Planning en budgettering: een efficiënte driver voor uw business?

Transcriptie

1 W H I T E P A P E R Nov_15 Planning en budgettering: een efficiënte driver voor uw business? Op welke manier budgettering efficiënt maken en gebruiken als competitief voordeel? & 10 belangrijke aspecten voor het kiezen van een software info@sigmaconso.com

2 De jaarlijkse budgetteringsmarathon, die in de meeste bedrijven begint in de herfst en eindigt in het voorjaar, is vaak een niet erg populaire taak. De verantwoordelijken worden dan ook elk jaar overstelpt met Excel bestanden, waarna een lang proces van integratie en validatie van data begint. Verschillende soorten gegevens moeten worden gebundeld en geconfigureerd om de nodige rapporten en documenten te creëren en nadien te presenteren aan het management en de verantwoordelijken van het departement. Het is dan ook geen verrassing dat er gedurende dit complex proces fouten worden gemaakt en dat de onderneming kan worden aangetast indien de documenten niet accuraat zijn bij de goedkeuring van de cijfers. Budgettering kan met andere woorden zeer vervelend zijn en is sterk onderhevig aan fouten. Een groot deel van het probleem is te wijten aan de software die men gebruikt: deze is in vele gevallen niet aangepast aan de specifieke noden van de groep. Recente studies tonen aan dat 86% van alle ondernemingen Excel gebruikt als planningssoftware en dat 83% van hen problemen ondervindt bij het uittekenen van planningsprocessen. De meest voorkomende problemen zijn het gebrek aan flexibiliteit, de afwezigheid van bepaalde planningsfunctionaliteiten (zoals bv. what-if simulaties), onvolledige data en bovenal de enorme tijd en moeite die vereist is om de taak uit te voeren. Helaas zullen deze aspecten enkel moeilijker worden door de toenemende complexiteit van planning die meer en meer detail en integratie vereist. Statische budgetcijfers: de barsten zullen zich snel vertonen In veel ondernemingen zijn de budgetten voor het komende jaar onveranderlijk. Eén keer per jaar een budget opstellen vraagt niet alleen veel moeite, het zorgt ook voor een verwatering van de duidelijkheid en detail die nodig zijn bij instabiele periodes. Daar ligt dan ook het gevaar: indien de middelen niet efficiënt worden ingezet gedurende die instabiele periodes kunnen de winstmarges progressief worden aangetast. Toch is de situatie aan het evolueren en overwegen steeds meer bedrijven hun aanpak en processen te herzien. Het blijft ongetwijfeld nodig om één keer per jaar een budget op te stellen (daarnaast moet het proces top-down worden uitgevoerd), toch kan de efficiëntie aanzienlijk worden verbeterd door het gebruik van rolling forecasts, onder meer om vluchtigheid tegen te gaan. Bedrijven komen op die manier in een betere positie terecht om zich aan te passen aan de toekomstige noden van de sector als en wanneer dit nodig is. 2

3 Op welke manier budgettering efficiënt maken en gebruiken als competitief voordeel? Met andere woorden, hoe kunnen ondernemingen hun planning gebruiken om succesvoller te worden? Een deel van het antwoord op deze vraag bevindt zich in het gebruik van een geïntegreerde planningssoftware: forecasting processen kunnen op deze manier geautomatiseerd worden en planningscycli significant worden ingekort. Daarnaast kan men snel specifieke analyses uitvoeren, rapporten ontwikkelen en KT forecasts realiseren zonder gebruik te moeten maken van meerdere applicaties. Een efficiënte planningssoftware maakt niet alleen het budgetteringsproces efficiënter, het faciliteert ook een perfecte integratie van de sales forecasting, die mee evolueert met de productiecapaciteit en de middelen waarover de onderneming beschikt. In één enkele klik kan men verschillende scenario s berekenen, simulaties uitvoeren, what-if analyses realiseren en een liquiditeitsplanning opmaken. Bovendien kan u werken met meerdere dimensies en voor verschillende regio s, producten, klanten en seizoenen. De voordelen van een efficiënte multidimensionele sales planning beperken zich niet tot bovengenoemde aspecten. Een toekomstgerichte planningssoftware kan ook andere belangrijke aspecten behandelen: geïntegreerde financiële planning, flexibele cost center planning, integratie met Excel, optimale werkmethodes, transparante visualisatie en een beveiligde mobiele toegang. Geïntegreerde financiële planning en flexibele cost center planning Efficiëntie kan worden nagestreefd volgens verschillende methodes. Een concreet voorbeeld hiervan is wanneer financiële planning en planning van balans- en resultatenrekening worden uitgevoerd volgens een gesloten circuit. Indien men in zo n geval bepaalde data die een impact heeft op andere aspecten van planning in real-time invoert, zullen alle gebruikers steeds een up-to-date overzicht krijgen van de situatie van de onderneming en kunnen zij snel reageren indien dit vereist is. Efficiënte cost center planning is afhankelijk van een aantal elementen. Zo is het bijvoorbeeld essentieel om bepaalde logica s in te bouwen om alle kostenplaatsen en details te voorzien in het rekeningsstelsel. Bovendien moeten de gebruikers deze logica s ook kunnen inbouwen in de algemene planning. Het faciliteren van berekeningen en vergelijkingen met data van het vorige jaar of forecasting cijfers kan ook nuttig zijn. Met een professionele tool kan forecasting dus automatisch worden uitgevoerd op basis van seizoenen of indexeringen. Bovendien wordt cost center planning best centraal beheerd en decentraal beschikbaar gesteld. De juiste tool biedt de gebruikers de mogelijkheid om zowel top-down als bottom-up processen te beheren, maar ook om uitgebreide analyses uit te voeren op niveau van positie, rekening of factuur. 3

