TEAMLEIDER VEREFFENAARS OVERHEIDSOPDRACHTEN

Transcriptie

1 Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken werft aan in statutair dienstverband (via horizontale mobiliteit voor interne personeelsleden van het Departement MOW): TEAMLEIDER VEREFFENAARS OVERHEIDSOPDRACHTEN Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Organisatie Mobiliteit en Openbare Werken B Deskundige Brussel Vacaturenummer: DMOW Functiecontext Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken doet Vlaanderen bewegen: langs de weg, over het water en door de lucht. Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken staat voor een duurzame ontwikkeling van de mobiliteit in Vlaanderen. Het realiseert heel wat projecten en biedt daarnaast beleidsondersteuning op het vlak van mobiliteit, verkeersveiligheid, investeringen, beheer en exploitatie van de transport- en de haveninfrastructuur. De functie van teamleider vereffenaars overheidsopdrachten situeert zich binnen de afdeling Organisatie/ Boekhouding Van het departement. Deze afdeling staat in voor het beheren, controleren en uitvoeren van ontvangsten en uitgaven voor het ministerie Mobiliteit en Openbare Werken en levert daartoe ook de nodige rapportering en ondersteuning aan. Je komt terecht in het team van vereffenaars overheidsopdrachten, dat een belangrijke bijdrage levert op het vlak van interne controles van overheidsopdrachten. Je staat in voor de financiële en boekhoudkundige verwerking van deze dossiers in het boekhoudsysteem Orafin. Je informeert de interne en externe klant op een deskundige manier over inhoud en status van de dossiers. Je zorgt voor een vlotte dienstverlening. Je stuurt je medewerkers aan om optimaal te functioneren en zoekt naar de meest efficiënte werkwijzen. Hier is plaats voor talent, kwaliteit en variatie. Spreekt boeiend en afwisselend werk je aan, dan kun je bij het Departement Mobiliteit en Openbare Werken terecht voor unieke projecten en kun je mee je stempel drukken op het beleid. Selectiereglement functieomschrijving DMOW00082 Pagina 1 van 9

2 Bijkomende informatie over het takenpakket van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken en de afdeling waar de functie vacant is, vind je op 2. Je takenpakket Je geeft leiding aan een team vereffenaars overheidsopdrachten (+- 6 personen) Je staat in voor het beheer en de behandeling van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne boekhoudkundige processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. 1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken ( begunstigdenbeheer) Gegevens importeren in een registratiesysteem (orafin) Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven Samenstellen van een dossier (toezien op wettelijkheid en volledigheid van een dossier, in het kader van overheidsopdrachten) 2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren (berekenen vervaldag, uniforme werkwijze) Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie (boetes) Controleren of aanvragen terecht zijn 3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Berekeningen uitvoeren (vervaldag, verwijlintresten, ) Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, (wat staat nog open?) Opmaken van overzichten en rapporten Databanken uitbouwen Selectiereglement functieomschrijving DMOW00082 Pagina 2 van 9

3 Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen Aanvragen verwerken 4. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor klanten en medewerkers Informatie verstrekken aan leveranciers Rapporteren over de stand van zaken (status betaling, toepassing verwijlintresten) Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s (aanpak en uniformiteit) 5. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. Leveranciers Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen (infosessies edelta en orafin, programma verwijlintresten, werkgroep onteigeningen) Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Relevante informatie delen met collega s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten (bespreken met de medewerkers) Samenwerken aan verbeterprojecten ( rond uniformiteit) 6. OPTIMALISATIE VAN DE WERKING Stelt aanpassing voor van procedures en werkwijzen n.a.v. nieuwe wetgeving en knelpunten teneinde de efficiëntie te verhogen Opstellen van verbeteringsvoorstellen (in het kader van digitalisatie bijvoorbeeld) Opvolgen van nieuwe wetgeving en knelpunten Opvolgen van klantentevredenheid Implementeren van voorstellen ter optimalisatie van de werking (inhaalmaneuver om tijdelijke betalingsachterstand weg te werken) Selectiereglement functieomschrijving DMOW00082 Pagina 3 van 9

4 7. COÖRDINEREN / KENNISDELEN Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Begeleiden en coachen van medewerkers Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers Organiseren van on-the-job training (stappenplan, berekenen verwijlintresten) Plannen, organiseren, coördineren, superviseren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team Taken toewijzen rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden Helpt collega s vakinhoudelijk; Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen Kennen en opvolgen van de ontwikkelingen binnen het vakgebied Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied Nieuwe medewerkers ondersteunen in het ontwikkeling en leerproces Overdracht van kennis voorzien binnen de cel Kennisdeling stimuleren teneinde de aanwezige knowhow te stabiliseren 3. Profiel Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 3.1. Formele deelnemingsvoorwaarden: Statutaire deelnemingsvoorwaarden via horizontale mobiliteit Je bent (statutair) ambtenaar in rang B1 of een hogere rang binnen het Departement Mobiliteit en Openbare Werken. of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van rang B1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen het Departement Mobiliteit en Openbare Werken én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 Selectiereglement functieomschrijving DMOW00082 Pagina 4 van 9

5 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Departement Mobiliteit en Openbare Werken/het beleidsdomein MOW/de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van deskundige (VPS art. III 22). Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Je diploma 1 Je beschikt over een bachelor diploma in een boekhoudkundige richting of bedrijfsbeheer Je werkervaring Je hebt minimum 5 jaar relevante ervaring in het behandelen, controleren en registreren van vereffenins- en betalingsdossiers waarvan 3 jaar als teamleider vereffenaars Competenties en bijkomende verwachtingen Je technische competenties Grondige kennis op het vlak van overheidsopdrachten Grondige kennis van edelta, erio, orafin. Vaardig met de courante IT-toepassingen (Word, Excel, Outlook), maar ook met edelta, erio, orafin. Kennis van de principes van economische, analytische en budgettaire boekhouding Goed financieel inzicht en het werken met cijfers Goede kennis van de organisatie en werking binnen de Vlaamse overheid Je persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren 1 Heb je je diploma in het buitenland behaald? Dan heb je ook een erkenning van niveaugelijkwaardigheid nodig. Je kunt deze aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Heb je je diploma niet in het Nederlands behaald? Dan moet je ook geslaagd zijn voor een taalexamen bij Selor. Selectiereglement functieomschrijving DMOW00082 Pagina 5 van 9

6 Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 2 Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Plannen en Organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 2 Coördineert het eigen werk en dat van anderen Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 3 Neemt verantwoordelijkheid over de kwaliteit van het werk van anderen Richting geven Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 1 Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: 4. Hoe kan je solliciteren? Solliciteren kan tot en met 22 mei 2017 via de online sollicitatielink die je kan terugvinden in het onlinevacaturebericht 2. Vergeet het ingevuld standaard-cv dat je daar als bijlage kan terugvinden niet op te laden om geldig te solliciteren. 2 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Selectiereglement functieomschrijving DMOW00082 Pagina 6 van 9

7 5. Selectieprocedure 3 Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden Fase 1: screening op basis van standaard-cv (motivatie, relevante ervaring, technische competenties, kennis van de organisatie, ) eliminerend Fase 2: verkennende gesprekken met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en selectiedeskundige (bij meer dan 6 kandidaten) eliminerend (timing onder voorbehoud). Fase 3: een selectiegesprek (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en selectiedeskundige, eventueel aangevuld met vaktechnische case en/of computergestuurde test(en) eliminerend (timing onder voorbehoud). Indien er na de screening op basis van het curriculum vitae slechts één kandidatuur overblijft, wordt de beslissing genomen op basis van het standaard-cv en het personeelsdossier De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie. 6. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning betreft. Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode met individueel opleidingsprogramma. Deze proefperiode is niet van toepassing indien je al tewerkgesteld was als statutair ambtenaar in de graad van de vacature. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: o wij bieden 35 dagen vakantie per jaar (vrij op te nemen in overleg met de dienst) o tussen Kerst en Nieuwjaar ben je vrij (ter compensatie van de feestdagen die in het weekend vallen) Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B111. Je aanvangssalaris is minimaal 2.280,43 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden. Je ontvangt: o vakantiegeld en een eindejaarstoelage 3 Conform het VPS kan het principe van het niet-nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure. Selectiereglement functieomschrijving DMOW00082 Pagina 7 van 9

8 o maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag (de werkgever betaalt 5,91 euro; 1,09 euro draag je zelf bij via een maandelijkse inhouding op het nettoloon). Op de website kan je je salaris, vakantiegeld en eindejaarstoelage berekenen aangepast aan je individuele situatie. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door de werkgever. Jaarlijks kan je je inschrijven voor een gratis griepvaccinatie. Je kan via de Sociale Dienst aanspraak maken op een aantal bijkomende voordelen zoals korting voor pretparken en culturele evenementen, een Sinterklaasgeschenk voor je kinderen, In de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid zijn restaurants, waar personeelsleden tegen een democratische prijs kunnen eten. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website 7. Meer weten Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Diana Tierens Boekhoudmanager Tel: diana.tierens@mow.vlaanderen.be Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden en selectieprocedure kun je contact opnemen met Michiel Smekens Intern consultant HRM selectiedeskundige, afdeling Organisatie Tel. : michiel.smekens@mow.vlaanderen.be Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken? Surf naar of de vacaturesite van de Vlaamse overheid Voor inhoudelijke informatie over onze activiteiten kan je terecht op Selectiereglement functieomschrijving DMOW00082 Pagina 8 van 9

9 Selectiereglement functieomschrijving DMOW00082 Pagina 9 van 9