Inrichten en organisatie: waar moet je beginnen

Transcriptie

1 Inrichten en organisatie: waar moet je beginnen Al brainstormend op weg naar een mogelijke oplossing En denkt u met me mee? -Vinger opsteken -SMS naar André Hoogmoed

2 In den beginne Terugblik 1999: eerste gebruikers Inrichtingsplan gemaakt Pilots; experimenten hardlopers Daarna: per jaar nieuwe versie Stress!? Nieuwe gebruikers Andere beheerders Handleidingen nodig! Oeps: is inrichtingsplan geüpdated?

3 En dan nu Vanaf versie 9 Inrichtingsplan aangepast Werken met functiegroepen N@Tconnect

4 Klaar is Kees! Nu nog even personen er aan koppelen!

5 alhoewel -we hebben nog groepen uit eerdere versies -We hebben groepen uit registartiesysteem -We hebben zelfgemaakte groepen -Opleidingen zijn bij elkaar gevoegd in een nieuwe organisatieprofiel --.

6 Waar komt het vandaan? Registratiesysteem: Osiris docent Bedrijfsbureau s Opleidingen Natschoolverzamelingen Osirisverzameling Module A Module B Module C

7 Reflectie Hoe komt het dat we deze onoverzichtelijke situatie zover hebben laten komen? Wat is de worklow van de docent-gebruiker? Wat is de workflow van de student-gebruiker? De organisatieprofielbeheerder kan het oplossen.??? De helpdeskmedewerker kan het oplossen door???

8 Een goed begin is Workflow NATschool studenten inloggen project portfolio info. module

9 Een goed begin is Workflow NATschool docenten C:mijn documenten lesmaterialen materialenbank arrangeerruimte administratie studenten

10 Wat hebben ze eigenlijk gemeen? Is dat niet wat we gewoon onderwijs, een les, een module, een studieroute noemen? Beheer en ondersteuning organiseren op basis van dit gemeenschappelijke gegeven. Dan ook de inrichting op basis hiervan organiseren!

11 Een goed begin is Centraal staat de module docent(en) / auteur(s) gebruikers TMAZOP02R1 (Zaken doen in Azië) Organisatie & ondersteuning materialen

12 Een goed begin is Centraal staat de module docent(en) / auteur(s) TMAZOP02R1 (Zaken doen in Azië) Is verantwoordelijk voor de module vanuit de rol auteur. Administratief gezien lid van de auteursgroep TMAZOP02R1 Voordeel Meerdere auteurs? Groep groter maken! Auteursgroep heeft volledig beheer op materiaal Nadeel Auteur misschien betrokken bij meerdere modules, dus meerdere groepen.

13 Een goed begin is Centraal staat de module Elke module eigen map Permissies: de auteursgroep Voordeel Alleen de map zien die nodig is Auteursgroep heeft volledig beheer op materiaal TMAZOP02R1 (Zaken doen in Azië) Nadeel Meerdere modules => meerdere mappen in beeld Versies en versiebeheer goed doordenken materialen

14 Een goed begin is Centraal staat de module Onderwijsstructuur in separate arrangeerruimte Veranderingen in een module? Eenduidigheid geeft helderheid (herkenbaarheid) Organisatie &ondersteuning TMAZOP02R1 (Zaken doen in Azië) Voordeel: Modulecode is leidend bij helpdeskactiviteiten. (snelheid) Scheiding activiteiten: administratief, onderwijsinhoudelijk, beheer

15 Een goed begin is Centraal staat de module Merken niets van de organisatorische verandering gebruikers Moeten wel wennen aan codes TMAZOP02R1 (Zaken doen in Azië)

16 Een goed begin is Centraal staat de module docent(en) / auteur(s) TMAZOP02R1 (Zaken doen in Azië) gebruikers Er is duidelijkheid over: -plek van materialen -onderhoud van materialen -organisatie van structuren -organisatie van gebruikers -wie is waarvoor verantwoordelijk Organisatie & ondersteuning materialen

