referaathouder Bultheel Jo

Transcriptie

1 referaathouder Bultheel Jo Regionaal aanspreekpunt West-Vlaanderen Universitaire Campus - A 122 Etienne Sabbelaan Kortrijk tel: Fax: renwv@kuleuven-kortrijk.be Presentatietechnieken 1 van 24

2 Inhoud: Kunnen werken met Powerpoint is één zaak. Presentaties boeiend maken en deze dan ook boeiend presenteren is iets anders. Via praktische voorbeelden ontdekt u een hele reeks tips, "To-do's" en "Not-to-do's". We geven aan waar je als CLBmedewerker allemaal rekening mee moet houden als je een informatiesessie of voordracht brengt in een school, op een ouderavond, voor een klasgroep. Ook de technische componenten komen aan bod, zoals het aansluiten van een beamer, gebruik van video en audio in Powerpoint, het inpakken van de presentatie PowerPoint heeft na deze nascholing geen geheimen meer voor u. Inleiding 1. Het voorbereiden van een presentatie o 1.1 Een onderwerp kiezen o 1.2 Het doel bepalen o 1.3 De tekst structureren 2. De opbouw o 2.1 De inleiding o 2.2 De kern o 2.3 Het slot 3. Praktische voorbereiding o 3.1 Een spreekschema maken o 3.2 De presentatie oefenen o 3.3 De locatie verkennen 4. Het houden van een presentatie o 4.1 Omgaan met zenuwen o 4.2 Houding o 4.3 Stemgebruik o 4.4 Contact maken met het publiek 5. Het gebruik van hulpmiddelen o 5.1 Overheadprojector o 5.2 Het bord o 5.3 De flip-over o 5.4 De diaprojector o 5.5 De hand-out o 5.6 Video o 5.7 Digitale presentatietechnieken 6. Het reageren op vragen o 6.1 Op vragen voorbereiden o 6.2 Vragen beantwoorden Literatuurlijst Bijlagen o 7. Checklist voorbereiding presentatie o 8. Voorbeeld van een spreekschema o 9. Beoordelingsformulier Presentatietechnieken 2 van 24

3 Inleiding Een presentatie heeft als belangrijkste doel om een boodschap over te brengen op de luisteraars. De spreker moet daarom zijn boodschap op zo n manier overbrengen dat de luisteraars die boodschap begrijpen en aanvaarden. De begrijpelijkheid van de boodschap is afhankelijk van de opbouw van de presentatie, de samenhang en de formulering. De aanvaardbaarheid is afhankelijk van de gekozen stijl en de argumenten die worden aangevoerd. Wie een publiek gaat toespreken dient voor ogen te houden dat een gemiddelde luisteraar slechts ongeveer 10% onthoudt van wat er verteld wordt. Een presentatie leent zich daarom beter voor het uitzetten van grote lijnen dan om gedetailleerde informatie over te brengen. Tijdens dit onderdeel oefenen studenten in het geven van presentaties voor een publiek. Alle onderwerpen die bij het presenteren van een verhaal van belang zijn, komen in de syllabus aan bod. Allereerst wordt aandacht besteed aan de voorbereiding op een presentatie. Dan komen de zaken aan bod die de presentatie zelf beïnvloeden, zoals houding en stemgebruik. Vervolgens worden tips gegeven voor het gebruik van audiovisuele hulpmiddelen. Tot slot worden tips gegeven om na het houden van een presentatie vragen te beantwoorden. Er is aansluitend een lijst opgenomen met literatuur over mondeling presenteren. In de bijlagen tref je nog een checklist aan voor de voorbereiding van de presentatie en een voorbeeld van een spreekschema. 1 Het voorbereiden van een presentatie Om een effectieve voordracht te kunnen houden, is de voorbereiding van essentieel belang. De voorbereiding van een presentatie bestaat uit het kiezen van een onderwerp, het bepalen van het doel, het structureren van de tekst en het afstemmen op een publiek van luisteraars. Verder bestaat de voorbereiding uit een aantal praktische zaken, zoals het maken van een spreekschema, het oefenen en timen van de voordracht en het verkennen van de locatie. In dit hoofdstuk zullen de aspecten van de voorbereiding van een presentatie aan bod komen. 