VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN HET ALGEMEEN BESTUUR VAN DE OMGEVINGSDIENST MIDDEN- EN WEST-BRABANT

Transcriptie

1 VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN HET ALGEMEEN BESTUUR VAN DE OMGEVINGSDIENST MIDDEN- EN WEST-BRABANT Datum: 25 september 2013 Tijd: uur Locatie: Gebouw OMWB, Spoorlaan 181, Tilburg Aanwezig: Gemeente Aalburg: Gemeente Alphen-Chaam: Gemeente Baarle-Nassau: Gemeente Breda: Gemeente Drimmelen: Gemeente Etten-Leur: Gemeente Geertruidenberg: Gemeente Gilze en Rijen: Gemeente Goirle: Gemeente Halderberge: Gemeente Heusden: Gemeente Hilvarenbeek: Gemeente Loon op Zand: Gemeente Moerdijk: Gemeente Oisterwijk: Gemeente Oosterhout: Gemeente Rucphen: Gemeente Steenbergen: Gemeente Waalwijk: Gemeente Woensdrecht: Gemeente Woudrichem: Gemeente Zundert: Provincie Noord-Brabant: OMWB: OMWB: OMWB: De heer A.M.T. Naterop (voorzitter); De heer A.L.J. Braspenning; De heer J.J.M. van Tilburg; De heer O.S. Akinci; Mevrouw M. Vos-Kroeze; De heer A.P.M.A. Schouw; Mevrouw W. van Hees; De heer L.C. Lavooij; Mevrouw M.G. Rijsdorp; De heer J.A. Akkermans; De heer J. Hamming; De heer R.F.I. Palmen; De heer W.C. Luijendijk; De heer J.P.M. Klijs; De heer W.C.A. Lemmens; de heer S.W.Th. Huisman; De heer M. de Bruijn; De heer A.M.C. van Kesteren; De heer A.M.P. Kleijngeld; De heer M.A. Fränzel; De heer B. de Peuter; De heer J.C.M. de Beer; De heer J. van den Hout; De heer A.M.A. Houtman (directeur/secretaris); De heer M. van der Bilt (controller); De heer F.C. Goorden (verslaglegging); Afwezig met bericht van verhindering: Gemeente Bergen op Zoom: Gemeente Dongen: Gemeente Roosendaal: Gemeente Tilburg: Gemeeente Werkendam: De heer A.J. van der Wegen; De heer J. Velthoven; De heer J.J.C. Adriaansen; De heer B. de Vries; De heer D. Prosman; 1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom op deze vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant. Hij deelt mede, dat een aantal leden van het algemeen bestuur verhinderd zijn om de vergadering bij te wonen. Een bijzonder woord van welkom richt hij aan het adres van de heer Hamming, die als vertegenwoordiger van de gemeente Heusden voor het eerst aanwezig is op een vergadering van het algemeen bestuur en aan het adres van de heer Fränzel die voor het laatst namens de gemeente Woensdrecht een vergadering van het algemeen bestuur bijwoont. 2. Bestuurlijke mededelingen De voorzitter vraagt aan de leden van het algemeen bestuur of de wijziging van de gemeenschappelijke regeling, die bij de deelnemers in procedure is, in het besluitvormingstraject op problemen gaat stuiten. Door de deelnemers wordt aangegeven, dat er geen bezwaren zijn te verwachten bij het tot stand komen van de 1 e wijziging van de gemeenschappelijke regeling. 1

2 3. Uitvoeringsmededelingen. De voorzitter zegt, dat op de agenda een aantal uitvoeringsmededelingen staan. Deze informatie wordt ter kennis van het algemeen bestuur gebracht, omdat het gaat om de voortgang in de afhandeling van een aantal zaken dan wel om het delen van ontwikkelingen. 3a. Uitvoering SBK. Mevrouw Van Hees vraagt wat de kosten van iedere individuele gemeente zijn. De voorzitter zegt dat deze kosten inzichtelijk gemaakt zullen worden en dat iedere gemeente op de hoogte gesteld zal worden van de kosten die voor rekening van die gemeente c.q. deelnemer moeten worden gebracht. Mevrouw Rijsdorp heeft een soortgelijke vraag. Daarnaast is zij van mening dat de memo niet geheel duidelijk is. In de memo worden ten behoeve van de financiële afwikkeling termen gebruikt als: billijkheid en solidariteit. Deze begrippen zijn niet helder en op basis daarvan kan niet worden nagegaan wat de gevolgen van de verdeling zijn. De heer Houtman zegt, dat