LMBS retail code

Transcriptie

1 LMBS retail code

2 1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave Inleiding Doel Doelgroep Aanpassing van LMBS retail code Integriteit Belangenverstrengeling Vertrouwelijkheid van informatie en bescherming eigendommen Bescherming eigendommen Giften Criminaliteit Niet getolereerd gedrag Gemeenschappelijk belang Veiligheid en gezondheid In rekening brengen van werkzaamheden Concurrentie Vakbekwaamheid Hoge kwaliteit van dienstverlening nastreven Kennis en kennisontwikkeling Stichting VastgoedCert Transparantie Marketing en communicatie Openheid van zaken Duidelijke opdrachtformulering Media-uitingen Verantwoordelijkheid Naleving van wet- en regelgeving (RICS / PTA / WWFT) Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS) Platform Taxateurs en Accountants (PTA) en commissie best practises Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme (WWFT) Toezeggingen en afspraken nakomen Risico s en uitgangspunten Verantwoordelijk nemen Beroepsaansprakelijkheidsverzekering Duurzaamheid Nevenactiviteiten en persoonlijke belangen Maatschappelijk belang Klachtenprocedure Mondelinge klachtmelding Schriftelijke klachtmelding Erkenning klachtmelding Intern onderzoek klachtmelding LMBS retail code 1/16

3 8 Naleving Medewerkers Derden Nadere informatie / contactpersonen LMBS retail code 2/16

4 2 Inleiding 2.1 Doel Het is voor LMBS retail B.V., hierna te noemen LMBS, essentieel om haar goede naam op het gebied van integriteit, vakbekwaamheid, transparantie en verantwoordelijkheid in stand te houden, uit te dragen en daar waar mogelijk continu te verbeteren. Haar goede naam dankt LMBS mede doordat er gewerkt wordt volgens bepaalde normen en waarden binnen het bedrijf.. de LMBS retail code. Hierdoor is LMBS in staat haar missie te verwezenlijken: - als specialistische winkelvastgoedadviseur, - met passie en doortastendheid, - integer, vakbekwaam, transparant en verantwoordelijk, - in goede samenwerking met alle betrokken partijen, - bouwen aan duurzame relaties, - met behulp van innovatieve maatwerk diensten, - om zo de beste resultaten voor onze opdrachtgevers te bereiken, - in samenhang met een solide bedrijfseconomische groei van ons bedrijf. Met de publicatie van deze LMBS retail code is het voor een ieder zichtbaar wat de normen en waarden zijn waaraan LMBS zich houdt, die ze uitdraagt, waarmee ze zich onderscheid en waarmee ze geassocieerd wil worden in het streven naar het behalen van de LMBS retail missie. De LMBS retail code komt bovendien overeen met de voorwaarden uit het LMBS personeelshandboek. 2.2 Doelgroep De directie, alle werknemers en alle namens LMBS werkende personen en bedrijven onderschrijven de LMBS retail code en volgen deze naar eer en geweten na. Met LMBS wordt in dit document tevens bedoeld haar directie, haar medewerkers of de namens LMBS werkende personen en bedrijven. LMBS verwacht tevens dat haar relaties de fundamentele waarden in deze gedragsregels respecteren en daar waar mogelijk eveneens naleven. 2.3 Aanpassing van LMBS retail code Maatschappelijke opvattingen over integer gedrag kunnen in tijd wijzigen. LMBS behoudt zich het recht voor om de LMBS retail code te wijzigen mocht hiertoe aanleiding zijn. LMBS streeft ernaar om steeds de meest recente versie op haar website te openbaren. LMBS retail code 3/16

