 500 eurocontant voor. Op de balans wordt de Kas verhoogd met 500 euro tot 1440,50 enblijft de schuld aan de oprichter 1000 euro. Het saldo komt nu aan de goede kantvan de balans te staan: uw adviesbureau heeft een (positief) Eigen vermogen van440,50 euro. Op de verlies-en winstrekening stond aan de verlieskant (links) 59,50euro Autokosten. Daar komt nu aan de winstkant (rechts) 500 euro Verkopen bij. En de verlies- en winstrekening sluit af met een Saldo winst van ,50 =440,50 euro. Als u het tot hier hebt begrepen, kunt u boekhouden. Alles wat hierna komt,borduurt voort op bovenstaand systeem. 3.6 Het bedrijf gaat goederen verhandelen Het wordt wel iets ingewikkelder als uw bedrijf handelt in goederen, en dus eerstinkopen doet om deze later weer te verkopen. De ingekochte goederen vormen eenbezit, en komen dus, zolang ze niet verkocht zijn, op de balans. Het saldo van debalans blijft daarbij gelijk, want tegenover de waarde van de goederen komt eenlagere kas, of -als u op rekening koopt -een hogere schuld aan uw leveranciers. Bij veel bedrijven in het midden- en kleinbedrijf wordt overigens gemakshalvegeboekt op inkopen, zodat de voorraad niet voortdurend op de balans bijgehoudenhoeft te worden. Pas aan het eind van het boekjaar wordt dan de balansopgemaakt, waarbij de waarde van de op dat moment aanwezige voorraad dient teworden vastgesteld. 3.7 Eerst inkopen Uw bedrijf gaat inkopen doen en schaft voor 250 euro goederen aan. Op de balansgaat uw kassaldo naar beneden en wordt 1190,50 euro. Maar er komt een nieuwbezit bij, namelijk uw voorraad goederen ter waarde van 250 euro. Per saldoverandert er op de balans niets, de linkerzijde toont alleen dat uw bezittingen nu uit2 zaken bestaan: de kas ad 1190,50 en de goederen ad 250 euro. De schuld aan deoprichter blijft 1000 euro, en het Eigen vermogen van de onderneming blijft 440,50euro. En op de verlies-en winstrekening verandert helemaal niets. Dat gaat altijdzo: als u het ene bezit (kas) verruilt voor een ander (goederen), worden uwbezittingen op de balans verdeeld over 2 rekeningen en blijft de verlies-enwinstrekening ongewijzigd. INTERNETBOEKHOUDEN 15

16 3.8 Dan verkopen Nu gaat u de goederen verkopen. Uw klanten betalen 500 euro en u verdient dus250 euro met deze transactie. Op de balans wordt de kas met 500 euro verhoogden verdwijnen de goederen. en dat is, inderdaad, precies het eigen vermogen op debalans van de onderneming. Aan de bezittingenkant prijkt nu de kas met een saldovan 1690,50 euro, en aan de schuldzijde blijft de oprichter staan die 1000 euro aande zaak heeft geleend. Nu wordt het saldo 1690, = 690,50 euro. Hetbedrijf heeft nu een (positief) eigen vermogen van 690,50. Zoals gezegd zou u opde verlies- en winstrekening moeten kunnen zien hoe dit bezit is ontstaan. Aan de verlieszijde staat 59,50 voor de gemaakte autokosten, plus 250 euro die u betaaldevoor de inkopen, en aan de rechter(winst-)zijde staat 500 euro op de rekeningverkopen. Als u de linker-en rechterzijde in evenwicht brengt door het saldo teberekenen komt u op een saldo winst van 690,50 euro. 3.9 Er kan niets fout gaan De balans en de verlies-en winstrekening ontstaan door het invoeren van defacturen en de bank- en giroafschriften. Gebruikt u moderne software dan hoeft uniet te weten hoe dat inboeken gaat, dat doet de software voor u. U moet alleenweten of u een factuur heeft ontvangen, of dat het gaat om een verzonden factuur,en bij giro en bank