1.1 Een onderwerp kiezen Wie ergens een voordracht moet houden, weet vaak al waarover het moet gaan. Een spreker wordt immers meestal uitgenodigd met een bepaalde reden: een onderzoek presenteren, een lezing over een thema houden, specifieke ervaringen overbrengen. Zelden komt het voor dat een spreker helemaal vrij is in de keuze voor een onderwerp. Als je helemaal vrij bent in de keuze voor een onderwerp, is het aan te raden om een onderwerp te kiezen dat je interesse heeft. Als je een onderwerp interessant vindt, kun je dat makkelijker op boeiende en enthousiaste manier overbrengen. Ook is de voorbereiding dan makkelijker: je hebt al enige basiskennis waarop je kunt steunen. Stem de keuze van het onderwerp ook af op de interesse van het publiek. Luisteraars komen met een bepaalde reden naar een presentatie luisteren: ze zijn nieuwsgierig naar een onderwerp of ze willen juist op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen. Neem de voorkennis van de luisteraars als uitgangspunt en probeer je te verdiepen in wat zij graag van jou zouden willen vernemen. Niemand gaat naar een lezing om daar reeds bekende zaken te vernemen. Daarom moet een presentatie niet alleen aansluiten op voorkennis van de luisteraars, een presentatie moet hun ook iets nieuws kunnen bieden: nieuwe informatie, een nieuwe invalshoek, nieuwe methoden. Probeer wel een juiste verhouding te vinden tussen al bekende en nieuwe informatie: een presentatie met te veel bekende informatie is al gauw saai en een presentatie met te veel nieuwe informatie niet te volgen. kies een onderwerp dat je interesse heeft stem af op de interesses van het publiek sluit aan op de voorkennis van het publiek zorg voor nieuwswaarde Presentatietechnieken 3 van 24

4 1.2 Het doel bepalen Nu het onderwerp van de presentatie bekend is, moet het doel vastgesteld worden. Het doel van de presentatie komt niet overeen met het onderwerp. Wie bijvoorbeeld een presentatie houdt met als onderwerp studieverenigingen, kan verschillende doelen nastreven. Zo kan hij voor aankomende studenten een overzicht geven van bestaande studieverenigingen en hun specifieke eigenschappen. De spreker heeft dan tot doel de luisteraars te informeren over studieverenigingen en belangenorganisaties. Maar ook kan hij een bepaalde conclusie verdedigen tegenover een publiek. Hij kan bijvoorbeeld gaan betogen dat het zinvol is om lid te worden van de ASVA. De spreker heeft dan tot doel de luisteraars te overtuigen van een stelling of conclusie. Zoals uit het bovenstaande blijkt, is het doel van de presentatie dus niet gelijk aan het onderwerp. Ook de invalshoek kan verschillen: je kunt betogen dat het je studie ten goede komt om lid te worden van een vereniging, maar ook juist dat het je studie niet ten goede komt. Het is kortom van essentieel belang van tevoren vast te stellen welke boodschap overgebracht gaat worden en met welk doel: informeren of overtuigen. Houd rekening met de beschikbare tijd bij het vaststellen van onderwerp en doel van de presentatie. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om in tien minuten een overzicht te geven van de Westerse kunstgeschiedenis van de afgelopen 2000 jaar. Zorg ervoor dat onderwerp en doel passen bij de beschikbare tijd, zodat de presentatie niet te globaal en daardoor te vaag wordt. stel het doel van je presentatie vast: informeren of overtuigen kies een invalshoek kies onderwerp en doel passend bij de beschikbare tijd 1.3 De tekst structureren Als je wilt dat luisteraars jouw voordracht goed kunnen volgen, moet je ervoor zorgen dat de presentatie goed gestructureerd is. Een goed gestructureerde voordracht is voor luisteraars namelijk veel beter te volgen dan een presentatie waarin geen logische lijn te vinden is. Wanneer luisteraars de logische lijn goed kunnen volgen, begrijpen ze de inhoud beter en kunnen ze de boodschap opvangen die de spreker wil overbrengen. Bij slecht gestructureerde presentaties dwalen luisteraars vaak af met hun gedachten. Een goed gestructureerde presentatie bevat uitsluitend informatie die relevant is voor het doel van de presentatie. Irrelevante informatie leidt de aandacht van de luisteraars af: ze gaan zich toch afvragen waarom de spreker deze informatie verstrekt. Aan de andere kant mogen relevante onderdelen niet ontbreken. Als een luisteraar noodzakelijke informatie moet ontberen, zal de inhoud van de presentatie hem deels ontgaan. Presentatietechnieken 4 van 24

