Optimaliseer de audit van uw geconsolideerde jaarrekening, een stap verder richting fast close

Transcriptie

1 W H I T E P A P E R Sep_15 Optimaliseer de audit van uw geconsolideerde jaarrekening, een stap verder richting fast close Welk proces dient u te volgen om de audit van uw geconsolideerde rekeningen voor te bereiden? Hoe kan uw software hierbij helpen? info@sigmaconso.com

2 Een goed voorbereide audit zorgt ervoor dat groepen de goedkeuring van hun auditor kunnen vergemakkelijken en hun afsluitingsproces kunnen optimaliseren. Dit heeft aanzienlijke voordelen voor de groep, het consolidatieteam en voor de auditors. Wat zijn de voordelen van een goed voorbereide audit? Voor de groep: de rekeningen worden tijdig gevalideerd en de afsluiting kan sneller gerealiseerd worden. Voor het consolidatieteam: zij kan zich effectief voorbereiden op de audit, tijd vrijmaken voor analyse en de kosten drukken (onder meer de vergoedingen voor de auditor en voor consultants die speciale rapporten ontwikkelen). Voor de auditors: vanwege de recente evoluties in het vakgebied (snelle wijziging van de normen en vereiste productiviteitstoename door een verhoogde concurrentie) is een optimaal proces essentiëel om de audit te versnellen zonder in te boeten aan kwaliteit. Hoe dit bereiken? De sleutels tot succes zijn 1) te anticiperen op de vragen van de auditor en 2) het implementeren van een goede methodiek. Anticiperen op de vragen van de auditor Wat verwacht de auditor van zijn klant? Zijn functie bestaat eruit alle risico s die hij tegenkomt gedurende het audit proces te dekken en de validiteit van de geconsolideerde resultaten te verzekeren. Voor een consolidatie zal de auditor zorgen dat volgende risico s gedekt zijn: Bestaansrisico Volledigheid Accuraatheid Waardebepaling Cut-off Presentatie Verder is de auditor niet verantwoordelijk voor het controleren van de parametrage van de software. Daarom is een goede voorbereiding uitermate belangrijk: zo kan de auditor zich focussen op zijn taken, namelijk de validatie en analyse van de rekeningen. Hoe? Door een antwoord te bieden op zijn methodiek; Door maximaal gebruik te maken van de audit functionaliteiten die worden geleverd door uw consolidatiesoftware. 2

3 De methodiek De consolidatiemethodiek die volgens ons het meest effectief is, hanteert de volgende sleutelprincipes: Consolidatie dient te worden gezien als boekhouding op groepsniveau; Concreet dient elke consolidatiegerelateerde transactie (herwerkingen, eliminaties, enzovoort) vertaald te worden in een boeking (en geplaatst in een journaal); De individuele balansen van de entiteiten in de consolidatiekring moeten gedurende het hele proces in evenwicht worden gehouden; Alle informatie moet makkelijk traceerbaar en consulteerbaar zijn voor de betrokkenen. Geeft uw consolidatiesoftware u een volledig overzicht over het consolidatieproces? Een onvolledige consolidatiesoftware zal u enkel een overzicht geven van de situatie voor en na het consolidatieproces. De optimale methode is echter wanneer de applicatie inzichten verschaft tijdens het proces. Een professionele software levert de nodige gedetailleerde informatie met betrekking tot de belangrijkste stappen in het consolidatieproces en rapporteringsfunctionaliteiten voor elk van deze stappen. De consolidatiestappen waarvoor een goed voorbereide audit het verschil kan maken Het doel van dit document is om de consolidatiestappen verder uit te werken. We beschouwen dit als belangrijk in het audit proces, aangezien 1) deze stappen de bron van risico s zijn voor de auditor en 2) ze voor de consolidator vaak moeilijk te verklaren zijn. De consolidatiestappen die hieronder worden weergegeven worden in dit artikel verder uitgewerkt aan de hand van de risico s die ze met zich meebrengen voor de auditor. Daarnaast zal ook worden uitgelegd hoe de consolidator kan helpen om deze risico s te dekken en een efficiënt audit proces te garanderen. CONSOLIDATIESTAPPEN RISICO S 1. Groepsstructuur bepalen 2. Lokale data 3. Wisselkoersconversie 4. Interco verschillen 5. Manuele herwerkingen 6. Conso eliminaties Bestaansrisico Volledigheid Accuraatheid Waardebepaling Cut-off Presentatie 3