5 3 Integriteit eigenschap dat je eerlijk en betrouwbaar bent Betrouwbaar, consistent handelen in het openbaar belang, het belang van LMBS retail en haar relaties. 3.1 Belangenverstrengeling Het beleid van LMBS is om belangenverstrengeling te voorkomen en daar waar een potentiele belangenverstrengeling kan ontstaan of ontstaat aan alle betrokken partijen duidelijk maken dat van een belangenverstrengeling sprake is of kan worden. In goed overleg tussen alle betrokken partijen zoekt LMBS hiervoor onmiddellijk een oplossing, die voor alle betrokken partijen acceptabel is. Escalatie van een eventuele belangenverstrengeling dient daarbij voorkomen te worden. Om een belangenverstrengeling te voorkomen zal LMBS: - geen opdracht met betrekking tot een onroerende zaak aanvaarden indien er reeds een opdracht van een andere opdrachtgever is en dit een belangenverstrengeling veroorzaakt; - de belangen van de opdrachtgever bevorderen en beschermen, steeds met respect voor de belangen van alle overige betrokken partijen; - geen direct of indirect eigendom hebben in onroerend goed, tenzij dit dient tot huisvesting of belegging; - niet direct of indirect handelen in of ontwikkelen van onroerend goed; - geen opdracht en/of honorarium accepteren van meer dan één opdrachtgever per dossier, tenzij hiervoor zwaarwegende belangen zijn en dit uitdrukkelijk met instemming van alle betrokken partijen vooraf is besproken en goedgekeurd; - zelf een keuze maken voor een oplossing indien de overige betrokken partijen geen keuze kunnen of willen maken. 3.2 Vertrouwelijkheid van informatie en bescherming eigendommen Alle verkregen informatie wordt met de nodige vertrouwelijkheid behandeld en niet zonder toestemming van de informatiegever gedeeld met derden. Dit geldt ook voor ex-werknemers van LMBS. Informatie wordt zonder uitdrukkelijke toestemming van de informatiegever niet gebruikt voor commerciële doeleinden. LMBS behoudt zich het recht voor om verkregen informatie te anonimiseren voor gebruik in commerciële doeleinden. Alle informatie die LMBS beheert mag niet door de medewerkers van LMBS voor andere dan zakelijke doeleinden in het belang van LMBS worden gebruikt. LMBS retail code 4/16

6 3.3 Bescherming eigendommen LMBS heeft voorzorgsmaatregelen getroffen zodat alle fysieke en intellectuele eigendommen en (vertrouwelijke) gegevens van het bedrijf strikt voor zakelijk intern gebruik blijven. Tevens worden hierover met alle werknemers, directieleden en de namens LMBS werkende personen en bedrijven duidelijke afspraken gemaakt. LMBS treedt streng op tegen misbruik en gaat er vanuit dat een ieder die kennis heeft van misbruik of voorhanden misbruik zich meldt bij één van de contactpersonen genoemd onder hoofdstuk Giften LMBS zal geen geschenken, gastvrijheid, diensten of kortingen aanbieden of aanvaarden die kunnen duiden op een ongepaste verplichting, bij wet verboden zijn, een ongepast karakter hebben of een meer dan geringe waarde vertegenwoordigen of kunnen leiden tot een afhankelijkheid van die gever. LMBS is een kleinschalig, betrokken en persoonlijk kantoor. LMBS behoudt zich derhalve wel het recht voor om kerst-, verjaardag-, geboorte, en promotiegeschenken, lunches en diners van beperkte geldelijke omvang te ontvangen of te geven aan relaties. Er wordt daarbij rekening gehouden met de gedragsregels ten aanzien van geschenken die gelden voor onze relaties. 3.5 Criminaliteit LMBS zal situaties van diefstal en fraude, die met LMBS retail verband houden onderzoeken, rapporteren en daar waar gewenst gerechtelijk doen vervolgen. Met relaties van wie het LMBS bekend is dat zij in verband kunnen worden gebracht met criminele activiteiten worden geen zaken gedaan. LMBS retail werkt niet mee aan kartelvorming, omkoping, witwaspraktijken of criminele transacties en accepteert geen kasgeldbetalingen bij het doen van vastgoedtransacties. 3.6 Niet getolereerd gedrag LMBS staat discriminatie wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of op welke grond dan ook, niet toe. Dit geldt eveneens voor iedere vorm van grof taalgebruik, intimidatie, aanstootgevend gedrag of mishandeling. Er wordt verwacht dat LMBS en haar relaties respectvol met elkaar omgaan. LMBS retail code 5/16

7 3.7 Gemeenschappelijk belang LMBS stelt gemeenschappelijk belang boven individueel belang. 3.8 Veiligheid en gezondheid LMBS biedt haar medewerkers en relaties een veilige kantooromgeving en zal zich inspannen om deze werkomgeving veilig te houden. Van medewerkers en relaties wordt verwacht dat zij deze veilige werkomgeving niet in gevaar brengen en dat zij geen onnodige risico s hoeven nemen die hun veiligheid in gevaar brengen. LMBS stimuleert haar medewerkers om gezond te leven. 3.9 In rekening brengen van werkzaamheden LMBS retail brengt geen werkzaamheden aan relaties in rekening indien er vooraf geen overeenstemming over de inhoud van de werkzaamheden en de hoogte van de vergoeding Concurrentie LMBS is voorstander van marktwerking waarbij meerdere unieke marktpartijen op basis van gelijke voorwaarden, kans kunnen maken op een te vergeven opdracht. LMBS onthoudt zich van activiteiten die concurrentievoordeel in de hand werken. LMBS retail code 6/16