5 2 De opbouw Een presentatie heeft altijd de logische lijn: inleiding - kern - slot. Elk onderdeel kent specifieke eisen die hieronder in aparte paragrafen besproken zullen worden. 2.1 De inleiding De inleiding van een presentatie heeft verschillende functies: in de inleiding moet de aandacht van het publiek zijn getrokken en moeten de luisteraars op de hoogte worden gebracht van onderwerp, doel en aanpak van de voordracht. Daarnaast kunnen luisteraars tijdens de inleiding wennen aan de spreker en vormen ze zich een beeld van het verdere verloop; ze bepalen grotendeels of ze de spreker sympathiek vinden of niet en of ze de voordracht geboeid gaan beluisteren of niet. Met andere woorden: tijdens de inleiding worden veel zaken vastgelegd die bepalend zijn voor het slagen van de presentatie. Een spreker heeft invloed op het beeld dat luisteraars zich van hem en de toespraak vormen. In de inleiding horen de volgende elementen thuis: 1. groet het publiek 2. stel jezelf voor (als dat niet door iemand anders is gedaan) 3. trek de aandacht van het publiek met een pakkende opening 4. introduceer het onderwerp en het doel van de presentatie 5. kondig de aanpak en lengte van de presentatie aan Deze volgorde hoeft niet per se aangehouden te worden: wie bijvoorbeeld eerst met een pakkende opening wil komen voordat hij zichzelf voorstelt, kan 2. en 3. omdraaien. Er hoeft ook geen herkenbare scheiding aangebracht te worden tussen de onderdelen. Wie bijvoorbeeld zegt: De komende tien minuten wil ik benutten om u over te halen om geheelonthouder te worden, heeft onderwerp, doel en lengte van de presentatie in één zin aangekondigd. Een spreker kan dus variëren in de volgorde. Een spreker kan op verschillende manieren de aandacht van de luisteraars trekken. Hieronder volgen enkele voorbeelden. De retorische vraag: Wat zou u ervan vinden als uw naam in de krant komt? De spreker geeft een verrassende wending aan de voordracht: eerst lijkt het aantrekkelijk om je naam in de krant te krijgen. Echter, de voordracht gaat over het gebruik van veiligheidsgordels in de auto: zonder gordels is de kans groter dat je een auto-ongeluk niet overleeft en dat je naam dus in de krant verschijnt, bij de rouwadvertenties wel te verstaan. Een andere opening is de anekdote: Ik zat laatst in de trein naast een mevrouw die schijnbaar zeer geboeid zat te lezen in De vriendschap van Connie Palmen. Ik vroeg me juist af... Een onderhoudende of verrassende anekdote heeft altijd de aandacht van de luisteraars. Let er wel op dat de anekdote relevant is voor het onderwerp en dat het verband tussen anekdote en de rest van de presentatie niet vergezocht is. Dat kan namelijk juist averechts werken. Presentatietechnieken 5 van 24

6 Een spreker kan ook de belangstelling wekken door de luisteraars bij het onderwerp te betrekken: Binnen 48 uur zal een van de aanwezigen in deze zaal het slachtoffer zijn van een misdrijf. of door het onderwerp te betrekken op een persoonlijke ervaring: Als student heb ik niet veel geld te besteden. Ik leef van een basisbeurs en moet regelmatig aan het einde van de maand de keuze maken of ik liever een studieboek aanschaf of de rest van de maand nog vlees en fruit kan eten. Toch ga ik nu 25,- euro storten op rekening van de kankerstichting. Een vriend van mij heeft pas geleden namelijk te horen gekregen dat hij botkanker heeft. Daardoor ben ik me gaan beseffen wat het betekent om kanker te hebben. De kankerstichting kan veel goeds doen met ons geld. In het komende halfuur zal ik u vertellen welke onderzoeken worden gesubsidieerd door de kankerstichting. Tot slot kan de spreker zijn publiek ook schokken of provoceren: Vandaag is er om uur een man vergast. Het duurde 21 minuten en 6 seconden voordat hij helemaal dood was. Hij kreeg de doodstraf acht jaar geleden, omdat hij werd veroordeeld voor een misdrijf dat hij niet had gepleegd. Hij is onschuldig om het leven gebracht, hij is vermoord. Er zijn natuurlijk nog talloze manieren om de aandacht van het publiek te trekken. De opening moet in elk geval passen bij het onderwerp en niet een te ver