Presentatietechnieken

Transcriptie

1 Voorbereiding Bereid de presentatie goed voor. Improviseren kan, maar zorg dat je altijd ergens op terug kunt vallen. Verplaats je in het publiek. Wat is de achtergrond van het publiek? Welk taalgebruik en welke stijl moet je hanteren? Maak een planning of een spreekschema. Bedenk hoeveel tijd je aan onderwerpen wilt besteden en probeer je daaraan te houden. Vergeet hierbij niet om tijd in te plannen voor vragen vanuit het publiek. Schrijf geen tijden op de presentatie zelf, want dan heb je de kans dat het publiek op hun horloge gaat kijken of het allemaal nog wel op schema gaat. Baken de inhoud vooraf duidelijk af. Bepaal waarover je wel en niet uit wilt weiden. Bedenk vooraf of je apparatuur als beamer, whiteboard, overhead projector en/of microfoon nodig hebt. Zorg dat je weet hoe je deze moet gebruiken en test of het werkt zoals je bedacht had. Houd je aan het plan. Wijzigingen op het laatste moment komen de presentatie meestal niet ten goede. Als je in een andere taal moet presenteren, zorg dan voor een extra goede voorbereiding en spreek een uur voor de presentatie alvast in die taal om te wennen. Zoek belangrijke woorden op en maak eventueel een spiekbriefje met moeilijke en belangrijke woorden voor de presentatie. Wees vertrouwd met de ruimte. Kom vroeg, loop door de presentatieruimte en denk na over het gebruik van een microfoon en visuele hulp. Oefen de presentatie voor een bekend, maar kritisch publiek. Of neem de presentatie op zodat je zelf kunt kijken hoe het overkomt. Zet van tevoren je presentatie op papier. Zo heb je altijd een houvast en dek je jezelf in voor het geval dat de techniek je in de steek laat.

2 Presenteren Begroet de mensen die binnenkomen. Zo is het eerste ijs al gebroken. Spreek rustig, duidelijk, met voldoende volume en let op je articulatie. Als er een microfoon aanwezig is, gebruik deze dan. Test voor de presentatie of het volume voldoende is en of technisch alles werkt. Het is niet genoeg dat mensen je (net) kunnen verstaan. Het geluid moet ook de nuance en dynamiek in jouw stem kunnen weergeven. Gebruik intonatie om jouw zinnen kracht te geven. Varieer in tempo om jouw verhaal spanning en rust te geven. Als je je verontschuldigt voor je nervositeit of wanneer er iets fout gaat, heb je kans dat je daar juist de aandacht op legt terwijl het publiek dit niet eens had opgemerkt. Pas je taalgebruik aan zodat het bij het publiek past. Wanneer je niet direct een antwoord hebt op een vraag, parkeer deze dan even en geef aan dat je hier later op terugkomt. Dat geeft jou en het publiek meer rust. Korte stiltes zijn niet erg. Een pauze in de teksten brengt rust en geeft de toehoorders een moment om te verwerken wat je verteld hebt. Zeg iets met overtuiging of zeg het niet. Door te veel voorzichtigheid en nuancering verliest jouw boodschap snel kracht. Lees niet voor, gebruik eventueel een spreekschema met enkele woorden, maar schrijf nooit het hele verhaal uit. Zorg voor een glas water binnen handbereik. Geef aan het einde van de presentatie een korte samenvatting. Herhaal de belangrijkste punten en geef het publiek de gelegenheid om vragen te stellen.

