Onze manier van zaken doen Code of Conduct

Transcriptie

1 Onze manier van zaken doen Code of Conduct Duidelijk. DTZ Zadelhoff

2

3 Inhoudsopgave Voorwoord 4 Code of conduct 6 Missie en code 7 Opdrachtgevers 8 Dienstverlening 8 Informatie 8 Reputatie opdrachtgevers 8 Niveau 9 Geschenken 9 Strijdigheid van belangen 9 Betalingen 9 De markt 14 Transparantie 14 Eerlijkheid 14 Regelgeving 14 Media 14 Maatschappij 14 Voorkennis en effectenhandel 15 Leveranciers 16 Inkoopbeleid 16 Interne procedure 17 Medewerkers 10 Respect 10 Veiligheid 10 Gezondheid 10 Duurzaamheid 11 Professionaliteit 11 Samenwerking 11 Geheimhouding 11 Werkzaamheden voor derden 12 Persoonlijke belangen 12 Persoonlijk belang bij onroerend goed/ vastgoedaandelen 13 Code of Conduct 3

4 Voorwoord Beste collega s, DTZ Zadelhoff is een organisatie die uitblinkt in ambitie en drive waarmee opdrachten worden uitgevoerd. We zijn trots op wat onze organisatie de laatste jaren heeft bereikt, maar er liggen nog veel uitdagingen. We zijn marktleider in Nederland en zien ook dat onze internationale positie steeds sterker wordt. De ambitie van DTZ-UGL om tot de top drie van internationale vastgoedadviseurs te behoren, krijgt steeds meer vorm. De vastgoedmarkt is een dynamische, maar soms ook ondoorzichtige markt. Het is dan ook niet verwonderlijk dat onze (internationale) opdrachtgevers in toenemende mate vragen hoe wij, voor wat betreft normen en ethiek, in deze markt staan en hierin opereren. DTZ Zadelhoff is een toonaangevend bedrijf, dus ook op de onderwerpen als ethiek en maatschappelijke normen en waarden willen we voorop lopen. Een goede gedragscode legt vast waar het nu eigenlijk om draait in de organisatie: waar gaan we voor, maar ook: waar staan we voor? Wat dit in de praktijk betekent, hebben we op papier gezet. Deze gedragscode is niet alleen belangrijk voor onze opdrachtgevers, maar ook voor onszelf. Transparant en duidelijk aangeven wat onze manier van zakendoen is. Het is een compact boekje zodat je in een paar minuten weet waar je aan toe bent en hoe de spelregels van DTZ Zadelhoff luiden. Het volgen van deze gedragsregels betekent dat we ons meer bewust zijn van de risico s wanneer we ons niet houden aan onze afspraken, maar ook dat we weten hoe we moeten handelen als een beroep wordt gedaan op onze ethiek. DTZ Zadelhoff is sinds eind 2010 RICS Regulated en voldoet daarmee aan de hoogste integriteitsstandaarden in onze sector. Onze gedragscode is in lijn met de richtlijnen van de RICS. 4 Code of Conduct

5 Wij hebben er het volste vertrouwen in dat deze nieuwe versie van de gedragscode ons weer een stap verder brengt in onze ontwikkeling als professionele vastgoedadviesorganisatie. Namens het Dagelijks Bestuur Jeroen de Bruijn Code of Conduct 5

6 Code of conduct In het boekje onze manier van zaken doen geeft DTZ Zadelhoff aan hoe haar verantwoordelijkheden liggen ten opzichte van de markt, haar opdrachtgevers, haar medewerkers, haar partners en de maatschappij in het algemeen. Maar ook welk gedrag zij van haar medewerkers en partners verwacht. Natuurlijk houdt DTZ Zadelhoff zich aan de bestaande wet- en regelgeving, maar zij wil door middel van deze gedragscode vooral benadrukken wat de normen en waarden binnen DTZ Zadelhoff zijn. Dit document is geen alomvattend handboek dat elke situatie omschrijft waar we mee te maken zouden kunnen krijgen. Het is een leidraad waarin onze richting van denken en handelen wordt aangegeven. Deze gedragsregels komen overeen met en sluiten aan op de gedragsregels uit ons Personeelshandboek, die bindend zijn voor al onze medewerkers en partners. Een medewerker van DTZ Zadelhoff is zich bewust van het belang van zijn functie in het maatschappelijk verkeer. Hij oefent deze naar eer en geweten en betrouwbaar, deskundig en onafhankelijk van anderen uit en streeft naar kwaliteit in zijn dienstverlening. In zijn communicatie waakt hij tegen onjuiste beeldvorming over personen, zaken en rechten en over zijn werkwijze, belangen en positie. Het is voor DTZ Zadelhoff als toonaangevend vastgoedadviseur een gegeven dat haar medewerkers zich bij hun handelen laten leiden door de gedragsregels voor professioneel gedrag. In situaties waarin opdrachtgevers, medewerkers of partners het idee hebben dat er niet in overeenstemming met onze gedragsregels wordt gehandeld, bieden we de mogelijkheid in contact te treden met een verantwoordelijk partner, client manager en/of compliance officer, die er op toeziet dat er een adequate oplossing wordt gevonden voor het gerezen probleem. 6 Code of Conduct

