Intern controleplan 2014 Gemeente Krimpen aan den IJssel. Intern controleplan 2014 Gemeente Krimpen aan den IJssel

Transcriptie

1 Gemeente Krimpen aan den IJssel Gemeente Krimpen aan den IJssel

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 2. Stelsel van interne controlemaatregelen 5 3. Administratieve organisatie 8 4. Opzet interne controle 9 5. Interne controle algemene belastingen Interne controle leges, haven- en marktgelden Interne controle kapitaalbeheer Interne controle Single Information Single Audit Interne controle grondexploitatie Interne controle investeringen Interne controle inkoop Interne controle personeelskosten Interne controle subsidieverleningen Interne controle muziekschool Interne controle zwembad Interne controle verhuur (sport)accommodaties Interne controle leerlingenvervoer 34 Bijlagen Bijlage 1 aantal waarnemingen Bijlage 2 VIC rapport 3

3 1. Inleiding De gemeente Krimpen aan den Ijssel werkt met een intern controleplan. Hierin staan de uitgevoerde controles beschreven, welke in samenspraak met de accountant en de leden van het managementteam zijn opgesteld. Interne controle is het proces dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen op het gebied van de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen, de betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening, de naleving van de relevante wet- en regelgeving, beleidsrichtlijnen en procedures, en het bewaken van activa of waarden. Het belang van de interne controle is het tijdig signaleren van onvolkomenheden en fouten. Zo wordt voorkomen dat onvolledige of foutieve informatie aan de leiding wordt verstrekt. Gevolgen hiervan kunnen zeer ernstig zijn aangezien de leiding op basis van deze informatie beslissingen zal nemen. Volledigheid van de verstrekte informatie speelt hierbij een belangrijke rol. Delegatie en controle zijn coherent aan elkaar. Een goed georganiseerd systeem van interne controle zorgt ervoor dat de leiding inzicht krijgt in het correct functioneren van de activiteiten. Een tweede belangrijke functie van interne controle is het nemen van maatregelen zodat de gesignaleerde onvolkomenheden in de toekomst niet weer optreden. De interne controle wordt voor een significant deel opgebouwd uit de administratieve organisatie. Voor iedere situatie moet de vraag worden gesteld: Hoe groot is de kans als de zaken niet goed functioneren en welke schade kan er door worden geleden?. Deze afweging wordt risicoanalyse genoemd en moet ertoe leiden dat relevante controlemaatregelen worden genomen. De te nemen controlemaatregelen zijn afhankelijk van de onvolkomenheid en de inschatting van de schade. Er moet dan ook een aanvaardbare risicofactor vastgesteld worden. We spreken in dit geval van risicobeheersing. Hierover meer in hoofdstuk 3. De interne controle wordt voor het andere deel opgebouwd uit de verordeningen. Een verordening is een door de gemeenteraad vastgesteld algemeen bindend voorschrift of geheel van bepalingen. Het normenkader en het toetsingskader betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente Krimpen aan den IJssel zelf. Hierover meer in hoofdstuk 4. 4

4 2. Stelsel van interne controlemaatregelen De interne controle kan op diverse manieren uitgevoerd worden. In dit hoofdstuk worden de controlebegrippen, controletechnieken en de controlemiddelen beschreven. In één situatie is het mogelijk om meerdere controles uit te voeren. 2.1 Controlebegrippen Onder directe controle verstaan we de controle die zich door waarneming richt op de te controleren activiteiten zelf. Het doel van deze controle is om na te gaan of de activiteiten worden uitgevoerd volgens de opdracht. Voorwaarde hierbij is dat de activiteiten daartoe gedetailleerd moeten zijn opgemaakt. In tegenstelling tot directe controle is de indirecte controle de controle die zich richt op het product of het resultaat van de te controleren activiteit. Gecontroleerd wordt daarbij of het product of het resultaat aan de gestelde eisen voldoet. Hierdoor controleert men indirect de aan het product of het resultaat ten grondslag liggende activiteiten. De formele controle is de controle waarbij wordt nagegaan of aan de gestelde voorschriften is voldaan. Het gaat hier om vormvoorschriften die in het algemeen door middel van instructies, taakbeschrijvingen, wetgeving etc. zijn gegeven. In tegenstelling tot formele controle is de materiële controle de controle waarbij wordt nagegaan of de verantwoorde handeling of toestand inderdaad heeft plaatsgevonden cq. bestaat en toelaatbaar is. Positieve controle is de controle die zich richt op de juistheid van de te controleren gegevens. Het gaat er hierbij om dat het gegeven juist is verantwoord en of de handeling die aan de verantwoording ten grondslag ligt wel rechtmatig is. Deze controle voert men uit indien het gevaar aanwezig is dat er meer verantwoord zou kunnen zijn, dan verantwoord mocht worden. Negatieve controle is de controle die zich richt op de vraag of alles wat verantwoord of geboekt zou moeten worden, ook wel verantwoord of geboekt is. Deze controle richt zich dus op de volledigheid. Deze controle voert men uit indien in beginsel de mogelijkheid aanwezig is dat de verantwoording wel eens minder aan zou kunnen geven dan die aan zou moeten geven. 2.2 Controletechnieken Er zijn een viertal controletechnieken te noemen. De keuze voor één van de technieken hangt af van de te controleren situatie. Hieronder staan deze controletechnieken kort beschreven. Totaalcontrole Controletechniek waarbij gelijksoortige groepen posten op een wijze worden samengevoegd tot totalen. Dit wordt vergeleken met het totaal van de controles die langs een andere weg uit dezelfde basismaterialen of uit andere daarmee samenhangende gegevens zijn verkregen of afgeleid. Detailcontrole Controletechniek waarbij iedere post afzonderlijk wordt gecontroleerd. De detailcontrole wordt in principe alleen gebruikt, indien de totaalcontrole afwijkingen vertoont. Steekproef 5

