VBS. Gebruiksvriendelijk beheer van de gemeentelijke vastgoedportefeuille.

Transcriptie

1 ANDERE PRODUCTEN ORGANISATIE GEMEENTELIJKE SAMENWERKING TECHNISCHE SPECIFICATIES HET VASTGOEDBEHEERSYSTEEM VBS Gebruiksvriendelijk beheer van de gemeentelijke vastgoedportefeuille.

2 Het VastgoedBeheerSysteem Het VBS is gebruiksvriendelijke software voor het administratief, juridisch en financieel beheer van uw vastgoedportefeuille. Het biedt inzicht en overzicht en helpt u bij het op orde houden van uw vastgoedcontracten. Mogelijke koppelingen van het VastgoedBeheerSysteem GBA / BAG De software bestaat uit de onderdelen Objecten, Relaties, Contracten, Kadaster, Aansluitingen, Data en Beheer. Een VBS 3.0 licentie geeft de mogelijkheid om met een onbeperkt aantal (gelijktijdige) gebruikers maximaal 1000 actieve contracten te beheren. Het pakket is eenvoudig te bedienen en kan daarom vrijwel zonder begeleiding worden ingevoerd. De inbreng van de adviseurs van Metafoor vastgoed richt zich vooral op de juiste inrichting van het systeem, om zoveel mogelijk profijt te halen uit de mogelijkheden die het VBS biedt. Het installeren van de software vraagt weinig tijd en aandacht van de I&A afdeling en wordt doorgaans zelfstandig door medewerkers van de gemeente uitgevoerd. Indien gewenst, kan er voor worden gekozen om een specialist van Metafoor Vastgoed en Software te betrekken. De gegevens die in het VBS worden verzameld worden opgeslagen in een solide Oracle database, dezelfde die door gemeenten voor de basisregistraties wordt gebruikt. Daardoor kunnen de veiligheidsvoorzieningen als autorisatie en back-up op dezelfde en vertrouwde manier worden uitgevoerd. Dat vraagt geen extra inspanning en is wel zo veilig. In het VBS kunnen per gebruiker rechten worden ingesteld. Zo kunt u zelf per scherm bepalen wie gegevens mag zien en wie ze mag wijzigen. Worden gegevens gemuteerd dan legt VBS vast wie de wijziging heeft gemaakt en op welk tijdstip. Hetzelfde geldt voor gegevens die worden verwijderd. Er kan dus altijd worden gereconstrueerd wat er is gebeurd. Objecten Van de gemeentelijke bezittingen kunnen alle mogelijke kenmerken worden ingevoerd. Daarna kunnen ze worden getoond op een landkaart voor een goed overzicht. In het VBS is het mogelijk om per vastgoedobject meerdere verhuurbare eenheden te registreren. Daarmee kan het gemeentelijk bezit naar keuze op objectniveau worden benaderd, bijvoorbeeld als het gaat om de exploitatie, of per verhuurbare eenheid met het bijbehorende contract. Aanvullend wordt de mogelijkheid van deeltijdverhuur geboden, bijvoorbeeld voor een sporthal. Het is mogelijk om kadastrale percelen te koppelen aan de gebouwen of gronden die zijn ingevoerd. De kadastrale informatie kan via een bestand in het VBS worden ingelezen. Relaties In het VBS kunnen de benodigde gegevens van huurders en pachters worden opgeslagen, van personen maar ook van stichtingen en instellingen. Ook kunnen leveranciers en bijvoorbeeld woningzoekenden worden geregistreerd. Gegevens van natuurlijke en van niet-natuurlijke personen komen uit het GBA. Zo heeft u altijd de juiste informatie beschikbaar. GIS Viewer / GEO Browser - Ned Browser - Stroomlijn VBS VBS Document Management Systeem (DMS) -Decos -Corsa Financiële administratie - CIVision -Decade Key2finance -AFS Huur v.a. 495,- p.m. Koop v.a ,- Contracten Voor een efficiënt en effectief contractenbeheer moeten naast de gegevens over de contractant en het object, ook alle contractvoorwaarden worden ingevoerd. Hiervoor biedt het VBS vele mogelijkheden. Centraal staan daarbij de administratieve, juridische en financiële aspecten. Daarom wordt automatisch gesignaleerd wanneer contracten aflopen, wanneer prijzen moeten worden geïndexeerd en wanneer er moet worden