DAGONTVANGSTEN. Dagontvangsten is een programma aangeboden door Roland De Coster Boekhoudkantoor

Transcriptie

1 DAGONTVANGSTEN Dagontvangsten is een programma aangeboden door Roland De Coster Boekhoudkantoor ( om Uw dagontvangsten en kasboek bewegingen op een eenvoudige manier bij te houden op een manier dat deze eenvoudig in Uw boekhouding kan worden opgenomen. Het gebruik van het programma is enkel toegestaan voor klanten van Roland Decoster. Een licentiecode kan verkregen worden na aanvraag. Het programma vereist Windows of MacOS. (Linux mogelijk op aanvraag) Gegevens van LIGHTSPEED ( kunnen eenvoudig worden geïmporteerd en kunnen op die manier de nodige handelingen tot een uiterst minimum beperken.

2 Installatie Windows gebruikers: Voor Windows gebruiker is er een eenvoudig installatie programma voorzien. Je kan deze downloaden via volgende link: TOOLS DOWNLOADS Start het programma setup dagontvangsten op. Indien je een snelkoppeling op je bureaublad wenst duid je de optie Maak een snelkoppeling op he bureaublad aan. Druk op [Volgende >]. Druk op [Installeren] om verder te gaan.

3 Druk op [VOLTOOIEN] om de installatie af te ronden. Indien de optie Start Dagontvangsten geselecteerd is zal het programma hierna ook opstarten. Dit is voor de installatie uiteraard geen noodzaak.

4 MacOS (Apple) gebruikers: Voor MacOS gebruikers is er ook een eenvoudig download voorzien. Je kan deze downloaden via volgende link: TOOLS DOWNLOADS Sleep het programma Dagontvangsten in Programma s en het programma is klaar voor gebruik.

5 Opstarten eerste gebruik De eerste keer dat het programma wordt opgestart zal er nog geen dossier aanwezig zijn. Het programma zal U daar attent opmaken. Druk [OK] om verder te gaan. Bij de volgende stap kan je Uw dossier naam invullen. Je bent vrij om een dossier naam te kiezen, maar gebruik geen tekens in de naam zoals / > < \ *? + & ~ % De volgende stap is de begin maand & jaar te kiezen, alsook het startbedrag van de KAS. Na de juiste gegevens te hebben ingevuld druk je op [OK]. Je zal hierna een melding krijgen dat er geen geldige licentie code is gevonden. Indien je nog geen licentiecode hebt kan je verder gaan, maar om de volledige werking van het programma te kunnen gebruiken zal je deze code moeten aanvragen via info@rolanddecoster.be Indien je ondertussen al wenst te beginnen of het programma gewoon eens wil testen, kan je de volgende demo code gebruiken: 6f0c12345c2283b6264e0d7bf0ccd38a Deze code is geldig om 1 maand te kunnen invullen. (Dit is niet hetzelfde als 1 maand gebruiken. Je kan maar 1 maand beheren in het programma tijdens de demo mode) Hierna volgt de hoofd interface van het programma, maar er kunnen nog geen gegevens worden ingevuld vooraleer de demo of juiste licentiecode wordt ingegeven. Kies hiervoor het tabblad Instellingen

