Handleiding kassasysteem

Transcriptie

1 Handleiding kassasysteem 0

2 Handleiding kassasysteem Auteur: VuurwerkPOS Versie: 1.2 Datum:

3 Inhoudsopgave Onderdeel Pagina Inleiding Installeren Licenties Inloggen Menubalk Bonschermen Classic Modern NoTouch Afhaalterminal Uitloggen Portaalinstellingen Overige informatie Veelgestelde vragen Contactgegevens Support

4 Inleiding VuurwerkPOS is hét kassaprogramma voor uw vuurwerkverkoop. U werkt met twee verschillende programma s, die direct met elkaar communiceren. Naast het kassaprogramma zelf, is er ook een VuurwerkPOS Portaal. In dit Portaal kunt u alle relevante zaken zoals orders, voorraad, artikelen, leveringen, categorieën en acties aanmaken en beheren. Alles wat u in dit portaal wijzigt, wordt direct gesynchroniseerd met het kassaprogramma. Zo heeft u de beschikking over een kassaprogramma waarmee u bestellingen op kunt nemen en verwerken en heeft u daarnaast een portaal waarmee u alle relevante zaken kunt beheren. Bedankt voor het gebruiken van VuurwerkPOS en veel succes met uw vuurwerkverkoop! Het VuurwerkPOSteam. 3

5 Installeren Voordat u gebruik kan maken van VuurwerkPOS dient u het programma installeren. U moet hiervoor de laatste versie van de software downloaden: 1. Ga in uw browser naar 2. Klik op de link. Onderin uw browser ziet u de download verschijnen. 3. Klik op de download. Nu opent de VuurwerkPOS Setup Wizard Klik op Next >. Klik op I accept the terms of this agreement. Klik 2 maal op Next >. Klik op Install. Er opent een venster Gebruikersaccount. 8. Klik op Ja. 9. Zodra VuurwerkPOS geïnstalleerd is, klikt u op Close. 4

6 U heeft nu VuurwerkPOS geïnstalleerd op uw pc. Op het bureaublad komt een pictogram voor de snelkoppeling te staan. Licenties De eerste keer dat u VuurwerkPOS opstart, dient u de licentiecode en het wachtwoord in te voeren. Deze heeft u ontvangen per Ga naar uw bureaublad. 2. Dubbelklik op het pictogram VuurwerkPOS. Nu opent er een venster van VuurwerkPOS. Hierin worden de volgende gegevens gevraagd: Server Adres: Het unieke deel van uw portaallink. (Dit is meestal vestigingsplaatsbedrijfsnaam). Licentie: De licentiecode die u in de heeft ontvangen. Wachtwoord: Het wachtwoord dat u in de heeft ontvangen. 3. Vul de inloggegevens in die u per heeft ontvangen. 4. Klik op OK. 5

7 Inloggen Na het invoeren van de licenties, kunt u inloggen op de kassa. 1. Klik op Inloggen onder de melding Kassa vergrendeld. Nu opent het inlogscherm. Rechts ziet u de gebruikersnamen. Dit zal de eerste keer de standaard gebruikersnaam admin zijn. Gebruikers kunt u toevoegen in het portaal. 2. Klik op een gebruiker. 3. Voor de code in van de gebruiker. De inlogcode voor de standaard gebruikersnaam admin is Wanneer u succesvol bent ingelogd, belandt u in de layout Modern van het kassaprogramma. Menubalk Bovenaan het scherm vindt u de menubalk. U ziet hier de volgende knoppen: Classic: hiermee selecteert u de klassieke layout van VuurwerkPOS. Modern: met deze knop selecteert u de layout Modern. NoTouch: met deze knop selecteert u het beeldscherm ingericht op niettouchscreenkassa s. Voorbestelling: deze knop selecteert u tijdens de voorverkoopperiode. Wanneer u deze knop ingesteld hebt, wordt er gevraagd een afhaalmoment en de klantgegevens in te voeren bij een order. Losse Verkoop: deze knop selecteert u tijdens de losse verkoop dagen (de laatste drie dagen van het jaar). Afhaalterminal: de afhaalterminal selecteert u wanneer een klant tijdens de losse verkoopdagen zijn/haar voorbestelling komt afhalen. Print schaplijst: met deze knop print u gemakkelijk een volledige schaplijst uit. 6

