HOE MAAKT U UW WAGENPARK KLAAR VOOR IFRS 16?

Transcriptie

1 HOE MAAKT U UW WAGENPARK KLAAR VOOR IFRS 16?

2 De IFRS 16. U heeft er hoogstwaarschijnlijk al eens over gehoord of gelezen. De International Financial Reporting Standard 16 (IFRS 16) is de nieuwe leasingstandaard, geïntroduceerd door de International Accounting Standards Board (IASB). Het doel van deze nieuwe set van afspraken is het bieden van volledige transparantie in de jaarcijfers van organisaties en het vergroten van de vergelijkbaarheid van ondernemingen omtrent de verslaglegging van lease- en huurverplichtingen op internationaal niveau. De nieuwe regels hebben aanzienlijke gevolgen voor de manier waarop u uw wagenpark beheerd en verantwoord in de jaarrekening. Zo kan de IFRS 16 invloed hebben op de financiële ratio s en prestatiecijfers van uw bedrijf, maar ook op het beleid en processen. Hoe start u met de voorbereiding? De IFRS 16 treedt officieel in werking op 1 januari De proefperiode start overigens al in Daarom is het aan te raden om nu van start te gaan met de voorbereiding. Om te voorkomen dat u te laat realiseert welke impact de aanstaande veranderingen hebben op uw wagenpark, is het goed om te weten wat de IFRS 16 inhoudt, wat de gevolgen ervan zijn en voor welke keuzes u komt te staan. Zo bent u beter in staat om aan de nieuwe regels te voldoen zodra deze verplicht worden en komt u niet voor onverwachte verrassingen te staan.

3 Operational vs. financial lease Wat houdt de IFRS 16 precies in? Met de invoering van IFRS 16 zijn er een aantal zaken die gaan veranderen omtrent de verantwoording van operationele leasecontracten. Deze wijzigingen gelden voor alle beursgenoteerde Europese ondernemingen die bedrijfsmiddelen leasen, waaronder voertuigen. Ook voor de grotere bv s kan de IFRS 16 in de toekomst relevant worden. Vanaf het moment dat de nieuwe standaard in werking treedt, moeten organisaties alle activa (bezittingen) opnemen op de balans. Momenteel worden geleaste activa alleen op de balans geplaatst (geactiveerd) indien het financiële leasecontracten betreft. Operationele leasecontracten worden gerapporteerd in de toelichting op de jaarrekening. In de nieuwe situatie wordt er geen onderscheid meer gemaakt tussen beide leasevormen. Dit houdt dus in dat alle geleaste objecten in de toekomst moeten worden geactiveerd. Dit geldt overigens alleen voor het financiële deel van een lease (de rente en afschrijving). Servicecomponenten, zoals onderhoud en verzekering, hoeven niet per definitie op de balans te worden geplaatst. Daarnaast zullen de nieuwe regels alleen gelden voor financiële verplichtingen die een contractuele einddatum hebben na 1 januari 2019, die langer dan een jaar lopen of die een groter bedrag vertegenwoordigen dan $5.000,-. Als er over leasing wordt gesproken, bedoeld men over het algemeen operational lease. Naast deze gebruikelijke vorm van leasing, bestaan er ook financiële leasecontracten. Bij operational lease is de leasemaatschappij eigenaar van de auto. Bij operational lease ontvangt u als organisatie het gebruiksrecht gedurende de leaseperiode. Het economisch risico ligt bij de leasemaatschappij.

4 Wat zijn de mogelijke gevolgen van de IFRS 16? Voor ondernemingen die gebruikmaken van operational leasing, zal er het een en ander veranderen aan de jaarrekening. Denk hierbij aan de balans. Ook ratio s als solvabiliteit kunnen veranderen. Zo is het mogelijk dat financiële ratio s van uw organisatie wijzigen doordat de kosten op een andere manier worden verantwoord. Hierdoor zal de winst- en verliesrekening er anders uit gaan zien. De solvabiliteit - oftewel de houding tussen het eigen en vreemd vermogen - zal ook mogelijk veranderen omdat de netto schulden anders worden weergegeven. Een mogelijke consequentie hiervan is dat kredietverstrekkers uw financiële gezondheid op een andere manier kunnen beoordelen. Ook de boekhoudkundige verrekening van de afschrijving, de rentekosten en de prolongatiekosten kunnen veranderen, waardoor facturatie op een andere manier moet worden georganiseerd. Voor welke keuzes komt u te staan? Nu de uitgangspunten en mogelijke gevolgen van de IFRS 16 helder zijn, is het de vraag hoe u kunt anticiperen op de aanstaande veranderingen. Deze vraag is niet zomaar te beantwoorden, aangezien er een groot aantal factoren van invloed is. Als organisatie zult u voor enkele keuzes komen te staan. Hierbij is er een belangrijke rol weggelegd voor de financieel verantwoordelijke en de wagenparkbeheerder.