de bezwarenprocedure tegen de aanstellingsbesluiten van de medewerkers bijna zijn afgerond. De gevolgen voor de provincie en de voormalige RMDgemeentes zijn het meest ingrijpend. Nadat voldoende inzichtelijk is hoe de kosten verdeeld moeten worden zullen de latende organisaties daarover worden geïnformeerd. De voorzitter geeft aan, dat zorgvuldigheid voorop staat en dat die zorgvuldigheid tijd kost. 3b. Effecten feitelijke start OMWB op 1 juni De voorzitter zegt dat in de memo is aangegeven, dat door de verlate feitelijke start van de OMWB extra inzet vereist is om informatie boven tafel te krijgen met betrekking tot de bedrijvenbestanden en de uitvoering van de werkprogramma s. Die extra inzet wordt veroorzaakt door de knip die moet worden gemaakt tussen de uitvoering in de periode tussen 1 januari 2013 en 1 juni 2013 en de periode na 1 juni In overleg met iedere deelnemer worden de vereiste gegevens boven tafel gehaald. De heer De Peuter is van mening, dat door de gemeentes veel energie gestoken moet worden in het leveren van, naar zijn mening, nutteloze informatie. De voorzitter is het niet eens met de opmerkingen van de heer De Peuter. De OMWB is afhankelijk van deze informatie om de taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Het is belangrijk, dat in overleg met de deelnemers gezocht wordt naar mogelijkheden om de informatie op te halen. Hij heeft er goede hoop op, dat partijen daar uitkomen. De heer Houtman voegt daar nog aan toe, dat met de deelnemers in het verleden is afgesproken, dat de informatie overgedragen zou worden. In het periodieke overleg, dat de OMWB heeft met de managers vergunningverlening, toezicht en handhaving is afgesproken hoe de overdracht zou kunnen plaatsvinden. De heer De Beer vraagt wat het effect zou kunnen zijn van deze actie als deelnemers de gewenste informatie niet overdragen. Dragen de deelnemers het risico daarvan dan met elkaar of wordt het risico met die betreffende deelnemer weggelegd. De voorzitter zegt, dat het risico bij de betreffende deelnemer ligt, als het onmogelijk is om de informatie boven tafel te krijgen. De kosten die de OMWB dan moet maken zullen bij die deelnemer in rekening worden gebracht. De heer Huisman vraagt of er zicht op is dat de risico s in de hand worden gehouden. De heer Houtman antwoordt daarop, dat de organisatie in opbouw is, maar dat de organisatie wel afhankelijk is van de informatie, die door de latende organisaties wordt aangeleverd. Voor zover hij nu kan beoordelen zijn de risico s redelijk in beeld. 3c. Uitvoering bouwtaken door OMWB. De heer Houtman beschrijft de achtergrond van de aangeboden notitie. De heer Luijendijk merkt op, dat in de notitie is vermeld dat de kwaliteitscriteria getoetst dienen te worden door de provincie. Naar zijn oordeel is dat niet juist. De heer Houtman zegt, dat vanaf 2015 de wettelijke verplichting bestaat om aan de kwaliteitscriteria te voldoen. De heer Luijendijk vraagt of richting de provincie de verplichting bestaat om de toetsing te laten plaatsvinden. De heren Van den Hout en Houtman zeggen te zullen nagaan wat de gemaakte afspraken zijn op dat punt. 2

3 De heer Lavooij heeft dezelfde opmerking als de heer Luijendijk. De OMWB had deze informatie niet mogen gebruiken. Hij is van mening, dat de OMWB zich vooralsnog bezig dient te houden met milieutaken en dat ze de kennis en kunde niet in huis hebben om bouwtaken uit te voeren. De voorzitter zegt, dat een oriëntatie op bouwtaken noodzakelijk is om voorbereid te kunnen zijn op de toekomst. De heer Lemmens zegt dat het niet correct is om in een document een status aan te geven die niet juist. Hij vindt dat afkeurenswaardig. Ten aanzien van de uitvoering van bouwtaken zegt hij dat zijn