4 Stap 1: Groepsstructuur De consolidatiekring is één van de eerste zaken die een auditor zal controleren. De grootste risico s in deze stap zijn het bestaansrisico (eigendomsbewijs) en de volledigheid (zijn alle filialen geïdentificeerd?). Eerst en vooral moeten groepen in de planningsfase voor elke dochteronderneming definiëren of ze een volledige audit (ISA normen), een beperkt nazicht (ISRE normen) of een desktop review zullen uitvoeren. Hiervoor is een nauwe samenwerking met de lokale auditor belangrijk. Om de audit efficiënt te laten verlopen, dient de consolidator de auditor een lijst te verschaffen van alle dochterondernemingen, hun positie in de kring en details (zoals de wisselkoers, participatiepercentage en minderheidsbelangen). Een professionele consolidatiesoftware genereert een samenvatting van deze data - onder het formaat van een groepsdiagram bijvoorbeeld - en zal ook de wijzigingen in verhoudingen weergeven. Een professionele software zal verder ook nog de mogelijkheid bieden om een onderscheid te maken tussen stemrechten en financiële rechten. Dit is cruciaal voor sommige groepen: stemrechten worden gebruikt om de consolidatiemethode te bepalen, terwijl financiële rechten worden gebruikt om de financiële belangen van de moederonderneming te bepalen. Stap 2: Lokale data Afbeelding 1: Voorbeeld van een groepsdiagram Een validatie van de lokale bundel omvat klassiek de validatie van de mapping en de beginbalans, review van de trial balans, schommelingen, intercompany posities en lokale herwerkingen. Indien een consolidatiehandleiding werd opgemaakt door de moederonderneming, heeft de auditor al enige zekerheid in verband met de kwaliteit van de data. Dit zal er voor zorgen dat hij minder tijd spendeert aan de validatie van de lokale rekeningen. Het gebruik van een betrouwbare consolidatiebundel kan helpen om de accuraatheid van de data op een efficiënte manier te valideren. Een consolidatiesoftware zal zo n lokale bundel integreren, idealiter verspreid over de jaren heen en opgebouwd met een boekhoudkundige visie. Aanvullend zal het pakket ook nog de volgende interessante functionaliteiten bieden: Automatische, niet-wijzigbare aanmaak van de beginbalans Verzameling van alle nodige informatie (ook kwalitatief, zoals signing authorities en convenanten) Kwaliteitscontroles 4

5 Daarnaast kan het ook nuttig zijn om de volgende informatie te verschaffen aan de auditor: Mapping tables van het lokaal rekeningstelsel en dat van de groep Een vergelijking tussen eindbalans Y-1 en beginbalans Y Een duidelijk overzicht van alle lokale herwerkingen aangezien deze afzonderlijk worden gehouden (niet automatisch geaggregeerd) en automatisch beheerd in de loop der jaren Voor groepen met meerdere entiteiten op hetzelfde ERP- of boekhoudsysteem is een directe koppeling tussen de consolidatiesoftware en het boekhoudsysteem aangeraden. Dit geeft de auditor een garantie dat er geen manuele aanpassingen werden uitgevoerd op de data. Verder zal ook de consolidator de entiteiten beter kunnen beheren indien de consolidatiesoftware verschillende opties voor dataverzameling aanbiedt, zoals.xls en.cvs bestanden, offline en online bundels en de integratie met lokale systemen. Stap 3: Wisselkoersconversie Een derde stap die we kunnen identificeren in het audit proces is de wisselkoersconversie. De auditor zal in deze stap standaard volgende zaken valideren: Waardering van de wisselkoersen per type: slotkoers, gemiddelde of transactionele/ historische koers De conversie van lokale bundels en de koers die werd gehanteerd bij elke rekening De omrekenverschillen in het eigen vermogen Hoe kan de consolidator deze stap vergemakkelijken? Eerst en vooral kan hij de auditor een lijst bezorgen met alle wisselkoersen per munteenheid en het type koers dat gehanteerd wordt bij elke rekening; maar ook een geconverteerde lokale bundel voor toepassing van de herwerkingen. Dit vermindert het risico van accuraatheid op niveau van de lokale bundels. De auditor dient ook de accuraatheid op conso niveau te controleren, waarbij het verschaffen van de volgende informatie hem zal helpen: Detail van de omzetting van het eigen vermogen en de participatierekeningen Contributie tot de CTA (valutaomrekeningsverschillen) per onderneming Gedetailleerde berekening van alle omrekeningsverschillen in het eigen vermogen Enkel beroep doen op Excel levert niet voldoende informatie omtrent de omrekeningsverschillen. De berekeningen zijn meestal moeilijk voor de auditor om te valideren; een goede consolidatiesoftware heeft daarom alle functionaliteiten die hierboven beschreven werden standaard beschikbaar. Afbeelding 2: Analyse van omrekeningsverschillen 5