8 Print bestellijst: deze knop is bedoeld voor het gemakkelijk uitprinten van de bestellijsten. Licentieinstellingen: hiermee kunt u de licentieinstellingen bekijken of aanpassen. Vergrendelen: door middel van deze knop meldt u de gebruiker af en vergrendelt u het scherm. Afsluiten: hiermee sluit u het programma volledig af. Bonschermen Bonschermen U kunt kiezen voor drie verschillende schermlayouts in de VuurwerkPOSkassa: Classic Modern NoTouch U kunt de schermen bovenin selecteren, door middel van de knoppen Classic, Modern en NoTouch. 7

9 Classic Dit eerste type ziet er bij eerste oogopslag als volgt uit: Links ziet u de bon. Boven in het midden ziet u een tweekleurig menu. Rechts ziet u het numerieke toetsenbord. In het midden ziet u de bestaande categorieën. Onderaan staan alle artikelen per geselecteerde categorie. 8

10 Bonscherm Hier verschijnen in beeld: De geselecteerde artikelen Extra informatie (Gewicht en hoogste leeftijdscategorie) Acties Totale prijs Verwijder bonknop (prullenbak), wanneer de hele bon verwijderd moet worden. Knop voor invoeren kortingscode (bliksem). 9

11 Menu Groene helft: Retour: wanneer u een artikel retour wilt boeken klikt u op deze knop. Verwijder regel: met deze knop verwijdert u de geselecteerde regel (artikel) op de bon. Bonkorting: met deze knop geeft u korting op de gehele bon. Hier zijn wel rechten voor vereist (die vanuit het portaal aan een gebruiker verleend kunnen worden). U kunt kiezen uit drie kortingsopties: 1. Percentage 2. Van/Voor 3. Bedrag Artikel korting: met deze knop geeft u korting op een bepaald artikel op de bon. Hier zijn rechten voor vereist. U kunt kiezen uit drie kortingsopties: 1. Percentage 2. Van/Voor 3. Bedrag Klantgegevens: met deze knop zoekt u de gegevens van een klant bij een order. Wanneer u een nieuwe klant moet invoeren, kan ook dat via deze functie. Hier voert u de volgende gegevens in: 1. Naam 2. Adres 3. Postcode 4. Woonplaats 5. Telefoonnummer 6. adres U hoeft niet alle gegevens in te voeren. In het portaal selecteert u welke verplicht ingevuld moeten worden en welke niet. 10

12 Afhaaltijd: met deze knop kunt u invoeren wanneer de order wordt opgehaald. U selecteert de dag en daarna de tijd. U ziet de gegevens vervolgens in het bonscherm verschijnen. Witte helft: Lade openen: met deze knop opent u de lade. Laatste bon nogmaals printen: met deze knop print u de bon van de laatste order nogmaals uit. Acties uit!: met deze knop zet u alle acties voor de actuele bon uit. Toetsenbord: hiermee opent u een schermtoetsenbord in het programma. Order Opslaan: met deze knop kunt u de order opslaan. Order opvragen: met deze knop kunt u de opgeslagen orders weer opvragen door het nummer in te voeren en vervolgens op deze knop te klikken. Numeriek toetsenbord Dit is een multifunctioneel invoerveld. Een artikel aan de bon toevoegen op artikelnummerinvoer. U voert dan het nummer in en klikt op OK. Het aantal van het geselecteerde artikel ingeven. U voert het aantal in en drukt vervolgens op: 1. op +, om het ingevoerde aantal bij de geselecteerde regel op te tellen. 2. op, om het ingevoerde aantal van de geselecteerde regel af te trekken. 3. op x, om het ingevoerde aantal als totaal van de geselecteerde regel te gebruiken. U voert een bedrag in centen (zonder komma) in, selecteert vervolgens een betaalwijze, om dit bedrag volgens deze wijze af te rekenen. 11