5 Door goed samen te werken kunt u de juiste keuzes maken voor uw organisatie. Heeft u bijvoorbeeld al nagedacht of u servicecomponenten als leaseverplichting gaat classificeren (waardoor u deze dient te activeren op de balans)? Uit praktische overwegingen kan dit namelijk een logische keuze zijn. Dit is een vraag die ongetwijfeld aan bod zal komen bij de voorbereiding op IFRS 16. Er zijn echter meer zaken van belang. Hieronder leest u over welke onderwerpen u nog meer zult moeten nadenken. Rentepercentage operationele leasecontracten Bij het berekenen van de leaseverplichting moet een bepaald rentepercentage worden gehanteerd. Het te hanteren percentage kan worden bepaald op basis van het rentepercentage dat de leasemaatschappij gebruikt in de leasecalculatie. Dit wordt de impliciete rentevoet genoemd. Indien dit rentepercentage niet beschikbaar is, kan de marginale rentevoet worden gehanteerd. De marginale rentevoet betreft het meest gebruikelijke rentepercentage waarmee uw organisatie een lening had kunnen afsluiten voor de aankoop van het desbetreffende (of een vergelijkbaar) object. Welke rentevoet u ook kiest, het is de bedoeling dat u één methode hanteert voor al uw leases.

6 Overgangsstrategieën Bij het toepassen van IFRS 16 zijn er verschillende mogelijke overgangsstrategieën voor de lessees (huurders), waaronder de Volledige Retrospectieve Aanpak (Full Retrospective Approach) en de Aangepaste Retrospectieve Aanpak (Modified Retrospective Approach). Bij de Volledige Retrospectieve Aanpak dient u IFRS 16 toe te passen op alle gepresenteerde perioden, alsof toepassing altijd al heeft plaatsgevonden. Oftewel, hierbij wordt IFRS 16 toegepast op het verslagjaar waarin IFRS 16 voor de eerste maal wordt toegepast. Ook worden de vergelijkende cijfers aangepast (van alle gepresenteerde voorgaande periodes). Bij toepassing van de Aangepaste Retrospectieve Aanpak vindt geen aanpassing plaats van vergelijkende cijfers, maar wordt het cumulatieve effect verwerkt in het beginvermogen van de periode waarin IFRS 16 voor de eerste maal wordt toegepast. Maatregelen ter bevordering van de beheersbaarheid Er zijn een aantal maatregelen die u kunt nemen die de beheersbaarheid van uw financiële verslaggeving kunnen vergroten. Afhankelijk van uw keuze wat betreft het classificeren van servicecomponenten als leaseverplichting, kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om bij de facturatie een splitsing te maken tussen financiële verplichtingen en servicecomponenten. Verder kunt u ervoor kiezen om contracten met een looptijd korter dan twaalf maanden niet als lease te activeren op de balans. Dit is namelijk niet verplicht. Een alternatief is om ieder leasecontract gelijk te behandelen, dus ook leasecontracten met een looptijd korter dan twaalf maanden, om discussie achteraf te voorkomen. Welke keuzes u maakt is sterk afhankelijk van de specifieke kenmerken van uw organisatie. Een eenduidig advies kan daarom niet worden gegeven.

7 Heeft u een duidelijk beeld van uw huidige situatie? Zoals u leest staat u momenteel voor een groot aantal keuzes. Om de juiste beslissingen te kunnen nemen, is het zaak dat u zo goed mogelijk op de hoogte bent van de financiële administratie van uw wagenpark. Bent u op de hoogte van al uw lease- en huurverplichtingen en de manier waarop u deze waardeert? Weet u hoe u de balansverplichtingen en journaalposten berekent en met welke frequentie u verplichtingen herwaardeert? Deze vragen zijn niet zomaar even te beantwoorden en door het hoge mutatiegehalte van autoleasing is uw situatie steeds aan verandering onderhevig, wat het extra lastig maakt om een actueel beeld van uw financiële administratie te schetsen. De IFRS 16 Readiness Check Bij Fleet Support kunnen we het ons goed voorstellen dat de IFRS 16 een groot aantal vragen bij u oproept. Daarom hebben wij de IFRS 16 Readiness Check ontwikkeld. De check helpt u om te toetsen in hoeverre uw organisatie gereed is voor IFRS 16 en welke stappen u nog moet zetten om uw organisatie klaar te stomen voor de introductie van deze nieuwe leasingstandaard. Wilt u meer informatie over de Readiness Check of advies over een goede voorbereiding op de IFRS 16? Ga naar of neem contact op met Martijn Witsel via m.witsel@fleetsupport.com.