4 Men haalt er ook voordeel uit indien de veranderingen in cost center planning onmiddellijk kunnen worden vertoond. Andere nuttige functionaliteiten zijn de berekening van scenario s, what-if simulaties gebaseerd op verkoop, kosten, financiële data en key indicatoren. Een laatste belangrijke functionaliteit is het uitvoeren van ad hoc analyses: hit lists, benchmarks, vergelijkingen tussen actuals en budgets, vergelijkingen van verschillende jaren of hergroeperingen. Consistente data: een must have Een cruciale vereiste voor een efficiënte en betrouwbare planning is een consistente en accurate database. Om dit te garanderen hebben professionele forecasting systemen geautomatiseerde interfaces tussen verschillende databases om de datauitwisseling te versnellen en het risico op fouten te minimaliseren. In dit opzicht dient een budgettering- of planningssoftware niet alleen comptatibel te zijn met SAP of Microsoft, maar met alle mogelijke bronnen van data. Een performante IT omgeving, samen met een goede software voor budgettering en planning, laat dan ook een aanzienlijke verhoging van snelheid toe bij de input en behandeling van data. Beveiligde mobiele toegang Tegenwoordig moeten specifieke vragen van het management extreem snel beantwoord kunnen worden. Dit kan onder meer worden bereikt door een efficiënt planningssysteem dat de productie van analyses en rapporten toelaat voor specifieke gebruikers via mobiele applicaties voor smartphones en tablets. Bovendien dienen zij gemakkelijk in gebruik te zijn en zijn bepaalde functies cruciaal: drag-and-drop, drill-down, roll-up en de automatische verdeling van rapporten. Als laatste is een maximale beveiliging zeer belangrijk en daarom worden de gebruikersrechten het best centraal beheerd. Optimale werkmethodes en een transparante visualisatie Efficiënte en kwaliteitsvolle planning kan worden gegarandeeerd door de ondersteuning van een professionele software. Eén deel van de sterkte van zo n software ligt dan ook in de gebruiksvriendelijkheid ervan. Zo moeten intuïtieve inputformulieren en ondersteunende functionaliteiten de gebruiker leiden doorheen de import van data vanuit verschillende systemen. Ook moeten gebruikers een constant overzicht krijgen van alle structuren en transactiegegevens. Professionele software hebben meestal ook een functionaliteit voor de visualisatie van analyses en evoluties via gebruiksvriendelijke en transparante dashboards, die de gebruiker moet ondersteunen in zijn taak. 4

5 De beste manier om de efficiëntie van uw activiteiten te bevorderen Volgens een studie die uitgevoerd werd door BARC, een gerenommeerd bureau uit Duitsland, zijn ondernemingen die Excel gebruiken aanzienlijk minder tevreden dan ondernemingen die werken met een professionele planningssoftware. Zoals hierboven werd beschreven, zijn inconsistenties tussen databases en een hoog risico op fouten belangrijke nadelen die de performantie van een onderneming kunnen schaden. Meer dan ooit dienen ondernemingen hun aanpak te herzien. Om succesvol te zijn moeten ze dan ook afstand nemen van de veel voorkomende spreadsheet en geïntegreerde planningssoftware omarmen. Bovendien vereist het implementeren van een planningssoftware geen enorme veranderingen aangezien ze perfect werken als aanvulling op een bestaande IT omgeving. Het is dus geen of of situatie. Een simpele en makkelijke manier om de productiviteit te verhogen ligt dus voor het rapen; het enige wat ondernemingen nog moeten doen is die kans grijpen 5

