Dutch Harbor - The Procurement Engineers

Transcriptie

1 Dutch Harbor - The Procurement Engineers 1. Dutch Harbor Dutch Harbor is de expert in het sturen op indirecte kosten op directieniveau. We nemen deze verantwoordelijkheid over van de CEO en CFO, en besturen deze diverse kostengroep met dezelfde visie, passie en kunde als de bedrijfsleiding dat doet voor zijn kernactiviteiten. In nauw overleg met de klant verlagen we blijvend de indirecte kosten, terwijl de kwaliteit van de diensten die u krijgt erop vooruit gaat. We kijken hierbij eerder en verder. Vanaf analyse wat het bedrijf echt nodig heeft tot permanente monitoring op goed gebruik en juist gedrag. 2. Expertises Dutch Harbor heeft diepe expertise ter beschikking in vrijwel alle indirecte kostencategorieen. Uit deze expertise ontwikkelen we een eigen visie en aanpak per onderwerp. Hieronder vindt u een korte samenvatting van die visie en aanpak voor de voornaamste uitgaveposten die een bedrijf door de band genomen heeft. Huisvesting Huur. Huur is na personeel meestal kostenpost #1. Onze aanpak richt zich op het huurdersbelang maximaal uit te nutten. Wij nemen een positie in die de eigen behoeftes rationaliseert en standaardiseert. Wij bespreken kritisch en constructief de rechtvaardiging van het aantal vierkante meters en de locatiekeuze. Wij analyseren achtergrond van verhuurders en de drivers van lokale belanghebbenden. Wij voeren de onderhandelingen met verhuurders, serviceverleners en property managers. Wij maken gebruik van handelspraktijken die niet bekend zijn bij bedrijven die één keer per 5 jaar een dergelijk traject doormaken. Energie. Energie is een veelbesproken onderwerp. Slechts weinigen binnen de eigen organisatie kennen de cijfers voor verbruik en prijs. In veel gevallen zijn die niet eens beschikbaar. Wij richten ons op prijsvorming in eigen beheer en op verbruik waar we zelf invloed op kunnen hebben of verkrijgen. Wij bepalen de werkelijk benodigde dikte van de kabel en de juistheid van de factuur. Wij nemen maatregelen tegen piekbelasting en overdimensionering. Wij vergelijken gebouwen en het gebruik. Wij stellen energieverbruik en kosten door expertise zelf vast. Onderhoud (facilitair). Onderhoud is een deel van servicekosten waar vergelijkingsgegevens vaak ontbreken. Diensten worden in aantal en kosten door derden bepaald. Wij richten ons op het juiste benodigde protocol dat alleen voor eigen gebruik nodig is. Wij stellen de drivers vast die het gemeenschappelijk gebruik onnodig duur maken in plaats van juist goedkoper. Wij zijn uiterst scherp op diensten die op een voorschotbedrag werken, met een nacalculatie, een indexering of een managementprovisie. Wij willen in controle zijn over gemeenschappelijkheid en betalen voor eigen gebruik. 1

2 Projecten. Bij het scheiden van de markt leert men de kooplui kennen. Verhuizingsprojecten kunnen een enorme kostenpost worden indien die in eigen beheer worden uitgevoerd. Kosten van wederopleveringsverplichtingen zoals afgesproken, of vermeend noodzakelijk zijn, dienen opnieuw te worden onderhandeld. Contractuele afspraken die soms jaren voordien gemaakt zijn, zijn moeilijk waar te maken. Offertes voor de bouwkundige voorzieningen dienen op detailniveau te worden beoordeeld. Verhuizings- en inrichtingskosten gaan niet over budgetten per meter of beoogd afwerkniveau binnen een bandbreedte, maar over euro's. Travel Vliegreizen. Prijs voor een vliegticket is slechts een deel van het reiskostenverhaal. Kosten dienen bepaald te worden door ontsluiting van de marktkennis op bestemming in plaats van keuzes op plaats van vertrek. Juiste policy voor de behoefte aan reizen en vrijheid bij keuzemogelijkheden zijn de sleutel tot lage kosten. Lagere vliegkosten haal je niet bij de luchtvaartmaatschappij, maar bij jezelf. De veelheid aan keuzemogelijkheden, aanbieders en intransparante van prijzen kunnen alleen met diepgaande kennis worden ontsloten worden door experts die ook nog kritisch zijn op reisgedrag. Verblijf. Total cost of meeting laat alle kosten zien en geeft alleen dan de mogelijkheid tot sturing op reiskosten. Corporate rates met hotels geven wellicht een hoge korting maar niet de beste lokale prijzen. Keuze voor lokaal vervoer, locatie van hotel en geschiktheid van een restaurant is dynamisch en dient lokaal te worden onderhandeld. Kennis van de do's & don'ts in plaatsen of gebieden waar men onbekend is zijn handig en voorkomen soms zeer hoge kosten. Uitgaven en registratie van algemene aard dienen volgens standaard regels te worden verlopen. Vervoer Lease auto s. Geen totaal bedrag per maand of centen per kilometer, maar het uit elkaar halen van alle kostenposten die Total Cost of Driving met zich mee brengen en een centrale beheerder. Dus, de juiste keuze van merk/type bij de job, de aanschafprijs met korting bij de merkdealer, afspraken met lokale garages voor minimale onderhoudskosten, de passende verzekering voor beloning van een minimale schadelast, de juiste keuze voor minimale belastingen, stimulering van positief rijgedrag en pompkeuze, minimaliseren van gebruik door vernieuwende werkmethodes. Bieden van oplossingen voor mobiliteit. Aanschaf. De korting bij aanschaf is bij meerdere partijen in de gehele keten te verkrijgen en dus op te tellen en voor elk merk en type verschillend. De restwaarde is afhankelijk van verwachtingen van de verkoper, gebruik en staat bij inlevering en die vooraf binnen bandbreedte kan worden afgesproken. De termijn tussen aanschaf en inlevering dient scherp te worden ge-ent op aantal kilometers en onderhoudskosten. Beperking van keuzemogelijkheden, maximaal gebruik van actietarieven en de dynamiek tussen zakelijk en privé is key. Belastingen zijn relatief hoog, maar ook een keuze. Brandstof. Een onevenredig grote kostenpost die goed te benaderen is met stimulering van de gebruikers. Meerdere hefbomen die elkaar versterken door voorgeschreven keuze van gewicht van de auto, motortype, vermogen en specifiek brandstofverbruik per 100 km. Nog meer impact heeft het juiste rijdersgedrag op gebied van aantal kilometers, rijstijl, routekeuze, extra gewicht, 2

3 luchtweerstand en bandenspanning. Stimulering van positief gedrag door participatie in besparingen bij de keuze voor goedkope brandstof en een goedkoper tankstation. Geen gebruikmaking van merkkorting op adviesprijzen in plaats van de echte prijs aan de pomp. Verzekering. Voorkomen is beter dan genezen. Wij hebben focus op alle onderdelen die verzekerd zijn. Wat minimaal en maximaal dekt en wat je echt nodig hebt met een jaarlijkse review. Wij laten expliciet zien hoe je meetbaar invloed kunt hebben op de totale verzekeringskosten. Wij stellen expertise ter beschikking die de drijvers meet en kan verlagen. Wij komen met partijen die steeds onder druk staan van concurrentie en die geen lange exclusiviteit kennen. Wij voorkomen coulance en prolongatie. Wij doen bij voorkeur direct zaken met verzekeraars. Onderhoud. Geen centen per kilometer als voorschot, maar echte kosten per beurt of reparatie voor gemaakte uren en gebruikte materialen. Gewichtig onderdeel van de Total Cost of Driving. Sterk afhankelijk van lokale afspraken met merkgarages, leasebedrijf en verzekeraar. Sterke stimulering van vermindering van te rijden kilometers, zowel zakelijk als privé. Onderscheid tussen gepland en niet-gepland onderhoud. Reparatiekosten framen in veelvoorkomend en sporadische gevallen. Kosten inclusief haal- en brengservice en verzorging van gelijk vervangend vervoer. Item met de meeste potentie voor besparingen. ICT PC, laptop. De meeste medewerkers hebben een computer nodig. Echter, wat voor een PC iemand nodig heeft verschilt per type medewerker. We analyseren daarom het soort apparaat en specificaties die je medewerkers echt nodig hebben. Alles in dezelfde behuizing. Alle kleuren zijn mogelijk, als die maar zwart is. Daarna sluiten we aan bij een geschikt groepscontract, met regelmatige benchmarking. Docking stations, een tweede scherm en dure randapparatuur zoals muizen, longlife batteries of tassen schaffen we af of we spreken een werkelijk scherpe prijs af. Telefonie mobiel. Meestal werkt men met een vast budget, toegewezen op basis van status. Wij kijken echter ook naar wat een medewerker nodig heeft voor zijn functie, in type, belminuten, MB en toestel. Deze profielen maken we dan zoveel mogelijk digitaal en gratis, door VOIP, wireless technologie of gratis collega-collega verkeer. Telecom providers blinken uit in intransparantie en verrassingen achteraf, wij gaan dit tegen met zelf ontworpen contractclausules. Wij stimuleren actief zuinig gebruik door een laag verbruik deels terug te geven aan de werknemer. De complexe en foutgevoelige factuur brengen we tenslotte onder bij een externe partij, die zichzelf ruimschoots terugverdient. Telefonie vast. Voor vaste telefonie is ons kernwoord 'Gratis'. Gratis, door zoveel mogelijk telefonie naar het datanetwerk om te zetten, en liefst helemaal binnen het bedrijf te houden. Met juiste compressietechnologie en kwaliteitsmaatregelen is veel mogelijk met zeer beperkte investeringen en uiterst snelle terugverdientijd. 3

4 Data. Driving on the highway, maar in welke baan zit u? Op de vluchtstrook of helemaal links, hoe druk is het eigenlijk, zitten we in de spits of op zondagochtend, en waar is de weg van gemaakt, asfalt of zand. Zo werkt het ook op de digitale snelweg. Het ontwerp en onderhoud van het datanetwerk voor kantoorgebruik is specialistenwerk, maar is allang niet meer enkel toegankelijk en betaalbaar voor grote bedrijven. Wij kijken naar de nieuwe spelers in de markt, en schakelen alleen de expert in voor het kleine deel waar hij echt voor nodig is. De grootste kostendaling zit hem vaak in compressie van data, outsourcing van infrastructuur, en een juiste mix van centrale en decentrale opslag. Een gepast contract met de juiste mix aan leveranciers - geen all-in deal - hoort daar ook bij. Printers. De standaard aanpak is kijken naar de kosten per print en een contract voor 3-5 jaar. Dit resulteert in lage prijzen maar hoge kosten. Maar even binnen de perken, hebben we het over een enorme multifunctional op één kamer of een inkjet printer voor de hele afdeling. Wat past? Wij kijken naar de hele documentstroom, digitalisering waar mogelijk, tot aan het bepalen van de juiste apparaten, inclusief locatie, aanschaf, onderhoud, contractclausules en juist gebruik stimuleren door aanpassen van het beleid. Professionele Diensten Audit. De externe auditor is onafhankelijk vertrouwenspersoon, met toegang tot het hoogste niveau. Daarom wordt vaak amper vergeleken, of enkel naar het totaalbedrag gekeken. Als het al tot een offerte komt, is die gebaseerd op het totaalbedrag van een oud jaarverslag, niet op het feitelijke werk. Wij doen het anders: Een zéér formeel proces met grondige evaluatie van hoeveel werk de audit echt moet zijn. Dit op basis van de professionele volwassenheid van het eigen bedrijf en kostendrijvers. Verbetering doorheen de tijd van deze kostendrijvers hoort erbij, met uiteindelijk een snellere audit en betere kwaliteit. Resultaat is een echt partnership tussen auditor en bedrijf, met steeds focus op 'waar voor geld'. Consultancy. Van strategie tot Arbo-normen, het adviseur landschap is heel divers, en moeilijk grip op te krijgen. We kennen allemaal wel een consultant die 10 jaar lang bij dezelfde klant zit. Onze aanpak draait rond transparantie: centraal bijhouden van adviseurs, met uurtarieven, duur van de opdracht en totale bestedingen. Elke opdracht dient bv. gekoppeld te zijn aan een business case, en bij elke opdracht moet er verplicht 1 senior persoon, niet betrokken bij de uitvoering van het advies, mee-oordelen. Daar bovenop organiseren we een regelmatige review met afweging of bepaalde adviesdiensten binnenshuis genomen kunnen worden, dan wel te weinig of te veel worden ingezet. Juridisch Advies. De echte besparing is voorkomen van problemen. Denk hierbij aan betere contractclausules in de verkoopvoorwaarden, getekende documenten in plaats van mondelinge afspraken, vermijden van ontslagpremies door beter management, etc.. Onze stelling is dat de beste juristen, intern of extern, zelden juridische procedures voeren. Al hun tijd zit in preventie. Grootste uitdaging is inzichtelijk maken hoeveel preventie 'voldoende is'. Hiervoor is continu monitoring van schadelast, risicoanalyse en bijsturing van de schadeveroorzakers nodig. Gebeurt er toch iets kiezen we wel voor de juiste jurist voor een fair tarief. Juist betekent correct niveau voor het werk en de juiste specialisatie. Eenvoudige juridische handelingen geven we aan para-legals of andere stafmedewerkers die een lager tarief hanteren. 4

5 Wij spreken eerst tarieven af met advocatenkantoren en specifieke specialismen, vervolgens kijken we op het moment dat het aan de orde is wie er tijd heeft. De prijs blijkt dan zo lang als de rij te zijn. Dus Als je scherp aan de wind wilt varen moet iedereen aan boord echt scherp zijn. Vanaf de vroegste voorbereiding tot aan het bier in de thuishaven zal er gewerkt moeten worden door iedereen en de hele dag. Alle zintuigen, alle middelen en alle omstandigheden moeten maximaal gebruikt woerden om er zeker van te zijn dat je goed bezig bent geweest. Contact: Bedrijfsprofiel: 5