5 Controletechniek waarbij men slechts een deel van de daarvoor in aanmerking komende posten in detail controleert. Het aantal posten dat in de steekproef moet vallen, dient te worden bepaald aan de hand van een afweging van zowel offers als het nut van de detailcontrole enerzijds en een steekproef anderzijds. Meestal wordt bij controles gesproken over deelwaarnemingen. Hiervoor wordt bij diverse controles gebruik gemaakt van een gecertificeerde steekproef. Verbandscontrole Controletechniek waarbij men gebruik maakt van cijfermatige verbanden die op de samenhang tussen prestatie en tegenprestatie, of op technische samenhangen gebaseerd zijn. Ook kan men gebruik maken van cijfers die langs een andere weg uit dezelfde basisgegevens zijn ontstaan. 2.3 Controlemiddelen Om op doeltreffende wijze de interne controle uit te kunnen oefenen is een aantal controlemiddelen beschikbaar. Hieronder volgt een korte omschrijving van de controlemiddelen die gebruikt kunnen worden. Onderzoek van de interne organisatie De werking en de structuur van de organisatie, alsmede de werking van de gehanteerde procedures worden getoetst. Alle informatie omtrent de controle wordt digitaal verzameld en in een speciale mappenstructuur bewaard. De naleving van de processen is te controleren middels de directe controle. Hierbij zijn ook de risicofactoren in kaart gebracht, waarop een controletechniek toegepast kan worden. De externe controle (in de vorm van de accountantscontrole) steunt in belangrijke mate op de bevindingen uit de (verbijzonderde) interne controle. Cijferbeoordeling Onder cijferbeoordeling wordt verstaan de analyse en interpretatie van daartoe voorbewerkte getallenreeksen en getallengroeperingen. Voor de interne controle biedt dit controlemiddel belangrijke aanknopingspunten. In eerste aanleg wordt gekeken of een verband al dan niet aanwezig is. Indien een verband, dat wel aanwezig hoort te zijn, ontbreekt, dient de oorzaak hiervan opgespoord te worden. Kortom het is niet alleen het constateren van zaken maar ook het interpreteren van datgene wat is geconstateerd. Interne vastleggingen Deze kunnen van diverse aard zijn. Het kan hierbij gaan om bewijsstukken, kwijtingen, contracten en andersoortige documenten. Deze vormen het bewijs bij de oordeelsvorming in de controle. Normatieve gegevens Onder normatieve gegevens worden begrepen normen, standaarden, voorcalculaties, begrotingen en budgetten. Het zijn de gegevens die als norm voor de toetsing van elementen dienen. Bestaanscontrole Dit is de controle die erop gericht is om vast te stellen of datgene wat opgenomen is in de administratie ook daadwerkelijk aanwezig is. Vormen van bestaanscontrole die genoemd kunnen worden zijn inventarisatie, waarneming ter plaatse, afloopcontrole, saldo-, depot- en bankbevestigingen en raadpleging van openbare registers. Inlichtingen vanwege de gecontroleerde De inlichtingen vanwege de gecontroleerde dienen als controlemiddel. 6

6 De hier bedoelde inlichtingen kunnen worden onderverdeeld in twee hoofdgroepen: toelichtingen ten aanzien van overwegingen en argumenteringen die tot bepaalde financieel-administratieve uitkomsten of behandelingswijzen hebben geleid; of vermelding van aangelegenheden die invloed hebben op de aan controle onderworpen verantwoording en die nog geen neerslag hebben gevonden in de registraties die bij de uitvoering van de interne controle zijn gemaakt. Bij de uitvoering van de interne controle kunnen dit soort inlichtingen van belang zijn in de oordeelsvorming van de medewerker interne controle. Nu aangegeven is wat onder de belangrijkste controlebegrippen wordt verstaan en wat de belangrijkste controlemiddelen zijn, zal in het volgende hoofdstuk aangegeven worden welke maatregelen moeten worden genomen om tot een sluitende administratieve organisatie te komen, annex interne controle. 7

7 3. Administratieve organisatie (AO) In de loop der tijd zijn vele processen beschreven en door het college van B&W vastgesteld. Omdat de werkzaamheden constant aan verandering onderhevig zijn en zich jaarlijks nieuwe werkzaamheden ontwikkelen, is het actualiseren van de processen een doorlopende taak. De beschrijvingen worden te allen tijde zorgvuldig vastgesteld na consensus met de verantwoordelijke medewerkers en leidinggevende(n) en daar waar nodig getoetst aan een geldende verordening en/of wetgeving. Bij het opmaken van een proces wordt gekeken waar controlestappen of functiescheidingen nodig zijn. Deze worden in overleg met de verantwoordelijke medewerkers of (eind)verantwoordelijke onderdeel van het proces. De aanvullingen of wijzigingen komen veelal voort uit de rechtmatigheidswens van de accountant en/of uit de wens tot vereenvoudiging van de interne controle met het oog op de doelmatigheid. Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van functiescheidingen of extra processtappen. Deze werkwijze garandeert derhalve dat per beschreven werkproces de interne controle aspecten zoveel mogelijk worden verwerkt. Uiteraard is het zaak dat het proces wordt gevolgd. Toezicht hierop valt onder de lijnverantwoording. De dynamiek van onze organisatie als gevolg van veranderende wetgeving, herindeling van werk en overige factoren maakt onderhoud aan de processen van een groot belang. Telkens zullen zich wijzigingen voordoen, welke aanpassingen in de beschrijvingen behoeven. Deze actualisatie dient efficiënt en veelal ad hoc plaats te vinden. Initiatief tot het kenbaar maken van deze aanpassingenwens ligt bij de procesverantwoordelijke(n) zelf. De controle op de wijzigingen alsmede de eindverantwoording van de processen zelf is middels een mandatering aan het hoofd van de afdeling Financiën & Control gegeven. Dit mandaat faciliteert een snelle en adequate procesactualisatie, wederom inclusief de beproefde werkwijze van terugkoppeling met procesverantwoordelijke(n). Ook de aanpassingen in de functiebezetting zullen tot correcties in de database leiden om de juistheid van informatie te waarborgen. Het in overleg samengestelde eindproduct, zijnde een proces- of procedurebeschrijving wordt door de afdeling Financiën & Control periodiek ter goedkeuring voorgelegd aan het college van B&W, veelal meerdere tegelijk in gebundelde vorm. Na vaststelling door het college van B&W wordt het proces organisatiebreed digitaal beschikbaar gesteld op intranet. Eenmaal gepubliceerd is de werkwijze geformaliseerd en voor een ieder te raadplegen binnen de gemeentelijke organisatie. De opmaak van de processen alsmede de publicatie gebeurt met behulp van het MAVIMpakket. Dit MAVIM-pakket faciliteert een visioschema voor een totaaloverzicht, de logische stappen, al dan niet met keuzemogelijkheden, de aard van de stap/werkzaamheid en een korte beschrijving ervan. Ook wordt per stap de verantwoordelijke medewerker als functionaris vermeld. Daarnaast zijn allerhande aanvullingen mogelijk waaronder: werkinstructies, documenten, uitvoerige beschrijvingen, voorbeelden, brieven, belanghebbende, verwijzingen naar programma s etc. Het uiteindelijke doel is dat de procedure dermate uitvoerig en duidelijk is omschreven dat een ieder redelijkerwijs de taak kan overnemen met slechts deze beschrijving tot zijn of haar beschikking. De te volgen stappen van de beschrijving zijn logisch en noodzakelijk om het gewenste eindproduct te behalen en dienen strikt te worden gevolgd. In de bijlage van dit interne controleplan staan alle AO-beschrijvingen van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Ook kan men de staat van deze AO-beschrijvingen (gereed, in concept, o.i.d.) hier vinden. 8

8 4. Opzet interne controle Op het gebied van begrotingsrechtmatigheid en de uitvoering van interne en externe regelgeving is het ondoenlijk voor de accountant om de naleving van alle regels te controleren binnen het bestek van de jaarrekeningcontrole. Om richting te geven aan de accountantscontrole is het noodzakelijk tot een afbakening te komen van de te controleren onderwerpen die van belang zijn voor de accountantsverklaring. Door het opstellen van een normenkader kunnen de accountant en de gemeentelijke organisatie zich bij de controle vooral richten op die onderdelen die door de gemeenteraad als belangrijk en relevant worden ervaren. Onder een normenkader wordt een overzicht verstaan van regels die door de accountant op naleving kunnen worden getoetst. Het normenkader komt op interne wijze aan de hand van de programma-indeling van de jaarrekening tot stand met instemming van de accountant. Het opstellen van een normenkader is een significante eerste stap. Het omvat de noodzakelijke verwijzingen naar wet- en regelgeving om de rechtmatigheid van de handelingen na te gaan. De inhoud van het normenkader bepaalt in belangrijke mate hoe effectief de controle kan plaatsvinden. De uitgaven en de inkomsten van de gemeente Krimpen aan den IJssel worden in het verband van de jaarrekeningcontrole hieraan getoetst. Dit kader moet praktisch hanteerbaar zijn voor de controle. Het normenkader is opgesteld met vermelding van interne en externe wet- en regelgeving, die bepalingen en artikelen bevatten met een financieel belang. Dit kader is ten aanzien van de interne regelgeving limitatief, zodat tijdens de controle niet nog een andere regelgeving kan worden betrokken. Van de interne regelgeving die in verordeningen is opgenomen is een lijst beschikbaar op de website van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Deze lijst is met het oog op de verbijzonderde interne controle (VIC) overzichtelijk weergegeven, waarbij de niet-relevante besluiten zijn uitgesloten. Het normenkader is uitgesplitst in regelgeving met en zonder een financieel belang. Alleen die interne gemeentelijke regelgeving wordt meegenomen voor zover ze een uitwerking is van een rijksregeling of raadsverordening. In de te controleren regels is een prioritering aangegeven op basis van het materiële belang (omvang lasten en baten) dat met de uitvoering gemoeid is. Na deze toetsing blijft een lijst met de belangrijkste regelgeving met een financieel belang over. Vervolgens worden de te controleren artikelen benoemd, zodat er gerichte controle kan plaatsvinden. Het voorgaande proces resulteert in een bestand met een begrotingsrechtmatigheid, een verantwoording op het juiste begrotingsonderdeel en verantwoording in het juiste begrotingsjaar. De controle op de begrotingsrechtmatigheid omvat meerdere aspecten en kan uit verschillende invalshoeken worden benaderd. De verantwoording op het juiste begrotingsonderdeel (programma, algemene dekkingsmiddelen, kostenplaats etc.) en het juiste begrotingsjaar (toerekening volgens het stelsel van lasten en baten) dient primair te worden gewaarborgd door interne procedures. Om het normenkader voor de accountantscontrole te kunnen gebruiken moet het worden geoperationaliseerd. Dat gebeurt via het toetsingskader. In het toetsingskader wordt aangegeven welke (delen van) artikelen van de wet- en regelgeving moeten worden getoetst in het kader van rechtmatigheidscontrole. Het totale toetsingskader voor de rechtmatigheidscontrole voor gemeenten en provincies bestaat dus uit de eigen regelgeving. De verordeningen worden in het toetsingskader op rechtmatigheid getoetst. Dit betreft minimaal de artikelen met financiële consequenties (recht-, hoogte- en duurbepalingen). Het toetsingskader komt tot stand in goed overleg tussen de accountant, het hoofd van de afdeling Financiën en Control, tevens concerncontroller en de medewerker(s) belast met interne controle. Het hoofd van de afdeling Financiën en Control zal jaarlijks het college adviseren over het normenkader en het toetsingskader middels een advies aan de raad. Op het moment dat de 9

9 raad dit voorstel goedkeurt, is een ieder verplicht zich hieraan te houden. De controle betreft met name de toetsing van de uitgaven aan het normenkader en de relevante wet- en regelgeving. Het is vanuit kostenoverwegingen en vanuit organisatorisch inzicht sterk aan te bevelen de controle (VIC) door een medewerker te laten doen en de accountant dit te laten toetsen. Wanneer de controle tijdig is uitgevoerd zijn ook nog herstelacties mogelijk. Het is ook om een andere reden belangrijk om op de voortgang in het proces te letten. Bepaalde onderwerpen van belang voor de goedkeuring van de gemeentelijke jaarrekening komen van externe partijen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de administratie van de muziekschool (Noorda) en het zwembad (Recreatex). Het is van belang dat de controles van de vergoedingen gereed zijn voordat de accountant komt. Hetzelfde geldt overigens voor materiële onderdelen die een specifieke verklaring nodig hebben. Een ander belangrijk aandachtspunt is de dossiervorming. Om de tijdens de procesgang verrichte rechtmatigheidstoetsingen achteraf te kunnen reconstrueren, is het van belang dat het opgebouwde dossier voldoende inzicht verschaft in deze handelingen. Dit dossier dient geheel digitaal bewaard en toegankelijk te zijn. Om zicht op de VIC te krijgen is een procescontrolelijst opgesteld. In deze lijst staan voorop de processen die de Gemeente Krimpen aan den IJssel in een jaar doorloopt. Per proces wordt gekeken of de verordeningen en de AO s die betrekking hebben op het proces nageleefd worden. In de volgende hoofdstukken worden de procescontroles apart besproken. Jaarlijks of vaker wanneer daar redenen voor zijn, worden de bevindingen van de VIC s gerapporteerd aan het afdelingshoofd waarvoor de betreffende controle is uitgevoerd. Dit gebeurt middels een rapportageformulier (zie bijlage 2). Overigens wordt het rapport altijd uitgebracht aan het hoofd van de afdeling F&C, als opdrachtgever van de VIC 10