hoeft u alleen aan te geven of er geld is ontvangen ofuitgegeven. De software vraagt om de datum, het bedrag, de btw en wil weten op welke rekening u wilt boeken. Bij verzonden facturen mag u kiezen op welke verkooprekening u wilt boeken, en bij ontvangen facturen kunt u kiezen uit dekostenrekeningen of de inkooprekeningen. Daar kan eigenlijk niets fout mee gaan,en als er iets fout gaat, kunt u dit later herstellen door alsnog bijvoorbeeld eenandere rekening te kiezen. Goede software controleert tevens of u geen vergissingen maakt: is op enigmoment sprake van een negatieve kas? Dan heeft u geld uitgegeven dat niet in kaswas en dat is voor de fiscus een aanwijzing dat er sprake is van zwart geld. Ofheeft u bij de uitgaande facturen een nummer overgeslagen of dubbel gebruikt, ookdat ziet de fiscus liever niet. Het goede boekhoudpakket kent zo n 10 fiscale checksen voert deze steeds uit op alle ingevoerde mutaties. Gaat er iets fout dan krijgt udaarvan in gewoon Nederlands een melding en kunt u de mutaties nog veranderen. INTERNETBOEKHOUDEN 16

17 4. Bestanden 4.1 Mutaties 7x24.nl is zo ingericht dat u direct kunt beginnen met het invoeren van mutaties.het standaard MKB-rekeningschema zit er al in. Dat betekent dat alle rekeningenwaarop u zou willen boeken al aanwezig zijn. U kunt dat schema nu of lateronbeperkt uitbreiden met eigen rekeningen. Als u besluit extra rekeningen toe tevoegen kunt u de al ingevoerde mutaties simpel wijzigen. Contant of op factuur In uw bedrijf gebeuren eigenlijk maar een paar dingen die voor de boekhouding vanbelang zijn: u ontvangt en verstuurt facturen en er komt geld in en er gaat geld uit. U moet wel een onderscheid maken tussen enerzijds de ontvangsten en betalingenop facturen, en anderzijds de contante inkomsten en uitgaven. Ontvangt u een factuur dan kiest u voor Factuur in. Als u later de betaling doetkiest u voor Factuurbetaling uit, zodat 7x24 kan bijhouden welke facturen nogbetaald moeten worden. Verstuurt u een factuur dan kiest u voor Factuur uit. Als u later de betalingontvangt kiest u voor Factuurbetaling in, zodat 7x24 kan bijhouden welke facturennog zijn te ontvangen. Transacties waaraan geen factuur te pas komt boekt u onder Geld in en Geld uit.het gaat dan bijvoorbeeld om de kosten die de bank in rekening brengt (en directvan uw rekening afschrijft) of contante aankopen zoals benzine en postzegels. Er is nog een soort mutaties: memo. In de standaardinstelling ziet u deze niet, en uheeft deze ook niet echt nodig. Memo kunt u aanzetten via Instellingen. Memomutaties zijn mutaties waaraan geen geld te pas komt, waarbij direct van deene op de andere rekening wordt geboekt. De afschrijvingen zijn hiervan eenvoorbeeld, maar dat doet 7x24 automatisch voor u. Een ander voorbeeld zijnloonboekingen, maar daar heeft 7x24 een wizard van gemaakt. U heeft memo dusniet nodig, maar uw accountant weet graag dat het mogelijk is. Nooit meer tegenboeken U kunt mutaties altijd wijzigen, totdat het boekjaar door b.v. de accountant isafgesloten. Wijzigen gebeurt simpel door er iets anders over heen te tikken. U hoeftdus nooit tegen- of correctieboekingen te doen, dat is in een geautomatiseerdeboekhouding niet nodig. U kunt mutaties ook verwijderen. Is er een betaling geboekt op een factuur danmoet u eerst die betaling verwijderen voordat u de inkomende of uitgaande factuurkunt verwijderen. U ziet het vanzelf: mutaties waarop een betaling is gedaan tonengeen rood verwijdersymbool vooraan de regel. Dat symbool komt terug als u debetaling heeft verwijderd. Als u factuur na verwijderen opnieuw invoert vergeet danniet de betaling ook opnieuw in te voeren. INTERNETBOEKHOUDEN 17

