MEDEWERKER BOEKHOUDING

Transcriptie

1 Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken werft aan in statutair dienstverband (via horizontale mobiliteit voor interne personeelsleden van het Departement MOW): MEDEWERKER BOEKHOUDING Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Organisatie Mobiliteit en Openbare Werken C medewerker Brussel Vacaturenummer: DMOW Functiecontext Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken doet Vlaanderen bewegen: langs de weg, over het water en door de lucht. Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken staat voor een duurzame ontwikkeling van de mobiliteit in Vlaanderen. Het realiseert heel wat projecten en biedt daarnaast beleidsondersteuning op het vlak van mobiliteit, verkeersveiligheid, investeringen, beheer en exploitatie van de transport- en de haveninfrastructuur. De functie van medewerker boekhouding situeert zich binnen de afdeling Organisatie/ Boekhouding van het departement. Deze afdeling staat in voor het beheren, controleren en uitvoeren van ontvangsten en uitgaven voor het ministerie Mobiliteit en Openbare Werken en levert daartoe ook de nodige rapportering en ondersteuning aan. De afdeling is aanvullend de link tussen het beleidsdomein en het Dienstencentrum Boekhouding. Dit Dienstencentrum stuurt Orafin aan. In samenwerking met de boekhoudmanager en de financieel verantwoordelijken binnen MOW vertaalt de afdeling dit naar haalbare processen. Hier is plaats voor talent, kwaliteit en variatie. Spreekt boeiend en afwisselend werk je aan, dan kun je bij het Departement Mobiliteit en Openbare Werken terecht voor unieke projecten en kun je mee je stempel drukken op het beleid. Bijkomende informatie over het takenpakket van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken en de afdeling waar de functie vacant is, vind je op Selectiereglement functieomschrijving DMOW00081 Pagina 1 van 8

2 2. Je takenpakket Je staat in voor de financiële en boekhoudkundige verwerking van betalingsdossiers in het boekhoudsysteem Orafin. Je informeert de interne en externe klant op een deskundige manier over inhoud en status van de dossiers. Je zorgt voor een vlotte dienstverlening. Je werkt nauw samen met je collega s om optimaal te functioneren en zoekt naar de meest efficiënte werkwijzen. 1. GEGEVENSVERWERKING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken en aanvullen( begunstigdenbeheer) Gegevens importeren in een registratiesysteem (Orafin) Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven Samenstellen van een dossier (toezien op wettelijkheid en volledigheid van een dossier, in het kader van overheidsopdrachten) Interne facturen boeken Interne betalingsbatches maken Berekeningen uitvoeren (vervaldag, verwijlintresten, ) 2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren (berekenen vervaldag, uniforme werkwijze) Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie (boetes) Controleren of aanvragen terecht zijn Periodieke rapporten draaien om geblokkeerde boekingen te detecteren Ondersteunen van de gebruikers bij het oplossen van blokkeringen Telefonisch/schriftelijk verstrekken van informatie aan interne klanten 3. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor Selectiereglement functieomschrijving DMOW00081 Pagina 2 van 8

3 klanten en medewerkers Informatie verstrekken aan leveranciers Rapporteren over de stand van zaken (status betaling, toepassing verwijlintresten) Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s (aanpak en uniformiteit) 4. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. Leveranciers Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen (infosessies edelta en orafin, programma verwijlintresten, werkgroep onteigeningen) Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Relevante informatie delen met collega s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten (bespreken met de medewerkers) Samenwerken aan verbeterprojecten ( rond uniformiteit) 5. OPTIMALISATIE VAN DE WERKING Stelt aanpassing voor van procedures en werkwijzen n.a.v. nieuwe wetgeving en knelpunten teneinde de efficiëntie te verhogen Verbeteringsvoorstellen doen (in het kader van digitalisatie bijvoorbeeld) Opvolgen van nieuwe wetgeving en knelpunten Voorstellen doen ter optimalisatie van de werking 6. KENNISDELEN Je helpt collega s vakinhoudelijk. Je bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. Periodieke rapporten draaien om geblokkeerde boekingen te detecteren Ondersteunen van de gebruikers bij het oplossen van blokkeringen Telefonisch/schriftelijk verstrekken van informatie aan interne klanten Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten. 3. Profiel Selectiereglement functieomschrijving DMOW00081 Pagina 3 van 8

4 Op uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 3.1. Formele deelnemingsvoorwaarden: Statutaire deelnemingsvoorwaarden via horizontale mobiliteit Je bent (statutair) ambtenaar in rang C1 of een hogere rang binnen het Departement Mobiliteit en Openbare Werken/het beleidsdomein MOW/de diensten van de Vlaamse overheid. of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van rang C1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen het Departement Mobiliteit en Openbare Werken én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Departement Mobiliteit en Openbare Werken/het beleidsdomein MOW/de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van medewerker (VPS art. III 22). Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Je diploma 1 Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs Je werkervaring Je beschikt over minimum 4 jaar relevante ervaring met de behandeling van boekhoudkundige dossiers (vereffening overheidsopdrachten) Competenties en bijkomende verwachtingen Je technische competenties Je beschikt over een basiskennis van overheidsopdrachten Je bent vaardig met courante ITtoepassingen (Word, Excel, Outlook, ) Je hebt kennis van de principes van economische, analytische en budgettaire boekhouding Je beschikt over een goed financieel inzicht en werkt graag met cijfers Je hebt kennis van de organisatie en werking binnen de Vlaamse overheid 1 Heb je je diploma in het buitenland behaald? Dan heb je ook een erkenning van niveaugelijkwaardigheid nodig. Je kunt deze aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Heb je je diploma niet in het Nederlands behaald? Dan moet je ook geslaagd zijn voor een taalexamen bij Selor. Selectiereglement functieomschrijving DMOW00081 Pagina 4 van 8

5 Je hebt een goede kennis van en ervaring met Orafin Je persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 1 Ziet de essentie van het probleem Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Plannen en Organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 1 Levert met oog voor detail correct werk af Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Verzorgt de interactie Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Selectiereglement functieomschrijving DMOW00081 Pagina 5 van 8

6 4. Hoe kan je solliciteren? Solliciteren kan tot en met 22 mei 2017 via de online sollicitatielink die je kan terugvinden in het onlinevacaturebericht 2. Vergeet het ingevuld standaard-cv dat je daar als bijlage kan terugvinden niet op te laden om geldig te solliciteren. 5. Selectieprocedure 3 Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden Fase 1: screening op basis van standaard-cv (motivatie, relevante ervaring, technische competenties, kennis van de organisatie, ) eliminerend Fase 2: verkennende gesprekken met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en selectiedeskundige (bij meer dan 6 kandidaten) eliminerend (timing onder voorbehoud). Fase 3: een selectiegesprek (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en selectiedeskundige, eventueel aangevuld met vaktechnische case en/of computergestuurde test(en) eliminerend (timing onder voorbehoud). Indien er na de screening op basis van het curriculum vitae slechts één kandidatuur overblijft, wordt de beslissing genomen op basis van het standaard-cv en het personeelsdossier De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie. 6. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning betreft. Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode met individueel opleidingsprogramma. Deze proefperiode is niet van toepassing indien je al tewerkgesteld was als statutair ambtenaar in de graad van de vacature. 2 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. 3 Conform het VPS kan het principe van het niet-nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure. Selectiereglement functieomschrijving DMOW00081 Pagina 6 van 8

7 Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: o wij bieden 35 dagen vakantie per jaar (vrij op te nemen in overleg met de dienst) o tussen Kerst en Nieuwjaar ben je vrij (ter compensatie van de feestdagen die in het weekend vallen) Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Je aanvangssalaris is minimaal 1.911,30 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden. Je ontvangt: o vakantiegeld en een eindejaarstoelage o maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag (de werkgever betaalt 5,91 euro; 1,09 euro draag je zelf bij via een maandelijkse inhouding op het nettoloon). Op de website kan je je salaris, vakantiegeld en eindejaarstoelage berekenen aangepast aan je individuele situatie. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door de werkgever. Jaarlijks kan je je inschrijven voor een gratis griepvaccinatie. Je kan via de Sociale Dienst aanspraak maken op een aantal bijkomende voordelen zoals korting voor pretparken en culturele evenementen, een Sinterklaasgeschenk voor je kinderen, In de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid zijn restaurants, waar personeelsleden tegen een democratische prijs kunnen eten. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website 7. Meer weten Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Diana Tierens Boekhoudmanager Tel: Diana.tierens@mow.vlaanderen.be Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden en selectieprocedure kun je contact opnemen met Michiel Smekens Intern consultant HRM selectiedeskundige, afdeling Organisatie Tel. : Michiel.smekens@mow.vlaanderen.be Selectiereglement functieomschrijving DMOW00081 Pagina 7 van 8

8 Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken? Surf naar of de vacaturesite van de Vlaamse overheid Voor inhoudelijke informatie over onze activiteiten kan je terecht op Selectiereglement functieomschrijving DMOW00081 Pagina 8 van 8