Kwaliteitshandboek Natuurbeheer. Samen kundig en betrokken beheren

Transcriptie

1 Kwaliteitshandboek Natuurbeheer Samen kundig en betrokken beheren Versie 1.4 December 2012 A

2 B

3 Inhoud 1 Inleiding Definities Organisatie certificeringsmethode FPG Certificeringscycli FPG Monitoring en audits Uitwerking certificeringsmethode FPG Bijlagen 7.1 Figuren Figuur 1 Organogram Certificering Federatie Particulier Grondbezit 3.1 Figuur 2 Schematische weergave van de jaarlijkse beheercyclus 4.2 Figuur 3 Schematische weergave van de kwaliteitscyclus 4.4 Figuur 4 Voorbeeldformulier Terreinregistratie 6.2 Figuur 5 Wijzigen terreinregistratie 6.3 Figuur 6 Voorbeeld van Beheerplan met de verplichte onderdelen 6.5 Figuur 7 Voorbeeld voor Werkplan en logboek voor individuele percelen 6.7 Figuur 8 Voorbeeld voor Werkplan en Logboek voor clusters percelen met identieke beheersituatie 6.8 Figuur 9 Voorbeeld van jaarlijkse verantwoording 6.10 Tabellen Tabel 1 Beschrijving van elementen B1-B7 van jaarlijkse beheercyclus 4.3 Tabel 2 Beschrijving van de elementen K1-K4 van de kwaliteitscyclus 4.4 Tabel 3 Schema interne audit 5.2 Tabel 4 Checklist interne audit 5.3 Tabel 5 Lijst van registraties: wat moet waar aanwezig zijn/ naar opgestuurd worden 6.9 Bijlagen 1 Contract gecertificeerde - FPG 2 Kruistabel Landelijk Programma van Eisen naar Kwaliteitshandboek Natuurbeheer 3 Gedragscodes en Kennisbronnen FPG certificering C

4 D

5 1 Inleiding Natuurbeheer is een niet weg te denken onderdeel van het behoud van onze natuur. Deze natuur wordt beheerd en ontwikkeld door verschillende soorten natuurbeheerders. Sommigen zijn professioneel opgeleid: in dienst van een Provinciaal Landschap of een andere terreinbeherende instantie, of werkzaam als professional bij een overkoepelende organisatie of adviserende dienst. Maar ook eigenaren/beheerders die natuurbeheer niet als primaire taak hebben, dragen zorg voor grote oppervlakten natuur in Nederland. Het is dus voor particulieren mogelijk om natuur te ontwikkelen en te beheren, net als Staatsbosbeheer, de Landschappen en Natuurmonumenten. De overheid stelt hiertoe subsidie beschikbaar via het subsidiestelsel Natuur en Landschap (SNL), die voorziet in de afkoop van de waardedaling, meebetaalt aan de inrichting en die een bijdrage levert aan de beheerkosten die u maakt om uw natuur in stand te houden. Daar staat tegenover dat u zich als een goede beheerder opstelt en alle maatregelen uitvoert die nodig zijn om het gekozen natuurtype in stand te houden. Met ingang van 2012 is het mogelijk om u te laten certificeren. Op die manier legt u vast dat u het beheer op een zorgvuldige, controleerbare en correcte wijze uitvoert. Hiervoor zijn verschillende systemen opgezet, waaronder het systeem van de Federatie Particulier Grondbezit (FPG). In dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer is vastgelegd hoe het certificeringssysteem werkt en aan welke voorwaarden u zich als certificaathouder conformeert. Dit handboek (en de daarop volgende certificering) geeft richting aan professioneel natuurbeheer en biedt aan alle eigenaren handvatten hoe het terreinbeheer op een professionele manier georganiseerd kan worden. Bij het opzetten van dit systeem hebben we geprobeerd om de administratieve lasten voor u als beheerder zo laag mogelijk te houden. Daarnaast hebben we nog een ander doel voor ogen: we willen graag dat particuliere natuurbeheerders van anderen én van elkaar leren. Individueel certificaat Particuliere eigenaren die zich conformeren aan de certificeringsmethode van de FPG en volgens dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer hun beheer organiseren, ontvangen van de Stichting Certificering een individueel certificaat, indien zij aan het Programma van Eisen voldoen en waarvoor zij dan ook individueel verantwoordelijk zijn. Ze werken volgens de in het handboek beschreven gedragsregels en borgen dit door het ondertekenen van een contract met de FPG (zie bijlage 1). In dit contract zijn ook sancties opgenomen voor situaties waarin de ondertekenaar niet (meer) aan de voorwaarden van deelname voldoet. Provinciale samenwerkingsverbanden Er wordt gewerkt in acht verschillende samenwerkingsverbanden. Dit betreft samenwerking tussen bijvoorbeeld een 1.1

6 provinciaal landschap of een grote (particuliere) terreinbeheerder en een provinciale vereniging binnen de landelijke FPG. Samen organiseren zij de certificering voor de individuele eigenaren die onder hun samenwerkingsverband vallen en borgen de ecologische kennis. Leeswijzer Dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer is de neerslag van een invulling van het landelijk afgesproken Programma van Eisen dat aan de eigenaar wordt opgelegd om gecertificeerd te kunnen worden. Het tweede hoofdstuk geeft de definities van begrippen zoals die in dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer zijn gebruikt. Hoofdstuk 3 is een algemeen deel, waarin de organisatiestructuur van de provinciale samenwerkingsverbanden en de relatie met de FPG weergegeven wordt. Het vierde hoofdstuk beschrijft de certificeringsprocedures en de verschillende cycli waarmee gewerkt wordt. Hoofdstuk 5 gaat over de wijze waarop de audits worden vormgegeven en geeft aan hoe monitoring SNL in dit certificeringsysteem past. In het laatste hoofdstuk wordt ingegaan op de zaken die eigenaren moeten administreren, dan wel moeten aanleveren aan de landelijke Stichting Certificering SNL alvorens gecertificeerd te kunnen worden. Werkwijze Er is gestreefd het aantal eisen zo eenvoudig en beperkt mogelijk te houden en zoveel mogelijk aan te sluiten op bestaande werkwijzen, reeds aanwezige (gecertificeerde) processen en op de eigen organisatie van de eigenaar. Zo wordt voorkomen dat de lastendruk voor eigenaar en overheid toeneemt en houdt de eigenaar voldoende mogelijkheid zelf te bepalen op welke wijze hij het beheer gaat uitvoeren. De certificerende organisatie hanteert ditzelfde programma van eisen als toetsingskader bij de certificering van een eigenaar. 1.2

7 2 Definities Audit : externe audit Audit op het gebruik van het Kwaliteitshandboek en de resultaten in het veld, uitgevoerd door een externe, door de subsidiegever aangewezen deskundige. Het verslag maakt deel uit van het dossier van het terrein en van de jaarlijkse verantwoording door de eigenaar. Audit: interne audit Het proces waarin gecheckt wordt of een gecertificeerde handelt volgens de in het Kwaliteitshandboek gestelde eisen. Beheerplan Plan waarin voor een terrein onder andere staat omschreven staat hoe het Natuurtype, dan wel het Beheertype in de loop van de tijd kan worden behaald en behouden en welke meerjarige acties daarvoor nodig zijn. Het plan vormt de basis voor het opstellen van het jaarlijkse werkplan. Het beheerplan (of updates ervan) heeft een looptijd van maximaal 6 jaar. Beheercyclus (jaarlijks) Jaarlijkse cyclus waarbij, uitgaande van het natuurtype dan wel het beheertype van het terrein, in een werkplan wordt vastgelegd wat er aan (subsidiabele) beheeractiviteiten zal plaatsvinden. Dit wordt vastgelegd in een logboek. Doelentaal De index van natuur en landschap. Eigenaar De juridische eigenaar (of erfpachter met een contract langer dan 25 jaar) van een terrein, die aanspraak maakt op een beheersubsidie. De eigenaar/erfpachter kan zich bij volmacht laten vertegenwoordigen, hij moet de werkgroep van het samenwerkingsverband vooraf schriftelijk op de hoogte stellen. Evaluatierapport kwaliteitssysteem Jaarlijks rapport over de werking van het kwaliteitssysteem opgesteld door iedere provinciale werkgroep en geaccordeerd door de landelijke stuurgroep. 2.1

8 Kwaliteitscyclus Minimaal eens in de zes jaar wordt door middel van monitoring vastgesteld of het vastgestelde beheertype wel wordt behaald en of er een bijstelling van het beheertype of het beheer moet plaatsvinden. Kwaliteitshandboek Natuurbeheer Handboek voor eigenaren, om terreinbeheer zodanig in te richten dat voldaan wordt aan de eisen voor certificering en aan het verkrijgen van subsidie natuurbeheer. Logboek Uitgevoerde werkzaamheden worden bijgehouden in een logboek behorend bij het werkplan. Monitoring (biotisch) Landelijke monitoring (op gebiedsniveau) van de biotische en abiotische kwaliteit van de natuur in het kader van de SNL. Monitoring staat los van de certificering, maar gecertificeerden hebben het recht om zelf hun monitoring uit te voeren. Elke provincie geeft sturing, de frequentie kan variëren van 6 tot 12 jaar. Natuur(beheer)type In de nieuwe systematiek zijn 18 hoofdnatuurtypen en 58 beheertypen omschreven. Subsidie Contract voor 6 jaar voor het uitvoeren van beheer. Terrein Gebiedseenheid met een bepaald beheertype. Verantwoording Jaarlijks wordt door de eigenaar een verantwoording per terrein opgesteld, waarin eventuele afwijkingen van het werkplan en calamiteiten in het achterliggende jaar besproken worden. Ook wordt gekeken of deze invloed hebben op het werkplan voor het komende jaar. Indien geaudit/gemonitord, wordt ook gereflecteerd of dit geleid heeft tot aanpassingen in het beheer. Werkplan voor het beheer Door iedere eigenaar jaarlijks vast te stellen set werkzaamheden per natuurbeheertype, met een planning wanneer deze uit te voeren. 2.2

9 3 Organisatie certificeringsmethode FPG De organisatie van de FPG certificeringsmethode vindt -in lijn met de decentralisatieop twee niveaus plaats: landelijk en ook provinciaal/regionaal, omdat er in de praktijk gewerkt wordt op provinciaal of regionaal niveau. Elk Provinciaal of Regionaal Samenwerkingsverband wordt vertegenwoordigd door een Provinciale/Regionale Werkgroep. Een afgevaardigde van die werkgroep heeft zitting in de Landelijke Werkgroep. Hierboven staat een Landelijke Stuurgroep, die tevens dient als klachtencommissie. Dit is weergegeven in Figuur 1. Figuur 1 Organogram Certificering Federatie Particulier Grondbezit Landelijke Stuurgroep FPG Landelijke Werkgroep Certificering FPG Provinciale werkgroep certificering Overijssel Provinciale werkgroep certificering Zeeland Provinciale werkgroep certificering Noord-Brabant Provinciale werkgroep certificering Limburg Provinciale werkgroep certificering Gelderland Provinciale werkgroep certificering Utrecht Regionale werkgroep certificering Friesland, Groningen, Drenthe Regionale werkgroep certificering Noord- en Zuid Holland 3.1

10 3.1 Landelijke Stuurgroep Deze groep bestaat uit een aantal leden van de Federatieraad van de FPG. Wanneer daar aanleiding toe is, zal de Landelijke Stuurgroep bij elkaar komen. De taken van de Landelijke Stuurgroep zijn: Het vaststellen van het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer en, in geval van wijzigingen, opnieuw vaststellen van het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer; Het jaarlijks vaststellen van evaluatierapporten kwaliteitssysteem en de resultaten ervan communiceren naar de landelijke Stichting Certificering; Het benoemen van de leden van de landelijke en provinciale/regionale werkgroepen; Het dienen als geschillencommissie. Het opstellen en bijhouden van één werkend kwaliteitssysteem (een actuele en complete versie van het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer), dat voldoet aan de eisen van de landelijke Stichting Certificering SNL; Het voeren van een afstemmingsoverleg tussen de Provinciale/Regionale Werkgroepen; Het verzamelen en implementeren in het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer van de generieke aanbevelingen die individuele certificaathouders ontvangen tijdens de externe controle van de landelijke Stichting Certificering; Het verspreiden van de actuele versie van het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer onder de gecertificeerden (via internet). Bij het niet nakomen van de verplichtingen uit het contract kan de Landelijke Stuurgroep besluiten dit te melden aan de landelijke Stichting Certificering, met een afschrift aan de betreffende deelnemer. De stichting kan vervolgens een beslissing nemen over het al dan niet intrekken van het certificaat. Wanneer de Stuurgroep zo n melding gedaan heeft en er geen herstel-actie volgt, wordt de deelnemer verder uitgesloten van deelname aan het FPG-systeem. 3.2 Landelijke Werkgroep De Landelijke Werkgroep FPG certificering bestaat uit afgevaardigden van de Provinciale/Regionale Werkgroepen certificering, aangevuld met de landelijk coördinator certificering. De taken van de Landelijke Werkgroep zijn: 3.3 Provinciale/ Regionale Werkgroepen en hun samenwerkingsverbanden De Provinciale/Regionale Werkgroepen hebben een voorzitter, een secretaris en een aantal leden. De voorzitter is lid van de FPG, de taak van secretaris wordt vervuld door de stafmedewerker van de betreffende provinciale vereniging(en). De andere leden zijn lid van de organisaties waar mee wordt samengewerkt of zijn lid op persoonlijke titel. Elke werkgroep stuurt een afgevaardigde naar de Landelijke Werkgroep. 3.2

11 De taken van de Provinciale/Regionale Werkgroep zijn: Het archiveren van de door deelnemers aangeleverde gegevens/ voeren van administratie certificering; Het organiseren van de interne audit; Eerste aanspreekpunt zijn voor de gecertificeerden binnen een samenwerkingsverband; Het bewaken van de uitvoering van het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer; Het geven van informatie aan (kandidaat) gecertificeerden; Het opstellen van het evaluatierapport kwaliteitssysteem. De voorzitter meldt eventuele omissies van certificaathouders aan de Landelijke Stuurgroep Een actueel overzicht van de samenstelling van de verschillende werkgroepen staat op de website van de FPG, Verder houdt de Werkgroep (secretaris) bij: Certificaathouders: Een lijst van gecertificeerden die zijn aangesloten bij het Provinciaal Samenwerkingsverband, met datum van aansluiten, kopie van het contract met de FPG en registratie van eventueel geconstateerde lacunes Kwaliteitshandboek Natuurbeheer: Laatste versie Auditschema interne audit: Jaarlijks overzicht van auditdagen en terreinbezoek Dagverslagen: Dagverslagen van de interne audits en kopie van checklisten Evaluatierapport kwaliteitssysteem: Jaarlijkse rapportage over de werking van het certificeringssysteem, hierin staat ondermeer: Aantal certificaathouders en mutaties Laatste versie van het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer Aantal interne audits en wanneer deze gehouden zijn Eventueel ingediende bezwaarprocedures Klachten en verbetervoorstellen voor het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer Wijzigingen in het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer, lijsten, leden Stuurgroep, leden Werkgroep Er zijn zes Provinciale Samenwerkingsverbanden en twee Regionale Samenwerkingsverbanden. Dit zijn: Het Overijssels Particulier Grondbezit (OPG) met Stichting IJssellandschap Het Gelders Particulier Grondbezit (GPG) met het Geldersch Landschap en het Kroondomein Het Loo Het Brabants Particulier Grondbezit (BPG) met het Brabants Landschap Het Zeeuws Particulier Grondbezit (ZPG) met het Zeeuwse Landschap Limburgs Particulier Grondbezit (LPG) met Limburgs Landschap Het Utrechts Particulier Grondbezit (UPG) Regio Holland: Het Hollands Particulier Grondbezit (HPG) met het Zuid-Hollands Landschap en Landschap Noord-Holland Regio Noord: Het Fries Grondbezit (HFG), het Drents Particulier Grondbezit (DPG) en het Gronings Particulier Grondbezit (GrPG) Iedere gecertificeerde eigenaar valt onder één van de acht Samenwerkingsverbanden. Hij wordt door de Provinciale/Regionale werkgroep van informatie voorzien, en zal 3.3