13 Categorieën De categorieën hebben de naam en kleur die u in het portaal heeft toegewezen. Als u een categorie selecteert, openen in het veld eronder de artikelen in die categorie. Artikelen Onderaan ziet u de artikelen die in de op dat moment geselecteerde categorie behoren. Als u deze aanklikt voegt u deze toe in het bonscherm en dus aan een order. In het portaal kunt u instellen hoeveel artikelen er per rij en per regel worden weergegeven. 12

14 Modern Dit tweede type ziet er bij eerste oogopslag als volgt uit: Links boven ziet u de bon. Links onder ziet u het numerieke toetsenbord. In het midden ziet u de artikelen per geselecteerde categorie. Onderaan ziet u een tweekleurig menu. Rechts ziet u de categorieën. Buiten een verschil in layout zit er geen wezenlijk verschil tussen de modus Classic en Modern. 13

15 NoTouch Dit derde type ziet er bij eerste oogopslag als volgt uit: Links ziet u de bon. In het midden ziet u een tweekleurig menu. Rechts ziet u het numerieke toetsenbord. Het wezenlijke verschil tussen deze modus en de andere twee, is dat bij deze het artikelenoverzicht ontbreekt. U voert in NoTouch modus de PLUnummers direct in. 14

16 Afhaalterminal U selecteert de afhaalterminal wanneer iemand een order die in de voorverkoop geplaatst is komt ophalen. Hier staan alle orders per afhaalmoment. Via de afhaalterminal kunt u de order afrekenen en afronden. De afhaalterminal ziet er als volgt uit: Linksboven de drie verkoopdagen. Links in het midden een menu met 4 functies. Links onder een numeriek toetsenbord Menu De afhaalterminal heeft een menu met vier functies. Terug, met deze functie gaat u terug naar de beginweergave, wanneer u een afhaaldag en/of tijd geselecteerd heeft, waarvan de orders weergegeven worden. Annuleren, met deze functie gaat u terug naar het het afrekenscherm. Afsluiten, met deze functie gaat u terug naar het het afrekenscherm. Keyboard, met deze functie opent het schermtoetsenbord voor touchscreenkassa s, waar geen toetsenbord op aangesloten is. Order ophalen Er zijn vier verschillende manieren om een order op te zoeken in de afhaalterminal: Barcode scannen Zoeken via afhaaldag en moment Nummer invoeren Zoeken op klantgegevens 15

17 Barcode scannen Als u een scanner heeft, kunt u een order opzoeken door de barcode op de bon te scannen. De order wordt dan rechts in het scherm weergegeven. Zoeken via afhaaldag en moment U kunt een order opzoeken: 1. Klik links boven op de betreffende dag. 2. Klik op de juiste afhaaltijd in de serie die nu weergegeven wordt. Nu worden alle orders die op dat afhaalmoment opgehaald worden weergegeven. 3. Klik op de order die op dat moment door de klant afgehaald wordt. De orders worden weergegeven met het ordernummer. De order wordt nu rechts in het scherm weergegeven. Nummer invoeren 1. Voer het ordernummer in door middel van het numerieke toetsenbord. De order wordt nu rechts in het scherm weergegeven. Zoeken op klantgegevens Door middel van het toetsenbord kunt u ook zoeken op alle bekende klantgegevens. 1. Voer met het toetsenbord de naam (of een ander bekend gegeven) van de klant in. Nu worden alle zoekresultaten met dat gegeven getoond. 2. Selecteer de juiste order. De order wordt nu rechts in het scherm weergegeven. 16

