Kunt u wel of niet zonder secretariële ondersteuning?

Transcriptie

1 Kunt u wel of niet zonder secretariële ondersteuning? Boekentip: De slimme organisatie Onderzoek Universiteit Tilburg Pas op voor reflectiekillers! Onze opdrachtgevers Leren in co-creatie Kunt u wel of niet zonder secretariële ondersteuning? Papierloos vergaderen Resultaat workshop: Adieu Secretaresse, Hello Assistant Hoe vaak stelt u zichzelf deze vraag of stelt u hem überhaupt wel eens? Mijn ervaring is dat men daar zeker in het verleden niet mee bezig was. Het systeem bepaalde de hoeveelheid secretariële ondersteuning. Maar of je die ook daadwerkelijk nodig had, was niet altijd relevant; medewerkers werden bijna oneindig gepamperd met secretariële ondersteuning voor alle mogelijke taken en taakjes. Totdat de kosten teruggedrongen moesten worden en de werkprocessen dankzij de technologische ontwikkelingen ook veel slimmer georganiseerd konden worden. Of u daadwerkelijk secretariële ondersteuning nodig heeft, staat momenteel bij veel organisaties op de agenda. Nu houd ik mij beroepshalve al langer bezig met de vraagstelling of, hoeveel en van welk niveau organisaties aan secretariële ondersteuning nodig hebben. Onlangs werden mijn gedachten nog weer eens op scherp gezet na het luisteren naar het verhaal dat Jaap Peters, co-auteur van Het Rijnland Praktijkboekje, te vertellen had tijdens het Management Boek Event. De cultuur van stafdiensten bepalen wat goed is voor de mensen van het primaire proces heeft haar langste tijd gehad, aldus Jaap Peters. Het is tijd om voorbij de systemen te denken en te doen en het primaire proces belangrijker te maken. Medewerkers in het primaire proces hebben zeer nauw contact met de omgeving (klanten, burgers, consumenten, leerlingen, patiënten) en vanuit hun vakmanschap weten zij als geen ander wat er nodig is om de omgeving zo goed mogelijk van dienst te zijn en welke ondersteuning er van binnen in de organisatie nodig is om daar op aan te sluiten.

2 2 Hiermee komt het organiseren terug bij de vakmensen op de werkvloer. Dit betekent wel, aldus Jaap Peters, dat op stafdiensten en veel managementlagen de komende jaren fors wordt bezuinigd. Veel secretariële ondersteuning is gekoppeld aan stafdiensten en managementlagen, dus zal een afname van het aantal secretariële banen het logische gevolg zijn. Een tendens die we in de praktijk al zien gebeuren. Blijft over de vraag aan de vakmensen op de werkvloer: kunt u zonder secretariële ondersteuning? Zo nee, waaruit bestaat deze en wat verwacht u van de ondersteuning nu en in de toekomst? Zo ja, kunt u aangeven waarom? Reageer nu en laat weten hoe u denkt over de toegevoegde waarde van secretariële ondersteuning! Talent wins matches, teamwork and intelligence win championships (Michael Jordan) Boekentip: De slimme organisatie Onderzoek Universiteit Tilburg Menno Lanting zet u op scherp met zijn nieuwe boek, De slimme organisatie. Met veel praktijkvoorbeelden laat hij zien welke impact digitalisering op werken in organisaties heeft en vooral nog zal hebben. De auteur maakt duidelijk dat veel organisaties zich momenteel in een spagaat bevinden: loslaten van de conditionering van 100 jaar Taylorisme en mensgericht durven gaan organiseren. Ook medewerkers willen wel, maar lef tonen in een organisatie waarin de afrekencultuur nog alom tegenwoordig is, is een lastige. Quadrant Advies en de Universiteit van Tilburg doen momenteel samen een onderzoek naar de manier waarop organisaties hun managementondersteuning vernieuwen om te voldoen aan de eisen van werken en samenwerken in de 21 e eeuw. Deze zomer zullen uitkomsten van dit onderzoek in een whitepaper gepubliceerd worden. Wilt u deze whitepaper ontvangen? Vul dan via deze link uw gegevens in en u ontvangt deze direct na publicatie. Kortom, een must voor iedereen die voelt dat de veranderingen heel hard gaan en daardoor graag zelf de regie wil voeren over zijn toekomst. Aan de lezer om de luiken open te doen (voor zover hij deze al niet wagenwijd open had staan) om binnen en buiten met elkaar te verenigen.

