Online platform voor co-creatie documenten ter versterking offline participatie processen. Reinier Morra en Nico Dammers 14 december 2016

Transcriptie

1 Online platform voor co-creatie documenten ter versterking offline participatie processen Reinier Morra en Nico Dammers 14 december 2016

2 Organisatie brede discussies vergen ook online participatie voor een gedragen eindresultaat Organisaties zijn er voor elkaar en om de gezamenlijkheid te versterken is een periodieke herijking met elkaar wenselijk Door in zo n proces (offline) bijeenkomsten te combineren met online participatie maakt het proces transparanter en creëert extra draagvlak City4U s procesaanpak brengt offline en online in gesprek gaan bij elkaar Ook personen die er offline niet bij kunnen zijn, kunnen meedoen Iedereen kan zien of zijn inbreng ook is meegenomen in het geheel Door vroegtijdige feedback gerichter naar eindresultaat

3 City4U s procesaanpak brengt offline en online in gesprek gaan bij elkaar Offline Online Projectteam bereid voor Kaders, vragen, procesaanpak & gedragscode Enquêteer voor belangrijke thema s Mix van gesloten en open vragen voor peilen beleving, prioriteiten en ideeën. Start bijeenkomst over thema s Startnotitie Vaststellen waar je over het eens bent, waarover te spreken en wat eerst verder uit te zoeken Vraag aanvullingen en check of beeld klopt met start bijeenkomst Workshops met energieke participatie Ronde tafel gesprekken Ter verdieping Concept einddocument Vraag aanvullingen Vind elkaar ook online in discussie Afsluitende bijeenkomst Eind document incl. actieplan Actieplan Vraag laatste aanvullingen en akkoord

4 Co-creatie vanuit projectteam met vertegenwoordigers en hun achterban Achterban Achterban Vertegenwoordiger Vertegenwoordiger Achterban Vertegenwoordiger Projectteam Achterban Achterban Vertegenwoordiger Vertegenwoordiger Achterban

5 Hoe online co-creëren document? Voorbereiding Samen schrijven Publiceren & discussiëren Betrekken achterban Inhoudsopgave vaststellen Schrijftaken verdelen Uitwerken Onderling discussiëren Monitoren voortgang Revisies vergelijken Extern beschikbaar maken Uitnodigen vertegenwoor digers Onderling en 1-op-1 discussiëren via het web Publicatie concept Via LinkedIn en andere media Samenvatten en reactie teruggeven Voorbeeld gemeente Enschede: Hoofdpagina voor burgers: Direct naar de stukken:

6 Publiceren & discussiëren in detail Projectteam schrijft de documenten (1 e 2 stappen) Voorzitter en management geven akkoord voor vrijgave / publicatie Online publicatie op project website van het concept document voor een periode van paar weken voor interactie Versturen met inlog, doel interactie en gedragscode aan alle betrokkenen Tijdens de periode actieve monitoring en stimuleren discussie door projectteam Binnen 1 of 2 werkdagen reactie op input van betrokkenen Pas direct aan wat aangepast kan worden in de tekst & publiceer na akkoord projectleider online Bij sterk uiteenlopende meningen, biedt publiceer dan alternatieven/scenario s of parkeer het onderwerp tot een offline bijeenkomst om tot consensus te komen bv. met de methode van Beter Besluit Wekelijks of 2x per week een met samenvatting discussies en overzicht van nieuwe en lopende discussies Iedereen die aan een discussie deelneemt ontvangt direct status updates als iemand een bijdrage heeft toegevoegd Na de paar weken: Evaluatieverzoek richting deelnemers Expliciet verzoek of ze wel, deels of niet achter document staan met een vraag voor toelichting op eventuele alternatieve zienswijzen Input voor de volgende bijeenkomst en/of definitieve vaststelling

7 Case: Gemeente Enschede Co-creatie documenten in financiële domein Klik op de schermafdruk om naar de internet pagina te gaan

8 8 Schermvoorbeelden applicatie (op basis testsysteem) Brondocument Intern in de applicatie Extern op website zichtbaar Intern een contentblok

9 9 Structuur applicatie voor maken, publiceren en bediscussiëren documenten Brondocument Intern in de applicatie Extern op website zichtbaar Intern een contentblok Document Hoofdstuk Paragraaf Homepage Pagina Op pagina zelf (of op eigen pagina) Threads Discussies zichtbaar op de website per pagina Publiceerbaar naar zowel Internet als Word of pdf document

