AFSPRAKEN MET DE MEDEZEGGENSCHAP OVER DE DOORONTWlKKELING VAN DE ORGANISATIE II

Transcriptie

1 Papier van verantwoorda herkornst /ÿ,,..,ÿ FSCÿ MIX C Kenmerk: AFSPRAKEN MET DE MEDEZEGGENSCHAP OVER DE DOORONTWlKKELING VAN DE ORGANISATIE II De gemeente Gouda, vertegenwoordigd door de bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden, mevrouw drs. L.A.M. Bakker, algemeen directeur, hierna te noemen: WORbestuurder; en De ondernemingsraad van de gemeente Gouda, vertegenwoordigd door zijn voorzitter, de heer M.A. Kramer, hierna te noemen : OR; en De commissie van Georganiseerd Overleg van de gemeente Gouda, vertegenwoordigd door haar voorzitter, de heer mr. H.C. van den Akker, wethouder voor Personeel en Organisatie, hierna te noemen: Georganiseerd Overleg; verklaren het volgende te zijn overeengekomen: I Inleiding De doorontwikkeling van de Goudse organisatie leidt tot de behoefte aan meer flexibele afspraken binnen het vigerende kader van het Sociaal Statuut gemeente Gouda 2000 ('soepel veranderen'). Daardoor kunnen medewerkers sneller geplaatst worden op een passende of geschikte functie binnen de ambtelijke organisatie zonder gedwongen ontslagen. Nodig zijn dan aanvullende afspraken met de OR - voornamelijk over het betrekken van medewerkers - vastgelegd in een convenant en aanvullende afspraken met het Georganiseerd Overleg - voornamelijk over de te volgen plaatsingsprocedure ('Korte leidraad veranderen'). Op 15 december 2010 is hiertoe een convenant ondertekend tussen WOR-bestuurder, de OR en de voorzitter van het Georganiseerd Overleg. De reikwijdte is toen beperkt tot een aantal vooraf benoemde projecten en begrensd in tijd. Gezien de positieve ervaringen met de meer flexibele afspraken in het convenant, het feit dat de Iooptijd van het convenant is geëindigd en de continue doorontwikkeling van de Goudse organisatie is er behoefte aan verlenging van de destijds gemaakte afspraken. Zowel het convenant als de leidraad zijn opgenomen in de hieronder opgenomen overeenkomst. II. Convenant Doorontwikkeling Organisatie II Overwegende dat De organisatie continue in ontwikkeling is. De kwaliteit binnen de organisatie moet worden gewaarborgd. Het kwaliteitsniveau van dienstverlening wordt bepaald door de gemeenteraad. De aanwezige kennis zoveel als mogelijk moet worden behouden. Medezeggenschap is vereist en/of gewenst. Draagvlak bij medewerkers een voorwaarde is voor het slagen van continue organisatiedoorontwikkeling. Communicatie verbeterd kan worden om alle medewerkers gelijktijdig dezelfde informatie aan te bieden. Medewerkers en leidinggevenden een inspanningsverplichting hebben tot het vinden en vervullen van een passende functie. De 'Korte leidraad veranderen' van toepassing is. gemeente gouda

2 Partijen verbinden zich aan de volgende spelregels/afspraken rondom organisatiedoorontwikkeling: 1. Het Sociaal Statuut gemeente Gouda 2000 blijft gehandhaafd. 2. Er vallen geen gedwongen ontslagen als de bedoelde organisatiedoorontwikkeling qua formatieve gevolgen betrekking heeft op 5 FTE of minder (-< 5 FTE) per project. 3. Voor specifieke taken waarvan de kennis niet in huis is, wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van intergemeentelijke inlening (of uitlening) en zo min mogelijk van externen. 