12 ook in het kader van zijn Samenwerkingsverband de interne audit doen. 3.4 Beroepsmogelijkheid bij geschil Wanneer een deelnemer het niet eens is met de uitkomsten van de interne audit, kan hij dit beargumenteerd kenbaar maken aan de Provinciale/Regionale Werkgroep. De Werkgroep stuurt dit geschil vervolgens door naar de Landelijke Stuurgroep, voorzien van een eigen reactie. De Landelijke Stuurgroep neemt vervolgens een besluit. Hierop is geen beroep mogelijk. 3.4

13 4 Certificeringcyclus FPG 4.1 Aanvraag certificaat en SNL-subsidieaanvraag Alvorens een kandidaat-gecertificeerde zich certificaathouder kan noemen, moet een aantal stappen doorlopen worden. 1) De FPG heeft het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer opgesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan de landelijke Stichting Certificering SNL. 2) De kandidaat-gecertificeerde neemt kennis van de procedures en richtlijnen in dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer en past indien nodig zijn werkwijze en administratieve processen daarop aan. 3) De kandidaat-gecertificeerde informeert de Stichting Certificering SNL dat hij gecertificeerd wil worden via het certificeringsmodel van de FPG en voegt hierbij het door hem opgestelde en op het beheer van de eigen terreinen toegespitste kwaliteitshandboek alsmede het contract met de FPG (bijlage 1). De Stichting certificering neemt binnen 8 weken na aanvraag een besluit. Dat kan gedurende het gehele jaar en is niet gekoppeld aan de aanvraagperiode voor SNL. De certificering treedt in werking zodra een certificaat is verstrekt. 4) Vanaf dat moment is de eigenaar een gecertificeerd natuurbeheerder en dient hij zich te houden aan de richtlijnen, werkwijzen en processen waaraan hij zich middels het contract geconformeerd heeft. Ook andere partijen, die alleen gebruik willen maken van de kennisoverdracht, kunnen deelnemen. Dit in overleg met de FPG en tegen een nader af te spreken vergoeding. De SNL-subsidie wordt in principe digitaal aangevraagd bij Dienst Regelingen, via de speciale internetapplicatie die te vinden is op het DR-Loket (esnl). Een print/kopie van de aanvraag wordt bewaard in de eigen administratie; een tweede print/kopie van de aanvraag wordt ter informatie naar de werkgroep van het samenwerkingsverband gestuurd (zie ook hoofdstuk 5, pagina 5.2). In enkele gevallen (zeer grote eigenaren en enkele rentmeesterkantoren) zal de aanvraag verlopen via een CD-ROM. Hierover worden per geval aparte, schriftelijk vastgelegde afspraken gemaakt tussen de FPG, de Dienst Regelingen en de indiener van de CD-ROM. 4.1

14 4.2 Jaarlijkse beheercyclus Iedere jaar volgt de eigenaar een beheercyclus (plan-do-check-act). Door het cyclisch karakter van het uitvoeren van het beheer krijgt de eigenaar inzicht in zijn beheermethode en de resultaten daarvan in het veld. Hierdoor is er continu aandacht voor verbetering van het natuurbeheer en de natuurkwaliteit. Figuur 2 geeft deze jaarlijkse beheercyclus schematisch weer. Tabel 1 geeft een beschrijving van de elementen B1 t/m B7 en laat zien per element welke zaken de eigenaar moet administreren (zie hoofdstuk 6, pagina 6.1). Figuur 2 Schematische weergave van de jaarlijkse beheercyclus B1. Vastleggen kadastrale gegevens B2. Vastleggen natuurtype en beheertype B3. Plan: Jaarlijks opstellen beheerplan en werkplan voor beheer Do: Uitvoeren van beheer en bijhouden van logboek B4. Uitvoeren van interne audit B5. Externe audit (kan ook op ander moment in de cyclus en hoeft niet ieder jaar) B6. Opstellen verantwoording per (groep) terrein(en) B7. Eventueel bijstellen werkplan voor komend jaar 4.2

15 Tabel 1 Beschrijving van elementen B1-B7 van jaarlijkse beheercyclus Stap Beheercyclus Registraties B1 plan Eenmalig (voor zover door aan- of verkoop geen wijzigingen Register van optreden) vastleggen of kunnen aantonen van eigenaarschap van terreinen terreinen (eigendomsadministratie). ( 6.1) Peildatum is 15 mei in ieder jaar, kopie e-snl aanvraag is voldoende. De eigenaar is verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid van alle daarin aangeleverde gegevens. B2 Plan Eenmalig (tenzij uit kwaliteitscyclus blijkt dat aanpassing nodig is) Register van vastleggen of aantonen van natuurtypen/ natuurbeheertypen. terreinen ( 6.1) Peildatum is 15 mei in ieder jaar, kopie e-snl aanvraag is voldoende. De eigenaar is verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid van alle aangeleverde gegevens. B3 Plan Voor de eerste maal vastleggen van het beheerplan (zie ook K1). Hierbij Beheerplan kan gebruik gemaakt worden van eerdere beheerplannen, of soortge- werkplan lijke visiedocumenten die voldoen aan de gestelde eisen (zie 6.2). ( 6.2 en 6.3) + Jaarlijks opstellen van een werkplan voor het beheer van het terrein. Hierin is per natuurbeheertype vastgelegd welke werkzaamheden + hij wanneer wil uitvoeren. Do De beheerder van het gebied voert de beheermaatregelen conform Logboek voor het werkplan uit, en houdt hiertoe een logboek bij. beheer ( 6.3) B4 check 2 tot 3x per 6 jaar wordt een interne audit uitgevoerd (zie 5.1, Registratie interne audit). Deze audit bestaat uit twee delen: interne audit 1) Controle op de nakoming van de in het systeem vastgelegde verplichtingen 2) Onderlinge uitwisseling van kennis (veldbezoek) B5 check Externe partijen kunnen een externe audit uitvoeren. Deze externe Registratie audit hoeft niet ieder jaar plaats te vinden en kan op ieder moment externe audit tijdens de beheercyclus plaatsvinden. B6 check Aan het einde van het kalenderjaar wordt door de eigenaar een Verantwoording verantwoording opgesteld. Hierin worden de resultaten van het ( 6.4) beheer, eventuele calamiteiten en afwijkingen van het werkplan besproken. Ook wordt bekeken of audit- of monitoringsresultaten invloed hebben op het beheer van het komend jaar. Een afschrift van deze verantwoording gaat naar het samenwerkingsverband. B7 act Naar aanleiding van de resultaten kan het werkplan voor het beheer Registratie bijgesteld worden. Hierbij kan een relevante bevinding in het ene interne gebied ook doorwerken naar andere, gelijksoortige gebieden. verbetervoorstel 4.3