10 5. Interne controle algemene belastingen Risicoanalyse Het risico dat objecten uit de administratie worden verwijderd of geblokkeerd. Hierdoor wordt de belasting niet geïnd en is daarmee onvolledig. Het risico dat belastingplichtigen uit de administratie worden verwijderd. Hierdoor wordt de belasting niet geïnd en is daarmee onvolledig. Het risico dat de belastingtarieven te laag in de administratie worden ingebracht. Hierdoor wordt de belastingopbrengst te laag. Het risico dat belastingaanslagen worden kwijtgescholden of verlaagd zonder geldige reden, hierdoor wordt de belastingopbrengst onvolledig. Het risico dat belastinggelden niet op een bank/giro rekening van de gemeente worden ontvangen, maar op een rekening van een derde. Voor de hondenbelasting bestaat het risico dat het bestand met daarin de geregistreerde honden (onjuist) wordt aangepast. Hierdoor wordt de belastingopbrengst onvolledig. Voor de onroerende-zaakbelastingen bestaat het risico dat de WOZ-waarde te laag wordt vastgesteld. Hierdoor wordt de belastingopbrengst onvolledig. Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Wet waardering onroerende zaken Invorderingswet Leidraad invordering gemeentelijke belastingen Algemene termijnenwet Gemeentewet; artikel 220 t/m 220h, alsmede artikel 226 Verordening hondenbelasting 2014 Verordening onroerende-zaakbelastingen 2014 Beschrijving van de werkzaamheden Voor de onroerende-zaakbelastingen (OZB) en de hondenbelasting werkt de gemeente Krimpen aan den IJssel met het softwarepakket GisVG. In dit pakket worden de tarieven ingevoerd en de aanslagen opgemaakt. Het genereren van de acceptgiro s en de ontvangsten van de betalingen vinden plaats in het financiële pakket Decade. Als eerste dient gecontroleerd te worden of de tarieven juist zijn ingevoerd in GisVG. Het risico moet worden uitgesloten dat de tarieven te laag zijn ingevoerd, dit heeft effect op de totale opbrengst. Deze tarieven worden jaarlijks gecontroleerd door de medewerker belast met interne controle aan de hand van de door de raad vastgestelde verordening. Daarnaast vindt er een specifieke controle plaats op 15 adressen. Deze adressen worden uit het belastingbestand van GisVG en het telefoonboek geselecteerd. De selectie vindt op deze twee manieren plaats, om het risico uit te sluiten dat objecten of belastingplichtigen uit de belastingadministratie worden verwijderd. Dit is nodig om de volledigheid te controleren. Bij de controle wordt bekeken of de waarde van de woning in GisVG is ingevuld, conform de waarde op het taxatierapport. Ook wordt er gecontroleerd of er in GisVG vermeld wordt of het een eigenaar of een gebruiker betreft. Vervolgens wordt er naar de aanslag gekeken. Kloppen het aanslagnummer en het vermelde tarief? Indien een belastingschuldige het niet eens is met de aanslag, kan hij/zij bezwaar aantekenen. De Medewerker Beleid, Advies en Projecten B behandelt deze bezwaarschriften. Als bij de structurele controle een woning wordt aangetroffen waarbij de eigenaar of gebruiker bezwaar heeft ingediend, wordt de afhandeling daarvan eveneens gecontroleerd. 11

11 Door de Medewerker administratie B wordt maandelijks een verbandscontrole uitgevoerd tussen de opgelegde aanslagen en de geïnde bedragen. Bij het opleggen van de hondenbelasting bestaan dezelfde risicodefinities en beheersmaatregelen als bij de onroerende-zaakbelastingen. Hier komt tevens bij dat het bestand met de daarin geregistreerde honden bezien wordt op de juistheid. Om te voorkomen dat de opbrengst onvolledig is. Ook op de hondenbelasting wordt maandelijks een verbandscontrole uitgevoerd tussen de opgelegde aanslagen en de geïnde bedragen. Tevens vindt eenmaal per jaar een bestaanscontrole plaats. Er gaan 1, 2, of 3 controleurs (dit wisselt per jaar) ieder naar ongeveer 500 tot 600 adressen. Deze adressen worden aselect gekozen uit de GBA. Daarnaast wordt extra aandacht besteed aan nieuwbouwwijken. De controleurs gaan fysiek naar de huizen in de gemeente Krimpen aan den IJssel, bellen aan en doen navraag omtrent honden aldaar in combinatie met eigen waarneming. 12

12 6. Interne controle leges, haven- en marktgelden Risicoanalyse Het risico dat de verschuldigde leges of gelden niet of te laag worden opgelegd Het risico dat boten illegaal buiten de vastgestelde ligplaatsen worden aangemeerd. Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt, waardoor te weinig havengeld wordt geheven. Het risico dat ligplaatsen worden bezet, zonder dit te melden. Het risico dat een marktplaats illegaal wordt bezet. Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving Woningwet Invorderingswet 1990 Verordening op de heffing en de invordering van lijkbezorgingsrechten 2014 Verordening op het gebruik en beheer begraafplaatsen 2003 Verordening op de heffing en de invordering van havengelden 2014 Verordening op de warenmarkt 2007 Verordening op de heffing en de invordering marktgelden 2014 Verordening op de heffing en de invordering van leges 2014 Beschrijving van de werkzaamheden In de interne controle wordt aandacht besteed aan de lijkbezorgingsrechten, de leges voor omgevingsvergunningen, de havengelden en de marktgelden. Lijkbezorgingsrechten In de gemeente Krimpen aan den IJssel bestaan twee begraafplaatsen. Waalhoven en IJsseldijk. Er worden rechten geheven voor het gebruik van de begraafplaats, het gebruik van de bezittingen, werken of inrichtingen van de begraafplaats en voor het door de gemeente Krimpen aan den IJssel verlenen van diensten in verband met de begraafplaats. Jaarlijks wordt er een voorstel voor de tarieven gemaakt door de beleidsmedewerker beleid, advies en projecten A. Zodra deze tarieven vastgesteld zijn door de gemeenteraad, worden deze door de medewerker administratie B ingevoerd in GisVG. Jaarlijks worden door de medewerker interne controle steekproeven genomen van beide begraafplaatsen. Hierbij wordt gecontroleerd of de aanvraag volledig is, of de juiste tarieven zijn gehanteerd, of de juiste (verantwoordelijke) functionaris de overeenkomst heeft opgesteld en of de financiële afhandeling correct heeft plaatsgevonden. Tevens wordt er maandelijks een verbandscontrole tussen de opbrengsten en de aanslagen uitgevoerd door de medewerker administratie B van de afdeling Financiën & Control. Leges voor omgevingsvergunningen Deze leges worden gecontroleerd door de medewerker interne controle aan de hand van de door de raad vastgestelde verordening. Er worden steekproeven genomen op alle aanvragen. Hierbij wordt bekeken of de aanvraag volledig is ingediend en of de aanvraag binnen de gestelde termijnen afgehandeld is. Deze termijnen moeten overeenkomen met de termijnen in de Woningwet. Tevens wordt er gekeken of de legesbrief en de beschikking vergunningverlening door de juiste persoon is geparafeerd en of het advies van het college van B&W van desbetreffende aanvraag rechtmatig is. Tenslotte moet het juiste tarief gehanteerd zijn. Deze tarieven worden jaarlijks vastgesteld door de gemeenteraad. De beleidsmedewerker C maakt het voorstel voor de tarieven en de medewerker dienstverlening (bouwen&milieu) voert deze na vaststelling in het systeem GisVG in. De tarieven zijn vast onderdeel van de interne controle en worden middels een aparte controle jaarlijks 13