4. Wijzigingen en/of aanpassingen op afdeling- en directieniveau worden bij desbetreffende medewerkers neergelegd. Eventuele vragen worden beargumenteerd beantwoord door of namens de directeur, kwartiermakers of aangewezen projectleiders. Deze informatie wordt gedeeld op het voor iedereen toegankelijke intranet. 5. Maandelijks vinden er overleggen plaats met de directeuren en een delegatie van de OR, waarin de stand van zaken en het vooruitzicht wordt besproken conform de bijgevoegde handreiking stappenplan ('Werkwijze Soepel Veranderen, wanneer de OR informeren?'), welke handreiking onderdeel uitmaakt van deze overeenkomst. 6. Onregelmatigheden of kennelijke onbillijkheden kunnen laagdrempelig worden gemeld in de Klankbordgroep OKO (Onregelmatigheden en Kennelijke Onbillijkheden). 7. De Overlegvergadering met de WOR-bestuurder vindt plaats zoals dat gebruikeluk is. 8. Van alle overleggen worden korte actiepunten gemaakt (smart) en van de Overlegvergaderingen zoals gebruikelijk tevens een verslag. 9. Op intranet worden de laatste wijzigingen in de organisatie duidelijk weergegeven naar de actuele stand van zaken. 10. Bij calamiteiten gaan partijen terstond met elkaar in overleg. Dit convenant loopt vanaf 1 januari 2012 tot 31 december III. Korte leidraad veranderen a. Overwegende dat: - Het Convenant Doorontwikkeling Organisatie II van toepassing is; - Het principe 'mens volgt werk' onverkort van kracht blijft. b. De directeur van het betrokken organisatieonderdeel geeft opdracht aan projectleiders (veelal een direct leidinggevende/kwartiermaker) om per datum (per project datum bepalen) met een organisatieplan te komen voor het betrokken project. Dat plan bevat: 1. Visie op en (kwaliteit van de) taken van het nieuwe organisatieonderdeel vanuit het organiseren rondom processen 2. Wijze waarop het financiële kader is ingevuld en het tijdsbestek waarbinnen de processen worden gestroomlijnd. 3. Wijze waarop betreffende medewerkers bij het proces betrokken worden en wat daarvan de uitkomst wordt. 4. Kanttekeningen bij het voorgestelde organisatieplan. 5. Formatieopzet in fte's ('was-wordt' op hoofdlijnen) en vergelijking met huidige bezetting; benoemen van fricties. c. Directie legt organisatieplan voor aan de OR. De OR geeft advies. De personele gevolgen van dit plan zijn voorbehouden aan het Georganiseerd Overleg. d. Na advisering OR krijgt de direct leidinggevende de opdracht over te gaan tot implementatie. Gaat in gesprek met personeel met als basis daarbij het formatieplaatje. De direct leidinggevende heeft het met medewerkers over een combinatie van toekomst- en carrièrewensen, het soort te verrichten taken en benodigde competenties, eigen inzichten op grond van geschiktheid. De direct leidinggevende plaatst personeel op nieuwe formatie en heeft met anderen mobiliteitsgesprekken. Medewerkers zijn gehouden aan het verrichten van hen in redelijkheid op te dragen werkzaamheden. e. Medewerkers waarmee in onderling overleg mobiliteitsafspraken zijn gemaakt, worden ondersteund (bijvoorbeeld via flexibiliseringsbudget, deskundigen). Er wordt actief gezocht naar een passende of geschikte functie. De afspraken en garanties (bijvoorbeeld qua salariëring en flankerende voorzieningen) uit het Sociaal Statuut gemeente Gouda 2000 gelden en er wordt ook buiten de organisatie naar een baan gezocht.

