Handleiding bij het gebruik van ComptAdmin

Transcriptie

1 Handleiding bij het gebruik van ComptAdmin Een programma voor het bijhouden van de comptabiliteit van de gemeente Herziene uitgave JW-CA 1.1 ( )

2 Inhoud: Inleiding... 3 Beginnen... 4 Menu... 5 Codeblad... 6 Invoerstaat... 7 Boekhoudstaat... 9 Codes Financieel verslag Bijdrageformulier S Uitgaven Ontvangsten Afspraken Eindejaar blad

3 Inleiding ComptAdmin is een programma om de comptabiliteit van de gemeente bij te houden. Er is in deze handleiding geprobeerd op een eenvoudige manier de werking te beschrijven. Toch zal pas door gebruik de werking helemaal duidelijk worden. Probeer daarom vertrouwd te worden met de codes en de toepassing daarvan. Natuurlijk is deze beknopte beschrijving niet volmaakt en zal waarschijnlijk ook geen antwoord geven op alle vragen welke in de loop van het gebruik naar voren mochten komen. Als je vragen en of opmerkingen hebt mail dan naar Je helpt daarmee mee aan de verbetering van het programma en anderen zullen daar weer profijt van hebben. Eigenlijk is het heel eenvoudig samen te vatten: Ken de codes en gebruik de invoerstaat. De rest doet het programma. Mocht je problemen ondervinden bij de installatie of een melding krijgen dat de macro s zijn uitgeschakeld download dan het pdf bestand Macro beveiliging van Opmerking: Alle in het programma gebruikt formulieren en invulbladen zijn beveiligd en kunnen niet worden gewijzigd. 3

4 Beginnen Nadat je het programma geopend hebt klik je op de knop Invoerblad. Op dit blad moeten alle eindgegevens van het afgelopen dienstjaar worden ingevoerd. Bedragen die op nul staan hoeven niet te worden ingevuld. De ingevoerde gemeentenaam en gemeente nummer worden op de formulieren weergegeven. Het bedrag Saldo Lening dient als een positief getal te worden ingevoerd.! (dus geen -min teken er voor) Als je deze gegevens hebt ingevuld sla het programma dan eerst elders op voor opvolgende dienstjaren. Op het laatste blad van het programma Einde jaar gegevens vind je aan het eind van het dienstjaar alle actuele bedragen om die weer over te nemen op het nieuwe invoerblad van het volgende dienstjaar. Klik op hier om verder te gaan. Nu opent het Menu. 4

5 Menu Menu Je vind er vier rijen keuzeknopjes van September tot Augustus. 1 - Invoerstaat 2 - Financieel verslag 3 - Boekhoudstaat 4 - Bijdrageformulier. De functies van de knoppen Invoerstaat, Ontvangsten, Uitgaven en Afspraken kan je alvast bekijken maar worden later besproken. Kies nu eerst het Codeblad. Op het Codeblad vind je een beschrijving van alle codes die gebruikt moeten worden op de invoerstaat. Lees het Codeblad op de volgende pagina en de rest van deze handleiding eerst aandachtig voordat je aan de slag gaat. Op elke invoerstaat vind je steeds een knop naar het codeblad zodat je dat altijd tijdens het gebruik kunt raadplegen. 5

6 Codeblad 6

7 De Invoerstaat Elke maand heeft een eigen invoerstaat. Op onderstaande afbeelding van de invoerstaat van september is te zien dat alle codes één keer gebruikt zijn. Beginnen met boeken. In de eerste lichtgroene kolom wordt de datum ingevuld. Kies de code die je denkt voor de boeking nodig te hebben en typ deze in de gele kolom. Opmerking: Alleen op het blad September is de eerste regel van de invoerstaat gereserveerd voor een bedrag wat eventueel van de maand augustus nog met formulier S-20 naar het WTG moet worden overgemaakt c.q. geïncasseerd moet worden. Als er op het invoerblad aan het begin van het programma een bedrag is ingevuld achter: Nog niet overgemaakt augustus S-20, verschijnen dat bedrag, de code en de omschrijving automatisch in de eerste regel. Als het bankafschriftnummer bekend is vul dat dan in. Nu word het bedrag pas daadwerkelijk geboekt. Het is niet noodzakelijk deze optie te gebruiken. Niet gebruiken heeft geen invloed op de werking van het programma. In alle opvolgende maanden is deze regel niet meer aanwezig. Wanneer bedragen voor W(ow) en K(zf) worden geboekt en het afschriftnummer wordt ingevuld, dan wordt het direct van het bankrekeningsaldo afgeschreven. Het totaalbedrag van het bijdrageformulier S-20 hoeft aan het eind van de maand dan ook niet opnieuw in z n totaal te worden geboekt. (Kleuren op deze afbeelding wijken af van die in het programma) 7