6 Stap 4: Interco verschillen De auditor zal ook een validatie van de afstemming van intercompany verschillen uitvoeren en de volledigheid en accuraatheid van de informatie controleren. Volledigheid kan worden bekomen wanneer de informatie gecentraliseerd is en gevalideerd door de lokale auditor in de lokale munteenheid. Bovendien zal een visualisatie van de volgende informatie nuttig zijn voor de auditor: Niet-gereconcilieerde transacties (controleren of het verschil de materialiteitsdrempel treft) Correcties uitgevoerd voor de reconciliatie (automatisch onderscheid gemaakt tussen reële verschillen en omrekeningsverschillen door de consolidatiesoftware) De eliminaties van interco posities Afbeelding 3: Intercompany reconciliatie rapport Om dit proces te vergemakkelijken, kan de consolidator de auditor een lijst bezorgen met alle intercompany posities zowel gereconcilieerd als niet-gereconcilieerd. Dankzij deze gedetailleerde lijst zal de auditor in staat zijn om mogelijke risico s van cut-off te identificeren en te valideren. Niet-gereconcilieerde posities zullen automatisch geëlimineerd worden door de consolidatiesoftware op dezelfde manier als de gereconcilieerde. Dit biedt een garantie voor de consolidator en de auditor aangezien de eliminaties beschikbaar blijven ter consultatie. De overblijvende verschillen van de nietgereconcilieerde posities staan dan op een specifieke rekening welke de auditor ten alle tijde kan consulteren. 6

7 Stap 5: Manuele herwerkingen In deze fase wordt de auditor onderworpen aan een risico van accuraatheid of zelfs van fraude. Het is daarom belangrijk dat hij de manuele herwerkingen analyseert, voornamelijk deze met betrekking tot de omzet. De auditor zal elke herwerking moeten valideren: herwerkingen van de huidige periode, maar ook herwerkingen van het voorbije jaar en hoe deze automatisch worden overgedragen door het systeem. Dit zal gebeuren door een analyse van de reconciliatie tussen begin- en eindreserves, een rapport dat automatisch wordt gegenereerd door professionele consolidatiepaketten. Ook hier kan de consolidator nuttige informatie verzamelen, zodat de auditor snel de volledigheid van de data kan controleren, zoals: Validatierapport op consolidatieniveau Kasstroomoverzicht Reconciliatie van de groepsreserves en reserves van derden (ook mutatieoverzicht van het eigen vermogen genoemd) Volledige audit-trail (per onderneming, journaal, stroom ) Daarnaast dient er ook speciale aandacht te worden besteed aan de relevantie van de informatie. Een consolidatiesoftware zal hierbij helpen door een lijst te genereren van alle herwerkingen, met filters zoals: Datum en tijdsindicatie van de aangepaste data bij elke herwerking De gebruiker die de boeking heeft gemaakt Het bedrag Classificatie per aard van de boeking en onderscheid per journaal Het is ook mogelijk dat de applicatie nog andere opties biedt ter vergemakkelijking van deze stap. Bij goede consolidatiepaketten worden herwerkingen uit het verleden niet automatisch samengevoegd naar de volgende periode: zo blijft de volledig gedetailleerde historiek steeds consulteerbaar. Indien het pakket de boekingen groepeert in een journaal per type, dient men enkel nog een onderscheid te maken tussen de historische en de nieuwe herwerkingen. Verder bestaan er mogelijkheden zoals het gebruik van linked accounts om de rekeningen per onderneming in evenwicht te houden. In een professionele consolidatiesoftware kan een boeking ook worden omgekeerd, bv. bij de deconsolidatie van een entiteit. Stap 6: Conso eliminaties De auditor zal ook de consolidatie eliminaties controleren. Deze worden beschouwd als zeer technisch en worden automatisch uitgevoerd door de tool naargelang de consolidatiemethode. Enkele voorbeelden: Eliminatie van het eigen vermogen en participaties Berekening van minderheidsbelangen Berekening van de waarde van het eigen vermogen Proportionele eliminaties 7

