Kwaliteitshandboek Natuurbeheer. Samen kundig en betrokken beheren.

Transcriptie

1 Kwaliteitshandboek Natuurbeheer Samen kundig en betrokken beheren Versie 2.0 Juli 2015

2 Revisies Hoofdstuk Pagina Wijzigingen en toevoegingen Reden van wijziging Datum revisie Eerste versie Tweede geheel herziende versie. Juli 2015 FPG is vervangen door Stichting Part- Ner. Lay-out is aangepast aan huisstijl Part-Ner. Organisatiestructuur is aangepast aan Stichting Part-Ner Vergaderschema en te bespreken onderwerpen Overzicht administratie certificeringsmodel Het certificeringsmodel is overgegaan van de FPG naar Stichting Part-Ner 1. Vergroten transparantie naar deelnemers en certificaathouders; 2. Verplicht voor Externe Audit 1. Vergroten transparantie naar deelnemers en certificaathouders; 2. Verplicht voor Externe Audit Checklist interne audit Doorvoeren aanbevelingen Externe Audit Externe audit Doorvoeren aanbevelingen Externe Audit Monitoring Aanpassen procedure aan vastgestelde werkwijze BIJ Indeling hoofdstuk 6 Aangepast aan eisen aanvraag Beheerplan: toevoeging voor eigenaren met SNL pakket N Uitvoering van projecten als gecertificeerd beheerder Doorvoeren aanbeveling Stichting Certificering SNL Verbreding van de reikwijdte van het certificaat tbv lumpsum Bijlage 1: Contract Contract is aangepast aan Part-Ner Bijlage 2: Certificering van natuurcoöperaties Bijlage 4: Gedragscodes en kennisbronnen Verbreding werking certificaat. Naast individuele eigenaren is het certificeringsmodel ook voor koepels van eigenaren met één gemeenschappelijke beheervisie. Aangepast aan actuele situatie. Versie 2.0 Juli

3 Inhoud pagina 1. Inleiding 1.1. Individueel certificaat Werkgroepen regionale samenwerkingsverbanden Leeswijzer Werkwijze Definities 3. Organisatie certificeringsmethode Stichting Part-Ner 3.1. Bestuur Stichting Part-Ner Landelijke Werkgroep Werkgroepen Vergaderschema en te bespreken onderwerpen Overzicht administratie certificeringsmodel Beroepsmogelijkheid bij geschil Certificeringcycli Part-Ner 4.1 Aanvraag certificaat Natuurbeheer Jaarlijkse beheercyclus Kwaliteitscyclus Projecten Monitoring en audits 5.1 Interne audit Externe audit Monitoring Eigen documenten bij het Kwaliteitshandboek 6.1 Aanvraagbrief met bijlagen Contract Part-Ner Eigendomsregistratie en wijzigingen daarop Actueel Beheerplan Jaarlijks Werkplan en Logboek Jaarlijkse verantwoording beheer Overige documenten Uitvoering van projecten als gecertificeerd beheerder Bijlagen Versie 2.0 Juli

4 Bijlagen: 7.1 Contract Certificaathouder - Stichting Part-Ner 7.2 Certificering van natuurcoöperaties 7.3. Kruistabel Landelijk Programma van Eisen naar Kwaliteitshandboek Natuurbeheer 7.4 Gedragscodes en Kennisbronnen certificeringsmethode Stichting Part-Ner Versie 2.0 Juli

5 1. Inleiding Natuurbeheer is een niet weg te denken onderdeel van het behoud van onze natuur. Deze natuur wordt beheerd en ontwikkeld door verschillende soorten natuurbeheerders. Sommigen zijn professioneel opgeleid: in dienst van een provinciaal landschap of een andere terrein beherende instantie, of werkzaam als professional bij een overkoepelende organisatie of adviserende dienst. Maar ook eigenaren/beheerders die natuurbeheer niet als primaire taak hebben, dragen zorg voor grote oppervlakten natuur in Nederland. Het is dus voor particulieren mogelijk om natuur te ontwikkelen en te beheren, net als Staatsbosbeheer, de Landschappen en Natuurmonumenten. De overheid stelt hiertoe subsidie beschikbaar via het subsidiestelsel Natuur en Landschap (SNL), die voorziet in de afkoop van de waardedaling, meebetaalt aan de inrichting en die een bijdrage levert aan de beheerkosten die u maakt om uw natuur in stand te houden. Daar staat tegenover dat u zich als een goede beheerder opstelt en alle maatregelen uitvoert die nodig zijn om het gekozen natuurtype in stand te houden. Met ingang van 2012 is het mogelijk om u te laten certificeren. Op die manier legt u vast dat u het beheer op een zorgvuldige, controleerbare en correcte wijze uitvoert. Hiervoor zijn verschillende certificeringsmodellen opgezet, waaronder het certificeringsmodel van de Stichting Part-Ner. In dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer is vastgelegd hoe het certificeringssysteem werkt en aan welke voorwaarden u zich als certificaathouder conformeert. Dit Kwaliteitshandboek (en de daarop volgende certificering) geeft richting aan professioneel natuurbeheer en biedt aan alle eigenaren handvatten hoe het terreinbeheer op een professionele manier georganiseerd kan worden. Bij het opzetten van dit systeem hebben we geprobeerd om de administratieve lasten voor u als beheerder zo laag mogelijk te houden. Daarnaast hebben we nog een ander doel voor ogen: we willen graag dat particuliere natuurbeheerders van anderen én van elkaar leren Individueel certificaat Particuliere eigenaren die zich conformeren aan de certificeringsmethode van de Stichting Part-Ner en volgens dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer hun beheer organiseren, ontvangen van de Stichting Certificering SNL een individueel certificaat, indien zij aan het Programma van Eisen voldoen en waarvoor zij dan ook individueel verantwoordelijk zijn. Ze werken volgens de in het handboek beschreven gedragsregels en borgen dit door het ondertekenen van een contract met de Stichting Part-Ner (zie Bijlage 7.1). In dit contract zijn ook sancties opgenomen voor situaties waarin de ondertekenaar niet (meer) aan de voorwaarden van deelname voldoet. Versie 2.0 Juli

6 1.2. Werkgroepen regionale samenwerkingsverbanden Er wordt gewerkt in verschillende Werkgroepen. Binnen een Werkgroep wordt samengewerkt tussen grote en kleine (particuliere) natuurbeheerders en bijvoorbeeld een provinciaal landschap, rentmeesters of ecologische adviseurs. Samen organiseren zij de certificering voor de individuele eigenaren die onder hun Werkgroep vallen en borgen de ecologische kennis Leeswijzer Dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer is het resultaat van een invulling van het landelijk afgesproken Programma van Eisen dat aan de eigenaar wordt opgelegd om gecertificeerd te kunnen worden. Het tweede hoofdstuk geeft de definities van begrippen zoals die in dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer zijn gebruikt. Hoofdstuk 3 is een algemeen deel, waarin de organisatiestructuur van de regionale samenwerkingsverbanden en de relatie met de Stichting Part-Ner weergegeven wordt. Het vierde hoofdstuk beschrijft de certificeringsprocedures en de verschillende cycli waarmee gewerkt wordt. Hoofdstuk 5 gaat over de wijze waarop audits worden vormgegeven en geeft aan hoe monitoring SNL in dit certificeringsysteem past. In hoofdstuk 6 wordt ingegaan op de zaken die eigenaren moeten administreren, dan wel moeten aanleveren aan de Stichting Certificering SNL alvorens gecertificeerd te kunnen worden Werkwijze Er is gestreefd het aantal eisen zo eenvoudig en beperkt mogelijk te houden en zoveel mogelijk aan te sluiten op bestaande werkwijzen, al aanwezige processen en op de eigen organisatie van de eigenaar. Zo wordt voorkomen dat de lastendruk voor eigenaar en overheid toeneemt en houdt de eigenaar voldoende mogelijkheid zelf te bepalen op welke wijze hij het beheer gaat uitvoeren. De certificerende organisatie hanteert hetzelfde Programma van Eisen als toetsingskader bij de certificering van een eigenaar. Versie 2.0 Juli