8 Wanneer je een code invoert zal de erbij horende omschrijving automatisch in de kolom Omschrijving verschijnen. Als er geen datum is ingevuld wordt de omschrijving niet weergegeven. Bij de codes D - O en U verschijnt in de kolom Specificeer een respectievelijk blauw, groen of rood vlakje. Geef in dit vakje een korte specificatie waarvoor het bedrag geboekt wordt. Deze specificatie verschijnt nu vanzelf in de kolom Omschrijving. Wanneer er in de gekleurde vakjes in de kolom Specificeer geen omschrijving wordt gegeven dan zal de omschrijving ook op de boekhoudstaat ontbreken. Opmerking: Bij boekingen welke per bank worden of zijn gedaan is het altijd noodzakelijk het afschriftnummer te vermelden. Pas dan wordt het bedrag in het programma verwerkt en zal het zowel op de boekhoudstaat als het financieel verslag zijn terug te vinden. Boekingen van bedragen met een Kas code worden direct verwerkt en een afschriftnummer invullen is dan ook niet van toepassing. 8

9 Boekhoudstaat (Hier is slecht een deel van het formulier getoond) De boekhoudstaat is conform die van het WTG met die uitzondering dat de in het programma gebruikte boekhoudstaat geen scheidingslijn heeft tussen hele euro s en centen. Op bovenstaand voorbeeld is het resultaat te zien, wat, waar en hoe, van de ingevoerde gegevens van de Invoerstaat op pagina 7. Lening Boekingen welke gedaan worden met code LA worden in de kolom Overige weergegeven. Deze hebben altijd te maken met een Lening of Hypotheek en heeft altijd een negatief saldo. Komt deze op nul te staan dan kunnen volgende boekingen met code R, (spaar op kapitaalrekening) worden gedaan. Zie daarvoor het code blad op pagina 5. Opmerking: De omschrijving Lening kan naar wens worden veranderd. Op het codeblad vind je deze omschrijving. Je hebt daar de mogelijkheid deze een andere benaming te geven. De nieuwe benaming vind je op alle bladen terug. Zorg er wel voor dat het een korte benaming is. (Maximaal 11 letters). Het zelfde geldt voor de omschrijving m.b.t. code R. Spaarrekening. (Maximaal 13 letters) 9

10 Codes De vijf codes waarvan de saldo s op het bijdrageformulier worden verwerkt: Code K (Koninkrijkszalenfonds) Alle met deze code geboekte bedragen worden als één bedrag op bijdrageformulier S-20 vermeld. Ze zijn ook terug te vinden op het financieel verslag en op het blad Uitgaven. Code W (Wereld Omvattend Werk) Als bij code K. Code HK (Regeling Hulp Koninkrijkszalen) Een vast bedrag per maand wat verschilt per gemeente. Code C (Vrij te benoemen) Code V (Vrij te benoemen) Op de invoerstaat is onder de meest rechtse kolom Saldi een vakje te vinden Omschrijving S-20 Dit betreft de codes C en V. Deze kunnen gebruikt worden voor speciale bijdragen aan het WTG. De benamingen die moeten worden gebruikt (bv. Congresfonds) kunnen in de witte vakjes worden getypt. De daar ingegeven omschrijving wordt op de boekhoudstaat, en op het bijdrageformulier S-20 van de betreffende maand vermeld, en kan dus per maand verschillen. Zie ook pag. 13). Op het financieel verslag wordt het gezamenlijk vermeld onder Div. uitgaven kas + bank. Zie BHS voor specificatie. Codes met een speciaal doel: Code LA (Lening) Op het eerste Invoerblad in het programma waar de gegevens van het vorige dienstjaar moeten worden ingevoerd kan ook het saldo van een openstaande financiering of hypotheek worden ingevoerd. Het actuele saldo is op elke invoerstaat af te lezen. Op de boekhoudstaat wordt het resultaat bijgehouden onder Overige. Code R. (Spaar of kapitaalrekening) In het programma kan gelijktijdig het saldo van een spaar of kapitaalrekening worden bijgehouden. Alle met code R geboekte bedragen worden afgeboekt van de gemeenterekening na het invoeren van het afschriftnummer) en het saldo van de kapitaalrekening is actueel af te lezen op elke invoerstaat in de kolom Saldi. Code S. (Storting van Kas naar Bank) Wanneer alle bedragen zijn geboekt dient aan het eind van de maand het kasgeld naar de bank te worden gebracht. Gebruik voor het boeken daarvan code S. Het actuele kassaldo is af te lezen op de invoerstaat in de kolom Saldi. Wanneer de boeking goed is gedaan moet het kassaldo op nul staan. 10