3 Lichaamshouding Indien je nerveus bent kun je voor je begint wat ademhalingsoefeningen doen. Adem door je neus in, en adem via de mond weer rustig uit. Kijk zo min mogelijk naar het scherm, maar zorg voor een interactieve houding richting het publiek. Door gebaren, lichaamsexpressie en toonhoogte ondersteun of bekritiseer je voortdurend wat je zegt. Bewust toegepaste pauzes behoren ook tot het non-verbale deel van het verhaal. Expressieve mimiek en ondersteunende gebaren bevorderen het contact met het publiek en verhogen de levendigheid van het verhaal. Zorg voor een centrale plaats van waaruit je iedereen makkelijk kunt aankijken. Maak tijdens de presentatie veel gebruik van ondersteunende gebaren. Let er wel op welke gebaren je maakt. Het is bijvoorbeeld erg goed om je zinnen te ondersteunen met naar voren gerichte open handpalmen. Dit geeft eerlijkheid en oprechtheid weer. Een in de richting van het publiek prikkende wijsvinger daarentegen wordt vaak gevoeld als een beschuldiging (het beschuldigende vingertje). Bij het toespreken van een grote groep moeten je gebaren en bewegingen worden aangepast aan de grotere afstand. Gebaren moeten nu groter en krachtiger worden gemaakt. Kleine handbewegingen worden niet goed waargenomen door mensen die verder van je verwijderd zijn. Houd er rekening mee dat ook het effect van je mimiek wegvalt. Je zult dus meer ondersteunende armbewegingen moeten maken. Door oogcontact te maken met de toehoorders krijg je meer interactie en kun je ook een indruk krijgen van hoe je overkomt. Zijn je toehoorders geïnteresseerd en oplettend? Of vallen ze juist in slaap? Pas je presentatie hierop aan door bijvoorbeeld meer gebruik te maken van gebaren of toonhoogte. Het veel en onrustig bewegen van de handen geeft niet alleen de gespannenheid van de spreker weer, maar kan de luisteraars afleiden van het verhaal. Nerveuze gebaren zoals krabben aan armen, draaien aan een ring en friemelen aan je kleding kun je dus beter achterwege laten. Let er ook op wat je met voorwerpen doet die je in je hand houdt. Het telkens op en af zetten van een bril of klikken met het knopje van een pen kan erg storen.

4 Let op de houding van je armen en handen: - Gekruiste ledematen duiden in de meeste situaties op geslotenheid. Zo ook het over elkaar slaan van de armen tijdens een toespraak. Luisteraars die automatisch deze houding spiegelen zullen hierdoor ook minder open staan voor het verhaal. - Sprekers die hun handen in hun broekzak houden tijdens hun toespraak kunnen hierdoor nonchalant, ongeïnteresseerd en onverschillig over komen. Een enkele hand in een zak, bijvoorbeeld van het colbert, is wel acceptabel wanneer de andere hand actief wordt gebruikt voor het maken van ondersteunende gebaren. - Een spreker die de handen op de heupen zet en daarbij misschien zelfs wat naar voren leunt, kan uitdagend, eigenwijs of zelfs agressief over komen. Het publiek zal zich hierdoor eerder in de verdediging opstellen. - Sommige mensen strengelen hun vingers voor hun borst, buik of kruis in elkaar. Sprekers die deze houdingen aannemen, komen erg stijf en gereserveerd over. Deze houdingen nodigen ook weinig uit tot het maken van ondersteunende gebaren. - Wanneer de handen elkaar ook op de rug vasthouden kan men een erg geremde indruk maken. Deze houding kan de spreker ook een soort heersersallure verschaffen, zeker als hij daarbij zijn kin omhoog steekt. - De handen kunnen natuurlijk ook gewoon langs het lichaam worden gehouden. Veel mensen vrezen dat ze er stijf uitzien als ze hun handen langs hun lichaam houden, en vermijden daarom liever deze houding. Toch is deze houding in de meeste gevallen te verkiezen boven alle andere. Deze houding nodigt het meest uit tot het maken van ondersteunende handbewegingen en dit maakt de toespraak dynamisch. Bovenstaande houdingen kunnen wel kort gebruikt worden om bepaalde delen te benadrukken. Naast je eigen lichaamstaal, is het ook belangrijk te letten op de lichaamstaal van je toehoorders. Bewust zijn van de lichaamstaal van je publiek geeft je de mogelijkheid om je presentatie te sturen. Zo kun je bijvoorbeeld door wisseling in stemvolume of door het maken van een humoristische opmerking de induttende mensen er weer bij halen.