verwijderd verband leggen. Begin niet met een sheet of een dia. De aandacht van de luisteraars is in het begin van de presentatie gericht op de spreker: die heeft iets te vertellen. Vermijd ook liever de clichés, zoals het citaat (Hamlet zei het al: To be or not to be, that s the question ), de oudheid (De Grieken/Romeinen wisten het al...), het huidige bestaan (De wereld wordt steeds sneller/complexer/et cetera.) of de anekdote over hoe de spreker hier verzeild raakte (Toen ik werd uitgenodigd om hier te komen spreken, dacht ik...). Zulke openingen worden zo vaak gebruikt dat ze nauwelijks aandacht trekken, maar eerder verveling opwekken. Presentatietechnieken 6 van 24

7 2.2 De kern In de kern wordt het onderwerp uitgewerkt dat in de inleiding is aangekondigd. Doel van een presentatie is dat luisteraars begrijpen en onthouden wat de spreker vertelt. Daarom is het van belang dat de kern goed gestructureerd is: de informatie kan dan beter worden opgenomen en onthouden. De opbouw van de kern moet voldoen aan twee eisen: eenvoud overzichtelijkheid De kern voldoet aan de eis van eenvoud als het onderwerp wordt opgedeeld in een aantal kernpunten. De informatie wordt opgedeeld in een aantal kleinere deelonderwerpen. Let erop dat je de presentatie niet versnippert tot talloze details. Hoe minder kernpunten een presentatie heeft, hoe beter de informatie overkomt. Elk kernpunt moet zo eenvoudig mogelijk worden gehouden en in elk geval worden geïllustreerd met voorbeelden. De kern moet ook overzichtelijk zijn voor de luisteraars. Deze eis houdt in dat de kernpunten in een logische volgorde worden gepresenteerd. Overzichtelijkheid hangt ook af van het doel van de presentatie. Wie luisteraars wil informeren over een bepaald onderwerp kiest een indeling die het meest geschikt is voor het onderwerp. Een presentatie over het ontstaan van de Renaissance kan bijvoorbeeld geografisch worden ingedeeld: de ontwikkelingen worden dan per land beschreven. Maar ook zou de spreker voor een thematische indeling kunnen kiezen per kunstvorm: literatuur, muziek, beeldende kunst. Een chronologische ordening is eveneens denkbaar: de spreker zet uiteen hoe de Renaissance zich ontwikkelde per tijdvak. Kortom, het is afhankelijk van het onderwerp en de invalshoek hoe een informatieve presentatie ingedeeld wordt. Voor een presentatie die tot doel heeft de luisteraars te overtuigen van een bepaalde visie of een standpunt, is het van belang dat de argumenten overzichtelijk worden gepresenteerd. Luisteraars zullen niet gauw overtuigd raken door een reeks argumenten die onderling geen enkele samenhang vertonen en waarvan niet duidelijk is op welke manier ze het standpunt onderbouwen. Argumenten zijn effectiever wanneer ze in een logische volgorde en met een duidelijke samenhang op de luisteraar worden overgebracht. De structuur van de presentatie wordt voor de luisteraar nog duidelijker wanneer de spreker expliciet aangeeft dat hij overgaat op een nieuw kernpunt van de voordracht. De spreker moet dus niet alleen in de inleiding aankondigen hoe de presentatie is opgebouwd, maar dit ook steeds herhalen tijdens de presentatie: Hiervoor heb ik uiteengezet hoe eenvoudig iemand besmet kan raken met het AIDS-virus. Nu wil ik meer vertellen over hoe de eerste symptomen zich openbaren. Luisteraars onthouden de informatie veel beter wanneer de hoofdpunten worden geïllustreerd met voorbeelden en concretiseringen. Zo kunnen luisteraars zich een beeld vormen van het onderwerp. Ga bij het verzinnen van voorbeelden altijd uit van het menselijk voorstellingsvermogen. De uitspraak Het is belangrijk dat we de auto zo veel mogelijk laten staan is te abstract om echt te gaan leven bij het publiek. Het publiek gelooft wel dat het belangrijk is, maar de volgende uitspraak spreekt meer tot de verbeelding: Als wij niet het autogebruik tot de helft terugdringen voor het jaar 2000, dan is de atmosfeer binnen 25 jaar zodanig vervuild dat wij niet meer zonder zuurstofmasker de straat op kunnen. Wie statistieken of cijfermatige gegevens moet presenteren, doet er zeker goed aan de getallen te concretiseren. Getallen blijven vaak niet in het geheugen hangen. De uitspraak Een topsporter eet dagelijks 4000 tot 5000 calorieën is minder concreet dan: Een topsporter eet dagelijks 4000 tot 5000 calorieën. Dat komt overeen met 10 boterhammen met kaas, 3 glazen melk, 3 bananen, 2 appels, 3 borden spaghetti met saus, 2 patat-met en 3 repen chocolade. De luisteraar kan nu op basis van eigen ervaring inschatten of 4000 tot 5000 calorieën veel is of niet. Presentatietechnieken 7 van 24