10 Programmabegroting 2015 binnen de applicatie

11 Direct naar lopende discussies Direct exporteerbaar naar Word Informatie over de online publicatiedatum

12 Inhoudsopgave

13 Lees en edit individuele paragrafen

14 Alle lopende discussie met hun status

15 Verloop van discussie is zichtbaar

16 Middels arceringen en kleuren zijn de verschillen zichtbaar Vergelijk versies

17 Ga vanuit hier direct naar gewenste paragraaf Inlog optie voor toegang discussie

18 Selecteerde paragraaf en tekst komen overeen Via discussie icoon is direct bij discussie te komen

19 Ingelogde gebruiker kan discussie toevoegen Via LinkedIn icoon is een discussie te delen met achterban

20 Direct plaatsbaar op LinkedIn en via Twitter

21 Hier kan de achterban onderling discussieren

22 22 Samenvatting werking gelaagde co-creatie Kerngroep Vertegenwoordigers Achterban Werkt binnen de applicatie Projectteam (beheerder) Stelt inhoudsopgave vast Verdeelt taken Bewaakt voortgang Geeft documenten vrij voor discussie online Gezamenlijk schrijven Onderlinge discussiemogelijkheden Versiebeheer en vergelijking Logt in via website Kan tekst lezen Kan feedback geven middels starten discussies op paragraaf niveau Zichtbaar voor vertegenwoordigers en kerngroep Rechtstreeks aan paragraaf eigenaar Kan de achterban via LinkedIn uit nodigen te reageren Openbaar Besloten LinkedIn groep (advies) Individuele uitnodiging Kan tekst lezen op website (optioneel) Kan reageren naar vertegenwoordiger Via LinkedIn Overige bekende communicatielijnen

23 Het systeem faciliteert het projectteam in al haar werkzaamheden Relatiebeheer: Importeer eenvoudig alle contacten zoals organisaties en personen Zie wie gereageerd heeft op mailings Website, enquêtes en mailing beheer: Eenmalig huisstijl koppelen aan systeem voor website en mailings, concentreer erna alleen op de inhoud Maak vragenlijsten aan voor online enquêtes Doorgroei mogelijk Veelheid aan modules beschikbaar zoals ver- en inkoop, facturatie, boekhouding, projectmanagement, service, urenregistratie Applicatie is op maat modulair uit te breiden

24 Voordelen co-creatie: leuker samenwerken met meer betrokkenheid, snelheid en kwaliteit 1. Redactionele verbeteringen: kwantitatief (efficiencyslag) EN kwalitatief (kwaliteit slag) 2. Toegenomen relevantie en korter op de bal kunnen spelen 3. Betere bediening van de doelgroep(en) 4. Toegenomen betrokkenheid, draagvlak en plezier 5. Interne proces: a. Betere 'financial governance geen Excel optelfouten meer b. Beperking van de risico's door audittrials c. Hergebruiken van bestaande rapportagecontent André Folbert Gemeente Enschede Artikel Financieel Management

25 Wat krijgt opdrachtgever? Website met een project URL URL door opdrachtgever te bepalen Lay-out vergelijkbaar aan Enschede pagina budgetting Eigen softwareomgeving op gedeelde server met andere City4U klanten Wij bereiden en zorgen voor technische installatie en basis configuratie Na training kan opdrachtgever zelf met de applicatie aan de slag 2 gelijktijdige gebruikers waarvan 1 met alle beheer rechten welke binnen de applicatie werken De documenten zijn zowel online en als pdf (in huisstijl) te publiceren Opdrachtgever kan zelf onbeperkt gebruikers uitnodigen om online mee te discussiëren Hosting geschiedt in Nederland bij Denit Hosting Solutions Betrouwbaar: zowel ISO 9001 als ISO gecertificeerd Kwaliteit, (data)integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid staan altijd centraal bij Denit 99,9% beschikbaarheid en incl. back-up 24x7 proactieve monitoring en incl. bescherming tegen DDOS aanvallen

26 Meer weten? Reinier Morra Oprichter Nico Dammers Mede oprichter

27 Copyright City4U en Novulo Behoudens strikt intern gebruik, mag niets uit deze uitgave, feitelijk of in afgeleide vorm, letterlijk of naar de idee, worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, gedeeld worden met andere leveranciers of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze ook, hetzij mechanisch, hetzij elektronisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van City4U en Novulo. City4U heeft in samenwerking met Novulo veel aandacht besteed aan het samenstellen van deze presentatie en is van mening dat de inhoud ervan correct is. Mochten echter om welke reden dan ook hierin onjuistheden voorkomen, zullen deze zo spoedig mogelijk worden hersteld. Website: