BICS Handleiding Walversie BICS Handleiding WALVERSIE. (Verlader / Rederij) Water. Wegen. Werken. Rijkswaterstaat.

Transcriptie

1 BICS Handleiding Walversie 4.01 i BICS Handleiding WALVERSIE (Verlader / Rederij) Water. Wegen. Werken. Rijkswaterstaat.

2 BICS Handleiding Walversie 4.01 ii Copyright 2012 Rijkswaterstaat Rijkswaterstaat verleent aan u een licentie voor de bij BICS behorende programmatuur, gedrukte documentatie, online of elektronische documentatie en diensten onder de voorwaarde dat u alle bepalingen in deze licentieovereenkomst accepteert. Lees deze bepalingen zorgvuldig. Door de button Accepteren aan te klikken en hiermee de installatieprocedure te vervolgen geeft u te kennen dat u met de bepalingen instemt, en deze aanvaardt. Als u niet akkoord gaat met de bepalingen verleent Rijkswaterstaat u geen licentie voor de bij BICS behorende programmatuur, gedrukte documentatie, online of elektronische documentatie en diensten, en moet u het volledige produkt binnen dertig (30) dagen retourneren. De bij deze licentie behorende programmatuur, gedrukte documentatie, online of elektronische documentatie en diensten zijn eigendom van Rijkswaterstaat of haar licentiegevers, en zijn beschermd door auteurswetten en internationale auteursrechtverdragen, alsmede door andere intellectuele eigendomswetten en verdragen. Hoewel de programmatuur, gedrukte documentatie, online of elektronische documentatie en diensten eigendom blijven van Rijkswaterstaat of haar licentiegevers, hebt u na acceptatie van deze licentie bepaalde gebruiksrechten hierop verkregen. Deze rechten ten aanzien het gebruik van de programmatuur, gedrukte documentatie, online of elektronische documentatie en diensten bestaan uit het volgende: U bent gerechtigd: één kopie van de programmatuur en online of elektronische documentatie op één computer te gebruiken; één kopie van de programmatuur en online of elektronische documentatie te maken voor archiveringsdoeleinden, of de programmatuur en online of elektronische documentatie naar een vaste schijf te kopiëren en het origineel voor archiveringsdoeleinden te bewaren; na schriftelijke kennisgeving aan Rijkswaterstaat de bij BICS behorende programmatuur, gedrukte documentatie, online of elektronische documentatie en diensten op een permanente basis over te dragen aan een ander persoon of een andere entiteit, mits u zelf geen kopiën van de programmatuur, de gedrukte documentatie of de online of elektronische documentatie behoudt en degene aan wie de programmatuur, gedrukte documentatie en online of elektronische documentatie is overgedragen akkoord gaat met de bepalingen uit deze overeenkomst; toegang te krijgen tot de voor BICS gebruikte netwerkdiensten en technische ondersteuning. Deze diensten worden u uitsluitend ter beschikking gesteld ten behoeve van het met behulp van BICS verrichten van de op grond van toepasselijke wet- en regelgeving verplichte meldingen aan Rijkswaterstaat. U bent niet gerechtigd: de bij de programmatuur behorende gedrukte documentatie te kopiëren; Beëindiging: Onverminderd alle andere rechten mag Rijkswaterstaat deze licentieovereenkomst beëindigen indien u de bepalingen van deze overeenkomst niet nakomt. In dat geval dient u alle exemplaren en alle onderdelen van de programmatuur, gedrukte documentatie en online of elektronische documentatie binnen dertig (30) dagen te retourneren. Beperkte garantie: Rijkswaterstaat garandeert dat de informatiedrager via welke de programmatuur en online of elektronische documentatie wordt gedistribueerd, vrij is van defecten gedurende een periode van zestig (60) dagen vanaf de datum van levering van de programmatuur. Uw enige verhaalsmogelijkheid in geval van niet-nakoming van deze garantie bestaat uit vervanging door Rijkswaterstaat van de defecte informatiedrager die binnen de garantieperiode wordt geretourneerd. Deze beperkte garantie vervalt indien het niet overeenkomstig de beperkte garantie functioneren van de programmatuur, online of elektronische documentatie en diensten het gevolg is van een ongeluk, misbruik of verkeerd gebruik. Rijkswaterstaat garandeert niet dat de programmatuur, gedrukte documentatie, online of elektronische documentatie en diensten voldoen aan de door u gestelde eisen, ononderbroken zullen werken of vrij van fouten zijn. Beperking van aansprakelijkheid: Ongeacht of een hierin uiteengezette verhaalsmogelijkheid niet aan zijn wezenlijke doelstelling beantwoordt, zal Rijkswaterstaat in geen geval aansprakelijk zijn jegens u voor enige speciale schade, gevolgschade, indirecte of vergelijkbare schade, waaronder meebegrepen winstderving of verlies van gegevens als gevolg van het gebruik of het niet kunnen gebruiken van de programmatuur, gedrukte documentatie, online of elektronische documentatie en diensten, zelfs als Rijkswaterstaat op de hoogte is gesteld van de mogelijkheid van dergelijke schade. De hierboven uiteengezette uitsluitingen en beperkingen van de aansprakelijkheid zijn van toepassing ongeacht het door u accepteren van de programmatuur, gedrukte documentatie, online of elektronische documentatie en diensten. Algemeen: U wordt voor de met behulp van BICS gemelde reizen een ontheffing verleend van de verplichte maandelijkse melding van deze reizen aan het Centraal Bureau voor de Statistiek. Alle niet via BICS gemelde reizen, alsmede het feit dat de gehele maand niet is gevaren, dienen eveneens aan het Centraal Bureau voor de Statistiek gemeld te worden. Op deze licentieovereenkomst is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. enig deel van de programmatuur in licentie te geven, te verhuren of te leasen; de programmatuur te reverse-engineeren, te decompileren, te disassembleren, te wijzigen, te vertalen, pogingen te ondernemen om de broncodes van de programmatuur te ontdekken of de programmatuur als basis voor andere produkten te gebruiken; een eerdere versie of kopie van de programmatuur te gebruiken wanneer u eenmaal een vervangende informatiedrager of een upgradeversie hebt ontvangen ter vervanging van een eerdere versie; de wijze van toegang tot de voor BICS gebruikte netwerkdiensten en technische ondersteuning aan derden bekend te maken.

3 BICS Handleiding Walversie 4.01 i Inhoud 1 Inleiding Opbouw van de handleiding Afkortingen en terminologie BICS Installatie procedure BICS algemeen Doel BICS Berichten Berichtenverkeer BICS Bepalen berichtbestemming Handleiding algemeen Inleiding Windows Opstarten Hoofd-menu Afsluiten Casco gegevens Adresgegevens Configuratie Archief Berichten Aanmelden reizen Inleiding Aanmelden nieuwe reis Nieuwe reis invoeren Nieuwe reis invoeren (verwacht schip) tbv positieverzoeken Importeren reis- en ladinggegevens Wijzigen aanmelding Annuleren aanmelding Invoeren vrije ladingen Invoeren vrije schepen Tonen reizen Tonen reis, selectie deel Tonen reis, werk balk Tonen reis, open ingevoerde reis Tonen reis, nieuwe (kopie) reis invoeren Tonen reis, opnieuw aanmelden (herzenden)... 56

4 BICS Handleiding Walversie 4.01 ii 9.6 Tonen reis, voortgang Versturen en ontvangen van berichten Aanmaken van het bericht Versturen van het bericht Berichten overzicht BICS Communicatie Manager BOS berichten ontvangen Bijlage A - Hulpprogramma s Bijlage B - Importeren van reis- en ladinggegevens Bijlage C - Installatiehandleiding Bijlage D - BICS Customer support (Helpdesk)... 85

5 BICS Handleiding Walversie Inleiding Deze handleiding, de walversie, is bedoeld voor de gebruikers van de verladers en rederijen die het Binnenvaart Informatie en Communicatie Systeem, BICS gebruiken. De handleiding bevat een beschrijving van de functies van het BICS en is bedoeld als naslagwerk naast de on-line help mogelijkheden van het BICS zelf. Voor het gebruik van BICS aan boord is een aparte handleiding beschikbaar: "BICS Handleiding Boordversie", die de functies van de BICS Boordversie beschrijft. In de walversie van het BICS zijn enkele specifieke functies voor verladers / rederijen opgenomen, zoals het kunnen werken in een netwerkomgeving en de opties 'vrije' schepen en of ladingen. 1.1 Opbouw van de handleiding De handleiding is opgebouwd uit diverse hoofdstukken. Na een korte inleiding en beschrijving van de achtergronden en concepten van het BICS wordt het gebruik van het BICS beschreven. De bijlagen bevatten vervolgens aanvullende informatie en een beschrijving van de installatieprocedure. De opbouw van deze handleiding is als volgt: Hoofdstuk 1 de inleiding. Hoofdstuk 2 geeft een korte introductie van het BICS. Hoofdstuk 3 geeft een algemene beschrijving van de gebruikersinterface en de functies van het BICS. Hoofdstuk 4 beschrijft hoe reizen aangemeld kunnen worden. Hoofdstuk 5 beschrijft hoe wijzigingen in de reizen en of ladingen aangemeld kunnen worden. Hoofdstuk 6 beschrijft hoe aanmeldingen geannuleerd kunnen worden. Hoofdstuk 7 beschrijft de procedure voor het invoeren van vrije lading. Hoofdstuk 8 beschrijft de procedure voor het invoeren van vrije schepen. Hoofdstuk 9 beschrijft hoe de ingevoerde informatie opgevraagd en bekeken kan worden. Hoofdstuk 10 beschrijft hoe de berichten verstuurd kunnen worden. Bijlage A beschrijft de beschikbare BICS hulpprogramma s. Bijlage B beschrijft de bestandsformaten voor het kunnen importeren van reis- en ladinggegevens.

6 BICS Handleiding Walversie Bijlage C beschrijft de complete installatie procedure van het BICS onder Windows (inclusief installatie in een netwerkomgeving). Bijlage D bevat informatie m.b.t. de BICS Helpdesk. 1.2 Afkortingen en terminologie BAS/ BASWIN BARMES BCM BOS BICS BICS-IFTMIN CBS Doelgroep Schip EDI EDIFACT GHR ISPS Berekening en Analyse Seinvoering, de module waarmee op basis van de ingevoerde ladinggegevens de seinvoering kan worden bepaald. Een ASCII berichtformaat waarmee containerinformatie van de containeroperator elektronisch verstuurd kan worden aan de stuwageapplicatie. BICS Communicatie Manager: De module van BICS die verantwoordelijk is voor het versturen en onvangen naar en van de mailserver. Berichten Ontvang Software, de module voor het ontvangen van de berichten aan de scheepvaart afkomstig van het RIZA. Binnenvaart Informatie en Communicatie Systeem. Een electronische berichtformaat (Edifact) waarmee containergegevens van de containeroperator naar de stuwageapplicatie kunnen worden verzonden. Centraal Bureau voor de Statistiek. Term die gebruikt wordt voor meldplichtige schepen zoals genoemd in artikel van het RPR, in het Nederlandse BPR artikel 9.07, in de Regeling Communicatie Binnenwateren en in de Zwitserse Hochrheinschifffahrtspolizeiverordnung, artikel Het betreft schepen met bepaalde afmetingen en of met bepaalde gevaarlijke stoffen aan boord, waarvan informatie bij de lokale autoriteiten en scheepvaart(volg)systemen bekend moet zijn. Electronica Data Interchange, de internationaal vastgelegde wijze van definiëren van elektronische berichten en de bijbehorende berichten scenario s. De internationale verzameling richtlijnen voor het definiëren van elektronische berichten en bijbehorende berichten scenario s voor EDI berichten waarbij transacties tussen twee partijen zijn gemoeid. Gemeentelijk Havenbedrijf Rotterdam. Het GHR beschikt over een eigen Verkeers Begeleidings Systeem (het VBS) voor de Rotterdamse regio. International Ship and Port facility Security code, een set richtlijnen voor bescherming van schepen en havens tegen terroristische aanslagen.

7 BICS Handleiding Walversie IVS IVS90 IVS90 post MIB Naamgevend Ontvanger PONTIS PortX PROTECT RIVS RIZA Samenstel Schipper VBS Rotterdam Verlader Via Punt Een Informatie Verwerkend Systeem, de algemene term voor systemen zoals het IVS90 en het MIB. Het Informatie- en Volgsysteem voor de Scheepvaart op Nederlandse hoofd vaarwegen. Hetzij een verkeerspost, hetzij een sluis of brug waar operators het IVS90 bedienen. Melde- und Informationssystem für die Binnenschiffahrt, het informatiesysteem voor de scheepvaart op de belangrijkste Duitse vaarwegen. Een schip van een samenstel is naamgevend indien vanaf dat schip kontakt wordt gezocht met het IVS90, een sluis of verkeerspost, of een havendienst. Bijvoorbeeld bij een duwstel is de duwboot altijd naamgevend. De ontvanger is in op het lading invoer scherm het bedrijf waar de lading wordt gelost. Scheepvaart Afhandeling en Registratie systeem, het informatie verwerkende systeem in de regio IJmond. Zeeuws Haven Informatie Systeem (voorheen ZHIS), het regionaal informatie verwerkende systeem van Zeeland Seaport in de havens van Vlissingen en Terneuzen Het samenwerkingsverband tussen 6 zeehavens in Europa die EDIFACT berichten hebben opgesteld voor het melden van het transport van gevaarlijke goederen over zee. Regionaal Informatie Verwerkend Systeem, de algemene aanduiding voor een haven informatie systeem. Bijvoorbeeld ZHIS, CESAR, MIB of VBS Rotterdam. Het Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en Afvalwaterbehandeling in Lelystad. Deze dienst zorgt binnen Nederland voor het verspreiden van de scheepvaart- en waterstandberichten. Een samenstel van schepen die als een geheel een reis ondernemen. Een samenstel bestaat uit een naamgevend schip en een of meer gekoppelde schepen of bakken. De gebruiker van het BICS aan boord van het schip. Verkeer Begeleiding Systeem van de regio Rotterdam. De gebruiker van het BICS binnen een walorganisatie van een transport bedrijf of rederij. Een punt waarlangs de reis zal lopen. Indien tussen herkomst en bestemming diverse reisroutes mogelijk zijn geeft het via punt aan welke route wordt gevolgd.

8 BICS Handleiding Walversie VNF Voies Navigables de France, maakt gebruik van een Frans scheepvaartvolgsysteem voor het registereren van het binnenvaartverkeer en het afhandelen van de vaartrechten op de de Franse hoofdvaarwegen. Vrije Lading Lading die bekend is in het systeem maar nog niet gebonden is aan een schip. Vrije Schepen Schepen die al opgenomen zijn in het systeem, maar die nog niet aan een reis zijn gekoppeld. 1.3 BICS Installatie procedure De BICS software dient door de gebruiker volgens een bepaalde procedure geïnstalleerd te worden. Op de installatie Cd-rom zijn ter ondersteuning hiervan een readme.txt bestand en een PowerPoint presentatie opgenomen (op te roepen vanaf het introductiescherm). Indien de BICS software gedownload is, is er op de BICS website aanvullende informatie ten behoeve van (de installatie van) BICS te vinden. Het BICS kan op een standaard PC met XP, Vista of Windows 7 worden geïnstalleerd. De installatieprocedure bestaat uit de volgende stappen: 1. Systeemcontrole en inventarisatie 2. Installatie en configuratie procedure 3. Controleren van de installatie door middel van een checklist 4. Invoeren van gebruikersgegevens De complete installatie procedure van het BICS is uitgebreid beschreven in Bijlage C (de Installatiehandleiding) van deze BICS handleiding. In Bijlage D van deze handleiding zijn de gegevens van de Helpdesk opgenomenindien contact wordt opgenomen met de helpdesk, is het raadzaam uw persoonlijke (BICS) installatie gegevens bij de hand te hebben. Deze (persoonlijke) installatiegegevens staan vermeld op de installatiebrief of aansluitovereenkomst die u samen met de BICS software hebt ontvangen.

9 BICS Handleiding Walversie BICS algemeen 2.1 Doel Met behulp van het BICS kunnen reizen van (binnenvaart) schepen worden aangemeld bij, hetzij het Informatie en Volgsysteem voor de Scheepvaart, het IVS90 of MIB, hetzij bij een regionaal informatie verwerkend systeem, RIVS (bijvoorbeeld ZHIS voor de havens van Vlissingen en Terneuzen en het VBS in Rotterdam). Reizen worden met behulp van het BICS aangemeld door het uitwisselen van EDI berichten. Deze berichten zijn ingericht volgens internationaal vastgelegde EDIFACT standaarden. Tevens voldoen de berichten aan de richtlijnen die binnen de PROTECT-organisatie zijn vastgelegd. PROTECT is een samenwerkingsverband tussen 6 Europese zeehavens waarbinnen berichten en berichten scenario s zijn vastgesteld voor melden van het transport van gevaarlijke stoffen over zee. De aangesloten havens zijn: Antwerpen, Bremen, Hamburg, Le Havre, Felixstowe en Rotterdam. 2.2 BICS Berichten Met het BICS kunnen de volgende berichten worden verzonden: Aanmeld-bericht (en wijzigingsberichten). Ook wel Verladersberichten genoemd; Annuleer-bericht; Positie verzoek-bericht (indien ingesteld); Container berichten met andere walorganisaties in het kader van het containervervoer.

10 BICS Handleiding Walversie Elektronische postbussen IVS (IVS90,MIBII,VNF, DORIS) RIVS (ENIGMA, VBS) BICS Communicatie Module BICS PC Container data BICS Externe (stuwage) applicaties Ladinginformatie Andere (BICS) gebruikers Scheepvaartberichten Aanmeld-, wijzig-, Annuleer- en positieverzoek berichten (Container) operators BOS BASWIN Crossborder applicaties (modulen) Terminal operators Figuur 2-1, Berichten uitwisseling Het BICS bestaat uit de volgende onderdelen: De BICS applicatie waarmee de gebruiker de reis- en ladinggegevens kan invoeren en vervolgens kan aanmelden. De BICS Communicatie Module, die de berichtenverwerking inclusief het inbellen verzorgt. De BASWIN module, die de berekening van de seinvoering van de gevaarlijke lading verzorgt. De BOS module, die het ontvangen en tonen van de scheepvaart- en waterstandberichten verzorgt. De BICS Aanvullende berichten Applicaties (voor reizen buiten de Europese Unie) bestaande uit: Scheepsvoorradenlijst, waarin de goederen waarover belasting wordt geheven ten behoeve van de Douane worden ingevoerd. De Bemanningslijst, hierin worden de bemanningsleden en passagiers aan boord van het schip ten behoeve van de Marechaussee ingevoerd. De volgende subparagrafen beschrijven in het kort de BICS berichten en hun functie Aanmeldbericht BICS Met het BICS aanmeldbericht wordt de start, het vertrek, of een wijziging van een reis bij een informatieverwerkend systeem aangemeld. Bij het aanmelden van een reis bij het IVS90 of andere verkeersbegeleidingssysteem zal de reis direct actief zijn, zodat het schip

11 BICS Handleiding Walversie direct kan worden gevolgd door het IVS90. Dit betekent dat de schipper of de verlader het bericht vlak voor vertrek dient te versturen naar het IVS (IVS90 in Nederland of MIB in Duitsland). Bij het aanmelden van een reis bij een RIVS zal de reis actief worden binnen het IVS zodra het RIVS, nadat het schip is vertrokken, het bericht door heeft gestuurd naar het IVS. Het BICS is dusdanig ingericht dat het invoeren van de gegevens onafhankelijk is van het versturen van het bericht, zodat het invullen van de gegevens ruim voor het geplande vertrek kan plaats vinden. Het BICS is ook zodanig ingesteld dat afhankelijk van de haven van vertrek automatisch het BICS-aanmeldbericht wordt gestuurd naar hetzij het voor die haven geldende RIVS, hetzij het voor dat land geldende IVS, hetzij het opgegeven "Eerste Meldpunt" van de reis (zie paragraaf 2.3) Annuleerbericht Met het BICS annuleer-bericht wordt een eerder aangemelde reis, indien toegestaan, geannuleerd. Nadat het annuleer bericht is verwerkt en het annuleren in het ontvangende systeem is toegestaan zal de desbetreffende reis en ladinginformatie uit het RIVS of IVS (IVS90 of MIB) worden verwijderd Positieverzoek-bericht Met het BICS positie verzoek bericht wordt de positie van een schip opgevraagd bij het IVS90. Indien een schip actief is in IVS90, dan geeft het IVS90 in het antwoord het tijdstip van de laatst gepasseerde verkeerspost door waar het schip zich heeft gemeld. Indien het schip niet actief is in IVS90, dan wordt dat ook in het antwoord teruggegeven aan het BICS. Het is maximaal één keer per uur mogelijk de positie van één en hetzelfde schip op te vragen. Ook is het mogelijk de positie op te vragen van een schip dat als onderdeel van een samenstel vaart. Positie opvragen is alleen mogelijk indien dit is ingesteld in het BICS (BICS Configuratie optie Response = JA ) Containerberichten De BICS container berichten voorzien in het uitwisselen van informatie met de wal over geladen / te laden containers ten behoeve van onder andere de stuwageplanning. Een Container operator kan een laadlijst naar het BICS opsturen, die de informatie via een aparte stuwageapplicatie oppakt, bewerkt en vervolgens opstuurt naar de Terminaloperator. Op basis van deze informatie bepaalt de Terminal operator de laad- en los volgorde en handelt hij dat schip af. Tenslotte meldt het schip de geladen en geloste containers aan de Containeroperator en gebruikt het deze informatie ook voor het elektronisch aanmelden van de reis via BICS.

12 BICS Handleiding Walversie Berichtenverkeer BICS Het berichtenverkeer binnen BICS bestaat uit het versturen van de BICS meldingen, eventuele (container)berichten van externe applicaties en het ontvangen van berichten van de wal. Binnen BICS wordt het berichtenverkeer door de BICS Communicatie Module (BCM) afgehandeld, die o.a. de communicatie met het juiste postbussensysteem verzorgt. Naast de mogelijkheid te verbinden via het internet (al dan niet via GPRS/UMTS) kan de BCM ook (via GSM) inbellen vanuit verschillende Europese landen. Het inbellen op het Nederlandse postbussensysteem is gratis, doet u dit vanuit het buitenland dan betaalt u alleen eventuele roaming-kosten aan uw mobiele provider. In de hierna volgende figuren wordt een overzicht gegeven van de aanmeldprocedures en het berichtenverkeer van het BICS aan de hand van enkele voorbeelden voor diverse situaties, te weten: Reizen binnen Nederland. Reizen tussen 2 landen waarvan de verkeersbegeleidingssystemen zijn gekoppeld (bv Nederland en Duitsland). Reizen tussen 2 landen zonder gekoppelde verkeersbegeleidingssystemen (bv Nederland en Belgie). Reizen geheel in het buitenland (bv Duitsland). Een overzicht van de systemen die in het kader van BICS een rol spelen wordt gegeven in Figuur 2-1. Mogelijkheid A: Vertrek uit een plaats zonder Haven Informatie Systeem (99% van de vertrekplaatsen). Mogelijkheid B: Vertrek uit een plaats met Haven Informatie Systeem (bv Vlissingen, Terneuzen) Waterdienst Updates Update-, Scheepvaart- en Waterstandberichten CBS IVS90 PortXs CBS Waterdienst NL Postbussen BICS melding aan verkeersbegeleidingssysteem (IVS90) en of CBS Na vertrek uit de haven stuurt het Haven Informatie Systeem het aanmeldbericht naar het verkeersbegeleidingssysteem. NL Postbussen BICS melding aan Haven Informatie Systeem (PortXs) en of CBS Updates Update-, Scheepvaart- en Waterstandberichten Figuur 2-2, Berichtenverkeer voor reizen binnen Nederland De aanmeldingen van reizen binnen Nederland worden door BICS via het Nederlandse postbussensysteem automatisch naar het verkeersbegeleidingssysteem (IVS90) of het Haven Informatie Systeem van de haven van vertrek (RIVS bv ZHIS) opgestuurd. Daarnaast worden alleen voor de Nederlandse schepen automatisch kopieën van de aanmeldingen via hetzelfde postbussensysteem opgestuurd naar het CBS ten behoeve van de

13 BICS Handleiding Walversie statistieken. Ook de uitwisseling van de containerberichten en het ontvangen van de update- en scheepvaartberichten (RIZA) verlopen via de Nederlandse postbussen. Mogelijkheid A: Vertrek uit Nederland naar Duitsland. Mogelijkheid B: Vertrek uit Duitsland naar Nederland. Waterdienst Updates CBS IVS90 MIB CBS Waterdienst Bij passage van de grens worden de aanmeldingen tussen de gekoppelde verkeersbegeleidingssystemen uitgewisseld. Updates Update-, Scheepvaart- en Waterstandberichten NL Postbussen BICS melding opsturen aan verkeers-begeleidingssysteem (IVS90) en of CBS Duitse Postbussen BICS melding opsturen aan Duits verkeersbegeleidingssysteem (MIB). NL Postbussen Indien landen niet zijn gekoppeld dient de aanmelding bij het passeren van de grens door de BICS gebruiker opnieuw te worden gestuurd naar het systeem van dat land. Figuur 2-3, Berichtenverkeer voor reizen tussen 2 gekoppelde landen De aanmeldingen van reizen startend in Nederland verlopen op dezelfde manier zoals bij Figuur 2-2 al is beschreven. De aanmeldingen van reizen startend in Duitsland worden door BICS via het Duitse postbussensysteem automatisch naar het verkeersbegeleidingssysteem (MIB) van Duitsland gestuurd. Voor de beide hierboven genoemde gevallen worden alleen voor de Nederlandse schepen automatisch kopieën van de aanmeldingen via het Nederlandse postbussensysteem opgestuurd naar het CBS ten behoeve van de statistieken. Ook het ontvangen van de update- en scheepvaartberichten (RIZA) verlopen via de Nederlandse postbussen. Bij het passeren van de grens, in dit geval van Duitsland en Nederland, zal het verkeersbegeleidingssysteem via de koppeling tussen de 2 landen de aanmelding (gegevens van de reis) doorgeven aan het systeem van het andere land. Voor de reizen tussen 2 landen zonder gekoppelde systemen zal bij het passeren van de grens, de gebruiker de aanmelding (handmatig) opnieuw dienen te sturen naar het verkeersbegeleidingssysteem van het desbetreffende land (zie paragraaf 9.5). De gegevens van de reis worden immers niet doorgegeven van het ene naar het andere land. Voor de reizen die geheel in het buitenland worden uitgevoerd (bv Duitsland) verloopt het berichtenverkeer op dezelfde manier als mogelijkheid B in Figuur 2-3. De melding wordt verstuurd naar het MIB via het Duitse postbussensysteem. En alleen voor de Nederlandse schepen wordt ook een extra bericht naar het CBS verstuurd via de Nederlandse postbussen.

14 BICS Handleiding Walversie Bepalen berichtbestemming De bestemming van het BICS aanmeldbericht met daarin de reis- en ladinginformatie wordt automatisch bepaald aan de hand van de gekozen Vertrekplaats en het Eerste Meldpunt. Eerste Meldpunt Postbussen / inbel Bestemmingssysteem systeem BASEL MIB Duitse postbussen MIB, Basel DUISBURG MIB Duitse postbussen MIB, Duisburg in Duitsland GAMBSHEIM MIB Duitse postbussen MIB, Gambsheim in Duitsland. OBERWESEL MIB Duitse postbussen MIB, Oberwesel in Duitsland OOSTENRIJK DONAU Nederlandse DORIS in Oostenrijk postbussen ROTTERDAM VBS Nederlandse postbussen VBS in Rotterdam, Nederland FRANKRIJK VNF Nederlandse VNF in Frankrijk postbussen HUNGARIAN DANUBE Nederlandse PANNONRIS in Hongarije postbussen SLOVAKIAN DANUBE Nederlandse SLOVRIS in Slowakije postbussen FLARIS Nederlandse postbussen FLARIS in België Tabel 2-1, Meldpunten en bijbehorende berichtbestemming Vertrekplaats Vlissingen (alle ligplaatsen) Terneuzen (alle ligplaatsen) Rotterdam (alle ligplaatsen) Overige plaatsen Postbussen / inbel systeem Nederlandse postbussen Nederlandse postbussen Nederlandse postbussen Nederlandse postbussen Bestemmingssysteem * PortXs PortXs VBS (GHR) IVS90 (of gekozen meldpunt) Tabel 2-2, Vertrekplaatsen en bijbehorende berichtbestemming * De bestemming van het Eerste Meldpunt heeft prioriteit boven die van de Vertrekplaats. In paragraaf 2.3 wordt een totaal overzicht gegeven van de diverse systemen en het BICS berichtenverkeer Melden Aanvullende berichten Gegevens voor de Douane, Havens en/of Grensbewaking (alleen bij reizen naar of vanuit de Europese Unie) kunnen via het BICS aan een centraal punt

15 BICS Handleiding Walversie gemeld worden via de zogenaamde Aanvullende berichten optie. Vanuit dit centrale punt wordt de aanmelding gedistribueerd naar de lokale autoriteiten voor die regio. Schepen die hun reis elektronisch aan de lokale autoriteiten (Haven, Douane en Grensbewaking) moeten melden kunnen bij de binnenkomst en of het vertrek efficiënter worden afgehandeld, omdat de belangrijkste informatie door de vooraanmelding al bij de lokale controlerende autoriteiten bekend is. Deze zgn. reizen met Aanvullende berichten (EU grensverkeer en of bezoeken zeehavens) kunnen aan de bevoegde autoriteit gemeld worden door in het BICS de reis op het Reis invoeren scherm aan te melden met Aanvullend berichten aangevinkt en als Eerste Meldpunt: een meldpunt over de grens te kiezen. In stappen gaat het melden van dergelijke reizen van en naar Nederland als volgt: Voer ruim voor aankomst de reis in en kies een aankomstplaats (eindbestemming of ligplaats in de haven). Specificeer een "Eerste Meldpunt". Voer de gevaarlijke en niet gevaarlijke lading(en) in. Bewaar de lading en reisgegevens door op het groene vinkje te drukken. Verstuur de melding nog niet, omdat eerst nog de aanvullende gegevens, zoals ligplaats informatie, bemanningslijst en scheepsvoorraden moeten worden ingevuld. Nadat de gegevens zijn bewaard kunt u via het scherm "Overzicht reis" en enkele extra knoppen onderaan het scherm de extra gegevens invoeren: Bezoek module: extra bezoekgegevens (te bezoeken ligplaatsen en ISPS informatie). Manifest module: extra ladinginformatie (o.a. manifestnrs etc) voor de Douane. Scheepsvoorradenlijst: belastingvrije goederen bestemd voor eigen gebruik aan boord. Bemanningslijst: bemanning en passagierslijsten van de personen aan boord. Via de bovengenoemde knoppen wordt de desbetreffende module opgestart waarmee de extra gegevens ingevoerd kunnen worden en het bericht kan worden klaargezet (let op: om de extra gegevens in te kunnen voeren moet u eerst de reisgegevens etc ingevuld hebben). Verstuur tenslotte de aanmeldingen (berichten) via de "Synclink"-knop vanuit het eerder genoemde "Reis Overzicht" scherm. Kies in de inbeldialoog die verschijnt voor het gewenste land (er wordt dan een 0800 nr. gebruikt) of voor "Overig" als het land niet voorkomt (er wordt naar een 010 nr. in Nederland gebeld).

16 BICS Handleiding Walversie Handleiding algemeen 3.1 Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de gebruiksmogelijkheden van het BICS die voor alle gebruikers van toepassing zijn: Windows; BICS opstarten; BICS hoofdmenu; BICS afsluiten; BICS standaardgegevens invullen en configuratie; BICS archief; BICS berichtenoverzicht. 3.2 Windows Het BICS is een Windows applicatie, zodat veel van de binnen Windows gangbare mogelijkheden ter beschikking staan. Enkele handige mogelijkheden bij het gebruik van het BICS zijn: De <Enter> toets. Met deze toets wordt in een tekstveld, dat uit meer dan een regel bestaat, een nieuwe regel gestart. Voor enkel regelige invulvelden heeft deze toets geen betekenis. Het springen naar een volgend invulveld gebeurt niet met deze toets, maar met de <Tab> toets. De <Tab> toets of <Shift> <Tab> Toets. Met de <Tab> toets wordt van het ene veld naar het andere veld gesprongen. Na invullen van een veld, wordt de ingevulde waarde pas van kracht nadat een ander veld is geselecteerd. Dit geldt ook voor selectievelden; De <Alt> toets. In het hoofd-menu zijn de verschillende opties voorzien van een letter die is onderstreept. De menu optie kan worden gekozen door de toets kombinatie <Alt> + onderstreepte letter. Zodra vanuit het hoofdmenu een optie is geactiveerd, verschijnt een volgend menu met daarin verschillende opties. Ook voor deze opties geldt dat een letter is onderstreept. Het activeren van een optie vanuit dit volgende menu kan door de onderstreepte letter van een van de opties in te drukken. In deze handleiding worden menuopties op de volgende wijze beschreven: hoofdmenu submenu; De muis. Met de muis kunnen de verschillende onderdelen van een scherm worden aangewezen. Selecteren van een onderdeel van een scherm gebeurt door de linker muis knop één keer in te drukken. Voor de verschillende knoppen geldt dat, indien de muis aanwijzer op de knop staat zonder de muis knop te actieveren, een korte omschrijving van de functie van de betreffende knop verschijnt. Let op: BICS maakt gebruik van de standaardinstellingen van Windows. Indien u het standaard lettertype heeft gewijzigd is het mogelijk dat de schermen van BICS niet goed leesbaar zijn. Neem bij vragen contact op met de BICS Helpdesk.

17 BICS Handleiding Walversie Opstarten BICS wordt opgestart vanuit het Windows Start menu via het BICS-icoon (Start BICS BICS), waarna het volgende opstartscherm verschijnt: Figuur 3-1, Opstart-scherm De balk onder in het scherm geeft een indicatie hoe ver het laden is gevorderd. 3.4 Hoofd-menu Na het laden van het BICS verschijnt het hoofd-menu. Figuur 3-2, Hoofd-menu Vanuit het hoofd-menu zijn de verschillende functies van het BICS bereikbaar. De menu-structuur is als volgt: Hoofdmenu Reis Nieuwe reis Nieuwe reis d.m.v. Wizard Tonen Alles Tonen Nieuw reizen Tonen Aangemelde reizen Tonen Afgeronde reizen Afsluiten Voor het bewerken van reizen Invoeren nieuwe reis Invoeren nieuwe reis met hulp Reis selectie alle reizen Reis selectie nieuwe reizen Reis selectie aangemelde reizen Reis selectie afgeronde reizen Afsluiten BICS

18 BICS Handleiding Walversie Administratie Cascogegevens Adresgegevens Zoeken naar referentie data Configuratie Algemeen Externe Applicaties Opschonen errordirectories Opschonen berichten directories Inlezen persoonlijke referentie gegevens Ophalen alle updates Archief Archiveren Berichten Tonen Synclink Help Inhoud FAQ Info Voor het bewerken van referentie gegevens Casco gegevens Adres gegevens Zoeken van plaats- of terminalnaam en code etc. Voor het bewerken van de configuratie Algemene configuratie, wachtwoord beveiligd Externe applicatie configuratie Opschonen van de berichten error directories Opschonen van alle (uitgaande) berichten directories Korte lijst met alle persoonlijke referentiegegevens van de schipper Ophalen Update berichten (laatste versie van de gewijzigde referentiegegevens) Voor het bewerken van het archief Afgeronde reizen archiveren Voor het bewerken van de berichten Tonen berichten Verzenden en / of ophalen berichten BICS help informatie BICS Frequently Asked Questions BICS algemene informatie Onder de menu balk zijn enkele opties ook direct te benaderen via iconen (knoppen) in de werkbalk: Tonen reeds ingevoerde/aanwezige reizen Reizen importeren (bestanden afkomstig van extern systeem) Invoeren nieuwe reis Invoeren nieuwe reis met behulp van de wizard Nieuwe reis invoeren (Verwacht schip) t.b.v. positieverzoeken Tonen vrije schepen en overige reizen Nieuw vrij schip invoeren, die later aan een reis kan worden gekoppeld Tonen ladingen

19 BICS Handleiding Walversie Nieuwe vrije lading invoeren, die later aan een reis kan worden gekoppeld Externe applicaties Synclink (communicatie starten) BICS aflsuiten Help 3.5 Afsluiten Voordat Windows wordt verlaten dient het BICS te worden afgesloten via de menu optie ReisAfsluiten, of via het icoon. Hierbij wordt de database afgesloten. Indien het BICS niet op deze juiste wijze wordt afgesloten, bestaat de mogelijkheid dat de database verminkt raakt en uw gegevens verloren gaan, waardoor de werking van het BICS wordt verstoord. Indien om wat voor reden dan ook de database verminkt raakt, zal de eerstvolgende keer dat het BICS wordt gestart een controle plaats vinden van de database met het hulp programma PXREPAIR, zie Bijlage A, Hulpprogramma s. 3.6 Casco gegevens Voordat een reis kan worden aangemeld dienen scheepsreferentiegegevens te worden ingevoerd in het BICS. Vanuit de menuoptie AdministratieCasco: Figuur 3-3, Casco menu optie wordt een scherm getoond waarmee de gegevens van casco s kunnen worden bewerkt:

20 BICS Handleiding Walversie Figuur 3-4, Casco gegevens Met behulp van de pijltjes toetsen <> en <> kan een casco worden geselecteerd. Dit kan tevens met de cassettedeck knoppen boven aan het scherm. Met de <Home> en <End> toetsen kan naar het begin respectievelijk het einde van de lijst worden gesprongen. Met de <Page Up> en <Page Down> toetsen kan een pagina naar boven respectievelijk naar beneden worden gesprongen. De drie knoppen links boven in het scherm hebben van links naar rechts de volgende functie: Nieuw casco invoeren Wijzig geselecteerd casco Verwijder geselecteerd casco De knoppen rechts boven in het scherm hebben van links naar rechts de volgende functie: Scherm afsluiten Help Door in het Zoek veld een letter in te voeren wordt gezocht naar het eerste casco waarvan de naam begint met de ingevoerde letters. Indien geen casco kan worden gevonden, dan wordt het volgende casco geselecteerd in alfabetische volgorde. Voordat een casco wordt verwijderd met het activeren van de Verwijder - knop, verschijnt een dialoog scherm:

21 BICS Handleiding Walversie Figuur 3-5, Verwijder dialoog Indien met Ja wordt beantwoord, dan wordt het casco daadwerkelijk verwijderd. Indien met Nee wordt beantwoord, dan wordt het casco niet verwijderd. Door een van de knoppen Nieuw casco invoeren of Wijzig casco te activeren verschijnt een scherm waarin de gegevens kunnen worden ingevoerd of gewijzigd: Figuur 3-6, Casco toevoegen De knoppen rechts boven in dit scherm hebben van links naar rechts de volgende betekenis: OK + nieuw (volgend) casco invoeren OK Annuleren Help Voor het registratienummer van het schip kan gekozen worden tussen OFS (7- cijferig) en het ENI nummer (8-cijferig). Het OFS nummer staat voor het officiële Europanummer van het schip, terwijl ENI staat voor "Europe Number Identification" een uniek European Vessel identification number. Er dient voor ENI gekozen te worden als er voor het schip geen Europanummer bekend is. Let op: Indien bij het veld Nummer een bestaand casconummer wordt ingevoerd wordt de volgende melding getoond: Dit casco nummer wordt al

22 BICS Handleiding Walversie gebruikt door <<casco naam>>, dit nummer gebruiken?. De opties OK of Annuleren kunnen gekozen worden; waar bij OK het nummer wordt toegevoegd en bij Annuleren terug wordt gegaan naar het toevoegscherm. Het veld Dubbelwandig is alleen van toepassing indien het casco volgens de ADN regelementen dubbelwandig is. In alle andere gevallen dient het veld leeg te zijn. De velden Scheepstype en Nationaliteit zijn selectie velden, waarbij zodra het veld is geselecteerd aan de rechterkant van het veld een pijltje verschijnt ten teken dat het een selectie veld betreft. Door met de muis het pijltje aan te klikken verschijnt een lijst met selectie mogelijkheden waaruit kan worden gekozen. Ook is het mogelijk om letters in te typen. De lijst met mogelijkheden wordt daarmee beperkt tot alle mogelijkheden die beginnen met de ingevoerde letters: Figuur 3-7, Selectie veld Bij het annuleren ( scherm: ) van de wijziging of toevoeging verschijnt een dialoog Figuur 3-8, Annuleer dialoog Indien met Ja wordt beantwoord, dan worden de wijzigingen ongedaan gemaakt. Indien met Nee wordt beantwoord, dan kan verder worden gegaan met wijzigen van de gegevens.

23 BICS Handleiding Walversie Adresgegevens Voordat een reis kan worden aangemeld dienen de eigen adres gegevens te worden ingevoerd. Dit gebeurt in eerste instantie bij installatie van het BICS, maar kan bij adreswijzigingen worden aangepast. Tijdens het invoeren van ladingen is het mogelijk aan te geven wie de ontvanger van de lading zal zijn. Voordat de ontvanger van de lading kan worden geselecteerd dienen de adres gegevens van de verschillende ontvangers te worden ingevoerd in het BICS. Figuur 3-9, Adressenoptie Via de menuoptie AdministratieAdressen wordt een scherm getoond waarmee de adresgegevens kunnen worden bewerkt: Figuur 3-10, Adres gegevens Met behulp van de pijltjes toetsen <> en <> kan een adres worden geselecteerd. Dit kan tevens met de cassette deck knoppen boven aan het scherm. Met de <Home> en <End> toetsen kan naar het begin respectievelijk het einde van de lijst worden gesprongen. Met de <Page Up> en <Page Down> toetsen kan een pagina naar boven respectievelijk naar beneden worden gesprongen.

24 BICS Handleiding Walversie De drie knoppen links boven in het scherm hebben van links naar rechts de volgende functie: Nieuw adres invoeren Wijzig adres Verwijder (niet gebruikt) adres De knoppen rechts boven in het scherm hebben van links naar rechts de volgende functie: Scherm afsluiten Help Door in het Zoek veld een letter in te voeren wordt gezocht naar het eerste adres waarvan de naam begint met de ingevoerde letters. Indien geen adres kan worden gevonden, dan wordt het volgende adres geselecteerd in alfabetische volgorde. Na het indrukken van de knop toevoegen scherm: Nieuw adres invoeren verschijnt het adres Figuur 3-11, Adres toevoegen / wijzigen De knoppen rechtsboven hebben van links naar rechts de volgende betekenis: OK + nieuw (volgend) adres invoeren OK Annuleer Help

25 BICS Handleiding Walversie De knop OK + nieuw (volgend) adres invoeren kopieert de ingevoerde gegevens, waardoor er alleen een code moet worden ingevoerd in het veld Code. Dit veld is bedoeld voor een unieke drie letterige code voor de betreffende naam. Deze code wordt bij de berichtenuitwisseling gebruikt voor het genereren van een uniek berichtnummer en om de bron van het bericht aan te geven. De code wordt door de BICS beheer organisatie bepaald, en behoort niet te worden veranderd. Het veld Mailbox is het adres van de afzender of de geadresseerde van een bericht. Het eigen postbusnummer voor de BICS-gebruiker wordt uitgegeven door de BICS-beheer organisatie. Internet adressen hebben de volgende vorm: "naam@domein.land", bijvoorbeeld "helpdesk@bics.nl" voor de BICS Helpdesk. Een dergelijk adres kan eventueel als extra ontvanger van een BICS-bericht opgegeven worden (zie paragraaf 4.2). 3.8 Configuratie Algemeen Via de menuoptie Configuratie Algemeen kan de configuratie worden aangepast. In de configuratie worden allerlei opties ingesteld die vervolgens als standaard worden toegepast. Voorbeelden van configuratie opties zijn: Scheepsnaam; Standaard wel/geen gevaarlijke goederen; Standaard wel/geen containers; Communicatie parameters. Figuur 3-12, Configuratie optie Toegang tot de configuratie is beveiligd met een wachtwoord. Indien u dit wachtwoord nodig heeft kunt u contact opnemen met de BICS Helpdesk. Figuur 3-13, Identificatie scherm

26 BICS Handleiding Walversie Na het invoeren van het juiste wachtwoord verschijnt het configuratie scherm: Figuur 3-14, Configuratie scherm Het configuratie scherm is opgedeeld in een aantal tab-bladen. Elk blad bevat de parameters voor een bepaald BICS onderdeel. Na de selectie van een parameter uit de lijst wordt de waarde en de functie in het rechterdeel getoond en kan de parameter ook gewijzigd worden. De belangrijkste configuratie onderdelen zijn: BICS: bevat de BICS parameters, zoals de vrije schepen en vrije ladingen opties en de hier getoonde standaard wel geen gevaarlijke lading. BCM: bevat de BICS Communicatie Manager parameters, zoals de specificaties van de diverse berichten directories in het kader van de containerberichten uitwisseling. NXEDI en NXLINK: bevatten de parameters ten behoeve van de EDIcommunicatie. path: bevat de paden waar BICS binnen Windows in werkt. webupdate: bevat de URL en instellingen voor de automatische updates van BICS De configuratie en instelling van de diverse parameters vindt plaats tijdens de installatieprocedure van het BICS. Achteraf wijzigen is in het algemeen dan ook niet nodig.

27 BICS Handleiding Walversie Externe applicaties Via de menuoptie ConfiguratieExterne applicaties kan de configuratie van maximaal 10 (externe) vanuit BICS op te starten applicaties worden aangepast. Na het activeren van deze menuoptie verschijnt het volgende configuratiescherm: Figuur 3-15, Externe applicaties configureren De drie knoppen linksonder in het scherm hebben van boven naar onder de volgende functie: Nieuwe externe applicatie aan lijst toevoegen Externe applicatie wijzigen Externe applicatie uit lijst verwijderen Voor elk programma kunnen de volgende onderdelen worden opgegeven: Naam: de naam van het programma dat in de "BICS Externe programma's" lijst wordt getoond. Programma naam: de locatie (pad + naam) van het externe programma. Het programma kan ook via de "Zoeken" knop worden opgezocht. Parameters: de parameters voor het programma. Werkdirectory: is de directory van waaruit met de applicatie gewerkt kan worden. Na het invoeren van de gegevens, dient deze met de knop te worden bevestigd, waarna het Externe programma aan de lijst wordt toegevoegd.

28 BICS Handleiding Walversie Overige configuratie opties Via de menuoptie ConfiguratieOpschonen error directories kunnen de foute berichten directories worden opgeschoond. In dergelijke directories worden alle foutieve berichten t.b.v. analyse achteraf verzameld. Zodra er foutieve berichten zijn wordt dit steeds gemeld via onderstaande dialogen, totdat deze foutieve berichten (in overleg met de Helpdesk) zijn verwijderd / opgeschoond. Figuur 3-16, Opschonen error directories i.v.m. Fout in EDI, ERP bestand. Via de menuoptie Configuratie Ophalen alle updates kunnen update berichten met de gewijzigde referentiegegevens (opnieuw) worden opgehaald. Dit kan nodig zijn (op advies van de Helpdesk) nadat u een herinstallatie van dezelfde BICS versie heeft uitgevoerd. Uw oude al bijgewerkte referentiegegevens gaan bij een dergelijke herinstallatie verloren. Na het activeren van de optie verschijnt het communicatiescherm (waarbij het huidige land gekozen moet worden) en wordt verbinding gemaakt met het postbussensysteem om de berichten opnieuw op te halen. De menuoptie Configuratie Opschonen berichten directories verzorgt het opschonen van alle uitgaande berichten directories (te versturen berichten). U dient deze optie alleen te gebruiken als u er zeker van bent dat er geen belangrijke nog te versturen berichten staan. Mocht dit wel het geval zijn dan dient u die aanmeldingen opnieuw te doen. Bij het kiezen van deze optie, wordt de volgende melding getoond: Alle berichten in bericht-directories verwijderen? De opties OK of Annuleren kunnen gekozen worden; waar bij OK de berichetn worden verwijderd en bij Annuleren terug wordt gegaan naar het scherm. Met de menuoptie Configuratie Inlezen persoonlijke referentie gegevens is het mogelijk een set van veel gebruikte- referentiegegevens te selecteren en vast te leggen. Dit kan onder anderen bij de velden herkomst, bestemming en lading. Op deze manier wordt er in de selectielijst een kleine set aan gegevens getoond en hoeft de gebruiker niet de hele lijst door te lopen om de juiste gegevens te selecteren. Dit kan handig zijn voor schippers die een vaste vaarroute hebben. 3.9 Archief Via de menuoptie Archief Archiveren:

29 BICS Handleiding Walversie Figuur 3-17, Archiefoptie kunnen reizen die zijn afgesloten worden gearchiveerd. Toegang tot het archief is beveiligd met een wachtwoord net als de toegang tot de configuratie. Figuur 3-18, Identificatiescherm Na invoeren van het juiste wachtwoord verschijnt het Archiefscherm: Figuur 3-19, Archief scherm Het Archiefscherm bevat een overzicht van alle afgeronde reizen. Het scherm kent vier delen: Selectie deel Werk balk

30 BICS Handleiding Walversie Geselecteerde reizen Voortgang archivering De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het maken van reserve kopieën en het periodiek archiveren en opschonen van de ingevoerde dossiers. Het maken van reserve kopieën vanuit BICS is niet mogelijk en dient via de in Windows beschikbare hulpmiddelen (verkenner) te worden gedaan. Maak reserve kopieën van de BICS data directory, bij een standaard BICS installatie is dat de "c:\bics\data" directory Selectie In het selectie deel kan met het instellen van selectie criteria een beperking worden aangebracht in de lijst met reizen waaruit kan worden gekozen. De selectie criteria zijn: reistype en speciale selectie Reis type Door een van de selectie knoppen te selecteren met de linker muis knop, wordt de lijst met schepen beperkt, afhankelijk van het gekozen reistype. Er kan gekozen worden uit de volgende reistypen: Alle, Uitgaand en Inkomend Speciale selectie Met behulp van de speciale selectie kan de lijst met schepen worden beperkt door hetzij op naam te selecteren, hetzij op nummer, hetzij op creatiedatum. Na selectie van een naam, een nummer, of het invullen van de datum velden kan door de Selecteer knop te activeren de lijst met schepen worden beperkt. De knop Geen selectie verwijdert de speciale selectie criteria, zodat de gehele lijst weer wordt getoond. Voor de speciale selectie geldt wel dat de selectie gebeurt op basis van de reizen die op dat moment in de lijst zijn opgenomen, dus inclusief beperkingen op basis van de reis status en / of het reistype. Nadat de lijst van zichtbare schepen eventueel is beperkt, kunnen de te archiveren schepen geselecteerd worden. Door middel van de muis en het toetsenbord is het mogelijk reizen aan te wijzen en te selecteren, zoals: muis linker knop = selecteer één reis; muis linker knop + <Ctrl> toets = selecteer een veelvoud van niet opeenvolgende reizen; muis linker knop + <Shift> toets = selecteer een veelvoud van opeenvolgende reizen, beginnend vanaf een vorige geselecteerde reis. Merk op dat indien bij de speciale selectie de datum van na de datum tot ligt, dat beide datums worden omgedraaid, zodat datum van altijd ligt voor datum tot.

31 BICS Handleiding Walversie Werkbalk De knoppen in het werk balk gedeelte hebben van links naar rechts de volgende betekenis: Verwijderen geselecteerde reizen Archiveren geselecteerde reizen Afdrukken reis Eerste reis Vorige reis Volgende reis Laatste reis Scherm afsluiten Help Met de Verwijderen geselecteerde reizen knop wordt een reis definitief verwijderd. Met de Archiveren geselecteerde reizen knop worden alleen de geselecteerde reizen opgeslagen in het archief. Het archief is een directory, C:\BICS\ARCHIVE, waar de gegevens van de reis worden opgeslagen in een aantal bestanden. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het op een backup medium plaatsen van deze bestanden. Met de Afdrukken reis knop kan een afdruk op papier worden gemaakt van de gegevens van de reis Voortgang archivering In het voortgang archivering deel van het scherm wordt een overzicht getoond van de uitgevoerde handelingen tijdens het archiveren Berichten De menuoptie Berichten kent twee submenuopties: Tonen Synclink Tonen Met de submenu optie BerichtenTonen:

32 BICS Handleiding Walversie Figuur 3-20, Tonen optie wordt het berichtenscherm getoond: Figuur 3-21, Berichtenscherm Dit scherm bevat drie delen: Lijst met berichten (alleen de berichten van actuele en afgesloten reizen, die nog niet verwijderd zijn) Bericht Rapport Zodra in de lijst met berichten een bericht is geselecteerd, verschijnt links onder in het scherm de inhoud van het EDI-bericht. Rechts onder in het scherm wordt een rapport getoond met de velden die zijn ingevuld en op basis waarvan het bericht is opgesteld. De berichten behorende bij één reis kunnen worden bekeken vanuit het detailscherm van die desbetreffende reis.

33 BICS Handleiding Walversie De knoppen in het berichtenscherm hebben de volgende betekenis: Open reis behorende bij dit bericht Scherm afsluiten Help Synclink Met de submenu optie BerichtenSynclink: Figuur 3-22, Synclink optie wordt de inbelverbinding opgestart zodat eventueel klaargezette berichten worden verzonden naar de elektronische postbus(sen) en tegelijkertijd eventuele nieuwe berichten worden opgehaald. Behalve in het hoofdmenu / scherm, komt de synclink optie ook voor in enkele subschermen. De werking van de synclink optie in het hoofdscherm verschilt enigzins van die in de onderliggende schermen, te weten: Wanneer gebruik wordt gemaakt van de synclink optie in het hoofdmenu, wordt er geforceerd ingebeld. Ook als er geen berichten klaarstaan om verstuurd te worden. Het geforceerd inbellen kan nodig zijn om eventuele klaarstaande scheepvaartberichten en of zogenaamde update berichten (=nieuwe referentiegegevens) op te halen. Wanneer men gebruik maakt van de synclink optie in een subscherm (bijvoorbeeld Figuur 5-1), wordt er door de applicatie eerst gecontroleerd of er berichten klaarstaan. Alleen als er te versturen berichten klaarstaan zal er worden ingebeld.

34 BICS Handleiding Walversie Aanmelden reizen 4.1 Inleiding Dit hoofdstuk geeft een beschrijving van de gebruiksmogelijkheden van het BICS voor een verlader bij het aanmelden van een reis. Binnen het BICS is niet vereist dat alle gegevens voor een aanmelding van een reis zijn ingevuld. Voordat de aanmelding daadwerkelijk wordt verzonden controleert het BICS of de verplichte velden zijn ingevuld. De verplichte velden zijn te herkennen aan de gele achtergrond kleur van het veld. Een eerder ingevoerde reis kan via een aparte knop opnieuw bij een andere instantie of land worden aangemeld. Ook kunnen eerder aangemelde reizen binnen het BICS gekopieerd en gebruikt worden voor een nieuwe aanmelding. De invulvelden van deze kopie reis worden dan tijdens het invullen in het blauw weergegeven ten teken dat het een gekopieerde reis betreft. Daarnaast kunnen reeds aangemelde reizen onder bepaalde omstandigheden nog worden gewijzigd of geannuleerd. Het aanmelden van een reis bestaat uit: het invoeren van de reisgegevens (herkomst, bestemming, diepgang); het invoeren van de ladinggegevens (goederen- en eventueel containerinformatie); het aanmaken van het aanmeld -bericht; het versturen van het bericht. In de volgende paragrafen wordt het aanmelden van een reis met de bijbehorende ladinggegevens beschreven. 4.2 Aanmelden nieuwe reis Het aanmelden van een nieuwe reis kan op de volgende manieren gebeuren: de menuoptie Reis Nieuwe reis te selecteren / de button Nieuwe reis invoeren in de werkbalk van het hoofdscherm aan te klikken de menuoptie Reis Nieuwe reis doormiddel van wizard te selecteren / de button Creeer een nieuwe reis met behulp van de wizard in de werkbalk van het hoofdscherm aan te klikken Voor het aanmelden kan ook gebruik worden gemaakt van een al bestaande reis die dan kan worden gekopieerd (zie paragraaf 9.4 ). Een al eerder aangemelde reis kan indien gewenst ook opnieuw worden gemeld bij een nieuw Eerste Meldpunt (herverzenden bericht). Dit is nodig bij reizen naar bijvoorbeeld Frankrijk (zie paragraaf 9.5).

35 BICS Handleiding Walversie Nieuwe reis invoeren Door selectie van een nieuwe reis verschijnt het volgend scherm: Figuur 4-1, Reis toevoegen De opties linksboven hebben van links naar rechts de volgende betekenis: Reistype: zie hoofdstuk Aanvullende berichten: bij het aanvinken van deze optie (kan alleen bij binnenvaart) worden de volgende knoppen op het scherm zichtbaar: o Attachments toevoegen o keuzebox Reistype Binnenkomend / Vertrekkend o o o Bezoek module: extra bezoekinformatie over het schip en het afmeren en ISPS (International Ship and Port facility veiligheidscode) Manifest module: extra ladingsgegevens voor de douane Scheepsvoorradenlijst: extra scheepsgegevens voor de douane o Doorsturen van bericht Bemanningslijst:extra bemannings- en passagiersinformatie.

36 BICS Handleiding Walversie Personalised: zie hoofdstuk alinea Configuratie inlezen persoonlijke referentie gegevens De knoppen rechtsboven hebben van links naar rechts de volgende betekenis: Berekenen seinvoering (BASWIN) Routepunten invoeren waarmee u de reis eenduidig vastlegt Extra ontvangers van de aanmelding (CC geadresseerden) OK (reis opslaan) + reis verzenden OK Annuleren Help De knop links naast het invulveld Factuuradres heeft de volgende betekenis Nieuw (factuur) ontvanger adres toevoegen (zie ook paragraaf 3.7) Het scherm is in drie delen ingedeeld. Het bovenste deel bevat algemene reisgegevens, waarbij de gele invulvelden verplichte velden zijn, die een waarde moeten hebben voordat de aanmelding kan worden verzonden. Uit het voorbeeld blijkt dat het een uitgaande reis, reistype: Vertrekkend, betreft van het vrachtschip met een laadvermogen van 100 ton. Voor een schipper zijn alle reizen vanuit het BICS gezien vertrekkend, terwijl een verlader of rederij ook verwachte (inkomende) reizen kan aanmaken. De reis begint bij Aalborg met bestemming Aalsmeer, en het eerste meldpunt van IVS90 is Beatrixsluis Nieuwegein. Het aantal opvarenden tijdens de reis is 4. De verwachte aankomsttijd is opgegeven. Het veld Seinvoering is voor het aangeven van het aantal te voeren kegels en kan door het in het BICS geïntegreerde Berekening en Analyse Seinvoering (BASWIN) programma worden berekend (zie paragraaf 4.3.6). De informatie die in dit veld wordt ingevuld verschijnt niet in de aanmelding aan IVS90. In het invulveld Vervoersdoc., kan bijvoorbeeld een eigen reisnummer of referentie naar vervoerspapieren worden ingevuld. De velden Herkomst, Bestemming en Eerste Meldpunt zijn selectievelden. Het veld Herkomst wordt standaard gevuld met de bestemming van de vorige reis. Eerste Meldpunt is verplicht indien het bij de haven van vertrek niet eenduidig is bepaald wat de eerstvolgende verkeerspost is waar marifooncontact kan worden gezocht. Het BICS bepaalt zelf of eenduidig een verkeerspost is aan te geven. Is dit het geval, dan is het veld Eerste Meldpunt niet invulbaar. Het middelste deel bevat invulvelden voor het opgeven van container gegevens. Deze invulvelden zijn niet zichtbaar indien niet is aangegeven dat containers worden vervoerd. Indien wel containers worden vervoerd kunnen in dit deel de totalen worden ingevuld en ziet het scherm er als volgt uit:

37 BICS Handleiding Walversie Figuur 4-2, Container vervoer (vrije ladingen optie ingesteld) Het onderste deel bevat een lijst met ladinggegevens. De knoppen onderaan hebben de volgende betekenis: Nieuwe casco Nieuwe lading in het bovenliggende grid Nieuwe lading invoeren met behulp van detailscherm Open het detailscherm (alleen actief indien in de lijst een lading is geselecteerd) Ladingregel verwijderen (alleen actief indien in de lijst een lading is geselecteerd) Toevoegen vrij schip (indien geactiveerd) Toevoegen vrije lading (indien geactiveerd) Verwijderen vrij schip (indien geactiveerd) Verwijderen vrije lading (indien geactiveerd)

38 BICS Handleiding Walversie Met een rechtermuisklik in het blanco gedeelte van het ladingen tabblad van het bovenstaande scherm, kunt u de velden (kolommen) die u niet nodig heeft uitvinken (verbergen) of weer aanzetten. Met de knop "Nieuwe lading invoeren met behulp van detailscherm", komt u op het scherm "Lading toevoegen" zie Figuur 4-3. Klik op de knop "Open het detailscherm", om hetzelfde lading scherm te verkrijgen zodat u de Lading op detail niveau kunt wijzigen. Klik op een lading regel en klik vervolgens op de knop "Verwijder lading" om een lading te verwijderen. U dient de wisactie te bevestigen. Klik op de knop kolommen weer terug te krijgen. om de standaard grootte en volgorde van de Na activeren van de knop Nieuwe lading invoeren met behulp van detailscherm of Open het detailscherm verschijnt het lading toevoegenof lading wijzigenscherm:: Figuur 4-3, Lading toevoegen De knoppen rechts boven hebben van links naar rechts de volgende betekenis: OK + nieuwe (volgende) lading invoeren OK Annuleren Help

39 BICS Handleiding Walversie Het lading toevoegen- / wijzigenscherm is in drie delen opgesplitst, die in de volgende paragrafen worden beschreven: 1. Bovenste deel: algemene ladinggegevens 2. Middelste deel: containergegevens 3. Onderste deel: goederengegevens Algemene lading gegevens Het selectie veld Laadplaats wordt standaard gevuld met de plaats van herkomst van de reis, maar kan worden gewijzigd. Het selectieveld Losplaats wordt standaard gevuld met de bestemming van de reis, maar kan ook worden gewijzigd. Het verwachte aankomsttijd -veld kan standaard worden ingevuld met de door de gebruiker in te voeren verwachte aankomsttijd in de haven van bestemming, maar kan worden aangepast. Met het selectie veld Ontvanger kan de ontvanger van de lading worden opgegeven. Hierbij vindt selectie plaats uit de lijst met adressen die zijn ingevoerd in het adressenbestand. Het Ontvanger veld wordt in de toekomst belangrijk tijdens fase 2 van het BICS. In die fase zal het mogelijk zijn om op basis van de aanmelding aan IVS90 aan ieder van de opgegeven ontvangers een bericht te sturen met daarin alleen die ladinggegevens die voor die specifieke ontvanger is bedoeld. Naast het ontvanger selectie veld is een knop aanwezig waarmee de adresgegevens van een nieuwe ontvanger van de lading kan worden ingevoerd. Na activeren verschijnt het volgende scherm: Figuur 4-4, Adres toevoegen De knoppen rechts boven hebben van links naar rechts de volgende betekenis: OK + nieuw (volgend) adres invoeren OK

40 BICS Handleiding Walversie Annuleren Help Het code invulveld wordt door de BICS beheer organisatie bepaald, aangezien deze code voor de berichtenverwerking van belang is. Dit geldt ook voor het Mailbox-veld. Zodra de verschillende gegevens bekend worden gesteld kunnen deze worden ingevoerd Container gegevens Het middelste deel van het lading toevoegen-/ wijzigen scherm omvat een invulveld voor het containernummer en -type waarin de lading is opgeslagen en de stuwagepositie van de container. Per lading kan worden aangegeven of deze wel of niet in een container wordt vervoerd. De stuwagepositie wordt als volgt ingevuld: BBBRRTT. Hierin is B het ruimnummer, R het rijnummer en T het laagnummer. Deze velden worden getoond indien in het vorige scherm is aangegeven dat containers worden vervoerd, of indien het veld Container? is aangevinkt: Figuur 4-5, Lading toevoegen in containers Als het veld Container niet is aangevinkt wordt het scherm weergegeven als in figuur Figuur 4-3, Lading toevoegen Goederen gegevens Het onderste deel van het lading toevoegen-/ wijzigen scherm bevat velden voor de lading zelf. Zodra het vakje bij de tekst Gevaarlijk goed wordt aangevinkt, verschijnen de selectievelden voor gevaarlijke goederen:

41 BICS Handleiding Walversie Figuur 4-6, Gevaarlijke lading Voor gevaarlijke goederen is tevens een keuze mogelijkheid aanwezig voor het melden volgens ADN-regels, voor binnenvaart schepen, of IMO-regels, voor zeegaande schepen. Bij het invullen van de goederen gegevens van gevaarlijke goederen kan hetzij op VN-nummer worden geselecteerd, hetzij op naam worden geselecteerd. Aan de linkerzijde van het scherm kan de taal waarin de stof wordt omschreven worden geselecteerd. Deze taalkeuze is alleen van invloed op de huidige stofnaam. Veel gevaarlijke stoffen zijn bekend onder andere namen dan de officiele naam. Een aantal veelgebruikte synoniemen zijn bekend in BICS. Als deze namen in BICS bekend zijn verschijnen deze aan de onderzijde van het venster. In het Gewicht -veld dient de hoeveelheid lading te worden opgegeven. De in te vullen waarde is in tonnen met drie cijfers achter de komma. Ook kunnen de velden Quantity, Volume, Binnen verpakking en Opmerking worden ingevuld. Is het gevaarlijk goed vakje niet aangevinkt dan verschijnen velden voor de niet- gevaarlijke lading, waaronder de internationaal gestandaardiseerde HScode Voor het invoeren van niet gevaarlijke goederen geldt dat hetzij op HS-code kan worden geselecteerd, hetzij op naam. Ook hier geldt dat het gewicht van de lading moet worden opgegeven in tonnen met drie cijfers achter de komma en dat per lading kan worden aangegeven of deze zich in een container bevindt. Indien het veld Leeg van is aangevinkt, wordt het veld Gewicht grijs. Het is niet mogelijk hier iets in te vullen.

42 BICS Handleiding Walversie Figuur 4-7, Leeg van gevaarlijke lading Routepunten Met de knop "Routepunten", kan een optionele route worden gespecificeerd. Op basis van deze route worden indien van toepassing de vaartrechten voor de reis bepaald, bijvoorbeeld in Frankrijk door VNF. Het wel of niet specificeren van Routepunten is afhankelijk van het land waar u zich meldt. Na het kiezen van de Routepunten optie verschijnt het volgende scherm:

43 BICS Handleiding Walversie Figuur 4-8: Routepunten voor het kunnen bepalen van de vaartrechten (reis) Het veld zoeken biedt de mogelijkheid om te zoeken op zoekcriteria. routepunten en vaarwegen getoond en kan gezocht worden naar een bepaald punt uit de lijst. In het rechterdeel staan de herkomst en bestemming met daartussen de (maximaal 5) geselecteerde routepunten voor die reis. De knoppen op het scherm hebben de volgende betekenis: Een route-punt toevoegen. Een route-punt verwijderen. Een plaatsnaam naar boven verplaatsen Een plaatsnaam naar beneden verplaatsen De velden ETA en ETD staan voor Estimated Time of Arrival en Estimated Time of Departure, geven de aankomt en vertrek datum en tijd weer Kopiebericht Met de knop "Extra ontvangers van de aanmelding (CC geadresseerden)", kan een kopie van de reisaanmelding aan één of meer extra ontvangers worden gestuurd. De gegevens van de extra ontvangers worden als adres in het BICS ingevoerd met bijbehorend Internet adres. Na het kiezen van deze optie wordt het onderstaande scherm getoond:

44 BICS Handleiding Walversie Figuur 4-9: Meerdere ontvangers (kopie versturen) De knoppen op het scherm hebben de volgende betekenis: Toevoegen extra ontvanger (CC geadresseerden) Verwijderen extra ontvanger Aanmaken nieuwe ontvanger (zie ook paragraaf 3.7) OK Annuleer Help Het veld "Geselecteerde ontvangers" bevat de namen van de ontvangers van het kopiebericht. Het veld "Beschikbare ontvangers" bevat de namen van alle reeds ingevoerde ontvangers (BICS adressenlijst). Indien een adres nog niet voorkomt in de lijst met beschikbare ontvangers kan het adres ter plekke worden toegevoegd aan de BICS adressenlijst met de knop "Aanmaken nieuwe ontvanger" Seinvoering Met de knop "Berekenen seinvoering(baswin)" kan het aantal te voeren kegels voor de reis worden berekend (indien ingesteld). Hierbij wordt gebruik gemaakt van de gevaarlijke ladinginformatie zoals ingevoerd voor die reis. Na het activeren van deze knop wordt de berekening van de seinvoering opgestart en verschijnt het volgende resultaat scherm:

45 BICS Handleiding Walversie Figuur 4-10: Berekenen seinvoering (BASWIN) Het scherm bevat een aantal knoppen met de volgende functie: "OK:" om het resultaat scherm af te sluiten en terug te keren naar het BICS, waarna het aantal berekende kegels in het BICS wordt ingevuld. "Analyse": voor het opvragen van de bij de berekening behorende analyse gegevens. Na het sluiten van het analyse scherm zal het aantal berekende kegels automatisch in BICS worden ingevuld. Help voor uitleg bij de seinvoering Na het opvragen van de analyse verschijnt het volgende detail scherm: Figuur 4-11: Berekening seinvoering analyse scherm In het analyse scherm wordt een overzicht gegeven van de stof(fen) die tot de berekende seinvoering hebben geleid. Vervolgens kunnen vanuit dit scherm per stofregel de reden en de bijbehorende stofeigenschappen worden bekeken. De stofeigenschappen in het onderste gedeelte van het scherm geven onder andere aan welke grensgewichten voor die stof gelden. De schipper is zelf verantwoordelijk voor de juiste seinvoering, zowel in de berichtenuitwisseling als op het schip. De berekenfunctie in BICS is enkel als extra handreiking beschikbaar.

46 BICS Handleiding Walversie Nieuwe reis invoeren (verwacht schip) tbv positieverzoeken Verwachte (inkomende) reizen worden alleen gebruikt als administratieve eenheid om positie verzoeken op te kunnen vragen. Het is niet mogelijk dergelijke reizen bij een verkeersbegeleidingssysteem aan te melden. Een verwachte reis voert u in d.m.v. de button Invoeren nieuwe reis (verwacht schip) in het BICS hoofdscherm of door het reisttype Verwacht te selecteren als u een nieuwe reis invoert vanuit het reizen-overzicht (zie paragraaf 9.4). Door selectie van een nieuwe reis verwacht verschijnt het hoofd scherm voor een nieuwe verwachte reis: Figuur 4-12, Verwachte reis De knoppen rechts boven hebben van links naar rechts de volgende betekenis: Reis invoer bevestigen en scherm leegmaken om nieuwe (volgende) reis in te voeren Reis invoer bevestigen Annuleren, zonder de ingevoerde gegevens te verwerken Help Voor de ingevoerde verwachte reizen kan vervolgens de positie worden opgevraagd aan het verkeersbegeleidingssysteem (bijvoorbeeld het IVS90). Indien het schip binnen het verkeersbegeleidingssysteem bekend is en de positie opgevraagd mag worden (geautoriseerd), zal het verkeersbegeleidingssysteem antwoorden met een passagebericht. In dit bericht staan het passagepunt (verkeerspost) en het tijdstip van passage voor het gespecificeerde schip. Het opvragen van posities gebeurt via de Opvragen positie knop vanuit het Reis selectie of het Reis overzicht scherm. Het opvragen is alleen mogelijk voor de eigen schepen van een verlader of rederij. Deze optie moet wel in de configuratie van het BICS zijn ingesteld (RESPONSE = Ja). 4.5 Importeren reis- en ladinggegevens Met de Reizen Importeren -knop in het Hoofd- en Reisselectie scherm is het mogelijk gegevens afkomstig van externe systemen, zoals een stuwageapplicatie, in het BICS te importeren.

47 BICS Handleiding Walversie De te importeren gegevens dienen aan de in Bijlage B beschreven syntax te voldoen en klaargezet te worden op de REISIMPORTDIR (in te stellen via de BICS- instellingen, standaard c:\bics\import). Na het starten van het importeren en het bevestigen daarvan wordt het importeer voortgangsscherm getoond. Het importeren wordt afgesloten met het onderstaande resultaat scherm, waarin de geimporteerde bestanden en de eventuele fouten worden getoond: Figuur 4-13, Import resultaat (detail weergave) In het bovenstaande scherm worden de fouten van de importeer actie getoond. In dit geval kunnen de gegevens van het schip niet worden gevonden en kan het bestand niet worden geimporteerd. Als er tijdens het importeren geen fouten zijn gevonden kunnen de geimporteerde reis- en ladinggegevens worden opgevraagd, gewijzigd (zie hoofdstuk 5 en 9) en tenslotte worden aangemeld.

48 BICS Handleiding Walversie Wijzigen aanmelding Eerder aangemelde en nog niet afgesloten reizen kunnen worden gewijzigd. Niet alle gegevens kunnen worden gewijzigd. Het kunnen wijzigen (herstellen van invoer fouten) betreft voornamelijk het wijzigen van ladingen, diepgang en routepunten (de te varen route). Verandert de lading doordat er onderweg wordt bijgeladen of gelost of wijzigt de samenstelling van de varende eenheid, dan dient u de reis op te splitsen in 2 of meer reizen. U kunt daarbij eventueel gebruik maken van de kopieer reis mogelijkheid (paragraaf 9.4). Gaat de reis van A via B naar C en gaat u bijladen in B, dan dient u eerst de reis A -> B aan te melden en bij vertrek in B de reis B -> C. Wijzigt de herkomst en of bestemming van de reis, dan dient de huidige reis geannuleerd en opnieuw aangemeld te worden. U kunt daarbij eventueel gebruik maken van de kopieer reis mogelijkheid (paragraaf 9.4). Het BICS zal na een wijziging van de reis automatisch een wijzigbericht opsturen. Een reis wijzigen gebeurt via de het Reis overzicht - scherm. Wijzig geselecteerde reis -knop vanuit Het Overzicht reis -scherm kan worden opgeroepen via het Reis selectie - scherm. Het onderstaande Reis selectie -scherm is op te roepen via de Geselecteerde reis openen -knop vanuit het hoofdscherm. Figuur 5-1, Reis selectie scherm (wijzigen reis) Nadat de gewenste te wijzigen reis is geselecteerd kunnen de details daarvan, het Overzicht reis -scherm, opgevraagd worden via de Open reis -knop.

49 BICS Handleiding Walversie Na het kiezen voor het wijzigen van de reis (indien mogelijk) wordt het Reis wijzigen -scherm getoond. Via dit scherm zijn slechts bepaalde reisgegevens te wijzigen. De te wijzigen reisgegevens zijn: Gekoppelde schepen (alleen als er sprake is van een samenstel) Ladingsoort Ladinggewicht Laad- en losplaats van de lading Aantal opvarenden Diepgang Verwachte aankomsttijd Seinvoering (afhankelijk van de lading) Voor de andere gegevens is dit niet toegestaan en zal de desbetreffende reis eerst geannuleerd dienen te worden om vervolgens een nieuwe gewijzigde aanmelding te kunnen doen. Figuur 5-2, Reis wijzigen (aangemelde reis) Na het invoeren en opslaan van de wijzigingen dient opnieuw een bericht verstuurd te worden, via de Synclink knop.

50 BICS Handleiding Walversie Annuleren aanmelding Eerder aangemelde reizen kunnen geannuleerd worden. Het BICS zal in dat geval een annuleer bericht opsturen. Het annuleren van een reis kan nodig zijn als de reis al is aangemeld en bijvoorbeeld wordt afgelast. Ook als de herkomst of bestemming wijzigt, dient de reis geannuleerd en vervolgens opnieuw aangemeld te worden, omdat het achteraf wijzigen van deze reisgegevens niet is toegestaan. Voor het opnieuw aanmelden van de reis kan gebruik worden gemaakt van de optie kopieren van een reis (zie paragraaf 9.4), zodat niet alles opnieuw hoeft te worden ingevoerd. Een reis annuleren gebeurt via de Annuleren aanmelding -knop vanuit het Reis selectie of het Overzicht reis -scherm. Het Reis selectie -scherm kan worden opgeroepen vanuit de menu-optie Reis Tonen Alles of via de Tonen reizen -knop. Door het kiezen van de annuleer functie verschijnt het annuleer scherm: Figuur 6-1, Annuleer reis De knoppen rechtsboven hebben van links naar rechts de volgende betekenis: Annulering bevestigen Annuleren invoer, zonder de ingevoerde gegevens te verwerken Help Nadat de annulering van de reis is afgerond en eventueel het antwoord op het annuleerbericht is ontvangen, zal het desbetreffende dossier de status Geannuleerd krijgen.