8 2.3 Het slot Een spreker mag het slot van zijn presentatie niet afraffelen. Afsluiten met een opmerking als: Dat was het, of Ik zie dat ik niet meer tijd heb, dus ik zal het hier maar bij laten is niet alleen fantasieloos, de spreker laat zo ook een kans liggen om zijn presentatie kracht bij te zetten. In de afsluiting moet de spreker in elk geval het doel en de kernboodschap van de presentatie herhalen, en een kort overzicht geven van de kernpunten. De luisteraars onthouden zo beter waar de presentatie over ging, en welke informatie van belang was. Vaak doen sprekers ook een appèl op de luisteraars. Dat is het geval bij overtuigende presentaties. Wie een duidelijk appèl doet op de luisteraars brengt daarmee nogmaals de kern over: Als jullie hierna besluiten om met iemand te gaan vrijen, denk dan aan mijn woorden en gebruik een condoom. Daarmee bespaar je je een hoop ellende! Zoals bij de inleiding werd aangeraden om te beginnen met een aandachtstrekker, is het ook aan te bevelen om te eindigen met een pakkend slot. Een pakkend slot zet de boodschap nog eens kracht bij, en zorgt ervoor dat de presentatie een evenwichtig geheel vormt. Er zijn verschillende manieren om een presentatie af te sluiten. Hierboven is al het appèl genoemd. De spreker kan ook eindigen met een vraag aan het publiek: Wilt u nu nog steeds graag uw naam in de krant zien? De technieken voor een pakkende opening gelden eveneens voor het afsluiten van de presentatie. Deze paragraaf wordt afgesloten met nog een voorbeeld van een pakkend slot, uitgesproken door Nelson Mandela bij zijn vrijlating van Robbeneiland: Tot slot wil ik terugkomen op mijn eigen woorden tijdens het verhoor bij mijn arrestatie in Ze gelden vandaag nog evenzeer als toen: Ik heb gevochten tegen blanke overheersing, en ik heb gevochten tegen zwarte overheersing. Ik heb het ideaal gekoesterd van een democratische en vrije samenleving waarin iedereen in harmonie en met gelijke kansen samenleeft. Dat is een ideaal waarvoor ik leef en dat ik hoop te bereiken. Maar als het nodig is, is het ook een ideaal waarvoor ik bereid ben te sterven. Presentatietechnieken 8 van 24

9 3 Praktische voorbereiding 3.1 Een spreekschema maken Op congressen en symposia zijn er dikwijls sprekers die hun hele presentatie voorlezen. Vaak gebeurt dat omdat de spreker nerveus is, bang om de lijn van het verhaal kwijt te raken of om delen weg te laten die van belang zijn. Maar het gebeurt ook uit gewoonte, de meesten lezen immers voor, of uit luiheid: uit het hoofd spreken vergt meer voorbereiding. Op wetenschappelijke congressen is het bovendien de gewoonte om de tekst van de lezing na afloop te publiceren. Dan is het makkelijker om éénmaal een tekst te schrijven die kan dienen om voorgelezen te worden en die na afloop ingestuurd kan worden. Voorlezen heeft echter te veel nadelen. Luisteraars kunnen zich allereerst moeilijker concentreren op de formuleringen. Daarbij wordt namelijk meestal weinig rekening gehouden met de luisteraar. Moeilijke termen en ingewikkelde zinsconstructies zijn voor lezers al lastig, maar die hebben de kans om een zin nog eens terug te lezen of een term op te zoeken. Luisteraars haken al snel af als ze het niet meer kunnen volgen. Verder is een voorgelezen tekst saai van toon, en het gaat vaak te snel. Tijdens het voorlezen is de aandacht van de spreker immers gericht op de tekst en niet op het publiek: het gaat de spreker erom zijn verhaal af te draaien en niet om over te komen op het publiek. Tot slot staan er in een voorgelezen tekst regelmatig duidelijke aanwijzingen voor lezers: Zoals hierboven al is aangestipt..., In de vorige paragraaf.... Het komt in de praktijk dan ook zelden voor dat er in het publiek nog vragen zijn na afloop van een voorgelezen presentatie: het grootste deel ontgaat de meeste luisteraars, en daarmee is het belangrijkste doel van de presentatie, een boodschap overbrengen op luisteraars, verloren gegaan. Om een boodschap op het publiek te laten overkomen, is het van belang dat een spreker op natuurlijke wijze spreekt en oogcontact met het publiek kan maken. Natuurlijk hoeft iemand niet de hele presentatie uit het hoofd te leren om dit te bereiken. Het is het beste om gebruik te maken van een spreekschema. Een spreekschema is een schematische weergave van de presentatie. In een spreekschema worden de volgende elementen opgenomen: de inleiding, deels of helemaal uitgeschreven de kern met de kernpunten, aangeduid met steekwoorden de overgangen tussen de verschillende kernpunten details die moeilijk zijn te onthouden, zoals cijfers en citaten aanwijzingen voor het gebruik van hulpmiddelen, zoals sheets de afsluiting, aangeduid met steekwoorden of deels uitgeschreven Let erop dat uitgeschreven delen in spreektaal zijn opgenomen; gebruik dus geen lange, ingewikkelde zinnen of abstracte termen die niet toegelicht worden. Zorg er ook voor dat het spreekschema in een grote letter is geschreven of uitgeprint. Als de letters te klein zijn, loopt de spreker het risico toch te veel naar het blaadje te turen. De aantekeningen moeten goed leesbaar zijn, zodat de spreker slechts een korte blik erop hoeft te werpen. Een spreekschema kan op één of twee vellen A4 uitgeschreven worden, zodat het op een katheder of tafel gelegd kan worden. Sommige sprekers maken een spreekschema op losse kaartjes, die ze tijdens het spreken gemakkelijk in de hand kunnen houden. Er bestaat geen voorkeur voor een van beide. Een spreker kan zelf kiezen voor een systeem waar hij zich het prettigst bij voelt. In bijlage 2 is een voorbeeld van een spreekschema opgenomen. 3.2 De presentatie oefenen Het is zeer nuttig om de presentatie eerst een paar maal te oefenen, omdat je zo een aantal zaken kunt nagaan voordat je voor een publiek gaat spreken. Ten eerste kun je nagaan of de tekst goed is uit te spreken: struikel je niet over woorden ( deontische praxiologie ) of zinnen ( In die tijd poetste de koetsier de postkoets zelf )? Ten tweede kun je nagaan of je alle informatie hebt om een vloeiend verhaal te vertellen: ontbreekt er geen belangrijke informatie, gaan de overgangen tussen inleiding, kern en slot soepel, en tussen de kernpunten, ga je makkelijk met de hulpmiddelen om? Tot slot kun je bij het oefenen nagaan of je de tijd vult, of dat je te kort of juist te lang aan het woord zult zijn. De presentatie is grondig voorbereid als de volgende fasen zijn doorlopen: Presentatietechnieken 9 van 24

10 1. korte doorloop zonder publiek 2. bijstellen van het spreekschema 3. volledige doorloop met publiek Tijdens de korte doorloop zonder publiek oefen je door de presentatie voor jezelf hardop uit te spreken. Ga na of de voordracht compleet is en of het verhaal enigszins vloeiend verteld kan worden. Neem de tijd op. Bedenk wel dat sprekers voor een publiek vaak sneller praten door de spanning. Oefen daarom ook in rustig spreken, normaal doorademen tijdens het spreken en pauzes inlassen. Op basis van de ervaringen uit de eerste fase kan het spreekschema bijgesteld worden als dat nodig is gebleken. Kijk ook nog eens kritisch naar de opening (is die pakkend en passend?), de voorbeelden (ondersteunen die de kernpunten?) en het slot (komt de boodschap duidelijk over? is de afsluiting pakkend?). Vraag bij de volledige doorloop of iemand bereid is kritisch naar het verhaal te luisteren. Oefen de presentatie volledig, dus ook met de hulpmiddelen. Natuurlijk hebben de meeste mensen thuis geen overhead- of diaprojector, maar probeer de situatie zo goed mogelijk na te bootsen. Neem de tijd op. Eventueel kun je jezelf opnemen op cassette- of videorecorder. 