3 3 Pas op voor reflectiekillers! In een snel veranderende omgeving is de waarheid niet absoluut, gaat de waarheid minder lang mee en verouderen kennis en inzichten steeds sneller. Een medewerker blijft in deze tijd overeind doordat hij de tijd neemt om te reflecteren; dat is niet alleen verbeterpunten benoemen, maar ook trots zijn op zichzelf. Steeds vraagt de medewerker zichzelf af: - Haal ik uit de situatie wat er in zit? - Hoe kan ik maximaal effectief zijn? - Wat weerhoudt mij daarvan? Hulp hierbij inschakelen van bijvoorbeeld een vriend(in), collega of leidinggevende is geen teken van zwakte, maar juist van kracht. Helaas komt het voor dat pogingen tot zelfreflectie worden getorpedeerd en medewerkers op de automatische piloot stand blijven staan en dus uitvoeren wat ze opgedragen wordt. Reflectiekillers De belangrijkste reflectiekillers op een rijtje: - De waan van de dag (hollen en vliegen maakt het onmogelijk stil te staan) - Afrekencultuur (in een onveilige omgeving zal een medewerker zich niet kwetsbaar op stellen) - Containerbegrippen als professionaliteit (niemand zal van zichzelf zeggen dat hij niet professioneel is ) - Sturing van een leidinggevende tijdens het reflectieproces (gevolg is een defensieve houding: ja, maar.. ) Hoe organiseert u reflectietijd? Wanneer u het gevoel krijgt dat u geleefd wordt, is het meer dan hoog tijd om aan de bel te trekken. Blok tijd in uw agenda, hang een bordje op de deur van nu even niet storen of plaats een dergelijk bordje bij uw bureau. Lukt het niet zelf, schakel dan een coach in. Overigens kan de leidinggevende ook het reflecterend vermogen van zijn of haar medewerkers Onze opdrachtgevers Wij danken onze opdrachtgevers voor hun vertrouwen in onze dienstverlening. In de eerste maanden van 2013 hebben we de volgende nieuwe opdrachtgevers mogen verwelkomen: Akzo Nobel Aviko Cicero Zorggroep Gemeente Halderberge Gemeente Westland Koninklijke Kentalis Radboud Universiteit Dank ook aan onze bestaande opdrachtgevers voor het vergeven van vervolgopdrachten.

4 4 vergroten door actief het leren van elkaar te stimuleren, verdeel en heers de kop in te drukken, intervisie te promoten of te faciliteren dat medewerkers een (interne) coach inschakelen. Het resultaat? Bevlogen medewerkers. En daarvan weten we dat dat leidt tot tevreden klanten! Bron: Jongleren met loyaliteiten (A. Mars) Papierloos vergaderen De digitale ontwikkelingen zijn in veel gevallen een zegen. Neem bijvoorbeeld de mogelijkheden die diverse platforms voor papierloos vergaderen bieden. Inmiddels zijn er meerdere aanbieders op de markt, zoals Papierloosvergaderen.nl, ibabs.eu en tal van andere programma's. Met deze platforms kunt u papier, geld en veel tijd besparen. De systemen zijn eenvoudig in gebruik en zijn bedoeld voor iedereen die vergaderingen organiseert of deelneemt aan vergaderingen. Met het online platform zoals bijvoorbeeld Papierloosvergaderen.nl kunt u alle documentenstromen rond vergaderingen beheren. Er is een centrale beheeromgeving op het web voor organisatoren van vergaderingen en er zijn persoonlijke documentenboxen voor alle vergaderdeelnemers, zowel op het web als in een vergaderapp op de tablet. Hierin kunnen vergaderdeelnemers hun documenten beheren, raadplegen en bewaren, maar ook eigen documenten opslaan. Toegang is alleen te verkrijgen via een gebruikersnaam en wachtwoord. Met de vergaderapp kunnen vergaderdeelnemers ook offline de documenten raadplegen. In de app is een eigen pdf-reader ingebouwd, zodat de documenten in de private cloud blijven en niet uitzwerven naar derdenservers. Tevens zijn er uitgebreide annotatiemogelijkheden die bewaard blijven, ook als er een update van de stukken of de agenda komt. Er kan zelfs gezocht worden op trefwoorden naar notities die ooit bij een vergaderstuk zijn gemaakt. De notities kunnen ook gedeeld worden, wat interactieve vergadervoorbereiding mogelijk maakt. Leren in co-creatie Regelmatig wordt Quadrant Advies ingeschakeld om samen met de opdrachtgever ontwikkel- en leertrajecten te ontwikkelen en uit te voeren voor alle managementondersteunders binnen de organisatie. De basis vormt ons trainingsaanbod dat u op de website of in de digitale brochure kunt vinden. Van daaruit creëren we samen een inhoud en opzet die aansluit op de wensen en behoeften van uw organisatie en medewerkers. Interesse in een vrijblijvend gesprek? Belt u ons dan op voor het maken van een afspraak.

5 5 Op eenvoudige wijze maakt de assistent agenda s aan, past zij de volgorde van de agendapunten met één muisklik aan, voegt zij vergaderstukken toe, stelt het verslag op en distribueert documenten naar vergaderdeelnemers. Het systeem is zodanig ingesteld dat altijd de meest recente versie van een vergaderstuk ter beschikking staat. Er kan ook een keuze gemaakt worden wie welke vergaderpunten en/of bijlagen te zien krijgt. Agendapunten die niet besproken zijn tijdens een vergadering, kunnen eenvoudig naar de volgende agenda doorgeplaatst worden. Om u een idee te geven tot welke efficiencyverbetering dit systeem leidt, zetten wij voor u een paar getallen op een rij: Uitgaande van 3 verschillende vergaderingen die elk 6x per jaar plaatsvinden: Tijdwinst voor het secretariaat: 3 x 6 = 18 vergaderingen 10 uur besparing per vergadering Op jaarbasis: 180 uur tijdsbesparing (ong. 1 dagdeel per week) Tijdwinst voor de vergaderdeelnemer: 3 x 6 = 18 vergaderingen 1,5 uur besparing per vergadering Op jaarbasis: 27 uur tijdsbesparing Wilt u uitproberen wat papierloos vergaderen voor u kan betekenen, dan kunnen wij gratis een testomgeving voor u opzetten. Voor dit en andere zaken over het slimmer en efficiënter inrichten van uw secretariaat komen wij graag vrijblijvend bij u langs om u hierover verder te adviseren. Resultaat workshop Onlangs verzorgde Quadrant Advies een workshop bij Cicero Zorggroep. Het resultaat van deze middag werd als volgt omschreven: We werken allemaal op andere locaties, ieder met hun eigen cultuur. Het idee dat we veel voor elkaar zouden kunnen betekenen bestond niet. De workshop heeft ons laten zien dat dit wel degelijk zo is. Ieder heeft immers zijn eigen talenten en kwaliteiten, die behulpzaam kunnen zijn voor een ander. Annemarie de Martines is expert op het gebied van managementondersteuning in de 21e eeuw. Zij schrijft blogs over Het Nieuwe Werken, nieuw organiseren, sociale innovatie etc. Voor meer informatie: zie De deelneemsters ervaarden de workshop als geweldig leerzaam met veel eye openers.