MAASTRO clinic Beleid Dialoog met Belanghebbenden

Transcriptie

1 MAASTRO clinic Beleid Dialoog met Belanghebbenden Vaststelling door de RvB en goedkeuring door de RvT d.d. 19 sept 2017

2 1. Inleiding MAASTRO clinic is een maatschappelijke onderneming met als missie om samen met de patiënt met kanker te zorgen voor de grootst mogelijke kans op genezing en/of de grootste kans op functiebehoud. MAASTRO doet dat op een maatschappelijk verantwoorde manier in samenwerking met haar partners in de OncoZON regio door middel van radiotherapie, grensverleggend wetenschappelijk onderzoek alsmede opleiding en onderwijs. Onze medewerkers zetten zich hiervoor in met (com)passie voor de patiënt en met professionele gedrevenheid. Samenwerking is in onze visie essentieel om optimale zorg en een maximale maatschappelijke bijdrage te leveren. Wij onderhouden actief en intensief contact met patiënten en hun naasten, met partijen in de oncologie, met publieke toezichthouders, met financiers en met allen die belang hebben bij een optimaal functioneren en maatschappelijk renderen van MAASTRO clinic. De vormgeving en de doelstellingen, waarom de dialoog aangaan en contact onderhouden, kunnen verschillen. Zo is een deel van onze contacten vooral professioneel en functioneel zoals contacten met ziekenhuizen en collega instituten of met de IGZ en de zorgverzekeraars. Andere contacten daarentegen zijn erop gericht om maatschappelijke richting te geven aan onze ambities en waarden. In deze contacten gaat het vooral om de dialoog met en de invloed van belanghebbenden met als doel onze maatschappelijk rol te borgen. Tegelijkertijd vormen deze dialoog en invloed voor ons een bron van vernieuwing en innovatie. Door in dialoog te zijn met onze interne en externe omgeving weten we wat er leeft en speelt en wat de samenleving van ons vraagt. Zo kunnen wij niet alleen onze behandeling optimaal laten aansluiten bij de wensen van patiënten en maatschappij maar ook kan maatschappelijke legitimatie, draagvlak en haalbaarheid worden verkregen voor ons beleid en ons handelen. Deze beleidsnotitie maakt transparant hoe MAASTRO clinic de dialoog met en de invloed van belanghebbenden vorm geeft. Belanghebbenden kunnen in verschillende mate betrokken zijn bij zorginhoudelijk- en maatschappelijk functioneren van MAASTRO clinic. Daarom maakt MAASTRO onderscheid naar belanghebbenden en hun inbreng alsook naar de wijze waarop de dialoog vorm krijgt en de manier waarop wij ons verantwoorden. De Governancecode Zorg maakt in dit verband onderscheid tussen de medezeggenschap van cliënten, medewerkers en professionals als groep én de omgang met andere belanghebbenden die vooral relevant zijn in het licht van onze maatschappelijke doelstellingen. Medezeggenschap ligt in het verlengde van het primaire proces en kent wettelijke kaders. Inbreng en invloed van organen als de Ondernemingsraad, Cliëntenraad en de Medische Staf is daarom intensiever en formeler dan die van belanghebbenden op afstand zoals belangenorganisaties of gemeenten in ons werkgebied. 2. Belanghebbenden Per saldo onderscheiden wij drie categorieën belanghebbenden: interne belanghebbenden, primaire externe belanghebbenden en secundaire externe belanghebbenden. Per categorie zijn er verschillen tussen de mate van inbreng (van geformaliseerde medezeggenschap tot incidentele input), de wijze waarop wij informeren en communiceren (van structureel en interactief tot incidenteel en per nieuwsbrief) alsmede de manier waarop wij ons verantwoorden (van specifiek en persoonlijk tot globaal en algemeen).