6 Bij de instellingen krijg je verschillende mogelijkheden: TAB: Bestanden Map om bestanden bij te houden: Hier worden Uw dossiers bijgehouden. Het is mogelijk om deze map te veranderen. Het is voorlopig niet aan te raden om deze map te wijzigen na het eerste gebruik. De reeds aanwezige data wordt nog niet naar de nieuwe map overgeplaatst. Doe dit dan ook maar indien je goed weet wat je aan het doen bent, en kennis hebt van onderliggende directorystructuur. WINDOWS: De standaard map is <GEBRUIKERS>\<DOCUMENTEN>\Werkmap MACOS: De bestanden worden standaard binnen het programma bewaard. Dwz dat je het programma eenvoudig op een nieuw toestel kan verplaatsen en toch nog je gegevens hebt. Wil je zelf een map toekennen kan je deze hier veranderen Indien je deze wenst te wijzigen druk je op [ ] en kies je de nieuwe map. De nieuwe map moet uiteraard beschrijfbaar zijn. TAB: Configuratie Automatisch boeken bij juist bedrag: Als het juiste bedrag is ingegeven bij Ontvangsten Uitgesplitst volgens BTW springt het programma automatisch naar het tabblad Dagontvangsten Na Boeking volgende tabblad i.p.v. volgende lijn: Als bij Dagontvangsten het bedrag geboekt wordt, spring dan automatisch naar het tabblad Ontvangsten Uitgesplitst volgens BTW. Indien je meerdere Dagontvangsten na elkaar wenst in te geven kan je kiezen om deze optie uit te schakelen. (Deze optie kan tijdens het boeken ook tijdelijk worden uitgeschakeld Dit wordt verder in de handleiding toegelicht) Koppel Bancontact, Visa, Mastercard & AMEX: Als je geen onderscheid maakt in Bancontact en Kredietkaarten kan je deze optie aanduiden. Het veld van Visa, Mastercard & AMEX wordt dan uitgeschakeld. Andere: Vul hier de omschrijving in die je wenst te gebruiken voor alternatieve betaling, bv. Payqonic, Overschrijving,

7 Gewenste Basis bedrag: Vul hier het bedrag in die je steeds in KAS wenst te houden. Zodra dit bedrag met 10% wordt overschreden, komt er een venster naast de titel met een voorstel van het bedrag dat je naar de BANK kan overbrengen. Afzonderlijke verkopen per dag bijhouden: Als je de dagontvangsten in detail (per verkoop) wenst bij te houden. Eénmaal een maand gestart met deze setting wordt er aangeraden om deze de volledige maand ook te gebruiken. Je kan Produkten, Klanten & Leveranciers aanmaken TAB: Licentie Naam: Vul hier Uw naam of bedrijfsnaam in. Deze komt in de hoofding van het programma en wordt tijdens het afdrukken ook gebruikt als titel van deze pagina s Licentie naam: Vul hier de juiste licentie naam in (zie onder) Licentiecode: Vul hier Uw demo of licentie code in. Na de juiste code wordt het programma vrijgegeven voor gebruik. Je ziet de geldigheid van de licentie code onder het veld. Vraag tijdig Uw nieuwe code aan. Het programma zal U hier ook tijdig attent opmaken. (demo code: 6f0c12345c2283b6264e0d7bf0ccd38a)

8 Overzicht Tabbladen Ontvangsten Uitgesplitst volgens BTW Je start met het tabblad Ontvangsten Uitgesplitst volgens BTW. Je kiest de juiste datum (1). In de statusbar bij (8) zie je of de maand open of gesloten is. Enkel bij de maand die open is kunnen gegevens bijgevoegd of veranderd worden. Als je een vorige maand kiest zal je zien dat deze gesloten is en de blauwe input balk zal grijs worden en een slot zal verschijnen. De grijze kleur en het slotje geven aan dat deze maand gesloten is en niet meer kan aangepast worden. Indien je een maand kiest die volgt op een open maand zal je de keuze krijgen om de huidige maand te sluiten en een nieuwe maand te starten. Doe dit enkel wanneer je weet dat de huidige maand volledig is afgewerkt. Het is niet meer mogelijk om gegevens te wijzigen van een gesloten maand.