7 Missie en code In onze missie geven wij als vooraanstaande vastgoedadviseur aan, dat we de beste resultaten voor onze opdrachtgevers willen bereiken. We doen dit met gedrevenheid en teamplay, binnen duurzame klantrelaties, vanuit een innovatief geïntegreerd dienstenpakket. In ons streven aan deze missie te voldoen, willen we ons houden aan de richtlijnen die we hebben omschreven in deze publicatie onze manier van zaken doen. Het zijn de spelregels waaraan we ons moeten houden en waarmee we ons willen onderscheiden. Code of Conduct 7

8 Opdrachtgevers Dienstverlening DTZ Zadelhoff spant zich in om haar opdrachtgevers tenminste de kwaliteit te leveren, die is overeengekomen en/of kan worden verwacht. Ons uitgangspunt is dat we de afgesproken kwaliteit overtreffen. Op het moment dat wij ervaren of weten dat onze kennis op een bepaald punt tekort schiet, dan maken we dit direct kenbaar en adviseren wij onze opdrachtgever er een meer deskundige partij bij te betrekken. Onze diensten worden altijd uitgevoerd door medewerkers, die in staat worden geacht een opdracht succesvol uit te kunnen voeren. We stellen onze medewerkers in staat de opdrachten succesvol uit te kunnen voeren met gebruikmaking van de juiste hulpmiddelen en intelligente producten. We vragen onze opdrachtgevers regelmatig terugkoppeling over de door ons geleverde prestaties. Wij voeren geen opdrachten uit voor overheden, organisaties of personen als die opdrachten verboden zijn op grond van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Wij ontvangen ons honorarium slechts van partijen, die wij als opdrachtgevers kunnen kwalificeren in het kader van een concrete opdracht. Informatie Wij gaan vertrouwelijk met de informatie van onze opdrachtgevers om. We dragen er zorg voor dat informatie van onze opdrachtgevers niet wordt misbruikt voor commerciële doeleinden. We houden relevante informatie niet bewust achter voor onze opdrachtgevers. De adviezen, die we onze opdrachtgevers geven, zijn altijd gebaseerd op objectieve uitgangspunten en op geen enkel moment gekleurd door mogelijke andere zakelijke belangen. We presenteren onze bevindingen altijd zo helder en duidelijk mogelijk. Vertrouwelijke informatie van onze opdrachtgevers wordt slechts vrijgegeven indien een daartoe bevoegde instantie DTZ Zadelhoff daartoe verplicht. Reputatie opdrachtgevers We werken niet voor opdrachtgevers van wie het ons bekend is dat zij zich schuldig maken aan criminele praktijken. 8 Code of Conduct

9 Opdrachtgevers Niveau Wij brengen opdrachtgevers niet in verlegenheid door hen uit te nodigen voor gelegenheden of evenementen die de reputatie van de opdrachtgever en/of DTZ Zadelhoff zouden kunnen schaden of niet passend zijn bij de relatie die we hebben met de opdrachtgever. Geschenken Bij het aanbieden van geschenken streven we ernaar rekening te houden met de gedragsregels waaraan onze relatie zich moet houden. Wij bieden geen geschenken aan die niet passend zijn bij de relatie die wij hebben met de opdrachtgever. Strijdigheid van belangen DTZ Zadelhoff onthoudt zich van het aanvaarden van een opdracht met betrekking tot een onroerend goed waarvan zij reeds opdracht heeft van een andere opdrachtgever, indien dit tegenstrijdige belangen tot gevolg heeft. DTZ Zadelhoff zorgt vroegtijdig in een proces voor transparantie en communiceert met alle betrokkenen over haar positie. DTZ Zadelhoff zal in een situatie waarin sprake is van tegenstrijdige belangen eerst streven naar een oplossing die voor alle betrokkenen aanvaardbaar is. DTZ Zadelhoff zal als algemene richtlijn in overleg treden met beide opdrachtgevers en hen de keuze laten voor wie DTZ Zadelhoff in die desbetreffende transactie optreedt en aan welke opdrachtgever de opdracht wordt teruggegeven. In het geval dat de opdrachtgevers ter zake geen keuze kunnen maken, is DTZ Zadelhoff bevoegd om te kiezen. Betalingen DTZ Zadelhoff brengt geen werkzaamheden in rekening indien er vooraf geen duidelijkheid is over de inhoud van de werkzaamheden en de hoogte van onze vergoeding. Code of Conduct 9