3 2.1. Interne belanghebbenden De interne belanghebbenden bestaan uit de medezeggenschapsorganen binnen MAASTRO clinic (de Ondernemingsraad, Cliëntenraad en Medische Staf). De dialoog met hen is gebaseerd op wettelijke regels en, waar het de Medische Staf betreft, het Statuut Medisch Specialisten in Dienstverband (Hoofdstuk 8 AMS). Het wettelijke kader en het statuut bepalen hun mate van invloed (instemmen versus adviseren), de vormgeving van de dialoog alsmede de verdere communicatie en informatievoorziening Primaire externe belanghebbenden Als primaire externe belanghebbenden beschouwen wij een partij/organisatie/groep indien in de onderlinge relatie sprake is van ofwel grote gedeelde belangen ofwel grote invloed op het realiseren van onze strategie en het behalen van onze doelstellingen. Voor MAASTRO clinic zijn dat het Maastricht UMC+, de Universiteit Maastricht en de ziekenhuizen in het adherentiegebied (Zuyderland Heerlen en Sittard, Laurentius Ziekenhuis Roermond, Sint Jansgasthuis Weert en VieCuri MC in Venlo). Met deze belanghebbenden wilt MAASTRO clinic structureel en intensief in gesprek zijn. Daarbij gaat het niet om operationele aangelegenheden, maar om feedback en discussie over onze strategie en ons maatschappelijk rendement. De onderwerpen, waarover wij met hen spreken, zijn uitgewerkt in de bijlage van dit document. De informatie aan en de communicatie met dergelijke primaire belanghebbenden is gestructureerd. We overleggen vis-à-vis. Aan deze belanghebbenden is door de RvT een adviesrecht toegekend en hun adviezen zijn beschikbaar vóór goedkeuring door RvT en vaststelling door RvB. Deze primaire belanghebbenden krijgen ten behoeve van hun advisering specifieke informatie/documentatie en wij verantwoorden aan hen specifiek wat er met hun adviezen is gedaan. Bij een gestructureerde en structurele dialoog past een jaarplan. Daarin legt MAASTRO clinic de onderwerpen vast die het komende jaar van belang worden en daarmee op hoofdlijnen de gewenste invulling van de dialoog met de primaire externe belanghebbenden. Als afgeleide daarvan wordt voortaan jaarlijks nagegaan of het beleid inzake de dialoog met belanghebbenden bijstelling behoeft Secundaire externe belanghebbenden Als secundaire externe belanghebbenden beschouwen wij de organisaties/groepen die weliswaar belangstelling hebben voor het zorginhoudelijke en maatschappelijke functioneren van MAASTRO clinic maar geen directe belangen of structurele invloed (hoeven te) hebben op het realiseren van onze strategie en het behalen van onze doelstellingen. Het gaat hier om het werkveld, leveranciers en overheden of instanties die geen wettelijke taken in onze richting hebben. Bij hen is geen sprake van een structurele dialoog. Met dergelijke belanghebbenden gaan wij naar bevind van zaken in gesprek. Bijvoorbeeld door hun om inbreng te vragen bij de formulering van ons meer-jaren beleid of bij scenario- analyses. De vormgeving van de dialoog wordt evenzeer van geval tot geval bepaald. Dit kan variëren van een besloten brainstormbijeenkomst tot een dialoogtafel of stadsdebat e.v.a. Naast specifieke informatie ten behoeve van een specifieke dialoog ontvangen de secundaire externe belanghebbenden ons jaarverslag alsmede eventueel publieksversies van belangrijke strategische documenten of ontwikkelingen en/of een reguliere nieuwsbrief/relatieblad e.d.

4 Interne Belanghebbenden Belanghebbenden Dialoog onderwerpen Door wie wordt de dialoog gevoerd? Hoe wordt de dialoog over de beleidsvorming en beleidsuitvoering vorm gegeven? Medewerkers (ondernemingsraad) Beleid dat een belangrijke invloed kan hebben op het personeel waaronder in ieder geval een adviesaanvraag bij: a. overdracht van de zeggenschap over de onderneming of een onderdeel daarvan; b. het vestigen van, dan wel het overnemen of afstoten van de zeggenschap over, een andere onderneming, alsmede het aangaan van, het aanbrengen van een belangrijke wijziging in of het verbreken van duurzame samenwerking met een andere onderneming, waaronder begrepen het aangaan, in belangrijke mate wijzigen of verbreken van een belangrijke financiële deelneming vanwege of ten behoeve van een dergelijke onderneming; c. beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel daarvan; d. belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming; e. belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming; f. wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent; g. het groepsgewijze werven of inlenen van arbeidskrachten; h. het doen van een belangrijke investering ten behoeve van de onderneming; i. het aantrekken van een belangrijk krediet ten behoeve van de onderneming; j. het verstrekken van een belangrijk krediet en het stellen van zekerheid voor belangrijke schulden van een andere ondernemer, tenzij dit geschiedt in de normale uitoefening van werkzaamheden in de onderneming; k. invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening; ondersteund door betrokken DAT-lid of manager. Mondelinge toelichting en dialoog in de OR overlegvergadering en schriftelijke adviesaanvraag conform art. 25 van de WOR