11 Alle codes kunnen op een invoerstaat zo vaak gebruikt worden als nodig. De ingevoerde bedragen worden samengevoegd verrekend. Alle andere codes met een beschrijving kan je vinden op het Codeblad en op pagina

12 Financieel verslag Het financieel verslag wordt door het programma ingevuld. In een maand geboekte bedragen met een zelfde code worden opgeteld en automatisch met omschrijving op het financieel verslag weergegeven. (Alleen het bovenste deel van het formulier is hier getoond) Onder Ontvangsten van de gemeente worden Ontvangsten bank en kas automatisch ingevuld. Wanneer er op de invoerstaat bv. geen boeking wordt gedaan voor Beheercomité, dan is het eindbedrag 0 (nul) en zal er geen omschrijving op het financieel verslag verschijnen en blijft de betreffende regel leeg. Dat is ook zo met alle andere omschrijvingen die op het financieel verslag gespecificeerd worden weergegeven. Het onderste controledeel van het Financieel verslag, wordt volledig door het programma ingevuld. Eventuele wijzigingen dienen op de invoerstaat te worden aangebracht. 12

13 Bijdrageformulier S-20 Ook het bijdrageformulier wordt door het programma ingevuld. De omschrijving en de bijbehorende bedragen worden gegenereerd uit de invoerstaat. Alleen achter Wereldomvattend werk en achter Wereldwijde bouw Koninkrijkszalen kan eventueel het resolutie bedrag worden ingevuld. Dit bedrag zal overigens geen invloed hebben op de op het formulier vermelde bedragen. In de twee regels achter Bijdrage voor, waar in bovenstaande afbeelding tekst code C en V vermeld staat worden ook door het programma ingevuld. Zie voor de beschrijving blz. 10. Het bijdrage formulier wordt in tweevoud geprint waarvan het onderste deel met de tekst Kopie. 13

14 Uitgaven Alle boekingen van uitgaven worden op dit overzichtsblad gespecificeerd per maand en met een maand totaal weergegeven. Ook het totaal van bedragen die gestort zijn naar de kapitaal of spaarrekening zijn hierop terug te vinden. Eventuele wijzigingen kunnen alleen op de invoerstaat van de betreffende maand worden aangebracht. Opmerking: Wijzigingen die worden aangebracht nadat bedragen al zijn overgemaakt en of door het WTG met formulier S-20 zijn geïnd hebben tot gevolg dat alle saldi en formulieren van alle maanden die volgen op de gecorrigeerde maand automatisch worden aangepast.!! 14

15 Ontvangsten Op het blad ontvangsten worden alle ontvangsten via kas en bank per maand vermeld. 15

16 Afspraken Op dit blad kunnen financiële afspraken met individuele brs en zrs worden genoteerd. Zo kan je altijd terugvinden welk deel van een bedrag waar naar toe moet. De laatste groene kolom controleert of de verdeling van het bedrag juist is ingevoerd. De gegevens op dit blad worden niet door het programma gebruikt maar zijn uitsluitend om te raadplegen. Eindejaar gegevens. De gegevens op dit blad kunnen op het invoerblad van het volgende dienstjaar worden overgenomen. 16