16 4.3 Kwaliteitscyclus De beheercyclus die de eigenaar jaarlijks doorloopt maakt deel uit van de grotere kwaliteitscyclus, die zich over meerder jaren uitstrekt en waarvan meerdere organisaties en overheden deel uitmaken. De kwaliteitscyclus is schematisch weergegeven in Figuur 3. Een beschrijving van de stappen uit deze cyclus staat in Tabel 2. Figuur 3 Schematische weergave van de kwaliteitscyclus K1. Per terrein worden natuurtype en beheertype door de provincie bepaald en door de eigenaar vastgelegd. K2. Door eigenaar uitvoeren van beheercyclus B3, B4, B5, B6, B7. K3. (Laten) Uitvoeren van monitoring (biotisch en abiotisch) in een (groep) terreinen. Tabel 2 Beschrijving van de elementen K1-K4 van de kwaliteitscyclus K4. Eventueel bijstellen van natuurdoelen en daarmee aanpassing van het beheerplan voor komende jaren. Stap Kwaliteitscyclus Registraties K1 Plan Per gebied worden door de provincie de natuurtypen en de beheertypen vastgesteld en vastgelegd in het jaarlijkse natuurbeheerplan. De eigenaar neemt kennis van de natuur- en beheertypen en controleert deze op juistheid voor zijn bezit. De eigenaar neemt deze vervolgens op in zijn beheerplan; dit is input in de jaarlijkse beheercyclus Natuurbeheerplan K2 Do Voer de beheeractiviteiten uit conform de beheercyclus. K3 Check (Laten) uitvoeren van de monitoring op basis van het implementatieplan Monitoring. Het implementatieplan Monitoring is te vinden op de website van de FPG ) Monitoringsprotocol Monitoringsrapportage K4 Act De resultaten van de monitoring zijn van belang voor het eventueel bijstellen van de doelen, en worden derhalve vertaald in het werkplan. Wijzigingen worden ook gecommuniceerd met de provincie (is bevoegd gezag) voor opname in beheertypekaart enz. Beheerplan ( 6.2) Werkplan ( 6.3) 4.4

17 5 Monitoring en audits Een van de kenmerken van certificering is dat het certificeringsproces intern bewaakt wordt; de gecertificeerden borgen samen dat zij zich houden aan de procedures en gedragscodes zoals die in dit handboek staan. De borging van de certificering vindt op twee niveaus plaats: op het systeem (de audits) en op de uitwerking in het veld (de monitoring). Dit handboek zal met name ingaan op de borging op systeemniveau (de audits), aangezien de invulling van de monitoring bij het IPO en de provincies ligt. De resultaten van de monitoring worden in dit certificeringssysteem als input gebruikt om beheermethoden of natuurdoelen bij te stellen als dat nodig is. Er zijn twee soorten audits: intern en extern. Bij de interne audit wordt door de certificaathouders zelf geborgd dat zij zich houden aan de procedures en eisen die in dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer zijn vastgelegd. De externe audit kan plaatsvinden door de subsidieverstrekker en dient om te zien of er aan de subsidievoorwaarden voldaan wordt. 5.1 Interne audit De interne audit is erop gericht om: 1) te borgen dat gecertificeerden zich houden aan de procedures die staan beschreven in dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer; 2) het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer te verbeteren door werkenderwijs bijvoorbeeld procedures te verduidelijken; 3) kennisoverdracht tussen gecertificeerden te faciliteren. De organisatie vindt plaats in het kader van het Samenwerkingsverband en zal ook door het Samenwerkingsverband georganiseerd worden. Voor ieder van de acht samenwerkingsverbanden ziet de interne audit er als volgt uit: Per jaar zijn er twee momenten waarop de interne audit plaatsvindt: eenmaal in het voorjaar en eenmaal in het najaar. De data zijn uiterlijk op 31 december van het voorgaande jaar bekend bij alle gecertificeerden; De Provinciale Werkgroep selecteert tien weken voor de datum van de interne audit een aantal groepen van vijf willekeurige gecertificeerden. Het aantal groepen hangt af van het totale aantal gecertificeerden binnen het samenwerkingsverband: de steekproef is zodanig dat iedere gecertificeerde eens in de twee à drie jaar opgeroepen wordt voor een interne audit. Elke nieuwe gecertificeerde heeft vanaf het moment dat hij gecertificeerd is, kans om geselecteerd te worden; Op de dag van de interne audit, nemen de geselecteerde deelnemers mee: De subsidieaanvragen en eigendomsregistraties Het beheerplan Het werkplan en het logboek van het huidige jaar De verantwoording over voorgaande jaren; In groepen van vijf gecertificeerden en onder leiding van een lid van de Provinciale/Regionale Werkgroep geven 5.1