3.3 De locatie verkennen Probeer vooraf de locatie te verkennen. Het is prettig om alvast een beeld te hebben van de zaal, omdat dat ook een deel van de zenuwen kan wegnemen. Bovendien kun je zo nagaan of er apparatuur aanwezig is, of dat er apparatuur besteld moet worden. Je kunt kijken hoe groot de zaal is waar je gaat spreken, en vaststellen of het nodig is om een microfoon te gebruiken. Wie in het buitenland gaat spreken doet er goed aan om vanuit Nederland al te informeren welke faciliteiten er in het gastland aanwezig zijn. Zo is het in veel Oost-Europese landen niet eens mogelijk om een fotokopie te maken en zijn er geen overheadprojectors aanwezig. Het is in zo n geval beter om hier alvast de hand-outs te kopiëren en te besluiten het gebruik van sheets achterwege te laten. Wie zich vooraf goed laat informeren, komt niet voor verrassingen te staan. Presentatietechnieken 10 van 24

11 4 Het houden van een presentatie In het vorige hoofdstuk is aandacht besteed aan de voorbereiding van een presentatie. Maar het slagen van een presentatie is niet alleen afhankelijk van een goede voorbereiding, hoewel die zeker niet achterwege mag blijven. Ook de manier waarop de spreker zijn verhaal brengt, is van invloed op het succes van de presentatie. In dit hoofdstuk komen de verschillende aspecten aan bod die een rol spelen bij de presentatie: het omgaan met zenuwen, de houding, het stemgebruik en het maken van contact met het publiek. 4.1 Omgaan met zenuwen De meeste mensen hebben last van zenuwen wanneer ze een publiek moeten toespreken. Ze krijgen last van natte handen, een onbestemd gevoel in de buik, of ze gaan trillen. Zelfs ervaren sprekers zijn nog regelmatig nerveus vlak voordat ze op gaan treden, en vinden het zelfs een slecht voorteken wanneer ze niet een lichte spanning voelen. Een zekere mate van nervositeit hoort dus bij het spreken in het openbaar. Zenuwen hebben niet altijd een slechte uitwerking. Ze helpen je op cruciale momenten beter te presteren en ze zorgen ervoor dat je je beter concentreert op de prestatie. Vervelend is het wanneer de zenuwen zo hoog gaan opspelen dat ze je verlammen : je komt niet meer uit je woorden of krijgt zelfs een black-out. Er zijn manieren om de zenuwen de baas te blijven. In deze paragraaf worden enkele tips gegeven om met nervositeit om te gaan. Zorg voor een goede voorbereiding Of de presentatie een succes wordt, hangt niet af van het toeval of een goede bui. Als je je toespraak goed voorbereidt, dan heb je de situatie beter onder controle. Zorg er daarom voor dat je goed nagedacht hebt over wat je gaat vertellen en in welke volgorde, maak een duidelijk spreekschema, oefen zo veel mogelijk en zorg ervoor dat je de zaal kent waar je gaat spreken. Zo kun je je een beeld vormen van het verloop van de presentatie en voorkom je dat je in paniek raakt van onverwachte zaken. Wijk niet af van de dagelijkse routine Doe op de dag van de presentatie alle dingen die je normaal gesproken ook zou doen: de krant lezen, naar college gaan, sporten. Sla ook geen maaltijden over. Wie last heeft van spreekangst, krijgt waarschijnlijk geen hap door zijn keel. Toch is het beter om jezelf wel te dwingen iets te eten: honger kan zenuwachtigheid namelijk versterken en daarmee ben je verder van huis. Licht eten kan geen kwaad, maar niet eten is uit den boze. Probeer de zenuwen te benutten Zorg ervoor dat de zenuwen niet de overhand krijgen door ze te benutten. Zenuwen zijn geen teken van zwakte; ze kunnen je juist tot betere prestaties drijven. Probeer de zenuwen niet te associëren met angst, maar met opwinding of aangename spanning (zoals je dat kunt voelen bij een spannende film). Sta jezelf toe fouten te maken Iedere spreker verspreekt zich wel eens, ook in gewone conversaties gebeurt dat zeer frequent. Het is daarom geen schande als je even niet uit je woorden komt; de meeste toehoorders zullen het niet eens merken, zo gewend zijn ze eraan. Ga ervan uit dat je altijd wel iets vergeet te vertellen. Zowel ervaren als beginnende sprekers laten altijd wel per ongeluk iets weg uit hun verhaal. Als dat gebeurt, berust dan in de situatie: het valt de luisteraars toch niet op, want die kennen jouw spreekschema niet. Het valt juist meer op als je zegt: Oh, dat was ik net vergeten te zeggen.... Laat stiltes toe tijdens de presentatie Presentatietechnieken 11 van 24