6 Checklist: 10 belangrijke aspecten voor het kiezen van een software voor uw planning, budgettering en forecasting 1. Flexibiliteit Kies een software die zich aanpast aan uw huidig budgetteringsproces en niet omgekeerd. 2. Uitgebreide functionaliteiten Wees er zeker van dat de tool die u kiest de volgende functionaliteiten standaard bezit: verschillende aanpakken van planning (top-down approach, bottom-up, goal-seeking en what-if), dataverzameling en -uitwisseling, standaardfuncties voor forecasting en voor het uitvoeren van simulaties, een duidelijk en beveiligd proces, collaboratieve functies (uitwisseling van commentaar ). 3. Implementatie Maak van een snelle implementatie een vereiste! U dient onmiddellijk te kunnen werken met de nieuwe tool en geen maanden te moeten wachten tot deze geïmplementeerd is. 4. Planningsproces Wees er zeker van dat de software de mogelijke planningsprocessen aanbiedt: bottom-up (sturend en neerwaarts), top-down (collaboratief en opwaarts), maar ook de mogelijkheid om deze processen te combineren. 5. Analysetools Controleer of de tool die u kiest de volgende functionaliteiten aanbiedt: analysetools, rapporten en dashboards (managementrapporten, vergelijkende analyses tussen planning en realiteit, analyse van de verschillen) en beheer van key indicators die voor uw groep belangrijk zijn. 6. Integratie met ERP systemen Selecteer een tool die u een perfecte integratie met ERP systemen kan aanbieden. Dit is cruciaal voor een vlotte import van uw data. 7. Forecasting en simulaties De software die u kiest bevat best ook verschillende opties voor simulaties en voorspellingen zodat u rekening kan houden met alle mogelijke hypotheses en verschillende scenario s kan opstellen. 8. Strategisch management Hecht belang aan de aspecten van strategisch management: planning op lange termijn, strategische planning van verschillende activiteitensectoren, maar ook het beheer van risico s. 6

7 9. Transparantie Zorg ervoor dat de aanbevelingen en beslissingen van uw softwareleverancier transparant, logisch en makkelijk te begrijpen zijn. 10. Visie Hoewel de technische aspecten zeer belangrijk zijn, mag men ook het menselijk aspect niet vergeten. Om een succes te maken van uw project is het zeer belangrijk dat uw leverancier op dezelfde golflengte zit als u. Zorg ervoor dat u de zaken vanuit hetzelfde standpunt bekijkt om een relatie op lange termijn op te bouwen. Bent u op zoek naar een performante software voor uw planning, budgettering en forecasting? Ontdek dan Planning: de unieke software voor planning, budgettering en forecasting die alle aspecten voor de planning van groepen omvat. Contacteer ons nu! 7

8 Optimizing the audit of the consolidated financial statements, a further step towards fast close Over Sigma Conso Sigma Conso biedt software, opleidingen en diensten aan op het gebied van Corporate Performance Management (CPM). Een compleet aanbod aan CPM oplossingen voor groepen die hun financiëel management wensen te vergemakkelijken: consolidatie, managementrapportage, intercompany reconciliatie, performantie-analyse, financiële forecasting, budgettering en strategische planning. Erkend als expert in de optimalisatie van financiële processen van groepen Een toegewijd team van consultants beschikbaar Internationale ontwikkeling en aanhoudende groei Over Planning Planning is de unieke software voor planning, budgettering en forecasting die alle noodzakelijke aspecten voor de planning van groepen omvat: geïntegreerde financiële planning, planning van verkoop en productie, human resources planning De verschillende aanpakken zorgen ervoor dat de strategische noden van de groep beter worden behandeld: top down approach, bottom up approach, goal seeking approach, what if approach De software helpt zo mee om een een flexibel en nauwkeurig proces te implementeren om de financiële prestaties van de groep te verbeteren. Planning is het resultaat van een partnership tussen Sigma Conso en prevero in Sigma Conso breidt hiermee zijn gamma uit met de software voor planning, budgettering en forecasting van prevero. De software bevindt zich in 2015 voor de derde keer op rij in het magische kwadrant van Gartner voor CPM oplossingen. Het wordt gezien als een vooruitziende software en scoort uitermate goed op de schaal van tevredenheid versus value for money. Bovendien staat de onderneming op de eerste plaats in de ranking van 15 categorieën van BARC s Planning Survey Onder meer de uitzonderlijke flexibiliteit en integratie met ERP systemen maken de software uniek. info@sigmaconso.com