18 Uitloggen U logt in het afrekenscherm uit. Rechts bovenin vindt u de knop Uitloggen en Afsluiten. Instellingen De kassa instellingen stelt u in in het portaal. De kassa instellingen vindt u als volgt: 1. Ga rechtsboven in het scherm naar Instellingen. 2. Selecteer de optie Apparaten. U vindt hier het overzicht van alle toegevoegde apparaten. Wanneer het apparaat is aangemeld in het systeem als een kassa, ziet u achter de kassa twee pictogrammen: Kassa instellingen Wijzigen naam en apparaat type 3. Klik op het linker pictogram om de kassainstellingen te beheren. Let op: U dient de kassa eerst een keer op te starten om de kassa in te stellen bij de kassa instellingen. 17

19 Printerfonts Onder dit tabblad kunt u het lettertype en de lettergrootte instellen voor de bonkop. Afhankelijk van u type printer past u of de bonprinter of de A4printer aan. 18

20 Bonprinter De bonprinter print de klantenbon. U kunt een thermische bonprinter of A4printer aansluiten. Wanneer u de bonprinter op de computer heeft geïnstalleerd, kunt u de juiste bonprinter in VuurwerkPOS selecteren. Type: selecteer het type printer driver. OPOS of Windows Printer Driver. Papiermaat: Bon of A4 Bonprinter naam: welke printer wilt u instellen als de bonprinter? Kies uit deze mogelijkheden als u een Windows Printer Driver heeft, OPOS naam: met welke naam staat de bonprinter in uw computer? Voer deze in als u een OPOSprinter heeft. Altijd bon printen: als u automatisch bij afsluiten van de bon de klantenbon wilt printen, selecteert u Ja. Print twee keer: als u twee bonnen wilt afdrukken, selecteert u Ja. Voettekst: voer hier de afsluitende bontekst in. (bijv. Bedankt voor uw bezoek en graag tot ziens.) 19

21 Pakbonprinter losse verkoop De pakbonprinter losse verkoop print de lijst voor het bijeenrapen van een order. U kunt een thermische printer of een A4printer aansluiten. Wanneer u de pakbonprinter op de computer heeft geïnstalleerd, kunt u de juiste pakbonprinter in VuurwerkPOS selecteren. Type: selecteer het type printer driver. OPOS of Windows Printer Driver Papiermaat: Bon of A4. Pakbonprinter: welke printer wilt u instellen als de bonprinter? Kies uit deze mogelijkheden als u een Windows Printer Driver heeft, OPOS naam: met welke naam staat de bonprinter in uw computer? Voer deze in als u een OPOSprinter heeft. Pakbon printen: als u een pakbon wilt printen bij een order, selecteer Ja. Artikel sorteerwijze: u kunt een pakbon naar eigen wens sorteren op PLUnummer, of Schaplocatie. Linker marge: hiermee stelt u de uitlijning in van de tekst ten opzichte van het papier. Toon kortingen: als u kortingen niet wil tonen op uw pakbonnen kunt u dit uitschakelen met deze functie. Gebruik beide printers: wanneer u tegelijk een klantenbon en pakbon wilt printen bij het afronden van een bestelling, zet u deze functie op Ja. 20

22 Pakbonprinter voorbestellingen De pakbonprinter voorbestellingen print de lijst voor het bijeenrapen van een order, specifiek de orders die geplaatst zijn tijdens de losse verkoop. U kunt een thermische printer of een A4printer aansluiten. Wanneer u de pakbonprinter op de computer heeft geïnstalleerd, kunt u de juiste pakbonprinter in VuurwerkPOS selecteren. Type: selecteer het type printer driver. OPOS of Windows Printer Driver. Papiermaat: Bon of A4 Afhaalprinter: welke printer wilt u instellen als de afhaalprinter? Kies hier een printer als u een Windows Printer Driver gebruikt. OPOS naam: met welke naam staat de afhaalprinter in uw computer? Voer in als u een OPOSprinter heeft. Pakbon direct printen: wanneer u de pakbon direct wilt printen, zet u deze functie op Ja, wanneer u dit commando zelf wilt geven op Nee. Artikel sorteerwijze: u kunt een pakbon naar eigen wens sorteren op PLUnummer, of schaplocatie. Als u niet zeker weet wat voor printer u gebruikt, volg dan de stappen zoals beschreven in de veelgestelde vragen. 21