18 de deelnemers elkaar inzage in het aanvraag- en beheerproces. Zij tonen hierbij de aanvraag/aanvragen, het beheerplan en het werkplan, logboek en de verantwoording van de afgelopen jaren en bespreken deze in hun groep van vijf gecertificeerden. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de Checklist interne audit (Tabel 4). Er kunnen opmerkingen gemaakt worden over de volledigheid van de getoonde gegevens en er kunnen door de gecertificeerden adviezen en ervaringen worden uitgewisseld over het toepassen van het certificeringssysteem. Opmerkingen worden gemeld aan de Werkgroep, vastgestelde afwijkingen worden gemeld aan de Landelijke Stuurgroep van de FPG die -indien nodig- kan optreden. Indien tweemaal een significante afwijking of lacune wordt geconstateerd in de aangeleverde gegevens, wordt de certificaathouder voorgedragen zijn certificaat in te leveren Naast deze interne audits, waarbij alleen op procesniveau kennis wordt gedeeld, zal er éénmaal per jaar een veldbezoek plaatsvinden ten behoeve van de kennisuitwisseling. Dit staat in principe los van de interne audit, maar kan op dezelfde dag georganiseerd worden om te zorgen dat zowel de gecertificeerden alsook de leden van de Werkgroep niet te vaak hoeven te reizen. Voor dit terreinbezoek wordt door de Provinciale Werkgroep één beheertype uitgekozen. Alle eigenaren met dit beheertype zijn verplicht bij het bezoek aanwezig te zijn. Tijdens het terreinbezoek wordt onder leiding van een ecoloog ingegaan op beheerresultaten, monitoringsgegevens, en evt. problemen in het beheer, alsook beheervragen van collega-terreinbeheerders. De datum voor het terreinbezoek moet ook op 31 december van het voorgaande jaar, duidelijk zijn (samen met de data van de interne audits). Tabel 3 Schema interne audit Samenwerkingsverband Voorjaarsaudit Najaarsaudit Terreinbezoek Beheertype OPG- Stichting IJssellandschap GPG- Het Geldersch Landschap, - Kroondomein Het Loo BPG- Het Brabants Landschap ZPG- Het Zeeuwse Landschap LPG- Het Limburgs Landschap UPG- PM Regio Holland: HPG - Landschap Noord- Holland Zuid-Hollands Landschap Regio Noord: HFG GrPG - DPG

19 Tabel 4 Checklist interne audit 1 Datum audit 2 Naam gecertificeerde. 3 Zijn natuurtype en beheertype goed vastgelegd en komen deze overeen met provinciaal beleid? 4 Zijn eigendomsgegevens goed vastgelegd en kloppen deze? 5 Is er een vigerend kaartbeeld aanwezig? 6 Is het terrein opengesteld voor publiek? 7 Is er samenwerking met andere beheerders in het gebied? 8 Is er een actueel beheerplan wat voldoet aan de voorwaarden? 9 Is er een werkplan aanwezig wat voldoet aan de voorwaarden? 10 Is er een logboek? 11 Welke kennisbronnen en gedragscodes voor de optimalisatie van het beheer worden gebruikt? 12 Is er een verantwoording over het beheer van het voorgaande jaar? 13 Zijn de actiepunten/resultaten uit de laatste verantwoording en/of audit uitgevoerd? 14 Namen en handtekeningen audit-team 15 Ondertekening eigenaar voor gezien

20 5.2 Externe audit Een eventuele externe audit wordt gedaan door de subsidiegevende instantie (de provincie) of een instantie waaraan dit is uitbesteed. De externe audit vindt plaats op individueel niveau, aangezien de certificeringsmethode van de FPG uitgaat van individuele certificaten. De organisatie van de externe audit is in handen van de landelijke Stichting Certificering SNL. 5.3 Monitoring Het doel van de SNL monitoring is het verzamelen van gegevens om per gebied inzichtelijk te maken hoe de kwaliteit van de natuur zich ontwikkelt. Deze informatie wordt gebruikt door de overheid om haar natuurdoelen te evalueren en/of deze eventueel bij te stellen. Gecertificeerde natuurbeheerders maken gebruik van de monitoringsgegevens om het resultaat van het door hen gevoerde beheer te kunnen beoordelen. Eventueel kunnen de monitoringsgegevens leiden tot een aanpassing van het beheer of als dit onvoldoende positief resultaat heeft- het eventueel bijstellen van de natuurdoelen. Gecertificeerden hebben het recht om zelf de monitoring uit te voeren aan de hand van de daartoe opgestelde richtlijnen. Daarnaast kunnen ze ervoor kiezen om samen te werken met, of zich aan te sluiten bij de monitoring van een naastgelegen terreinbeherende organisatie, óf men kan de monitoring laten doen door de provincie. De Federatie Particulier Grondbezit en haar provinciale verenigingen hebben de ambitie om namens de particulieren mede sturing te geven aan de monitoring en de evaluatie daarvan binnen de provincie. Ook voor de individueel gecertificeerde particulieren die lid zijn van de FPG geldt dat de FPG (en haar provinciale verenigingen) met de provincies en andere beheerders de samenwerking op gebiedsniveau vormgeeft. Net als voor certificering is 2012 ook voor de monitoring een pilotjaar. Gecertificeerden die ervoor kiezen zelf te monitoren, hebben in 2012, de volgende taken: 1. Het (laten) uitvoeren van de Provinciale opdracht: alle provincies sturen een opdrachtbrief naar de verschillende beheerders. Zorg dat alle activiteiten die gepland zijn voor 2012 in lijn zijn met wat in deze opdrachtbrief vermeld staat. 2. Het opstellen/aanpassen monitoringplannen voor 2012 (en daaropvolgende jaren) op basis van de SNL systematiek (zie o.a Het contact leggen met nabij gelegen natuurbeheerders voor het al dan niet gezamenlijk uitvoeren van de monitoring. 4. Het bezoeken van speciale Themadagen over de monitoring. Deze worden waarschijnlijk door alle beheerders gezamenlijk georganiseerd: Daarnaast worden er mogelijk ook door de provincies en het IPO gezamenlijke dagen georganiseerd, die wellicht voor beheerders relevant zijn. 5. Het op de hoogte houden van de provincie van de werkzaamheden die in het kader van de monitoring worden uitgevoerd. 5.4