10 Medewerkers Respect Wij streven ernaar mensen met uitmuntende kwaliteiten aan te trekken, te belonen en te behouden. Mensen die weten wat teamwerk waard is. DTZ Zadelhoff heeft er begrip voor dat er verschillen zijn tussen mensen. We respecteren dat en stimuleren diversiteit. We laten ons in ons aanname- en promotiebeleid leiden door zakelijke motieven en discrimineren niet. We realiseren ons dat het onderling samenwerken gebaseerd is op respect voor elkaars kunnen en voor de ander als persoon. Dit betekent dat DTZ Zadelhoff grof, intimiderend of aanstootgevend gedrag niet tolereert. We verwachten dat onze medewerkers, leidinggevenden en partners de verantwoordelijkheid nemen voor hun handelingen en anderen niet de schuld of verantwoordelijkheid geven in een situatie waarin er onverhoopt wat fout gaat. We praten altijd met respect over onze organisatie, onze collega s en leidinggevenden. Punten van kritiek worden besproken met de direct betrokkenen. We verwachten van onze leidinggevenden en medewerkers dat zij het belang van het team waarin zij opereren hoger stellen dan hun individuele belang. Veiligheid DTZ Zadelhoff biedt haar medewerkers een veilige werkomgeving en verwacht dat haar medewerkers die veiligheid niet in gevaar brengen. DTZ Zadelhoff verwacht van haar medewerkers dat zij onveilige situaties signaleren zodat het bedrijf daar maatregelen tegen kan nemen. DTZ Zadelhoff zal haar medewerkers niet stimuleren risico s te nemen die hun veiligheid in gevaar kunnen brengen en verwacht ook van haar medewerkers dat zij geen risico s nemen die hun veiligheid onnodig in gevaar brengt. Gezondheid DTZ Zadelhoff stimuleert haar medewerkers er een gezonde levensstijl op na te houden en respecteert de grenzen die zij zich daarin stellen. 10 Code of Conduct

11 Medewerkers Duurzaamheid DTZ Zadelhoff is zich ervan bewust dat haar handelen van invloed kan zijn op het milieu en doet datgene, dat redelijkerwijs in haar invloedsfeer ligt om het milieu te ontlasten. In ieder geval houden we ons aan de milieuwet en overige regelgeving op milieugebied, voor zover die van toepassing zijn op onze activiteiten. Professionaliteit DTZ Zadelhoff gaat op een professionele manier om met het vak van vastgoedadviseur en stimuleert haar medewerkers om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen op dit vakgebied. Medewerkers zijn verplicht de interne opleidingen van DTZ Zadelhoff te volgen om hun kennis te vergroten. Wij stimuleren onze mede werkers zich op te geven voor nieuwe opleidingen. DTZ Zadelhoff stimuleert haar medewerkers om externe opleidingen en cursussen te volgen om hun kennis te vergroten. Samenwerking We beschouwen onze collega s binnen Nederland en daarbuiten als gelijken. Wij bieden onze collega s dezelfde professionaliteit, inzet en gedrevenheid als die wij onze opdrachtgevers bieden. Wij onttrekken geen zakelijke kansen aan onze collega s van andere afdelingen, kantoren of landen. Geheimhouding Alle informatie, die DTZ Zadelhoff beheert in de vorm van ideeën, producten, klanten, (computer)systemen, etcetera mogen niet door de medewerker voor andere dan zakelijke doeleinden in het belang van DTZ Zadelhoff gebruikt worden. Elke medewerker dient vertrouwelijk om te gaan met de gegevens van het bedrijf tijdens, maar ook na de arbeidsovereenkomst en is niet bevoegd om deze informatie te delen met derden. Code of Conduct 11