13 gecontroleerd. De verantwoording in de financiële administratie wordt later in het jaar gecontroleerd. Havengelden Ieder jaar wordt een advies voor de tarieven voor het havengeld door de medewerker beleid, advies en projecten B van de afdeling Financiën & Control gemaakt. Als de tarieven vastgesteld zijn door het college van B&W en de gemeenteraad, worden deze door de medewerker administratie B ingevoerd in het systeem GisVG. Ten aanzien van de zakelijke gebruikers (beroepsvervoerders) van de haven vindt de inning giraal plaats. Hierbij wordt het havengeld per kwartaal opgelegd. De inning hiervan vindt plaats via de afdeling Financiën & Control. Bij de passanten (dagjesmensen) wordt het havengeld contant geïnd. De havenmeester bestelt bij drukkerij Verloop doorgenummerde bonnenboekjes. Voor ieder passerend vaartuig wordt door de havenmeester een genummerde bon uit het bonnenboekje uitgeschreven. Op de bon staat de naam van het vaartuig, de naam van de eigenaar (of diens vertegenwoordiger) en het bedrag van het havengeld. Van elke uitgeschreven bon wordt een kwitantie aan de eigenaar van het vaartuig (of diens vertegenwoordiger) uitgereikt. Wekelijks komt de havenmeester naar het gemeentehuis om het geld en een overzicht af te dragen aan de medewerker administratie B. De medewerker administratie B telt het geld en beheert de kas. Het overzicht wordt door de medewerker administratie B verwerkt in het financiële pakket Decade. De medewerker administratie B (dit is niet dezelfde medewerker administratie B waaraan het geld wordt afgedragen) voert achteraf een verbandscontrole uit, door de overzichten te vergelijken met de opbrengsten die geboekt zijn in Decade. Marktgelden De markgelden worden op dezelfde manier opgesteld, vastgesteld en verwerkt als de havengelden. Op de markt wordt echter gewerkt met abonnementen. Dit zijn kwartaalabonnementen en jaarabonnementen. De markthandelaar ontvangt hiervoor een aanslag. Deze aanslag kan per bank of contant betaald worden door de klant. De girale ontvangsten vinden plaats via de afdeling Financiën & Control. De contante ontvangsten vinden plaats via de marktmeester. De marktmeester draagt een overzicht van het marktgeld en het contante geld aan de medewerker administratie B af. De medewerker administratie B stort het geld in de kas. Het overzicht wordt door de medewerker administratie B verwerkt in het financiële systeem Decade. De medewerker administratie B voert achteraf een verbandscontrole uit, door de overzichten te vergelijken met de opbrengsten die geboekt zijn in Decade. Kas afdeling Publiekscentrum Ieder jaar worden de legesbedragen middels een advies van het college van B&W en door de gemeenteraad vastgesteld. Deze bedragen zijn deels een indexering van het voorgaande jaar en kunnen daarnaast berusten op nieuwe landelijke wet- en regelgeving. De gemeentelijke tarieven en rijksafdrachttarieven worden ingevuld door de teamleider van de afdeling Publiekscentrum in het pakket Key2Betalen. Eén van de medewerker(s) belast met de interne controle controleert direct na vaststelling of de juiste bedragen in het systeem Key2Betalen doorgevoerd zijn. De bevindingen worden gerapporteerd. De omzet die verkregen wordt op de dagen dat het Publiekscentrum geopend is, wordt door de Teamleider van de afdeling Publiekscentrum aan het einde van de dag gecontroleerd met de kasstaat. De kasstaat bewaart de Teamleider van de afdeling Publiekscentrum en het geld en de omzetstaten worden wekelijks afgedragen aan medewerker administratie B. De medewerker administratie B telt het geld nogmaals. Aan het einde van de maand wordt door medewerker administratie B een verbandscontrole uitgevoerd tussen het afgedragen geld en de kasstaten. Om de veertien dagen wordt het geld afgestort bij Brinks. Eén keer per jaar worden de kaslades geteld door de medewerker administratie B, om na te gaan of het standaard bedrag aanwezig is. Vier maal per jaar wordt vanuit de interne controle steekproeftellingen gehouden. 14

14 Maandelijks ontvangt de gemeente Krimpen aan den IJssel een factuur van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties met betrekking tot de uitgegeven reisdocumenten en een factuur van de Rijksdienst voor het Wegverkeer met betrekking tot de uitgegeven rijbewijzen. De medewerker administratie B (dit is niet dezelfde medewerker administratie B waaraan het geld wordt afgedragen) gaat na hoeveel reisdocumenten en rijbewijzen er diezelfde maand uitgegeven zijn bij de afdeling Publiekscentrum. Zodoende kan de Medewerker administratie B (dit is niet dezelfde medewerker administratie B waaraan het geld wordt afgedragen) controleren of het aantal reisdocumenten en rijbewijzen welke via het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Rijksdienst voor het Wegverkeer is aangevraagd gelijk is aan het aantal reisdocumenten en rijbewijzen die uitgegeven zijn door de afdeling Publiekscentrum. Tevens voert de medewerker administratie B(dit is niet dezelfde medewerker administratie B waaraan het geld wordt afgedragen) een controle uit op de ontvangsten van de huwelijksvoltrekkingen. De medewerker administratie B (dit is niet dezelfde medewerker administratie B waaraan het geld wordt afgedragen) krijgt van medewerker burgerlijke stand een overzicht van de aangevraagde huwelijksvoltrekkingen. De medewerker administratie B (dit is niet dezelfde medewerker administratie B waaraan het geld wordt afgedragen) zoekt in het financiële pakket Decade op of een aanslag is opgelegd bij de betreffende persoon en of het bedrag van de aanslag is ontvangen. 15