7 2. Definities Externe audit Interne audit Beheerplan Beheercyclus (jaarlijks) Doelentaal Audit op het gebruik van het Kwaliteitshandboek en de resultaten in het veld, uitgevoerd door een externe, door de subsidiegever aangewezen deskundige. Het verslag maakt deel uit van het dossier van het terrein en van de jaarlijkse verantwoording door de eigenaar. Het proces waarin gecheckt wordt of een certificaathouder handelt volgens de in het Kwaliteitshandboek gestelde eisen. Plan waarin omschreven staat hoe voor een terrein het Natuurtype, dan wel het Beheertype, in de loop van de tijd kan worden behaald en behouden en welke meerjarige acties daarvoor nodig zijn. Het plan vormt de basis voor het opstellen van het jaarlijkse werkplan. Het beheerplan (of updates ervan) heeft een looptijd van maximaal 6 jaar. Jaarlijkse cyclus waarbij, uitgaande van het natuurtype dan wel het beheertype van het terrein, in een werkplan wordt vastgelegd wat er aan (subsidiabele) beheeractiviteiten zal plaatsvinden. Dit wordt vastgelegd in een logboek. De index van natuur en landschap. Eigenaar De juridische eigenaar (of erfpachter met een contract langer dan 25 jaar) van een terrein, die aanspraak maakt op een beheersubsidie. De eigenaar/erfpachter kan zich bij volmacht laten vertegenwoordigen, hij moet de Werkgroep vooraf schriftelijk op de hoogte stellen. Evaluatierapport kwaliteitssysteem Kwaliteitscyclus Jaarlijks rapport over de werking van het kwaliteitssysteem opgesteld door alle Werkgroepen en geaccordeerd door het Bestuur van de Stichting Part-Ner. Minimaal eens in de zes jaar wordt door middel van monitoring vastgesteld of het vastgestelde beheertype wel wordt behaald en of er een bijstelling van het beheertype of het beheer moet plaatsvinden. Versie 2.0 Juli

8 Kwaliteitshandboek Natuurbeheer Logboek Monitoring (biotisch) Handboek voor eigenaren, om terreinbeheer zodanig in te richten dat voldaan wordt aan de eisen voor certificering en aan het verkrijgen van subsidie natuurbeheer. Uitgevoerde werkzaamheden worden bijgehouden in een logboek behorend bij het werkplan. Landelijke monitoring (op gebiedsniveau) van de biotische en abiotische kwaliteit van de natuur in het kader van de SNL. Monitoring staat los van de certificering, maar certificaathouders hebben het recht om zelf hun monitoring uit te voeren. Elke provincie geeft sturing, de frequentie kan variëren van 6 tot 12 jaar. Natuur(beheer)type In de SNL systematiek zijn 18 hoofdnatuurtypen en 58 beheertypen omschreven. Op de website van het Portaal Natuur en Landschap, themas/overzicht-typen-natuur-en-landschap treft u de te onderscheiden typen aan. Subsidie Terrein Verantwoording Werkplan voor het beheer Contract voor 6 jaar voor het uitvoeren van beheer. Gebiedseenheid met een bepaald beheertype. Jaarlijks wordt door de eigenaar een verantwoording per terrein opgesteld, waarin eventuele afwijkingen van het werkplan en calamiteiten in het achterliggende jaar besproken worden. Ook wordt gekeken of deze invloed hebben op het werkplan voor het komende jaar. Indien geaudit/gemonitord, wordt ook gereflecteerd of dit geleid heeft tot aanpassingen in het beheer. Door iedere eigenaar jaarlijks vast te stellen set werkzaamheden per natuurbeheertype, met een planning wanneer deze uit te voeren. Versie 2.0 Juli

9 3. Organisatie certificeringsmethode Stichting Part-Ner De organisatie van de certificeringsmethode van Stichting Part-Ner vindt op twee niveaus plaats: landelijk en provinciaal/regionaal. In de werkgroepen wordt op provinciaal of regionaal niveau gewerkt. De voorzitter van een Werkgroep heeft zitting in de Landelijke Werkgroep. Hierboven staat het Bestuur van de Stichting Part-Ner. Het Bestuur dient tevens als Klachtencommissie. Figuur 1: Organogram Certificeringsmethode Stichting Part-Ner r r r r Werkgroep Noord (Friesland, Groningen, Drenthe) Werkgroep Oost (Gelderland, Overijssel, Flevoland) Werkgroep Zuid (Limburg, Noord-Brabant, Zeeland) Werkgroep West (Noord- en Zuid Holland, Utrecht) Versie 2.0 Juli

10 3.1. Bestuur Stichting Part-Ner Het Bestuur van Stichting Part-Ner bestaat uit: Ir. J. (Jan) Hak, landgoedeigenaar en voorzitter Brabants Particulier Grondbezit Dr. Ir. H.H. (Hank) Bartelink, Directeur Landschappen NL Ing. G.R. (Ronnie) van Woudenberg, FPG Het bestuur wordt bijgestaan door de Raad van adviseurs. Zitting hierin hebben: Ir. A. (Arno) Willems, Opperhoutvester Kroondomein Het Loo Minimaal twee keer per jaar komt het Bestuur bij elkaar. De taken van het Bestuur zijn: Het vaststellen van het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer en, in geval van wijzigingen, opnieuw vaststellen van het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer; Het jaarlijks vaststellen van evaluatierapporten kwaliteitssysteem en de resultaten ervan communiceren naar de Stichting Certificering SNL; Het benoemen van de leden van de landelijke en provinciale/regionale Werkgroepen; Het dienen als geschillencommissie. Bij het niet nakomen van de verplichtingen uit het contract kan het Bestuur van de Stichting Part-Ner besluiten dit te melden aan de Stichting Certificering SNL, met een afschrift aan de betreffende deelnemer. De Stichting kan vervolgens een beslissing nemen over het al dan niet intrekken van het certificaat. Wanneer het Bestuur een melding gedaan heeft en er geen herstelactie volgt, wordt de deelnemer verder uitgesloten van deelname aan het certificeringsmodel van Stichting Part-Ner Landelijke Werkgroep De Landelijke Werkgroep Part-Ner Certificering bestaat uit voorzitters van de Werkgroepen en de landelijke coördinator, deze is tevens de voorzitter van de Landelijke Werkgroep. De taken van de Landelijke Werkgroep zijn: Het opstellen en bijhouden van één werkend kwaliteitssysteem (een actuele en complete versie van het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer), dat voldoet aan de eisen van de Stichting Certificering SNL; Het voeren van een afstemmingsoverleg tussen de Werkgroepen; Versie 2.0 Juli

11 Het verzamelen en implementeren in het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer van de generieke aanbevelingen die individuele certificaathouders ontvangen tijdens de externe controle van de Stichting Certificering SNL; Het verspreiden van de actuele versie van het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer onder de certificaathouders (via internet) Werkgroepen De Provinciale/Regionale Werkgroepen hebben een voorzitter, een secretaris en een aantal leden. De voorzitter wordt benoemd door het Bestuur van de Stichting Part-Ner, de taak van secretaris wordt vervuld door een medewerker van de Stichting Part-Ner. De andere leden zijn lid van de organisaties waarmee wordt samengewerkt of zijn lid op persoonlijke titel. De taken van de Werkgroepen zijn: Het archiveren van de door deelnemers aangeleverde gegevens / voeren van administratie certificering; Het organiseren van de interne audit; Eerste aanspreekpunt zijn voor de certificaathouders; Het bewaken van de uitvoering van het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer; Het geven van informatie aan (kandidaat) certificaathouders; Het opstellen van het evaluatierapport kwaliteitssysteem. De voorzitter meldt eventuele omissies van certificaathouders aan het Bestuur. Een actueel overzicht van de samenstelling van de verschillende Werkgroepen staat op de website van Stichting Part-Ner, Verder houden de Werkgroepen (secretaris) bij: Certificaathouders: Een lijst van certificaathouders die vallen onder de Werkgroepen, met datum van aansluiten, kopie van het contract met de Stichting Part-Ner en registratie van eventueel geconstateerde lacunes Kwaliteitshandboek Natuurbeheer: Laatste versie Auditschema interne audits: Jaarlijks overzicht van auditdagen en terreinbezoeken Dagverslagen van de interne audits en kopie van checklists Evaluatierapport kwaliteitssysteem: Jaarlijkse rapportage over de werking van het certificeringssysteem, hierin staat onder meer: Versie 2.0 Juli

12 Aantal certificaathouders en mutaties Laatste versie van het Kwaliteitshand boek Natuurbeheer Aantal interne audits en wanneer deze gehouden zijn Eventueel ingediende bezwaarprocedures Klachten en verbetervoorstellen voor het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer Wijzigingen in het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer, lijsten, leden Bestuur, leden Werkgroepen Iedere certificaathouder valt onder één van de Werkgroepen. Zij ontvangen informatie, oproepen voor audits etc. van hun Werkgroep Vergaderschema en te bespreken onderwerpen Vergaderschema: JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC Bestuur Landelijke Werkgroep Werkgroep Interne audit Terreinbezoek Secretarissen Werkgroepen Versie 2.0 Juli

13 Te bespreken onderwerpen: Bestuur Stichting Part-Ner: April Binnengekomen geschillen Evaluatieverslagen Werkgroepen Benoemen leden Werkgroepen Wat verder ter tafel komt November Binnengekomen geschillen Wijzigingen Kwaliteitshandboek bespreken en vast stellen Benoemen leden Werkgroepen Wat verder ter tafel komt Landelijke Werkgroep: Maart Oktober Terugkoppeling uit de Werkgroepen Onderlinge afstemming Werkgroepen Bespreken eventuele externe audit Bespreken gewenste wijzigingen Kwaliteitshandboek Gewenste wijzigingen aangeven richting Bestuur Stichting Part-Ner Wat verder ter tafel komt Terugkoppeling uit de Werkgroepen Onderlinge afstemming Werkgroepen Bespreken eventuele externe audit Bespreken gewenste wijzigingen Kwaliteitshandboek Gewenste wijzigingen aangeven richting Bestuur Stichting Part-Ner Wat verder ter tafel komt Versie 2.0 Juli

14 Werkgroep: Februari Vaststellen evaluatieverslag voor Bestuur Stichting Part-Ner Bespreken ingeleverde materialen Organiseren interne audit Organiseren terreinbezoek September Organiseren interne audit Organiseren terreinbezoek Input richting Landelijke Werkgroep (o.a. gewenste wijzigingen Kwaliteitshandboek) Wat verder ter tafel komt Secretarissen: Oktober Evaluatie administratiesysteem Versie 2.0 Juli

15 3.5. Overzicht administratie certificeringsmodel Hieronder vindt u een overzicht van de administratie die Part-Ner bijhoudt. Bestuur (in map): Overzicht leden Bestuur Stichting Part-Ner en Landelijke Werkgroep Vergaderschema Mandatering tekenen contracten Notulen vergaderingen Bestuur Stichting Part-Ner Vastgestelde wijzigingen Kwaliteitshandboek Notulen vergaderingen Bestuur Stichting Part-Ner met Stichting Certificering SNL Jaarlijkse evaluatieverslagen Werkgroepen Geschillen Up-to-date lijst van (benoemde) leden van de verschillende Werkgroepen Laatste versie Kwaliteitshandboek Overig Landelijke Werkgroep (in map): Overzicht leden verschillende Werkgroepen en Bestuur Stichting Part-Ner Vergaderschema Notulen vergaderingen Landelijke Werkgroep Input Werkgroepen betreffende Kwaliteitshandboek Voorgestelde wijzigingen Kwaliteitshandboek Vastgestelde wijzigingen Kwaliteitshandboek Externe audits Laatste versie Kwaliteitshandboek Overig Versie 2.0 Juli

16 Provinciale / Regionale Werkgroep: Mapje per deelnemer: Jaarlijks verplichte aangeleverde materialen (logboek, verantwoording en werkplan) Up-to-date beheerplan Aanvraag Bevestiging uitreiking certificaat Wijzigingen terreinregistraties Nieuwe beschikking (indien van toepassing) Overig Deelnemersmap: Deelnemerslijst Ontvangen jaarlijkse materialen Schema interne audits Presentielijsten en checklijsten interne audits Verslagen interne audits Schema terreinbezoeken Presentielijsten terreinbezoeken Verslagen terreinbezoeken Uitnodigingen interne audit en terreinbezoek komend jaar Externe audits Werkgroepmap: Leden Werkgroep en Bestuur Vergaderschema Notulen vergaderingen Werkgroep Notulen vergaderingen Landelijke Werkgroep Jaarlijkse evaluatieverslagen Bijhouden opmerkingen en verbetervoorstellen Kwaliteitshandboek Geschillen Laatste versie Kwaliteitshandboek Verstuurde informatie naar deelnemers 3.6. Beroepsmogelijkheid bij geschil Wanneer een deelnemer het niet eens is met de uitkomsten van de interne audit, kan hij dit beargumenteerd kenbaar maken aan de Werkgroep. De Werkgroep stuurt dit geschil vervolgens door naar het Bestuur van de Stichting Part-Ner, voorzien van een eigen reactie. Het Bestuur van de Stichting Part-Ner neemt vervolgens een besluit. Hierop is geen beroep mogelijk. Versie 2.0 Juli

17 4. Certificeringcycli Part-Ner 4.1 Aanvraag certificaat Natuurbeheer Alvorens een kandidaat-certificaathouder zich certificaathouder kan noemen, moet een aantal stappen doorlopen worden. 1. De kandidaat-certificaathouder neemt kennis van de procedures en richtlijnen in dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer. 2. De kandidaat-certificaathouder stelt een aanvraag op conform format en eisen van de Stichting Certificering en voegt hierbij de gevraagde documenten (zie hoofdstuk 6).De Stichting Certificering SNL neemt binnen 8 weken na aanvraag een besluit. Dat kan gedurende het gehele jaar en is niet gekoppeld aan de aanvraagperiode voor SNL. De certificering treedt in werking zodra een certificaat is verstrekt. Vanaf dat moment is de eigenaar een gecertificeerd natuurbeheerder en dient hij zich te houden aan de richtlijnen, werkwijzen en processen waaraan hij zich middels het contract geconformeerd heeft. Ook andere partijen, die alleen gebruik willen maken van de kennisoverdracht, kunnen deelnemen. Dit in overleg met de Part-Ner en tegen een nader af te spreken vergoeding. 4.2 Jaarlijkse beheercyclus Iedere jaar volgt de eigenaar een beheercyclus (plan-do-check-act). Door het cyclisch karakter van het uitvoeren van het beheer krijgt de eigenaar inzicht in zijn beheermethode en de resultaten daarvan in het veld. Hierdoor is er continu aandacht voor verbetering van het natuurbeheer en de natuurkwaliteit. Figuur 2 geeft deze jaarlijkse beheercyclus schematisch weer. Tabel 1 geeft een beschrijving van de elementen B1 t/m B7 en laat zien per element welke zaken de eigenaar moet administreren (zie hoofdstuk 6, pagina 6.1). Versie 2.0 Juli

18 Figuur 2: Schematische weergave van de jaarlijkse beheercyclus Vastleggen kadastrale gegevens B2. Vastleggen natuurtype en beheertype B3. Plan: Jaarlijks opstellen beheerplan en werkplan voor beheer Do: Uitvoeren van beheer en bijhouden van logboek B4. Uitvoeren van interne audit B5. Externe audit k k i l i i B6. Opstellen verantwoording per (groep) terrein(en) B7. Eventueel bijstellen werkplan voor komend jaar Versie 2.0 Juli

19 Tabel 1: Beschrijving van elementen B1-B7 van jaarlijkse beheercyclus Stap Beheercyclus Registraties B1 plan B2 Plan B3 Plan+ Do B4 Check B5 Check B6 Check B7 Act Eenmalig (voor zover door aan- of verkoop geen wijzigingen optreden) vastleggen of kunnen aantonen van eigenaarschap van terreinen (eigendomsadministratie). Peildatum is 15 mei in ieder jaar, kopie e-snl aanvraag is voldoende. De eigenaar is verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid van alle daarin aangeleverde gegevens. Eenmalig (tenzij uit kwaliteitscyclus blijkt dat aanpassing nodig is) vastleggen of aantonen van natuurtypen / natuur- beheertypen. Peildatum is 15 mei in ieder jaar, kopie e-snl aanvraag is voldoende. De eigenaar is verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid van alle aangeleverde gegevens. Voor de eerste maal vastleggen van het beheerplan (zie ook K1). Hierbij kan gebruik gemaakt worden van eerdere beheerplannen, of soortgelijke visiedocumenten die voldoen aan de gestelde eisen (zie hoofdstuk 6.1). Jaarlijks opstellen van een werkplan voor het beheer van het terrein. Hierin is per natuurbeheertype vastgelegd welke werkzaamheden hij wanneer wil uitvoeren. De beheerder van het gebied voert de beheermaatregelen conform het werkplan uit, en houdt hiertoe een logboek bij. 2 tot 3x per 6 jaar wordt een interne audit uitgevoerd (zie hoofdstuk 5.1, interne audit). Deze audit bestaat uit twee delen: Controle op de nakoming van de in het systeem vastgelegde verplichtingen. Onderlinge uitwisseling van kennis (terreinbezoek). Externe partijen kunnen een externe audit uitvoeren. Deze externe audit hoeft niet ieder jaar plaats te vinden en kan op ieder moment tijdens de beheercyclus plaatsvinden. Aan het einde van het kalenderjaar wordt door de eigenaar een verantwoording opgesteld. Hierin worden de resultaten van het beheer, eventuele calamiteiten en afwijkingen van het werkplan besproken. Ook wordt bekeken of audit- of monitoringsresultaten invloed hebben op het beheer van het komend jaar. Een afschrift van deze verantwoording gaat naar de Werkgroep. Naar aanleiding van de resultaten kan het werkplan voor het beheer bijgesteld worden. Hierbij kan een relevante bevinding in het ene gebied ook doorwerken naar andere, gelijksoortige gebieden. Register van terreinen (hoofdstuk 6.3) Register van terreinen (hoofdstuk 6.3) Beheerplan werkplan (hoofdstuk 6.4 en 6.5) + Logboek voor beheer (hoofdstuk 6.5) Registratie interne audit Registratie externe audit Verantwoording (hoofdstuk 6.6) Registratie interne verbetervoorstel Versie 2.0 Juli

20 4.3 Kwaliteitscyclus De beheercyclus die de eigenaar jaarlijks doorloopt maakt deel uit van de grotere kwaliteitscyclus, die zich over meerder jaren uitstrekt en waarvan meerdere organisaties en overheden deel uitmaken. De kwaliteitscyclus is schematisch weergegeven in Figuur 3. Een beschrijving van de stappen uit deze cyclus staat in Tabel 2. Figuur 3: Schematische weergave van de kwaliteitscyclus K1. Per terrein worden natuur- en beheertype door de provincie bepaald en door de eigenaar vastgelegd K2. Door eigenaar uitvoeren van beheercyclus B3, B4, B5, B6, B7 K3. (Laten) Uitvoeren van monitoring (biotisch en abiotisch) in een (groep) terreinen. K4. Eventueel bijstellen van natuurdoelen en daarmee aanpassing van het beheerplan voor komende jaren Versie 2.0 Juli

21 Tabel 2: Beschrijving van de elementen K1-K4 van de kwaliteitscyclus Stap Kwaliteitscyclus Registraties K1 plan Per gebied worden door de provincie de natuurtypen en de beheertypen vastgesteld en vastgelegd in het jaarlijkse natuur- beheerplan. De eigenaar neemt kennis van de natuur- en beheertypen en controleert deze op juistheid voor zijn bezit. De eigenaar neemt deze vervolgens op in zijn beheerplan; dit is input in de jaarlijkse beheercyclus. Natuurbeheerplan K2 Do Voer de beheeractiviteiten uit conform de beheercyclus. K3 Check (Laten) uitvoeren van de monitoring op basis van het implementatieplan Monitoring. Registratie interne audit Het implementatieplan Monitoring is te vinden op de website van de Part-Ner, Monitoringsrapportage K4 Act De resultaten van de monitoring zijn van belang voor het eventueel bijstellen van de doelen, en worden daarom vertaald in het werkplan. Verantwoording (hoofdstuk 6.6) Wijzigingen worden ook gecommuniceerd met de provincie (is bevoegd gezag) voor opname in beheertypekaart, enz. Versie 2.0 Juli

22 4.4 Projecten Vanaf 2014 willen de provincies in het kader van de Subsidieregeling Natuur en Landschapsbeheer met de certificaathouders, beheerders lumpsumafspraken maken. Die lumpsumafspraken kunnen breder zijn dan alleen beheer: ze kunnen onder andere ook gaan over monitoring, natuurontwikkeling en -inrichting en herstel in brede zin (PAS, hydrologie). Om voor de lumpsummogelijkheden in aanmerking te komen, dient de particulier een SNL certificaat te hebben. Het onderdeel projecten vindt u in het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer van Stichting Part-Ner in hoofdstuk 6.8. Versie 2.0 Juli

23 5. Monitoring en audits Een van de kenmerken van certificering is dat het certificeringsproces intern bewaakt wordt; de certificaathouders borgen samen dat zij zich houden aan de procedures en gedragscodes zoals die in dit handboek staan. De borging van de certificering vindt op twee niveaus plaats: op het systeem (de audits) en op de uitwerking in het veld (de monitoring). Dit handboek zal met name ingaan op de borging op systeemniveau (de audits), aangezien de invulling van de monitoring bij het IPO en de provincies ligt. De resultaten van de monitoring worden in dit certificeringssysteem als input gebruikt om beheer methoden of natuurdoelen bij te stellen als dat nodig is. Er zijn twee soorten audits: intern en extern. Bij de interne audit wordt door de certificaathouders zelf geborgd dat zij zich houden aan de procedures en eisen die in dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer zijn vastgelegd. De externe audit kan plaatsvinden door de subsidieverstrekker en dient om te zien of er aan de subsidievoorwaarden voldaan wordt. 5.1 Interne audit De interne audit is erop gericht om: te borgen dat certificaathouders zich houden aan de procedures die staan beschreven in dit Kwaliteitshandboek Natuurbeheer; het Kwaliteitshandboek Natuurbeheer te verbeteren door werkenderwijs bijvoorbeeld procedures te verduidelijken; kennisoverdracht tussen certificaathouders te faciliteren. De organisatie is in handen van de Werkgroep. Voor ieder van de Werkgroep ziet de interne audit er als volgt uit: Per jaar zijn er twee momenten waarop de interne audit plaatsvindt: eenmaal in het voorjaar en eenmaal in het najaar. De data zijn uiterlijk op 31 december van het voorgaande jaar bekend bij alle certificaathouders; De Werkgroep selecteert voor de interne audit een aantal willekeurige certificaathouders. Het aantal certificaathouders hangt af van het totale aantal certificaathouders binnen de Werkgroep: de steekproef is zodanig dat iedere certificaathouder eens in de twee à drie jaar opgeroepen wordt voor een interne audit. Elke nieuwe certificaathouder heeft vanaf het moment dat hij gecertificeerd is, kans om geselecteerd te worden. Versie 2.0 Juli

24 Op de dag van de interne audit, nemen de geselecteerde deelnemers mee: - de subsidiebeschikkingen en eigendomsregistraties - het beheerplan - het werkplan en het logboek van het huidige jaar - de verantwoording over voorgaande jaren In kleine groepen van vijf tot tien certificaathouders en onder leiding van een lid van de Werkgroep geven de deelnemers elkaar inzage in het aanvraag- en beheerproces. Zij tonen hierbij de aanvraag/aanvragen, het beheerplan, het werkplan, logboek en de verantwoording van de afgelopen jaren en bespreken deze. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de checklist interne audit (zie Tabel 4). Er kunnen opmerkingen gemaakt worden over de volledigheid van de getoonde gegevens en er kunnen door de certificaathouders adviezen en ervaringen worden uitgewisseld over het toepassen van het certificeringssysteem. Opmerkingen worden gemeld aan de Werkgroep; vastgestelde afwijkingen worden gemeld aan het Bestuur van Stichting Part-Ner, die - indien nodig - kan optreden. Indien tweemaal een significante afwijking of lacune wordt geconstateerd in de aangeleverde gegevens, wordt de certificaathouder voorgedragen zijn certificaat in te leveren. Naast deze interne audits, waarbij alleen op procesniveau kennis wordt gedeeld, zal er ten minste éénmaal per jaar een terreinbezoek plaatsvinden ten behoeve van de kennisuitwisseling. Dit staat in principe los van de interne audit, maar kan op dezelfde dag georganiseerd worden. Voor dit terreinbezoek wordt door de Werkgroep ten minste één beheertype uitgekozen. Alle eigenaren met dit beheertype zijn verplicht bij het bezoek aanwezig te zijn. Tijdens het terreinbezoek wordt onder leiding van een ecoloog ingegaan op beheerresultaten, monitoringsgegevens, en evt. problemen in het beheer, alsook beheervragen van collega-terreinbeheerders. De datum voor het terreinbezoek moet ook op 31 december van het voorgaande jaar duidelijk zijn (samen met de data van de interne audits). Versie 2.0 Juli

25 Tabel 4: Checklist interne audit Vragenlijst Interne Audit Naam deelnemer: Datum:... 0 Alleen wanneer er sprake is van recente wijzigingen in eigendom; Verantwoording aanvraagtitel Voldoet Deels Voldoet niet 0a Hoe kan de beheerder aantonen dat hij de aanvraagtitel bezit voor de gronden waarvoor hij subsidieaanvragen doet? 1 Bepaling beheerdoelen Voldoet Deels Voldoet niet 1a Zijn alle beheertypen uit de SNL- subsidiebeschikking opgenomen in het beheerplan? 1b Hoe wordt inzichtelijk gemaakt dat er beheerdoelen zijn vastgelegd voor alle beheertypen? 2 Behalen doelen door middel van beheer Voldoet Deels Voldoet niet 2a 2b 2c Op welke wijze wordt het in standhouden van het natuur- en beheertype zoals genoemd in de SNL- overeenkomst vertaald in het beheerplan en het werkplan? Waar en hoe wordt de koppeling gelegd tussen het beheer en de doelen? Waar wordt de meerjarige visie/streefbeeld, gericht op verbetering van de kwaliteit van het beheer en de aanwezige natuurwaardes, weergegeven? 2e 2f Geef een voorbeeld waarin bij het beheer de noodzakelijke samenwerking met andere beheerders gezocht wordt. Specifiek voor grotere beheerders, met meerdere beheer- en werkplannen: Kan de certificaathouder een beheer- en werkplan laten ziet dat niet bij de aanvraag zit? (gaarne meenemen) Maak aan de hand van de overzichtstabel voor aanvragen met meerdere objecten, inzichtelijk wat de stand van zaken is van de overige beheer- en werkplannen. (gaarne meenemen) Versie 2.0 Juli

26 3 Evaluatie beheer Voldoet Deels Voldoet niet 3a 3b 3c Geef aan hoe het beheer jaarlijks geëvalueerd wordt. Toon aan, dat bijzondere situaties zoals het afsluiten van terreinen, incidenten en niet behaalde doelen gemeld worden. Heeft de certificaathouder de resultaten van de jaarlijkse evaluatie vertaald in een verantwoordingsdocument zoals beschreven in het model Kwaliteitshandboek? (verantwoordingsdocument meenemen) Hoe worden de resultaten van de evaluatie benut, en waar worden de te nemen handelingen vastgelegd?, (neem betreffende document mee. 4 Monitoringgegeven Voldoet Deels Voldoet niet 4a Welke gegevens van ecologische monitoring zijn beschikbaar? Geven deze gegevens aanleiding tot een aanpassing van het beheer- en/of werkplan? En zo ja, hoe wordt hier inhoud aan gegeven? 5 Follow up Voldoet Deels Voldoet niet 5a 5b 5c Op welke wijze zijn de aanbevelingen, die het Bestuur van de Stichting SNL gedaan heeft bij de toekenning van het certificaat, opgevolgd? Waar en hoe kan worden vastgesteld dat de certificaathouder de afspraken uit het beheerplan (waaronder beheermaatregelen) heeft nagekomen? Welke verbeterpunten uit vorige interne of externe audits staan nog open? Hoe zijn deze punten opgevolgd? Ondertekening eigenaar voor gezien: Naam Handtekening Plaats/Datum Versie 2.0 Juli