12 Wees niet bang voor korte rustpauzes of stiltes. Het kan zijn dat je even naar woorden moet zoeken, of op je spreekschema wilt kijken. Het is natuurlijker om dan een korte stilte in te lassen, dan alsmaar door te praten. Zo geef je de toehoorders ook de tijd om te verwerken wat je tot dan toe verteld hebt. Een korte stilte is dus niet erg, maar laat het niet te lang duren. Realiseer je dat het publiek de zenuwen niet waarneemt Zelf neem je elke verandering onmiddellijk waar: je handen trillen, je stem vervormt, je knieën knikken. Wees je ervan bewust dat het grootste deel van deze symptomen alleen voor jezelf merkbaar is. Het publiek heeft meestal niet door dat de spreker zenuwachtig is. Alleen wanneer je zelf je zenuwen gaat benadrukken door er expliciet opmerkingen over te maken ( Ik ben op van de zenuwen, Ik ben zo nerveus ), merkt het publiek dat er iets aan de hand is. Doe ontspanningsoefeningen Het kan zijn dat de spanningen ondanks alle bovenstaande tips toch nog hoog opspelen. In dat geval is het zinvol om een paar ontspanningsoefeningen te doen. Ga zo ontspannen mogelijk staan of zitten en zet beide voeten op de grond. Adem rustig in door je neus en houd de adem enkele tellen vast. Zet tijdens het inademen je buik uit, zodat de adem goed laag komt (buikademhaling). Adem vervolgens weer rustig uit, het liefst door de mond. Herhaal dit enkele malen totdat je wat kalmer bent. Ga op een stoel zitten en zet beide voeten op de grond. Laat je armen op je schoot rusten. Ga nu langzaam elk deel van het lichaam bewust ontspannen. Begin bij je gezicht, dan nek en schouders, armen en handen (geen vuisten ballen), benen en voeten. Adem ondertussen rustig door. Blijf tijdens de oefening wel rechtop zitten; zak niet in. Beide oefeningen kun je onopvallend doen. Ze zorgen ervoor dat je je ontspant en brengen de hartslag omlaag, zonder dat je concentratie afneemt. 4.2 Houding Je houding vertelt het publiek al veel over jezelf. In je houding geef je non-verbale informatie over jezelf, informatie over wat voor een persoon je bent zonder dat je daarover iets hebt verteld. Een spreker die zijn schouders laat afhangen, alleen naar zijn aantekeningen of naar het plafond staart of die steeds op één been wiebelt, komt minder overtuigend over. Je kunt het beste rechtop gaan staan en op beide voeten. Zo kom je zeker over en kun je makkelijker oogcontact maken met het publiek. Bewegen of lopen tijdens het spreken is niet erg: dat maakt je houding juist natuurlijker dan wanneer je stokstijf op één punt blijft staan. Hulpmiddelen maken het bewegen makkelijker: dan kun je eens naar het bord of de flip-over lopen om iets op te schrijven, of naar de overheadprojector om een sheet neer te leggen. Ga liever niet zitten, dan is de kans groot dat de aandacht van het publiek al gauw verslapt. In een klein gezelschap (maximaal 10 mensen) is het niet zo erg, maar een groter publiek bereik je makkelijker met je stem wanneer je staat, en het komt enthousiaster over. Veel sprekers weten zich geen raad met hun handen. Ineens blijken de handen erg in de weg te zitten. Je kunt vaak je woorden kracht bijzetten door ondersteunende gebaren te maken tijdens het spreken. Ook kun je meetellen met je handen bij een opsomming, of dingen aanwijzen. Ga echter niet te veel stilstaan bij wat je precies met je handen doet, want dan komen gebaren onnatuurlijk over. Houd je handen onder controle: ga niet met een ballpoint klikken of ergens aan frommelen ; dat leidt de luisteraars af van het verhaal. In sommige zalen is een katheder, een spreekgestoelte, aanwezig. Het kan handig zijn om gebruik te maken van een katheder, omdat je daarop aantekeningen kwijt kunt. Omdat het blad van een katheder schuin is, hoef je dan niet ver te buigen met je hoofd om de aantekeningen te kunnen lezen. Veel sprekers gaan zich echter vastklampen aan het katheder Presentatietechnieken 12 van 24