15 7. Interne controle kapitaalbeheer Risicoanalyse Het risico dat het aantrekken van leningen niet onafhankelijk plaatsvindt Het risico dat het uitzetten van leningen niet onafhankelijk plaatsvindt. Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor een lening in aanmerking te komen. Het risico dat rente en/of aflossing wordt ontvangen op een privérekening van een ambtenaar. Het risico van ongewenste speculaties, innemen van gevaarlijke posities, niet afsluiten van overeenkomsten tegen de meest gunstige condities, gebruik maken van (koers)gevoelige informatie. Het risico dat het verstrekken van garanties niet onafhankelijk plaatsvindt Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt versterkt teneinde voor een garantiestelling in aanmerking te komen. Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving Treasurystatuut Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO) Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheid (RUDDO) Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden (UFDO) Wet houdbare overheidsfinanciën (Wet Hof) Beschrijving van de werkzaamheden In de gemeente Krimpen aan den IJssel worden deposito s, kortlopende en langlopende leningen afgesloten. Bij het uitzetten of aantrekken van gelden bestaat het risico dat dit niet onafhankelijk plaatsvindt. Om dit risico zo klein mogelijk te maken zijn een aantal beheersmaatregelen getroffen. Eén van de belangrijkste beheersmaatregel is het opstellen van een correct en volledig treasurystatuut. Op 3 juni 2010 is het treasurystatuut van de gemeente Krimpen aan den IJssel vastgesteld. Hierin staat het treasurybeleid van de gemeente alsmede de uitgangspunten en de randvoorwaarden voor het aantrekken en uitzetten van gelden. In het treasurystatuut staat aangegeven wat de doelstellingen zijn en binnen welke richtlijnen en limieten deze doelstellingen gerealiseerd dienen te worden. De offertes voor de leningen u/o worden opgevraagd door de medewerker jaarrekening. De medewerker sluit de kortlopende leningen af en legt daarover verantwoording af aan de teamleider financieel beheer. Zij adviseert tevens over de financiële positie van de gemeente Krimpen aan den IJssel op basis van de liquiditeitenbegroting.aan het hoofd van de afdeling Financiën & Control, die vervolgens beslist of en waar een langlopende lening opgenomen cq. uitgezet wordt. Hij doet dat in samenspraak met de wethouder financiën. Op deze manier is er een duidelijke functiescheiding. Toetsing vindt plaats aan de hiervoor genoemde wet- en regelgeving. Het belangrijkste uitgangspunt hierbij, wat de interne controle aangaat, is het beheersen van financiële risico s. Een andere beheersmaatregel is het vastleggen van de offerteaanvragen, het vastleggen van het contract en het periodiek rapporteren. De medewerker jaarrekening verzorgt dit en maakt hiervan een deugdelijke dossiervorming. Op de leningsovereenkomst u/o wordt het banknummer van de gemeente vermeld. Dit is de beheersmaatregel die genomen is om te voorkomen dat de rente en/of aflossing op rekening van de ambtenaar terecht komt. De medewerker interne controle controleert of de gegevens overeenkomen met de financiële administratie. 16

16 Ter verantwoording van de leningen u/o, wordt jaarlijks door de medewerker jaarrekening een Modelstaat A gemaakt. Hierop staat de stand van de leningen u/o, zoals die op 31 december van het betreffende jaar is. Eenmaal per jaar worden de leningen u/o gecontroleerd. Eén van de medewerkers die belast is met interne controle gaat na of alle wet- en regelgeving alsmede de beheersmaatregelen in acht zijn genomen. 17

17 8. Interne controle Single Information Single Audit Risicoanalyse Het risico dat subsidievoorwaarden niet worden nageleefd en/of subsidies onrechtmatig worden gedeclareerd Het risico dat subsidiegelden niet worden verantwoord en/of ontvangen door de organisatie Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving Regeling opvang asielzoekers (ROA) Onderwijsachterstandenbeleid-niet GSB (OAB) Wet Educatie Beroepsonderwijs niet G-31 Inburgering (oude stelsel) Inburgering (nieuwe stelsel) Investering stedelijke vernieuwing (ISV) Wet Sociale Werkvoorziening (Wsw) Wet Werk en Bijstand (WWB) inkomens- en werkdeel Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte werkloze Werknemers (IOAW) Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte gewezen Zelfstandigen (IOAZ) Bijstandverlening Zelfstandigen (Bbz) Invoering Centra voor Jeugd en Gezin (CJG) Beschrijving van de werkzaamheden Single Information Single Audit (SISA) is een systematiek die in Nederland door de rijksoverheid is ingevoerd voor de verantwoording van onder andere specifieke uitkeringen aan lagere overheden. Hierdoor hoeven gemeenten en provincies voortaan nog maar op 1 moment (Single Information) informatie aan het rijk te leveren. Bij de controle van deze informatie wordt vervolgens gesteund op de controle die de organisatie zelf al uitvoert (Single Audit). De rijksoverheid voert hiervoor geen aparte controle uit. Het komt er dus op neer dat de rijksoverheid meer op hoofdlijnen zal sturen en meer verantwoordelijkheden bij de lagere overheden legt. De rijksoverheid wil met de Single Information Single Audit systematiek de volgende doelen behalen: een vermindering van het aantal bestaande specifieke uitkeringen; zoveel mogelijk beleid- en bestedingsvrijheid en zo min mogelijk verantwoordingsbureaucratie voor de overblijvende en nieuwe specifieke uitkeringen. De verantwoordingsinformatie dient ingevuld te worden door de medewerkers die met bovenstaande wet- en regelgeving te maken hebben. Dit gebeurt in de zgn. verantwoordingsbijlage SISA, welke gepubliceerd wordt. Alle informatie wordt verzameld door één van de medewerkers die belast is met de interne controle. Deze medewerker analyseert de gegevens en controleert de ingevulde verantwoordingsinformatie met de fysieke documenten. Om te kunnen vaststellen of de interne controle volledig en betrouwbaar is, wordt een onderzoek op de rechtmatigheid uitgevoerd door medewerkers van Deloitte. Hierin wordt opgenomen de uitvoering van de Wet Werk en Bijstand (WWB), de uitvoering van de Wet 18

