Online mailingapplicatie

Transcriptie

1 Online mailingapplicatie Woodrow Wilsonplein Gent

2 Inhoud Inhoud... 1 De mailingmodule... 2 Beschrijving... 2 Mailing applicatie... 3 Mailings... 3 Een nieuwe mailing aanmaken... 4 Inhoud toevoegen (tabblad 2)... 5 Acties... 8 Een mailing versturen... 8 Een testmailing versturen Een mailing dupliceren Een mailing aanpassen of verwijderen Settings Member management Beheer leden Een lid (ontvanger) toevoegen Een member zijn gegevens bekijken en/of aanpassen Een member verwijderen Groepen Een groep bijmaken Een groep aanpassen Leden toevoegen Een groep verwijderen Afzenders Een afzender toevoegen Een afzender verwijderen Importeren Leden De onderdelen van het importscherm Hoe maak ik een geschikt bestand voor import? end2end solutions handleiding mailingapplicatie 1

3 De mailingmodule Beschrijving De Mailing-module stelt u in staat op zeer eenvoudige wijze electronische mails, zowel in tekst als in HTML te versturen naar mailinglijsten. Een mailinglijst is een verzameling van adressen. Een mailing bestaat uit verschillende onderdelen: een bericht (dit is de titel en de inhoud) een afzender ontvangers Gebruikers kunnen zich registeren en uitschrijven via de website: end2end solutions handleiding mailingapplicatie 2

4 Mailing applicatie Mailings De mailings bevatten de inhoud van de . Dit is de titel van de en de zichtbare tekst. De configuratie en het opstellen van een mailing gebeurt via Mailing Applicatie > Mailingbeheer > Mailings Als je op Mailings in het linkermenu klikt krijg je het overzichtscherm te zien scherm te zien van de bestaande mailings: Je kunt de mailing bekijken of aanpassen door op de referentie (de naam) van de mailing te klikken. Een alternatieve methode is door het vinkje voor de referentie aan te vinken en op aanpassen te klikken in het bovenste menu. Je kunt een mailing zoeken door in het bovenste menu te klikken op zoeken. In dit scherm kan je zoeken op sleutelwoorden, de status van de mail of/en zijn taal. Indien geen criteria worden ingegeven krijg je alle mailings te zien. Via Nieuw kan je een nieuwe mailing aanmaken. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 3

5 Een nieuwe mailing aanmaken Het eerste tabblad: Algemeen We beschrijven de mailing aan de hand van een interne referentienaam en interne beschrijving. Deze zijn niet zichtbaar in de . Het onderwerp van de mail (subject) is wel zichtbaar. Het onderwerp (subject) is de titel die de zal dragen. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 4

6 Inhoud toevoegen (tabblad 2) Het tweede tabblad voor het opstellen of aanpassen van een mailing is inhoud in dit tabblad bepalen we de inhoud van de . De inhoud van de mail bestaat uit datablokken. Door middel van het voeg toe icoontje kan je een nieuwe datablok aanmaken. momenteel niet beschikbaar Je kunt de datablokken rangschikken door middel van de pijltjes: Een datablok wijzigen: selecteer de datablok en klik vervolgens op het aanpas icoontje klikken. Een datablok verwijderen: selecteer de datablok en vervolgens op het delete icoontje klikken. Je kan een opbouwen uit verschillende componenten (datablokken) of je kan kiezen alles in één datablok te plaatsen. Modulair: Je kunt voorbeeld een hoofding aanmaken en toevoegen. Vervolgens de tekstuele inhoud en als laatste component een footer toevoegen. Als je inhoud gaat toevoegen zijn verschillende vormen van inhoud mogelijk. Je krijgt daarvoor een popup met volgende mogelijkheden. Html: Om een opgemaakte mail aan te maken kiezen we voor html Text: Een pure tekst Query: Je kiest een selectie van de een bepaald content-type(voorbeeld: websitenieuwsberichten) voor in de nieuwsbrief Aangepast: Je kiest een selectie van de website voor in de nieuwsbrief Url: We halen de content van deze url en plaatsen deze in de nieuwsbrief end2end solutions handleiding mailingapplicatie 5

7 Data > html Om een eenvoudige mailing te maken kan je kiezen voor html. Hier kan je het bericht (of een onderdeel van het bericht) invoeren en opmaken via een eenvoudige editor. Je geeft een referentie in: - dit is een unieke naam voor de component Als je nu klikt op save is deze component aangemaakt en kan je eventueel een volgende toevoegen. Je kan kiezen je volledige bericht in één component te plaatsen als je bevoorbeeld één doorlopende tekst in je mail wenst. Natuurlijk kan je deze opsplitsen in verschillende onderdelen die je dan opslaat als template. Zo kan je bevoorbeeld je bedrijfsheader gebruiken in elke mailing. Vergeet niet dat je na het saven van de inhoud ook nog de mailing moet saven. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 6

8 Data > text Indien er de voorkeur is voor een eenvoudig zonder opmaak kan je kiezen voor Text. Deze mails zijn voor elke -client goed leesbaar en zullen nooit problemen geven bij de ontvangers. Je geeft een referentie in: dit is een unieke naam voor de component Via het verrekijker icoontje kan je aanduiden tot welke site de component behoort. Dit is belangrijk als je een query of aangepast kiest, zodat in de de juiste verwijzingen naar de website staan. Na het invoeren van de klik je op opslaan om op te slaan. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 7

9 Acties Een mailing versturen Als je een mailing hebt geselecteerd kan je send mailing kiezen in het actions menu. Dit brengt een popup naar voren waar je de afzender voor de mailing kunt kiezen en de doelgroep kunt kunt instellen waarnaar deze mailing te sturen. Via het dropdown menu kies je de afzender van de . Het verrekijker icoontje gebruik je om de doelgroep(en) te selecteren. Na het klikken op het verrekijker-icoontje krijg je een zoekscherm. Indien geen criteria zijn opgegeven wanneer je op zoek klikt krijg je alles mogelijke doelgroepen te zien. Klik op het icoontje om deze toe te voegen in de lijst. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 8

10 Vervolgens kies je calculate mailing je krijg een scherm te zien waarbij het aantal te verzenden en verzonden mail te zien zijn. Door op Send Mailing te klikken start je het versturen van de mailing. De mailing blijft doorlopen zolang dit pop-up-scherm openstaat. Je kunt dus op elk ogenblik stoppen met verzenden. Indien de mailing om één of andere reden zou stoppen kan je door dit scherm te refreshen het proces verderzetten (zonder mails dubbel te verzenden) Indien je het venster zou sluiten kan je bij het tabblad geschiedenis de mailing verderzetten door deze aan te klikken en versturen klikken in de popup end2end solutions handleiding mailingapplicatie 9

11 Een testmailing versturen Je kunt een testmailing versturen deze komt da slechts bij één ingegeven adres terecht, zo kan je zien of de mailing volledig in orde is. Hierbij is de afzender en ontvanger gelijk. Via Send test kan je een test- sturen om te kijken of de inhoud van de mail op de juiste manier is weergegeven. TIP: Maak ook een testgroep (voor intern je bedrijf) aan om mails naar te sturen. Zo kan je het resultaat zien van de dynamische velden. Een mailing dupliceren Duplicate item: Je kan een kopie maken van een bestaande mailing. Je doet dit door deze te selecteren en vervolgens actions > duplicate item te kiezen. Vervolgens kan je de instellingen van deze kopie (al dan niet) aanpassen en op SAVE klikken om op te slaan. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 10

12 Een mailing aanpassen of verwijderen Na het zoeken op mailings krijg je een overzicht van de aangemaakte mailings die beantwoorden aan de opgegeven criteria. In dit scherm hebben we verschillende mogelijkheden: Aanpassen mailing: Een mailing kan worden aangepast op twee manieren: o Je selecteert een mailing door op de referentienaam ervan te klikken o Je vinkt het blokje voor de mailing aan en klikt op edit. Verwijderen mailing: Je kunt mailings verwijderen door deze aan te vinken en te klikken op delete. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 11

13 Als je een mail hebt geselecteerd krijg je volgend scherm te zien, het bevat vier tabbladen: Algemeen, inhoud, bijlagen, geschiedenis Het eerste tabblad: Algemeen We beschrijven de mailing aan de hand van een interne referentienaam en interne beschrijving. Deze zijn niet zichtbaar in de . Het onderwerp van de mail (onderwerp) is wel zichtbaar. Het onderwerp (subject) is de titel die de zal dragen. In tabblad2: bepaal je de inhoud van de mail (adhv contentblokken) In tabblad3: kan je bijlagen uploaden Hou de bijlagen zo klein mogelijk (maximum 100kb) Het is beter van in de mailing te verwijzen naar een bestand op de server Tabblad4: Geschiedenis Hier krijg je overzicht van hoeveel keren u de mailing reeds hebt verzonden, samen met de details ervan. Je kan via dit scherm een onderbroken mailing herstarten door op de referentienaam te klikken en dan in de popup te klikken op verzenden. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 12

14 Settings In de settings beheren we de ontvangers en afzenders van de mailings. De ontvangers plaatsen we in groepen om vlot beheer mogelijk te maken. Als je een groep aanmaakt en er members in plaatst, maak je een verwijzing naar iemand uit de memberlist. De memberlist je kan beheren via member management. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 13

15 Member management Beheer leden Het beheer van de ontvangers van de mailing doen we binnen het member management. We kunnen ontvangers (members) toevoegen, aanpassen of verwijderen. Een lid (ontvanger) toevoegen Als je klikt op member management krijg je een zoekscherm met daarboven de vertrouwde menubalk. Als je klikt op in de menubalk kan je een nieuw lid toevoegen. Het adres van de ontvanger. Dit veld is verplicht. Via het vinkje Enabled kan je een gebruik op actief / non-actief plaatsen. Ook de taal dien je in te vullen. De overige velden zijn vrij om in te vullen maar zijn niet noodzakelijk. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 14

16 Een member zijn gegevens bekijken en/of aanpassen Als je klikt op beheer leden krijg je een zoekscherm, indien je geen criteria opgeeft en klikt op Search krijg je een overzicht van alle members te zien. Je kan zoeken op verschillende criteria: Een sleutelwoord (trefwoord) dat voorkomt bij de gegevens van de ontvanger. Zijn status: is deze gebruiker actief of of niet actief. Indien je zoekt naar de gebruikers die geen mails ontvangen, dus niet actief staan kies je hier voor disabled. Taal: de taal van de ontvanger. Groep: de groep waar deze lid van is. De inschrijfdatum (aanmaakdatum) van het lid. Klik op Zoek om door te gaan. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 15

17 Na het zoekcommando krijg je een overzicht van de members die aan de ingegeven criteria voldoen. (Je ziet alle leden indien geen criteria zijn ingegeven) Je kan een member zijn gegevens aanpassen door deze te selecteren of door het vinkje aan te vinken voor zijn en vervolgens op edit te klikken. Je kan per lid zijn interesse gebied aanpassen. Onderaan krijg je het aantal leden te zien en staan de knoppen om te navigeren tussen de verschillende pagina s. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 16

18 Een member verwijderen Je kan een member verwijderen door deze aan te vinken en vervolgens op delete (menu) te klikken. Je krijgt een bevestigings popup om effectief de member te verwijderen end2end solutions handleiding mailingapplicatie 17

19 Groepen Groepen zijn verzamelingen van ontvangers. Een groep heeft een referentienaam (uniek) en een overzicht van zijn leden. Als je klikt op beheer groepen krijg je een overzicht van alle groepen te zien. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 18

20 Een groep bijmaken Als je klikt op nieuw in het onderdeel beheer groepen kan je een groep toevoegen. Volgende gegevens zijn nodig bij de groepen: Referentie: een unieke naam voor de groep Leden: via het verrekijker icoontje kan je gebruikers zoeken en toevoegen. Via het vuilbakje kan je gebruikers verwijderen uit de groepslijst. Via dit icoontje kan je de personen zoeken om in de groep toe te voegen Door op het icoontje na de naam te klikken voeg je deze toe in de lijst, sluit de popup als je alle gewenste gebruikers hebt toegevoegd. Klik vervolgens op save om op te slaan end2end solutions handleiding mailingapplicatie 19

21 Een groep aanpassen Leden toevoegen Door in de groeplijst op een groep te klikken kan je deze aanpassen Referentie: een unieke naam voor de groep Leden: via het verrekijker icoontje kan je gebruikers zoeken en toevoegen. Via het vuilbakje kan je gebruikers verwijderen uit de groepslijst. 1) manueel leden toevoegen 2) leden toevoegen adhv hun interesse-gebied Een groep verwijderen Je zoekt de groep, in de lijst van groepen kan je het vinkje aanduiden dat staat voor de groep die je wenst te verwijderen. Het vinkje voor deze groep aanvinken en vervolgens klik je op de deletebutton in de menubalk. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 20