51 BICS Handleiding Walversie Invoeren vrije ladingen Vrije ladingen zijn ladingen, waarvan de gegevens al bekend zijn en die alvast ingevoerd kunnen worden, zonder dat er een koppeling met een reis gemaakt wordt. In een later stadium, wanneer bekend is welk schip de lading zal vervoeren, kunnen deze vrije ladingen vervolgens aan een reis gekoppeld worden. Selecteer de menu-optie Lading Nieuw, of het Nieuwe lading -icoon : Figuur 7-1, Vrije lading toevoegen Het lading toevoegen-scherm verschijnt: Figuur 7-2, Lading toevoegen (geen Container, geen Gevaarlijk goed) Via het lading toevoegen scherm kunnen vrije ladingen worden ingevoerd. Vrije ladingen zijn ladinggegevens die (nog) niet zijn gekoppeld aan een reis of aan een schip. De ingevoerde vrije ladingen kunnen via de reis toevoegen of schip toevoegen schermen worden gekoppeld aan een reis of aan een schip (zie paragraaf 4.2).

52 BICS Handleiding Walversie Invoeren vrije schepen Vrije schepen zijn schepen / duwbakken, waarvan de gegevens al bekend zijn en die alvast ingevoerd kunnen worden, zonder dat er een koppeling met een reis gemaakt wordt. In een later stadium, wanneer bekend is in welke (samenstel) combinatie de schepen zullen varen, kunnen deze vrije schepen vervolgens aan een reis gekoppeld worden. Selecteer de menu-optie Schip Nieuw, of het Nieuw schip -icoon : Figuur 8-1, Vrij schip toevoegen Het schip toevoegen -scherm verschijnt: Figuur 8-2, Schip toevoegen (vrije ladingen optie ingesteld) Via het schip toevoegen scherm kunnen vrije schepen worden ingevoerd. Voor elk schip kan vervolgens de eventueel bekende lading worden ingevoerd.

53 BICS Handleiding Walversie De ingevoerde vrije schepen kunnen via het reis toevoegen scherm voor een samenstel worden gekoppeld aan een reis. Vrije schepen kunt u achteraf opzoeken en aanpassen via de menu-optie Schip Tonen: Figuur 8-3, Tonen vrije schepen Het volgende scherm zal verschijnen: Figuur 8-4, Overzicht vrije schepen.

54 BICS Handleiding Walversie Tonen reizen Vanuit de menu-optie Reis zijn een aantal opties beschikbaar voor het tonen van reeds eerder ingevoerde reizen: alle reizen reizen met status Nieuw reizen met status Aangemeld reizen met status Afgerond Figuur 9-1, Hoofdmenu optie reis Afhankelijk van de gekozen optie wordt een overzicht getoond met reizen die voldoen aan de gekozen optie: Figuur 9-2, Reis selectie Het scherm kent vier delen, die hierna verder worden beschreven:

55 BICS Handleiding Walversie Selectie deel (wel of niet zichtbaar is via knop Selectie < aan te geven) 2. Werkbalk met de diverse knoppen 3. Geselecteerde (beschikbare) reizen 4. Voortgang (van de berichtenverwerking) 9.1 Tonen reis, selectie deel In het selectie deel kan met het instellen van selectie criteria een beperking worden aangebracht in de lijst met reizen waaruit kan worden gekozen. Figuur 9-3, Reisselectie Het selectie deel kan met de "Selectie" knop worden gemaakt. wel of niet zichtbaar De selectie criteria zijn: reis status reistype speciale selectie Reis status Door een van de radio -knoppen te selecteren met de linker muisknop, wordt de lijst met schepen beperkt, afhankelijk van de gekozen reis status. De keuzemogelijkheden zijn: Alles : bij deze keuze worden alle reizen getoond, onafhankelijk van de reis status; Nieuw : bij deze keuze worden alleen de reizen getoond die nog niet zijn aangemeld; Aangemeld : bij deze keuze worden de reizen getoond die zijn aangemeld Afgerond : bij deze keuze worden de reizen getoond die zijn afgesloten Reistype Door een van de radio -knoppen te selecteren met de linker muisknop, wordt de lijst met schepen beperkt, afhankelijk van het gekozen reistype. De keuzemogelijkheden zijn:

56 BICS Handleiding Walversie Alles : bij deze keuze worden alle reizen getoond, onafhankelijk van het reistype; Vertrekkend : bij deze keuze worden alle vertrekkende reizen getoond; Verwacht : bij deze keuze worden alle verwachte reizen getoond. Voor een schipper zullen alleen vertrekkende reizen bestaan. De reizen van het type verwacht zijn alleen voor een verlader van toepassing Speciale selectie Met behulp van de speciale selectie kan de lijst met schepen worden beperkt door hetzij op naam te selecteren, hetzij op creatiedatum. Na selectie van een naam, of het invullen van de datumvelden kan door de Selecteer -knop te activeren de lijst met schepen worden beperkt. De knop Geen selectie verwijdert de speciale selectiecriteria, zodat de gehele lijst weer wordt getoond. Voor de speciale selectie geldt wel dat de selectie gebeurt op basis van de reizen die op dat moment in de lijst zijn opgenomen, dus inclusief beperkingen op basis van de reis status en / of het reistype. Merk op dat indien bij de speciale selectie de datum van na de datum tot ligt, beide datums worden omgedraaid, zodat datum van altijd ligt voor datum tot. 9.2 Tonen reis, werk balk De knoppen in het werkbalk deel van het Reisselectie scherm hebben van links naar rechts de volgende betekenis: Open reis, open de geselecteerde reis en toon de ingevoerde gegevens Nieuwe reis, maak een nieuwe reis aan Wijzigen gegevens van de geselecteerde reis. Reizen importeren, importeer reisgegevens uit een bestand Aflsuiten van de geselecteerde reis Verwijder reis, verwijder de geselecteerde reis Vervoersdocument afdrukken Aanmaken bericht Annuleren geselecteerde reis (aanmelding) Opvragen positie (alleen mogelijk indien ingesteld) Berekenen seinvoering, het vaststellen van de seinvoering op basis van de ingevoerde ladinggegevens (alleen mogelijk indien ingesteld) Eerste reis Vorige reis Volgende reis Laatste reis

57 BICS Handleiding Walversie Opnieuw aanmelden van een reeds eerder aangemelde reis (verkeerde positie) Synclink, voor het opstarten van de telefoonverbinding Afsluiten Help Afhankelijk van de status en het type van de reis zijn niet alle knoppen actief. Met de Vervoersdocument -knop wordt een vervoersdocument met daarin de reisgegevens opgesteld. Dit document kan worden afgedrukt op een printer. 9.3 Tonen reis, open ingevoerde reis Met de Open reis -knop,, wordt de geselecteerde reis geopend, en verschijnt het overzicht reis -scherm: Figuur 9-4, Overzicht reis De knoppen boven aan het scherm hebben van links naar rechts de volgende betekenis: Nieuwe reis: Maak een nieuwe reis aan Wijzig reis: Wijzig de reis Afsluiten reis: Sluit reis af, waarna deze eventueel verwijderd kan worden Verwijder reis: Verwijder de reis

58 BICS Handleiding Walversie Berichten, het tonen van de berichten van de reis Vervoersdocument maken (printvoorbeeld / afdrukken) Opnieuw aanmelden van een reeds eerder aangemelde reis Controle volledigheid Aanmaken bericht Annuleren reis (aanmelding) Opvragen positie (indien ingesteld) Berekenen seinvoering, het vaststellen van de seinvoering op basis van de ingevoerde ladinggegevens (alleen mogelijk indien ingesteld) Exporteer geselecteerd dossier t.b.v. een externe applicatie Eerste reis Vorige reis Volgende reis Laatste reis Synclink, voor het opstarten van de telefoonverbinding Afsluiten Help De rest van het scherm en de "Meer info" knop geven alle eerder ingevoerde gegevens weer over de reis. Twee velden zijn voor een schipper niet van belang, en zullen leeg blijven. Dit zijn velden bedoeld voor een verlader, waarin de gegevens van het antwoord op een positieverzoek komen te staan. Het zijn de velden: passage punt; passage tijdstip

59 BICS Handleiding Walversie Tonen reis, nieuwe (kopie) reis invoeren Het aanmelden van een nieuwe reis kan door de menuoptie Reis Nieuw te selecteren of door een bestaande reis te selecteren en op de knop nieuwe reis invoeren/geselecteerde reis kopieeren te klikken. Hierbij verschijnt het volgend scherm: Figuur 9-5, Nieuwe reis Bij Reistype kunnen de opties Vertrekkend en Verwacht geselecteerd worden. Indien de reis Vertrekkend is, wordt het scherm met de opties als hierboven getoond. Indien de reis Verwacht is, zijn de opties Type schip, Reis en Kopieer niet selecteerbaar. Bij het selecteren van de optie Leeg bij Reizen verdwijnt de selectie mogelijkheid Kopieer. Deze is dan niet meer op het scherm zichtbaar. Bij de selectie mogelijkheid Kopieer kan gekozen worden uit de opties Alleen reis of Met lading. De keuzemogelijkheden van dit scherm geven de gebruiker de mogelijkheid reis gegevens van het eerder geselecteerde schip / reis te gebruiken (kopieren) voor een nieuwe reis. Hierbij kan aangegeven worden welke gegevens eventueel gekopieerd dienen te worden: alleen de reis, alleen de schepen of alles inclusief de ladingen. Indien gegevens worden gekopieerd, verschijnen deze op de onderliggende schermen met een blauwe achtergrond, ten teken dat de gegevens zijn gekopieerd. Voor de verschillende typen reizen zijn ook knoppen aanwezig op de werkbalk in het hoodscherm: Nieuwe reis invoeren Creeer een nieuwe reis met behulp van de wizard Nieuwe reis invoeren (verwacht schip) t.b.v. positieverzoeken

60 BICS Handleiding Walversie Tonen reis, opnieuw aanmelden (herzenden) Met de "Opnieuw aanmelden"-knop,, is het mogelijk een eerder aangemelde reis opnieuw bij een andere instantie of ander land aan te melden. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn omdat de eerder verzonden gegevens niet worden doorgestuurd, omdat er geen koppeling is tussen aangrenzende landen of systemen. Hiervoor wordt een kopie van de reis gemaakt, waarbij de gebruiker een nieuw "Eerste Meldpunt" aangeeft, waarna een bijbehorend bericht opnieuw naar de desbetreffende instantie wordt gestuurd. Na het kiezen van deze knop verschijnt het volgende scherm: Figuur 9-6, Opnieuw aanmelden; Eerste Meldpunt selectie In dit scherm dient een keuze voor het nieuwe "Eerste Meldpunt" gemaakt te worden, waarna automatisch een kopie dossier van de reis wordt gemaakt. Ook kunnen hier opnieuw extra ontvangers voor de aanmelding worden opgegeven via de "Extra ontvangers"-knop. De nieuwe aanmelding wordt verzonden na het bevestigen van de invoer en het activeren van de communicatie via de "Synclink"-knop. 9.6 Tonen reis, voortgang In het rechterdeel van het Reis selectie scherm, de Voortgang, wordt een overzicht gegeven van het berichten verkeer omtrent de geselecteerde reis. Figuur 9-7, Reis selectie (voortgang)

61 BICS Handleiding Walversie De volgende bericht stadia worden onderscheiden: Klaargezet: Het bericht is aangemaakt en staat klaar om vertaald (aangemaakt) te worden. Aangemaakt: Het bericht is fysiek aangemaakt en staat klaar om verzonden te worden. Verzonden: Het bericht is fysiek verzonden. Ontvangen: Het bericht is door BICS ontvangen. Meestal betreft dit een antwoord op een eerder door BICS verstuurd bericht. Bevestigd: Het bericht (de aanmelding) is positief beantwoord door het IVS90 of het RIVS. Geweigerd: Het bericht (de aanmelding) is negatief beantwoord (aanmelding afgekeurd door IVS90 of RIVS of i.g.v. positieverzoek schip niet actief). Het veld status, het vijfde veld in de eerste kolom, geeft aan of de reis wel of niet is aangemeld, geannuleerd of afgerond. Het dossier behorende bij een reis doorloopt de volgende stadia: "Nieuw": dit is de begintoestand van het dossier. "Aangemeld": een reis is aangemeld als het aanmeldbericht is verstuurd en (indien ingesteld) positief is beantwoord, door het ontvangende systeem. "Geannuleerd": de aangemelde reis is door de gebruiker geannuleerd. "Afgerond": een reis is afgerond als de gebruiker de reis als zodanig heeft gemarkeerd. Doorgaans gebeurt dit nadat de reis is afgelopen. Afgeronde reizen kunnen vervolgens worden gearchiveerd. De status van de reis kan via de "Meer Info" knop vanuit het "Overzicht Reis" (Figuur 9-4) worden opgevraagd. In dit scherm staan diverse aanvullende gegevens van de reis.

62 BICS Handleiding Walversie Versturen en ontvangen van berichten Nadat voor de aangemaakte en of gewijzigde reizen, door middel van de Aanmaken bericht knop, de EDI berichten zijn aangemaakt /klaargezet kunnen deze worden verstuurd via de Synclink knop. In de schippersversie is het aanmaken van de berichten gecombineerd met Synclink. Voor het berichtenverkeer maakt het BICS gebruik van elektronische postbussen. De Communicatie module maakt verbinding met een postbussen systeem en verstuurt de te versturen berichten en haalt tegelijkertijd de eventuele nieuwe berichten in de postbus op. De berichtbestemming, het postbussen systeem waar het bericht afgeleverd wordt, wordt automatisch bepaald op basis van de door de gebruiker gekozen Vertrekplaats en of "Eerste meldpunt" (zie paragraaf 2.4) Aanmaken van het bericht Tijdens het aanmaken van het bericht via de Aanmaken bericht -knop, controleert het BICS of alle verplicht in te vullen velden daadwerkelijk zijn ingevuld. Is dit niet het geval, dan verschijnt een foutrapport waarin is aangegeven welke velden niet zijn ingevuld: Figuur 10-1, Fout rapport In dit voorbeeld van een foutrapport is te zien dat voor de reis van de STAD GOOR, met als laadplaats SCHIPHOL, en een onbekende losplaats, in het lading scherm een aantal verplichte velden niet zijn ingevuld Versturen van het bericht Het daadwerkelijk versturen van berichten gebeurt via de Synclink knop vanuit het hoofdscherm of een van de onderliggende schermen.