9 Huidige maand invullen Manueel invullen: Je kan de dag waarvoor je de gegevens wilt invullen kiezen bij (1) of in het rekenblad (7). Controleer steeds of de geselecteerde dag de juiste is. Je begint met het invullen van het volledig ontvangen bedrag voor de gekozen dag. (2) Daarna vul je de juiste verhouding van BTW ontvangsten in (3). Pas indien het totaal van de bedragen in (3) klopt met het volledige bedrag (2) zal het mogelijk zijn om verder te gaan. Indien de optie is geselecteerd om automatisch te boeken, zal bij een juist bedrag automatisch naar het volgende tabblad worden overgegaan. Indien je dit niet wenst kan je dit in de opties wijzigen, of tijdelijk uitschakelen door de optie Tijdelijk uitschakelen automatisch boeken (5) aan te checken. Deze tijdelijk optie blijft geldig tot deze wordt uitgeschakeld, of wanneer het programma opnieuw wordt opgestart. Indien de optie om automatisch te boeken niet is geselecteerd, zal bij een juist totaal bedrag de knop om te boeken (4) oplichten. Je kan eventueel voor het boeken ook nog een opmerking bij plaatsen in het veld Extra Informatie Omzet (6). Een andere manier van uw totale bedrag te verdelen over de verschillende BTW tarieven is om dit via een forfait percentage te doen. Druk hiervoor op de volgende knop naast de bedragen: Deze knop is is recentelijk toegevoegd en staat nog niet op de eerste overzicht foto s Er klapt een paneel uit waar je het totale bedrag kan invullen, alsook de verdeling over de verschillende BTW tarieven: Kies eerst de verdeling van de percentages. Geef hierna het totale bedrag in en druk op [ENTER]. De bedragen worden verdeeld over de juiste velden.

10 Importeren gegevens: Het is mogelijk om gegevens van Lightspeed onmiddellijk te importeren in Dagontvangsten. Vooraleer de gegevens te kunnen importeren moet je de gegevens uit Lightspeed exporteren. Dit mag een zelf te kiezen periode zijn, maar steeds binnen 1 maand. Exporteer dus geen gegevens die lopen over verschillende maanden, maar splits deze per maand. Eénmaal geëxporteerd druk je op knop (11) en kies je in het nieuwe dialoogvenster het geëxporteerde bestand. De beschikbare gegevens worden onmiddellijk ingevuld. Opzoeken gegevens: *** NOG IN ONTWIKKELING *** Druk op het loepje (12) om verrichten terug op te zoeken. Je krijgt volgende scherm: Je kiest de juiste periode (default: begin registratie tot vandaag) en geef het bedrag in naast juiste bedrag dat je wenst te zoeken en druk op [ZOEKEN] Er verschijnt een overzicht van de dagen waar het bedrag gevonden is. Er wordt nog niet gezocht in de aparte dag verrichtingen/facturen (Gepland voor volgende versies). Het is nog niet mogelijk om te zoeken op een omschrijving. Dit staat ook gepland voor een toekomstige versie.

11 Andere knoppen en labels: In de balk onder de ingeef velden zie je links het beginbedrag van de maand en rechts het eindbedrag van de maand. Andere knoppen binnen dit tabblad zijn: (9): Afdrukken van gegevens (10): Rekenmachine (11): Importeren van gegevens uit Lightspeed Extra keuze mogelijkheid wanneer de optie Afzonderlijke verkopen per dag bijhouden is geselecteerd: De andere invoervelden staan dan gedeactiveerd en moet je de dagontvangsten apart via deze knop ingeven. De uitgebreidere uitleg hieromtrent vindt U verder in de handleiding.

12 Dagontvangsten Indien de optie om automatisch te boeken geselecteerd is in de instellingen, zal na het boeken van een dagontvangst in het eerste tabblad automatisch naar dit tabblad gesprongen worden. Indien dit niet het geval is kan je zelf het tabblad selecteren. Je zal zien dat in het rekenblad (7) automatisch de bedragen zijn overgenomen en in het CASH veld zijn geplaatst. Je kan in dit rekenblad de lijn kiezen die je wenst aan te passen. Controleer altijd eerst de datum (1) wanneer je gegevens wenst in te geven. Het totaal bedrag (2) wordt automatisch overgenomen vanuit het rekenblad, alsook de andere ingeef velden (3). Je kan de gegevens in de velden aanpassen, behalve voor CASH. Deze wordt automatisch berekend volgens de andere gegevens. Indien er extra informatie bij een bepaald boeking hoort kan deze in (5) worden ingegeven. Je kan de boeking afwerken door te drukken op de boekingsknop (6), of ENTER te blijven drukken tot voorbij het Extra Informatie Omzet -veld (5). Als de optie Na Boeking volgende tabblad i.p.v. volgende lijn geactiveerd is (in Instellingen) zal je na een succesvolle boeking terug naar het eerste tabblad overgaan, ipv naar een volgende lijn. Je de optie om naar een volgende lijn over te gaan ook tijdelijk activeren door de optie (4) te activeren. Dit kan handig zijn bij geïmporteerde gegevens.

13 Kasboekingen Naast de dagontvangsten kunnen verschillende kasbewegingen geregistreerd worden. Dit doe je in het tabblad Kasboekingen. De volgende kasbewegingen kunnen worden geregistreerd: KASKOSTEN: Verschillende uitgaven die gefinancierd worden vanuit de kas. KLANTEN: Verschillende klantenbewegingen die niet volgens de normale dagontvangsten verlopen. Deze kunnen + of zijn. LEVERANCIERS: Verschillende leveranciersbewegingen die niet volgens de normale dagontvangsten verlopen. Deze kunnen + of zijn. OPNAME PRIVE: Opname van kas voor privé doeleinden. TRANSFER BANK naar KAS: Geld vanuit de bank naar de kas. TRANSFER KAS naar BANK: Geld die vanuit de kas op de bank wordt gestort. Belangrijk bij alle bewegingen is steeds de datum op juistheid te controleren. Kaskosten: Het ingeven van een kaskost is een zeer eenvoudige verrichting. Je hoeft geen voor het bedrag in te geven. Alle bedragen die bij kaskosten worden geregistreerd worden geacht uitgaven te zijn. Naast het bedrag is enkel het veld Extra Info beschikbaar. Geef daar de juiste omschrijving van de kost in. Druk op ENTER in het Extra Info -veld om de beweging te registreren. Klant: Klanten bewegingen kunnen zowel een ontvangst (+) als een uitgave (-) zijn. Geef de naam van de klant in en vul het bedrag in. Indien het bedrag positief is zal het veld groen kleuren, indien het een negatief getal is zal deze rood kleuren. Druk ENTER in het bedrag veld om de beweging te registreren. Klanten gedeelte is ondertussen ook uitgebreid met dezelfde mogelijkheden zoals je terug vindt bij Leveranciers hier onder vermeld.

14 Leverancier: Leveranciersbewegingen kunnen zowel een ontvangst (+) als een uitgave (-) zijn. Kies in de lijst van de leveranciers de juiste naam. Alle gegevens van de gekozen leverancier worden bijgevoegd. Je kan een overzicht van de reeds aanwezige gevens bekijken door op [L] te drukken. Vul het bedrag in. Indien het bedrag positief is zal het veld groen kleuren, indien het een negatief getal is zal deze rood kleuren. Druk ENTER in het bedrag veld om de beweging te registreren. Indien de leverancier nog niet bestaat, kies dan de optie Voeg toe Je krijgt dan het volgende scherm om de gegevens van de nieuwe leverancier in te vullen: Vul de gewenste gegevens in (1) en druk op [OPSLAAN]. (3) Indien je wenst terug te keren naar de keuze zonder de gegevens te bewaren, druk op [ANNULEREN]. (4)

15 Knop (2) is verdwenen. Een overzicht van Klanten of Leveranciers vindt U nu terug in de menu balk onder GEGEVENS : Wil je een overzicht van de reeds aanwezige leveranciers, druk dan op GEGEVENS -> Leveranciers -> Overzicht Opname Privé: Het ingeven van een Opname Privé is een zeer eenvoudige verrichting. Je hoeft geen voor het bedrag in te geven. Alle bedragen die bij de opname worden geregistreerd worden geacht uitgaven te zijn. Naast het bedrag is enkel het veld Extra Info beschikbaar. Geef daar de juiste omschrijving van de kost in. Druk op ENTER in het Extra Info -veld om de beweging te registreren. Transfer Bank Kas: Hier vul je de beweging van de Bank naar de Kas in. Elke beweging wordt geacht een opbrengst voor de Kas te zijn. Je zal dus geen negatief getal kunnen invullen. Er is geen extra informatie nodig. Druk ENTER in het bedrag veld om de beweging te registreren.