22 Afzenders De afzender is de persoon/firma vanwaar de mailing afkomstig is. Een afzender toevoegen Als je klikt op nieuw kan je een afzender toevoegen. Vervolgens vul je de gegevens in: Referentie: een unieke referentienaam Van: De naam vanwie de mail komt. Van Het adres vanwaar je de mail wilt verzenden (zichtbaar) Bedrijf: Bedrijfsnaam komt in de header van de te staan (niet zichtbaar) Een afzender verwijderen Je zoekt de afzender, in de lijst van afzenders kan je het vinkje aanduiden dat staat voor de afzender die je wenst te verwijderen. Het vinkje voor de afzender aanvinken en vervolgens klik je op de deletebutton in de menubalk. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 21

23 Importeren Leden Via importeren leden kan je meerdere gebruikers/ontvangers gelijktijdig in het systeem plaatsen. Dit gebeurt aan de hand van tekstbestanden waar de gebruikergegevens zoals adres, taal en naam gescheiden zijn door een vooraf gekozen symbool (vb: een komma of een puntkomma). De importmodule beschikt over een aantal templates, waar de instellingen van de meest voorkomende situaties zijn opgeslagen. Het importscherm ziet er als volgt uit: De onderdelen van het importscherm. Tabblad1: Algemeen Bestand: Bestand uploaden: Nieuw bestand: Scheidingsteken: Text Qualifier: Alias naam: Hier plaats je het bestand dat je wenst te verwerken. Via browse zoek je het bestand op je computer. Deze knop dient om effectief het bestand naar de mailingmodule door te sturen. Als je na het uploaden toch een andere bestand wenst toe te voegen, het oorspronkelijke bestand gaat dan verloren. Het teken dat tussen de velden in het opgeladen bestand staat. Het teken dat je gebruikt om tekst blokken aan te duiden Zo kan je de mapping opslaan als een template Als de eerste rij in het bestand de gegevens bevat van de verschillende velden, zet je het vinkje aan bij eerste rij bevat hoofding informatie aan. Dit maakt het eenvoudiger bij het koppelen van de tekstgegevens aan de databasegegevens. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 22

24 Koppeling instellingen (mapping): Mapping is het koppelen van de verschillende velden in je tekstbestand met hun overeenkomstige veld in het gebruikersprofiel. Dit is zeer belangrijk want de gegevens moeten in het juiste databaseveld terechtkomen. Bij mapping kies je van welk veld naar welk veld gaat: Dus van naar , van Taal naar LanguageCode, van voornaam naar Firstname enzoverder. Telkens na een mapping: vb: naar klik je op het voegen in de lijst. Tot je alle mappings hebt toegevoegd. icoontje om het toe te Na het toevoegen van de mapping kies je de groep waarin je de leden wenst te importeren. Dit maakt het beheer eenvoudiger. Groepen Je kunt de geïmporteerde leden direct in een gebruikersgroep plaatsen. Klik op het tabblad Groups, vervolgens klik je op het verrekijker icoontje om de groepen te zoeken. Gebruik het toevoeg icoontje om een groep in de lijst te plaatsen. Om de leden vervolgens te importeren klik je op opslaan in de bovenste menubalk. (het is aangeraden bij grote imports van deze te splitsen in meerdere kleine imports) end2end solutions handleiding mailingapplicatie 23

25 Hoe maak ik een geschikt bestand voor import? Een import bestand dient aan een aantal voorwaarden voldoen: - het moet een adres bevatten - het moet een tekstscheidingsteken bevatten Je kunt een geschikt bestand aanmaken via microsoft office Excel. Plaats op de eerste lijn de benaming van de velden, dit maakt het mappen achteraf een stuk eenvoudiger. Plaats op de volgende regels de adressen die u wenst toe te voegen. Vervolgens sla je het bestand op als een CSV (comma demited). Het scheidingsteken is afhankelijk van de taalinstellingen van uw systeem. Je kunt het bestand nazien via kladblok (notepad) zodat je duidelijk het scheidingsteken kan zien. In dit geval is dit een puntkomma (;) het is belangrijk het scheidingsteken te kennen omdat dit de verwerking van het bestand zal bepalen. Via een eenvoudige tekstverwerker als Windows kladblok/notepad kan je het bestand openen. Het bestand is geschikt om te importeren. Je kunt zien dat het scheidingsteken een puntkomma is. end2end solutions handleiding mailingapplicatie 24

26 end2end solutions handleiding mailingapplicatie 25