8 4 Vakbekwaamheid de mate waarin iemand goed is in zijn vak 4.1 Hoge kwaliteit van dienstverlening nastreven LMBS streeft er naar kwalitatief hoogstaande innovatieve maatwerk diensten te leveren aan onze relaties waarbij het behalen van het afgesproken resultaat voorop staat. 4.2 Kennis en kennisontwikkeling LMBS beschikt over diverse medewerkers met jarenlange specialistische winkelvastgoedkennis alsmede voor daaraan verwante raakvlakken zoals (boven)woningen, horeca, commerciële ruimten, nabij gelegen kantoren en parkeergarages. Per opdracht wordt gekeken naar de meest geschikte medewerker, die in staat is om verstrekte opdracht succesvol af te ronden. In het geval er geen of niet voldoende kennis van zaken aanwezig is voor een bepaalde opdracht dan melden zij dit bij onze opdrachtgever. LMBS aanvaardt geen opdrachten waar zij onvoldoende kennis van zaken over heeft. LMBS zorgt ervoor dat haar medewerkers steeds over de noodzakelijke kennis, vaardigheden en (hulp)middelen beschikken om opdrachten binnen de afgesproken tijd en met het overeengekomen mandaat af te ronden. Alle medewerkers van LMBS worden gestimuleerd in een actieve deelname van: - vastgoed cursussen, opleidingen, seminars en recepties; - lidmaatschap van diverse winkelvastgoed gerelateerde organisaties; - volgen van RICS, RT (her)examens. 4.3 Stichting VastgoedCert Om sinds het vervallen van de wettelijke beëdigingsplicht, de kwaliteit van makelaars en taxateurs onroerende zaken te kunnen blijven waarborgen, is in 2004 de Stichting VastgoedCert opgericht. Dit is een branchebreed platform dat gecertificeerde makelaars en taxateurs in onroerende zaken registreert op basis van hun vakbekwaamheid. In 2011 is in het register Bedrijfsmatig Vastgoed het deelregister Special Valuations (sv) opgenomen. Dit taxatieregister is in het bijzonder bedoeld voor deskundigen die taxeren op basis van (inter-) nationale (taxatie-) richtlijnen zoals IFRS, IVS, Red Book (RICS), ROZ/IPD en/of Aedex. Dit kan het geval zijn voor waardebepalingen t.b.v. jaarrekeningen, prospectussen, financieringen, arbitrage, advies. LMBS retail code 7/16

9 Deze taxaties kunnen betrekking hebben op de volgende typen vastgoed, voor zover taxatie hiervan op basis van de genoemde richtlijnen noodzakelijk is: - grootschalig en internationaal corporate vastgoed; - grootschalig/institutioneel beleggingsvastgoed; - ontwikkelingsvastgoed; - exploitatie gebonden vastgoed (hotels, leisure, maatschappelijk vastgoed en zorginstellingen, parkeergarages). De kennis van gecertificeerden blijft actueel door het verplicht volgen van actuele cursussen waarmee een 5-jarige hercertificering eis gehaald kan worden. Het vastgoedcert keurmerk is voor onze relaties een aanduiding dat ze op deskundigheid en vakbekwaamheid kunnen vertrouwen. LMBS streeft er naar om alle voor haar werkende makelaars persoonlijk te registeren bij VastgoedCert bij het deelregister RT (Register Taxateur) alsmede het deelregister (RTsv) Register Taxateur special valuations. Op de website van LMBS is op te zoeken wie persoonlijk geregistreerd is bij het desbetreffende deelregister van Stichting VastgoedCert. LMBS retail code 8/16

10 5 Transparantie het begrijpelijk en duidelijk zijn 5.1 Marketing en communicatie LMBS streeft er naar om in haar marketing- en communicatie uitingen: - eerlijke en duidelijke voorwaarden te hanteren bij overeenkomsten; - onjuiste beeldvorming over personen, rechten of zaken te voorkomen; - contact met opdrachtgevers eerlijk, duidelijk, tijdig, frequent en transparant te laten verlopen; - informatie eerlijk, oprecht en waarheidsgetrouw weer te geven, daar waar mogelijk in duidelijke Nederlandse taal; - informatie over een klachtenprocedure openbaar te maken; - transparantie te vergroten door het doen van lezingen en publicaties. 5.2 Openheid van zaken LMBS houdt bewust geen relevante informatie achter voor opdrachtgevers. LMBS zal binnen de grenzen van de vertrouwelijkheid van informatie altijd streven naar volledige openheid van zaken. In het geval hieruit een belangenverstrengeling kan ontstaan prevaleert het voorkomen van een belangenverstrengeling boven openheid van zaken. 5.3 Duidelijke opdrachtformulering LMBS streeft er naar om, voordat er werkzaamheden worden verricht, een heldere en begrijpelijke opdrachtformulering aan opdrachtgever te sturen waarin in ieder geval de volgende onderdelen vermeld zijn: - de tenaamstelling van opdrachtgever; - de door LMBS te verrichten werkzaamheden; - het te verwachten resultaat van deze werkzaamheden; - de voorwaarden waartegen deze werkzaamheden worden uitgevoerd; - het honorarium waartegen deze werkzaamheden worden uitgevoerd. 5.4 Media-uitingen Media-uitingen over LMBS of over projecten van haar opdrachtgevers worden gedaan door de directie van LMBS en niet door haar medewerkers. LMBS retail code 9/16

11 6 Verantwoordelijkheid met de verplichting zich te verantwoorden 6.1 Naleving van wet- en regelgeving (RICS / PTA / WWFT) LMBS voert geen opdrachten uit die verboden zijn op grond van wet- en regelgeving Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS) LMBS is een zogenaamde RICS regulated firm en streeft er naar alle voor haar werkende makelaars persoonlijk RICS gecertificeerd te krijgen. Op de website van LMBS is op te zoeken wie persoonlijk RICS lid is. Hiermee committeert LMBS zich als bedrijf aan de hoogst haalbare kwaliteit- en integriteitseisen in de sector, zoals is vastgelegd in de RICS Internationale standaarden voor makelaars en bemiddelaars in vastgoed Platform Taxateurs en Accountants (PTA) en commissie best practises Het Platform Taxateurs en Accountants is in 2012 op initiatief van de NBA met medewerking van Vastgoedcert opgericht. Doelstelling van het platform is het bundelen van kennis en inzichten van beide beroepsgroepen om te werken aan meer transparantie bij de waardering van vastgoed. Om de taxateurs handvatten te geven hoe in de praktijk om te gaan met deze aanbevelingen, is een commissie Best Practice opgericht LMBS committeert zich aan de aanbevelingen van deze commissie en onderschrijft daarmee tevens de praktische uitwerkingen van de PTA Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme (WWFT) LMBS retail is zich bewust van hetgeen is beschreven in de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme. LMBS committeert zich aan de door de belastingdienst opgestelde leidraad WWFT richtlijnen voor makelaars. 6.2 Toezeggingen en afspraken nakomen Toezeggingen en afspraken met relaties worden door LMBS nagekomen. In het geval hiervan bij hoge uitzondering door onvoorziene of veranderende omstandigheden wordt afgeweken wordt dit direct en met deze onvoorziene of veranderende omstandigheden gemeld aan de relatie die het betreft. LMBS retail code 10/16

12 6.3 Risico s en uitgangspunten LMBS retail streeft er naar in al hun opdrachten risico s in kaart te brengen en te benoemen en zich te baseren op objectieve en haalbare uitgangspunten altijd in relatie tot het zakelijk belang van onze opdrachtgever. 6.4 Verantwoordelijk nemen LMBS zal, indien van toepassing, verantwoordelijkheid nemen voor eigen handelen en derden niet de schuld of verantwoording geven indien er zaken verkeerd gaan. 6.5 Beroepsaansprakelijkheidsverzekering. LMBS heeft een beroepsaansprakelijkheid verzekering afgesloten. De aansprakelijkheid van LMBS beperkt zich maximaal tot het bedrag dat door de beroepsaansprakelijkheid verzekering wordt uitgekeerd, zijnde maximaal EUR ,00 per aanspraak per verzekeringsjaar. 6.6 Duurzaamheid LMBS tracht met inachtname van alle regelgeving op milieugebied het milieu zo veel mogelijk te ontlasten en duurzaam te opereren. 6.7 Nevenactiviteiten en persoonlijke belangen Medewerkers mogen zonder toestemming van de directie van LMBS: - geen arbeid in loondienst voor derden verrichten, zaken voor eigen rekening doen of als agent voor derden optreden; - geen functies aanvaarden of werkzaamheden verrichten buiten de onderneming van LMBS, overeenkomen met de activiteiten van LMBS; - geen openbare, politieke en maatschappelijke functies uitoefenen anders dan op persoonlijke titel. Tevens dienen eventuele belangenconflicten met LMBS te allen tijde dienen te worden voorkomen; - geen zakelijke kansen doorschuiven naar een persoonlijke situatie. LMBS retail code 11/16

13 6.8 Maatschappelijk belang LMBS zal haar zakelijke afwegingen altijd nemen met respect voor de belangen van alle betrokken partijen alsmede het maatschappij belang. LMBS retail code 12/16

14 7 Klachtenprocedure LMBS hecht er grote waarde aan om klachten te voorkomen en tracht haar werkwijze zo in te richten dat klachten worden voorkomen. Mocht er onverhoopt toch een klacht worden ingediend door iemand dan verzoekt LMBS de indiener van de klacht vriendelijk om onderstaande klachtenprocedure te volgen. 7.1 Mondelinge klachtmelding Een klacht dient altijd als eerste door klager mondeling aan de betreffende LMBS medewerker kenbaar gemaakt te zijn, zodat de LMBS medewerker in overleg met de klager een passende oplossing kan bewerkstelligen. Deze oplossing dient uiterlijk binnen 2 werkdagen door de LMBS medewerker worden aangereikt. 7.2 Schriftelijke klachtmelding Blijft deze oplossing uit of is de klager niet akkoord met de voorgestelde oplossing van de LMBS medewerker dan dient klager schriftelijk (per of brief) een formele klacht in te dienen gericht aan één van de contactpersonen genoemd in hoofdstuk 9. Deze formele klacht dient in ieder geval aan de volgende eisen te voldoen: - datum klacht; - naw gegevens klager; - naam beklaagde medewerker LMBS; - klachtomschrijving. 7.3 Erkenning klachtmelding Één van de contactpersonen van LMBS zal uiterlijk binnen 3 werkdagen na ontvangst van de melding van klager schriftelijk een bevestiging geven van de ontvangen klacht en deze klacht registreren met een klachtnummer. 7.4 Intern onderzoek klachtmelding De directie van LMBS verstrekt uiterlijk binnen 20 werkdagen een officiële schriftelijke verklaring aan klager, met daarin een passende oplossing voor de klacht al dan niet in de vorm van een eventuele schikking, mocht deze aangeboden worden. Indien van toepassing zal deze verklaring tevens duidelijk maken hoe de claim bij de schadevergoedingsregeling van LMBS ingediend dient te worden en binnen welke termijn. In ieder geval zal de directie van LMBS duidelijk LMBS retail code 13/16

15 maken dat de klager het recht heeft om een externe klachtenprocedure op te starten indien hij de officiële schriftelijke verklaring van LMBS niet accepteert. Nadere bijzonderheden over de externe klachtenprocedure worden eveneens in de schriftelijke verklaring uiteengezet. LMBS retail code 14/16

16 8 Naleving 8.1 Medewerkers De directie, medewerkers, personen of bedrijven die namens LMBS werken zijn op de hoogte van de LMBS retail code en handelen hier dienovereenkomstig na. Schending van de LMBS retail code kan leiden tot disciplinaire maatregelen waaronder beëindiging van het dienst- /samenwerkingsverband. 8.2 Derden Indien er wordt vastgesteld dat er door derden in strijd met de LMBS retail code wordt gehandeld, behoudt LMBS zich het recht voor om de relatie met die derde, desnoods met onmiddellijke ingang te beëindigen. LMBS retail code 15/16

17 9 Nadere informatie / contactpersonen Voor vragen, opmerkingen of nadere informatie: LMBS retail B.V. Herculesplein AA Utrecht Mevrouw E. Schmidt RTsv MRICS RRV eschmidt@lmbs.nl De heer B.J. Mols MSRE RTsv MRICS RRV bmols@lmbs.nl LMBS retail code 16/16