3 f. Medewerker is verplicht, onverminderd het recht op bezwaar en beroep, een passende functie binnen de organisatie te aanvaarden. Wil de medewerker dit niet, dan kan de medewerker worden ontslagen, met inachtneming van punt g g. Of een aangeboden functie passend is, kan de medewerker, bij verschil van inzicht, laten toetsen door de Commissie Passendheid. In de commissie zit een vertegenwoordiger van het personeel en één van de werkgever. De commissie wordt voorgezeten door een door personeel en werkgever geaccepteerde (uit eigen kring of daarbuiten) voorzitter. De adviezen van de commissie zijn niet bindend. h. Tot het moment dat een passende functie zich voordoet, kan de medewerker een geschikte functie worden aangeboden In de wetenschap dat het aantal aangeboden functies niet onbeperkt zal zijn, wordt van de medewerker verwacht dat die medewerking verleent aan plaatsing in een geschikte functie. De medewerker is daartoe echter niet verplicht Bij plaatsing in een geschikte functie verplicht werkgever zich om samen met betrokken medewerker inspanningen te plegen om plaatsing in een passende functie te bevorderen. Aldus in drievoud opgemaakt te Gouda op 4 december 2012 De gemeente Gouda, namens deze, M Bakker, WOR-bestuurder. De ondernemingsraad, namensi/eze' M.A. Kramer, voorzitter ÿ-'-'--- De commissie van Georganiseerd Overleg, namens deze, mr. H.C. van den Akker, voorzitter

4 Werkwijze Soepel Veranderen, wanneer de OR informeren? Fase 1: Verkenning Het management verkent de mogelijkheid door een andere inrichting van de organisatie de effectiviteit, efficiëntie en kwaliteit van het werk te verbeteren. Daar hoort ook het laten uitvoeren van verkennende onderzoeken naar de wijze waarop het werk het beste georganiseerd kan worden, bij. Dit is een normale, reguliere managementtaak en -opdracht. Bij die reguliere taak hoort ook het informeren en betrekken van medewerkers en het management van andere afdelingen. In het periodieke overleg met de OR wordt ook de OR waar mogelijk bijgesproken. Indien er een opdracht voor een formatiescan wordt gegeven heeft de OR adviesrecht voordat de opdracht wordt verstrekt. Fase 2 Duidelijkheid en keuze Na de verkenning is het duidelijk of en zo ja welke gevolgen er zijn voor de organisatiestructuur en het personeel. Op dat moment zijn de volgende drie samenhangende vragen van belang om te bepalen of er een formele adviesaanvraag richting OR moet: Vraag_!_: Wijzigt het organisatieschema? (Zoals blijkt uit TERA/organisatie/organisatieschema) Antwoord: Ja, consequenties 1, 2. Op basis van plan -A4-format organisatiewijziging is vaak al genoeg- adviesaanvraag OR (art. 25 WOR). Bij een kleine wijziging met OR bespreken of procedure adviesaanvraag noodzakelijk is en of opname in verslag ov-or niet voldoende is. Informeren GO bij adviesaanvraag OR (toezending adviesaanvraag) En/of Vraaq 2: Is er sprake van wijziging in het aantal FTE? Antwoord: Ja, consequenties: En/of 1. Op basis van plan, adviesaanvraag OR (art. 25 WOR) inclusief door leidinggevende aangegeven wens om de personele gevolgen via het Sociaal Statuut, het Convenant of geen van beide op te vangen. (In die adviesaanvraag, ondersteund door het in te vullen A4-format organisatiewijziging, geeft de leidinggevende aan of hij de herplaatsingprocedure (Sociaal Statuut), het Convenant met aanvullende afspraken (Soepel Veranderen) of geen van beide van toepassing vindt (bv bij formatiereductie via vacatureruimte.) 2. Informeren GO (toezending adviesaanvraag OR). Bespreken en akkoord krijgen op wijze van opvangen personele gevolgen. Vraag 3: Is er sprake van een verwachte wijziging ten opzichte van het huidige functiegebouw? (Het samenstel van persoon gekoppeld aan functiebeschrijving zoals weergegeven in het personeelsinformatiesysteem.) Antwoord: Ja, consequenties: 1. Op basis van plan, adviesaanvraag OR (art. 25 WOR) inclusief door leidinggevende aangegeven wens om de personele gevolgen via het Sociaal Statuut, het Convenant of geen van beide op te vangen. 2. Informeren GO (toezending adviesaanvraag OR). Bespreken en akkoord krijgen op wijze van opvangen personele gevolgen. Fase 3 Uitvoering Indien het formele traject via OR en GO aan de orde is, worden eerst na afronding daarvan herplaatsingbrieven en andere formaliteiten uitgevoerd.

5 WOR Artikel 25 Artikel 25. Aduíesrecht 1. De ondernemingsraad wordt door de ondernemer in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk door hem a. b. C, d. e. f. g. h. i. j. k, L m, n, voorgenomen besluit tot: overdracht van de zeggenschap over de ondememing of een onderdeel daarvan; het vestigen van, dan wel het overnemen of afstoten van de zeggenschap over, een andere onderneming, alsmede het aangaan van, het aanbrengen van een belangrijke wijziging in of het verbreken van duurzame samenwerking met een andere onderneming, waaronder begrepen het aangaan, in belangrijke mate wijzigen of verbreken van een belangrijke financiële deelneming vanwege of ten behoeve van een dergelijke onderneming; beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel daarvan; belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming; belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming. wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent; het groepsgewijs werven of inlenen van arbeidskrachten; het doen van een belangrijke investering ten behoeve van de onderneming; het aantrekken van een belangrijk krediet ten behoeve van de onderneming; het verstrekken van een belangrijk krediet en het stellen van zekerheid voor belangrijke schulden van een andere ondernemer, tenzij dit geschiedt in de normale uitoefening van werkzaamheden in de onderneming; invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening; het treffen van een belangrijke maatregel in verband met de zorg van de onderneming voor het milieu, waaronder begrepen het treffen of wijzigen van een beleidsmatige, organisatorische en administratieve voorziening in verband met het milieu; vaststelling van een regeling met betrekking tot het zelf dragen van het risico, bedoeld in artikel 40, aanhef en eerste lid, onderdeel a, artikel 40, aanhef een eerste onderdeel, onderdeel b, of artikel 40, aanhef en eerste lid, onderdeel c, van de Wet financiering Sociale verzekeringen; het verstrekken en het formuleren van een adviesopdracht aan een deskundige buiten de onderneming betreffende een der hiervoor bedoelde aangelegenheden.het onder b bepaalde, alsmede het onder n bepaalde, voor zover dit betrekking heeft op een aangelegenheid als bedoeld onder b, is niet van toepassing wanneer de andere onderneming in het buitenland gevestigd is of wordt en redelijkerwijze niet te verwachten is dat het voorgenomen besluit zal leiden tot een besluit als bedoeld onder c-f ten aanzien van een onderneming die door de ondernemer in Nederland in stand wordt gehouden. 2. De ondernemer legt het te nemen besluit schriftelijk aan de ondernemingsraad voor. Het advies moet op een zodanig tijdstip worden gevraagd, dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. 3. Bij het vragen van advies wordt aan de ondernemingsraad een overzicht verstrekt van de beweegredenen van het besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de in de onderneming werkzame personen zal hebben en van de naar aanleiding daarvan voorgenomen maatregelen. 4. De ondernemingsraad brengt met betrekking tot een voorgenomen besluit als bedoeld in het eerste lid geen advies uit dan nadat over de betrokken aangelegenheid ten minste éénmaal overleg is gepleegd in een overlegvergadering. Ten aanzien van de bespreking van het voorgenomen besluit in de overlegvergadering is artikel 24, tweede lid, van overeenkomstige toepassing. 5. Indien na het advies van de ondernemingsraad een besluit als in het eerste lid bedoeld wordt genomen, wordt de ondernemingsraad door de ondememer zo spoedig mogelijk van het besluit schriftelijk in kennis gesteld. Indien het advies van de ondernemingsraad niet of niet geheel is gevolgd, wordt aan de ondernemingsraad tevens medegedeeld, waarom van dat advies is afgeweken. Voor zover de ondernemingsraad daarover nog niet heeft geadviseerd, wordt voorts het advies van de ondernemingsraad ingewonnen over de uitvoering van het besluit. 6. Tenzij het besluit van de ondernemer overeenstemt met het advies van de ondernemingsraad, is de ondernemer verplicht de uitvoering van zijn besluit op te schorten tot een maand na de dag waarop de ondernemingsraad van dat besluit in kennis is gesteld. De verplichting vervalt wanneer de ondernemingsraad zulks te kennen geeft.