Melden in een paar stappen

Transcriptie

1 Melden in een paar stappen Voor bewonersinitiatieven veiligheid

2 Kolom Gemeente Den H aag Excel Het meldingsformulier is in Excel gemaakt. KOLOM = alle cellen van boven naar beneden (van 1 t/m 14) RIJ = de cellen van A t/m J (van links naar rechts voorzien van een getal) CEL = Bijvoorbeeld: het vakje op rij 11 in kolom G rij

3 Dropdown menu Dropdown (naar beneden scrollen) is een menu dat van te voren is ingevuld. Om het menu zichtbaar te maken, klik je op het pijltje. Selecteer met de muis het onderwerp uit het menu.

4 Gegevens 1. Vul de naam van uw team in 2. Vul de naam van de contactpersoon in (bij voorkeur de coördinator) 3. Vul het adres in waar het team gevestigd is 4. Vul het telefoonnummer in van de contactpersoon van uw team in 5. Vul het adres in van de contactpersoon van uw team 6. Vul het jaartal in 7. Vul het weeknummer van de rapportage in (let op, gebruik voor iedere nieuwe week 8. een nieuw formulier) 9. Eventuele opmerkingen kunt u hier kwijt 10. Sla het formulier nu op onder <leeg>

5 Invoeren meldingen A. Voer eerst het volgnummer in (Jaar/week/nummer oplopend), bijv. 2012/01/04. B. Voer de straatnaam van de melding in. C. Voer het huisnummer in ter hoogte van waar het feit zich bevindt.

6 Invoeren meldingen D. Geef aan voor wie de melding is bedoeld. Hierbij is het noodzakelijk om eerst in de cel te gaan staan, en dan in de lege cel op het pijltje rechts van de cel te klikken. Wanneer de optie: Gemeente wordt gekozen, worden in de kolommen E, F, en G, eveneens dropdown opties weergegeven.

7 Invoeren meldingen E. Geef aan voor wie de melding is bedoeld. Hierbij is het noodzakelijk om eerst in de cel te gaan staan, en dan in de lege cel op het pijltje rechts van de cel te klikken. Wanneer de optie: Gemeente wordt gekozen, worden in de kolommen E, F, en G, eveneens dropdown opties weergegeven. NB: Indien in deze kolom een andere partij wordt aangeklikt dan Gemeente, dan dienen in de kolommen E, F, en G zelf de melding en het probleem te worden beschreven.

8 Invoeren meldingen Gemeente Den H aag E. Indien in kolom D een andere partij dan gemeente is gekozen, kan hier natuurlijk zelf iets worden ingevuld. F. Geef hier de subrubriek aan. Voor gemeente weer de keuze-opties gebruiken (pijltje rechts van de lege cel), anders zelf invullen. G. Wat is het probleem? Voor gemeente ook weer een optie uit de lijst (pijltje rechts van de lege cel). Voor andere partijen, zelf even het probleem invullen. H. Hier kunnen opmerkingen over de meldingen worden ingevuld. Al de informatie die door het team belangrijk worden geacht om mee te geven aan de betreffende partij kan hier opgenomen worden. Ook voor bijvoorbeeld straatverlichting, dient hier het lichtmastnummer te worden opgenomen.

9 Invoeren meldingen Gemeente Den H aag I. In het geval van de gemeente, wordt hier het dossiernummer door het KlantContactCentrum vermeld. Dit is belangrijk om bij het informeren naar de status van meldingen te vermelden. Overige partijen kunnen hier hun eigen dossiernummer terugkoppelen naar het BIT. J. Eventuele opmerkingen of vragen kunnen door de betreffende partij weer worden teruggekoppeld naar de teams in deze kolom. Soms zijn meldingen niet geheel duidelijk, dan worden in dit formulier de concrete verhelderingsvragen gesteld.

10 Tot slot Per melding wordt er 1 regel gebruikt De kolommen worden altijd van LINKS naar RECHTS ingevuld Het bestand opslaan, voorbeeld: BIT WIJKNAAM voorzien van datum en team-naam en doorsturen naar het KCC: contactcentrum@denhaag.nl en natuurlijk naar alle andere instanties die in uw wijk belangrijk zijn. Alle formulieren die voor 08:00 uur gestuurd zijn naar het KCC, worden die dag voor 12:00 uur door het KCC in het systeem gezet.

11 Kijk ook op: voor meer informatie over het Stedelijk Netwerk Bewonersinitiatieven Veiligheid!