23 Hoofdscherm Artikel selectie type: hier kunt u de weergave van uw artikelen selecteren: per categorie, met vermelding van naam en prijs, of met alleen vermelding van het PLUnummer. Hierbij kan het zo zijn dat niet alle PLU's op één pagina passen: in dat geval kunt u de langwerpige knop met de + gebruiken om naar een volgend scherm te scrollen. Verplicht afhaalmoment: met deze functie stelt u op de kassa in of deze wel of niet begint in voorverkoopstand. Automatisch afhaalmoment selecteren: als u niet wilt dat uw klanten hun afhaalmoment zelf in kunnen vullen, wijst deze functie het eerstvolgende vrije afhaalmoment toe aan de klant. Klantenscherm: het klantenscherm is het extra scherm waarop de klant kan meekijken met het invoeren van de order. Wanneer u een klantenscherm heeft, zet u de functie op Ja. 22

24 Instellingen Klantgegevens U kunt de klantgegevens van uw klanten opslaan in het systeem. U kunt dit ook verplicht stellen (bijv. voor de voorverkoop). Zo kan een bon niet afgesloten worden zonder dat de klantgegevens zijn ingevoerd. Klant verplicht: wilt u één of meerdere klantgegevens verplichten, selecteer dan hier Ja. Wanneer hier nee is geselecteerd, neemt dit veld voorrang boven andere velden en zal er dus niets verplicht zijn. Kies in de andere velden Ja of Nee om ze al dan niet verplicht te stellen, 23

25 Voorraad U kunt de voorraad per artikel weergeven op de artikelknop in de kassa. Voorraad tonen: Selecteer Ja of Nee. Voorraad periodiek vernieuwen: als u de voorraad wilt bijwerken op een door u ingestelde tijd, selecteer Ja. Vernieuw per x seconden: voer de tijd in waarop u de voorraad wilt bijwerken. Voorraad vereist: als u een artikel wilt blokkeren wanneer de voorraad op is, selecteer Ja. Voorraad reserveren: als u de artikelen op een order wilt reserveren tijdens het aanmaken van de order, selecteer Ja. 24

26 Afhaalterminal De afhaalterminal selecteert u wanneer iemand een order die in de voorverkoop geplaatst is, komt ophalen. Hier staan alle orders per afhaalmoment. Via de afhaalterminal kunt u de order afrekenen en afronden. Standaard actie: wanneer u bij het afhalen en handelen van een order een standaardactie als Print Pakbon, Afgehaald of Print en afgehaald wilt uitvoeren, selecteert u de juiste actie. 25

27 Pin Aansluiting: selecteer op welke wijze het pinapparaat gekoppeld is, serieel of via het netwerk. Compoort: selecteer de juiste compoort waar het pinapparaat op aangesloten is Netwerkadres: voer het netwerkadres in, wanneer het pinapparaat via het netwerk is aangesloten. 26

28 Kassalade Kassalade aanwezig: selecteer ja of nee. Aansluiting: selecteer de juiste aansluiting van uw kassalade. COMpoort: als u gebruik maakt van een seriële kassalade, selecteer de juiste compoort waarop deze is aangesloten. OPOS naam: als u gebruik maakt van een OPOSkassalade, voer de naam van de kassalade in. Als u niet zeker weet wat voor kassalade u gebruikt, controleer dit dan zoals beschreven in de veelgestelde vragen. 27