16 Tranfer Kas Bank: Hier vul je de beweging van de Kas naar de Bank in. Elke beweging wordt geacht een uitgave voor de Kas te zijn. Je zal dus geen positief getal kunnen invullen. Er is geen extra informatie nodig. Druk ENTER in het bedrag veld om de beweging te registreren.

17 Overzicht: Kies op de Kalender (1) de juiste datum voor de kas beweging. Kies in sectie (2) de juiste beweging zoals in vorig overzicht besproken. Indien de ingave in (2) is bevestigd komt deze in het rekenblad (3) terecht. Indien je een foute ingave hebt gedaan, selecteer de lijn in het rekenblad (3) en druk op [x] (4) om deze beweging te verwijderen. Boven het rekenblad krijg je het begin en eindbedrag (6) van de kas te zien. Je kan, indien je het juiste kas bedrag hebt deze ook ingeven in het veld (5). Je ziet dan bij Nog te boeken het bedrag waarvoor je nog de registraties moet boeken. In het rekenblad zie je een overzicht van de boeking per dag met hun omschrijving. Het veld Rekening is voor intern gebruik.

18 Boekingsvoorstel Dit tabblad is vooral bedoeld voor het boekhoudkantoor. De informatie die je in dit scherm krijgt is afhankelijk van de gebruiker. Druk op [Zend dossier naar RDC] om het dossier door te mailen naar Roland De Coster Indien Uw mail programma niet wordt gevonden of samen werkt met dit programma kan je het dossier na het indrukken van [Zend dossier naar RDC] kan je het dossier terug vinden in de volgende map: BewaarMap\RDC.zip De juiste locatie van de BewaarMap vind je terug in de instellingen in het veld Map om bestanden bij te houden:. Mail het bestand RDC.ZIP door naar WINDOWS: Momenteel is het enkel mogelijk om automatische mail te versturen indien OUTLOOK geïnstalleerd is. Met andere programma s zal je het bestand handmatig moeten doorsturen. MACOS: Momenteel is het enkel mogelijk om automatische mail te versturen met het standaard MAIL programma van Apple. Met andere programma s zal je deze handmatig moeten versturen.

19 Afzonderlijke verkopen per dag bijhouden Indien je de optie om afzonderlijke verkopen per dag bij te houden hebt geselecteerd zal je onderstaande scherm gebruiken om deze in te boeken: Je hebt 3 Tab bladen: Dag verkoop registreren (1) Overzicht dagverkoop (2) Producten (3) Deze Tab bladen kunnen door elkaar gebuikt worden. Zo is het bv mogelijk om tijdens een verkoop aan te maken, toch nog producten te creëren en onmiddellijk in de verkoop registratie te gebruiken. We overlopen de drie Tab bladen. Dag verkoop registreren Normaal staat de dag (5) op de geselecteerde dag van vorig venster. Je kan de dag hier ook wijzigen. Geef bij (4) de gegevens in van de klant. Als je het klantnummer van de klant kent kan je deze intypen bij Klantnummer en op [ENTER] drukken. De rest van de gegevens zal worden bijgevuld. Bij het ingeven van een naam of adres gegevens zal je bij (10) een overzicht krijgen van de bestaande klanten die nog voldoen aan deze gegevens. Indien het om een nieuwe klant gaat kan je op (8) drukken en kan je deze aanmaken. Indien de juiste klant wel in het lijstje staat kan je deze kiezen door er dubbel op te klikken of deze te selecteren en op (7) te klikken. Indien je geen gegevens wenst te gebruiken geef je 0 in bij Klantnummer en druk je op [ENTER]. Dan verschijnt er Particulier in het naam veld van de klant.