17 voorbeelden Student jaar 2 ziet een module niet in natschool. Docent x verlaat de Hogeschool Docent y wil modulematerialen actualiseren Onderwijsmanager wil beeld hebben van gebruik ELO Een late inschrijver moet toegang hebben tot modules jaar 1

18 voorbeelden Studenten jaar 2 zien een module niet in natschool. De module is gereed, de koppelingen tussen structuur en materiaal is correct en bij proefdraaien is de module toch niet zichtbaar voor studenten. Studenten behoren tot een groep die nog niet aan de module is gekoppeld. Het roosteren is nog- niet uitgevoerd Sleutelrol voor: bedrijfsbureau en/of interne/externe ondersteuner

19 voorbeelden Docent x verlaat de Hogeschool Docent (als individu) wordt uit de auteursgroep van de module verwijderd en de naam van de vervanger wordt toegevoegd. De groep Auteur Module X was en blijft gekoppeld aan alle andere onderdelen Toegevoegde docent ziet direct alles en heeft alle permissies Vertrokken docent ziet geen enkel onderdeel meer van de module Sleutelrol voor: bedrijfsbureau en/of interne/externe ondersteuner

20 voorbeelden Docent Y wil modulematerialen actualiseren Het materiaal staat in de modulemap (met code) in de materialenbank. Het CMS zorgt voor versiebeheer zodat voorgaande versies nog bruikbaar zijn/blijven voor het geval dat Docent is lid van een groep moduleverantwoordelijken en vanuit die groep beheerder van het materiaal. Heeft dus minimaal de vaardigheden het materiaal in de vorm waarin het aangeboden wordt (Word, PowerPoint enz.) te kunnen bewerken Sleutelrol voor: Docent/auteur

21 voorbeelden Onderwijsmanager wil beeld hebben van gebruik ELO De OM is onderdeel van de groep Organisatieprofielbeheer en kan vanuit die rol inzage hebben in alle mappen in de materialenbank, in alle arrangeerruimtes en in alle groepen. Het inzagerecht wordt slechts gebruikt voor bijv. rapportage. (Hoeveel % van ons curriculum zit in de ELO?) Sleutelrol voor: Interne ondersteuner

22 voorbeelden Keuzemodule moet aan een groep worden gekoppeld Er is een lijst beschikbaar van studenten voor deze module. De module zelf staat gereed in de ELO. Het is zaak een groep te creëren die gekoppeld wordt aan deze module. Om deze groep zichtbaar te hebben in de ELO, maakt men een OSIRISgroep aan die geëxporteerd wordt naar NATschool. Sleutelrol voor: Medewerker bedrijfsbureau

23 voorbeelden Een late inschrijver moet toegang hebben tot modules jaar 1 Na inschrijving is de student aanwezig in OSIRIS maar ook via NATconnect deel van de organisatorische groep Opleidingen in Natschool. Door de student toe te voegen aan de OSIRIS -groep met modulecode, wordt hem toegang gegeven tot het materiaal. Sleutelrol voor: bedrijfsbureau; interne ondersteuner

24 samengevat Docent(en) / auteur(s) Docent(en) / Materialen Route koppelen aan gebruikers creëren/actualiseren TMAZOP02R1 (Zaken doen in Azië) Route roosteren opbergen Studieroute maken Koppelen aan materialen Bedrijfsbureau / interne / externe ondersteuning Bij iedere module(-code) zijn de (f)actoren helder in beeld te brengen interne en externe ondersteuning

25 Leuker kunnen we het niet maken

26 En dan nu automatiseren! Basisgegevens nodig Wie heeft wat? Bedrijfsbureau: Overzicht modules Overzicht klassen, groepen Osiris heeft info over leerplan (wat zit in de opleiding?) Modulecode = leidend En natuurlijk een goed gedocumenteerd inrichtingsplan!

27 GEBRUIKERS ROOSTER ABC123 MODULE ABC123 arrangeerruimte Gebruikersgroepenbeheer?? ABC123 Helpdesk/Beheer MATERIALEN ABC123 AUTEURS ABC123

28 En als het allemaal gaat werken..is er veel water door de Maas gestroomd!