12 Medewerkers Werkzaamheden voor derden Het is een medewerker niet toegestaan voor derden te werken, tenzij aannemelijk kan worden gemaakt dat deze werkzaamheden geen enkel verband houden met de werkzaamheden die voor DTZ Zadelhoff worden verricht. Het is een medewerker ook niet toegestaan een bedrijf op te richten of deel te nemen in een bedrijf, indien de aard van de werkzaam heden conflicterend is met de belangen van DTZ Zadelhoff. Bij openbare, maatschappelijke en politieke functies dient de medewerker altijd duidelijk aan te geven dat hij of zij niet namens DTZ Zadelhoff handelt, maar op persoonlijke titel. Bovendien dient de medewerker zich van stemming te onthouden indien het zaken betreft die DTZ Zadelhoff betreffen. Persoonlijke belangen Het is onze medewerkers niet toegestaan om betalingen, buitensporig dure geschenken of anderszins waardevolle tegenprestaties aan te nemen van opdrachtgevers, leveranciers of derden. Het is onze medewerkers niet toegestaan om naast de werkzaamheden bij DTZ Zadelhoff nevenactiviteiten te verrichten, die de werkzaamheden voor DTZ Zadelhoff nadelig kunnen beïnvloeden. Het is onze medewerkers niet toegestaan om zakelijke kansen aan DTZ Zadelhoff te onttrekken met als doel daar persoonlijk beter van te worden. 12 Code of Conduct

13 Medewerkers Persoonlijk belang bij onroerend goed/vastgoedaandelen Een medewerker van DTZ Zadelhoff heeft geen direct of indirect belang bij onroerend goed, tenzij dit dient tot huisvesting voor hemzelf. Het is onze medewerkers niet toegestaan om te beleggen in commercieel vastgoed (kantoren, bedrijfsruimten, retail en woningcomplexen). Hij handelt dan ook direct noch indirect in onroerend goed en onthoudt zich van risicodragende projectontwikkeling. Bij aanvang van de arbeidsovereenkomst is de medewerker verplicht schriftelijk zijn vastgoedbelangen (bezittingen, deelnemingen en aandelen) bij de compliance officer te melden. Gedurende het dienstverband is de medewerker verplicht vastgoedbelangen (in niet-commercieel onroerend goed), die hij, zijn partner en/of zijn minderjarige kind direct of indirect wenst te verwerven (al dan niet gezamenlijk met derden) tijdig te melden bij de compliance officer. De compliance officer toetst de voorgenomen verwerving aan de geformuleerde voorwaarden die door de partnervergadering zijn vastgesteld, en voor het overige aan de belangen van DTZ Zadelhoff. De medewerker ziet af van verwerving indien de compliance officer hiervoor geen toestemming geeft. In situaties waarin een medewerker als gevolg van zijn al in bezit zijnde belegging in vastgoed betrokken is bij de verhuur, verkoop, taxatie, herontwikkeling, etcetera, zal DTZ Zadelhoff de opdracht niet aanvaarden en de medewerker zijn actieve betrokkenheid in ieder geval tot een minimum beperken door niet op de voorgrond te treden. Hij voorkomt te allen tijde betrokken te raken in een verstrengeling van belangen die zijn onafhankelijkheid in gevaar kan brengen. Code of Conduct 13

14 De markt Transparantie Wij dragen bij aan het transparant maken van de vastgoedmarkt o.a. door het publiceren over marktontwikkelingen, lezingen te geven en onderzoeken te verrichten. Eerlijkheid Wij werken niet mee aan kartelvorming, omkoping, witwaspraktijken of criminele transacties. We verzwijgen geen informatie of geven de markt geen verkeerde voorstelling van zaken. Wij geloven in open en eerlijke concurrentie. Wij bedienen ons niet van onethische middelen om concurrentievoordeel te verkrijgen. Wij maken geen gebruik van informatie ten nadele van concurrenten of andere partijen die op onwettige wijze is verkregen. Regelgeving Wij houden ons aan de nationale en internationale wet- en regelgeving. Media Het is medewerkers niet toegestaan te communiceren met de media, tenzij de afdeling marketing en communicatie hierover vooraf is geïnformeerd en haar goedkeuring heeft verleend. Alle activiteiten in de markt dienen onze naam, ons merk, onze marktpositie en onze identiteit te versterken. Maatschappij Wij verwachten van onze medewerkers dat zij in hun zakelijke afwegingen oog houden voor de belangen van de maatschappij en zich in hun beslissingen niet louter baseren op economische principes. Wij stimuleren onze medewerkers zich in te zetten voor functies met maatschappelijke doeleinden. 14 Code of Conduct