27 5.2 Externe audit De externe audit wordt uitgevoerd door de Stichting Certificering SNL. De externe audit kan plaatsvinden op drie verschillende niveaus: 1. bij de Landelijke Werkgroep / Bestuur 2. bij één van de Werkgroepen 3. bij één of meerdere deelnemers 1. Externe audit Landelijke Werkgroep / Bestuur Er wordt gecontroleerd of men zich heeft gehouden aan de werkwijze zoals gesteld in het Kwaliteitshandboek, vertaald in het vergaderschema en de te bespreken onderwerpen (zie hoofdstuk 3.4). 2. Externe audit bij één van de Werkgroepen Deze controle speelt zich af op twee terreinen: Er wordt gecontroleerd of de Werkgroep zich heeft gehouden aan de werkwijze zoals gesteld in het Kwaliteitshandboek, vertaald in het vergaderschema en de te bespreken onderwerpen. Er wordt gecontroleerd of de deelnemersadministratie in orde is (bijgehouden administratie per deelnemer; georganiseerde interne audits en terreinbezoeken enz.). Controle van deelnemers: omdat van alle deelnemers jaarlijks de werkplannen, logboeken en evaluaties worden verzameld kun je in deze externe audit een goede indruk krijgen van het door de deelnemers gevoerde beheer en hun werkwijze. 3. Externe audit bij een deelnemer Door ter plekke bij een deelnemer te gaan kijken krijg je een goede indruk van het gevoerde beheer en de werkwijze volgens het kwaliteitssysteem. De Werkgroep neemt na afloop van de externe audit op kantoor de auditoren mee voor een bezoek aan één of twee deelnemers. 5.3 Monitoring Het doel van de SNL monitoring is het verzamelen van gegevens om per gebied inzichtelijk te maken hoe de kwaliteit van de natuur zich ontwikkelt. Deze informatie wordt gebruikt door de overheid om haar natuurdoelen te evalueren en/of deze eventueel bij te stellen. Certificaathouders maken gebruik van de monitoringsgegevens om het resultaat van het door hen gevoerde beheer te kunnen beoordelen. Eventueel kunnen de monitoringsgegevens leiden tot een aanpassing van het beheer of - als dit onvoldoende positief resultaat heeft - het eventueel bijstellen van de natuurdoelen. Versie 2.0 Juli

28 Er is voor de monitoring een Werkwijze Monitoring en Beoordeling Natuurnetwerk en Natura 2000/PAS opgesteld. Het is een bindende leidraad voor provincies en certificaathouders. Dit document is te raadplegen op het Portaal Natuur en Landschap: uitgangspuntenmonitoring-natuurkwaliteit Certificaathouders hebben het recht om zelf de monitoring uit te voeren aan de hand van de daartoe opgestelde werkwijze. Daarnaast kunnen ze ervoor kiezen om samen te werken met, of zich aan te sluiten bij, de monitoring van een naastgelegen terrein beherende organisatie, óf men kan de monitoring laten doen door de provincie. Taakverdeling Wanneer een certificaathouder de monitoring zelf ter hand wil nemen, geldt de volgende taakverdeling in de monitoring tussen certificaathouders en provincies: Monitoringaspect Certificaathouder Provincie Flora, fauna en vegetatie Structuur Standplaatsfactoren (Abiotische condities) Ruimtelijke condities Natuurlijkheid Procesverantwoordelijkheid en rapportage op het niveau van beoordelingsgebieden Uitgangspunt hierbij is dat de samenwerkende partijen elk die onderdelen van de monitoring voor hun rekening nemen die nauw aansluiten bij hun mogelijkheden tot beïnvloeding van de natuurkwaliteit. De beheerders beïnvloeden met hun beheermaatregelen de structuur en zien in het voorkomen van flora en fauna het resultaat van hun werk. Hun werkzaamheden houden echter op bij de grens van hun beheergebied. Hun mogelijkheden om de standplaats-factoren en ruimtelijke condities te optimaliseren zijn daarom beperkt. Het is de rol van de overheid om gebiedsoverstijgend de condities binnen het Natuurnetwerk Nederland zo goed mogelijk op orde te krijgen. Certificaathouders kunnen een vergoeding krijgen op basis van normkosten voor hun deel van de monitoring. Ze kunnen er echter voor kiezen om de monitoring door de provincie te laten uitvoeren. Bij niet-certificaathouders zorgt de provincie voor de gehele monitoring. Versie 2.0 Juli

29 Afspraken De afspraken tussen provincies en certificaathouders ten aanzien van Natuurnetwerk, Natura 2000/PAS-gebieden zijn hieronder beschreven. Provincies hebben de regie over de uitvoering van de monitoring (uitgezonderd de Rijkswateren), maar stemmen de aanpak af met de beheerders zoals beschreven. De certificaathouders (NM, SBB, de UvB, de 12 landschappen en leden van Stichting Part-Ner) verzamelen de benodigde biotische data (inclusief structuur) in het veld, eventueel door uitbesteding aan gekwalificeerde bureaus. De volgende aanpak is daarbij in december 2013 afgesproken tussen provincies en certificaathouders: 1. Certificaathouders stellen een concept meerjarig monitoringsplan op voor hun terreinen. Zij kunnen er echter ook voor kiezen dit over te laten aan de provincies. 2. Provincies stellen een concept provinciaal monitoringprogramma op waarin de volgende aspecten ten minste zijn uitgewerkt: de meerjarenplanning van evaluaties en rapportages, de beoordelingsgebieden, de informatievraag, de planning, programmering en prioritering van de monitoring, de (beschikbare) financiering, wie de monitoring doet, de rapportage, eventuele andere monitoringsvragen van de provincie, etc. De focus ligt hierbij op de informatievraag. 3. Het provinciaal meerjarig monitoringprogramma en het meerjarig monitoringsplan van de beheerders worden afgestemd/in elkaar geschoven met als resultaat een vastgesteld meerjarig monitoringprogramma. Voor de certificaathouders die een individueel certificaat hebben via Part-Ner, kan Part-Ner hierin bemiddelen via de Provinciale Werkgroepen certificering. 4. Indien certificaathouders kiezen om de monitoring zelf uit te voeren, sluiten provincies hiertoe een (meerjarige) overeenkomst met de certificaathouders voor de monitoring conform de inhoudelijk afgesproken aanpak/instructie (o.a. over protocollen, validiteit data, periode van inwinning, etc. conform de landelijke afspraken). Dit kan dan onderdeel uitmaken van de lumpsumovereenkomst tussen provincies en beheerders. 5. Wanneer de certificaathouders besluiten de monitoring over te laten aan de provincies, voeren de provincies de monitoring uit dan wel besteden deze zelf uit. De resultaten van de biotische monitoring komen via de NDFF beschikbaar. 6. De hoogte van de vergoeding van de monitoring door of onder verantwoordelijkheid van de beheerders is gebaseerd op de afgesproken normkosten monitoring per beheertype. Voor het monitoren van Natura 2000-soorten en procesindicatoren worden aparte afspraken gemaakt. 7. De veldinformatie over soorten en structuur wordt door de provincie/beheerders aan de NDFF aangeboden voor opslag. Dit zal gebeuren zo spoedig mogelijk na het betreffende veldseizoen maar niet later dan 1 maart in het jaar er op volgend. Over de opslag van de vegetatiedata en de structuurdata worden nog afspraken gemaakt. 8. De onafhankelijkheid van de velddata wordt geborgd door o.a. de validatie van de data die de NDFF pleegt en de audits die worden verricht door de Stichting Certificering SNL. Versie 2.0 Juli