63 BICS Handleiding Walversie De werking van de "Synclink" knop in het hoofdscherm verschilt enigszins van die in de onderliggende schermen. Zo wordt voor "Synclink" knop vanuit het hoofdscherm altijd geforceerd ingebeld op de postbus, terwijl in de subschermen alleen gebeld wordt als er ook een bericht moet worden verstuurd. Het geforceerd inbellen kan nodig zijn voor het ophalen van update-, en of scheepvaartberichten. Zijn alle verplichte velden ingevuld, dan belt het BICS naar de postbus om het bericht te versturen (zie ook paragraaf 2.3). Voor het uitwisselen van berichten met de postbus wordt de (BCM) BICS Communicatie Manager gestart (indien ingesteld) en vervolgens de inbel applicatie. De BCM wordt apart beschreven in paragraaf Afhankelijk van de berichtbestemming (zie paragraaf 2.4), die door de "Vertrekplaats" en het "Eerste meldpunt" wordt bepaald, verschijnt het landkeuze scherm voor het inbellen op het Nederlandse postbussen systeem: Figuur 10-2, Land (telefoonnetwerk) van waaruit nu gebeld moet worden Kies hier Internet/GPRS wanneer u verbinding maakt via een internetverbinding (vast, UMTS of GPRS). Wanneer u wilt inbellen (modem) kiest u dan in het keuze scherm het welk land (telefoonnetwerk) waarin u zich nu bevindt. Afhankelijk van de gemaakte keuze wordt automatisch het bij dat land behorende (gratis) inbelnummer gekozen om het bericht via het Nederlandse postbussen systeem naar het juiste systeem (bijvoorbeeld IVS90, MIB, PorttXs) op te sturen. De knoppen in het keuze scherm hebben de volgende betekenis: Start het inbellen en gebruik het bij het geselecteerde land behorende 0800 telefoonnummer om verbinding te maken met de Nederlandse postbussendienst. Annuleer het inbellen. Er worden geen berichten naar de Nederlandse postbussendienst verstuurd. Het inbellen naar het Nederlandse postbussen systeem verloopt via een gratis 0800 nummer, behalve voor de optie "Overig" waar geen gratis 0800 nummer achter zit, maar een 010 nummer. In het buitenland wordt het bericht naar het buitenlandse verkeersbegeleidingsysteem gestuurd. Zo wordt in Duitsland het bericht naar

64 BICS Handleiding Walversie het MIB opgestuurd door in te bellen op het (niet gratis) Duitse postbussen systeem en wordt het landkeuze scherm niet getoond. Tenzij een melding door een Nederlands schip wordt verstuurd in Duitsland, dan zal BICS ook een kopie sturen naar het CBS en komt de landkeuze wel weer te voorschijn. Dit kopiebericht wordt apart verstuurd via het (gratis) Nederlandse postbussen systeem en BICS zal in dit geval dus twee keer bellen. Het daadwerkelijk versturen van berichten gebeurt via de communicatie module, waarbij het volgende scherm verschijnt: Figuur 10-3, LINK Communicatiescherm (inbel applicatie) In dit scherm wordt de voortgang van de communicatie weergegeven. Na het opzetten van de verbinding worden de te versturen en de te ontvangen berichten in één sessie uitgewisseld, waarna de verbinding weer wordt verbroken en de berichten verder worden verwerkt. Letop: Indien BICS en eventuele andere communicatie-/ faxprogramma's van dezelfde modempoort gebruik maken kan er tijdens het inbellen een conflict optreden (Modempoort bezet), waardoor het bellen niet zal lukken. U dient er in dat geval voor te zorgen dat steeds slechts 1 applicatie van dezelfde Modempoort gebruik maakt (sluit bijvoorbeeld het inkomende fax programma af voordat u met BICS gaat uitbellen).

65 BICS Handleiding Walversie Berichten overzicht In het hoofdmenu is onder de optie Berichten Tonen een mogelijkheid aanwezig om de daadwerkelijk verzonden berichten te bekijken. Hierbij wordt het volgende scherm getoond: Figuur 10-4, Berichten scherm Dit scherm bevat drie delen: Lijst met berichten Bericht Rapport Zodra in de lijst met berichten een bericht is geselecteerd, verschijnt links onder in het scherm de inhoud van het EDI bericht. Rechts onder in het scherm wordt een rapport getoond met de velden die zijn ingevuld en op basis waarvan het bericht is opgesteld. Door de cursor met de muis in één van de sub-schermen te plaatsen en de cursor vervolgens met de pijltjestoetsen te verplaatsen kan de rest van de tekst worden bekeken. De knoppen hebben de volgende betekenis: Open de reis die bij het geselecteerde bericht hoort Terug Help

66 BICS Handleiding Walversie BICS Communicatie Manager De BICS Communicatie Manager (BCM) is een aparte applicatie, die het afhandelen van het berichtenverkeer binnen BICS verzorgt. Het toepassen van de BCM is noodzakelijk, indien: de schipper gebruik maakt van een aparte stuwageapplicatie en laadlijsten wil uitwisselen met walorganisatie(s); de schipper scheepvaart- en waterstandberichten (BOS) wil ontvangen; De BCM kan de volgende berichten afhandelen: BICS-berichten; Containerberichten ten behoeve van het opstellen van stuwageplannen; Tekstberichten( ) afkomstig van externe systemen, zoals de scheepvaart- en waterstandberichten. In de configuratie van het BICS kan worden aangegeven of gebruik moet worden gemaakt van de BCM (opties USEBCM=Ja en CHECKBCM=Ja). De BCM wordt, indien ingesteld, automatisch vanuit het BICS opgestart na het indrukken van de Synclink -knop. Na het opstarten is de BCM in eerste instantie niet zichtbaar, maar alleen als icoon aanwezig in de Windows taakbalk.. De BCM verzorgt vervolgens alle berichtafhandeling, zoals het inbellen en het uitsplitsen van de verschillende soorten berichten (BICS-, tekst- en containerberichten). Het hoofdscherm van de BCM ziet er als volgt uit: Figuur 10-5, BCM voortgangsscherm

67 BICS Handleiding Walversie De knoppen in dit scherm hebben de volgende betekenis: Berichtenverwerking direct starten Afbreken van het berichten uitwisselen (alleen als de BCM bezig is) Afsluiten van de Communicatie Manager 10.5 BOS berichten ontvangen Indien van toepassing kunt u via het BICS berichten aan de scheepvaart afkomstig van het RIZA ontvangen. U dient zich hiervoor aan te melden, waarna de berichten automatisch naar uw BICS postbus zullen worden gestuurd. Tevens dient u in het BICS gebruik te maken van de BCM (zie paragraaf 10.4). De berichten worden indien aanwezig automatisch tijdens een communicatiesessie (Synclink) opgehaald, waarna ze met behulp van de aparte BOS module automatisch worden getoond. Het BOS kan, naast het automatisch starten als er nieuwe berichten zijn ontvangen, ook vanuit het BICS via het de worden opgestart. "Externe applicaties"-knop Figuur 10-6, BOS Hoofdscherm

68 BICS Handleiding Walversie Bijlage A - Hulpprogramma s Het BICS is dusdanig ingericht dat de bijgeleverde hulpprogramma s niet hoeven te worden gebruikt. Echter door een plotseling uitzetten van de PC tijdens gebruik van het BICS, is het mogelijk dat de database verminkt raakt of dat bepaalde records niet toegankelijk zijn. Om in dergelijke situaties redding te bieden zijn hulp programma s bijgeleverd: PXREPAIR.EXE en BCSRESET.EXE. PXREPAIR repareert een verminkte database en BCSRESET geeft de in gebruik zijnde records (in een netwerkomgeving) weer vrij. A.1 PXREPAIR Indien het BICS niet op deze juiste wijze wordt afgesloten, bestaat de mogelijkheid dat de database verminkt raakt en uw gegevens verloren gaan, waardoor de werking van het BICS wordt verstoord. Het programma PXREPAIR.EXE verzorgt het controleren van de BICS database en (indien nodig) het herstellen van een verminkte database. PXREPAIR.EXE kent wel enige risico s, omdat niet alle mogelijke beschadigingen kunnen worden hersteld. Het is mogelijk dat bij het herstellen gegevens verloren gaan. In die (probleem) gevallen raden wij u aan de helpdesk te raadplegen. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het regelmatig archiveren van zijn gegevens (de BICS database in c:\bics\data) Zodra PXREPAIR wordt opgestart, ofwel automatisch bij het opstarten van het BICS (omdat BICS niet netjes is afgesloten), ofwel handmatig, verschijnt het volgende scherm: Figuur A-1, PXREPAIR

69 BICS Handleiding Walversie Het controleren mag niet onderbroken worden, aangezien dan de kans op een permanente beschadiging van de database groter wordt. Tijdens het controleren verschijnt het volgende scherm waarin wordt aangegeven hoe ver het controleren is gevorderd: Figuur A-2, PXREPAIR voortgang Wacht tot het BICS klaar is met dit controleren en herstellen. Als alles goed is hersteld start BICS vanzelf weer op. Het hoofd-scherm verschijnt weer in beeld. A.2 BCSRESET Als BICS wordt gebruikt in een netwerk kan maximaal 1 gebruiker tegelijk de gegevens van een bepaalde reis wijzigen. Elke andere gebruiker, die op dat moment tracht de gegevens te 'wijzigen', krijgt de melding dat iemand anders op dat moment de gegevens aan het wijzigen is. Deze methode wordt op alle niveau's (reis, schip, lading) toegepast. Indien een gebruiker, die gegevens aan het wijzigen is, BICS op een ongeoorloofde manier verlaat, ontstaat de situatie dat de bijbehorende reis (of het schip cq. de lading) in de wijzig fase blijft terwijl er niemand aan het 'wijzigen' is. Om deze situatie te ondervangen wordt de executable BCSRESET.EXE meegeleverd (te vinden in de c:\bics\prog directory). Dit hulpprogramma maakt het mogelijk een reis (of het schip cq. de lading) te resetten. De gegevens worden op dat moment weer benaderbaar.

70 BICS Handleiding Walversie Figuur A-3, BCSRESET In het overzicht van dit Hulp programma worden alleen de te resetten gegevens getoond, zoals: Reizen: de aanwezige dossiers; Schepen: de aanwezige vrije schepen; Ladingen: de aanwezige vrije ladingen; Adressen: de adresgegevens; Casco s: de casco gegevens. Selecteer de te resetten gegevens via de diverse tabbladen en reset deze door middel van de Reset knop. De Refresh knop ververst het overzicht en laat de laatste stand van zaken zien.

71 BICS Handleiding Walversie Bijlage B - Importeren van reis- en ladinggegevens B.1 Importeren Met de Importeer reis en ladinggegevens -knop in het Hoofd- en Reisselectie scherm is het mogelijk gegevens afkomstig van externe systemen, zoals een stuwageapplicatie, in het BICS te importeren (zie paragraaf 4.5). De te importeren gegevens (het REI bestand) dienen aan de hier beschreven syntax te voldoen en klaargezet te worden op de REISIMPORTDIR (in te stellen via de BICS-instellingen, standaard "c:\bics\import"). BICS ondersteund de versies 4.01 en 5.01 van de REI bestanden. Onder de gespecificeerde Import -directory staan de volgende directories die worden gebruikt om de resultaten van de importeeracties op te slaan. import-dir +--- log Logbestanden met informatie over importeer acties archive Archief met correct geïmporteerde bestanden bad Verkeerde import bestanden. De te importeren reis- en ladinggegevens dienen te voldoen aan de in het BICS - Interface specificatie -document beschreven syntax, welke kan worden gedownload vanaf de BICS website: Import controles: Bij het inlezen van het importbestand worden controles uitgevoerd op de inhoud van de verschillende velden en veldcombinaties (deze dienen overeen te komen met de in BICS aanwezige referentiegegevens). Indien een of meer fouten worden gevonden, dan worden de import gegevens niet ingevoerd in het BICS als nieuwe reis. Het betreft de volgende controles: Schip-id in combinatie met Schip-naam is niet bekend in het BICS; VN-nummer in combinatie met IMO-Klasse is niet bekend in het BICS, of VN-nummer in combinatie met ADN-Klasse en -Cijfer is niet bekend in het BICS; De plaatscode van een van de plaats velden is niet bekend in het BICS; Het "Eerste Meldpunt" (code) is niet bekend binnen het BICS; De HS-code is niet bekend binnen het BICS. Import resultaat: Na het importeren verschijnt het resultaat scherm, waarin de geimporteerde bestanden en eventuele fouten worden getoond (zie ook paragraaf 4.5). Indien het importeren mislukt kan in het logbestand, dat aangemaakt wordt in de log- directory (indien aanwezig onder de importdirectory), nagegaan worden wat de oorzaak is. In het logbestand wordt een foutmelding gegeven in de vorm [X,Y,Z], waarbij X = Regelnummer waar het fout is gegaan, Y = type van die regel, Z = veldnummer (in die regel) waar fout is geconstateerd. B.2 Exporteren Met behulp van de Exporteer reis en ladinggegevens -knop in het Reisselectie scherm is het mogelijk de gegevens van het huidige dossier in

72 BICS Handleiding Walversie een ASCII export bestand te plaatsen. Dit bestand kan vervolgens ter verdere verwerking aan een extern systeem of applicatie worden aangeboden. De geëxporteerde gegevens worden geplaatst op een speciale EXPORT DIRECTORY, in te stellen via de BICS configuratie (standaard c:\bics\export). De syntax van het Exportbestand is hetzelfde als die van het Importbestand.

73 BICS Handleiding Walversie Bijlage C - Installatiehandleiding In deze bijlage wordt de installatieprocedure voor de BICS-programmatuur onder Microsoft Windows beschreven. Het BICS bevat functies voor het elektronisch melden van de reis- en ladinggegevens voor de binnenvaartschepen aan lokale autoriteiten. De installatieprocedure bestaat uit de volgende stappen: 1. Systeemcontrole en inventarisatie. 2. Installatie BICS 3. Configuratie BICS 4. Controleren van de installatie door middel van een checklist. Benodigdheden voor BICS Installatie: Een PC met besturingssysteem Windows XP, Windows Vista (32 of 64 bits) of Windows 7 (32 of 64 bits) geinstalleerd. Cd-rom drive in geval van Cd-rom versie. Ruimte op de harde schijf: minimaal 100 Mb vrij. Communicatie poort COM1 t/m COM8 (een Modem of PCMCIA kaart + GSM telefoon) of een internet verbinding. Muis: voor het bedienen van het programma. EDI postbussen en pincodes voor BICS (gegevens op het installatie formulier of begeleidende brief). C.1 BICS Installatieprocedure De installatieprocedure mag niet worden afgebroken. Mocht deze procedure onverhoopt toch worden afgebroken, dan dienen de al uitgepakte delen (directorie c:\bics) eerst weer te worden verwijderd, voordat opnieuw een installatie wordt gestart. Om BICS te installeren kunt u het BICS installatiebestand downloaden van de BICS website (in de taal naar keuze). Door dubbel te klikken op het installatiebestand wordt de installatie gestart. Ga door naar D.1.2. Er kan ook een CD worden opgevraagd met daarop de installatiebestanden. Ga in dit geval door naar D.1.1 C.1.1 BICS installatie via CD Plaats de CD in de lokale CD-ROM speler. Windows zal automatisch het installatieprogramma INSTALL.EXE starten, waarna het volgende scherm verschijnt:

74 BICS Handleiding Walversie Figuur C-1, Openingsscherm Installatieprocedure Vanuit dit openingsscherm is het mogelijk: de gewenste taal te selecteren, via één van de onder elkaar staande vlaggen; de BICS installatie te starten; Extra informatie: BICS installatie Help BICS HTML installatie menu de BICS readme.txt bekijken een Engelse BICS Introductie presentatie bekijken; een Engelse BICS Installatie presentatie bekijken de installatieprocedure af te breken (scherm te sluiten). Klik op BICS install in het Openingsscherm om de installatie te starten. De installatieprocedure (BicsInstall.exe) zal nu starten. Aan het begin van deze procedure kan alsnog gekozen worden voor een installatie in een specifieke taal, als dit niet al in het openingsscherm was gekozen.

75 BICS Handleiding Walversie Figuur C-2: Taalselectie (BICS) C.1.2 BICS installatie Het Installatie-Informatievenster geeft een korte beschrijving van de installatieprocedure. Figuur C-3, Installatie-informatie Via de "Controle systeem" knop kunt u een controle laten uitvoeren of de voor de communicatie benodigde Windows onderdelen (Externe toegang, TCP/IP) zijn geïnstalleerd. Na het aanklikken van de knop Verder verschijnt het Programma-Selectie venster:

76 BICS Handleiding Walversie Figuur C-4, Programmaselectie In dit selectiescherm kan een keuze gemaakt worden voor de te verschillende installaties, zoals: Als BICS voor de eerste maal wordt geïnstalleerd zijn alle benodigde programma onderdelen aangekruist en zal het rechterdeel in het bovenstaande scherm ontbreken. Klik op Verder om de installatie te vervolgen. Als BICS al een keer eerder is geïnstalleerd, wordt een extra keuze getoond in het rechterdeel van het Programmaselectie scherm, bestaande uit: Een nieuwe (schone) installatie uitvoeren; de oude instellingen en de oude dossiers worden niet geconverteerd / bewaard. Alle installatiegegevens (schip- en gebruikergegevens) moeten opnieuw worden ingevoerd en BICS start met een lege map (geen dossiers = reizen). Een herinstallatie (excl. dossierconversie) uitvoeren; de oude instellingen worden bewaard, maar de oude dossiers (reizen) worden niet geconverteerd. De installatieprocedure neemt de oude gegevens van de bestaande installatie over en start ook weer met een lege map. Een herinstallatie (incl. dossierconversie) uitvoeren; de oude instellingen worden bewaard en de oude dossiers (reizen) worden geconverteerd. De installatieprocedure neemt de oude gegevens van de bestaande installatie over en converteert de bestaande dossiers, zodat deze weer beschikbaar zijn voor de gebruiker. C.1.3 BICS De installatie van het onderdeel BICS start tenslotte met het volgende scherm:

77 BICS Handleiding Walversie Figuur C-5, Installeren BICS Kies Volgende om de installatie te vervolgen. Figuur C-6, BICS Software-gebruikersovereenkomst Kies Ik ga akkoord om de gebruikersrechtovereenkomst te accepteren. Indien u Nee kiest wordt de installatie afgebroken. Als het volgende scherm verschijnt, kunt u aangeven waar BICS geïnstalleerd moet worden.

78 BICS Handleiding Walversie Figuur C-7, Opgeven directory BICS Klik op Volgende. Na het kopiëren van de bestanden verschijnt het volgende scherm: Figuur C-8, Instellingen BICS In dit scherm kunnen de configuratiegegevens voor het BICS worden ingevoerd. Een deel van deze persoonlijke gegevens staan in de installatie

79 BICS Handleiding Walversie brief of op de aansluitovereenkomst, die u samen met de BICS CD hebt ontvangen. Alle gele velden moeten worden ingevuld, dan pas kan het scherm door middel van de knop worden afgesloten. Indien u het BICS alleen wilt bekijken of geen gebruikersgegevens hebt, dan kunt u het BICS alleen in de zogenaamde 'Demo mode' gebruiken door het "Demo" vakje aan te kruisen. Vul de volgende gegevens in: Stel Gebruikertype in op Kantoor (Rederij). User ID : voer hier in het postbusnummer dat is aangegeven op de installatiebrief of het Aansluitovereenkomst formulier. Het User ID (postbus nummer) moet worden aangevuld met het volgende internet adresdeel: "@edi.bics.nl" (bijvoorbeeld @edi.bics.nl). Password : pincode van de postbus. Klik vervolgens op om uw adresgegevens in te voeren: Figuur C-9, Adresgegeven invoeren Vul onder andere in: Naam, de gebruikersnaam, Code, deze code wordt door de BICS beheerorganisatie verstrekt. Indien de code onbekend is kunnen de eerste 3 letters van de scheepsnaam worden gebruikt, "Adres", adres, woonplaats en postcode gegevens, , het postbusnummer (9 cijfers + internet adresdeel in dit geval "@edi.bics.nl"), Nationaliteit, de nationaliteit van de gebruiker. Klik op om terug te gaan naar het vorige scherm, en dan op om de cascogegevens in te voeren:

80 BICS Handleiding Walversie Figuur C-10, BICS Cascogegevens invoeren Vul onder andere in: Schip naam, Schip Nummer (unieke identificatie van het schip), Scheepstype, Afmetingen, Laadvermogen (0 in geval van Duwboot), Nationaliteit. De scheepsgegevens ( Casco toevoegen) hoeven niet te worden ingevuld in de Rederij/Verladers (= Wal) versie. BICS in een Netwerk (Wal versie) BICS kan worden geïnstalleerd op een netwerk met een centrale database en diverse BICS werkplekken (Wal versie). Voor de Boordversie kunt u deze sectie overslaan. Het aankruisvakje "Netwerk" (alleen voor de Wal versie) dient dan geselecteerd te zijn in het instellingen scherm. De BICS database wordt dan op een netwerkdrive geplaatst, zodat deze voor de diverse netwerk (BICS) gebruikers toegankelijk is, terwijl de BICS software op elke werkplek lokaal geïnstalleerd dient te worden.

81 BICS Handleiding Walversie BICS werkplek BICS werkplek BICS HOST File server modem BICS Database Figuur C-11, BICS in een netwerk Eén BICS-PC fungeert binnen het netwerk als host, alle andere BICS-PC's dienen als niet-host te worden geïnstalleerd. De host verzorgt het aanmaken en versturen van de berichten. De EDI-converter en de communicatie manager kunnen alleen op de host PC worden opgestart. De host PC dient, als enige van een modem te zijn voorzien voor het kunnen versturen en ontvangen van berichten (BICS Instellingen voor de host PC onder BICS Tab: NETWORK=Ja, HOST=Ja, BERICHTEN=Ja). Binnen één netwerk kunnen via meerdere (client) Pc s reis- en ladinggegevens worden ingevoerd. De (aanmeld)berichten kunnen echter alleen door de host PC worden verstuurd (BICS Instellingen voor client PC: NETWORK=Ja, HOST=Nee, BERICHTEN=Ja). In het geval van een netwerk wordt de BICS database centraal beheerd. In de keuzelijst (Figuur C-12) kan de gewenste netwerkschijf worden geselecteerd, in het veld "Directory" wordt de Root van de gewenste datadirectory ingevuld. Let op: In het onderstaande voorbeeld heeft de BICS data directory het pad P:\BICS\DATA. In deze directory zal de centrale database komen te staan. Gebruik geen aanvullende slash ( \ ) aan het begin of eind van deze parameter. Figuur C-12, BICS Netwerk instellingen Zorg ervoor dat in het geval van een netwerk installatie geen ander Host en Clients van BICS actief zijn. Verder dient de Borland Database Engine voor elke BICS Werkplek (na de Installatie) in het netwerk nog ingesteld te worden.

82 BICS Handleiding Walversie Start het BDE Configuratie programma: C:\Program Files\Borland\Common\BDE\Bdecfg32.exe En pas de Paradox NET-DIR instelling aan (laat deze wijzen naar de eerder opgegeven netwerk directory waar de data van het BICS staat). Figuur C-13, Aanpassen BDE configuratie (BICS in Netwerk) Standaardwaarden Aan de rechterzijde van het BICS installatievenster kunt een aantal standaardwaarden instellen. Met deze standaardwaarden kunt u BICS aanpassen aan uw werksituatie. De instellingen in dit venster zijn standaardwaarden die later tijdens het gebruik altijd nog kunnen worden aangepast. Als u standaard met containers of gevaarlijke goederen vaart, dient u dit aan te vinken. De computer start dan met containers en/ of gevaarlijke goederen op. Als u zo nu en dan met gevaarlijke goederen en/of containers vaart, raden wij u aan dit niet aan te vinken. In het laatste geval is BICS na het opstarten met één muisklik geschikt voor het verwerken van gevaarlijke goederen en/ of containers. Selecteer "Containers" als u voornamelijk containers vervoert. Selecteer "Gevaarlijke goederen" als u voornamelijk gevaarlijke goederen vervoert. Selecteer "Response RIVS" als u antwoorden op uw aanmeldingen wilt ontvangen (standaard uit). Selecteer "Gebruik van BAS" als u de seinvoeringsberekening van BICS gebruikt (aanbevolen). Selecteer "Gebruik van BCM" als de "BICS Communicatie Manager" wilt gebruiken (aanbevolen). Soort gevaarlijke goederen moet op ADN (blijven) staan. Druk op te gaan. om de ingevulde BICS configuratiegegevens op te slaan en verder

83 BICS Handleiding Walversie Tenslotte verschijnt het scherm "Set-up voltooid" waarmee de installatie van het onderdeel BICS wordt afgerond. C.1.4 Afronden installatie en instellen Externe Toegang Figuur C-14: Afronden installatie Kies Einde om de installatieprocedure (het uitpakken en instellen van de BICS software) af te ronden. Na afloop van de installatieprocedure dient, indien van toepassing, de gewenste modem voor de (BICS) Externe Toegang te worden ingesteld. Hiervoor wordt het BICS Ras Settings scherm gebruikt. De Externe Toegang is nodig voor het inbellen op het elektronische postbussen systeem en het uitwisselen van berichten. Selecteer eerst het gewenste Modem in het onderstaande scherm en kies Set om de keuze te bevestigen en de voor BICS benodigde Externe Toegang verbindingen automatisch aan te maken. Figuur C-15: Modemselectie voor Externe Toegang verbindingen De communicatie parameters kunnen ook altijd achteraf worden aangepast, zoals beschreven in de volgende paragraaf. C.2 Communicatie parameters aanpassen Het BICS communiceert met verschillende systemen:

84 BICS Handleiding Walversie Met IVS90 in Nederland via een postbus in Nederland. Met andere verkeerscentrales, zoals het MIB in Duitsland via een postbus in Duitsland. Tijdens de installatie wordt een standaard instelling gemaakt (via BicsRas.exe) die meestal voldoet. De gemaakte instellingen kunnen achteraf aangepast worden, zoals hierna beschreven. C.2.1 Telefoonnummers aanpassen Indien gebruik wordt gemaakt van een telefooncentrale dient het telefoonnummer in de BICS-configuratie aangepast te worden met de voor die centrale benodigde voorloopcijfer(s). Het wijzigen gaat als volgt: Het wijzigen van de telefoonnummers voor BICS dient te gebeuren in de file BICS.INI (en niet in het Instellingen scherm of in de Externe toegang verbinding). Dit bestand bevindt zich in de directory C:\BICS\CONFIG (in geval van een standaard installatie). Het INI-bestand kan met Notepad/Kladblok vanuit de verkenner (dubbelklik) worden geopend. Zoek naar de sectie met de naam [TELNUMMER], [NXLINKMIB] en [NXLINKBVC] enz. [TelNummer] Nederland= België= Duitsland= Frankrijk= Oostenrijk= Zwitserland= Overig= [NXLINKMIB] HOSTNAME=necs MODEMDIAL= [NXLINKBVC] HOSTNAME=necs MODEMDIAL= Onder deze secties staan de telefoonnummers voor de verschillende BICS landen, van waaruit gebeld kan worden, weergegeven. Indien gebruik wordt gemaakt van een (bedrijfs)centrale kan het nodig zijn dat deze nummers van een voorloop nul moeten worden voorzien. Wijzig vervolgens de nummers in het BICS.INI-bestand met een editor (bv. notepad) Bewaar het BICS.INI bestand en start BICS opnieuw op. De gewijzigde nummers worden nu gebruikt. C.3 BICS Communicatie Manager (BCM) De BICS Communicatie Manager (BCM), verzorgt het berichtenverkeer binnen het BICS. Configureren en instellen van de BCM is nodig indien een stuwagepakket wordt gebruikt of andere laad-, losinformatie met de wal wordt

85 BICS Handleiding Walversie uitgewisseld. De BCM is ook nodig voor het ontvangen van de scheepvaart- en waterstandberichten. Via de BCM kunnen berichten (laadlijsten of ) met walorganisaties (bv. containerterminals) worden uitgewisseld. Deze laadlijsten kunnen vervolgens aan boord gebruikt worden voor het opstellen van een stuwplan door middel van een extern stuwagepakket. Ook kan het stuwagepakket de informatie voor het BICS t.b.v. het elektronisch melden klaarzetten. Het gebruik van de BCM in BICS dient, zoals eerder aangegeven, ingesteld te worden indien informatie t.b.v. o.a. stuwageplanning met de wal (containerterminal) wordt uitgewisseld. Het gebruik van de BCM kan via BICS worden ingesteld (BICS-instellingen; BCM -tabblad: Opties USEBCM=Ja en CHECKBCM=Ja ). In het BCM tabblad kunnen ook de diverse directory instellingen worden opgegeven. Binnengekomen berichten worden door de BCM gesorteerd op berichttype. Mogelijke typen zijn: BICS-berichten BARMES-berichten Containerberichten BCMIN-berichten berichten Alle berichten worden na ontvangst weergegeven met behulp van Kladblok. Containerberichten ten behoeve van een stuwageapplicatie dienen in het veld "Subject" het woord "Containerbericht" te bevatten.

86 BICS Handleiding Walversie In het onderstaande figuur is de berichtenstroom, waarbij de BCM een rol speelt, schematisch weergegeven. Wal organisaties RIZA IVS CBS RIVS Postbus BCMMAILIN MAIL-bericht Tekst en overige "NIET BICS" berichten BOS appl BCMEOUT BCM CONTAINER-ber. Containerlijsten, afkomstig van de wal BCMBICS BICS-bericht BICS berichten BCMEIN CONTAINER-ber. BICS PC BICS Containerlijsten + stuwagecellen, bestemd voor de Wal Stuwage appl. Ladinggegevens t.b.v. elektronisch melden, via BICS FiguurC-16, BICS Communicatie manager (berichtenstroom) De BCM maakt gebruik van de volgende directory structuur: C:\BICS\BCM\BCMBICS In deze directory worden alle BICS EDI-berichten, voor verdere verwerking door BICS, geplaatst. C:\BICS\BCM\BCMEDIIN Inkomende en geconverteerde (Edifact -> Inhouse) Container EDIberichten worden door de BCM in deze directory geplaatst. C:\BICS\BCM\BCMEOUT Alle uitgaande Container EDI-berichten worden in deze directory geplaatst en na conversie (Inhouse -> edifact) door de BCM verzonden. C:\BICS\BCM\BCMIN Alle inkomende niet-edifact berichten worden door de BCM in deze directory geplaatst.

87 BICS Handleiding Walversie C:\BICS\BCM\BCMOUT Alle uitgaande door de BCM te versturen niet-edifact berichten dienen in deze directory te worden geplaatst. C:\BICS\BCM\BCMMAILIN Alle inkomende mailberichten worden in deze directory geplaatst en vervolgens getoond met behulp van Kladblok. C:\BICS\BCM\LOG Deze directory bevat de BCM-logbestanden. Figuur C-17, BCM instellingen De directories kunnen worden gewijzigd via het tabblad van de BCM vanuit BICS menuoptie "Configuratie". C.4 Installatiechecklist Na de installatie dient de hierna volgende checklist doorgenomen te worden om te controleren of het BICS correct is geïnstalleerd en functioneert, waarbij aan alle genoemde punten moet zijn voldaan. 1. BICS: Gebruiker = juist ingesteld (zie titel in hoofdscherm van BICS)? Userid en password correct ingesteld (synclink mogelijk)? Instellingen (Default Haven, container j/n, gevaarlijke goederen j/n enz) ingevuld (vraag schipper)?