29 Overige informatie Veelgestelde vragen Waar beheer ik de kassainstellingen? De kassainstellingen kunt u instellen in het portaal. De kassainstellingen vindt u als volgt: 1. Ga rechtsboven in het scherm naar Instellingen. 2. Selecteer de optie Apparaten. U vindt hier het overzicht van alle toegevoegde apparaten. Wanneer het apparaat is aangemeld in het systeem als een kassa, ziet u achter de kassa twee pictogrammen: Kassa instellingen Wijzigen naam en apparaattype 3. Klik op het linker pictogram om de kassainstellingen te beheren. Let op: U dient de kassa eerst een keer op te starten om de kassa in te stellen bij de kassainstellingen. Hoe stel ik de printers in? De printers stelt u in bij de kassainstellingen. De kassainstellingen vindt u als volgt: 1. Ga rechtsboven in het scherm naar Instellingen. 2. Selecteer de optie Apparaten. U vindt hier het overzicht van alle toegevoegde apparaten. Wanneer het apparaat is aangemeld in het systeem als een kassa, ziet u achter de kassa twee pictogrammen: Kassa instellingen Wijzigen naam en apparaat type 3. Klik op het bovenstaande pictogram om de kassainstellingen te beheren. Let op: U dient de kassa eerst een keer op te starten om de kassa in te stellen bij de de kassainstellingen. Het systeem kent 3 verschillende, instelbare printers: De bonprinter De pakbonprinter losse verkoop De pakbonprinter voorbestellingen Klik op het tabblad van de printer die u in wilt stellen. Hoe weet ik of ik een OPOS of een Windows Printer Driver heb? 1. Klik linksonder in uw scherm op het start menu. 2. Klik op Apparaten en Printers Als de printer in het overzicht staat, heeft u een Windows Printer Driver. Als de printer er niet bij staat heeft u een OPOS printer (of de printer is niet of niet juist geïnstalleerd). Hoe weet ik welk kassalade type ik gebruik? Serieel: als er een extra kastje tussen uw kassalade en computer zit, maakt u gebruik van een seriële kassalade. Allesinéén: als u een in 2011 door VuurwerkPOS geleverde allesinéén kassa heeft, heeft u ook een allesinéén kassalade. OPOS: als de kassalade via uw bonprinter is aangesloten, maakt u gebruik van een OPOSkassalade. Hoe wissel ik tussen voorverkoop en losse verkoop? Dit kunt u selecteren in de menubalk boven in het kassascherm. Door op de knop Voorbestelling of Losse verkoop te klikken, wordt een order ingeboekt als de gewenste status. 28

30 Hoe kan ik mijn voorraad zien op de kassa? De voorraad van een artikel kan in de kassa weergegeven worden op de artikelknop. Dit kunt u instellen bij de kassa instellingen onder het tabblad Voorraad. 1. Stel de functie Voorraad tonen in op Ja. Nu wordt de voorraad weergegeven op de artikelknop. Hoe kan ik zien of een afhaalblok vol is? U kunt in de kassa zien dat een afhaalblok vol is, doordat het blok niet meer beschikbaar is. Hoe kan ik een bon retour nemen? Een bon kunt u alleen retourneren in het portaal. Om een bon retour nemen: 1. Selecteer de order/bon door te klikken op het pictogram met het oog. 2. Klik rechts bovenin het scherm op de knop Retour. 3. Bevestig het retour nemen van de bon nogmaals. De bon is nu geretourneerd. Hoe kan ik een artikel retour nemen? Om een artikel retour te nemen, dient u een nieuwe bon aan te maken in de kassa. U neemt de artikel als volgt retour: 1. Voeg het artikel toe aan een nieuwe bon. 2. Klik op de knop Retour in het blauwe menu. 3. Vul eventueel de bon aan, rond anders de bon af. Het artikel is nu geretourneerd. Hoe print ik de laatste bon nogmaals? U kunt de laatst aangemaakte bon nogmaals printen, door op de knop met het Bonnetje te klikken. 29

31 Contactgegevens Support Als u er aan de hand van de handleiding en/of de veelgestelde vragen nog niet uitkomt, of andere vragen heeft, kunt u op de volgende manieren contact opnemen met de supportafdeling van VuurwerkPOS: Mail: support@vuurwerkpos.nl. U kunt de status van uw vraag volgen, door middel van het ticketsysteem waar mee gewerkt wordt. Telefoon: