Dynamis Taxaties Nederland. Ondernemingscode Taxaties

Transcriptie

1 Ondernemingscode Taxaties

2 Om onze opdrachtgevers nog beter van dienst te zijn op het gebied van taxaties is Dynamis Taxaties Nederland B.V. (DTN) opgericht voor het initiëren, coördineren en uitvoeren van landelijke taxaties. Door bundeling van de krachten van de Dynamis partners kan elke partner bovendien gebruik maken van de expertise en de netwerken van alle partners gezamenlijk. Wij zijn uw aanspreekpunt voor het taxeren van landelijke vastgoedportefeuilles met regionale kennis, landelijke dekking en uniforme werkwijze. Dynamis Taxaties Nederland B.V. is gevestigd in Utrecht en wordt versterkt door een team circa 100 gecertificeerde taxateurs verspreid over heel Nederland. Dit betekent dat uw taxatie te allen tijde wordt afgegeven door een taxateur die kan bouwen op kennis van zowel de regionale, als de landelijke markt. Dynamis Taxaties Nederland B.V. Orteliuslaan BA Utrecht t info@dynamistaxaties.nl Copyright 2016: Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden gekopieerd en/of verveelvoudigd of in enigerlei andere vorm openbaar gemaakt worden zonder schriftelijke toestemming van de eigenaar Dynamis Taxaties Nederland B.V. 14 januari 2016 Pagina 2 van 13

3 Inhoudsopgave 1. Dynamis Taxaties Nederland Dynamis Dynamis Taxaties Nederland Structuur Doel van de ondernemingscode taxaties Voor wie geldt de ondernemingscode taxaties? Reikwijdte van de ondernemingscode taxaties Ontwikkelingen Integriteit Integer handelen Onafhankelijkheid Privacy Naleving van wet- en regelgeving Diefstal en fraude Declaratie Giften Zaken doen Opdrachtgevers Werkwijze Kennis en kennisontwikkeling Rotatiebeleid Klachtenprocedure Maatschappij, milieu en veiligheid Gezondheid en veiligheid van onze opdrachtgevers en werknemers Duurzaamheid Fira gecertificeerd Naleving Medewerkers Derden Contact januari 2016 Pagina 3 van 13

4 1. Dynamis Taxaties Nederland Dynamis is een samenwerkingsverband van dertien regionale makelaars met 36 vestigingen, verspreid door heel Nederland. Het samenwerkingsverband rust op de volgende fundamenten: - Regionale kennis - Landelijke dekking - Uniforme werkwijze 1.1 Dynamis De Dynamis partners zijn vooraanstaande makelaars en bieden full service dienstverlening aan. De activiteiten bevinden zich op het terrein van zakelijk en particulier onroerend goed, financiële dienstverlening, consultancy, taxaties en research. 1.2 Dynamis Taxaties Nederland Om opdrachtgevers nog beter van dienst te zijn op het gebied van taxaties is Dynamis Taxaties Nederland B.V., in het vervolg aangeduid als Dynamis Taxaties Nederland of DTN, opgericht voor het initiëren, coördineren en uitvoeren van landelijke taxatieopdrachten. DTN is een 100% dochteronderneming van Dynamis. Dynamis Taxaties Nederland is gevestigd in Utrecht en wordt versterkt door een team van meer dan 100 gecertificeerde taxateurs verspreid over 36 vestigingen door heel Nederland. Dit betekent dat taxaties te allen tijde worden afgegeven door een taxateur die kan bouwen op kennis van zowel de regionale als landelijke markt. Onderstaand een organigram, welke de structuur weergeeft van Dynamis en Dynamis Taxaties Nederland. 1.3 Structuur 14 januari 2016 Pagina 4 van 13

5 2. Doel van de ondernemingscode taxaties 2.1 Voor wie geldt de ondernemingscode taxaties? De ondernemingscode taxaties is specifiek geschreven voor Dynamis Taxaties Nederland. Voor Dynamis B.V. is een algemene ondernemingscode geschreven, zie De ondernemingscode taxaties geldt allereerst voor alle medewerkers van Dynamis Taxaties Nederland. Wij streven ernaar deze ondernemingscode taxaties ook te laten gelden voor de taxateurs van onze Dynamis leden. Zij zijn immers mede bepalend voor het gezicht van Dynamis Taxaties Nederland. Wij beschouwen het dan ook als een integraal onderdeel van Dynamis Taxaties Nederland en alle taxateurs binnen Dynamis dat zij deze ondernemingscode taxaties onderschrijven en naleven. Daarnaast is de ondernemingscode taxaties in bepaalde opzichten ook van toepassing op onze leveranciers, collega-taxateurs of makelaars en andere derden met wie wij zaken doen. In sommige gevallen is dat uitdrukkelijk in de tekst vermeld. Indien deze Ondernemingscode niet expliciet betrekking heeft op onze zakelijke partners, verwachten wij van hen dat zij de fundamentele waarden, vastgesteld in deze ondernemingscode taxaties, zullen respecteren. 2.2 Reikwijdte van de ondernemingscode taxaties Deze ondernemingscode taxaties vormt een aanvulling op de ondernemingscode van Dynamis Vastgoedconsultants en Makelaars en alle Business Units. De nadere richtlijnen, (gedrags)regels en procedures conveniëren met de algemene ondernemingscode van Dynamis. In deze ondernemingscode taxaties worden nadere richtlijnen, regels en procedures omtrent taxatiewerkzaamheden omschreven. Op de volgende aspecten wijken wij af van de algemene ondernemingscode van Dynamis: 1. Deze ondernemingscode taxaties is enkel van toepassing op taxatiewerkzaamheden, de algemene ondernemingscode is van toepassing alle diensten van Dynamis, onder andere makelaarsdiensten; 2. Een wezenlijk verschil tussen de functies van een makelaar en taxateur voor eenzelfde object is dat een makelaar doorgaans subjectief handelt en een taxateur objectief handelt. Deze ethische code is van toepassing op taxatiewerkzaamheden, waarbij onafhankelijkheid centraal staat. De insteek verschilt in dat opzicht van de ondernemingscode voor makelaars. 2.3 Ontwikkelingen Omdat wij in een dynamische omgeving werken en leven, willen wij de ondernemingscode taxaties regelmatig toetsen op de huidige regelgeving en deze eventueel aanpassen. Deze ondernemingscode is steeds een weergave van de maatschappelijke ontwikkelingen en onze eigen opvattingen van de rol en positie die onze groep daarin inneemt. 14 januari 2016 Pagina 5 van 13

6 3. Integriteit 3.1 Integer handelen Integriteit neemt een structurele plaats in binnen Dynamis en Dynamis Taxaties Nederland. De aanleiding daarvoor is zowel intrinsiek als van buitenaf ingegeven. Lidmaatschappen van de NRVT, RICS, NVM en VastgoedCert leggen een hoge integriteitstandaard op. Middels de Dynamis Ondernemingscode en daarnaast een integriteittoetsing van nieuwe werknemers en integriteitregels in inkoop- en arbeidsvoorwaarden, is ons integriteitbeleid intrinsiek verankerd. Dit heeft alles te maken met het omgaan met dilemma s en met het maken van keuzes die achteraf te verantwoorden zijn. Onder integer handelen valt onder meer: Belangenverstrengeling voorkomen. Zorgvuldig omgaan met persoonlijke of gevoelige informatie. Gedane toezeggingen en gemaakte afspraken nakomen. Actief informeren over risico s die kunnen ontstaan bij het aanschaffen van een dienst. 3.2 Onafhankelijkheid Wij voeren de taxaties onafhankelijk, integer en niet vooringenomen uit. Op deze manier komen wij tot betrouwbare waardebepalingen. Onafhankelijk zijn in wezen en in schijn is vereist om het de taxateur mogelijk te maken als resultaat van een door hem uitgevoerde opdracht een - voor iedereen - acceptabel oordeel uit te spreken zonder vooringenomenheid, tegengestelde belangen of ondanks de in voorkomende gevallen uitgeoefende druk op ons. Voordat wij een taxatieopdracht accepteren onderzoeken wij of er geen bestaand, potentieel, direct of indirect financieel belang van toepassing is aangaande een cliënt, inclusief afgeleide financiële instrumenten die daarmee rechtstreeks verband houden. Indien een belang een bedreiging vormt voor de onafhankelijkheid zullen wij dit bij de opdrachtgever melden en de opdracht teruggeven. Voorafgaand bij een taxatieopdracht onderzoeken wij of onze organisatie de afgelopen drie jaren betrokken was bij een transactie waarin het taxatieobject een rol speelde. Indien wij wel een rol hebben gespeeld onderzoeken wij in hoeverre dit invloed heeft op de onafhankelijkheid en zullen daaropvolgend de opdracht teruggeven of de betrokkenheid vermelden in het taxatierapport. 3.3 Privacy Wij houden vertrouwelijke informatie voor ons, totdat verplichte wet- en regelgeving, de rechter, arbiter of bindend adviseur ons noodzaakt die informatie prijs te geven. Wij zien het als algemene verplichting om informatie van de opdrachtgever vertrouwelijk te behandelen indien deze informatie verkregen wordt als gevolg van de professionele relatie, en deze informatie niet openbaar is. Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS) 3.4 Naleving van wet- en regelgeving Als lid van de Royal Institution of Chartered Surveyors committeert Dynamis Taxaties Nederland zich aan de hoogst haalbare kwaliteit- en integriteiteisen in de vastgoedsector. Binnen de makelaardij zijn deze eisen vastgelegd in de zogenaamde RICS Real Estate Agency and Brokerage Standards. Dynamis is overigens één van de grondleggers van de Nederlandse versie hiervan. De taxatiewerkzaamheden worden conform de laatste versie van de RICS Red Book uitgevoerd. Taxatiestandaarden Nederlands Register Vastgoed Taxateurs (NRVT) Het NRVT bewaakt, waarborgt en bevordert de onafhankelijkheid, integriteit en kwaliteit van de Register-Taxateur en dient, als centraal register van vastgoedtaxateurs, het publiek belang van vastgoedwaarderingen. Het NRVT registreert vastgoedtaxateurs op persoonlijke titel, handhaaft eenduidige gedrags- en beroepsregels en reglementen voor de vier Kamers (Bedrijfsmatig Vastgoed, 14 januari 2016 Pagina 6 van 13

7 Landelijk en Agrarisch Vastgoed, Wonen en WOZ). Het NRVT houdt daarbij toezicht op de naleving van de gedrags- en beroepsregels en reglementen en garandeert daarmee de kwaliteit en reputatie van de geregistreerde taxateurs. Daarnaast kent het NRVT een eigen centraal tuchtrechtstelsel, dat voorziet in een consistente, transparante en onafhankelijke tuchtrechtspraak voor alle geregistreerde taxateurs. Dynamis Taxaties Nederland werkt volgens de gedrags- en beroepsregels van het NRVT en onderwerpt zich aan het centrale tuchtrecht van het NRVT. International Valuation Standards (IVS) De IVS zijn uitgegeven door de International Valuation Standards Council (IVSC), De International Valuation Standards Council (IVSC) houdt zich op meerdere gebieden bezig met taxaties en waarde begrippen. Dynamis Taxaties Nederland committeert zich aan de definities van waardebegrippen, opgesteld door de IVS. Nederlandse Vereniging van Makelaars (NVM) De Dynamis leden zijn lid van de NVM en hanteren derhalve ook de NVM Erecode en garandeert daarmee een aantal zekerheden. De NVM statuten en daarbij de erecode vormen een garantie voor de basiskwaliteit. Platform voor Taxateurs en Accountants (PTA) Wij werken met de 28 aanbevelingen voor taxeren en taxatierapporten, zoals opgesteld door het Platform Taxateurs en Accountants (PTA). taxatiewerkzaamheden De taxatiewerkzaamheden worden conform de 28 aanbevelingen van het PTA worden uitgevoerd. De Good Practices is een uitwerking van de 28 aanbevelingen dat handvatten biedt bij de praktische toepassingen ervan. Dit is momenteel een werkdocument. Wij zullen de taxatiewerkzaamheden zoveel mogelijk conform de Good Practices van het PTA uitvoeren. Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme (Wwft) Dynamis Taxaties Nederland is zich bewust van hetgeen beschreven in de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme (Wwft). Deze wet stelt eisen aan cliëntenonderzoek en het behandelen van ongebruikelijke transacties. Een onderdeel hiervan is het melding maken van ongebruikelijke feiten en omstandigheden bij taxaties. Dat is het geval als wij op grond van die feiten en omstandigheden aanleiding hebben om te veronderstellen dat sprake zou kunnen zijn van witwassen of terrorismefinanciering. Dynamis Taxaties Nederland conformeert zich aan de door de Belastingdienst ingestelde handleiding voor Taxateurs van onroerende zaken. 3.5 Diefstal en fraude Het is het beleid van DTN om gevallen van interne en externe diefstal en fraude die met DTN verband houden onmiddellijk te onderzoeken, te rapporteren en, in voorkomende gevallen, gerechtelijk te doen vervolgen. 3.6 Declaratie Het uitvoeren van een taxatieopdracht, eventueel gecombineerd met overige dienstverlening, door de bij de opdracht betrokken taxateur of de taxatieorganisatie waarbij hij werkzaam is of waaraan hij is verbonden, mag er niet toe leiden dat de taxateur financieel afhankelijk is van deze cliënt. De vergoeding die wij ontvangen voor een taxatieopdracht is niet afhankelijk van de uitkomst van de taxatie. Wij baseren het honorarium onder andere op basis van een fixed fee, urenbasis of een staffel dat niet afhankelijk is van de uitkomst van de taxatie. Indien het totale door de opdrachtgever verschuldigde honorarium in het voorgaande jaar een substantieel aandeel (>25%) vertegenwoordigt van de totale inkomsten uit honoraria van onze organisatie in het voorgaande jaar vermelden wij dit in het taxatierapport. 14 januari 2016 Pagina 7 van 13

8 3.7 Giften Persoonlijke giften of gunsten van enige materiële commerciële waarde mogen niet gegeven worden aan of ontvangen worden van derden. Een gift of gunst kan van invloed zijn op de onafhankelijkheid van de taxateur. Bij twijfel moet de leidinggevende worden geraadpleegd. Bij DTN is er volledige openheid over giften en gunsten. 14 januari 2016 Pagina 8 van 13

9 4. Zaken doen 4.1 Opdrachtgevers Uitgangspunt is dat wij de werkzaamheden voor onze opdrachtgevers naar beste eer en geweten uitvoeren op basis van de eerder genoemde geldende richtlijnen. Wij geven onze opdrachtgevers goede service en staan open voor commentaar en advies. 4.2 Werkwijze Dynamis Taxaties Nederland is Regulated by RICS en zal daarmee zo veel mogelijk handelen naar Het Red Book van de RICS, de zogenoemde RICS Appraisal and Valuation Standards. De taxatiewerkzaamheden worden voor zover mogelijk conform de laatste RICS-taxatiestandaarden uitgevoerd worden, ook wel Red Book genaamd. Het doel van deze taxatiestandaarden is om vertrouwen bij opdrachtgevers en erkende gebruikers te creëren door consistentie, objectiviteit en transparantie te waarborgen in de taxatie werkzaamheden. De RICS-taxatiestandaarden omschrijven onder andere de volgende aspecten: 1. Naleving van standaarden en voorschriften wanneer een schriftelijke taxatie wordt verschaft (PS1) 2. Ethiek, competentie, objectiviteit en openbaarmakingen (PS2) 3. Minimale opdrachtvoorwaarden (VPS1) 4. Bezichtigingen en onderzoeken (VPS2) 5. Taxatierapporten (VPS3) 6. Bases van waarde, uitgangspunten en bijzondere uitgangspunten (VPS4) 4.3 Kennis en kennisontwikkeling Onze medewerkers beschikken over voldoende kennis van de aangelegenheden waarmee zij zich bezig houden. Is de vereiste kennis niet voorhanden, dan adviseert de medewerker om een ter zake deskundige te raadplegen of doet de medewerker zelf een beroep op zo n deskundige. Wij houden ons alleen bezig met zaken waartoe wij over voldoende kennis beschikken. Wij voeren het werk met gepaste vaardigheid, zorg en ijver uit. Verder zorgen wij ervoor dat onze medewerkers de noodzakelijke kennis en vaardigheden hebben om hun taken uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn: 1. CRT-vergadering. Tijdens de Consultancy, Research en Taxatie (CRT) vergaderingen worden casussen, lopende opdrachten en actuele onderwerpen besproken; 2. DTN Academy. Dit is een interne opleiding voor (junior) taxateurs waarin onder andere weten regelgeving, de 28 aanbevelingen van het PTA, fiscale aspecten, data, taxatiemethoden en financieringen aan bod komen. 3. Volgen opleidingen. Voor onder andere de NRVT certificering dienen de gecertificeerde taxateurs jaarlijks cursussen te volgen, alsmede in het kader van RICS, dient er voldoende tijd besteed te worden aan Continuing professional development (CPD). 4.4 Rotatiebeleid De diverse standaarden geven verschillende adviezen c.q. richtlijnen op wat betreft het rotatiebeleid. De RICS geeft aan dat ten behoeve van onafhankelijkheid en objectiviteit een termijn van zeven jaar gewenst is. Het PTA geeft aan dat een termijn van zes jaar gewenst is. De NRVT geef een termijn van maximum zes jaar door de geregistreerde taxateur aan ten aanzien van hetzelfde vastgoedobject. Wij hebben gekozen voor een rotatiebeleid van zes jaar: de verantwoordelijke taxateur wisselt uiterlijk na zeven jaar wat betreft het desbetreffende object. 14 januari 2016 Pagina 9 van 13

10 4.5 Klachtenprocedure Dynamis Taxaties Nederland neemt een proactieve houding aan ten opzichte van klanttevredenheid. De klachtenprocedure van Dynamis Taxaties Nederland is vastgelegd en legt uit hoe een klacht kan worden ingediend bij Dynamis. De klachtenprocedure kunt u vinden op onze website. Onderstaande de directe link. Ontvangst van de klacht bevestigen Sommige klachten worden in eerste instantie mondeling ingediend. Dynamis maakt de klager attent op de klachtenprocedure die, om te beginnen, vereist dat formele klachten schriftelijk ingediend dienen te worden (per of brief). Dynamis moet alle klachten binnen een bepaalde tijdspanne erkennen. Dit gebeurt over het algemeen binnen drie werkdagen. De klacht onderzoeken DTN onderzoekt de klacht intern, volgens de volgende klachtenprocedure: DTN verstrekt binnen 15 werkdagen een officiële schriftelijke verklaring aan de klager. Als de klager ontevreden blijft, legt DTN uit welke volgende stappen zij kan ondernemen binnen de organisatie. DTN zorgt ervoor dat een medewerker die niet bij de transactie betrokken was, of idealiter de klachtenmanager, de klacht kan onderzoeken. Na dit onderzoek stuurt DTN een officiële schriftelijke verklaring waarin het definitieve besluit staat, met inbegrip van een eventuele schikking, mocht deze aangeboden worden. Deze verklaring maakt ook duidelijk hoe, indien van toepassing, de claim bij de schadevergoedingsregeling van DTN ingediend kan worden en de deadline om dit te doen. Het registreren van klachten DTN registreert alle klachten die mondeling of schriftelijk gemeld zijn op het moment dat zij gemaakt worden. 14 januari 2016 Pagina 10 van 13

11 5. Maatschappij, milieu en veiligheid Onze medewerkers zijn zich bewust van het belang van hun functie in het maatschappelijk verkeer. Zij oefenen deze naar eer en geweten en betrouwbaar, deskundig en onafhankelijk van anderen uit en streven naar de hoogste kwaliteit in hun dienstverlening. 5.1 Gezondheid en veiligheid van onze opdrachtgevers en werknemers Wij willen een aantrekkelijke werkomgeving voor onze medewerkers tot stand brengen. In dit verband dragen wij verantwoordelijkheid voor werving, aanstelling en doorgroei van medewerkers, uitsluitend op basis van bewezen geschiktheid van de kandidaat voor de functie, voor bevordering van individuele en professionele ontwikkeling en voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Tevens rekenen wij het tot onze verantwoordelijkheid om elke vorm van intimidatie of discriminatie te verbieden. 5.2 Duurzaamheid Onze medewerkers zijn zich bewust van het belang van hun functie in het maatschappelijk verkeer. Zij oefenen deze naar eer en geweten en betrouwbaar, deskundig en onafhankelijk van anderen uit en streven naar kwaliteit in hun dienstverlening. Duurzaamheid staat hierbij hoog in het vaandel. Bij elk gesprek met beleggers, ontwikkelaars en huurders is duurzaamheid een belangrijk onderwerp waarover wij ook adviseren. Bij nieuwbouwontwikkeling kennen wij de weg naar allerlei financiële stimulerende zaken die bijdragen aan een nog duurzamere ontwikkeling. Dit is ook van toepassing op bestaande renovaties. Binnen Dynamis hebben wij meerdere personen die zeer duurzame ontwikkelingen zowel in nieuwbouw als in bestaande bouw hebben begeleid. Wij willen een aantrekkelijke en duurzame werkomgeving voor onze medewerkers tot stand brengen. Hierdoor is gekozen voor onze huidige werkomgeving, te weten het kantoorgebouw Creative Valley te Papendorp, Utrecht. Dit gebouw kenmerkt zicht door vooral duurzame oplossingen, zoals WKO, materiaal keuze, energie gebruik (groene stroom), e.d. Het gebouw is CO-2 arm en alle materialen kunnen na sloop weer hergebruikt worden. Tevens dragen wij verantwoordelijkheid voor werving, aanstelling en doorgroei van medewerkers, uitsluitend op basis van bewezen geschiktheid van de kandidaat voor de functie, voor bevordering van individuele en professionele ontwikkeling en voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Daarnaast doen wij aantoonbaar wat in ons vermogen ligt om gebruik van materiaal en materieel die schadelijk zijn voor de omgeving, terug te dringen en/of over te schakelen op milieuvriendelijkere materiaal en materieel. Sinds 1 januari 2015 zijn Dynamis en Dynamis Taxaties Nederland FIRA Brons gecertificeerd. 5.3 Fira gecertificeerd Het FIRA platform is een digitaal register waar bedrijven hun MVO-prestaties zichtbaar maken aan klanten. FIRA verifieert de informatie zodat deze betrouwbaar is. Het FIRA platform bevordert transparantie en maakt MVO bespreekbaar. 14 januari 2016 Pagina 11 van 13

12 6. Naleving 6.1 Medewerkers In deze arbeidsintensieve bedrijfstak zijn kwaliteit en inzet van de medewerkers en aandacht voor de opdrachtgever sleutelfactoren in de bedrijfsvoering. Het is daarom van essentieel belang dat de medewerkers op een integere wijze handelen en behandeld worden. Dat betekent dat zij op de hoogte moeten zijn van deze Ethische Code en daar naar eer en geweten naar moeten handelen. Schending van deze Ethische Code kan leiden tot disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van het dienstverband. 6.2 Derden Zoals toegelicht in paragraaf 1 verwachten wij ook van onze leveranciers en andere zakelijke partners dat zij zich houden aan de uitgangspunten van deze Ethische Code. Indien wij vaststellen dat er in strijd met deze Ethische Code wordt gehandeld, behouden wij ons het recht voor om de commerciële relatie, eventueel met onmiddellijke ingang, te beëindigen. 14 januari 2016 Pagina 12 van 13

13 7. Contact Voor vragen of meer informatie kunt u contact opnemen met: drs. Angelique Stroot Manager Operationele Zaken Dynamis Orteliuslaan 5, 3528 BA Utrecht Telefoon: as@dynamis.nl drs. Baldwin Poolman MRE MRICS RRV RT Directeur Dynamis Taxaties Nederland B.V. Orteliuslaan 5, 3528 BA Utrecht Telefoon: info@dynamistaxaties.nl drs. ing. Wilfred van der Neut MRE Directeur Dynamis Orteliuslaan 5, 3528 BA Utrecht Telefoon: dynamis@dynamis.nl 14 januari 2016 Pagina 13 van 13