gemeente daarover overleg pleegt met de buurgemeenten en dat naar verwachting deze taken niet overgedragen zullen worden aan de OMWB. De heer De Peuter onderstreept de woorden van de heer Lemmens. Ook de gemeente Woudrichem zal op het terrein van bouw geen taken overdragen aan de OMWB. De heer Kleijngeld laat hetzelfde geluid horen. Het uitvoeren van de bouwtaken kan prima door de eigen organisatie. Er is geen behoefte aan intergemeentelijke ondersteuning. Mevrouw Rijsdorp beschouwt de memo als een acquisitie-verhaal. Naar haar mening is het niet nodig om de gemeentes te overtuigen van de noodzaak om die taken over te dragen. De heer Van Kesteren is van mening, dat de memo door een aantal leden van het algemeen bestuur onjuist wordt geïnterpreteerd. Er is door enkele deelnemers het verzoek gedaan om te verkennen of op dit terrein een rol voor de OMWB weggelegd zou kunnen zijn. Daar is volgens hem niks mis mee. Met name de kleinere gemeentes zullen zichzelf een spiegel moeten voorhouden en moeten nadenken over de vraag hoe zij op termijn kunnen gaan voldoen aan de kwaliteitscriteria. Hij pleit er voor om gewoon door te gaan met de verkenning. Mevrouw Vos-Kroeze zegt dat de gemeente Drimmelen voor een klein gedeelte van de bouwtaken mee wil doen met de pilot. De heer Klijs is van mening, dat het initiatief positiever beoordeeld mag worden dan nu wordt gedaan. De OMWB faciliteert een verzoek van enkele gemeentes om op dit terrein een pilot op te zetten. Hij vraagt zich af wat nu het probleem is. Er rust op basis van de pilot geen enkele verplichting op de deelnemers om op termijn deze taken over te dragen aan de OMWB. De heer Huisman is van mening dat het goed is om de optie open te houden. De voorzitter concludeert uit de discussie dat signaal helder is. Er is geen bezwaar tegen de oriëntatie, maar deze mag niet ten koste gaan van de uit te voeren basistaken. De uitvoering daarvan moet op orde zijn. 3d. Stand van zaken verrekenen productiviteit januari-juni De heer Akinci licht dit onderwerp toe. De essentie van het verhaal is, dat onderzocht wordt of in de periode van januari tot juni 2013 het bij die periode uit te voeren percentage van het werkprogramma is uitgevoerd. Als dat het geval is kan de verrekening worden uitgevoerd en kunnen de salariskosten van de overgedragen medewerkers worden uitbetaald. De heer De Peuter vraagt of het volledige programma aan het einde van het jaar uitgevoerd zal zijn. Hij heeft daarover enige twijfels, omdat de gemeente Woudrichem opdracht heeft gegeven voor een aantal controles die voor zover bekend nog niet zijn uitgevoerd. Mevrouw Van Hees zegt zich ook zorgen te maken over de productiviteit. Zij zou graag willen weten of kan worden gegarandeerd dat 100% van het programma uitgevoerd gaat worden. De voorzitter zegt, dat uit de individuele accountgesprekken een beeld zal ontstaan over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de werkprogramma s en de maatregelen die er op dat punt nog getroffen moeten worden. De heer Houtman zegt dat binnen de organisatie de opdracht is uitgezet om de werkprogramma s uit te voeren. Mevrouw Van Hees vraagt om tijdig een seintje te geven als blijkt dat er nog budget over is. De heer De Bruijn vraagt wat de financiële gevolgen zijn er de productiviteit niet wordt gehaald. De voorzitter zegt dat de organisatie in opbouw is en dat dit voor enige onzekerheid zorgt. De inspanningen zijn fors om de doelstellingen te halen. Uit de monitoring zal moeten blijken of dat gaat lukken en zo niet wat daar dan de gevolgen van zijn. 3