gefactureerd. Managementinformatie Nadat de vastgoedgegevens in het VBS zijn ingevoerd, wordt het beheer van uw portefeuille een stuk overzichtelijker en gemakkelijker. U heeft te allen tijde al uw gegevens voorhanden. Ze staan veilig opgeslagen in de centrale database. Geselecteerde collega s hebben toegang, maar alleen tot de onderdelen die u beschikbaar stelt. Het VBS zal u attenderen op datums die aanstaande zijn en acties die moeten worden ondernomen. U stelt met een druk op de knop een rapportage op met de managementinformatie waarom is gevraagd. Kleurrijke grafieken illustreren hoe de vastgoedportefeuille is opgebouwd en hoe deze er voor staat. Aangevuld met de gegevens uit de financiële en onderhoudsadministratie kunnen exploitatieoverzichten worden gemaakt, met het rendement per object en voor het totaal. VBS wordt hiermee het centrale dashboard waarmee verantwoorde strategische beslissingen kunnen worden genomen. HET VASTGOEDBEHEERSYSTEEM In het VBS zijn diverse standaard rapportagemogelijkheden opgenomen, zoals de actielijst, het inkomstenoverzicht, het objectenoverzicht en de leegstandslijst. Gebruikers kunnen met een wizard zelf verschillende rapportages genereren. Daarbij kan gefilterd worden op alle beschikbare velden uit de database. Vanzelfsprekend kan een selectie worden gemaakt op een bepaald object, een overeenkomst, of een bepaalde periode. De verschillende lijsten ondersteunen het vastgoedbeheer en zijn te gebruiken als managementinformatie. Tevens is het mogelijk de om de rapportages te exporteren naar de verschillende office applicaties (Excel, Word en PDF).

3 Technische specificaties Metafoor Helpdesk We kozen voor het VBS van Metafoor vanwege de overzichtelijkheid en gebruiksvriendelijkheid In de vijftienjarige historie van het gebruik van het VBS als registratiehulpmiddel bij gemeenten is er geen geval bekend van uitval van het systeem. Door voor de opslag van de gegevens gebruik te maken van de uiterst betrouwbare Oracle database - bij gemeenten het meest gebruikt wordt optimaal aangesloten bij de reeds aanwezige veiligheidsvoorzieningen. Daarnaast wordt door Metafoor ondersteuning verleend bij het gebruik van het VBS volgens een Service Level Agreement. Storingsmeldingen worden direct opgevolgd. Over het algemeen zal eerst telefonisch worden overlegd. Indien van toepassing wordt binnen 8 uur aangevangen met het correctieve onderhoud, wanneer nodig op locatie bij de klant. De helpdesk van Metafoor Vastgoed en Software is tijdens kantooruren bereikbaar voor storingsmeldingen, maar ook voor vragen over het gebruik en de bediening van het VBS. Vastgoedbeheerders van Metafoor kunnen de gemeente uit eigen ervaring adviseren over de beste manier om met het VBS de vastgoedportefeuille te registreren, analyseren en optimaliseren. Technische specificaties 1. Programmatuur: VastgoedBeheerSysteem (VBS) versie Apparatuur: Voor het goed laten functioneren van het VBS dient men ten minste te beschikken over: a. Werkstation: - Besturingssysteem: Microsoft Windows XP, Windows 7 of 8 - Software: MS Office, Adobe Acrobat Reader en/of andere toepassingen (benodigd voor het openen van in VBS opgeslagen documenten) - Resolutie monitor: ten minste 1024 x 768 b. Server: - Schijfruimte: 50 Mb voor de uitvoerbare bestanden Ruimte voor de database (afhankelijk van de gebruikte database: een separate database-server) Indien het VBS wordt gevuld met grote aantallen foto s en gescande documenten dient men rekening te houden met enkele Gb aan opslagruimte. - GBA/BAG-koppeling: Windows 2008 SP2 of hoger Microsoft.NET Framework 4.0 Full Profile Internet Information Server 7.0 of hoger met ASP.NET 4.0 Applicationpool: LocalNetworkService Oracle Client 10 of hoger Oracle ODP.NET/ODAC c. Databases - Oracle-database 9 en