18 Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte werkloze Werknemers (IOAW), de uitvoering van de Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte gewezen Zelfstandigen (IOAZ) en de uitvoering van de Bijstandverlening Zelfstandigen (Bbz). Na afsluiting van het onderzoek wordt een rapport geschreven en aangeboden aan de gemeente Krimpen aan den IJssel. 19

19 9. Interne controle grondexploitatie Risicoanalyse Het risico dat grondaankopen en verkopen niet onafhankelijk plaatsvinden of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat. Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor een grondpositie in aanmerking te komen. Bij grondaankopen bestaat het risico dat valse schone grondverklaringen worden overlegd. Het risico dat bij de planontwikkeling wordt gekozen voor een suboptimale en/of nietonafhankelijke invulling. Het risico dat de mogelijke verwachte verliezen op onderhanden werk niet tijdig zichtbaar worden. Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving Europese aanbestedingsregels Grondexploitatiewet Wet Ruimtelijke Ordening Beschrijving van de werkzaamheden De grondexploitatie omvat alle grondaankopen en grondverkopen van de gemeente, alsmede het geschikt maken van gronden voor bebouwing, om ze als bouwgrond te verhandelen. Eén van de medewerkers die belast is met de interne controle voert controles uit op de aankopen, verkopen en ontwikkelingen van de gronden. Bij de grondaankopen en -verkopen bestaat het risico dat dit niet onafhankelijk plaatsvindt of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat. Hiervoor zijn enkele beheersmaatregelen genomen, welke door de Eén van de medewerkers die belast is met de interne controle structureel nagekeken worden. Als eerste moet door het college van B&W een grondvoorraad of grondbehoefte vastgesteld worden. Er moet een haalbaarheidsonderzoek voor de kosten zijn uitgevoerd. Dit houdt tevens in dat er een kostprijsberekening (voorcalculatie) opgesteld dient te worden. Deze kostprijsberekening dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld en opgenomen in de meerjarenbegroting van de gemeente Krimpen aan den IJssel. De kostprijsberekening dient periodiek te worden geactualiseerd. Binnen de gemeente Krimpen aan den IJssel wordt er gewerkt met het Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG). Het MPG is een sturingsinstrument voor de gemeenteraad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie. Het is een financieel instrument dat de kosten, baten en risico s in beeld brengt. Behalve een nieuw instrument is het MPG ook een nieuwe werkwijze. Deze werkwijze wordt inmiddels door de gehele organisatie gehanteerd. Dit jaar zal het MPG voor het eerst onderdeel zijn van de interne controle. De gemeenteraad van de gemeente Krimpen aan den IJssel wordt een maal per jaar (middels de MPG) geïnformeerd over de grondexploitatie. Een actuele en consequent bijgehouden projectadministratie leidt tot volledigheid van de opbrengstverantwoording. Ook de actualisatie dient door de gemeenteraad vastgesteld te worden. Na de grondverkopen wordt de voorcalculatie met de nacalculatie vergeleken. Zodoende kunnen meer- en/of minderkosten snel in kaart gebracht worden en bekeken worden wat hiervan de oorzaak is. Het aankoopbesluit moet ondertekend zijn door het college van B&W of door een bevoegde ambtenaar. De aankopen dienen te passeren door gerenommeerde notarissen. De aankoopwaarde dient getaxeerd te worden door een taxateur die onafhankelijk is van de 20

20 makelaar. Het taxatierapport dient niet ouder te zijn dan een jaar. De identiteit van de verkoper dient vastgesteld te worden ter voorkoming van o.a. ABC-constructies. Indien de gronden zijn aangekocht controleert één van de medewerkers die belast is met de interne controle of de mate van bodemvervuiling van de gronden is vastgesteld. Dit vanwege het risico dat er valse schone grondverklaringen overlegd kunnen worden. Eén van de medewerkers die belast is met de interne controle toetst de grondexploitatie van de gemeente Krimpen aan den IJssel aan de Wet Ruimtelijke Ordening. Doelstelling van de Wet Ruimtelijke Ordening is een goede regeling voor kostenverhaal en enkele locatie-eisen bij particuliere projectontwikkeling. Dit omvat zowel een privaatrechtelijk als een publiekrechtelijk spoor. In sommige gevallen wordt de grondontwikkeling volledig uitbesteed aan het Technisch Bureau Krimpenerwaard. Derhalve wordt hierop door één van de medewerkers die belast is met de interne controle geen controle uitgevoerd. Indien het krediet het drempelbedrag om Europees aan te besteden overschrijdt, wordt deze door één van de medewerkers die belast is met de interne controle getoetst aan de externe regelgeving welke geldt voor de Europese aanbestedingen. 21

21 10. Interne controle investeringen Risicoanalyse Het risico dat budgetten niet zijn onderbouwd met hiervoor te verrichten gemeentelijke taken. Het risico dat de bestelling wordt geplaatst door het onjuist of onvolledig verschaffen van informatie over bijvoorbeeld de onderneming, het product, de kredietwaardigheid of de leveringsvoorwaarden. Het risico dat de gunning van opdrachten niet onafhankelijk plaatsvindt of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat. Het risico dat facturen worden betaald waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de gemeente geleverde prestaties. Het risico dat de werkzaamheden gedurende de realisatie van een project niet conform de afspraken worden uitgevoerd. Het risico dat opdrachten voor meer- en minderwerk niet op juiste gronden en/of ten onrechte worden verstrekt en betaald. Het risico dat de nacalculatie van uitgevoerde opdrachten en werken niet onafhankelijk plaatsvindt. Het risico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd. Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving Financiële verordening 2012 Europese aanbestedingsregels Budgetnota 2010 Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) Algemene inkoopvoorwaarden Beschrijving van de werkzaamheden In artikel 14 van de verordening op basis van art. 212 Gemeentewet is bepaald dat het college van B&W zorg moet dragen voor interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie. Dit komt naar voren in de Financiële verordening Deze regeling omvat de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Daarnaast moet de gemeente Krimpen aan den IJssel voldoen aan Europese richtlijnen. Aanbestedingen moeten volgens de EU-richtlijnen aan drie vereisten voldoen, namelijk transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Bovendien zijn er grensbedragen vastgesteld wanneer men als (lagere) overheidsinstantie Europees moet aanbesteden. In het kader van de rechtmatigheid heeft de interne controle als doel de risico s op het verstrekken van opdrachten welke in strijd zijn met eigen verordeningen, de begrotingsregels en de EU-aanbestedingsregels te verlagen tot een aanvaardbaar niveau. Onder aanvaardbaar niveau moeten de goedkeuringstoleranties worden verstaan die het BAPG (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) bepaalt ten aanzien van fouten en onzekerheden in de jaarrekening. Eén van de medewerkers die belast is met de interne controle neemt jaarlijks steekproeven uit de investeringen. Er wordt gecontroleerd op de kredietaanvraag, kredietbewaking, het aanbestedingstraject en een controle op de gemaakte kosten. 22