4 De heer De Peuter begrijpt niet dat het vanuit bedrijfsmatig oogpunt een probleem is om die doelstellingen te realiseren. 3. Verslag van de vergadering van het algemeen bestuur van 3 juli De heer De Peuter vraagt naar aanleiding van het verslag of er al iets te zeggen is over de kosten van ICT. De directeur zegt, dat de gesprekken met Equalit nog niet zijn afgerond. De heer Lemmens vraagt, of de raadsinformatiebrief ook ambtelijk rondgestuurd zou kunnen worden. De heer Luijendijk vraagt of die raadsinformatiebrief na elke vergadering wordt opgesteld. De voorzitter zegt dat na elke vergadering van het algemeen bestuur een raadsinformatiebrief zal worden gemaakt om de raden te informeren. De heer Kleijngeld is het daar niet mee eens. Iedere gemeente moet zelf bepalen op welke wijze zij de gemeenteraad informeren. De voorzitter is het daar mee eens. De raadsinformatiebrief wordt niet rechtstreeks verstuurd aan de gemeenteraden, maar aan de leden van het algemeen bestuur. Vervolgens bepalen die leden zelf op welke wijze zij de informatie overdragen richting gemeenteraden. De heer Lavooij zegt dat de raadsinformatiebrief aan zijn wensen voldoet. De brief bevat geen details en is een goede samenvatting van het besprokene. De heer Huisman vraagt aandacht voor het verspreiden van de stukken voor de leden van het algemeen bestuur. Het is naar zijn oordeel niet verstandig om die rol weg te leggen bij de bestuurssecretariaten. De voorzitter zegt toe, dat door de organisatie een verzoek zal worden gedaan aan de leden van het algemeen bestuur om een ambtelijk contactpersoon door te geven aan de OMWB. Deze contactpersoon zal dan alle stukken ontvangen die ook naar het lid van het algemeen bestuur worden gestuurd. 5. Beoordelen zienswijzen begroting 2014 en aanpassen meerjarenbegroting De heer Van Kesteren zegt te kunnen instemmen met de reactie op de zienswijze. Hij vraagt wat de stand van zaken is met betrekking tot de ontwikkeling van productprijzen. De heer Lemmens heeft een algemene opmerking over de beoordeling van de zienswijzen. In veel gevallen wordt aangegeven, dat de zienswijzen voor kennisgeving worden aangenomen. Hij vindt dat niet een correcte wijze om op zienswijzen te reageren. De heer Huisman vraagt naar de stand van zaken met betrekking tot de periodieke rapportages. De heer Lavooij zegt dat de uurtarieven van de OMWB in relatie tot de markt hoog zijn. Hij vraagt daar aandacht voor. De heer De Beer zegt, dat uit de beoordeling van de zienswijzen niet helder is hoe gehandeld wordt met kostenindexeringen en tariefsontwikkeling. De heer Luijendijk zegt, dat hij kan begrijpen, dat in bepaalde gevallen een afwachtende reactie gegeven wordt op de ingediende zienswijzen. Hij stelt voor om in die situaties de reactie wat explicieter te maken door kenbaar te maken dat de intentie van de zienswijze wordt gedeeld. Hij vraagt om in de afzonderlijke brieven als reactie op de ingediende zienswijzen op die wijze te reageren. Mevrouw Van Hees vraagt om de doelmatigheids- en kwaliteitsonderzoeken als grondslag voor een mogelijke bezuinigingsslag voor afloop van deze raadsperiode af te ronden. De heer Akinci antwoordt op de vraag van de heer Van Kesteren, dat op dit moment primair de aandacht gericht is op het terugverdienen van de aanloopverliezen en het uitvoeren van een efficiency- en kwaliteitsslag. De periodieke rapportages zullen in de vorm van bestuurlijke rapportages worden opgesteld. Ten aanzien van de uurtarieven merkt hij op, dat niet te snel geconcludeerd moet worden, dat de uurtarieven te hoog zijn. Er kan pas een goede vergelijking worden gemaakt als helder is hoe ook bij andere partijen het tarief tot stand is gekomen. Ten aanzien van de indexering merkt hij op, dat in de brieven die naar aanleiding van de ingediende zienswijzen zullen worden verstuurd zal worden vermeld wat de gemaakte afspraken zijn geweest. Hij geeft toe, dat op een aantal onderdelen nog geen helder antwoord gegeven kan worden op de gestelde vra- 4