30 9. Ten minste 1 maal per jaar wordt overleg gepleegd tussen beheerders en provincies met als doel de voortgang te bespreken en eventueel bij te stellen binnen de gemaakte afspraken. Voor de certificaathouders die een individueel certificaat hebben via Part-Ner, kan Part-Ner hierin bemiddelen via de Provinciale Werkgroepen Certificering. 10. Provincies kunnen zo nodig afwijken van bovengenoemde afspraken mits dit adequaat onderbouwd wordt en hierover met de ketenpartners is gesproken. Ook gelden in een dergelijke situatie voor de provincies nog steeds de uitgangspunten van de werkwijze, met name die van uniformiteit van aanpak en optelbaarheid van data. Over het eigendom en gebruiksrecht van de aldus verzamelde informatie dienen nog afspraken gemaakt te worden. Dit zal gebeuren in het proces van de doorstart van de NDFF. Toelichting bij bovengenoemd punt 3: op enkele onderdelen van de onderhavige werkwijze dienen de provincies nog een eigen uitwerking te maken. Het gaat dan o.a. om de concrete planning van de monitoring in de gebieden en over specifieke monitoring in enkele Natura 2000-gebieden. Daarvoor dient een provinciaal monitoringprogramma (PMP). GS kunnen het PMP vervolgens vaststellen. Onderdelen van dit PMP kunnen zijn: Planning en programmering van de monitoring Monitoring van soorten in enkele Natura 2000-gebieden; afstemming met NEM monitoring Aquatische beschermde Natura 2000-natuurwaarden meten door het waterschap als supplement op de reguliere KRW metingen Nulmeting PAS procesindicatoren Abiotiek monitoring (direct of indirect via ITERATIO) Hoe de monitoring aan pakken in de niet-snl delen van het Natuurnetwerk maar wel Natura 2000-gebieden bij de duinwaterbedrijven en gebieden van recreatieschappen en met welk systeem Relatie met andere provinciale monitoring van natuurgebieden o.a. het LMF en het watervogelmeetnet Versie 2.0 Juli

31 6. Eigen documenten bij het Kwaliteitshandboek Omdat het certificaat van Part-Ner een individueel certificaat is, vult u het Kwaliteitshandboek aan met uw eigen documenten. Wanneer u gecertificeerd bent werkt u conform de inhoud van het Kwaliteitshandboek en conform de werkwijze die u in uw eigen documenten hebt vastgelegd. De documenten die u zelf toevoegt aan het Kwaliteitshandboek zijn: Aanvraagbrief met bijlagen (individueel deel Kwaliteitshandboek) Contract Part-Ner Eigendomsregistratie en wijzigingen daarop Actueel Beheerplan Jaarlijks Werkplan Jaarlijks Logboek Jaarlijkse verantwoording beheer Overige relevante documenten U stelt deze documenten zelf op. In dit hoofdstuk komen al deze documenten aan bod. Vaak zijn voorbeelden opgenomen voor de opzet maar als een certificaathouder al documenten heeft, gebaseerd op bestaande werkwijzen of procedures die dezelfde informatie leveren, mogen de al aanwezige documenten gebruikt worden. Alle genoemde documenten moeten altijd in de administratie van de certificaathouder aanwezig zijn. Een aantal zaken moet op bepaalde momenten (zoals bij de aanvraag) worden opgestuurd of meegenomen naar de interne audit. In tabel 5 is een tabel opgenomen met een overzicht hiervan. Tabel 5: Lijst eigen documenten: nodig voor aanvraag, registratie bij werkgroep of interne audit Aanvraagbrief met bijlagen (Individueel deel Kwaliteitshandboek) Contract Part-Ner Registratie van terreinen en/of SNL beschikking(en) Aanvraag Certificaat aanleveren aan werkgroep Frequentie Meenemen naar interne audit Bij wijziging Beheerplan Min. 1 x per 6 jaar Werkplan Logboek Verantwoording Projectadministratie Jaarlijks (van volgend jaar) Jaarlijks (van afgelopen jaar) Jaarlijks (van afgelopen jaar) Indien van toepassing (lopend jaar) (lopend jaar) (afgelopen jaar) Versie 2.0 Juli

32 6.1 Aanvraagbrief met bijlagen Voor de aanvraag stelt u een aanvraagbrief op volgens een vast format. Dit format wordt u digitaal toegestuurd door Part-Ner nadat u te kennen hebt gegeven dat u een aanvraag voor een certificaat wilt gaan indienen. Door dit format te volgen laat u zien dat u voldoet aan het Programma van Eisen voor certificering (bijlage 7.3). U dient alle onderdelen van het format uit te werken. In dit format komen de volgende punten achtereenvolgens aan de orde: Een inleiding waarin u een korte uitleg geeft over het bezit, de aanvrager en de beheerder. U geeft tevens aan dat u werkt volgens het Kwaliteitshandboek van Part-Ner Een verantwoording van de aanvraagtitel waarin een kadastraal overzicht geeft van het eigendom (kaart en nummers) en aangeeft welke beschikking(en) u heeft. Een vergelijking van het provinciaal beheerdoelen uit het natuurbeheerplan en de beheertypen in uw subsidiebeschikking De koppeling die gemaakt is van beheerdoelen naar beheer in het beheerplan. Hier geeft u aan of u voor de aanvraag gebruik gemaakt heeft van een bestaand beheerplan of dat u een beheerplan heeft opgesteld voor dit beheerplan. U geeft aan of u ondersteuning van derden heeft bij het beheer, of u met anderen samenwerkt en hoe u zorgt voor kennis omtrent uw beheer. En u zegt iets over de wijze waarop u samenwerkt met Part-Ner. De wijze waarop de monitoring en inventarisaties zijn geregeld en of / hoe u daaromtrent samenwerkt / afstemt met de provincie De manier waarop u uw beheer jaarlijks evalueert. De manier waarop de eigen controle van het proces plaatsvindt conform het kwaliteitshandboek. Aangegeven wordt wie het gebied gebruikt en met welke overeenkomsten dat is geregeld en hoe de controles daarop plaatsvinden en aangeven hoe wordt omgegaan met afwijkingen t.o.v. het kwaliteitshandboek, het beheerplan of het werkplan. Verder geeft u aan wat aan kennisontwikkeling wordt gedaan. Wat verwacht u, hoe bent u van plan om te gaan met wijzigingen. Wat wilt u verder nog kwijt, bijvoorbeeld over uw motivatie of plannen, enz. Versie 2.0 Juli

33 6.2 Contract Part-Ner U sluit bij de aanvraag een contract af met Part-Ner. Het contract is opgenomen in bijlage 7.1. In dit contract zijn uw verplichtingen en rechten als gecertificeerde opgenomen en de verplichtingen van het bestuur van Stichting Part-Ner. Tevens is opgenomen in welke gevallen het contract ontbonden kan worden. 6.3 Eigendomsregistratie en wijzigingen daarop Iedere (potentiële) certificaathouder moet laten zien voor welke terrein(en) hij gecertificeerd wil worden. Ook moet hij daarvoor kunnen aantonen dat hij de eigenaar / pachter is. Gevraagd wordt om een duidelijke kaart van uw gebied. Daarnaast een koppeling tussen de kadastrale gegevens en de beheereenheden (uit uw beschikking). Hiervoor kunt u gebruik maken van de schema s in Figuur 4: Voorbeeldformulier Terreinregistratie en Figuur 5: Wijzigen Terreinregistratie. Als u een SNL beschikking hebt (of meerdere) stuurt u die mee. In geval van pacht stuurt u de pachtovereenkomst mee. Eventuele wijzigingen in de terreinen of natuur(beheer)pakketten en eventuele nieuwe beschikkingen dienen schriftelijk en voorzien van een nieuwe kaart aan de Werkgroep waaronder u valt gestuurd te worden. Bij de aanvraag en tijdens de interne audit wordt gecontroleerd of de registratie van terrein(en) en eigenaarschap en de beschikkingen correct aanwezig is. Figuur 4: Voorbeeldformulier Terreinregistratie Versie 2.0 Juli

34 Figuur 5: Wijzigen Terreinregistratie Vergeet niet een goede kaart bij te voegen van alle percelen! 6.4 Actueel Beheerplan Het startpunt voor de beheercyclus is het beheerplan. In dit plan staat voor alle terreinen omschreven welk natuurtype dan wel beheertype erop rust, of hoe dit type in de loop van de tijd kan worden behaald c.q. behouden en welke (meerjarige) acties daarvoor nodig zijn. Het beheerplan heeft een meerjarige looptijd (minimaal 6 jaar). In figuur 6 is alle informatie genoemd die het beheerplan dient te bevatten. Als er al een actueel beheerplan voor een bezit aanwezig is kan dat uiteraard gebruikt worden, mits alle vereiste informatie in dat beheerplan is opgenomen of er met een bijlage bij wordt gevoegd. Wanneer geen actueel beheerplan aanwezig is kan het beheerplan worden opgesteld conform de structuur zoals weergegeven in Figuur 6. Versie 2.0 Juli

35 Figuur 6: Voorbeeld van beheerplan met de verplichte onderdelen Inleiding Vrije vorm; iets over geschiedenis, persoonlijke drijfveren, waarom en in welk kader het plan is opgesteld, etc. Ligging en oriëntatie 1. Algemene informatie - Wie is de eigenaar (persoon, stichting, organisatie, ) - Ligging van de percelen (kaart, bijvoorbeeld uit SNL) en beschrijving in welke provincie(s) en gemeente(n) het ligt - Bodemkundige situatie - Beschrijving aanliggende terreineigenaren - Beschrijving eventuele samenwerking met andere instanties zoals bijvoorbeeld de Waterschappen - Beschrijving andere certificeringen (voor zover van toepassing) - Beschrijvingen gedragscodes welke toegepast worden (voor zover van toepassing) - Beschrijving openstelling (voor zover van toepassing) Wie is de eigenaar (persoon, stichting, organisatie, ) Huidige situatie en waardering - Beschrijving van de huidige ecologische kwaliteit van de verschillende percelen, welke beheertypen zijn aanwezig (index natuur en landschap), wat is de kwaliteit ervan en hoe is deze ecologische kwaliteit vastgesteld - Indien Natura 2000-gebied een uitgebreide (verwijzing naar) beschrijving van de natuurdoelstellingen, huidige situatie en natuurbeheertypen - Beschrijving van de kansen voor en knelpunten van het huidige beheer Visie Welke ecologische doelstellingen en bijbehorende streefbeelden rusten er (vanuit uzelf of vanuit de provincie) op de percelen Hoe realistisch zijn deze streefbeelden gezien eventuele knelpunten Meerjarenplanning van de maatregelen Welke stappen moeten er gezet worden om van de huidige situatie te komen naar de beschreven situatie in de visie; welke maatregelen zijn nodig en globaal wanneer moeten die genomen zijn? Versie 2.0 Juli

36 Eigenaren met het SNL-beheerpakket N15.02, Dennen-, eiken-, en beukenbos, (natuurbos) dienen in het beheerplan ook specifiek inzicht te geven in: - Soortensamenstelling van de opstand (uitgedrukt in %); - Bijgroei van de houtopstand(en); - Visie op de houtoogst; - Houtoogstplanning, waar (vak /afdeling) dat jaar gedund wordt en hoeveel m 3 er geoogst wordt. Het beheerplan kan worden opgesteld door de eigenaar - mits die hiervoor voldoende kennis en kunde heeft - óf door een door de eigenaar aangewezen adviesbureau of rentmeester (kantoor). Certificaathouders zijn verplicht om zich te houden aan de gedragscodes en kennisbronnen zoals vermeld in bijlage 7.4. Bij de aanvraag en tijdens de interne audit wordt gecontroleerd of alle onderdelen in het beheerplan aanwezig zijn en correct zijn omschreven en of de looptijd van het beheerplan niet verlopen is. 6.5 Jaarlijks Werkplan en Logboek Ieder jaar dient een certificaathouder inzichtelijk te maken wat het werkplan voor het beheer van het terrein (alle beheereenheden) is. Dit werkplan is in feite een jaarlijkse uitwerking van de meerjarenplanning uit het beheerplan. Bij het opstellen van het werkplan worden de resultaten van de audit en de resultaten van de monitoring in acht genomen. In het werkplan moet per beheertype/per perceel (of cluster van beheertypen) na te gaan zijn wat het komende jaar aan beheermaatregelen uitgevoerd moet worden. Hierbij horen per terrein, of terreinen met identieke beheersituatie in het werkplan: Een opsomming van maatregelen die de certificaathouder komend jaar wil gaan doen; Wanneer de certificaathouder van plan is de werkzaamheden uit te voeren; In het logboek wordt vervolgens gedurende het hele jaar bijgehouden welke van deze geplande werkzaamheden zijn uitgevoerd. Advies: formuleer kernachtig, het is zeker niet de bedoeling om zaken uit te schrijven! Tijdens de interne audit bespreekt de certificaathouder hoe het werkplan en het logboek zijn vormgegeven en worden tips en ervaringen uitgewisseld. Indien nodig kunnen er opmerkingen ter verbetering van het werkplan en/of logboek gemaakt worden. Een voorbeeld van hoe het werkplan en het logboek vormgeven kan worden is te zien in Figuur 7 (individuele percelen) en Figuur 8 (clusters van percelen met identieke beheersituatie). Versie 2.0 Juli

37 Figuur 7: Voorbeeld van Werkplan / Logboek voor individuele percelen Figuur 8: Voorbeeld voor werkplan en logboek voor clusters percelen met identieke beheer situatie Versie 2.0 Juli

38 6.6 Jaarlijkse verantwoording beheer Aan het einde van elk kalenderjaar wordt een kort verslag gemaakt, zie figuur 9, waarin de certificaathouder met het werkplan en het logboek in het achterhoofd weergeeft: Of er uitzonderingen waren op het werkplan en waarom deze niet of later zijn uitgevoerd; Of er (grote) calamiteiten zijn opgetreden die effect hebben op het beheer van het komende jaar (zoals stormen, overstromingen of periodes van grote droogte); Of er opvallende resultaten door de beheerinspanningen te merken zijn (bijzondere planten, dieren of andere zaken); De resultaten van de interne (en eventueel externe) audit: Of, en zo ja welke, adviezen, tips of discussies er geweest zijn tijdens de audit? Zijn er opmerking voor verbetering geplaatst? Is er een significante afwijking in de door u verstrekte gegevens geconstateerd? Of, en zo ja hoe, de audit heeft geleid tot aanpassingen in het beheerplan of werkplan voor het volgende jaar. Figuur 9: Voorbeeld van jaarlijkse verantwoording 6.7 Overige documenten Hier voegt u zaken toe die van belang zijn bij uw beheer of administratie, zoals bijvoorbeeld: Samenwerkingsovereenkomsten. Een door u ingediende klacht conform de beroepsmogelijkheid zoals besproken in par. 3.6, inclusief de beslissing daarop Verslag(en) van de interne audit(s) waaraan u heeft deelgenomen Verslag(en) van terreinbezoek(en) waaraan u heeft deelgenomen Projectadministratie (zie par. 6.8) Versie 2.0 Juli