5 l. het treffen van een belangrijke maatregel in verband met de zorg van de onderneming voor het milieu, waaronder begrepen het treffen of wijzigen van een beleidsmatige, organisatorische en administratieve voorziening in verband met het milieu; m. vaststelling van een regeling met betrekking tot het zelf dragen van het risico, bedoeld in artikel 40, eerste lid, van de Wet financiering sociale verzekeringen; n. het verstrekken en het formuleren van een adviesopdracht aan een deskundige buiten de onderneming betreffende een der hiervoor bedoelde aangelegenheden. Het onder b bepaalde, alsmede het onder n bepaalde, voor zover dit betrekking heeft op een aangelegenheid als bedoeld onder b, is niet van toepassing wanneer de andere onderneming in het buitenland gevestigd is of wordt en redelijkerwijs niet te verwachten is dat het voorgenomen besluit zal leiden tot een besluit als bedoeld onder c-f ten aanzien van een onderneming die door de ondernemer in Nederland in stand wordt gehouden. Beleid dat een belangrijke invloed kan hebben op het personeel waaronder in ieder geval een instemmingsverzoek bij: a. een regeling met betrekking tot een pensioenverzekering, een winstdelingsregeling of een spaarregeling; b. een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling; c. een belonings- of een functiewaarderingssysteem; d. een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid; e. een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid; f. een regeling op het gebied van de personeelsopleiding; g. een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling; h. een regeling op het gebied van het bedrijfsmaatschappelijk werk; i. een regeling op het gebied van het werkoverleg; j. een regeling op het gebied van de behandeling van klachten; k. een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen; ondersteund door betrokken DAT-lid of manager Mondelinge toelichting en dialoog in de OR overlegvergadering en schriftelijk instemmingsverzoek conform art. 27 van de WOR

6 l. een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen; een en ander voor zover betrekking hebbende op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen. Medisch Specialisten incl. klinisch fysici (Medische Staf) Beleid dat een belangrijke invloed kan hebben op de medische gang van zaken en in het bijzonder op de beroepsuitoefening van een of meer leden van de medische staf, waaronder in ieder geval: het strategisch beleid van de kliniek; het door het bestuur vast te stellen financiële en organisatorische kader; de ontwikkeling van nieuwe specialismen en werkgebieden; de toelating en aanstelling van nieuwe medisch specialisten in de kliniek belangrijke bouwkundige voorzieningen of aanschaf van apparatuur in de kliniek; belangrijke regelingen inzake het personeelsbeleid van de kliniek, voor zover betrekking hebbend op het functioneren van de medisch specialisten; organisatie, outillage en financiële regelingen van poliklinieken, onderzoek- en behandelingsruimten in de kliniek; overeenkomsten met andere klinieken, ziekenhuizen, instellingen of samenwerkingsverbanden. ondersteund door betrokken DAT-lid of manager Mondelinge toelichting en dialoog in vooroverleg RvB en BMS. Mondelinge toelichting en dialoog in de MS vergadering en schriftelijke adviesaanvraag conform art AMS Patiënten (Cliëntenraad) Beleid dat een belangrijke invloed kan hebben op de patiëntenzorg waaronder in ieder geval: a. een wijziging van de doelstelling of de grondslag; b. het overdragen van de zeggenschap of het aangaan van een concentratie als omschreven in de Mededingingswet of het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking met een andere instelling; c. de gehele of een gedeeltelijke opheffing van de instelling, verhuizing of ingrijpende verbouwing; d. een belangrijke wijziging in de organisatie; e. een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden; ondersteund door betrokken DAT-lid of manager Mondelinge toelichting en dialoog in de CR overlegvergadering en schriftelijke adviesaanvraag conform de WMCZ

7 f. het benoemen van personen die rechtstreeks de hoogste zeggenschap zullen uitoefenen bij de leiding van arbeid in de instelling; g. de begroting en de jaarrekening; h. de systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van de aan cliënten te verlenen zorg; i. de vaststelling of wijziging van een regeling inzake de behandeling van klachten van cliënten en het aanwijzen van personen die belast worden met de behandeling van klachten van cliënten; j. wijziging van de regeling, bedoeld in artikel 2 WMCZ, tweede lid, en de vaststelling of wijziging van andere voor cliënten geldende regelingen;