5 Hulpmiddelen Gebruik bij voorkeur beelden in plaats van tekst om je verhaal te ondersteunen. Het voorkomt dat je slides gaat voorlezen en het versterkt je boodschap. Laat alleen tekst en beelden zien die je nodig hebt. Overdaad schaadt. Als je een whiteboard of flip-over gebruikt, ga dan niet met je rug naar het publiek staan praten tijdens het schrijven. Schrijf of teken wat je wilt en laat het publiek rustig even wachten. Schrijf niet hele verhalen op whiteboards of flip-overs. Haal informatie weg die niet meer relevant is. Plaats op presentatieslides niet te veel objecten en teveel tekst. Een mens kan maximaal zes objecten in het Korte Termijn Geheugen verwerken. Als je een videofragment laat zien, houd dan de lengte beperkt en kondig vooraf aan hoe lang het fragment duurt. Betrek de inhoud van het fragment duidelijk in de presentatie. Zorg voor een alternatief, bijvoorbeeld een uitgeprinte versie, voor het geval dat de techniek je in de steek laat. Geef vooraf aan of er hand-outs worden uitgedeeld, dat een presentatie wordt toegestuurd of dat het publiek zelf aantekeningen moet maken. Toehoorders die zelf aantekeningen moeten bijhouden kunnen zich minder goed op de presentatie richten. Het uitdelen van hand-outs is daarom aan te raden.

6 Structuur Zorg voor een duidelijke structuur: inleiding, kern en afsluiting. Begin de presentatie met een korte inhoudsopgave. In sommige gevallen kun je bewust kiezen dit niet te doen, maar meestal komt het de kwaliteit van de presentatie ten goede. Zorg bij langere presentaties voor duidelijke momenten waarop u herhaalt, samenvat en conclusies trekt. Probeer 'taaie stof' met levendige momenten af te wisselen. Werk naar een climax toe om de spanning erin te houden. Voorkom voorspelbaarheid. Hanteer per onderdeel of hoofdstuk een vaste opbouw zodat de inhoud van de presentatie eenvoudiger te doorgronden is. Begin tijdens de presentatie zonodig met een 'teaser', een grapje of interactief moment om de aandacht van het publiek te krijgen. Zorg voor voldoende momenten voor het publiek om vragen te stellen. Dit is tevens voor jou een moment om te verifiëren of het publiek je nog volgt. Gebruik eventueel een rode draad. Een element in je betoog waar je tijdens de presentatie op terug komt. Zorg voor een duidelijke afsluiting, kom terug op je standpunt en zet daarmee de boodschap krachtig neer.

7 Interactie Interactie is het belangrijkste element van de presentatie. Kies de manier van interactie afhankelijk van de grootte van het publiek. Laat mensen bijvoorbeeld handen opsteken bij grote groepen of laat hen uitgebreider aan het woord bij kleine groepen. Probeer bij discussies zelf de regie in handen te houden door de juiste vragen te stellen en zaken op een goede manier meningen samen te vatten. Wees niet al te confronterend bij het betrekken van het publiek in een discussie. Onthoud dat niet iedereen het even prettig vindt om in het middelpunt van de belangstelling te staan. Controleer of iedereen de inhoud van je betoog kan volgen door na elk onderdeel controlevragen te stellen. Probeer dit niet te 'schools' te doen. Je kunt bijvoorbeeld ook vragen naar meningen en bijbehorende argumentatie. Laat mensen nadenken over zaken door vragen te stellen en het antwoord pas later te geven. Maak mensen nieuwsgierig. Interactie wil ook zeggen dat je reageert op non-verbale signalen. Bijvoorbeeld door mensen aan te kijken en hen bij de discussie te betrekken op het moment dat men afwezig lijkt. Laat mensen bij een discussie in hun waarde. Bestraf ze niet om het feit dat men bereid is tot interactie. Laat in je gedrag zien dat je je verbonden voelt met het publiek. Kijk hen aan en probeer oogcontact te maken. Probeer op een natuurlijke manier wat luchtigheid of humor in de presentatie te brengen. Het zorgt voor ontspanning en vermindert de afstand tussen jou en jouw publiek. Geef vooraf aan of je tussentijds of na afloop vragen wilt beantwoorden.