20 Na het selecteren van de klant zal het veld (10) veranderen in onderstaande veld: Indien je de verkeerde klant hebt gekozen en/of andere verkeerde info hebt ingegeven kan je nog steeds de klant kiezen doormiddel van het klantennummer. Wil je echter terug naar het vorige scherm druk dan op (6). Om producten toe te voegen aan de verkoop kies je bij (22) het juiste product. Je kan deze aanmaken via het tabblad Producten. Meer info hieromtrent vindt U verder terug. Via (12) kan je zoeken tussen de aangemaakte producten. Bij (14) verschijnt de omschrijving van het gekozen product. Indien je geen code wenst te kiezen en gewoon zelf een vrije omschrijving wenst in te geven typ je in dit veld OMS en je zal volgende dialoog krijgen: Geef de juiste omschrijving, aantal en prijs per stuk in. Vergeet ook niet de juiste BTW percentage te kiezen. Indien je een verkoop doet die bestaat uit verschillende BTW percentages moet je dus telkens een lijn bijvoegen via OMS. Eénmaal juist ingevuld kies je [OK]. De gekozen omschrijving of het gekozen product verschijnt in (11).

21 Indien je het aantal wenst te wijzigen kan dit bij (13). In (15) kan je de prijs nog wijzigen. De totale prijs (16) wordt automatisch ingevuld. Zorg er voor dat het BTW percentage ook altijd goed staat (17). Bij vooraf aangemaakte producten wordt deze ook automatisch gevolgd. Om deze in de verkoop bij te voegen druk je op [OK] (18) Je voegt de verschillende producten toe tot je klaar bent met de verkopen aan deze klant. In (19) staat het totaal te betalen bedrag. Voor je verder gaat met het aanvaarden van de verkoop zorg je dat de manier van betaling in (9) juist staat ingevuld. Vooral het gedeelte in CASH ontvangsten is hier zeer belangrijk. Indien een betaling bestaat uit meerdere betaalwijze (bv. Cash en Overschrijving) duid je in (9) Gecombineerde betaling aan Indien dit OK is druk je op (21) of vul je hetzelfde bedrag in (20) nogmaals in en druk op [ENTER]. Indien een andere optie dan Gecombineerde betaling is gekozen wordt de betaling onmiddellijk geregistreerd. Bij een Gecombineerde betaling krijg je volgende dialoog: Vul hier de juiste verdeling in en druk op [Bevestigen] indien deze juist is. Eénmaal bevestigd is deze betaling ook geregistreerd. Indien je een lijn wenst te verwijderen of het BTW tarief van een product veranderen, selecteer je eerst de lijn en klik je met de rechtermuis knop. Je krijgt dan volgende pop-up menu:

22 De geregistreerde betalingen kan je nazien via het tabblad Overzicht dagverkoop Daar kan je ook eventuele fouten verbeteren. Dit is in de eerste plaats om een overzicht van de details te kunnen bekijken, maar hier kunnen eventuele fouten gewijzigd worden. Kies hiervoor de lijn die moet worden aangepast en druk op [WIJZIGEN] Je krijgt dan een scherm te vergelijken aan het ingave scherm: Je kan hier dezelfde aanpassingen maken zoals het origineel. De datum & het document nummer kan niet worden gewijzigd.

23 Producten Via dit tabblad kan je producten nazien of bijvoegen De interne code OMS kan niet worden gewijzigd. Andere codes kunnen verwijderd, aangepast of toegevoegd worden. Vul hiervoor de juiste velden in en kies de knop welke actie je wenst te gebruiken. Er is nog geen controle op gebruik van dubbele codes. Dit is ook gepland voor toekomstige versies. De gebruikte codes kunnen onmiddellijk gebruikt worden bij het inboeken van de verkopen: Laatste aanpassing: 29/08/2018