8 Verschillende rapporten kunnen de auditor helpen bij de validatie van de eliminaties en zijn standaard beschikbaar in goede consolidatietools, onder meer: Reconciliatie van de evolutie van de reserves (per onderneming) Berekening van de consolidatieverschillen Berekening van de minderheidsbelangen Set van gepersonaliseerde en systeemvalidaties op consolidatieniveau Afbeelding 4: Voorbeeld van een voorgedefinieerde analyse van de minderheidsaandelen Conclusie Het auditproces kan sterk beïnvloed worden (in termen van tijdsduur, kostprijs ) door een betrouwbare en erkende methodiek en een goede voorbereiding van de consolidator. Professionele consolidatiesoftware (en software voor de reconciliatie van intercompany accounts) kan hulp bieden bij het verzamelen van de juiste informatie met de nodige transparantie en traceerbaarheid. Vanuit het standpunt van de consolidator blijft audit belangrijk, maar steeds minder de enige zaak. Inderdaad, de consolidator wordt meer en meer onderworpen aan de vragen van flexibel management, met als gevolg een sterke nood aan automatisering. De juiste tools die statutaire en managementconsolidatie combineren, kunnen helpen om uw financiële processen te optimaliseren en daarnaast een garantie te bieden op het vlak van kwaliteit, betrouwbaarheid en snelheid van het auditproces. 8

9 Maakt u reeds gebruik van alle functionaliteiten die doorheen dit artikel beschreven werden? Wat waren de obstakels die u tegenkwam bij uw laatste audit? Wenst u ook tijd te besparen bij uw volgende afsluiting? Contacteer ons nu! Over Sigma Conso Sigma Conso biedt software, opleidingen en diensten aan op het gebied van Corporate Performance Management (CPM), waaronder: Een compleet aanbod aan CPM oplossingen voor groepen die hun financiëel management wensen te vergemakkelijken: consolidatie, managementrapportering, intercompany reconciliatie, performantie-analyse, financiële forecasting, budgettering en strategische planning Gebruiksvriendelijke en flexibele software die makkelijk te onderhouden is door de gebruikers en met een lage total cost of ownership Een erkende expertise in de optimalisatie van financiële processen van groepen Een toegewijd team van consultants beschikbaar Een internationaal ontwikkelingsprogramma en aanhoudende groei Over Mona Group Reporting Mona Group Reporting is een full web oplossing voor de consolidatie en managementrapportering en het optimaliseren van de financiële prestaties van de groep. Onmiddellijk klaar voor gebruik, makkelijk te hanteren en volledig te parametreren door de gebruiker, realiseert de toepassing de verzameling en de consolidatie van actuals, budgetten en forecasts. De volledige traceerbaarheid van gegevens en de uitgebreide mogelijkheden om informatie te raadplegen zijn ideaal voor veeleisende auditeurs en verwante gebruikers. Over Mona InterWeb Mona InterWeb is een full web oplossing voor de reconciliatie van de intragroepstransacties. Het reconciliatieproces wordt uitgevoerd tijdens de vooropgestelde periode, door de betrokken partijen zelf. Het resultaat: de bedragen zijn reeds gereconcilieerd voor de aanvang van de consolidatie en onafhankelijk van deze, volgens een regelmatig proces. De oplossing kan bij de klant gehost worden maar ze is eveneens beschikbaar is PaaS of SaaS mode. Mona InterWeb integreert zich zeer snel met andere reeds bestaande applicaties (ERP, consolidatiesoftware) en kan reeds na enkele dagen door de entiteiten in gebruik worden genomen (intuïtieve interface; vergemakkelijkt het change management). info@sigmaconso.com