21 6. Het aanleveren van de verzamelde data bij de provincie (of aan de GaN). 7. Het versturen van een declaratie van de uitgevoerde activiteiten naar de provincie, zodat de uitbetaling kan plaatsvinden. Uiteraard dient deze in overeenstemming te zijn met het bedrag van de opdrachtbrief. Meer informatie over de monitoring is te vinden op de website van de FPG, maar ook van de provincie. 5.5

22 5.6

23 6 Onderdelen certificeringsmethode FPG In dit laatste hoofdstuk komen die zaken aan bod die een gecertificeerde moet kunnen overleggen tijdens de interne en externe audit en die onderdeel uitmaken van zijn jaarlijkse beheer- en kwaliteitscyclus. Hierbij is het van belang om te weten dat de gegeven formulieren enkel ter voorbeeld hoeven te dienen. Als een gecertificeerde al bestaande werkwijzen of procedures heeft die dezelfde informatie leveren als hieronder besproken, is het de bedoeling dat de al bestaande structuren gebruikt worden. van de percelen, een kopie van de kadastrale gegevens en de gegevens over de natuur(beheer)pakketten. Deze gegevens dient de gecertificeerde in zijn eigen administratie te hebben. U kunt hiervoor gebruik maken van de Figuren 4 en 5 op pagina 6.2 en 6.3. Eventuele wijzigingen in de terreinen of natuur(beheer)pakketten dienen ook schriftelijk, en voorzien van een nieuwe kaart aan de Provinciale/ Regionale Werkgroep gemeld te worden. Let op: onderstaande zaken ( 6.1 t/m 6.4) moeten -samen met het contract met de FPGbij de landelijke Stichting Certificering worden aangeleverd om een certificaat te ontvangen. Een kopie van deze aanvraag moet ook naar de FPG gestuurd worden. Tijdens de interne audit wordt in groepen van vijf gecertificeerden binnen het betreffende samenwerkingsverband gecontroleerd of de registratie van terrein(en) en eigenaarschap correct aanwezig is. 6.1 Registratie van terrein(en) en eigenaarschap Iedere gecertificeerde moet laten zien voor welke terrein(en) hij gecertificeerd wil worden. Ook moet hij daarvoor kunnen aantonen dat hij de eigenaar is. Indien men een subsidie-aanvraag gedaan heeft via het esnl is een kopie hiervan voldoende. Hierbij blijft de eigenaar verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid van de gegevens uit het esnl voor wat betreft de terreinen én de daarop rustende natuur(beheer)pakketten. Voor die gecertificeerden die (nog) geen aanvraag gedaan hebben via het esnl, is het voldoende om een duidelijke kaart te leveren 6.1

24 Figuur 4 Voorbeeldformulier terreinregistratie Naam FPG-lidnummer Bezit Plaats Beheereenheid (nummer op kaart) Kadastrale gegevens Grootte Natuurbeheertype Ingangsdatum beheer Cluster? Als sommige percelen in een groep identieke beheersituatie vallen, geef dan aan in welk clusternummer u ze indeelt. Vergeet niet om een goede kaart bij te voegen van alle percelen! 6.2

25 Figuur 5 Wijzigen terreinregistratie Naam FPG-lidnummer Bezit Plaats Aantal Beheereenhe(i)d(en) op kaart Er is/zijn een perce(e)l(en) bijgekomen Er is/zijn een perce(e)l(en) afgegaan Het natuurtype van de/het perce(e)len is gewijzigd Beheereenheid Oud type Nieuw type Vergeet niet om een goede kaart bij te voegen van alle percelen! 6.3

26 6.2 Beheerplan Het startpunt voor de beheercyclus is het beheerplan. In dit plan staat voor alle terreinen omschreven welk natuurtype dan wel beheertype erop rust, of hoe dit type in de loop van de tijd kan worden behaald, behouden en welke (meerjarige) acties daarvoor nodig zijn. Het beheerplan heeft een meerjarige looptijd (minimaal 6 jaar). Het beheerplan moet tenminste de volgende onderdelen bevatten: 1) Oriëntering: eigenaar (persoon, stichting, BV, organisatie ), ligging; 2) Huidige situatie en waardering: bodemkundige situatie, eventueel historie, eventuele aanliggende terreineigenaren, samenwerking met Waterschap, huidige ecologische kwaliteit uit bijvoorbeeld eerdere beheerplannen, inventarisaties, monitoringsgegevens, welke natuurtypen zijn aanwezig en welke kwaliteit hebben zij, is het gebied opengesteld en zo ja welke paden precies, zijn er eventuele knelpunten in het huidige beheer. Indien Natura 2000-gebied, een uitgebreide beschrijving van de natuurdoelstellingen, huidige situatie en natuurtypen; 3) Visie: welke ecologische doelstellingen en streefbeelden liggen er vanuit de provincie, hoe realistisch zijn deze; 4) (Meerjaren)planning van de maatregelen: hoe kom je van de huidige situatie naar de gewenste situatie/de ecologische doelstellingen en streefbeelden. Als er al een werkbaar beheerplan voor een bezit aanwezig is, kan dat uiteraard gebruikt worden. Zo niet, dan kan gebruik gemaakt worden van de structuur zoals weergegeven in Figuur 6. Deze beheerplannen kunnen opgesteld worden door de eigenaar -mits die hiervoor voldoende kennis en kunde heeft- óf worden opgesteld door een door de eigenaar aangewezen adviesbureau of rentmeester (kantoor). Gecertificeerden zijn verplicht om zich te houden aan de gedragscodes en kennisbronnen zoals vermeld in Bijlage 3. Tijdens de interne audit wordt in groepen van vijf gecertificeerden binnen het samenwerkingsverband gecontroleerd of alle onderdelen van het beheerplan aanwezig zijn en correct zijn ingevuld. 6.4

27 Figuur 6 Voorbeeld van beheerplan met de verplichte onderdelen 1 Inleiding Vrije vorm; iets over geschiedenis, persoonlijke drijfveren, waarom en in welk kader het plan is opgesteld etc. 2 Ligging en oriëntatie Wie is de eigenaar (persoon, stichting, organisatie, ) Ligging van de percelen (kaart, bijvoorbeeld uit esnl) en beschrijving in welke provincie(s) en gemeente(n) het ligt 3 Huidige situatie en waardering Bodemkundige situatie Beschrijving van eventuele aanliggende terreineigenaren Beschrijving van eventuele samenwerking met Waterschappen Beschrijving van de huidige ecologische kwaliteit van de percelen, welke natuurtypen rusten erop, wat is de kwaliteit ervan en hoe is deze ecologische kwaliteit vastgesteld Indien Natura 2000-gebied een uitgebreide (verwijzing naar) beschrijving van de natuurdoelstellingen, huidige situatie en natuurbeheertypen Openstelling; is het opengesteld en zo ja, op welke paden Kansen voor en knelpunten van het huidige beheer Volgens welke andere certificeringen/ gedragscodes wordt er gewerkt 4 Visie Welke ecologische doelstellingen en bijbehorende streefbeelden rusten er (vanuit uzelf of vanuit de provincie) op de percelen Hoe realistisch zijn deze streefbeelden gezien eventuele knelpunten 5 Meerjarenplanning van de maatregelen Welke stappen moeten er gezet worden om van de huidige situatie te komen naar de beschreven situatie in de visie; welke maatregelen zijn nodig en globaal wanneer moeten die genomen zijn? 6.5

28 6.3 Werkplan en logboek Ieder jaar dient een gecertificeerde inzichtelijk te maken wat het werkplan voor het beheer van het terrein (alle terreinen) is. Dit werkplan is in feite een jaarlijkse uitwerking van hoofdstuk 5 van het beheerplan, eventueel aangepast indien de audit van het vorige jaar of de monitoringsgegevens daartoe aanleiding gegeven hebben. In het werkplan moet per beheertype/per perceel (of cluster van beheertypen) na te gaan zijn wat het komende jaar aan beheermaatregelen uitgevoerd moet worden. In het logboek geeft de gecertificeerde vervolgens aan welke beheermaatregelen er daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Hierbij horen per terrein, of terreinen met identieke beheersituatie in het werkplan: Een opsomming van maatregelen die de gecertificeerde komend jaar wil gaan doen; Wanneer de gecertificeerde van plan is de werkzaamheden uit te voeren; Welke zaken hij van plan is zelf te doen, en welke hij eventueel uit wil besteden. In het logboek wordt vervolgens gedurende het hele jaar bijgehouden welke van deze geplande werkzaamheden er zijn uitgevoerd. Om goed inzicht te krijgen in de daadwerkelijke beheerkosten en inspanning die het een beheerder kost, kan er bijvoorbeeld bijgehouden worden hoeveel men zelf gedaan heeft en hoeveel men uitbesteed heeft aan derden. Advies: formuleer kernachtig, het is zeker niet de bedoeling om zaken uit te schrijven! Tijdens de interne audit bespreekt de gecertificeerde met vier mede-gecertificeerden uit zijn samenwerkingsverband hoe het werkplan en het logboek zijn vormgegeven en worden tips en ervaringen uitgewisseld. Indien nodig kunnen er opmerkingen ter verbetering van het werkplan en/of logboek gemaakt worden. Een voorbeeld van hoe het werkplan en het logboek vormgeven kan worden is te zien in Figuur 7 (individuele percelen) en Figuur 8 (clusters van percelen met identieke beheersituatie). 6.6