hoger; - Oracle Express (gratis database met beperkingen) gemeente Hoorn In één oogopslag wordt duidelijk gemaakt waar leegstand is en waar contractverlenging aan de orde is Software ontwikkeling gemeente Amstelveen Het VastgoedBeheerSysteem VBS is door de adviseurs van Metafoor ontwikkeld vanuit de praktijk van het gemeentelijk vastgoedbeheer. De kennis en ervaring die deze professionals bij hun werk in tientallen Nederlandse gemeenten hebben opgedaan is ondergebracht in de opbouw en werking van het VBS. De technische ontwikkeling van de VBS software is uitbesteed aan externe professionals. Met een vaste ontwikkelaar als stabiele factor, worden per geval specialisten ingeschakeld voor het ontwikkelen van specifieke onderdelen als koppelingen en plugins. Er wordt aangesloten bij de standaarden die door de gezamenlijke Nederlandse gemeenten zijn ontwikkeld in de vorm van het Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB) en het GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) zoals dat door KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten) wordt beheerd. De koppeling met de GBA/BAG is in samenwerking met Centric en Pink Roccade ontwikkeld en getest. Er wordt gebruik gemaakt van het standaard uitwisselingsformaat StUF- BG 2.04 en StUF-BG Het VBS is geschikt om in een omgeving met een Virtuele Desktop Infrastructuur (VDI) te draaien. Verschillende klanten maken gebruik van virtualisatie en thin clients. Vanuit de dagelijkse praktijk is gebleken dat het VBS in VDI omgevingen op basis van VM-Ware, Citrix en Microsoft Hyper probleemloos functioneert. TECHNISCHE SPECIFICATIES Bij het ontwikkelen van de VBS software wordt gebruik gemaakt van een versiebeheersysteem (Version Control System) dat op het netwerk van de KMM-groep is geplaatst. Dit netwerk, waarop door meerdere zuster bedrijven software wordt ontwikkeld, wordt door Karmac Holland BV beheerd. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de modernste beveiligingstechnieken. Bestanden worden op servers op meerdere locaties opgeslagen ( mirrored ), terwijl frequent decentrale back ups worden gemaakt en opgeslagen. Zo kan Metafoor garanderen dat onder alle denkbare omstandigheden de broncodes van het VBS beschikbaar blijven. In de onderhoudsovereenkomst van VBS is een bepaling opgenomen die beschrijft dat de gebruikers van VBS recht hebben op het gebruik van die broncode wanneer Metafoor onverhoopt niet meer in staat zou zijn de ondersteuning te verzorgen. Karmac Holland BV vervult hierin de rol van Trusted Third Party.

4 Gemeentelijke samenwerking en VastgoedBeheerSysteem Voorbereid op gemeentelijke samenwerking - Synergie programma Wanneer een gemeente heeft besloten om het beheer van het vastgoed in een afdeling onder te brengen, kan het VBS de afdeling registreren namens welke het beheer wordt uitgevoerd. Zo kan de afdeling vastgoed de sporthal uit naam van de afdeling sport op professionele wijze beheren. Speciaal voor samenwerkende gemeenten is in het VBS een veld aanwezig waarin per object de gemeente van herkomst kan worden gezet. Met behulp van dit veld kunnen rapportages en factuurgegevens naar keuze gezamenlijk of per oorspronkelijke gemeente worden aangemaakt. Gemeente is zelfstandig Gemeenschappelijke administratie Proces van gemeentelijke samenwerking en implementatie van het VSB Afstemmen vastgoedbeleid Eenvoudig vergelijken van bezittingen Stippenkaart zorgt voor overzicht Harmoniseren vastgoed beheer Huur- en Pachtvoorwaarden vergelijken Herkomst van object blijft zichtbaar Registratie vastgoed op uniforme wijze Presenteren en rapporteren vastgoed op identieke wijze Gemeente is zelfstandig Gemeenschappelijke administratie VBS Synergie Programma Onze werkwijze GEMEENTELIJKE SAMENWERKING Fusie Fase Looptijd contracten