5 gen en dat de gemaakte opmerkingen voorlopig voor kennisgeving moeten worden aangenomen. Die helderheid moet er op termijn wel komen en zal wanneer deze bekend is ook gegeven worden. De heer Houtman zegt, dat de tarieven van de OMWB lager zijn dan de tarieven van de andere omgevingsdiensten. De heer Lavooij vraagt om het inzicht daarin zichtbaar te maken. De heer Akinci zegt dat de tarieven van de andere diensten opgevraagd zullen worden. De heer Houtman antwoord nog op de vraag van mevrouw Van Hees. Het streven is om voor de gemeenteraadsverkiezingen een scherp beeld te hebben van de stand van zaken met betrekking tot de doelmatigheid en de kwaliteitsslag. De heer Lemmens vraagt of bij het invullen van de vacatures de deelnemende gemeentes ook het recht hebben om sollicitanten te leveren. De heer Houtman zegt, dat bij het invullen van de vacatures gewerkt wordt volgens gemaakte afspraken. Er zijn deelnemers, die een zogenaamd trekkingsrecht hebben bij het invullen van vacatures in de overhead. Dat zijn die deelnemers die medewerkers in de primaire sector hebben overgedragen en op basis daarvan een evenredig aandeel mogen leveren in de overhead. Als op die manier de vacatures niet vervuld kunnen worden, worden de vacatures opengesteld voor de eigenaren van de OMWB en daarna voor de andere omgevingsdiensten en gemeentes in Brabant. De voorzitter sluit dit agendapunt af met de mededeling, dat de zienswijzen in afzonderlijke brieven beantwoord zullen worden en dat daar waar toegezegd een concreter antwoord zal worden gegeven. 6. Presentatie voortgang uitvoering plannen van aanpak doelmatigheid en kwaliteitsverbetering. De heer Houtman presenteert de voortgang in de uitvoering van de plannen van aanpak met betrekking tot het verbeteren van de doelmatigheid en de kwaliteit van de dienstverlening. Hij doet dat op basis van de door de OMWB opgestelde visie en langs de sporen die door de dienst zijn ontwikkeld om op 1 januari 2014 een situatie te bereiken waarbij voldoende helder is wat de stand van zaken is om op termijn de vereiste doelmatigheid en gewenste kwaliteit te bereiken. Hij zet uiteen welke acties er zijn uitgezet om op 1 januari 2014 die duidelijkheid te hebben, zodat kort na de jaarwisseling aan de eigenaren kan worden bericht wat van de dienst mag worden verwacht. De heer De Bruijn zegt dat de heer Houtman in zijn presentatie in het kader van de uitvoering van taken de term streng en rechtvaardig gebruikt. Hij vraagt zich af of die term niet op gespannen voet staat is met de beoogde efficiency. De heer Houtman zegt dat hij met het gebruiken van deze term de aandacht wil richten op het slimmer inzetten van capaciteit. Die inzet mag evenwel niet ten koste gaan van het doel dat men met toezicht en handhaving wil bereiken. De heer Huisman zegt, dat hij in de presentatie van de heer Houtman de % clausule wel begrijpt, maar wil daar wel de opmerking bij plaatsen, dat er bedrijven zijn waar die formule niet opgaat. Daar moet de inzet gebaseerd zijn op een kwaliteitsnorm van 100%. Bij die bedrijven mogen geen missers worden toegestaan. De heer Houtman begrijpt die gedachte en is het daar ook mee eens. De heer Fränzel vraagt of er al een beeld is van de mismatch tussen de geplaatste medewerkers en mogelijke boventalligheid daarvan. De heer Houtman zegt dat er geen sprake is van een mismatch. Er is nog vacatureruimte. Hier gaat het dus om de kwantiteit. Een ander verhaal betreft de kwaliteit van de overgedragen medewerkers. Daar zit wel een bepaalde spanning op. Het is de bedoeling om die spanning op te lossen. De heer Fränzel vraagt of die kwaliteitstekorten