8 Primaire externe belanghebbenden Belanghebbenden Dialoog onderwerpen Door wie wordt de dialoog gevoerd? Hoe wordt de dialoog over de beleidsvorming en beleidsuitvoering vorm gegeven? MUMC+ Strategisch; Samenwerking(sovereenkomst) Meerjarenstrategie en ontwikkelingen in de regio ZON-PTC B.V. Ontwikkelingen in beide organisaties Daarnaast in geval van: a. overdracht van de zeggenschap over de onderneming of een onderdeel daarvan; b. beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel daarvan; c. belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming; d. wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent; e. invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening. RvB Periodiek bestuurlijk overleg met voorzitter RvB MUMC+ Gebouw en voorzieningen; - onderhoud - bouwkundige aanpassingen - Aankleding, bewegwijzering - Huisstijl, uitstraling - Dienstverleningsovereenkomst RvB en Hoofd Facility Periodiek overleg Vereniging van Eigenaren (VvE) Medisch beleid; - Ontwikkelingen binnen de zorglijnen - Gezamenlijke Protocolontwikkeling (binnen OncoZon) - Samenwerking in de oncologische keten - Toekomstige ontwikkelingen op medisch vlak RvB en Directeur Patiëntenzorg Periodiek overleg met hoofd Oncologiecentrum

9 Overige ziekenhuizen waarmee een samenwerkingsovereenkomst bestaat. Idem als bij MUMC+ m.u.v. gebouwzaken Idem Idem Universiteit Maastricht Strategisch; Samenwerking(sovereenkomst) Meerjarenstrategie en ontwikkelingen in de regio Ontwikkelingen in beide organisaties Ontwikkelingen binnen GROW Daarnaast in geval van: a. overdracht van de zeggenschap over de onderneming of een onderdeel daarvan; b. beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel daarvan; c. belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming; d. wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent; e. invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening. RvB Jaarlijks bestuurlijk overleg met RvB Onderzoek en Opleiding; - Ontwikkelingen binnen MAASTRO Onderzoek en Opleiding - Prestatie-indicatoren Onderzoek - Positionering en management van onderzoek bij MAASTRO - Functioneren hoogleraren RvB en Manager Onderzoek en Onderwijs Jaarlijks overleg met decaan FHML Jaarlijks overleg met wetenschappelijk directeur van GROW 1 1

10 Secundaire externe belanghebbenden Belanghebbenden Dialoog onderwerpen Door wie wordt de dialoog gevoerd? Hoe wordt de dialoog over de beleidsvorming en beleidsuitvoering vorm gegeven? Partijen in het werkveld, o.a.: Zelfstandige RT centra CZ Eindhoven Radboud UMC Holland PTC Groningen PTC NVRO, NVKF, NVMBR OOR-ZON IKNL Variabel. Op grond van de actualiteit wordt een afweging gemaakt met welke partijen en in welke frequentie de dialoog moet worden gevoerd. tezamen met het DAT Periodiek OZRC overleg Directiegroep 14 overleg Bestuurlijk overleg Nationale (bijv. VWS, NZA, IGZ) en Lokale overheden (bijv. Provincie, Gemeente) en instellingen (bijv. Brandweer, UWV, Belastingdienst). Variabel. Op grond van de actualiteit wordt een afweging gemaakt met welke partijen en in welke frequentie de dialoog moet worden gevoerd. tezamen met het DAT of inhoudsdeskundige manager. Variabel, minimaal de wettelijke eisen voor openbaarmaking van jaarverslaglegging en jaarrekening en overige wet en regelgeving.

11 Beroepsverenigingen en patiëntverenigingen (bijv. LAD, NVZ, KWF, NFK) Variabel. Op grond van de actualiteit wordt een afweging gemaakt met welke partijen en in welke frequentie de dialoog moet worden gevoerd. tezamen met het DAT of inhoudsdeskundige manager. Variabel Strategische Leveranciers (bijv. Varian, Mevion, Rabobank, zorgverzekeraars) Variabel. Op grond van de actualiteit wordt een afweging gemaakt met welke partijen en in welke frequentie de dialoog moet worden gevoerd. tezamen met het DAT of inhoudsdeskundige manager Variabel