afgestemd op situatie Gereduceerd tarief Fusie Fase Praktische voordelen zolang de gemeenten nog zelfstandig opereren: Gemeenten inventariseren zodat hun vastgoed goed in kaart komt en niets aan de aandacht ontsnapt Gemeenten registreren hun vastgoed en gronden op uniforme wijze, ieder in het eigen VBS Conversie Onderhouds tarieven omlaag Deellicenties worden 1 licentie Schaalbaar in gebruik Conversie door Metafoor Geen extra opleidings instructie kosten Conversie Gemeenten presenteren/rapporteren hun vastgoed op identieke wijze, ook aan elkaar Gemeenten kunnen hun bezittingen gemakkelijk naast elkaar leggen Gemeenten kunnen de huur/pachtvoorwaarden (contracten) met elkaar vergelijken Gemeenten kunnen hun werkwijze bij het beheer van het vastgoed gaan harmoniseren Gemeenten kunnen hun vastgoedbeleid op elkaar gaan afstemmen Praktische voordelen wanneer een gemeenschappelijke administratie ontstaat: Metafoor voert de conversie naar het gemeenschappelijke systeem voor u uit 1 VastgoedBeheerSysteem bij gemeentelijke samenwerking Er wordt aan alle objecten een kenmerk meegegeven zodat onderscheid naar gemeente van herkomst mogelijk blijft; u kunt overzichten en rapportages per deelportefeuille maken Exporteren van factuurgegevens naar verschillende boekhoudingen zolang als dat nodig is Een stippenkaart geeft inzicht in de topografische locaties van de objecten van de samenstellende gemeenten Het personeel is vertrouwd met het werken met VBS; er is geen tijdverlies Financieel voordeel in de aanloop naar samenwerking: De looptijd van de huur- en onderhoudscontracten wordt op de samenwerkingsplanning afgestemd Deelnemende gemeenten ontvangen een interessante korting Hoe meer deelnemende gemeenten, hoe voordeliger; de eerste profiteert het meest Financieel voordeel bij de conversie: De conversie naar de gemeenschappelijke administratie wordt door Metafoor in één keer uitgevoerd Er zijn geen extra opleidings/instructiekosten De onderhoudstarieven gaan omlaag De gezamenlijke licentie is het totaal van de betaalde deellicenties, bijbetalen is niet nodig

5 VBS is een investering die ons nu al veel geld opgeleverd heeft ORGANISATIE De organisatie Metafoor Vastgoed en Software is een landelijk opererend advies- en detacheringsbureau. Sinds de oprichting in 1995 hebben wij al veel gemeenten, woningbouwcorporaties, zorginstellingen en andere semi-overheidsorganisaties geadviseerd bij al haar vragen omtrent vastgoed- en grondzaken. Onze enthousiaste groep vastgoedadviseurs, projectmanagers en juristen is werkzaam in heel Nederland, met als uitvalsbasis ons kantoor in Lelystad. Wij organiseren diverse events in Nederland om samen met de klant te brainstormen over actuele thema s in ons vakgebied. Missie Metafoor Vastgoed en Software is een betrouwbare en ambitieuze partner die met slimme producten, detachering en adviezen organisaties in heel Nederland ontzorgt bij al haar vastgoedvraagstukken. Wij bieden een totaaloplossing van bestuurlijk niveau tot aan de uitvoering. Ons doel is een langdurig partnership met onze klanten. Visie Professioneel en kennisdelers Het aanbieden van software, welke voldoet aan de laatste eisen, op het gebied van Vastgoedbeheer Ons doel is een langdurig partnership met onze klanten tegen de juiste prijs- kwaliteitsverhouding De adviseur is het visitekaartje van Metafoor Vastgoed en Software en is daar trots op De klant is tevreden en is graag onze ambassadeur Metafoor Vastgoed en Software is ambitieus en sprankelend en dit dragen wij over op onze klanten en medewerkers Metafoor Vastgoed en Software is onderdeel van de KMM groep, een snelgroeiende en innovatieve bedrijvengroep uit Flevoland met inmiddels 30 landelijke en deels internationaal actieve bedrijven met gezamenlijk ruim 600 medewerkers.