zich op bepaalde beleidsvelden manifesteren. De heer Houtman zegt, dat er geen beleidsvelden zijn waarop de OMWB kwaliteit tekort zou komen om de werkzaamheden uit te voeren. Het algemene kwaliteitsniveau is voldoende om de taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Het gaat om individuele situaties, waarbij medewerkers zijn overgedragen die niet aan de vereiste kwaliteitsnorm voldoen. De heer Hamming zegt, dat hij met instemming kennis heeft genomen van de presentatie van de heer Houtman en dat hij met vertrouwen de toekomst tegemoet ziet. Om de vinger aan de pols te houden pleit hij voor een maandelijkse rapportage. 5

6 De voorzitter onderschrijft de woorden van de heer Hamming. Hij heeft regelmatig overleg met de andere voorzitters van de Brabantse Omgevingsdiensten en durft te stellen, dat de OMWB zich qua ontwikkeling voor in het peloton bevindt. De heer Van Kesteren vraagt of het mogelijk is om jaarlijks een benchmark uit te voeren. De heer Houtman zegt dat alle Omgevingsdiensten hun kwaliteit gaan vastleggen overeenkomstig het INK-model. Op die manier ontstaat een eenduidigheid in kwaliteitsborging. Daarna is het eenvoudiger om een benchmark uit te voeren omdat de onderlinge vergelijkingen dan gemakkelijker gemaakt kunnen worden. De heer Luijendijk zegt nog onvoldoende inzicht te hebben in het proces om te komen tot een verdergaande doelmatigheid. De heer Houtman merkt op, dat hij dat kan begrijpen, maar op dit moment wordt de dienst geconfronteerd met 28 verschillende smaken als het gaat om de inrichting van het proces. Iedere deelnemer heeft een eigen beeld hoe het proces zou moeten lopen. Dat is niet bevorderlijk voor het verhogen van de doelmatigheid. Dit proces wordt vervolgens ook nog eens negatief beïnvloed door de werkmethodes die de medewerkers vanuit al die latende organisaties hebben ingebracht en die zij niet van de ene dag op de andere inruilen voor het werkproces van de OMWB. Er wordt hard gewerkt om in ieder geval het OMWB-proces eenduidig te laten zijn. Voor de wisselwerking met de opdrachtgevers in het proces zal nader overleg met die opdrachtgevers nodig zijn. 7. Werkconferentie Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel om in de eerste helft van 2014 een werkconferentie te houden. De heer Huisman en de heer Lemmens zijn bereid om samen met een lid van het dagelijks bestuur de conferentie bestuurlijk te willen voorbereiden. De heer Akinci vraagt om ook de raadsleden bij de werkconferentie te betrekken. De heer Houtman zegt toe, dat hij bij de voorbereiding met die wens rekening zal houden. 8. Vergaderschema Zonder opmerkingen wordt door het algemeen bestuur kennis genomen van het aan de agenda toegevoegde vergaderschema voor het jaar Rondvraag. De heer Kleijngeld vraagt aandacht voor de waakvlamovereenkomst. De heer Houtman zegt, dat voor de waakvlamovereenkomst gekozen is voor het model dat destijds tot stand was gekomen tussen de Veiligheidsregio en de RMD. Over de verdere invulling wordt overleg gevoerd met de Veiligheidsregio. Ook bij het verder invullen van de klachtendienst wordt rekening gehouden met de aanwezigheid van de waakvlamovereenkomst. De heer Akkermans vraagt of de OMWB ook betrokken geweest is bij de totstandkoming van de provinciale verordening Ruimte. De heer Houtman zegt dat dit niet het geval is geweest. De heer Fränzel dankt de aanwezigen voor de wijze waarop hij gedurende al die jaren met hen heeft mogen samenwerken en wenst de Omgevingsdienst alle succes toe voor de toekomst. 8. Sluiting. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering. Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant van 5 december de secretaris, de voorzitter, A.M.A. Houtman A.M.T. Naterop 6