15 De markt Voorkennis en effectenhandel Indien wij op de hoogte zijn van wezenlijke informatie van bedrijven of instellingen, die van invloed kunnen zijn op de beurswaarde, dan dienen wij deze informatie voor ons te houden en deze niet ter beschikking te stellen aan personen of organisaties, die daar belang bij kunnen hebben. Uiteraard is het ons ook niet toegestaan op basis van deze informatie zelf te handelen op de effectenmarkt. Code of Conduct 15

16 Leveranciers Inkoopbeleid Wij stellen leveranciers in staat hun werkzaamheden goed en tegen een faire vergoeding uit te voeren. Wij steven ernaar periodiek meerdere leveranciers in de gelegenheid te stellen hun diensten bij ons aan te bieden en werkzaamheden voor ons uit te voeren. Wij vragen aan onze leveranciers geen retourprovisies indien we hen opdrachten verstrekken voor onze opdrachtgevers. 16 Code of Conduct

17 Interne procedure Het naleven van de gedragsregels in dit document is onze gezamenlijke verantwoordelijkheid. We weten allemaal welke risico s DTZ Zadelhoff loopt als we deze regels niet naleven. In situaties, dat we ons niet houden aan onze normen en waarden, stimuleren wij onze medewerkers hiervan melding te maken met als doel onze organisatie te beschermen tegen risico s, die hieruit kunnen voortvloeien. Wij hebben hiervoor de volgende interne procedures afgesproken: Medewerkers die melding willen maken van acties die niet in overeenstemming zijn met onze manier van zaken doen, kunnen zich melden bij de partner die op dat moment verantwoordelijk is voor het naleven van onze manier van zaken doen ( de compliance officer ). Opdrachtgevers die melding willen maken van acties die niet in overeenstemming zijn met onze manier van zaken doen, kunnen zich melden bij hun client manager of de partner onder wiens verantwoordelijkheid de opdracht wordt uitgevoerd. Indien de opdracht wordt uitgevoerd door een partner, kan een opdrachtgever ook melding doen bij de partner, die op dat moment verantwoordelijk is voor het naleven van onze manier van zaken doen ( de compliance officer ). Buitenlandse collega s die melding willen maken van acties die niet in overeenstemming zijn met onze manier van zaken doen, melden zich bij de partner die op dat moment verantwoordelijk is voor het internationale activiteiten. Leveranciers die melding willen maken van acties die niet in overeenstemming zijn met onze manier van zaken doen, melden zich bij de partner onder wiens verantwoordelijkheid de opdracht wordt gegeven. Media die melding maken van acties die niet in overeenstemming zijn met onze manier van zaken doen, worden te woord gestaan door onze afdeling Marketing & Communications of de partner die op dat moment verantwoordelijk is voor de marketing en communicatie. Compliance officer: Tom van Putten, telefoon Code of Conduct 17

18 18 Code of Conduct

19 DTZ Zadelhoff is al ruim 45 jaar toonaangevend adviseur in commercieel vastgoed en realiseert geïntegreerde vastgoedoplossingen voor eigenaren, gebruikers, beleggers en financiers. Naast vastgoedbeheer, taxaties en advisering bij transacties, biedt DTZ Zadelhoff een breed spectrum aan gespecialiseerde diensten. Of het nou gaat om kantoren, winkels en (logistieke) bedrijfsruimten. Of om bijvoorbeeld zorgvastgoed, belegging van woningcomplexen of hotels. Ruim 200 vastgoedadviseurs zijn op de hoogte van wat er speelt in de markt en realiseren het beste resultaat voor hun opdrachtgevers. DTZ Zadelhoff loopt altijd voorop in nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied en gebruikt die nieuwe inzichten om haar dienstverlening steeds weer te verbeteren. Als u hoge eisen stelt, is de keuze helder. Duidelijk. DTZ Zadelhoff Met 13 kantoren in Nederland combineert DTZ Zadelhoff haar regionale kennis met een landelijke dekking. Daarnaast maakt de organisatie deel uit van het internationale netwerk van DTZ en UGL Services. Dit samenwerkingsverband telt vaste medewerkers en is wereldwijd actief met 208 vestigingen in 52 landen. DTZ Zadelhoff is een v.o.f. waarin partners deelnemen via besloten vennootschappen en waarin de combinatie DTZ en UGL Services een minderheidsbelang heeft. UGL Services is een divisie van UGL Limited dat als UGL is geregistreerd aan de Australian Stock Exchange. Code of Conduct 19

20