6 Andere producten van Metafoor Vastgoed en Software Snippergroen Vastgoed op Orde Gemeenten worden steeds vaker geconfronteerd met het gebruik van gemeentegrond door burgers zonder dat daar toestemming voor is gegeven. Het snippergroen! Door bovengenoemde ingebruikname van openbaar groen kunnen problemen optreden: Het gemeentelijk vastgoed ligt steeds vaker onder een vergrootglas. Kent u de werkelijke omvang van uw bezit? Kunnen de opbrengsten omhoog of de kosten omlaag? Metafoor Vastgoed is specialist in vastgoedbeheer bij de overheid. Door een methode van inventarisatie, registratie, analyse en optimalisatie wordt het vastgoedbezit en -beheer bij de overheid nauwkeurig en volledig in kaart gebracht. Het resultaat is een vastgoedorganisatie die haar werk efficiënt en effectief uitvoert op grond van een vastgelegd beleid, met praktische instrumenten zoals een goede administratieve organisatie. Complete en toegankelijke vastgoeddossiers en een correcte administratie maken hier deel van uit. Een volledige inventarisatie kost geld, maar gebleken is dat de opbrengsten doorgaans de kosten ruimschoots overtreffen. Het ontbreken van een gestructureerde aanpak leidt tot rechtsongelijkheid. Door verjaring kunnen percelen verloren gaan en verliest de gemeente het eigendomsrecht. Het gemeentelijke bezit is onduidelijk. Metafoor Vastgoed heeft een brede ervaring met de aanpak van dit probleem. Zowel met het schrijven van beleidsplannen als de uitvoering van het dit beleid biedt Metafoor Vastgoed ondersteuning. Het resultaat? Duidelijkheid voor de burger en een besparing voor de gemeente! Vastgoed QuickScan ANDERE PRODUCTEN Kostprijs dekkende huur Inzicht in de stand van zaken van uw gemeentelijke vastgoedorganisatie. Andere ogen die een blik werpen op uw organisatie zien de mogelijke opbrengsten en kostenbesparingen sneller. Een QuickScan van het gemeentelijk vastgoed, door interviews en dossieronderzoek, biedt inzicht in: Steeds meer partijen zoals gemeenten en corporaties hanteren voor commerciële partijen een marktconforme huur en voor maatschappelijke groeperingen een kostprijs dekkende huur. Over wat onder het begrip kostprijsdekkend moet worden verstaan, daar lopen de meningen over uiteen. In ieder geval moeten alle kosten die gedurende de exploitatieperiode worden gemaakt, in rekening worden gebracht. Denk aan kapitaallasten en de kosten voor beheer en onderhoud. De aanwezigheid en toegankelijkheid van relevante documenten en de volledigheid van de administratieve bestanden. De volledigheid van de eigendommen administratie. De volledigheid van de te innen vergoedingen. De kwaliteit van de contracten. De waarde van het bezit. De administratieve processen. Of bepaalde kosten worden doorberekend, is afhankelijk van de keuzes die in het eigen beleid zijn verwoord. Deels zijn de variabelen vastgelegd in het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV), andere zijn onderwerp van discussie. Zo kunnen bijvoorbeeld de volgende afwegingen worden gemaakt: Moet er verschil gemaakt worden tussen de berekeningsmethodiek voor courant en incourant vastgoed? Moeten de kosten worden gebaseerd op een historisch gemiddelde of op een inschatting van toekomstige uitgaven? Moeten toekomstige investeringen voor upgrading ook in de berekening worden meegenomen? Kan de restant looptijd worden gekoppeld aan de duur van een huurcontract en worden gerekend met een ingeschatte restwaarde? Kunnen risico s op het vastgoed of het beheer worden doorberekend? En zo ja, hoe? Na het onderzoek ontvangt u een rapport waarin de conclusies en aanbevelingen duidelijk op een rijtje staan. U kunt meteen aan de slag met het optimaleren van uw vastgoedportefeuille. Quick Scan Wet Markt en Overheid gemeentelijk vastgoed Vanaf 1 juli 2014 moet iedere gemeente voldoen aan de gedragsregels van de Wet Markt en Overheid. Dit betekent dat voor het gemeentelijk vastgoed een minimaal kostendekkende huur doorberekend moet worden. Het belang om aan de regels van deze wet te voldoen is groot. De Autoriteit Consument en Markt (ACM) kan een onderzoek instellen en indien blijkt dat een gemeente niet voldoet aan de regels wordt een boete geriskeerd. Metafoor kan binnen een dag voor u onderzoeken of uw gemeente voldoet aan deze gedragsregels! Door het stellen van vragen, doornemen van beleidsstukken en screenen van een aantal vastgoeddossiers wordt een rapport opgesteld met conclusies en aanbevelingen. Met de aanbevelingen kunt u direct aan de slag en weet u wat er moet gebeuren om uw gemeente Wet-Markt-en- Overheid-proof te maken.

7 TEAM VBS Leo Looise Arnout Huisman Dominique Diertens Jan Willem Groenink Jan Ouwehand Metafoor Vastgoed en Software B.V. Pascallaan NJ Lelystad (0320)