22 De kredietaanvraag kan gedaan worden middels de begroting of afzonderlijk. In de begroting wordt een bestedingsplan opgenomen. Het bestedingsplan geeft de geplande investeringen aan voor het volgende jaar/jaren. Bij de begrotingsbehandeling geeft de gemeenteraad aan van welke investeringen die op het bestedingsplan voor dat jaar voorkomen, de gemeenteraad op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen (bestuurlijke begrotingswijziging). De investeringskredieten van de overige investeringen worden middels administratieve begrotingswijzigingen voorgelegd aan het college van B&W. De kredietbewaking wordt begeleid door de budgethouder die verantwoordelijk is voor het dagelijks beheren van de door het college van B&W aan hem/haar gemandateerde budgetten. Het aanbestedingstraject begint bij een bestek. Vervolgens moeten er minstens drie offertes aangevraagd zijn. Er dient een gunningvoorstel en een opdrachtbrief, ondertekend door de budgethouder, te zijn. Dit alles dient in een goede digitale dossiervorming gearchiveerd te worden. Indien er redenen zijn om af te wijken van het aanvragen van drie offertes neemt het college daarover een met reden omkleed besluit. In het geval dat een drempelbedrag van de Europese Aanbestedingen overschreden wordt, zal één van de medewerkers die belast is met de interne controle hierop een aparte controle verrichten. Dit splitst zich in een openbare aanbesteding en een niet-openbare aanbesteding. Als laatste wordt een controle verricht op de kosten die gemaakt zijn naar aanleiding van de investering. De investering dient op de juiste manier verwerkt te zijn in de financiële administratie. De kosten die gemaakt zijn dienen op de juiste manier bij de gemeente Krimpen aan den IJssel te zijn gedeclareerd. En de daarvoor bevoegde personen dienen de factuur te controleren en paraferen. Deze interne controle maatregelen zijn echter niet van toepassing op alle investeringswerken. Daar voor de beoordeling van bouwtechnische en de civieltechnische projecten het Technisch Bureau in de Krimpenerwaard (TBK) ingeschakeld wordt. Het TBK verzorgt op basis van de voorgenomen investeringen van de gemeente Krimpen aan den IJssel de voorcalculatie en het offertetraject. Op basis van de offertes wordt een bestek opgemaakt, waar het bestuur van de gemeente Krimpen aan den IJssel een keuze voor de aanbesteding maakt. De werkzaamheden die door het TBK worden uitgevoerd vallen buiten de interne controle. De interne controle vangt aan bij het punt waarop de gemeente Krimpen aan den IJssel de werkzaamheden weer oppakt. 23

23 11. Interne controle inkoop Risicoanalyse Het risico dat facturen worden gestuurd aan de gemeente Krimpen aan den IJssel waar geen tegenprestatie aan ten grondslag ligt. Het risico dat privé-uitgaven ten laste van de organisatie worden gebracht. Het risico dat Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd. Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving Gemeentewet Budgetnota 2010 Algemene inkoopvoorwaarden Beschrijving van de werkzaamheden Inkoop is noodzakelijk voor de productie van goederen en diensten. Voor de inkopen worden facturen ontvangen ongeacht het goederen dan wel diensten betreft. De controle van de inkoopfacturen kan onderverdeeld worden in drie processen. Als eerste de beslissing tot inkoop met de daarbij behorende offerte-aanvragen, als tweede de controle op de facturen en als derde het betalen van de facturen. Bij de controle van de inkopen worden gedurende het hele jaar steekproeven genomen. Bij de eerste fase, de beslissing tot inkoop, bestaat het risico dat de bestelling niet onafhankelijk plaatsvindt of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat. Om dit te vermijden, wordt tijdens de interne controle gekeken of de controle op de beslissing tot inkoop reëel was. Er wordt gekeken of en hoeveel offertes aangevraagd zijn en er wordt gecontroleerd of er een goed onderbouwd advies van het college van B&W is. De opdrachtbrief dient aan te geven waarom er voor die leverancier gekozen is. Van de bestellingen die telefonisch gedaan zijn, dient een vastlegging aanwezig te zijn. Zodra de bestelde goederen zijn ontvangen, wordt door degene die de bestelling geplaatst heeft, nagegaan of alles is geleverd. Daarna wordt de factuur per (electronische) post ontvangen. Soms wordt door de leverancier gevraagd om een aanbetaling. In dat geval stuurt de leverancier eerst een factuur. De route die de facturen volgen door de organisatie dient impliciet gecontroleerd te worden. Bij binnenkomst wordt een factuur op afdeling Informatievoorziening en Vastgoed gescand in het systeem Corsa. Vervolgens wordt op de afdeling Financiën & Control door de medewerker administratie B nagegaan of alle facturen gescand zijn en of het originele facturen betreffen. Geen kopieën of faxen. Alleen op de gemeente Krimpen aan den IJssel te naamgestelde facturen worden gescand. Dit laatste om te voorkomen dat privé-uitgaven ten laste van de gemeente Krimpen aan den IJssel worden gebracht. Daarna stuurt de medewerker administratie B de facturen digitaal door naar de afdelingsassistente van de afdeling waar de inkoop heeft plaatsgevonden. De afdelingsassistente stuurt de factuur digitaal door naar de budgetbeheerder, voor de vaststelling en de codering, waarna de factuur naar de budgethouder gaat. Zodra beiden de factuur gecodeerd en geaccordeerd hebben, komt de factuur weer terug bij de medewerker administratie B van de afdeling Financiën & Control. Deze medewerker administratie B controleert of de codering juist is en of er nog voldoende budget is om de kosten van deze inkoop te verantwoorden. De feitelijke verantwoordelijkheid blijft echter bij de budgethouder. De facturen worden doorlopend genummerd. Na goedkeuring van de medewerker administratie B wordt de factuur betaalbaar gesteld. 24