18 4.1.1 Mutaties invoeren Mutaties invoeren -Geld in Heeft u iets contant verkocht (dus zonder dat u eerst een factuur stuurt en u wachtop de betaling) dan kiest u voor Geld in. Vul het bedrag en de btw in en kies opwelke rekening u dit wilt boeken, b.v Verkopen algemeen. 7x24.nl>Boekhouden>Mutaties>Mutaties invoeren>geld in Mutaties invoeren -Geld uit Schrijft de bank kosten van uw rekening af, heeft u contant postzegels of benzinebetaalt (dus zonder dat u eerst een factuur krijgt en deze later betaalt) kiest u voorgeld uit. Vul het bedrag en de btw in en kies voor 5060 Bankkosten, 5010 Porti of5210 Benzine. Bij het kiezen van een rekening om op te boeken kunt u steeds dehele lijst doornemen, maar het is vaak sneller als u in het schermpje naast derekeningen intoetst bankk, porti of benz. 7x24.nl>Boekhouden>Mutaties>Mutaties invoeren>geld uit Mutaties invoeren -Factuur in Voor binnenkomende facturen kiest u Factuur in. Voeg bij voorkeur elke leveranciertoe in de lijst relaties. Dat kan ook tijdens het invoeren van de mutatie. U kiest danonderin de keuzelijst met relaties voor [Nieuwe relatie] en voert de minimaal decode en de naam van de relatie in. De code is voor als u gewend bent uw relaties tecoderen. Dat is niet meer nodig in een geautomatiseerd systeem, dat net zo snel opde naam zoekt. Geef bij voorkeur in zowel het veld Code als het veld Naam de naam van de leverancier op. Kies bij Rekening op welke rekening u deze factuur wilt boeken. U gebruikt hier eenkostenrekening of een inkooprekening. Inkomende facturen worden automatisch op de rekening crediteuren geboekt. Er isstandaard één rekening crediteuren opgenomen in het rekeningschema, maar ukunt onbeperkt crediteurenrekeningen toevoegen(7x24.nl>boekhouden>beheer>rekeningen) ) b.v. als u een onderscheid wilt maken inkosten en inkopen. Nadat u de ontvangen factuur heeft ingeboekt is de rekening crediteuren bijgewerktvoor het hele bedrag van de factuur, dus inclusief de btw, is de rekening btwvoorbelasting bijgewerkt met alleen het btw-bedrag en is de kosten-ofinkooprekening bijgewerkt met het bedrag zonder btw. 7x24.nl>Boekhouden>Mutaties>Mutaties invoeren>factuur in Mutaties invoeren Factuur uit Voor de facturen die u verstuurt kiest u Factuur uit. Voeg regelmatige afnemers toeaan de lijst relaties. Mooier is nog als u elke klant toevoegt aan de lijst relaties.alleen als u veel kleine klantjes heeft kunt u een relatie aanmaken b.v. Diversedebiteuren of Kleine klanten, waarop u bepaalde klanten samenvoegt. U kuntrelaties ook tijdens het invoeren van de mutatie toevoegen. U kiest dan onderin de keuzelijst met relaties voor [Nieuwe relatie] en voert de minimaal de code en denaam van de relatie in. De code is voor als u gewend bent uw relaties te coderen. Dat is niet meer nodig in een geautomatiseerd systeem, dat net zo snel op de naamzoekt. Geef bij voorkeur in zowel het veld Code als het veld Naam de naam van deleverancier op. Kies bij Rekening op welke rekening u deze factuur wilt boeken. U gebruikt hier eenverkooprekening, zoals 8000 Verkopen algemeen. Speciaal bij de verkopen kanhet echter van belang zijn dat u uw verkopen uitsplitst om later te kunnen zien watu per soort INTERNETBOEKHOUDEN 18